Toàn bộ hồ sơ liên quan đến quá trình lựa chọn nhà thầu được lưu trữ trong thời hạn bao lâu?

Nội dung chính

Toàn bộ hồ sơ liên quan đến quá trình lựa chọn nhà thầu được lưu trữ trong thời hạn bao lâu?

Căn cứ khoản 6 Điều 9 Luật Đấu thầu 2023 có cụm từ bị thay thế bởi khoản 51 Điều 1 Luật sửa đổi Luật Đấu thầu; Luật Đầu tư theo phương thức đối tác công tư; Luật Hải quan; Luật Thuế giá trị gia tăng; Luật Thuế xuất khẩu, thuế nhập khẩu; Luật Đầu tư; Luật Đầu tư công; Luật Quản lý, sử dụng tài sản công 2025 quy định như sau:

Điều 9. Xử lý và lưu trữ hồ sơ trong quá trình lựa chọn nhà thầu, nhà đầu tư

1. Hồ sơ đề xuất về tài chính của nhà thầu không vượt qua bước đánh giá về kỹ thuật được trả lại nguyên trạng cho nhà thầu theo thời hạn sau đây:

a) Đối với gói thầu cung cấp dịch vụ tư vấn: trong thời hạn 10 ngày kể từ ngày ký hợp đồng với nhà thầu được lựa chọn;

b) Đối với gói thầu cung cấp dịch vụ phi tư vấn, mua sắm hàng hóa, xây lắp, hỗn hợp áp dụng phương thức một giai đoạn hai túi hồ sơ: được thực hiện khi hoàn trả hoặc giải tỏa bảo đảm dự thầu của nhà thầu không được lựa chọn hoặc khi đăng tải kết quả lựa chọn nhà thầu.

2. Hồ sơ đề xuất về tài chính của các nhà đầu tư không vượt qua bước đánh giá về kỹ thuật được trả lại nguyên trạng cho nhà đầu tư khi hoàn trả hoặc giải tỏa bảo đảm dự thầu của nhà đầu tư không được lựa chọn hoặc khi đăng tải kết quả lựa chọn nhà đầu tư.

3. Trường hợp hết thời hạn quy định tại khoản 1 và khoản 2 Điều này mà nhà thầu, nhà đầu tư không nhận lại hồ sơ đề xuất về tài chính của mình thì chủ đầu tư, bên mời thầu xem xét, quyết định việc hủy hồ sơ nhưng phải bảo đảm thông tin không bị tiết lộ.

4. Trường hợp hủy thầu, hồ sơ liên quan được lưu trữ trong thời hạn 05 năm kể từ ngày quyết định hủy thầu được ban hành.

5. Hồ sơ quyết toán, hồ sơ hoàn công và tài liệu liên quan đến nhà thầu trúng thầu của gói thầu được lưu trữ theo quy định của pháp luật về lưu trữ.

6. Toàn bộ hồ sơ liên quan đến quá trình lựa chọn nhà thầu, nhà đầu tư được lưu trữ trong thời hạn tối thiểu là 05 năm kể từ ngày quyết toán hợp đồng hoặc ngày chấm dứt hợp đồng dự án đầu tư kinh doanh, trừ hồ sơ quy định tại các khoản 1, 2, 4 và 5 Điều này.

Như vậy, việc lưu trữ hồ sơ liên quan đến quá trình lựa chọn nhà thầu được thực hiện trong thời hạn tối thiểu là 05 năm kể từ ngày quyết toán hợp đồng hoặc ngày chấm dứt hợp đồng dự án đầu tư kinh doanh, trừ hồ sơ quy định tại các khoản 1, 2, 4 và 5 Điều 9 Luật Đấu thầu 2023.

Toàn bộ hồ sơ liên quan đến quá trình lựa chọn nhà thầu được lưu trữ trong thời hạn bao lâu? (HÌnh từ Internet)

Không lưu trữ hồ sơ trong quá trình lựa chọn nhà thầu có bị phạt vi phạm hành chính không?

