Lập và bàn giao hồ sơ nhà chung cư được quy định như thế nào?

Nội dung chính

Lập và bàn giao hồ sơ nhà chung cư được quy định như thế nào?

Căn cứ theo Điều 10 Quy chế quản lý, sử dụng nhà chung cư ban hành kèm theo Thông tư 05/2024/TT-BXD quy định về lập và bàn giao hồ sơ nhà chung cư được thực hiện cụ thể như sau:

(1) Chủ sở hữu nhà chung cư phải lập hồ sơ nhà chung cư theo quy định tại khoản 2 Điều 119 Luật Nhà ở 2023.

(2) Chủ đầu tư có trách nhiệm lập hồ sơ nhà chung cư theo quy định của pháp luật về xây dựng.

- Đối với nhà chung cư không còn hồ sơ lưu trữ thì chủ đầu tư phải lập lại hồ sơ hoàn công của công trình nhà chung cư theo quy định của pháp luật xây dựng.

- Trường hợp không còn chủ đầu tư thì Hội nghị nhà chung cư giao Ban quản trị thuê đơn vị có năng lực chuyên môn để lập lại hồ sơ nhà chung cư; kinh phí thuê đơn vị chuyên môn do các chủ sở hữu nhà chung cư đóng góp.

(3) Trong thời hạn 20 ngày, kể từ ngày Ban quản trị hoặc người đại diện quản lý nhà chung cư (đối với trường hợp không phải thành lập Ban quản trị) có văn bản yêu cầu chủ đầu tư bàn giao hồ sơ nhà chung cư thì chủ đầu tư có trách nhiệm bàn giao 02 bộ hồ sơ sao y từ bản chính cho Ban quản trị.

- Hồ sơ nhà chung cư bàn giao cho Ban quản trị bao gồm các giấy tờ sau:

+ Bản vẽ hoàn công, bản vẽ bố trí công trình nhà chung cư (có danh mục bản vẽ kèm theo) theo quy định của pháp luật về xây dựng;

+ Hồ sơ nguồn gốc thiết bị, hợp đồng lắp đặt thiết bị trong nhà chung cư được ký kết với bên lắp đặt;

+ Hồ sơ nghiệm thu hoàn thành hệ thống xử lý nước thải;

+ Quy trình vận hành, khai thác công trình; quy trình bảo trì công trình;

+ Thông báo chấp thuận kết quả nghiệm thu hoàn thành hạng mục công trình, công trình nhà chung cư của cơ quan chuyên môn về xây dựng theo quy định của pháp luật về xây dựng;

+ Bản vẽ mặt bằng khu vực để xe do chủ đầu tư lập trên cơ sở hồ sơ dự án và thiết kế đã được cơ quan có thẩm quyền phê duyệt, trong đó phân định rõ khu vực để xe cho các chủ sở hữu, người sử dụng nhà chung cư, bao gồm chỗ để xe thuộc quyền sở hữu chung, quyền sử dụng chung của các chủ sở hữu nhà chung cư, chỗ để xe ô tô và khu vực để xe công cộng.

(4) Trước khi bàn giao hồ sơ nhà chung cư, chủ đầu tư và Ban quản trị hoặc người đại diện quản lý nhà chung cư phải thực hiện việc kiểm đếm trang thiết bị, phân định thực tế phần sở hữu chung của nhà chung cư theo quy định Luật Nhà ở 2023; việc bàn giao hồ sơ nhà chung cư và bàn giao thực tế hiện trạng phải được lập thành biên bản có chữ ký xác nhận của các bên.

- Trường hợp không thực hiện được việc kiểm đếm trang thiết bị, phân định rõ phần sở hữu chung thì chủ đầu tư và Ban quản trị lập biên bản ghi nhận hiện trạng thiết bị, hiện trạng quản lý, sử dụng phần diện tích sở hữu chung của nhà chung cư và thực hiện việc bàn giao hồ sơ nhà chung cư;

- Nếu các bên không lập được biên bản thì một trong các bên hoặc cả hai bên có văn bản đề nghị Ủy ban nhân dân xã, phường, thị trấn (sau đây gọi chung là Ủy ban nhân dân cấp xã) nơi có nhà chung cư tổ chức kiểm đếm và lập biên bản để bàn giao cho Ban quản trị.

Như vậy, lập và bàn giao hồ sơ nhà chung cư được thực hiện dựa theo quy định như trên.

Lập và bàn giao hồ sơ nhà chung cư được quy định như thế nào? (Hình từ Internet)

Hồ sơ nhà chung cư được tiếp nhận và lưu trữ như thế nào?

