Tài liệu kế toán bị cháy xử lý như thế nào?
Nội dung chính
Tài liệu kế toán gồm những giấy tờ gì?
Căn cứ khoản 18 Điều 3 Luật Kế toán 2015 quy định về tài liệu kế toán:
Giải thích từ ngữ
Trong Luật này, các từ ngữ dưới đây được hiểu như sau:
...
18. Tài liệu kế toán là chứng từ kế toán, sổ kế toán, báo cáo tài chính, báo cáo kế toán quản trị, báo cáo kiểm toán, báo cáo kiểm tra kế toán và tài liệu khác có liên quan đến kế toán.
Như vậy, tài liệu kế toán gồm những giấy tờ sau:
- Chứng từ kế toán;
- Sổ kế toán;
- Báo cáo tài chính;
- Báo cáo kế toán quản trị;
- Báo cáo kiểm toán;
- Báo cáo kiểm tra kế toán;
- Tài liệu khác có liên quan đến kế toán.
Tài liệu kế toán bị cháy xử lý như thế nào? (Hình từ Internet)
Tài liệu kế toán bị cháy xử lý như thế nào?
Căn cứ Điều 42 Luật Kế toán 2015 quy định trách nhiệm của đơn vị kế toán trong trường hợp tài liệu kế toán bị mất hoặc bị hủy hoại:
Trách nhiệm của đơn vị kế toán trong trường hợp tài liệu kế toán bị mất hoặc bị hủy hoại
Khi phát hiện tài liệu kế toán bị mất hoặc bị hủy hoại, đơn vị kế toán phải thực hiện ngay các công việc sau đây:
1. Kiểm tra, xác định và lập biên bản về số lượng, hiện trạng, nguyên nhân tài liệu kế toán bị mất hoặc bị hủy hoại; thông báo cho tổ chức, cá nhân có liên quan và cơ quan nhà nước có thẩm quyền;
2. Tổ chức phục hồi lại tài liệu kế toán bị hư hỏng;
3. Liên hệ với tổ chức, cá nhân có giao dịch tài liệu, số liệu kế toán để được sao chụp hoặc xác nhận lại tài liệu kế toán bị mất hoặc bị hủy hoại;
4. Đối với tài liệu kế toán có liên quan đến tài sản nhưng không thể phục hồi bằng các biện pháp quy định tại khoản 2 và khoản 3 Điều này thì phải kiểm kê tài sản để lập lại tài liệu kế toán bị mất hoặc bị hủy hoại.
Như vậy, trong trường hợp tài liệu kế toán bị cháy thì đơn vị kế toán xử lý như sau:
Bước 1: Đơn vị kế toán tiến hành kiểm tra, xác định và lập biên bản về số lượng, hiện trạng, nguyên nhân tài liệu kế toán bị cháy;
Bước 2: Đơn vị kế toán thông báo cho tổ chức, cá nhân có liên quan và cơ quan nhà nước có thẩm quyền;
Bước 3: Đơn vị kế toán tổ chức phục hồi lại tài liệu kế toán bị cháy.
Bước 4: Đơn vị kế toán liên hệ với tổ chức, cá nhân có giao dịch tài liệu, số liệu kế toán để được sao chụp hoặc xác nhận lại tài liệu kế toán bị cháy.
Lưu ý: Đối với tài liệu kế toán có liên quan đến tài sản nhưng không thể phục hồi thì phải kiểm kê tài sản để lập lại tài liệu kế toán bị cháy.
Ai là người chịu trách nhiệm tổ chức bảo quản lưu trữ tài liệu kế toán?
Căn cứ quy định Điều 41 Luật Kế toán 2015 quy định về bảo quản, lưu trữ tài liệu kế toán như sau:
Bảo quản, lưu trữ tài liệu kế toán
1. Tài liệu kế toán phải được đơn vị kế toán bảo quản đầy đủ, an toàn trong quá trình sử dụng và lưu trữ.
2. Trường hợp tài liệu kế toán bị tạm giữ, bị tịch thu thì phải có biên bản kèm theo bản sao chụp tài liệu kế toán đó; nếu tài liệu kế toán bị mất hoặc bị hủy hoại thì phải có biên bản kèm theo bản sao chụp tài liệu hoặc bản xác nhận.
3. Tài liệu kế toán phải đưa vào lưu trữ trong thời hạn 12 tháng, kể từ ngày kết thúc kỳ kế toán năm hoặc kết thúc công việc kế toán.
4. Người đại diện theo pháp luật của đơn vị kế toán chịu trách nhiệm tổ chức bảo quản, lưu trữ tài liệu kế toán.
5. Tài liệu kế toán phải được lưu trữ theo thời hạn sau đây:
a) Ít nhất là 05 năm đối với tài liệu kế toán dùng cho quản lý, điều hành của đơn vị kế toán, gồm cả chứng từ kế toán không sử dụng trực tiếp để ghi sổ kế toán và lập báo cáo tài chính;
b) Ít nhất là 10 năm đối với chứng từ kế toán sử dụng trực tiếp để ghi sổ kế toán và lập báo cáo tài chính, sổ kế toán và báo cáo tài chính năm, trừ trường hợp pháp luật có quy định khác;
c) Lưu trữ vĩnh viễn đối với tài liệu kế toán có tính sử liệu, có ý nghĩa quan trọng về kinh tế, an ninh, quốc phòng.
6. Chính phủ quy định cụ thể từng loại tài liệu kế toán phải lưu trữ, thời hạn lưu trữ, thời điểm tính thời hạn lưu trữ quy định tại khoản 5 Điều này, nơi lưu trữ và thủ tục tiêu hủy tài liệu kế toán lưu trữ.
Như vậy, người có trách nhiệm tổ chức bảo quản, lưu trữ tài liệu kế toán là người đại diện theo pháp luật của đơn vị kế toán.
Trân trọng!