Quyết định 910/QĐ-UBND năm 2018 về Quy chế quản lý, vận hành thực hiện ứng dụng hệ thống thông tin Quản lý văn bản chỉ đạo, điều hành của Ủy ban nhân dân tỉnh Vĩnh Long
| Số hiệu | 910/QĐ-UBND |
| Ngày ban hành | 14/05/2018 |
| Ngày có hiệu lực | 14/05/2018 |
| Loại văn bản | Quyết định |
| Cơ quan ban hành | Tỉnh Vĩnh Long |
| Người ký | Lữ Quang Ngời |
| Lĩnh vực | Công nghệ thông tin,Bộ máy hành chính |
|
ỦY BAN NHÂN DÂN |
CỘNG HÒA XÃ HỘI
CHỦ NGHĨA VIỆT NAM |
|
Số: 910/QĐ-UBND |
Vĩnh Long, ngày 14 tháng 5 năm 2018 |
CHỦ TỊCH ỦY BAN NHÂN DÂN TỈNH VĨNH LONG
Căn cứ Luật Tổ chức Chính quyền địa phương ngày 19/6/2015;
Căn cứ Luật Công nghệ thông tin ngày 29/6/2006;
Căn cứ Nghị định số 64/2007/NĐ-CP ngày 10/4/2007 của Chính phủ về ứng dụng công nghệ thông tin trong hoạt động của cơ quan nhà nước;
Căn cứ Nghị định số 24/2014/NĐ-CP, ngày 04/4/2014 của Chính phủ quy định tổ chức các cơ quan chuyên môn thuộc Ủy ban nhân dân tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương;
Căn cứ Nghị định số 92/2017/NĐ-CP, ngày 07/8/2017 của Chính phủ sửa đổi, bổ sung một số điều của các nghị định có liên quan đến công tác kiểm soát thủ tục hành chính;
Căn cứ Nghị quyết số 36a/NQ-CP ngày 14/10/2015 của Chính phủ về Chính phủ điện tử;
Căn cứ Quyết định số 3077/QĐ-UBND ngày 22/12/2016 của Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh Vĩnh Long về việc vận hành chính thức hệ thống thông tin Quản lý văn bản chỉ đạo điều hành của Ủy ban nhân dân tỉnh Vĩnh Long ;
Xét đề nghị của Chánh Văn phòng UBND tỉnh Vĩnh Long tại Tờ trình số 212/TTr-VPUBND ngày 09/4/2018,
QUYẾT ĐỊNH:
Điều 1. Ban hành kèm theo Quyết định này Quy chế quản lý, vận hành thực hiện ứng dụng hệ thống thông tin Quản lý văn bản chỉ đạo, điều hành của UBND tỉnh Vĩnh Long.
Điêu 2. Chánh Văn phòng Ủy ban nhân dân tỉnh; Thủ trưởng các sở,Ủy ban, ngành tỉnh; Chủ tịch Ủy ban nhân dân các huyện, thị xã, thành phố và các tổ chức, cá nhân có liên quan chịu trách nhiệm thi hành Quyết định này.
Quyết định này có hiệu lực kể từ ngày ký./.
|
|
KT. CHỦ TỊCH |
QUẢN LÝ, VẬN HÀNH THỰC HIỆN ỨNG DỤNG HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN
LÝ VĂN BẢN CHỈ ĐẠO ĐIỀU HÀNH CỦA UBND TỈNH VĨNH LONG
(Ban hành kèm theo Quyết định số 910/QĐ-UBND, ngày 14/5/2018 của Chủ tịch
UBND Vĩnh Long)
Điều 1. Phạm vi điều chỉnh và đối tượng áp dụng
1. Quy chế này quy định về quản lý, vận hành và sử dụng hệ thống thông tin Quản lý văn bản chỉ đạo điều hành của UBND tỉnh (sau đây gọi tắt là phần mềm Quản lý văn bản).
2. Quy chế này được áp dụng đối với tất cả các cá nhân, đơn vị, tổ chức tham gia quản lý, khai thác và sử dụng phần mềm Quản lý văn bản.
