Hồ sơ phục vụ quản lý, sử dụng công trình xây dựng do ai lưu trữ?

Nội dung chính

Hồ sơ phục vụ quản lý, sử dụng công trình xây dựng do ai lưu trữ?

Căn cứ khoản 1 Điều 42 Luật Xây dựng 2025 quy định như sau:

Điều 42. Lưu trữ hồ sơ công trình xây dựng

1. Chủ đầu tư có trách nhiệm lưu trữ hồ sơ thẩm định, các văn bản được cơ quan có thẩm quyền gửi đến và hồ sơ hoàn thành công trình xây dựng. Nhà thầu tham gia hoạt động xây dựng có trách nhiệm lưu trữ hồ sơ công việc do mình thực hiện.

2. Hồ sơ phục vụ quản lý, sử dụng công trình xây dựng do chủ quản lý, sử dụng công trình lưu trữ trong thời gian tối thiểu bằng thời hạn sử dụng công trình theo quy định của pháp luật.

3. Việc lập, lưu trữ hồ sơ công trình xây dựng thực hiện theo quy định của pháp luật về lưu trữ.

Như vậy, hồ sơ phục vụ quản lý, sử dụng công trình xây dựng do chủ quản lý, sử dụng công trình có trách nhiệm lưu trữ;

Thời gian lưu trữ tối thiểu bằng thời hạn sử dụng của công trình theo quy định pháp luật.

Luật Xây dựng 2025 có hiệu lực từ ngày 01/7/2026, khoản 2, khoản 3 Điều 43, Điều 71 và các khoản 3, 4, 5 Điều 95 Luật Xây dựng 2025 có hiệu lực thi hành từ ngày 01/01/2026.

Hồ sơ phục vụ quản lý, sử dụng công trình xây dựng do ai lưu trữ? (Hình từ Internet)

Lập và lưu trữ hồ sơ hoàn thành công trình xây dựng ra sao?

Căn cứ Điều 26 Nghị định 06/2021/NĐ-CP quy định về việc lập và lưu trữ hồ sơ hoàn thành công trình xây dựng như sau:

- Chủ đầu tư phải tổ chức lập hồ sơ hoàn thành công trình xây dựng theo quy định tại Phụ lục VIb Nghị định 06/2021/NĐ-CP trước khi đưa hạng mục công trình hoặc công trình vào khai thác, vận hành.

- Hồ sơ hoàn thành công trình xây dựng được lập một lần chung cho toàn bộ dự án đầu tư xây dựng công trình nếu các công trình (hạng mục công trình) thuộc dự án được đưa vào khai thác, sử dụng cùng một thời điểm.

Trường hợp các công trình (hạng mục công trình) của dự án được đưa vào khai thác, sử dụng ở thời điểm khác nhau thì có thể lập hồ sơ hoàn thành công trình cho riêng từng công trình (hạng mục công trình) này.

- Chủ đầu tư tổ chức lập và lưu trữ một bộ hồ sơ hoàn thành công trình xây dựng; các chủ thể tham gia hoạt động đầu tư xây dựng công trình lưu trữ các hồ sơ liên quan đến phần việc do mình thực hiện.

Trường hợp không có bản gốc thì được thay thế bằng bản chính hoặc bản sao hợp pháp. Riêng công trình nhà ở và công trình di tích, việc lưu trữ hồ sơ còn phải tuân thủ theo quy định của pháp luật về nhà ở và pháp luật về di sản văn hóa.

- Thời gian lưu trữ hồ sơ tối thiểu là 10 năm đối với công trình thuộc dự án nhóm A, 07 năm đối với công trình thuộc dự án nhóm B và 05 năm đối với công trình thuộc dự án nhóm C kể từ khi đưa hạng mục công trình, công trình xây dựng vào sử dụng.

- Hồ sơ nộp Lưu trữ lịch sử của công trình thực hiện theo quy định của pháp luật về lưu trữ.

Không lưu trữ hồ sơ hoàn thành công trình xây dựng có thể bị phạt vi phạm hành chính đúng không?

Căn cứ điểm b khoản 1 Điều 21 Nghị định 16/2022/NĐ-CP quy định như sau:

Điều 21. Vi phạm quy định về quản lý, lưu trữ hồ sơ

1. Phạt tiền từ 20.000.000 đồng đến 40.000.000 đồng đối với một trong các hành vi sau đây:

a) Không lưu trữ hoặc lưu trữ không đầy đủ hồ sơ đồ án quy hoạch xây dựng theo quy định;

b) Không lưu trữ hồ sơ hoàn thành công trình xây dựng hoặc lưu trữ không đầy đủ danh mục tài liệu theo quy định.

2. Biện pháp khắc phục hậu quả: buộc thực hiện việc lưu trữ hoặc bổ sung đầy đủ danh mục tài liệu lưu trữ với hành vi quy định tại khoản 1 Điều này.

Như vậy, đối với hành vi không lưu trữ hồ sơ hoàn thành công trình xây dựng có thể bị phạt tiền từ 20 triệu đến 40 triệu đồng. Bên cạnh đó, buộc lưu trữ hồ sơ hoàn thành công trình xây dựng theo quy định.

Căn cứ khoản 3 Điều 4 Nghị định 16/2022/NĐ-CP quy định như sau:

Điều 4. Hình thức xử phạt, mức phạt tiền tối đa, biện pháp khắc phục hậu quả và thẩm quyền xử phạt

1. Hình thức xử phạt chính:

a) Cảnh cáo;

b) Phạt tiền;

2. Hình thức xử phạt bổ sung:

a) Tước quyền sử dụng giấy phép, chứng chỉ năng lực, chứng chỉ hành nghề hoặc đình chỉ hoạt động có thời hạn từ 03 tháng đến 24 tháng;

b) Tịch thu tang vật, phương tiện vi phạm hành chính.

3. Trong Nghị định này, mức phạt tiền tối đa được quy định như sau:

a) Trong hoạt động xây dựng, kinh doanh bất động sản là 1.000.000.000 đồng;

b) Trong hoạt động sản xuất vật liệu xây dựng, quản lý công trình hạ tầng kỹ thuật, quản lý, phát triển nhà là 300.000.000 đồng;

c) Mức phạt tiền quy định tại Nghị định này là mức phạt áp dụng đối với tổ chức (trừ mức phạt quy định tại điểm a, điểm b, điểm c khoản 1 Điều 24; điểm a, điểm b, điểm c khoản 1 Điều 59, điểm a khoản 3 Điều 64, Điều 65, khoản 1 (trừ điểm e) Điều 70 Nghị định này là mức phạt đối với cá nhân). Đối với cùng một hành vi vi phạm hành chính thì mức phạt tiền đối với cá nhân bằng 1/2 mức phạt tiền đối với tổ chức.

[...]

Theo đó, mức phạt tiền quy định trên áp dụng đối với tổ chức. Mức phạt tiền đối với cá nhân bằng 1/2 lần mức phạt tiền đối với tổ chức có cùng một hành vi vi phạm hành chính.