Quy định về quản lý hồ sơ địa chính dạng giấy năm 2026 ra sao?

Nội dung chính

Quy định về quản lý hồ sơ địa chính dạng giấy năm 2026 ra sao?

Căn cứ tại khoản 2 Điều 23 Thông tư 10/2024/TT-BTNMT có cụm từ này bị thay thế bởi điểm a khoản 4 Điều 10 Thông tư 23/2025/TT-BNNMT quy định về quản lý hồ sơ địa chính dạng giấy cụ thể như sau:

(1) Văn phòng đăng ký đất đai thuộc Sở Nông nghiệp và Môi trường quản lý các tài liệu gồm:

- Hệ thống hồ sơ thủ tục đăng ký đất đai, tài sản gắn liền với đất của các đối tượng thuộc thẩm quyền tiếp nhận, giải quyết và hồ sơ do cơ quan giải quyết thủ tục đăng ký, cấp Giấy chứng nhận theo quy định chuyển đến;

- Bản đồ địa chính, mảnh trích đo bản đồ địa chính và các loại bản đồ, tài liệu đo đạc khác đang sử dụng để đăng ký, cấp Giấy chứng nhận;

- Hệ thống sổ địa chính đang sử dụng, được lập cho các đối tượng đăng ký thuộc thẩm quyền;

- Hồ sơ địa chính đã lập qua các thời kỳ không sử dụng thường xuyên trong quản lý đất đai;

(2) Chi nhánh Văn phòng đăng ký đất đai quản lý các tài liệu gồm:

- Hệ thống hồ sơ thủ tục đăng ký đất đai, tài sản gắn liền với đất của các đối tượng thuộc thẩm quyền tiếp nhận, giải quyết và hồ sơ do cơ quan giải quyết thủ tục đăng ký, cấp Giấy chứng nhận theo quy định chuyển đến;

- Bản đồ địa chính, mảnh trích đo bản đồ địa chính và các loại bản đồ, tài liệu đo đạc khác sử dụng trong đăng ký, cấp Giấy chứng nhận;

- Hệ thống sổ địa chính đang sử dụng, được lập cho các đối tượng đăng ký đất đai, tài sản gắn liền với đất thuộc thẩm quyền;

(3) Ủy ban nhân dân cấp xã (trực tiếp là cơ quan có chức năng quản lý đất đai cấp xã quản lý bản đồ địa chính, mảnh trích đo bản đồ địa chính, sổ địa chính, sổ mục kê đất đai.

Quy định về quản lý hồ sơ địa chính dạng giấy năm 2026 ra sao? (Hình từ Internet)

Ai có trách nhiệm thực hiện việc lập, chỉnh lý hồ sơ địa chính?

Căn cứ tại khoản 3 Điều 130 Luật Đất đai 2024 quy định trách nhiệm lập, chỉnh lý, cập nhật, quản lý, khai thác hồ sơ địa chính như sau:

Điều 130. Trách nhiệm lập, chỉnh lý, cập nhật, quản lý, khai thác hồ sơ địa chính

1. Ủy ban nhân dân cấp tỉnh có trách nhiệm chỉ đạo việc lập hồ sơ địa chính tại địa phương và bố trí kinh phí để tổ chức thực hiện.

2. Cơ quan có chức năng quản lý đất đai có trách nhiệm tổ chức thực hiện việc lập hồ sơ địa chính; kiểm tra, giám sát việc chỉnh lý, cập nhật hồ sơ địa chính thường xuyên tại địa phương.

3. Tổ chức đăng ký đất đai có trách nhiệm thực hiện việc lập, chỉnh lý hồ sơ địa chính, cập nhật biến động vào hồ sơ địa chính.

Đối với những địa phương chưa xây dựng cơ sở dữ liệu đất đai thì tổ chức đăng ký đất đai có trách nhiệm cung cấp bản sao hồ sơ địa chính cho Ủy ban nhân dân cấp xã để sử dụng.

[...]

Theo đó, tổ chức đăng ký đất đai có trách nhiệm thực hiện việc lập, chỉnh lý hồ sơ địa chính theo như quy định nêu trên.