Trong Quy chế này, các từ ngữ dưới đây được hiểu như sau:
1. Cơ sở hạ tầng thông tin: Là hệ thống trang thiết bị phục vụ cho việc sản xuất, truyền đưa, thu thập, xử lý, lưu trữ và trao đổi thông tin số, bao gồm mạng viễn thông, mạng Internet, mạng máy tính và cơ sở dữ liệu.
|
ỦY BAN NHÂN DÂN |
CỘNG HÒA XÃ HỘI
CHỦ NGHĨA VIỆT NAM |
|
Số: 910/QĐ-UBND |
Vĩnh Long, ngày 14 tháng 5 năm 2018 |
CHỦ TỊCH ỦY BAN NHÂN DÂN TỈNH VĨNH LONG
Căn cứ Luật Tổ chức Chính quyền địa phương ngày 19/6/2015;
Căn cứ Luật Công nghệ thông tin ngày 29/6/2006;
Căn cứ Nghị định số 64/2007/NĐ-CP ngày 10/4/2007 của Chính phủ về ứng dụng công nghệ thông tin trong hoạt động của cơ quan nhà nước;
Căn cứ Nghị định số 24/2014/NĐ-CP, ngày 04/4/2014 của Chính phủ quy định tổ chức các cơ quan chuyên môn thuộc Ủy ban nhân dân tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương;
Căn cứ Nghị định số 92/2017/NĐ-CP, ngày 07/8/2017 của Chính phủ sửa đổi, bổ sung một số điều của các nghị định có liên quan đến công tác kiểm soát thủ tục hành chính;
Căn cứ Nghị quyết số 36a/NQ-CP ngày 14/10/2015 của Chính phủ về Chính phủ điện tử;
Căn cứ Quyết định số 3077/QĐ-UBND ngày 22/12/2016 của Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh Vĩnh Long về việc vận hành chính thức hệ thống thông tin Quản lý văn bản chỉ đạo điều hành của Ủy ban nhân dân tỉnh Vĩnh Long ;
Xét đề nghị của Chánh Văn phòng UBND tỉnh Vĩnh Long tại Tờ trình số 212/TTr-VPUBND ngày 09/4/2018,
QUYẾT ĐỊNH:
Điều 1. Ban hành kèm theo Quyết định này Quy chế quản lý, vận hành thực hiện ứng dụng hệ thống thông tin Quản lý văn bản chỉ đạo, điều hành của UBND tỉnh Vĩnh Long.
Điêu 2. Chánh Văn phòng Ủy ban nhân dân tỉnh; Thủ trưởng các sở,Ủy ban, ngành tỉnh; Chủ tịch Ủy ban nhân dân các huyện, thị xã, thành phố và các tổ chức, cá nhân có liên quan chịu trách nhiệm thi hành Quyết định này.
Quyết định này có hiệu lực kể từ ngày ký./.
|
|
KT. CHỦ TỊCH |
QUẢN LÝ, VẬN HÀNH THỰC HIỆN ỨNG DỤNG HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN
LÝ VĂN BẢN CHỈ ĐẠO ĐIỀU HÀNH CỦA UBND TỈNH VĨNH LONG
(Ban hành kèm theo Quyết định số 910/QĐ-UBND, ngày 14/5/2018 của Chủ tịch
UBND Vĩnh Long)
Điều 1. Phạm vi điều chỉnh và đối tượng áp dụng
1. Quy chế này quy định về quản lý, vận hành và sử dụng hệ thống thông tin Quản lý văn bản chỉ đạo điều hành của UBND tỉnh (sau đây gọi tắt là phần mềm Quản lý văn bản).
2. Quy chế này được áp dụng đối với tất cả các cá nhân, đơn vị, tổ chức tham gia quản lý, khai thác và sử dụng phần mềm Quản lý văn bản.
Trong Quy chế này, các từ ngữ dưới đây được hiểu như sau:
1. Cơ sở hạ tầng thông tin: Là hệ thống trang thiết bị phục vụ cho việc sản xuất, truyền đưa, thu thập, xử lý, lưu trữ và trao đổi thông tin số, bao gồm mạng viễn thông, mạng Internet, mạng máy tính và cơ sở dữ liệu.
2. Môi trường mạng: Là môi trường trong đó thông tin được cung cấp, truyền đưa, thu thập, xử lý, lưu trữ và trao đổi thông qua cơ sở hạ tầng thông tin.
