Quyết định 1217/QĐ-CTUBND năm 2011 quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Chi cục Văn thư Lưu trữ trực thuộc Sở Nội vụ do tỉnh Bình Định ban hành

QUYẾT ĐỊNH

VỀ VIỆC BAN HÀNH QUY ĐỊNH CHỨC NĂNG, NHIỆM VỤ, QUYỀN HẠN VÀ CƠ CẤU TỔ CHỨC CỦA CHI CỤC VĂN THƯ - LƯU TRỮ TRỰC THUỘC SỞ NỘI VỤ

CHỦ TỊCH ỦY BAN NHÂN DÂN TỈNH

Căn cứ Luật Tổ chức HĐND và UBND ngày 26/11/2003;

Căn cứ Thông tư số 02/2010/TT-BNV ngày 28/4/2010 của Bộ Nội vụ Hướng dẫn chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và tổ chức của tổ chức Văn thư, Lưu trữ Bộ, cơ quan ngang Bộ, cơ quan thuộc Chính phủ và Ủy ban nhân dân các cấp;

Căn cứ Quyết định số 619/QĐ-CTUBND ngày 25/3/2011 của Chủ tịch UBND tỉnh Bình Định về việc thành lập Chi cục Văn thư - Lưu trữ trực thuộc Sở Nội vụ;

Xét đề nghị của Giám đốc Sở Nội vụ tại Văn bản số 1044/SNV-TCBC ngày 27/5/2011,

QUYẾT ĐỊNH:

Điều 1. Ban hành kèm theo Quyết định này Quy định chức năng, nhiệm vụ quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Chi cục Văn thư - Lưu trữ trực thuộc Sở Nội vụ.

Điều 2. Quyết định này có hiệu lực thi hành kể từ ngày ký.

Điều 3. Chánh Văn phòng UBND tỉnh, Giám đốc Sở Nội vụ, Thủ trưởng các cơ quan đơn vị có liên quan, Chủ tịch UBND các huyện, thành phố và Chi cục trưởng Chi cục Văn thư - Lưu trữ căn cứ Quyết định thi hành./.

QUY ĐỊNH

CHỨC NĂNG, NHIỆM VỤ, QUYỀN HẠN VÀ CƠ CẤU TỔ CHỨC CỦA CHI CỤC VĂN THƯ – LƯU TRỮ TRỰC THUỘC SỞ NỘI VỤ
(Ban hành kèm theo Quyết định số 1217/QĐ-CTUBND ngày 02/6/2011 của Chủ tịch UBND tỉnh)

Chương I

VỊ TRÍ, CHỨC NĂNG, NHIỆM VỤ VÀ QUYỀN HẠN

Điều 1. Vị trí, chức năng

Chi cục Văn thư - Lưu trữ (gọi tắt là Chi cục) là tổ chức trực thuộc Sở Nội vụ có chức năng giúp Giám đốc Sở Nội vụ tham mưu cho UBND tỉnh quản lý nhà nước về văn thư, lưu trữ của tỉnh và trực tiếp quản lý tài liệu lưu trữ lịch sử của tỉnh theo quy định của pháp luật.

Chi cục chịu sự chỉ đạo, quản lý về tổ chức, biên chế và hoạt động của Sở Nội vụ, đồng thời chịu sự hướng dẫn về chuyên môn, nghiệp vụ của Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước thuộc Bộ Nội vụ.

Chi cục là tổ chức có tư cách pháp nhân, có con dấu, tài khoản riêng, có trụ sở, kinh phí hoạt động do ngân sách nhà nước cấp theo quy định của pháp luật.