Hướng dẫn bảo quản hồ sơ địa chính dạng giấy

Căn cứ theo quy định tại Điều 24 Thông tư 10/2024/TT-BTNMT:

Điều 24. Bảo quản hồ sơ địa chính

1. Hồ sơ địa chính dạng số được quản lý, bảo đảm an toàn cùng với việc quản lý bảo đảm an toàn cơ sở dữ liệu đất đai theo quy định về xây dựng cơ sở dữ liệu đất đai.

2. Hồ sơ địa chính và tài liệu dạng giấy được bảo quản theo quy định như sau:

a) Việc phân nhóm tài liệu để bảo quản như sau:

- Bản đồ địa chính; mảnh trích đo bản đồ địa chính thửa đất; tài liệu đo đạc khác sử dụng để đăng ký đất đai;

- Bản sao Giấy chứng nhận, sổ cấp Giấy chứng nhận;

- Hồ sơ thủ tục đăng ký đất đai, tài sản gắn liền với đất và các tài liệu có liên quan;

- Sổ địa chính, sổ mục kê đất đai;

b) Hệ thống hồ sơ thủ tục đăng ký đất đai, tài sản gắn liền với đất quy định tại khoản 2 Điều 19 của Thông tư này được sắp xếp và đánh số thứ tự theo thứ tự thời gian ghi vào sổ địa chính của hồ sơ thủ tục đăng ký lần đầu; số thứ tự hồ sơ gồm 06 chữ số và được đánh tiếp theo số thứ tự của các hồ sơ đã lập trước ngày Thông tư này có hiệu lực thi hành.

3. Thời hạn bảo quản hồ sơ địa chính được quy định như sau:

a) Bảo quản vĩnh viễn đối với các hồ sơ địa chính dạng số và thiết bị nhớ chứa hồ sơ địa chính số; các tài liệu dạng giấy đã lập bao gồm: tài liệu đo đạc địa chính, sổ địa chính, sổ mục kê đất đai, sổ cấp Giấy chứng nhận, bản sao Giấy chứng nhận; hồ sơ thủ tục đăng ký đất đai, tài sản gắn liền với đất, trừ trường hợp quy định tại điểm b khoản này;

b) Bảo quản trong thời hạn 05 năm đối với hồ sơ thủ tục đăng ký cho thuê, cho thuê lại, đăng ký thế chấp bằng quyền sử dụng đất, quyền sở hữu tài sản gắn liền với đất đã đăng ký xóa cho thuê, cho thuê lại, xóa thế chấp; thông báo về việc chỉnh lý, cập nhật hồ sơ địa chính và các giấy tờ khác kèm theo.

4. Việc quản lý, bảo đảm an toàn cho hồ sơ địa chính dạng giấy và thiết bị nhớ được thực hiện theo quy định của pháp luật về lưu trữ quốc gia.

Theo đó, việc bảo quản hồ sơ địa chính dạng giấy được hướng dẫn như sau:

(1) Phân nhóm hồ sơ để bảo quản

Hồ sơ dạng giấy được phân loại gồm:

- Bản đồ địa chính, mảnh trích đo, tài liệu đo đạc phục vụ đăng ký đất đai;

- Bản sao Giấy chứng nhận, sổ cấp Giấy chứng nhận;

- Hồ sơ thủ tục đăng ký đất đai, tài sản gắn liền với đất và các tài liệu liên quan;

- Sổ địa chính, sổ mục kê đất đai.

(2) Sắp xếp và đánh số hồ sơ

- Hồ sơ thủ tục đăng ký đất đai được sắp xếp theo thứ tự thời gian ghi vào sổ địa chính;

- Số hồ sơ gồm 6 chữ số, tiếp nối theo số của các hồ sơ đã lập trước ngày Thông tư 10/2024/TT-BTNMT có hiệu lực.

(3) Thời hạn bảo quản

> Bảo quản vĩnh viễn:

- Tài liệu đo đạc địa chính;

- Sổ địa chính, sổ mục kê, sổ cấp Giấy chứng nhận;

- Bản sao Giấy chứng nhận;

- Hồ sơ thủ tục đăng ký đất đai, tài sản gắn liền với đất.

> Bảo quản 5 năm:

- Hồ sơ về: đăng ký cho thuê, cho thuê lại, thế chấp đã đăng ký xóa;

- Thông báo về chỉnh lý, cập nhật hồ sơ địa chính;

- Các giấy tờ kèm theo không cần lưu lâu dài.