3. An toàn thông tin: Là thuật ngữ dùng để chỉ việc bảo vệ thông tin số và các hệ thống thông tin chống lại các nguy cơ tự nhiên, các hành động truy cập, sử dụng, phát tán, phá hoại, sửa đổi và phá hủy bất hợp pháp nhằm bảo đảm cho hệ thống thông tin thực hiện đúng chức năng, phục vụ đúng đối tượng một cách sẵn sàng, chính xác và tin cậy. An toàn thông tin bao hàm các nội dung bảo vệ và bảo mật thông tin, an toàn dữ liệu, an toàn máy tính và an toàn mạng.
4. Hệ thống thông tin Quản lý văn bản chỉ đạo điều hành của UBND tỉnh Vĩnh Long (phần mềm Quản lý văn bản) là phần mềm tin học hoá các quy trình hoạt động tác nghiệp, các hình thức gửi, nhận, lưu trữ, tìm kiếm văn bản, xử lý thông tin, giải quyết công việc trong các cơ quan, đơn vị.
5. Hồ sơ công việc: Là một tập văn bản, tài liệu điện tử có liên quan đến một vấn đề, một sự việc, một đối tượng cụ thể hoặc một số đặc điểm chung hình thành trong quá trình theo dõi, xử lý công việc thuộc phạm vi chức năng, nhiệm vụ và quyền hạn của cơ quan hành chính Nhà nước hoặc của cá nhân.
6. Văn bản điện tử: Văn bản được thể hiện dưới dạng thông điệp dữ liệu.
7. Thông điệp dữ liệu: Thông tin được tạo ra, được gửi đi, được nhận và được lưu trữ bằng phương tiện điện tử.
8. Người sử dụng: Cán bộ, công chức, viên chức thuộc các cơ quan nhà nước trên địa bàn tỉnh Vĩnh Long; gọi chung là cá nhân và tổ chức.
9. Tài khoản: Tên người dùng và mật khẩu đăng nhập được cấp cho mỗi cán bộ, công chức, viên chức để truy cập và sử dụng phần mềm Quản lý văn bản.
Điều 3. Mục đích ban hành Quy chế
1. Nhằm triển khai đồng bộ, thống nhất và sử dụng hiệu quả phần mềm Quản lý văn bản trong cơ quan hành chính nhà nước, đẩy nhanh tiến độ xử lý văn bản, tăng cường tính công khai, minh bạch trong hoạt động của cơ quan hành chính nhà nước; Xây dựng cơ sở dữ liệu về tiếp nhận, xử lý và luân chuyển văn bản liên thông qua môi trường mạng của các cơ quan hành chính nhà nước, làm nền tảng cho việc xây dựng Chính quyền điện tử tại địa phương.
2. Phát huy vai trò của ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý hành chính nhà nước; công tác cải cách hành chính, thực hành tiết kiệm, chống lãng phí, góp phần nâng cao hiệu quả hoạt động quản lý của cơ quan hành chính nhà nước.
Điều 4. Định dạng của văn bản điện tử được trao đổi trên phần mềm Quản lý văn bản
1. Thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản điện tử.
a) Thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản thực hiện theo quy định tại Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19 tháng 01 năm 2011 của Bộ Nội vụ hướng dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính; Nghị định số 34/2016/NĐ-CP, ngày 14/5/2016 của Chính phủ quy định chi tiết một số điều và biện pháp thi hành Luật ban hành Văn bản quy phạm pháp luật; Quyết định số 24/2014/QĐ-UBND, ngày 01/12/2014 của Ủy ban nhân dân tỉnh Vĩnh Long quy định về công tác Văn thư, lưu trữ và các văn bản quy phạm pháp luật khác có liên quan.
b) Ký tự thể hiện trong văn bản điện tử thực hiện theo Quyết định số 72/2002/QĐ- TTg, ngày 10/6/2002 của Thủ tướng Chính phủ về việc thống nhất dùng phông chữ Unicode, Bộ mã các ký tự chữ Việt theo tiêu chuẩn TCVN 6909:2001 (Bộ mã Unicode) trong trao đổi thông tin điện tử giữa các tổ chức của Đảng và Nhà nước.
c) Ngôn ngữ sử dụng trong phần mềm Quản lý văn bản bằng ngôn ngữ tiếng Việt có dấu.