Căn cứ điểm a khoản 1 Điều 38 Nghị định 122/2021/NĐ-CP quy định như sau:

Điều 38. Vi phạm khác về đấu thầu

1. Phạt tiền từ 20.000.000 đồng đến 30.000.000 đồng đối với một trong các hành vi sau:

a) Không lưu trữ hoặc lưu trữ không đầy đủ hồ sơ, tài liệu trong quá trình lựa chọn nhà thầu không đúng quy định pháp luật về đấu thầu;

b) Không tuân thủ quy định về thời gian trong quá trình lựa chọn nhà thầu theo quy định pháp luật về đấu thầu;

c) Không báo cáo tình hình thực hiện công tác đấu thầu định kỳ theo quy định pháp luật về đấu thầu;

d) Không cung cấp, cung cấp không đầy đủ hoặc cung cấp không đúng thời hạn thông tin, hồ sơ, tài liệu về công tác đấu thầu để phục vụ công tác thanh tra, kiểm tra, theo dõi, giám sát hoạt động đấu thầu.

[...]

Như vậy, đối với việc không lưu trữ hồ sơ trong quá trình lựa chọn nhà thầu có thể bị xử phạt vi phạm hành chính số tiền từ 20 triệu đến 30 triệu đồng.

Lưu ý: Mức phạt tiền quy định trên áp dụng đối với tổ chức. Mức phạt tiền đối với cá nhân bằng 1/2 lần mức phạt tiền đối với tổ chức có cùng một hành vi vi phạm hành chính. (khoản 2 Điều 4 Nghị định 122/2021/NĐ-CP)

Chi phí lập, thẩm định các nội dung trong quá trình lựa chọn nhà thầu được quy định thế nào?

Căn cứ khoản 2 Điều 14 Nghị định 214/2025/NĐ-CP quy định chi phí lập, thẩm định các nội dung trong quá trình lựa chọn nhà thầu như sau:

- Trường hợp thuê tư vấn đấu thầu để thực hiện một hoặc một số công việc trong quá trình lựa chọn nhà thầu thì chi phí thuê tư vấn không căn cứ vào chi phí quy định tại các khoản 3, 4, 5, 6 và 7 Điều 14 Nghị định 214/2025/NĐ-CP;

- Trường hợp người có thẩm quyền giao cho cơ quan, đơn vị trực thuộc thực hiện việc lập kế hoạch tổng thể lựa chọn nhà thầu thì chi phí cho các công việc này được tính trong dự toán chi phí hoạt động lựa chọn nhà thầu theo quy định tại khoản 3 Điều 14 Nghị định 214/2025/NĐ-CP;

- Trường hợp tổ chuyên gia, tổ thẩm định do chủ đầu tư quyết định thành lập để thực hiện lập, thẩm định hồ sơ mời sơ tuyển, hồ sơ mời quan tâm, hồ sơ mời thầu, hồ sơ yêu cầu; đánh giá hồ sơ dự sơ tuyển, hồ sơ quan tâm, hồ sơ dự thầu, hồ sơ đề xuất; thẩm định kết quả lựa chọn nhà thầu thì chi phí cho các công việc này được tính trong dự toán chi phí hoạt động lựa chọn nhà thầu theo quy định tại các khoản 4, 5, 6 và 7 Điều 14 Nghị định 214/2025/NĐ-CP;

- Chi phí quy định tại các khoản 3, 4, 5, 6 và 7 Điều 14 Nghị định 214/2025/NĐ-CP được xác định trong tổng mức đầu tư, dự toán mua sắm hoặc dự toán nhiệm vụ chuẩn bị đầu tư hoặc dự toán chi thường xuyên của đơn vị;

- Việc quản lý, sử dụng chi phí quy định tại các khoản 3, 4, 5, 6 và 7 Điều 14 Nghị định 214/2025/NĐ-CP thực hiện theo cơ chế tài chính của chủ đầu tư.