Quy định về thực hiện quản lý hồ sơ địa chính 2024 chi tiết: dạng số và dạng giấy

Nội dung chính

Quy định về thực hiện quản lý hồ sơ địa chính 2024 chi tiết: dạng số và dạng giấy

Cụ thể căn cứ theo Điều 23 Thông tư 10/2024/TT-BTNMT quy định thực hiện quản lý hồ sơ địa chính như sau:

(1) Quản lý hồ sơ địa chính dạng số:

- Văn phòng đăng ký đất đai thuộc Sở Tài nguyên và Môi trường chịu trách nhiệm quản lý hồ sơ địa chính dạng số của tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương;

- Đối với huyện, quận, thị xã, thành phố thuộc tỉnh, thành phố thuộc thành phố trực thuộc Trung ương xây dựng cơ sở dữ liệu đất đai mà chưa kết nối với cơ sở dữ liệu đất đai của tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương thì Chi nhánh Văn phòng đăng ký đất đai chịu trách nhiệm quản lý hồ sơ địa chính dạng số của huyện, quận, thị xã, thành phố thuộc tỉnh, thành phố thuộc thành phố trực thuộc Trung ương.

(2) Quản lý hồ sơ địa chính dạng giấy:

- Văn phòng đăng ký đất đai thuộc Sở Tài nguyên và Môi trường quản lý các tài liệu gồm:

+ Hệ thống hồ sơ thủ tục đăng ký đất đai, tài sản gắn liền với đất của các đối tượng thuộc thẩm quyền tiếp nhận, giải quyết và hồ sơ do cơ quan giải quyết thủ tục đăng ký, cấp Giấy chứng nhận theo quy định chuyển đến;

+ Bản đồ địa chính, mảnh trích đo bản đồ địa chính và các loại bản đồ, tài liệu đo đạc khác đang sử dụng để đăng ký, cấp Giấy chứng nhận;

+ Hệ thống sổ địa chính đang sử dụng, được lập cho các đối tượng đăng ký thuộc thẩm quyền;

+ Hồ sơ địa chính đã lập qua các thời kỳ không sử dụng thường xuyên trong quản lý đất đai;

- Chi nhánh Văn phòng đăng ký đất đai quản lý các tài liệu gồm:

+ Hệ thống hồ sơ thủ tục đăng ký đất đai, tài sản gắn liền với đất của các đối tượng thuộc thẩm quyền tiếp nhận, giải quyết và hồ sơ do cơ quan giải quyết thủ tục đăng ký, cấp Giấy chứng nhận theo quy định chuyển đến;

+ Bản đồ địa chính, mảnh trích đo bản đồ địa chính và các loại bản đồ, tài liệu đo đạc khác sử dụng trong đăng ký, cấp Giấy chứng nhận;

+ Hệ thống sổ địa chính đang sử dụng, được lập cho các đối tượng đăng ký đất đai, tài sản gắn liền với đất thuộc thẩm quyền;

- Ủy ban nhân dân cấp xã (trực tiếp là công chức làm công tác địa chính cấp xã) quản lý bản đồ địa chính, mảnh trích đo bản đồ địa chính, sổ địa chính, sổ mục kê đất đai.

- Các cơ quan sau chịu trách nhiệm bảo đảm các điều kiện cho việc lưu trữ, bảo quản hồ sơ địa chính thuộc thẩm quyền quản lý của địa phương bao gồm:

+ Cơ quan có chức năng quản lý đất đai cấp tỉnh (sau đây gọi là Sở Tài nguyên và Môi trường).

+ Cơ quan có chức năng quản lý đất đai cấp huyện (sau đây gọi là Phòng Tài nguyên và Môi trường).

+ Ủy ban nhân dân các cấp chịu trách nhiệm bảo đảm các điều kiện cho việc lưu trữ, bảo quản hồ sơ địa chính thuộc thẩm quyền quản lý của địa phương.

Như vậy, việc thực hiện quản lý hồ sơ địa chính dạng số và dạng giấy được thực hiện như trên.

Quy định về thực hiện quản lý hồ sơ địa chính 2024 chi tiết: dạng số và dạng giấy (Hình từ Internet)

Bảo quản và bảo mật hồ sơ địa chính như thế nào?

Bảo quản hồ sơ địa chính

Căn cứ theo Điều 24 Thông tư 10/2024/TT-BTNMT quy định bảo quản hồ sơ địa chính như sau:

(1) Hồ sơ địa chính dạng số được quản lý, bảo đảm an toàn cùng với việc quản lý bảo đảm an toàn cơ sở dữ liệu đất đai theo quy định về xây dựng cơ sở dữ liệu đất đai.

