Danh sách chi tiết số tiền nộp thuế TNCN đã nộp thay cho từng cá nhân

Nội dung chính

Danh sách chi tiết số tiền nộp thuế TNCN đã nộp thay cho từng cá nhân

Căn cứ quy định tại khoản 7 Điều 17, khoản 1, khoản 2 Điều 19 Luật Quản lý thuế 2019, Tổng cục Thuế triển khai việc các doanh nghiệp,tổ chức, cá nhân (sau đây gọi chung là tổ chức chi trả thu nhập) khi nộp thuế TNCN đã khấu trừ của cá nhân là người lao động vào ngân sách nhà nước thay cho người nộp thuế, thực hiện cung cấp thông tin về số thuế TNCN đã nộp thay cho từng cá nhân, cụ thể:

(1) Đối tượng nộp thuế: Tổ chức chi trả thu nhập nộp số thuế TNCN thay cho cá nhân có thu nhập từ tiền lương, tiền công.

(2) Thông tin thu thập: Số tiền thuế TNCN tổ chức chi trả thu nhập đã nộp thay cho từng cá nhân theo chứng từ nộp thuế TNCN, bao gồm:

- Thông tin chung của chứng từ nộp NSNN;

- Thông tin chi tiết của từng cá nhân được khấu trừ nộp thay (MST, Tên NNT, số tiền thuế đã khấu trừ, số tiền đã nộp NSNN, số thuế đã nộp thừa kỳ trước được bù trừ (nếu có)).

(3) Quy trình làm và nộp danh sách chi tiết số tiền thuế TNCN đã nộp thay

Bước 1: DN làm tờ khai “Danh sách chi tiết số tiền thuế TNCN đã nộp thay cho từng cá nhân” trên phần mềm HTKK => Rồi kết xuất XML

Bước 2: Nộp tờ khai “Danh sách chi tiết số tiền thuế TNCN đã nộp thay cho từng cá nhân” qua mạng trên trang https://thuedientu.gdt.gov.vn/

Bên cạnh đó, căn cứ tại Phụ lục ban hành kèm theo Công văn 828/TCT-KK năm 2025 (xem chi tiết) Tổng cục Thuế hướng dẫn lập mẫu Danh sách chi tiết số tiền nộp thuế TNCN đã nộp thay cá nhân, thực hiện trên phần mềm HTKK 5.2.9

Cụ thể như sau:

Cách 1: Nhập thông tin và lưu vào CSDL:

Bước 1: Chọn DS chi tiết số tiền nộp thuế TNCN đã nộp thay

Nhập thông tin trên màn hình nhập ngày lập và nhấn nút “Đồng ý”:

+ Ngày lập: Bắt buộc nhập theo định dạng dd/mm/yyyy, ngày lập <= Ngày hiện tại

+ Lần gửi: Bắt buộc nhập dạng số tự nhiên >0

Bước 2: Nhập thông tin tờ khai danh sách số thuế TNCN đã nộp thay cho từng cá nhân

Trong đó, các chỉ tiêu cần nhập bao gồm:

- Kèm theo chứng từ nộp NSNN:

+ Số: Bắt buộc nhập số chứng từ, định dạng text

+ Số tham chiếu: Bắt buộc nhập số tham chiếu, định dạng text

+ Ngày: Bắt buộc nhập ngày, định dạng dd/mm/yyyy và ngày phải <= ngày hiện tại

- Chỉ tiêu [05] Số tờ khai/ Số quyết định / Số thông báo/Mã định danh hồ sơ (ID): Bắt buộc chọn 1 trong 4 giá trị sau đó nhập thông tin chi tiết

- Chỉ tiêu [06] Kỳ thuế/ Ngày quyết định/Ngày thông báo:

+ Nếu chỉ tiêu [05] chọn “Số tờ khai” thì bắt buộc chọn 1 trong các loại kỳ thuế (Năm/ quý/ tháng/ lần phát sinh) sau đó nhập thông tin kỳ thuế

