Hướng dẫn trình tự thu thập thông tin sổ đỏ khi chưa có cơ sở dữ liệu đất đai được thực hiện ra sao?

Nội dung chính

Hướng dẫn trình tự thu thập thông tin sổ đỏ khi chưa có cơ sở dữ liệu đất đai được thực hiện ra sao?

Thực hiện Kế hoạch số 515/KH-BCA-BNN&MT ngày 31/8/2025 về triển khai Chiến dịch làm giàu, làm sạch Cơ sở dữ liệu quốc gia về đất đai, Cục Quản lý đất đai (Bộ Nông nghiệp và Môi trường) đã ban hành hệ thống tài liệu hướng dẫn gửi tới các địa phương, đồng thời có văn bản gửi Sở Nông nghiệp và Môi trường các tỉnh, thành phố để bảo đảm sự thống nhất, đồng bộ trong quá trình thực hiện.

Tại phụ lục III của Kế hoạch số 515/KH-BCA-BNN&MT, Cục Quản lý đất đai hướng dẫn cụ thể các bước thu thập thông tin từ giấy chứng nhận và việc xây dựng dữ liệu đất ở, nhà ở tại những địa phương chưa có cơ sở dữ liệu đất đai.

Bước 1: Chuẩn bị

- Chuẩn bị hồ sơ, tài liệu phục vụ cho công tác thu thập, số hóa như: Biểu mẫu số 01 (file Excel).

- Chuẩn bị tài liệu hướng dẫn, hỗ trợ cán bộ tham gia thực hiện công tác thu thập, số hóa Giấy chứng nhận đất ở, nhà ở và thẻ căn cước/CCCD.

- Chuẩn bị các trang thiết bị cần thiết ( máy scan, máy vi tính...).

Bước 2: Rà soát, phân loại Giấy chứng nhận

Thực hiện kiểm tra, đối soát với Danh sách các thửa đất đã được cấp Giấy chứng nhận, phân loại theo 2 nhóm:

- Danh sách các Giấy chứng nhận, CCCD thu thập được từ Văn phòng Đăng ký đất đai và các chi nhánh.

- Danh sách các Giấy chứng nhận, CCCD cần thu thập từ người dân, tổ chức.

Bước 3. Thu thập, xử lý dối với các Giấy chứng nhận, CCCD được thu thập được từ VPĐKĐĐ

Thu thập, xử lý dối với các Giấy chứng nhận, CCCD được thu thập được từ VPĐKĐĐ thực hiện như sau:

- Thu thập Giấy chứng nhận hiện đang quản lý, lưu trữ tại Văn phòng đăng ký đất đai, UBND cấp xã;

(1) Trường hợp trùng khớp thông tin với Danh sách các trường hợp đã được cấp Giấy chứng nhận do Văn phòng đăng ký đất đai, UBND cấp xã chuyển đến và thông tin Chủ sử dụng đất là thẻ căn cước/CCCD thì chuyển sang Bước 5 để thực hiện số hóa Giấy chứng nhận và nhập dữ liệu.

(2) Trường hợp trùng khớp thông tin với Danh sách các trường hợp đã được cấp Giấy chứng nhận do Văn phòng đăng ký đất đai, UBND cấp xã chuyển đến nhưng thông tin Chủ sử dụng đất là Chứng minh nhân dân thì phối hợp với Công an xã để tra cứu dữ liệu Căn cước công dân sau đó chuyển sang Bước 5 để thực hiện số hóa Giấy chứng nhận và nhập dữ liệu.

(3) Đối với trường hợp thửa đất có thông tin về Chủ sử dụng đất là Chứng minh nhân dân 9 số thì cần thực hiện rà soát, đồng nhất thông tin thẻ căn cước/CCCD của Chủ sử dụng đất (Dữ liệu đất đai chờ làm sạch, kết nối).

Thực hiện theo 02 bước:

- Bước 1: Sở Nông nghiệp và Môi trường phối hợp với Công an tỉnh (PC06) để đối soát, đồng nhất thông tin, dữ liệu Chủ sử dụng đất là Chứng minh nhân dân 9 số thành thẻ căn cước/CCCD 12 số.

- Bước 2: Sau khi có kết quả của Công an tỉnh, Sở Nông nghiệp và Môi trường (qua Văn phòng Đăng ký đất đai) tiến hành cập nhật trên phần mềm Hệ thống thông tin đất đai (LIS) đang sử dụng vận hành tại địa phương.

