Thời gian lưu trữ hồ sơ thế chấp quyền sử dụng đất là bao lâu? Thủ tục quyết định tiêu huỷ hồ sơ thế chấp quyền sử dụng đất ra sao?

Nội dung chính

Thời gian lưu trữ hồ sơ thế chấp quyền sử dụng đất là bao lâu?

Căn cứ điểm b khoản 3 Điều 24 Thông tư 10/2024/TT-BTNMT về bảo quản hồ sơ địa chính quy định như sau:

Bảo quản hồ sơ địa chính

...

3. Thời hạn bảo quản hồ sơ địa chính được quy định như sau:

...

b) Bảo quản trong thời hạn 05 năm đối với hồ sơ thủ tục đăng ký cho thuê, cho thuê lại, đăng ký thế chấp bằng quyền sử dụng đất, quyền sở hữu tài sản gắn liền với đất đã đăng ký xóa cho thuê, cho thuê lại, xóa thế chấp; thông báo về việc chỉnh lý, cập nhật hồ sơ địa chính và các giấy tờ khác kèm theo.

...

Như vậy, hồ sơ thế chấp quyền sử dụng đất được bảo quản trong thời hạn 5 năm đối với hồ sơ thủ tục đăng ký cho thuê, cho thuê lại, đăng ký thế chấp bằng quyền sử dụng đất hoặc quyền sở hữu tài sản gắn liền với đất, khi đã đăng ký xóa cho thuê, cho thuê lại hoặc xóa thế chấp. Thông báo về việc chỉnh lý, cập nhật hồ sơ địa chính và các giấy tờ khác liên quan.

Đồng thời, theo phụ lục III được ban hành kèm theo Thông tư 03/2022/TT-BTNMT về thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu chuyên ngành tài nguyên và môi trường quy định như sau:

- Hồ sơ, tài liệu về đăng ký thế chấp bằng quyền sử dụng đất, quyền sở hữu tài sản gắn liền với đất là 05 năm (từ khi hết giao dịch)

- Hồ sơ, tài liệu về xóa đăng ký thế chấp bằng quyền sử dụng đất, quyền sở hữu tài sản gắn liền với đất là 05 năm.

Như vậy, thời gian lưu trữ hồ sơ thế chấp quyền sử dụng đất, quyền sở hữu tài sản gắn liền với đất là 05 năm kể từ khi hết giao dịch.

Thời gian lưu trữ hồ sơ thế chấp quyền sử dụng đất là bao lâu? Thủ tục tiêu huỷ hồ sơ thế chấp quyền sử dụng đất ra sao? (Hình từ Internet)

Thủ tục quyết định tiêu huỷ hồ sơ thế chấp quyền sử dụng đất ra sao?

Căn cứ khoản 2 Điều 28 Luật lưu trữ 2011 về huỷ tài liệu hết giá trị quy định như sau:

Huỷ tài liệu hết giá trị

...

2. Thủ tục quyết định hủy tài liệu hết giá trị được quy định như sau:

a) Theo đề nghị của Hội đồng xác định giá trị tài liệu, người đứng đầu cơ quan, tổ chức thuộc Danh mục cơ quan, tổ chức nguồn nộp lưu tài liệu vào Lưu trữ lịch sử đề nghị cơ quan thực hiện nhiệm vụ quản lý nhà nước về lưu trữ cùng cấp thẩm định tài liệu hết giá trị cần hủy; người đứng đầu cơ quan, tổ chức không thuộc Danh mục cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu tài liệu vào Lưu trữ lịch sử đề nghị Lưu trữ cơ quan của cơ quan, tổ chức cấp trên trực tiếp có ý kiến đối với tài liệu hết giá trị cần hủy;

Căn cứ vào ý kiến thẩm định của Hội đồng xác định giá trị tài liệu hoặc ý kiến của cơ quan cấp trên trực tiếp, người có thẩm quyền quy định tại khoản 1 Điều này quyết định việc hủy tài liệu hết giá trị;

b) Theo đề nghị của Hội đồng thẩm tra xác định giá trị tài liệu, người đứng đầu cơ quan thực hiện nhiệm vụ quản lý nhà nước về lưu trữ quyết định hủy tài liệu có thông tin trùng lặp tại Lưu trữ lịch sử.

Hội đồng thẩm tra xác định giá trị tài liệu do người đứng đầu cơ quan thực hiện nhiệm vụ quản lý nhà nước về lưu trữ quyết định thành lập để thẩm tra tài liệu hết giá trị tại Lưu trữ lịch sử;

...

Theo đó, thủ tục quyết định hủy hồ sơ thế chấp quyền sử dụng đất hết giá trị như sau:

- Quy trình hủy hồ sơ theo đề nghị của Hội đồng xác định giá trị tài liệu:

+ Căn cứ vào đề nghị của Hội đồng xác định giá trị tài liệu, người đứng đầu cơ quan hoặc tổ chức thuộc Danh mục cơ quan, tổ chức có nhiệm vụ lưu trữ tài liệu vào Lưu trữ lịch sử sẽ đề nghị cơ quan thực hiện quản lý nhà nước về lưu trữ cùng cấp để thẩm định tài liệu hết giá trị cần hủy.

+ Nếu cơ quan, tổ chức không thuộc danh mục này, đề nghị hủy sẽ được gửi đến cơ quan lưu trữ của cơ quan, tổ chức cấp trên trực tiếp.

+ Sau khi nhận ý kiến thẩm định từ Hội đồng xác định giá trị tài liệu hoặc ý kiến của cơ quan cấp trên trực tiếp, người có thẩm quyền sẽ quyết định việc hủy tài liệu hết giá trị theo quy định tại khoản 1 Điều 28 Luật lưu trữ 2011.

- Quy trình hủy hồ sơ có thông tin trùng lặp:

+ Theo đề nghị của Hội đồng thẩm tra xác định giá trị tài liệu, người đứng đầu cơ quan quản lý nhà nước về lưu trữ có thẩm quyền quyết định hủy các tài liệu có thông tin trùng lặp trong Lưu trữ lịch sử.

+ Hội đồng thẩm tra xác định giá trị tài liệu do người đứng đầu cơ quan quản lý nhà nước về lưu trữ thành lập nhằm thẩm tra các tài liệu hết giá trị tại Lưu trữ lịch sử.

Đăng ký thế chấp quyền sử dụng đất có phải chỉnh lý, cập nhật sổ địa chính không?

Căn cứ Điều 21 Thông tư 10/2024/TT-BTNMT về tài liệu hồ sơ địa chính phải chỉnh lý, cập nhật biến động và căn cứ chỉnh lý, cập nhật thì:

Trường hợp đăng ký thế chấp, xóa đăng ký thế chấp, đăng ký thay đổi nội dung thế chấp quyền sử dụng đất, quyền sở hữu tài sản gắn liền với đất phải chỉnh lý, cập nhật Sổ địa chính dựa trên căn cứ là Giấy chứng nhận đã cấp và hồ sơ thủ tục đăng ký thế chấp, xóa đăng ký thế chấp, đăng ký thay đổi nội dung thế chấp.

Như vậy, khi đăng ký thế chấp quyền sử dụng đất thì phải chỉnh lý và cập nhật Sổ địa chính.