Việc bàn giao hồ sơ địa chính giữa các đơn vị có bắt buộc phải có biên bản không?

Nội dung chính

Việc bàn giao hồ sơ địa chính giữa các đơn vị có bắt buộc phải có biên bản không?

Căn cứ khoản 1 Điều 26 Thông tư 10/2024/TT-BTNMT quy định về việc bàn giao hồ sơ địa chính giữa các đơn vị có bắt buộc phải có biên bản cụ thể như sau:

Điều 26. Bàn giao hồ sơ địa chính

1. Việc bàn giao hồ sơ địa chính giữa các đơn vị, giữa các cấp để sử dụng phải được thể hiện bằng biên bản.

2. Hồ sơ địa chính đã xây dựng được bàn giao sau khi kiểm tra, nghiệm thu theo quy định.

Trường hợp bàn giao sản phẩm theo từng công đoạn hoặc theo tiến độ thực hiện dự án thì thực hiện theo thỏa thuận bằng văn bản giữa chủ đầu tư và đơn vị thực hiện.

[...]

Như vậy, việc bàn giao hồ sơ địa chính giữa các đơn vị, giữa các cấp để sử dụng phải được thể hiện bằng biên bản.

Việc bàn giao hồ sơ địa chính giữa các đơn vị có bắt buộc phải có biên bản không? (Hình từ Internet)

Quy định về việc bảo quản, bàn giao hồ sơ địa chính khi sắp xếp đơn vị hành chính các cấp như thế nào?

Căn cứ Mục 3 Công văn 991/BNNMT-QLĐĐ năm 2025 quy định về việc bảo quản, bàn giao hồ sơ địa chính như sau:

Về việc bảo quản, bàn giao hồ sơ địa chính

Để chuẩn bị việc bàn giao hồ sơ địa chính do sắp xếp lại đơn vị hành chính các cấp đảm bảo phục vụ yêu cầu về quản lý đất đai, đề nghị Ủy ban nhân các tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương thực hiện một số nội dung sau:

- Chỉ đạo rà soát, thống kê danh mục hồ sơ địa chính và các loại sổ sách, tài liệu dạng giấy hình thành trong quá trình quản lý, sử dụng đất qua các giai đoạn hiện đang lưu trữ tại các cấp ở địa phương để chuẩn bị sẵn sàng cho việc bàn giao cho đơn vị hành chính mới phục vụ công tác quản lý đất đai, tránh thất lạc tài liệu, tiềm ẩn nguy cơ rủi ro cho công tác quản lý.

+ Đối với Sổ cấp Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất, quyền sở hữu tài sản gắn liền với đất do cơ quan có chức năng quản lý đất đai cấp huyện đã lập khi thực hiện cấp Giấy chứng nhận lần đầu, ngay sau khi sắp xếp lại đơn vị hành chính mới thì thực hiện việc bàn giao cho Chi nhánh Văn phòng đăng ký đất đai để lưu trữ và cung cấp thông tin khi cần thiết.

- Đối với hồ sơ địa chính điện tử đang được lưu trữ, vận hành trong cơ sở dữ liệu đất đai thì chỉ đạo các cơ quan tiếp tục khai thác, quản lý, phục vụ cho việc cung cấp dịch vụ cho người dân, doanh nghiệp theo quy định hiện hành.

Ai nào có trách nhiệm thực hiện việc lập, chỉnh lý hồ sơ địa chính?

Căn cứ tại khoản 3 Điều 130 Luật Đất đai 2024 quy định trách nhiệm lập, chỉnh lý, cập nhật, quản lý, khai thác hồ sơ địa chính như sau:

Điều 130. Trách nhiệm lập, chỉnh lý, cập nhật, quản lý, khai thác hồ sơ địa chính

1. Ủy ban nhân dân cấp tỉnh có trách nhiệm chỉ đạo việc lập hồ sơ địa chính tại địa phương và bố trí kinh phí để tổ chức thực hiện.

2. Cơ quan có chức năng quản lý đất đai có trách nhiệm tổ chức thực hiện việc lập hồ sơ địa chính; kiểm tra, giám sát việc chỉnh lý, cập nhật hồ sơ địa chính thường xuyên tại địa phương.

3. Tổ chức đăng ký đất đai có trách nhiệm thực hiện việc lập, chỉnh lý hồ sơ địa chính, cập nhật biến động vào hồ sơ địa chính.

Đối với những địa phương chưa xây dựng cơ sở dữ liệu đất đai thì tổ chức đăng ký đất đai có trách nhiệm cung cấp bản sao hồ sơ địa chính cho Ủy ban nhân dân cấp xã để sử dụng.

[...]

Theo đó, tổ chức đăng ký đất đai có trách nhiệm thực hiện việc lập, chỉnh lý hồ sơ địa chính theo như quy định nêu trên.

Trình tự chỉnh lý, cập nhật hồ sơ địa chính dạng số trường hợp đăng ký đất đai với nơi đã xây dựng cơ sở dữ liệu đất đai như nào?

Căn cứ điểm a khoản 1 Điều 22 Thông tư 10/2024/TT-BTNMT quy định trình tự chỉnh lý, cập nhật hồ sơ địa chính dạng số với nơi đã xây dựng cơ sở dữ liệu đất đai như sau:

Đăng ký đất đại tại nơi đã xây dựng cơ sở dữ liệu đất đai thì chỉnh lý, cập nhật hồ sơ địa chính dạng số gắn với quá trình thực hiện thủ tục đăng ký theo trình tự:

- Cập nhật thông tin đăng ký đất đai, tài sản gắn liền với đất và quét giấy tờ về quyền sử dụng đất, quyền sở hữu tài sản gắn liền với đất, giấy tờ về giao đất để quản lý (nếu có) sau khi tiếp nhận hồ sơ đã đảm bảo tính đầy đủ, tính thống nhất theo quy định;

- Cập nhật kết quả chỉnh lý bản đồ địa chính hoặc trích đo bản đồ địa chính thửa đất và sổ mục kê đất đai đối với trường hợp phải đo đạc địa chính;

- Cập nhật kết quả kiểm tra hồ sơ sau khi hoàn thành kiểm tra theo thẩm quyền;

- Cập nhật thông tin về thực hiện nghĩa vụ tài chính của người sử dụng đất sau khi nhận được chứng từ nộp nghĩa vụ tài chính hoặc văn bản của cơ quan có thẩm quyền về việc ghi nợ hoặc miễn, giảm nghĩa vụ tài chính theo quy định;

- Quét và nhập bổ sung thông tin vào hồ sơ địa chính về Giấy chứng nhận đã cấp hoặc đã xác nhận thay đổi; trường hợp đăng ký đất đai, tài sản gắn liền với đất lần đầu và không có nhu cầu hoặc không đủ điều kiện hoặc không thuộc trường hợp cấp Giấy chứng nhận thì nhập bổ sung thông tin theo quy định đối với trường hợp không cấp Giấy chứng nhận;

- Kiểm tra việc chỉnh lý, cập nhật; trích xuất vào sổ địa chính và ký duyệt trang sổ địa chính đã lập hoặc chỉnh lý.