Hồ sơ liên quan được lưu trữ bao lâu khi có quyết định hủy thầu?

Nội dung chính

Hồ sơ liên quan được lưu trữ bao lâu khi có quyết định hủy thầu?

Căn cứ khoản 4 Điều 9 Luật Đấu thầu 2023 quy định như sau:

Điều 9. Xử lý và lưu trữ hồ sơ trong quá trình lựa chọn nhà thầu, nhà đầu tư

[...]

4. Trường hợp hủy thầu, hồ sơ liên quan được lưu trữ trong thời hạn 05 năm kể từ ngày quyết định hủy thầu được ban hành.

5. Hồ sơ quyết toán, hồ sơ hoàn công và tài liệu liên quan đến nhà thầu trúng thầu của gói thầu được lưu trữ theo quy định của pháp luật về lưu trữ.

6. Toàn bộ hồ sơ liên quan đến quá trình lựa chọn nhà thầu, nhà đầu tư được lưu trữ trong thời hạn tối thiểu là 05 năm kể từ ngày quyết toán hợp đồng hoặc ngày chấm dứt hợp đồng dự án đầu tư kinh doanh, trừ hồ sơ quy định tại các khoản 1, 2, 4 và 5 Điều này.

Như vậy, kể từ ngày có quyết định hủy thầu, hồ sơ liên quan sẽ được lưu trữ hồ sơ trong thời hạn 05 năm.

Hồ sơ liên quan được lưu trữ bao lâu khi có quyết định hủy thầu? (Hình từ Internet)

Văn bản quyết định hủy thầu có phải nêu rõ lý do hủy thầu không?

Căn cứ khoản 4 Điều 33 Nghị định 214/2025/NĐ-CP quy định như sau:

Điều 33. Thẩm định, phê duyệt và công khai kết quả lựa chọn nhà thầu

[...]

4. Trường hợp hủy thầu theo quy định tại khoản 1 Điều 17 của Luật Đấu thầu, văn bản phê duyệt kết quả lựa chọn nhà thầu hoặc văn bản quyết định hủy thầu phải nêu rõ lý do hủy thầu và trách nhiệm của các bên liên quan khi hủy thầu. Quyết định hủy thầu [...]

Theo đó, Quyết định hủy thầu phải được đăng tải trên Hệ thống mạng đấu thầu quốc gia trong thời hạn 05 ngày làm việc kể từ ngày ký quyết định.

Nhà thầu trúng thầu không tiến hành ký kết hợp đồng thì chủ đầu tư được hủy thầu không?

Căn cứ khoản 19 Điều 140 Nghị định 214/2025/NĐ-CP quy định như sau:

Điều 140. Xử lý tình huống trong đấu thầu qua mạng và không qua mạng

[...]

19. Trường hợp nhà thầu trúng thầu không tiến hành hoàn thiện, ký kết hợp đồng hoặc tại thời điểm ký kết hợp đồng, nhà thầu trúng thầu không đáp ứng yêu cầu về năng lực kỹ thuật, tài chính quy định tại khoản 2 Điều 66 của Luật Đấu thầu thì chủ đầu tư xem xét, quyết định xử lý theo trình tự như sau:

a) Hủy quyết định phê duyệt kết quả lựa chọn nhà thầu trước đó, mời nhà thầu xếp hạng thứ hai (nếu có) vào hoàn thiện hợp đồng, đồng thời yêu cầu nhà thầu này gia hạn hoặc khôi phục hiệu lực của hồ sơ dự thầu, biện pháp bảo đảm dự thầu (trong trường hợp hết thời gian có hiệu lực) với thời hạn hiệu lực mới tối thiểu là 30 ngày kể từ ngày dự kiến bắt đầu tiến hành hoàn thiện hợp đồng.

Trường hợp nhà thầu xếp hạng thứ hai không chấp thuận hoàn thiện hợp đồng hoặc không gia hạn hoặc khôi phục hiệu lực của hồ sơ dự thầu, biện pháp bảo đảm dự thầu theo yêu cầu, chủ đầu tư xem xét, quyết định xử lý theo một trong hai phương án quy định tại điểm b hoặc điểm c khoản này.