2. Định dạng tập tin (file) dữ liệu của văn bản điện tử
a) Văn bản điện tử có thể chỉnh sửa sử dụng định dạng tệp dữ liệu theo tiêu chuẩn kỹ thuật .txt, .odt, .rtf, .doc, .xls, .ppt, docx, xlsx, pptx hoặc các định dạng tương tự khác theo quy định của pháp luật.
b) Văn bản điện tử không thể chỉnh sửa là văn bản dạng ảnh quét, được số hóa từ văn bản gốc (có chữ ký của Thủ trưởng cơ quan và dấu của cơ quan, đơn vị) sử dụng định dạng tệp dữ liệu theo tiêu chuẩn kỹ thuật (.pdf) hoặc các định dạng tương tự khác theo quy định của pháp luật.
c) Văn bản điện tử được nén từ nhiều hoặc một tập tin văn bản nhằm giảm thiểu dung lượng. Sử dụng định dạng nén dữ liệu theo tiêu chuẩn kỹ thuật (.zip, .rar) hoặc các định dạng tương tự khác theo quy định của pháp luật.
3. Dung lượng các văn bản điện tử được sử dụng để đính kèm trên phần mềm Quản lý văn bản không quá 10MB.
Điều 5. Tích hợp phần mềm ký số vào phần mềm Quản lý văn bản
1. Phần mềm Quản lý văn bản tích hợp phần mềm ký số sử dụng chứng thư số chuyên dùng của tổ chức, cá nhân theo đúng các quy định của Luật Giao dịch điện tử và Quyết định số 09/2016/QĐ-UBND, ngày 23/9/2016 của UBND tỉnh về quản lý và sử dụng chứng thư số, chữ ký số trong cơ quan nhà nước trên địa bàn tỉnh Vĩnh Long để xác định tính pháp lý của các văn bản điện tử trao đổi giữa các cơ quan, đơn vị. Văn bản điện tử đã được ký số phải được tiếp nhận và xử lý đúng quy trình để đảm bảo tính kịp thời.
2. Chứng thư số chuyên dùng sử dụng cho phần mềm Quản lý văn bản do Ban Cơ yếu Chính phủ cung cấp.
Điều 6. Địa chỉ và tên giao dịch của phần mềm
Tên gọi chính thức: Hệ thống thông tin Quản lý văn bản chỉ đạo điều hành của Ủy ban nhân dân tỉnh Vĩnh Long.
Tên giao dịch: Hệ thống thông tin Quản lý văn bản chỉ đạo điều hành
Địa chỉ Internet: https://hscv.vinhlong.gov.vn
QUẢN LÝ VÀ VẬN HÀNH PHẦN MỀM QUẢN LÝ VĂN BẢN
Điều 7. Quản lý, vận hành thực hiện ứng dụng phần mềm Quản lý văn bản
Văn phòng UBND tỉnh thống nhất quản lý cơ sở hạ tầng, đảm bảo về kỹ thuật để vận hành và duy trì hoạt động thực hiện ứng dụng thường xuyên phần mềm Quản lý văn bản của UBND tỉnh trên toàn tỉnh, theo nhiệm vụ Chính phủ giao tại Nghị định số 92/2017/NĐ-CP, ngày 07/8/2017.
Điều 8. Đảm bảo an toàn thông tin và dữ liệu trên phần mềm Quản lý văn bản
1. Văn phòng UBND tỉnh chịu trách nhiệm thực hiện các biện pháp kỹ thuật đảm bảo hoạt động an toàn của phần mềm Quản lý văn bản; định kỳ thực hiện việc sao lưu dữ liệu (tối thiểu 01 lần/tuần); xây dựng giải pháp hiệu quả chống lại các tấn công gây mất an toàn thông tin; xây dựng phương án dự phòng khắc phục sự cố bảo đảm hệ thống hoạt động liên tục 24 giờ/ngày và 7 ngày/tuần.
2. Người sử dụng phần mềm Quản lý văn bản có trách nhiệm giữ gìn, bảo vệ tài khoản (tên người dùng) và mật khẩu theo quy định của pháp luật hiện hành.
Điều 9. Bảo trì, bảo dưỡng, duy trì hoạt động, nâng cấp, chỉnh sửa phần mềm Quản lý văn bản
1. Phần mềm Quản lý văn bản phải được thường xuyên kiểm tra, bảo dưỡng, sửa chữa, giám sát kỹ thuật để đảm bảo hoạt động liên tục 24 giờ/ngày và 7 ngày/tuần.
