|
ỦY BAN NHÂN
DÂN
TỈNH QUẢNG NGÃI
--------
|
CỘNG HÒA XÃ
HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
---------------
|
|
Số:
23/2012/QĐ-UBND
|
Quảng Ngãi,
ngày 07 tháng 8 năm 2012
|
QUYẾT ĐỊNH
BAN HÀNH QUY ĐỊNH CHỨC NĂNG, NHIỆM VỤ, QUYỀN
HẠN VÀ CƠ CẤU TỔ CHỨC CỦA CHI CỤC VĂN THƯ - LƯU TRỮ TỈNH QUẢNG NGÃI
ỦY BAN NHÂN DÂN TỈNH QUẢNG NGÃI
Căn cứ Luật Tổ chức HĐND và
UBND ngày 26/11/2003;
Căn cứ Thông tư số
02/2010/TT-BNV ngày 28/4/2010 của Bộ Nội vụ về hướng dẫn chức năng, nhiệm vụ,
quyền hạn và cơ cấu tổ chức của tổ chức văn thư, lưu trữ Bộ, cơ quan ngang Bộ,
cơ quan thuộc Chính phủ và Ủy ban nhân dân các cấp;
Căn cứ Quyết định số
15/2011/QĐ-UBND ngày 29/7/2011 của Chủ tịch Uỷ ban nhân dân tỉnh ban hành Quy định
chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Sở Nội vụ tỉnh Quảng Ngãi;
Theo đề nghị của Giám đốc Sở
Nội vụ tại Công văn số 804/SNV ngày 19/6/2012 và ý kiến thẩm định của Sở Tư
pháp tại Báo cáo số 70/BC-STP ngày 17/5/2012,
QUYẾT ĐỊNH:
Điều 1. Ban hành kèm theo Quyết định này Quy định chức
năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Chi cục Văn thư - Lưu trữ trực
thuộc Sở Nội vụ tỉnh Quảng Ngãi.
Điều 2. Giám đốc Sở Nội vụ chịu trách nhiệm triển
khai thực hiện Quyết định này.
Điều 3. Quyết định này có hiệu lực thi hành sau 10
ngày kể từ ngày ký.
Điều 4. Chánh Văn phòng Ủy
ban nhân dân tỉnh, Giám đốc Sở Nội vụ, Thủ trưởng các sở, ban, ngành có liên
quan; Chủ tịch UBND các huyện, thành phố; Chi cục trưởng Chi cục Văn thư - Lưu
trữ tỉnh Quảng Ngãi chịu trách nhiệm thi hành Quyết định này./.
|
|
TM. UỶ BAN
NHÂN DÂN
CHỦ TỊCH
Cao Khoa
|
QUY ĐỊNH
CHỨC NĂNG, NHIỆM VỤ, QUYỀN HẠN VÀ CƠ CẤU TỔ
CHỨC CỦA CHI CỤC VĂN THƯ - LƯU TRỮ TỈNH QUẢNG NGÃI
(Ban hành kèm theo Quyết định số 23/2012/QĐ-UBND ngày 07/8/2012 của Uỷ ban
nhân dân tỉnh Quảng Ngãi)
Chương I
VỊ TRÍ, CHỨC
NĂNG
Điều 1. Vị
trí
1. Chi cục Văn thư - Lưu trữ tỉnh
Quảng Ngãi (sau đây gọi tắt là Chi cục) là tổ chức trực thuộc Sở Nội vụ tỉnh Quảng
Ngãi, được thành lập theo Quyết định số 1719/QĐ-UBND ngày 30/11/2010 của Chủ tịch
UBND tỉnh Quảng Ngãi.
2. Chi cục chịu sự chỉ đạo, quản
lý về tổ chức, biên chế và hoạt động của Sở Nội vụ, đồng thời chịu sự hướng dẫn
về chuyên môn, nghiệp vụ của Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước trực thuộc Bộ Nội
vụ.
Điều 2.
Chức năng
1. Chi cục có chức năng giúp
Giám đốc Sở Nội vụ tham mưu cho UBND tỉnh quản lý nhà nước về văn thư, lưu trữ
của tỉnh và trực tiếp quản lý tài liệu lưu trữ lịch sử của tỉnh; thực hiện dịch
vụ công về lưu trữ theo quy định của pháp luật.
2. Chi cục là tổ chức có tư
cách pháp nhân, có con dấu và được mở tài khoản để hoạt động theo quy định của
pháp luật; kinh phí hoạt động do ngân sách Nhà nước cấp và được tạo nguồn thu từ
thực hiện các dịch vụ công về lưu trữ để đảm bảo một phần chi phí hoạt động theo
quy định hiện hành của Nhà nước.
Chương II
NHIỆM VỤ VÀ
QUYỀN HẠN
Điều 3.