Việc hoàn thiện hợp đồng thực hiện theo quy định tại Điều 34 của Nghị định này. Nội dung hoàn thiện hợp đồng phải căn cứ vào hồ sơ dự thầu và giá dự thầu sau sửa lỗi, hiệu chỉnh sai lệch, trừ đi giá trị giảm giá (nếu có) của nhà thầu xếp hạng thứ hai. Sau khi hoàn thiện hợp đồng với nhà thầu xếp hạng thứ hai, chủ đầu tư ban hành quyết định trúng thầu cho nhà thầu xếp hạng thứ hai trước khi ký kết hợp đồng với nhà thầu.

Trường hợp nhà thầu xếp hạng thứ hai không chấp nhận kết quả hoàn thiện hợp đồng, không ký kết hợp đồng với chủ đầu tư thì nhà thầu không được hoàn trả giá trị bảo đảm dự thầu, trừ trường hợp bất khả kháng hoặc trường hợp chủ đầu tư không tuân thủ nguyên tắc hoàn thiện hợp đồng. Trong trường hợp này, chủ đầu tư xem xét, quyết định xử lý theo một trong hai phương án quy định tại điểm b hoặc điểm c khoản này;

b) Mời nhà thầu xếp hạng thứ ba (nếu có) vào hoàn thiện dự thảo hợp đồng. Trường hợp nhà thầu xếp hạng thứ ba không chấp thuận hoàn thiện hợp đồng hoặc không gia hạn hoặc khôi phục hiệu lực của hồ sơ dự thầu, biện pháp bảo đảm dự thầu theo yêu cầu, chủ đầu tư xem xét, quyết định việc mời các nhà thầu xếp hạng tiếp theo (nếu có) vào hoàn thiện hợp đồng hoặc hủy thầu theo quy định tại khoản 1 Điều 17 của Luật Đấu thầu.

Nhà thầu được mời vào hoàn thiện hợp đồng phải gia hạn hoặc khôi phục hiệu lực của hồ sơ dự thầu, biện pháp bảo đảm dự thầu (trong trường hợp hết thời gian có hiệu lực) với thời hạn hiệu lực mới tối thiểu là 30 ngày kể từ ngày dự kiến bắt đầu tiến hành hoàn thiện hợp đồng.

Việc hoàn thiện hợp đồng thực hiện theo quy định tại Điều 34 của Nghị định này. Nội dung hoàn thiện hợp đồng phải căn cứ vào hồ sơ dự thầu và giá dự thầu sau sửa lỗi, hiệu chỉnh sai lệch, trừ đi giá trị giảm giá (nếu có) của nhà thầu được mời vào hoàn thiện hợp đồng. Sau khi hoàn thiện hợp đồng với nhà thầu, chủ đầu tư ban hành quyết định trúng thầu cho nhà thầu đã hoàn thiện hợp đồng trước khi ký kết hợp đồng với nhà thầu này.

Trường hợp nhà thầu được mời vào hoàn thiện hợp đồng không chấp nhận kết quả hoàn thiện hợp đồng, không ký kết hợp đồng với chủ đầu tư thì không được hoàn trả giá trị bảo đảm dự thầu và chủ đầu tư xem xét, quyết định hủy thầu theo quy định tại khoản 1 Điều 17 của Luật Đấu thầu;

c) Hủy thầu theo quy định tại khoản 1 Điều 17 của Luật Đấu thầu.

[...]

Như vậy, nếu nhà thầu trúng thầu không tiến hành hoàn thiện hoặc ký kết hợp đồng (hoặc tại thời điểm ký kết không đáp ứng yêu cầu về năng lực kỹ thuật, tài chính) thì chủ đầu tư có quyền hủy thầu sau khi đã xem xét và xử lý theo trình tự nêu trên.