(2) Hồ sơ địa chính và tài liệu dạng giấy được bảo quản theo quy định như sau:

- Việc phân nhóm tài liệu để bảo quản như sau:

+ Bản đồ địa chính; mảnh trích đo bản đồ địa chính thửa đất; tài liệu đo đạc khác sử dụng để đăng ký đất đai;

+ Bản sao Giấy chứng nhận, sổ cấp Giấy chứng nhận;

+ Hồ sơ thủ tục đăng ký đất đai, tài sản gắn liền với đất và các tài liệu có liên quan;

+ Sổ địa chính, sổ mục kê đất đai;

- Hệ thống hồ sơ thủ tục đăng ký đất đai, tài sản gắn liền với đất quy định tại khoản 2 Điều 19 Thông tư 10/2024/TT-BTNMT được sắp xếp và đánh số thứ tự theo thứ tự thời gian ghi vào sổ địa chính của hồ sơ thủ tục đăng ký lần đầu; số thứ tự hồ sơ gồm 06 chữ số và được đánh tiếp theo số thứ tự của các hồ sơ đã lập trước ngày Thông tư 10/2024/TT-BTNMT có hiệu lực thi hành.

- Thời hạn bảo quản hồ sơ địa chính được quy định như sau:

+ Bảo quản vĩnh viễn đối với các hồ sơ địa chính dạng số và thiết bị nhớ chứa hồ sơ địa chính số; các tài liệu dạng giấy đã lập bao gồm: tài liệu đo đạc địa chính, sổ địa chính, sổ mục kê đất đai, sổ cấp Giấy chứng nhận, bản sao Giấy chứng nhận; hồ sơ thủ tục đăng ký đất đai, tài sản gắn liền với đất.

+ Bảo quản trong thời hạn 05 năm đối với hồ sơ thủ tục đăng ký cho thuê, cho thuê lại, đăng ký thế chấp bằng quyền sử dụng đất, quyền sở hữu tài sản gắn liền với đất đã đăng ký xóa cho thuê, cho thuê lại, xóa thế chấp; thông báo về việc chỉnh lý, cập nhật hồ sơ địa chính và các giấy tờ khác kèm theo.

- Việc quản lý, bảo đảm an toàn cho hồ sơ địa chính dạng giấy và thiết bị nhớ được thực hiện theo quy định của pháp luật về lưu trữ quốc gia.

Bảo mật hồ sơ địa chính

Căn cứ theo Điều 25 Thông tư 10/2024/TT-BTNMT quy định bảo mật hồ sơ địa chính như sau:

- Việc bảo mật thông tin trong hồ sơ địa chính được thực hiện theo quy định của pháp luật về bảo mật bí mật nhà nước, pháp luật về lưu trữ thông tin, pháp luật về bảo vệ dữ liệu cá nhân và quy định về việc cung cấp thông tin của Chính phủ, Bộ trưởng Bộ Tài nguyên và Môi trường.

- Việc thu nhận, lưu trữ, bảo quản và cung cấp thông tin, dữ liệu lĩnh vực đất đai nếu thuộc danh mục bí mật nhà nước thì thực hiện theo quy định của pháp luật về bí mật nhà nước.

Như vậy, việc bảo quản và bảo mật hồ sơ địa chính được thực hiện như quy định nêu trên.

Bàn giao hồ sơ địa chính ra sao?

Căn cứ theo Điều 26 Thông tư 10/2024/TT-BTNMT bàn giao hồ sơ địa chính được quy định cụ thể như sau:

- Việc bàn giao hồ sơ địa chính giữa các đơn vị, giữa các cấp để sử dụng phải được thể hiện bằng biên bản.

- Hồ sơ địa chính đã xây dựng được bàn giao sau khi kiểm tra, nghiệm thu theo quy định.

Trường hợp bàn giao sản phẩm theo từng công đoạn hoặc theo tiến độ thực hiện dự án thì thực hiện theo thỏa thuận bằng văn bản giữa chủ đầu tư và đơn vị thực hiện.

- Cơ quan chủ trì bàn giao hồ sơ địa chính quy định như sau:

+ Sở Tài nguyên và Môi trường chủ trì việc bàn giao hồ sơ địa chính giữa đơn vị tư vấn xây dựng hồ sơ địa chính với Văn phòng đăng ký đất đai thuộc Sở Tài nguyên và Môi trường; giữa các chi nhánh Văn phòng đăng ký đất đai trong trường hợp có điều chuyển, sáp nhập, điều chỉnh địa giới hành chính giữa các đơn vị hành chính cấp huyện;

+ Văn phòng đăng ký đất đai thuộc Sở Tài nguyên và Môi trường chủ trì việc bàn giao hồ sơ địa chính cho Chi nhánh Văn phòng đăng ký đất đai; giữa các Chi nhánh Văn phòng đăng ký đất đai;

+ Phòng Tài nguyên và Môi trường chủ trì việc bàn giao bản sao hồ sơ địa chính giữa Chi nhánh Văn phòng đăng ký đất đai với Ủy ban nhân dân cấp xã; giữa các đơn vị hành chính cấp xã do điều chuyển, sáp nhập, điều chỉnh địa giới hành chính cấp xã thuộc cùng một đơn vị hành chính cấp huyện;

+ Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp xã phối hợp với Chi nhánh Văn phòng đăng ký đất đai chủ trì bàn giao bản sao hồ sơ địa chính khi thay đổi công chức địa chính cấp xã.

Như vậy, việc bàn giao hồ sơ địa chính giữa các đơn vị, các cấp được thực hiện như quy định trên.