2. Hàng năm, Văn phòng UBND tỉnh rà soát và đề xuất phương án nâng cấp, chỉnh sửa phần mềm Quản lý văn bản để ngày càng tiện ích trong thực hiện ứng dụng và phù hợp với nhu cầu thực tế. Đồng thời xây dựng phương án, trang bị đầy đủ trang thiết bị cần thiết phục vụ cho việc xử lý và cập nhật văn bản điện tử, bảo đảm khai thác hiệu quả hạ tầng công nghệ hiện có.
Điều 10. Đào tạo nguồn nhân lực
Những người tham gia vào quá trình quản lý, vận hành và duy trì hoạt động của phần mềm Quản lý văn bản hàng năm phải được đào tạo, bồi dưỡng kiến thức chuyên môn nghiệp vụ phù hợp với lĩnh vực nhiệm vụ được giao để bảo đảm phục vụ cho hoạt động thực hiện ứng dụng của phần mềm Quản lý văn bản.
Điều 11. Kinh phí cho duy trì hoạt động phần mềm Quản lý văn bản
1. Các chi phí để duy trì hoạt động phần mềm Quản lý văn bản như: chi phí bản quyền phần mềm, nâng cấp phần mềm; đảm bảo băng thông đường truyền; công tác lưu trữ, bảo mật; chi phí đảm bảo kỹ thuật; các chi phí khác có liên quan như: sửa chữa nhỏ; tập huấn, học hỏi kinh nghiệm,… được đảm bảo từ nguồn ngân sách tỉnh và từ các nguồn huy động hợp pháp khác.
2. Trung tâm Tin học Văn phòng Ủy ban nhân dân tỉnh chủ trì, lập dự toán tổng hợp vào dự toán hàng năm của Trung tâm gửi Sở Tài chính xem xét trình Ủy ban nhân dân tỉnh quyết định.
XỬ LÝ VĂN BẢN TRÊN PHẦN MỀM QUẢN LÝ VĂN BẢN
Điều 12. Quy định đối với Văn thư
1. Cập nhật văn bản đến
Khi tiếp nhận văn bản đến phải kiểm tra đầy đủ các tiêu chí quản lý văn thư đến của phần mềm Quản lý văn bản (nếu là văn bản giấy thì phải nhập thông tin văn bản đến vào các tiêu chí quản lý văn thư đến của phần mềm Quản lý văn bản và thực hiện Scan file tạo lập văn bản điện tử trên ứng dụng), sau đó chuyển văn bản đến cho cán bộ, công chức, viên chức, bộ phận có trách nhiệm xử lý theo quy trình, trong thời hạn được qui định kể từ khi nhận được văn bản đến.
2. Phát hành văn bản đi
Khi nhận được văn bản đã được người có thẩm quyền ký bản chính thức, và thông tin đã được chuyển đến trên phần mềm Quản lý văn bản qua mạng, nhân viên văn thư thực hiện các việc sau:
a) Cấp số, ngày của văn bản đi từ phần mềm Quản lý văn bản.
b) Ghi đúng số và ngày ký văn bản đi vừa được cập nhật trong chương trình phần mềm vào văn bản đi có chữ ký chính thức.
c) Thực hiện ký số bằng chứng thư số của cơ quan.
d) Làm các thủ tục đóng dấu, phát hành văn bản giấy và phát hành văn bản trên mạng theo quy định. Đối với các văn bản có phụ lục, phải đính kèm đủ các phụ lục của văn bản.
Trường hợp không phát hành văn bản giấy mà chỉ phát hành văn bản điện tử trên phần mềm Quản lý văn bản qua mạng thì Văn thư thực hiện các Điểm a, b, c, Khoản 2, Điều này và phát hành theo quy định.
đ) Ghi số, ngày tháng năm phát hành, đóng đấu và lưu hồ sơ giấy theo quy định.
Cán bộ văn thư không phát hành văn bản giấy khi văn bản điện tử tương ứng chưa được chuyển trên ứng dụng phần mềm Quản lý văn bản từ chuyên viên xử lý đến bộ phận văn thư để phát hành qua mạng.