Nhiệm vụ quản lý nhà nước về văn thư, lưu trữ
Chi cục giúp Giám đốc Sở Nội vụ
thực hiện các nhiệm vụ sau:
1. Trình cấp có thẩm quyền ban
hành quy hoạch, kế hoạch dài hạn, hàng năm, các chương trình, đề án, dự án và tổ
chức thực hiện các chế độ, quy định về văn thư, lưu trữ;
2. Hướng dẫn, kiểm tra việc thực
hiện các chế độ, quy định về văn thư, lưu trữ;
3. Thẩm định, trình cấp có thẩm
quyền phê duyệt “Danh mục nguồn và thành phần tài liệu thuộc diện nộp vào Lưu
trữ lịch sử của tỉnh”;
4. Thẩm định, trình cấp có thẩm
quyền phê duyệt “Danh mục tài liệu hết giá trị” của Lưu trữ lịch sử của tỉnh;
5. Thẩm định, trình cấp có thẩm
quyền phê duyệt “Danh mục tài liệu hết giá trị” bảo quản tại cơ quan, tổ chức
thuộc nguồn nộp lưu vào Lưu trữ lịch sử của tỉnh;
6. Nghiên cứu, ứng dụng khoa học
và công nghệ vào công tác văn thư, lưu trữ;
7. Tổ chức tập huấn, bồi dưỡng
nghiệp vụ văn thư, lưu trữ cho các cơ quan, tổ chức trên địa bàn tỉnh theo quy
định của pháp luật và phân cấp của UBND tỉnh;
8. Giải quyết khiếu nại, tố cáo
và xử lý vi phạm pháp luật về văn thư, lưu trữ theo thẩm quyền, đúng quy định của
pháp luật;
9. Thực hiện báo cáo, thống kê
về văn thư, lưu trữ theo quy định;
10. Sơ kết, tổng kết công tác
văn thư, lưu trữ;
11. Thực hiện công tác thi đua,
khen thưởng về văn thư, lưu trữ.
Điều 4.
Nhiệm vụ Lưu trữ lịch sử của tỉnh
Chi cục giúp Giám đốc Sở Nội vụ
thực hiện các nhiệm vụ sau:
1. Hướng dẫn các cơ quan, tổ chức
thuộc nguồn nộp lưu chuẩn bị hồ sơ, tài liệu đến hạn nộp lưu;
2. Thu thập hồ sơ, tài liệu đến
hạn nộp lưu vào Lưu trữ lịch sử của tỉnh;
3. Phân loại, chỉnh lý, xác định
giá trị, thống kê, sắp xếp hồ sơ, tài liệu;
4. Bảo vệ, bảo quản, thống kê
tài liệu lưu trữ;
5. Tu bổ, phục chế và bảo hiểm
tài liệu lưu trữ;
6. Xây dựng công cụ tra cứu và
tổ chức phục vụ khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ.
Điều 5. Các
nhiệm vụ khác
Các nhiệm vụ khác của Chi cục
như sau:
1. Thực hiện một số dịch vụ
công về lưu trữ (chỉnh lý tài liệu, số hóa tài liệu, tư vấn và hướng dẫn nghiệp
vụ, cung cấp thiết bị chuyên ngành và các dịch vụ khác về lưu trữ).
2. Thực hiện chế độ thông tin,
báo cáo định kỳ và đột xuất về tình hình thực hiện nhiệm vụ được giao theo quy
định với Sở Nội vụ, UBND tỉnh và Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước trực thuộc Bộ
Nội vụ.
3. Quản lý tổ chức, biên chế,
thực hiện chế độ tiền lương và các chế độ đãi ngộ, khen thưởng, kỷ luật, đào tạo
và bồi dưỡng về chuyên môn, nghiệp vụ đối với công chức, viên chức thuộc thẩm
quyền quản lý theo phân cấp.
4. Quản lý tài chính, tài sản của
Chi cục theo đúng quy định của Nhà nước, phân cấp của UBND tỉnh và quy định của
Sở Nội vụ.
5. Thực hiện các nhiệm vụ khác
do Giám đốc Sở Nội vụ quy định.
Chương
III
TỔ CHỨC BỘ
MÁY, BIÊN CHẾ
Điều 6.
Lãnh đạo Chi cục
1. Chi cục làm việc theo chế độ
thủ trưởng, có Chi cục trưởng và không quá 02 Phó Chi cục trưởng.
2. Chi cục trưởng chịu trách
nhiệm trước Giám đốc Sở Nội vụ và trước pháp luật về toàn bộ hoạt động của Chi
cục.
3. Phó Chi cục trưởng là người
giúp Chi cục trưởng, được Chi cục trưởng phân công phụ trách một số lĩnh vực
công tác, chịu trách nhiệm cá nhân về việc thực hiện nhiệm vụ được giao và cùng
Chi cục trưởng chịu trách nhiệm trước cấp trên và trước pháp luật về lĩnh vực
công tác được phân công hoặc ủy quyền.
