Hướng dẫn thủ tục đăng ký mẫu con dấu bằng hình thức trực tuyến

Nội dung chính

Hướng dẫn thủ tục đăng ký con dấu bằng hình thức trực tuyến trên Cổng dịch vụ công Bộ Công an

Căn cứ Điều 11 Nghị định 99/2016/NĐ-CP (sửa đổi, bổ sung bởi khoản 3 và khoản 4 Điều 2 Nghị định 56/2023/NĐ-CP) quy định về trình tự, thủ tục nộp, tiếp nhận hồ sơ và trả kết quả của thủ tục đăng ký mẫu con dấu như sau.

Bước 1: Đăng nhập vào Cổng dịch vụ công Bộ Công an tại đường dẫn:

<https://dichvucong.bocongan.gov.vn>

Bước 2: Vào chức năng “Nộp hồ sơ trực tuyến” và chọn lĩnh vực “Đăng ký, quản lý con dấu”.

Xuất hiện giao diện “Danh mục công trực tuyến”. Tùy theo nhu cầu cần đăng ký, chọn 01 trong 05 thủ tục hành chính:

- Đăng ký mẫu con dấu mới (thực hiện tại cấp tỉnh);

- Đăng ký lại mẫu con dấu (thực hiện tại cấp tỉnh);

- Đăng ký dấu nổi, dấu thu nhỏ, dấu xi (thực hiện tại cấp tỉnh);

- Đăng ký thêm con dấu (thực hiện tại cấp tỉnh);

- Đổi, cấp lại Giấy chứng nhận đăng ký mẫu con dấu (thực hiện tại cấp tỉnh).

Bước 3: Sau khi chọn thủ tục cần đăng ký, chọn "Nộp hồ sơ".

Bước 4: Xuất hiện giao diện Nộp hồ sơ trực tuyến:

Tại mục “CƠ QUAN TIẾP NHẬN HỒ SƠ ĐĂNG KÝ MẪU CON DẤU”, chọn Nơi tiếp nhận hồ sơ là "Phòng Cảnh sát quản lý hành chính về trật tự xã hội - Công an tỉnh …".

- Cũng tại giao diện trên, ở mục THÔNG TIN CƠ BẢN, điền đầy đủ thông tin Tên cơ quan, tổ chức đề nghị đăng ký mẫu con dấu; Loại hình Cơ quan/Tổ chức; Địa chỉ; Họ và tên người nộp hồ sơ; Số điện thoại liên hệ; Email; Số CCCD/CMND/Hộ chiếu; Loại hình con dấu.

- Tại mục THÀNH PHẦN HỒ SƠ: nhập tên các loại tài liệu, giấy tờ kèm theo trong “Các giấy tờ tài liệu có trong hồ sơ”.

- Tại mục NHẬN KẾT QUẢ: chọn 1 trong 2 hình thức nhận kết quả "Trực tiếp" hoặc "Qua dịch vụ bưu chính công ích"; Tiếp tục nhập thông tin tại “Địa chỉ nhận kết quả”.

Sau khi đã nhập đầy đủ các thông tin, cần kiểm tra lại nội dung đã nhập, tiếp tục chọn "Đồng ý và tiếp tục".

Bước 5: Xuất hiện giao diện “Thông tin hồ sơ”, tại mục "Thành phần hồ sơ", cung cấp các giấy tờ theo yêu cầu (theo hướng dẫn thành phần hồ sơ đối với từng loại hình tổ chức), chọn Tệp tin sau đó chọn mục "Scan file" hoặc chọn tệp tin để tải lên tương ứng với hồ sơ đăng ký mẫu dấu theo yêu cầu Cổng dịch vụ công Bộ Công an.

* Lưu ý: Đối với các tài liệu “Mật” không được phép đăng tải qua hệ thống theo quy định, đề nghị cơ quan, tổ chức, cá nhân phải trực tiếp đến nộp tại Phòng Cảnh sát Quản lý hành chính về trật tự xã hội - Công an tỉnh.

Sau khi hoàn tất bước này thì chọn "Đồng ý và tiếp tục".