Căn cứ theo Điều 11 Quy chế quản lý, sử dụng nhà chung cư ban hành kèm theo Thông tư 05/2024/TT-BXD quy định về tiếp nhận và lưu trữ hồ sơ nhà chung cư được thực hiện cụ thể như sau:

(1) Ban quản trị có trách nhiệm tiếp nhận 02 bộ hồ sơ nhà chung cư do chủ đầu tư bàn giao theo quy định tại Điều 10 Quy chế ban hành kèm theo Thông tư 05/2024/TT-BXD và lưu trữ, quản lý hồ sơ này.

- Trường hợp nhà chung cư phải có đơn vị quản lý vận hành theo quy định Luật Nhà ở 2023 thì Ban quản trị phải cung cấp 01 bộ hồ sơ đã nhận bàn giao của chủ đầu tư cho đơn vị quản lý vận hành, trừ trường hợp đơn vị quản lý vận hành là chủ đầu tư.

- Trường hợp đơn vị quản lý vận hành không còn thực hiện quản lý vận hành nhà chung cư thì phải bàn giao lại hồ sơ này cho Ban quản trị theo Hợp đồng dịch vụ quản lý vận hành đã ký kết.

(2) Trường hợp chủ đầu tư bàn giao hồ sơ nhà chung cư theo đúng quy định mà Ban quản trị không nhận thì trong thời hạn 10 ngày, kể từ ngày bàn giao, chủ đầu tư báo cáo về việc Ban quản trị không nhận bàn giao và gửi Ủy ban nhân dân huyện, quận, thị xã, thành phố thuộc tỉnh, thành phố thuộc thành phố trực thuộc trung ương (sau đây gọi chung là Ủy ban nhân dân cấp huyện) nơi có nhà chung cư đề nghị tiếp nhận hồ sơ này.

- Trong thời hạn tối đa 30 ngày, kể từ ngày nhận được đơn đề nghị tiếp nhận hồ sơ nhà chung cư của chủ đầu tư, Ủy ban nhân dân cấp huyện có trách nhiệm tiếp nhận hồ sơ này.

- Ban quản trị phải chịu trách nhiệm về các vấn đề có liên quan xảy ra khi không nhận bàn giao hồ sơ nhà chung cư theo quy định của pháp luật.

(3) Việc tiếp nhận hồ sơ nhà chung cư phải được lập thành biên bản; trường hợp bàn giao cho Ban quản trị nhà chung cư thì phải có chữ ký của các thành viên Ban quản trị hoặc thành viên Ban quản trị được Ban quản trị phân công nhận bàn giao hồ sơ.

Như vậy, việc lưu trữ và tiếp nhận hồ sơ nhà chung cư được thực hiện theo như quy định nêu trên.

Thực hiện cưỡng chế bàn giao hồ sơ nhà chung cư khi nào?

Căn cứ theo Điều 12 Quy chế quản lý, sử dụng nhà chung cư ban hành kèm theo Thông tư 05/2024/TT-BXD quy định thực hiện cưỡng chế bàn giao hồ sơ nhà chung cư như sau:

- Quá thời hạn quy định tại khoản 3 Điều 10 Quy chế ban hành kèm theo Thông tư 05/2024/TT-BXD mà chủ đầu tư không bàn giao hồ sơ nhà chung cư thì Ban quản trị có văn bản đề nghị Ủy ban nhân dân cấp huyện nơi có nhà chung cư yêu cầu chủ đầu tư phải bàn giao hồ sơ.

- Trong thời hạn 20 ngày, kể từ ngày nhận được văn bản của Ban quản trị theo quy định tại khoản 1 Điều 12 Quy chế ban hàng kèm theo Thông tư 05/2024/TT-BXD

+ Ủy ban nhân dân cấp huyện phải kiểm tra, nếu chủ đầu tư chưa bàn giao hồ sơ nhà chung cư theo quy định thì phải có văn bản yêu cầu chủ đầu tư bàn giao hồ sơ;

+ Trong thời hạn 10 ngày, kể từ ngày nhận được văn bản của Ủy ban nhân dân cấp huyện mà chủ đầu tư không bàn giao hồ sơ nhà chung cư thì bị xử lý theo quy định của pháp luật về xử phạt vi phạm hành chính trong lĩnh vực quản lý, sử dụng nhà ở và buộc phải bàn giao hồ sơ nhà chung cư cho Ban quản trị.

Như vậy, cưỡng chế bàn giao hồ sơ nhà chung cư được thực hiện dựa theo quy định như trên.