Điều 2. Nhiệm vụ và quyền hạn

1. Giúp Giám đốc Sở Nội vụ thực hiện các nhiệm vụ sau:

a. Trình cấp có thẩm quyền ban hành quy hoạch, kế hoạch dài hạn, hàng năm, các chương trình, đề án, dự án và tổ chức thực hiện chế độ, quy định về văn thư lưu trữ;

b. Hướng dẫn, kiểm tra việc thực hiện các chế độ, quy định về văn thư, lưu trữ;

c. Thẩm định, trình cấp có thẩm quyền phê duyệt “Danh mục nguồn và thành phần tài liệu thuộc diện nộp lưu vào Lưu trữ lịch sử của tỉnh”;

d. Thẩm định, trình cấp có thẩm quyền phê duyệt "Danh mục tài liệu hết giá trị" của Lưu trữ lịch sử tỉnh;

b. Hướng dẫn, kiểm tra việc thực hiện các chế độ, quy định về văn thư, lưu trữ;

c. Thẩm định, trình cấp có thẩm quyền phê duyệt “Danh mục nguồn và thành phần tài liệu thuộc diện nộp lưu vào Lưu trữ lịch sử của tỉnh”;

d. Thẩm định, trình cấp có thẩm quyền phê duyệt "Danh mục tài liệu hết giá trị" của Lưu trữ lịch sử tỉnh;

đ. Thẩm định, trình cấp có thẩm quyền phê duyệt "Danh mục tài liệu hết giá trị" bảo quản tại cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu vào Lưu trữ lịch sử tỉnh;

e. Nghiên cứu, ứng dụng khoa học và công nghệ vào công tác văn thư, lưu trữ;

g. Tổ chức tập huấn, bồi dưỡng nghiệp vụ văn thư, lưu trữ;

h. Phối hợp với Thanh tra Sở Nội vụ giải quyết khiếu nại, tố cáo và xử lý vi phạm pháp luật về văn thư, lưu trữ;

i. Thực hiện báo cáo, thống kê về công tác văn thư, lưu trữ;

k. Sơ kết, tổng kết công tác văn thư, lưu trữ;

l. Thực hiện công tác thi đua, khen thưởng về văn thư, lưu trữ.

2. Giúp Giám đốc Sở Nội vụ thực hiện nhiệm vụ của Lưu trữ lịch sử tỉnh

a. Hướng dẫn các cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu chuẩn bị hồ sơ, tài liệu đến hạn nộp lưu;

b. Thu thập hồ sơ, tài liệu đến hạn nộp lưu vào Lưu trữ lịch sử của tỉnh; c. Phân loại, chỉnh lý, xác định giá trị, thống kê, sắp xếp hồ sơ, tài liệu; d. Bảo vệ, bảo quản, thống kê tài liệu lưu trữ,

đ. Tu bổ, phục chế và bảo hiểm tài liệu lưu trữ;

e. Xây dựng công cụ tra cứu và tổ chức phục vụ khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ;

g. Thực hiện một số dịch vụ công về lưu trữ.

3. Quản lý tài chính, tài sản và thực hiện các nhiệm vụ khác do Giám đốc Sở Nội vụ quy định.

Chương II

CƠ CẤU TỔ CHỨC, BIÊN CHẾ

Điều 3. Tổ chức bộ máy của Chi cục

1. Lãnh đạo Chi cục gồm: Chi cục trưởng và không quá 02 Phó Chi cục trưởng.

Chi cục trưởng là người đứng đầu Chi cục, chịu trách nhiệm trước Giám đốc Sở Nội vụ và trước pháp luật về toàn bộ hoạt động của Chi cục và việc thực hiện các nhiệm vụ, quyền hạn được giao; trực tiếp phụ trách quản lý nhà nước về văn thư lưu trữ.

Phó Chi cục trưởng giúp Chi cục trưởng phụ trách một hoặc một số lĩnh vực công tác theo sự phân công của Chi cục trưởng, được thay mặt Chi cục trưởng giải quyết công việc thuộc trách nhiệm và thẩm quyền của Chi cục trưởng khi được Chi cục trưởng ủy quyền, chịu trách nhiệm trước Chỉ cục trưởng và trước pháp luật về các lĩnh vực công tác được phân công hoặc ủy quyền.

Việc bổ nhiệm, miễn nhiệm, kỷ luật, cách chức Chi cục trưởng, các Phó Chi cục trưởng thực hiện theo quy trình quy định của Đảng và Nhà nước về công tác cán bộ và phân cấp quản lý cán bộ của UBND tỉnh.

2. Các phòng chuyên môn nghiệp vụ

- Phòng Hành chính - Tổng hợp;

- Phòng Quản lý Văn thư - Lưu trữ;

- Kho Lưu trữ chuyên dụng.