4. Việc bổ nhiệm, miễn nhiệm,
cách chức Chi cục trưởng, Phó Chi cục trưởng thực hiện theo đúng quy định của Đảng
về công tác cán bộ và phân cấp quản lý cán bộ, công chức, viên chức của UBND tỉnh.
Điều 7. Cơ cấu
tổ chức của Chi cục
1) Các phòng chuyên môn thuộc
Chi cục
- Phòng Hành chính - Tổng hợp;
- Phòng Quản lý Văn thư - Lưu
trữ;
2) Tổ chức sự nghiệp trực thuộc
Chi cục:
- Kho Lưu trữ chuyên dụng tỉnh
Quảng Ngãi.
Việc thành lập Kho Lưu trữ
chuyên dụng tỉnh trực thuộc Chi cục do Giám đốc Sở Nội vụ trình Chủ tịch UBND tỉnh
quyết định theo đúng quy định của Nhà nước.
3) Chi cục trưởng xây dựng
trình Giám đốc Sở Nội vụ ban hành chức năng, nhiệm vụ của các phòng chuyên môn,
Quy chế Tổ chức và hoạt động của Kho lưu trữ chuyên dụng tỉnh và quy định cụ thể
số lượng công chức, viên chức từng phòng chuyên môn và Kho Lưu trữ chuyên dụng
tỉnh.
Điều 8.
Biên chế của Chi cục
Biên chế của Chi cục gồm biên
chế công chức hành chính, biên chế sự nghiệp do Chủ tịch UBND giao trong tổng
biên chế của Sở Nội vụ trên cơ sở biên chế công chức hành chính và biên chế sự
nghiệp của tỉnh được cấp có thẩm quyền phê duyệt.
Ngoài ra tuỳ thuộc vào nhu cầu
khối lượng công việc và khả năng tài chính của Kho Lưu trữ chuyên dụng tỉnh, Sở
Nội vụ cho phép Chi cục hợp đồng một số lao động đúng quy định của pháp luật và
phân cấp quản lý để thực hiện các dịch vụ công về lưu trữ, đảm bảo hoàn thành
nhiệm vụ được giao.
Chương IV
MỐI QUAN HỆ
CÔNG TÁC
Điều 9. Mối
quan hệ công tác với các cơ quan, tổ chức
1. Chi cục có mối quan hệ phối
hợp trực tiếp với các phòng chuyên môn, cơ quan, đơn vị trực thuộc Sở Nội vụ và
các cơ quan, đơn vị, chính quyền địa phương nhằm thực hiện tốt nhiệm vụ được
giao. Hướng dẫn về chuyên môn, nghiệp vụ cho công chức, viên chức làm công tác
quản lý nhà nước về văn thư lưu trữ thuộc các sở, ban, ngành và Phòng Nội vụ cấp
huyện giải quyết những vấn đề cụ thể về công tác văn thư, lưu trữ theo đúng quy
định của Nhà nước.
2. Trong quá trình thực hiện
nhiệm vụ có liên quan đến các sở, ban, ngành, UBND các huyện, thành phố, các cơ
quan, đơn vị, Chi cục chủ động chủ trì, phối hợp để giải quyết và tổ chức triển
khai thực hiện; nếu có vấn đề khó khăn, vướng mắc, Chi cục có trách nhiệm báo
cáo Giám đốc Sở Nội vụ để giải quyết theo thẩm quyền; đối với trường hợp vượt
quá thẩm quyền, Giám đốc Sở Nội vụ báo cáo Chủ tịch UBND tỉnh xem xét quyết định.
3. Chi cục chịu sự kiểm tra,
thanh tra của các cơ quan nhà nước có thẩm quyền trong việc thực hiện đường lối,
chủ trương, chính sách của Đảng, pháp luật của Nhà nước trên tất cả các lĩnh vực
hoạt động của Chi cục được giao.
Điều 10. Mối
quan hệ về dịch vụ công
Chi cục được thực hiện các quan
hệ giao dịch, hợp đồng với các tổ chức, cá nhân có liên quan để thực hiện nhiệm
vụ được giao theo quy định của pháp luật.
Chương V
TỔ CHỨC THỰC
HIỆN
Điều 11. Tổ
chức thực hiện
Giám đốc Sở Nội vụ, Chi cục trưởng
Chi cục Văn thư - Lưu trữ tỉnh có trách nhiệm tổ chức triển khai thực hiện Quy
định này.
Điều 12. Sửa
đổi, bổ sung
Trong quá trình thực hiện, nếu
có phát sinh, vướng mắc, Sở Nội vụ có trách nhiệm tổng hợp tham mưu, đề xuất và
trình UBND tỉnh xem xét, sửa đổi, bổ sung cho phù hợp./.