Bước 4: Thu thập Giấy chứng nhận, thẻ căn cước/CCCD từ người dân, tổ chức

Đối với những trường hợp Giấy chứng nhận không thu thập được tại Văn phòng Đăng ký đất đai, cấp xã sẽ lập danh sách, giao nhiệm vụ, chỉ tiêu thực hiện hằng ngày cho từng Nhóm thu thập của thôn/khu dân cư/tổ dân phố và tiến hành công tác Thu thập Giấy chứng nhận, thẻ căn cước/CCCD từ người dân, tổ chức theo các bước chi tiết như sau:

Bước 4.1: Chuẩn bị

- Tuyên truyền trên các nền tảng truyền thông về nội dung, mục tiêu, nhiệm vụ và lợi ích của Kế hoạch; vận động và hướng dẫn người dân chuẩn bị Giấy chứng nhận, thẻ căn cước/CCCD (nếu cần).

- Thành lập và phân công nhiệm vụ, chỉ tiêu, tiến độ thực hiện cho Tổ thu thập, nhóm thu thập của từng thôn/khu dân cư/tổ dân phố.

- Lập kế hoạch chi tiết triển khai và theo dõi tiến độ thực hiện, báo cáo kết quả thực hiện hằng ngày.

- Tiếp nhận danh sách các thửa đất đã được cấp Giấy chứng nhận nhưng chưa được đưa vào cơ sở dữ liệu từ Văn phòng đăng ký đất đai, cấp xã.

Bước 4.2: Thu thập Giấy chứng nhận, thẻ căn cước/CCCD

Thực hiện thu thập Giấy chứng nhận, thẻ căn cước/CCCD cần được thu thập từ người dân, tổ chức thông qua Tổ dân phố, tiến hành thu thập các loại Giấy chứng nhận đất ở, nhà ở, thẻ căn cước/CCCD của các chủ sử dụng đất ở, chủ sở hữu nhà ở chưa được xây dựng trong CSDL đất đai. 

Công chức địa chính phụ trách tổng hợp chung và thường xuyên phối hợp, giải quyết những khó khăn, vướng mắc của các Nhóm trong quá trình thu thập.

Phân loại và báo cáo kết quả phân loại Giấy chứng nhận, thẻ căn cước/CCCD để triển khai thực hiện công tác thu thập. Cách thực hiện phân loại và thu thập Giấy chứng nhận, thẻ căn cước/CCCD đối với các trường hợp cụ thể như sau:

(1) Trường hợp Chủ sử dụng đất cung cấp Giấy chứng nhận đất ở, nhà ở, thẻ căn cước/CCCD hoặc có bản photo Giấy chứng nhận, thẻ căn cước/CCCD đủ điều kiện thì thực hiện thu thập để nhập thông tin.

(2) Trường hợp mất Giấy chứng nhận hoặc Giấy chứng nhận đang thế chấp tại Ngân hàng, các tổ chức tín dụng: Tổ thu thập lập Danh sách báo cáo UBND cấp xã xác nhận và gửi về Sở Nông nghiệp và Môi trường (qua Văn phòng Đăng ký đất đai).

(3) Trường hợp Chủ sử dụng đất đang thực hiện thủ tục hành chính về đất đai: đề nghị Chủ sử dụng đất cung cấp Phiếu hẹn trả kết quả, Tổ thu thập lập Danh sách (theo mã hồ sơ) báo cáo UBND cấp xã xác nhận và gửi về Sở Nông nghiệp và Môi trường (qua Văn phòng Đăng ký đất đai).

(4) Trường hợp Chủ dụng đất đã chết: Tổ thu thập thu thập Giấy chứng nhận và thông tin Chủ quản lý, sử dụng đất hiện tại.

(5) Trường hợp vắng chủ: Tổ thu thập, liên hệ để thu thập thông tin, trường hợp không liên hệ được thì lập Danh sách báo cáo UBND cấp xã xác nhận và gửi về Sở Nông nghiệp và Môi trường (qua Văn phòng Đăng ký đất đai).

(6) Trường hợp Chủ sử dụng đất không phối hợp hoặc cố tình không cung cấp Giấy chứng nhận, thẻ căn cước/CCCD: Tổ thu thập tiếp tục tuyên truyền, vận động, giải thích về quy định pháp luật và lợi ích của việc cung cấp thông tin; Báo cáo UBND cấp xã để có phương án xử lý phù hợp. VPĐKĐĐ tổng hợp, báo cáo kết quả thu thập Giấy chứng nhận, thẻ căn cước/CCCD.

Bước 5: Số hóa, tạo lập CSDL đối với thửa đất ở, nhà ở đã được cấp Giấy chứng nhận nhưng chưa được xây dựng CSDL đất đai

- Quét (scan)/Chụp Giấy chứng nhận, thẻ căn cước/CCCD và xử lý theo quy định về dữ liệu đất đai phi cấu trúc; lưu trữ thành 1 file dưới định dạng tệp tin PDF (ở định dạng không chỉnh sửa được) tên file đặt theo số Serial của Giấy chứng nhận.