Chi cục trưởng quyết định thành lập và quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và mối quan hệ công tác của các phòng chuyên môn, kho lưu trữ chuyên dụng trên cơ sở Đề án được Giám đốc Sở Nội vụ phê duyệt.

Tuỳ theo yêu cầu nhiệm vụ, khối lượng công việc ở mỗi thời kỳ, Chi cục trưởng có thể xem xét, kiện toàn, tổ chức lại các phòng chuyên môn sau khi được sự đồng ý của Giám đốc Sở Nội vụ.

Điều 4. Biên chế của Chi cục

1. Biên chế của Chi cục gồm biên chế hành chính và biên chế sự nghiệp nằm trong tổng biên chế hành chính, sự nghiệp của Sở Nội vụ được UBND tỉnh giao hàng năm theo yêu cầu nhiệm vụ và khối lượng công việc.

Chi cục trưởng được phép hợp đồng thêm lao động ngoài biên chế được giao để thực hiện một số dịch vụ công về công tác lưu trữ theo quy định của pháp luật.

2. Việc quản lý, sử dụng biên chế hành chính, sự nghiệp của Chi cục thực hiện theo đúng quy định của Nhà nước và theo phân cấp của tỉnh.

Chương III

MỐI QUAN HỆ CÔNG TÁC

Điều 5. Đối với Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước

Chi cục chịu sự hướng dẫn và kiểm tra về chuyên môn nghiệp vụ của Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước; thực hiện chế độ báo cáo định kỳ và đột xuất về công tác văn thư lưu trữ ở địa phương theo yêu cầu của Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước và quy định hiện hành của pháp luật về chế độ báo cáo.

Điều 6. Đối với Sở Nội vụ

1. Chi cục chịu sự quản lý, chỉ đạo trực tiếp và toàn diện của Giám đốc Sở Nội vụ; Chi cục trưởng có trách nhiệm báo cáo với Giám đốc Sở Nội vụ về chương trình, kế hoạch hoạt động và kết quả thực hiện nhiệm vụ được giao.

2. Đối với các phòng chuyên môn, nghiệp vụ và các đơn vị trực thuộc Sở Nội vụ, Chi cục có mối quan hệ phối hợp công tác theo chức năng, nhiệm vụ được giao và theo quy chế làm việc của Sở Nội vụ.

Điều 7. Đối với các sở, ban, ngành; các cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu của tỉnh và UBND các huyện, thành phố

Chi cục thực hiện chức năng hướng dẫn, kiểm tra theo quy định của pháp luật về chuyên môn, nghiệp vụ văn thư, lưu trữ và quản lý tài liệu lưu trữ hiện hành, lưu trữ lịch sử; theo dõi, đôn đốc, kiểm tra việc giao nộp tài liệu vào lưu trữ lịch sử tỉnh.

Điều 8. Đối với các Chi cục Văn thư - Lưu trữ của các tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương; các Trung tâm Lưu trữ quốc gia.

Chi cục có mối quan hệ trao đổi kinh nghiệm, nghiệp vụ chuyên môn; tham gia các Hội thảo khoa học văn thư, lưu trữ để nghiên cứu, tổng kết rút kinh nghiệm, từng bước ứng dụng tiến bộ khoa học, công nghệ góp phần đưa công tác văn thư lưu trữ của tỉnh ngày càng phát triển.

Chương IV

ĐIỀU KHOẢN THI HÀNH

Điều 9. Trách nhiệm thi hành

1. Mọi hoạt động của Chi cục thuộc Sở Nội vụ phải tuân theo Quy định này và các quy định khác của Nhà nước liên quan đến hoạt động của Chi cục.

2. Giám đốc Sở Nội vụ có trách nhiệm chỉ đạo, hướng dẫn, kiểm tra Chi cục Văn thư - Lưu trữ trong việc thực hiện các điều khoản của Quy định này.

Điều 10. Sửa đổi, bổ sung quy định

Trong quá trình thực hiện, nếu có vướng mắc hoặc phát sinh, Chi cục trưởng Chi cục có trách nhiệm báo cáo, đề xuất Giám đốc Sở Nội vụ trình Chủ tịch UBND tỉnh xem xét, sửa đổi, bổ sung cho phù hợp./.