Điều 13. Quy định đối với lãnh đạo đơn vị
1. Đối với văn bản đến: Lãnh đạo đơn vị chuyển văn bản đến các cá nhân hoặc phòng, ban, bộ phận xử lý;
2. Đối với văn bản đi: Xem xét cho ý kiến thẩm duyệt nội dung văn bản theo hồ sơ do cán bộ, công chức, viên chức đơn vị trình; chuyển phát hành văn bản đi trên phần mềm Quản lý văn bản;
Thường xuyên theo dõi văn bản qua mạng để nhận biết thông tin về tiến độ xử lý văn bản của các phòng ban. Trường hợp phát hiện văn bản, hồ sơ xử lý trễ hạn, lãnh đạo đơn vị phải kịp thời chỉ đạo, đôn đốc các bộ phận liên quan xử lý, khắc phục;
Lãnh đạo đơn vị có thể ủy quyền cho cán bộ, công chức trong cơ quan thay mình thực hiện: phân công xử lý văn bản, giám sát việc xử lý văn bản trong đơn vị.
Điều 14. Quy định đối với cán bộ, chuyên viên xử lý văn bản
1. Xử lý văn bản đến
Tiếp nhận văn bản đến (cả văn bản giấy và văn bản điện tử trên phần mềm Quản lý văn bản) từ lãnh đạo phân công;
Đối với văn bản được phân công xử lý chính (có hạn trả lời), chuyên viên thẩm tra hồ sơ, cho ý kiến xử lý hoặc soạn văn bản tham mưu lãnh đạo xử lý;
Đối với văn bản phối hợp xử lý, chuyên viên cho ý kiến gửi đến người xử lý chính để cùng tham mưu xử lý;
Đối với văn bản tham khảo, chuyên viên xác nhận văn bản đã được đọc để kết thúc quá trình xử lý văn bản mà chuyên viên đó được phân công.
2. Xử lý văn bản đi
Dự thảo văn bản đi;
Trường hợp phải phối hợp xử lý, chuyển dự thảo văn bản xin ý kiến đóng góp; tiếp thu ý kiến để hoàn thiện dự thảo;
Trình dự thảo văn bản đã hoàn thiện cho lãnh đạo phòng/bộ phận chuyên môn xem xét.
Chỉnh sửa, hoàn thiện dự thảo theo ý kiến chỉ đạo;
Trình người phụ trách chuyên môn ký tắt và trình thủ trưởng cơ quan ký ban hành.
Chuyển văn bản cho văn thư cơ quan; Lưu trữ văn bản theo hồ sơ công việc.
Việc lưu văn bản điện tử phải đảm bảo theo Điều 7 và Điều 8 tại Nghị định số 01/2013/NĐ-CP ngày 03/01/2013 của Chính phủ về việc quy định chi tiết thi hành một số điều của Luật Lưu trữ và theo quy định về quy trình tiếp nhận, phát hành và lưu trữ văn bản, tài liệu sử dụng chữ ký số thực hiện theo Quy định công tác văn thư, lưu trữ của các cơ quan, tổ chức tỉnh Vĩnh Long, ban hành kèm theo Quyết định số 24/2014/QĐ-UBND, ngày 01/12/2014 của Ủy ban nhân dân tỉnh Vĩnh Long.
Điều 16. Trách nhiệm của Thủ trưởng đơn vị
Phần mềm Quản lý văn bản, UBND tỉnh quyết định là phần mềm dùng chung cho toàn tỉnh, Thủ trưởng cơ quan, đơn vị được triển khai sử dụng phần mềm phải tổ chức thực hiện ứng dụng nghiêm túc và chịu trách nhiệm:
1. Chỉ đạo đưa vào sử dụng phần mềm Quản lý văn bản thống nhất cho cán bộ, công chức, viên chức của cơ quan (bao gồm các đơn vị trực thuộc) và chịu trách nhiệm trước Chủ tịch UBND tỉnh về triển khai thực hiện ứng dụng phần mềm Quản lý văn bản tại cơ quan.
2. Thường xuyên kiểm tra, giám sát việc sử dụng phần mềm Quản lý văn bản nhằm nâng cao hiệu quả xử lý, chỉ đạo và điều hành của UBND tỉnh và Lãnh đạo cơ quan.
3. Xây dựng và ban hành quy chế sử dụng phần mềm Quản lý văn bản, trong đó xác định rõ quy trình vận hành nội bộ của cơ quan, đơn vị nhằm khai thác có hiệu quả phần mềm Quản lý văn bản.
4. Thông báo kịp thời khi có sự cố kỹ thuật; đồng thời, báo cáo tình hình sử dụng, đề xuất, kiến nghị về Văn phòng Ủy ban nhân dân tỉnh để tổng hợp, tham mưu, trình Ủy ban nhân dân tỉnh xem xét, quyết định.