- Nhập thông tin vào Biểu mẫu số 1

Sau khi Giấy chứng nhận đất ở, nhà ở, thẻ căn cước/CCCD đã được thu thập, số hóa theo quy định. Tổ thu thập thực hiện nhập đầy đủ thông tin từ Giấy chứng nhận, thẻ căn cước/CCCD vào Biểu mẫu số 01 (phản ánh nhập đúng hiện trạng thông tin trên Giấy chứng nhận).

Cách nhập dữ liệu cụ thể cho các loại Giấy chứng nhận được nêu trong Mục 6 (Hướng dẫn nhập dữ liệu mẫu cho các loại Giấy chứng nhận).

Bước 6: Xác thực thông tin chủ sử dụng đất ở, nhà ở qua CSDL quốc gia về dân cư

Sở Nông nghiệp và Môi trường phối hợp với Công an tỉnh (PC06) để thực hiện đối khớp, xác thực thông tin, dữ liệu của Chủ sử dụng đất, Chủ sở hữu nhà ở trên CSDL hiện có với CSDL quốc gia về dân cư. Xác định số lượng Chủ sử dụng đất, Chủ sở hữu nhà ở đã được xác thực thông tin qua CSDL quốc gia về dân cư trên tổng số người đang sử dụng đất, sở hữu nhà ở.

Bước 7: Cập nhật kết quả vào CSDL đất đai của tỉnh

UBND cấp xã tổng hợp, báo cáo kết quả (theo Biểu mẫu số 1) và bàn giao dữ liệu Giấy chứng nhận, Căn cước công dân đã số hóa về Sở Nông nghiệp và Môi trường (qua Văn phòng Đăng ký đất đai) để kiểm tra, đối soát và tổng hợp. Thực hiện tổng hợp, rà soát và kiểm tra, xử lý thông tin, dữ liệu trước khi cập nhật lên phần mềm hệ thống thông tin đất đai hiện đang triển khai, sử dụng tại địa phương và kết nối, chia sẻ với CSDL quốc gia về đất đai. Xuất dữ liệu để thực hiện xác thực thông tin chủ sử dụng đất ở, nhà ở qua CSDL quốc gia về dân cư theo Biểu mẫu số 02.

Bước 8: Đồng bộ CSDL đất đai của tỉnh về Trung ương

Sở Nông nghiệp và Môi trường phối hợp với Cục Quản lý đất đai, đơn vị phát triển phần mềm sử dụng công cụ để thực hiện đồng bộ CSDL đất đai của địa phương vào CSDL quốc gia về đất đai tại Trung ương theo quy định Thực hiện tổng hợp, rà soát và kiểm tra thông tin, dữ liệu trên phần mềm;

Tổng hợp, báo cáo kết quả đồng bộ CSDL đất đai của địa phương vào CSDL quốc gia về đất đai tại Trung ương định kỳ. Thực hiện đồng bộ thông tin (21 trường thông tin) các thửa đất đã được cấp Giấy chứng nhận đất ở, nhà ở với CSDL quốc gia về dân cư, Trung tâm dữ liệu quốc gia.

Hướng dẫn trình tự thu thập thông tin sổ đỏ khi chưa có cơ sở dữ liệu đất đai được thực hiện ra sao? (Hình từ Internet)

Nguyên tắc chỉnh lý hồ sơ địa chính, cơ sở dữ liệu đất đai là gì?

Căn cứ Mục 1 Công văn 991/BNNMT-QLĐĐ năm 2025 quy định về nguyên tắc chỉnh lý hồ sơ địa chính, cơ sở dữ liệu đất đai như sau:

Về nguyên tắc chỉnh lý hồ sơ địa chính, cơ sở dữ liệu đất đai

- Việc chỉnh lý hồ sơ địa chính bao gồm Bản đồ địa chính, Sổ mục kê đất đai, Sổ địa chính và Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất, quyền sở hữu tài sản gắn liền với đất (sau đây gọi chung là Giấy chứng nhận) phải được thực hiện đồng thời với việc cập nhập, chỉnh lý cơ sở dữ liệu đất đai tại địa phương.

- Hồ sơ địa chính, cơ sở dữ liệu đất đai đang được quản lý, lưu trữ, vận hành thì tiếp tục được khai thác, quản lý, phục vụ cho việc cung cấp dịch vụ cho người dân, doanh nghiệp. Việc chỉnh lý hồ sơ địa chính, cơ sở dữ liệu đất đai do sắp xếp lại đơn vị hành chính phải được thực hiện đồng thời với việc giải quyết thủ tục hành chính về đất đai, tài sản gắn liền với đất, đảm bảo thông suốt, không gây ách tắc, cản trở cho người dân và doanh nghiệp.