Bước 6: Sau đó kiểm tra lại đầy đủ các thông tin, nhập Mã xác nhận do hệ thống cung cấp, chọn ô "Tôi xin chịu trách nhiệm trước pháp luật về lời khai trên", hoàn tất việc đăng ký mẫu con dấu chọn Nộp hồ sơ để Phòng Cảnh sát QLHC về TTXH - Công an tỉnh xử lý hồ sơ.

* Lưu ý: Đối với trường hợp Đăng ký lại mẫu con dấu; Đổi, cấp lại Giấy chứng nhận đăng ký mẫu con dấu, cơ quan, tổ chức phải chọn hình thức nộp lại con dấu và Giấy chứng nhận đăng ký mẫu con dấu cũ được cấp trước đó qua dịch vụ bưu chính công ích hoặc nộp trực tiếp.

Khi nhận được con dấu và Giấy chứng nhận đăng ký mẫu con dấu cũ, cán bộ tiếp nhận phải hủy con dấu theo quy định và tiến hành trả kết quả cho cơ quan, tổ chức.

Hướng dẫn thủ tục đăng ký mẫu con dấu bằng hình thức trực tuyến (Hình từ Internet)

Thời hạn giải quyết thủ tục đăng ký con dấu bằng hình thức trực tuyến là bao lâu?

Căn cứ khoản 7 Điều 11 Nghị định 99/2016/NĐ-CP (sửa đổi, bổ sung bởi khoản 3 và khoản 4 Điều 2 Nghị định 56/2023/NĐ-CP) quy định như sau:

Trình tự, thủ tục nộp, tiếp nhận hồ sơ và trả kết quả

…

7. Trong thời hạn 03 ngày làm việc, kể từ ngày tiếp nhận hồ sơ đề nghị giải quyết, cơ quan đăng ký mẫu con dấu có trách nhiệm trả kết quả đăng ký mẫu con dấu mới, đăng ký lại mẫu con dấu, đăng ký thêm con dấu, đăng ký dấu nổi, dấu thu nhỏ, dấu xi; cấp, đổi, cấp lại giấy chứng nhận đăng ký mẫu con dấu.

...

Theo đó, thời hạn giải quyết thủ tục đăng ký con dấu bằng hình thức trực tuyến là 03 ngày làm việc khi nộp hồ sơ qua Cổng Dịch vụ công quốc gia hoặc Cổng dịch vụ công Bộ Công an (trừ các văn bản, giấy tờ không được phép đăng tải qua hệ thống mạng theo quy định của pháp luật).

Điều kiện sử dụng con dấu là gì?

Căn cứ Điều 5 Nghị định 99/2016/NĐ-CP quy định điều kiện sử dụng con dấu như sau:

- Cơ quan, tổ chức, chức danh nhà nước chỉ được sử dụng con dấu khi đã có quy định về việc được phép sử dụng con dấu trong văn bản quy phạm pháp luật hoặc quyết định của cơ quan có thẩm quyền; phải đăng ký mẫu con dấu trước khi sử dụng.

- Việc sử dụng con dấu có hình Quốc huy phải được quy định tại luật, pháp lệnh, nghị định hoặc quyết định của Thủ tướng Chính phủ quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của cơ quan, tổ chức hoặc được quy định trong điều ước quốc tế mà Việt Nam là thành viên.

- Cơ quan, tổ chức, chức danh nhà nước có chức năng cấp văn bằng, chứng chỉ và giấy tờ có dán ảnh hoặc niêm phong tài liệu theo quy định của pháp luật thì được phép sử dụng dấu nổi, dấu thu nhỏ hoặc dấu xi.

- Cơ quan, tổ chức, chức danh nhà nước chỉ được sử dụng một con dấu theo mẫu do cơ quan nhà nước có thẩm quyền quy định.

Trường hợp cần thiết phải sử dụng thêm con dấu như con dấu đã cấp (dấu ướt, dấu nổi, dấu thu nhỏ, dấu xi), thực hiện theo quy định sau đây:

+ Cơ quan, tổ chức, chức danh nhà nước sử dụng thêm dấu ướt phải được sự cho phép của cơ quan có thẩm quyền;

+ Cơ quan, tổ chức, chức danh nhà nước tự quyết định việc sử dụng thêm dấu nổi, dấu thu nhỏ, dấu xi;

+ Tổ chức kinh tế tự quyết định việc sử dụng thêm con dấu.