5. Phân công cán bộ quản trị phần mềm Quản lý văn bản, để thực hiện các nhiệm vụ:
a). Đề xuất với Thủ trưởng cơ quan, đơn vị việc cấp phát, thu hồi, sửa đổi, bổ sung tài khoản và phân quyền sử dụng phần mềm Quản lý văn bản tại cơ quan, đơn vị.
b). Tạo lập, quản lý tài khoản người sử dụng; quản trị hệ thống danh mục trong phần mềm Quản lý văn bản, trực tiếp sửa đổi, bổ sung khi có sự thay đổi về cơ cấu tổ chức trong nội bộ cơ quan, đơn vị.
c). Hỗ trợ, hướng dẫn cán bộ, công chức trong cơ quan, đơn vị sử dụng, vận hành phần mềm Quản lý văn bản; phối hợp với Văn phòng UBND tỉnh khắc phục sự cố (nếu có).
Điều 17. Trách nhiệm của người sử dụng phần mềm Quản lý văn bản
Trong giờ hành chính làm việc tại cơ quan bắt buộc phải sử dụng phần mềm Quản lý văn bản để giải quyết công việc.
1. Tần suất kiểm tra và sử dụng phần mềm Quản lý văn bản:
a) Đối với lãnh đạo đơn vị (hoặc người được ủy quyền), lãnh đạo phòng ban phải kiểm tra phần mềm mỗi ngày vào đầu buổi sáng và đầu buổi chiều để tiếp nhận xử lý thông tin đến trên ứng dụng.
b) Đối với cán bộ, công chức, viên chức phải thường xuyên kiểm tra phần mềm để tiếp nhận, xử lý kịp thời Văn bản đến.
2. Cán bộ, công chức, viên chức được cấp tài khoản đăng nhập vào hệ thống phải có trách nhiệm:
a) Bảo vệ mật khẩu sử dụng phần mềm Quản lý văn bản.
b) Quản lý và lưu trữ các văn bản của cá nhân.
c) Chịu trách nhiệm về xử lý văn bản, nội dung thông tin của mình gửi lên mạng.
d) Không truy nhập vào tài khoản của người khác và khôn g cung cấp tài khoản của mình cho người khác để cập nhật văn bản, xử lý văn bản.
e) Khi gặp sự cố phải thông báo cho người phụ trách công nghệ thông tin của cơ quan để hướng dẫn và xử lý kịp thời.
Điều 18. Trách nhiệm của Văn phòng Ủy ban nhân dân tỉnh
1. Quản lý cơ sở dữ liệu và hạ tầng kỹ thuật (hệ thống mạng, phương tiện liên thông, kết nối, phương tiện bảo mật…) của phần mềm Quản lý văn bản.
2. Thực hiện báo cáo hiện trạng và tình hình hoạt động của phần mềm Quản lý văn bản cho Ủy ban nhân dân tỉnh mỗi quý 1 lần.
3. Xử lý và khắc phục các sự cố về kỹ thuật và lỗi trên phần mềm Quản lý văn bản.
4. Bảo đảm tính an toàn, an ninh và bảo mật thông tin cho phần mềm Quản lý văn bản.
5. Bảo đảm hạ tầng kỹ thuật mạng và trao đổi dữ liệu thông suốt của phần mềm Quản lý văn bản trong quá trình hoạt động. Tiến hành kiểm tra, nâng cấp và duy trì hệ thống thường xuyên.
6. Xây dựng và thực hiện kế hoạch bồi dưỡng, tập huấn cho cán bộ công chức, viên chức trong các đơn vị khai thác sử dụng phần mềm Quản lý văn bản.
7. Căn cứ kế hoạch hàng năm lập dự toán kinh phí cho việc quản lý, vận hành, nâng cấp và duy trì phần mềm Quản lý văn bản để trình Ủy ban nhân dân tỉnh phê duyệt.
Điều 19. Trung tâm Tin học thuộc Văn phòng UBND tỉnh
1. Quản trị hệ thống phần mềm Quản lý văn bản thống nhất trên phạm vi toàn tỉnh, định kỳ sao lưu dữ liệu toàn hệ thống.
2. Tổ chức đào tạo, tập huấn và hướng dẫn các cơ quan, đơn vị khai thác và sử dụng phần mềm Quản lý văn bản đúng quy trình, đúng mục đích.