++ Nếu chọn Loại kỳ là “Năm” thì nhập theo kỳ thuế theo định dạng yyyy

++ Nếu chọn Loại kỳ là “Quý” thì nhập kỳ thuế theo định dạng Q/yyyy

++ Nếu chọn Loại kỳ là “Tháng” thì nhập kỳ thuế theo định dạng mm/yyyy

++ Nếu chọn Loại kỳ là “Lần phát sinh” thì nhập kỳ thuế theo định dạng dd/mm/yyyy

+ Nếu chỉ tiêu [05] chọn “Số quyết định” thì bắt buộc nhập “Ngày quyết định” theo định dạng dd/mm/yyyy

+ Nếu chỉ tiêu [05] chọn “Số thông báo” thì bắt buộc nhập “Ngày thông báo” theo định dạng dd/mm/yyyy

- Chỉ tiêu [07] Tiểu mục (Nội dung khoản nộp NSNN): Mặc định là “1001 - Thuế thu nhập từ tiền lương, tiền công”

- Chỉ tiêu [08] Tổng số tiền đã nộp NSNN: Bắt buộc nhập số nguyên >0

- Chỉ tiêu [09] Tổng số tiền nộp thừa kỳ trước được bù trừ (nếu có): Nhập số nguyên >=0

- Cột (2) MST: Bắt buộc nhập, không được nhập trùng MST giữa các dòng

- Cột (3) Tên NNT: Bắt nhập nhập, định dạng text

- Cột (4) Số tiền đã khấu trừ: bắt buộc nhâp số nguyên >0

- Cột (5) Số tiền đã nộp NSNN: Hiển thị mặc định = cột (4), cho phép sửa định dạng số nguyên >=0. Tổng cột (5) phải = chỉ tiêu [08]

- Cột (6) Số nộp thừa kỳ trước được bù trừ (nếu có): Nhập số nguyên >=0. Tổng cột (6) phải = chỉ tiêu [09]

Bước 3: Nhấn <Ghi> để lưu lại thông tin vào CSDL

Cách 2: Nhận thông tin từ file excel và lưu vào CSDL

Bước 1: Tại màn hình kê khai chi tiết tờ khai, chọn link <Mẫu tải bảng kê> để lấy mẫu bảng kê

Bước 2: Nhập thông tin vào file bảng kê excel (các chỉ tiêu giống với nhập trực tiếp trên UD)

Bước 3: Chọn nút <Tải bảng kê>

Bước 4: Nhấn vào biểu tượng dấu “…” để chọn file đính kèm, sau đó nhấn <Tải dữ liệu>

Bước 5: Nhấn nút <Ghi> để lưu lại thông tin vào CSDL

Cách 3: Nhận thông tin từ file có cấu trúc (XML) và lưu vào CSDL

Bước 1: Tại màn hình kê khai chi tiết tờ khai, chọn nút <Nhập từ XML>

Bước 2: Chọn file XML

Bước 3: Nhấn nút <Ghi> để lưu lại thông tin vào CSDL

Danh sách chi tiết số tiền nộp thuế TNCN đã nộp thay cho từng cá nhân (Hình từ Internet)

Khi nào phải lập và nộp danh sách chi tiết số tiền thuế TNCN đã nộp thay cá nhân?

Ngày 25/02/2025, Tổng cục Thuế (nay là Cục Thuế) đã có Công văn 828/TCT-KK năm 2025 hướng dẫn cung cấp thông tin số thuế TNCN đã nộp thay cho cá nhân trên phần mềm HTKK.

Theo đó, thời hạn chậm nhất để lập và nộp danh sách chi tiết số tiền thuế TNCN đã nộp thay cho cá nhân là ngay sau khi hoàn thành việc nộp thuế. Cụ thể, doanh nghiệp hoặc tổ chức chi trả thu nhập phải lập và gửi danh sách này bằng hình thức điện tử qua hệ thống hỗ trợ kê khai (HTKK) hoặc các phương tiện điện tử phù hợp, ngay sau khi đã nộp thuế TNCN thay cho cá nhân.

Tức là doanh nghiệp kê khai danh sách chi tiết số tiền thuế TNCN đã nộp thay cho cá nhân theo tháng đối với DN kê khai thuế TNCN theo tháng hoặc theo quý đối với DN kê khai thuế TNCN theo quý, ngay sau khi hoàn thành việc nộp thuế thay cho cá nhân.