3. Theo dõi việc sử dụng hệ thống Quản lý văn bản của các cơ quan, đơn vị để báo cáo Văn phòng UBND tỉnh khi có yêu cầu.
4. Tiến hành các biện pháp khắc phục các sự cố liên quan đến hệ thống Quản lý văn bản nhanh chóng, kịp thời.
5. Triển khai, duy trì hệ thống ứng dụng phần mềm Quản lý văn bản đảm bảo liên thông 4 cấp (trung ương, tỉnh, huyện, xã).
Điều 20. Kết nối với các chương trình Quản lý văn bản khác
Văn phòng Ủy ban nhân dân tỉnh chủ trì xây dựng trục kết nối liên thông hệ thống Quản lý văn bản của tỉnh, để thực hiện kết nối liên thông hệ thống Quản lý văn bản cho các sở,Ủy ban, ngành tỉnh; các huyện, thị xã, thành phố trên địa bàn tỉnh và kết nối với hệ thống Quản lý văn bản điều hành của Văn phòng Chính phủ và các bộ, ngành trung ương khi có yêu cầu.
Điều 21. Khen thưởng và xử lý vi phạm
1. Trên cơ sở kết quả kiểm tra và tổng hợp báo cáo, Văn phòng UBND tỉnh phối hợp Sở Nội vụ, Sở Thông tin và Truyền thông tham mưu UBND tỉnh hình thức khen thưởng đối với những cơ quan, đơn vị và cá nhân thực hiện ứng dụng có hiệu quả phần mềm Quản lý văn bản.
2. Việc sử dụng phần mềm Quản lý văn bản tại các cơ quan, đơn vị là tiêu chí đánh giá khi bình xét các hình thức thi đua, khen thưởng cấp tỉnh hàng năm.
3. Các hành vi vi phạm quy định của Quy chế này, tuỳ theo mức độ vi phạm sẽ bị xử lý theo các quy định của pháp luật.
1. Thủ trưởng các sở,Ủy ban, ngành, Chủ tịch Ủy ban nhân dân các huyện, thị xã, thành phố có trách nhiệm tổ chức triển khai thực hiện và chỉ đạo cán bộ, công chức, viên chức trong cơ quan thực hiện nghiêm Quy chế này.
2. Văn phòng UBND tỉnh Vĩnh Long:
a) Đảm bảo kết nối và trao đổi dữ liệu thông suốt đối với phần mềm Quản lý văn bản trong phạm vi toàn tỉnh cho các sở,Ủy ban, ngành tỉnh và các huyện, thị xã, thành phố.
b) Thực hiện kiểm tra, vận hành, bảo trì, khắc phục sự cố và nâng phần mềm quản lý Văn bản trên phạm vi toàn tỉnh.
c) Hướng dẫn thực hiện Quy chế, theo dõi, kiểm tra; định kỳ báo cáo UBND tỉnh về tình hình sử dụng phần mềm Quản lý văn bản của các cơ quan, đơn vị trên địa bàn tỉnh.
d) Phối hợp Sở Tài chính tham mưu, trình Ủy ban nhân dân tỉnh phê duyệt kinh phí hàng năm cho hoạt động duy trì, nâng cấp phần mềm Quản lý văn bản trong cơ quan nhà nước trên địa bàn tỉnh.
3. Sở Tài chính phối hợp Văn phòng UBND tỉnh tham mưu, trình UBND tỉnh phê duyệt kinh phí hàng năm cho việc quản lý, duy trì, nâng cấp phần mềm cho các cơ quan, đơn vị trên địa bàn tỉnh.
4. Sở Nội vụ tham mưu, trình UBND tỉnh đưa việc sử dụng phần mềm Quản lý văn bản này vào tiêu chí thi đua hàng năm và lồng ghép vào chỉ tiêu đánh giá cải cách hành chính, cải cách chế độ công vụ, công chức tại các cơ quan, đơn vị trên địa bàn tỉnh.
5. Sở Thông tin và Truyền thông tham mưu UBND tỉnh thực hiện công tác quản lý nhà nước đối với hoạt động của phần mềm Quản lý văn bản này trên địa bàn tỉnh.
6. Trong quá trình thực hiện, nếu có phát sinh vấn đề mới hoặc Trung ương có ban hành quy định khác thì đơn vị quản lý phần mềm Quản lý văn bản có trách nhiệm tổng hợp những ý kiến đóng góp và trình Ủy ban nhân dân tỉnh thay đổi, bổ sung Quy chế này cho phù hợp./.