Quyết định 850/QĐ-UBND năm 2015 về việc ban hành Quy định tiêu chí và cách thức thẩm định hồ sơ thành lập Văn phòng công chứng trên địa bàn tỉnh Quảng Bình do Ủy ban nhân dân tỉnh Quảng Bình ban hành

QUYẾT ĐỊNH

BAN HÀNH QUY ĐỊNH TIÊU CHÍ VÀ CÁCH THỨC THẨM ĐỊNH HỒ SƠ THÀNH LẬP VĂN PHÒNG CÔNG CHỨNG TRÊN ĐỊA BÀN TỈNH QUẢNG BÌNH

ỦY BAN NHÂN DÂN TỈNH QUẢNG BÌNH

Căn cứ Luật Tổ chức Hội đồng nhân dân, Ủy ban nhân dân ngày 26/11/2003;

Căn cứ Luật Công chứng ngày 20/6/2014;

Căn cứ Nghị định số 29/2015/NĐ-CP ngày 15/3/2015 quy định chi tiết và hướng dẫn thi hành một số Điều của Luật Công chứng;

Căn cứ Quyết định số 2104/QĐ-TTg ngày 29/12/2012 của Thủ tướng Chính phủ Phê duyệt “Quy hoạch tổng thể phát triển tổ chức hành nghề công chứng đến năm 2020”;

Căn cứ Kế hoạch số 1401/KH-UBND ngày 05/11/2014 của UBND tỉnh Quảng Bình về việc triển khai thi hành Luật Công chứng số 53/2014/QH13 ngày 20/6/2014 trên địa bàn tỉnh Quảng Bình;

Xét đề nghị của Giám đốc Sở Tư pháp tỉnh Quảng Bình tại Tờ trình số 452/TTr-STP ngày 17/3/2015,

QUYẾT ĐỊNH:

Điều 1. Ban hành kèm theo Quyết định này Quy định tiêu chí và cách thức thẩm định hồ sơ thành lập Văn phòng công chứng trên địa bàn tỉnh Quảng Bình.

Điều 2. Quyết định này có hiệu lực kể từ ngày ký ban hành.

Điều 3. Chánh Văn phòng Ủy ban nhân dân tỉnh, Giám đốc Sở Tư pháp, Thủ trưởng các cơ quan, tổ chức và cá nhân có liên quan chịu trách nhiệm thi hành Quyết định này./.

QUY ĐỊNH

TIÊU CHÍ VÀ CÁCH THỨC THẨM ĐỊNH HỒ SƠ THÀNH LẬP VĂN PHÒNG CÔNG CHỨNG TRÊN ĐỊA BÀN TỈNH QUẢNG BÌNH
(Ban hành kèm theo Quyết định số 850/QĐ-UBND ngày 02/4/2015 của Ủy ban nhân dân tỉnh Quảng Bình)

Chương I

QUY ĐỊNH CHUNG

Điều 1. Phạm vi và đối tượng điều chỉnh

Quy định này quy định tiêu chí và cách thức thẩm định hồ sơ cho phép thành lập Văn phòng công chứng trên địa bàn tỉnh Quảng Bình.

Quy chế này áp dụng cho các cá nhân là công chứng viên có nhu cầu thành lập Văn phòng công chứng tại tỉnh Quảng Bình.

Điều 2. Nguyên tắc thẩm định hồ sơ

1. Việc thẩm định hồ sơ thành lập Văn phòng công chứng phải đảm bảo nguyên tắc công khai, minh bạch, dân chủ, khách quan và đúng quy định của pháp luật.

2. Việc thẩm định, cho phép thành lập các Văn phòng công chứng phải phù hợp với Quy hoạch tổng thể phát triển tổ chức hành nghề công chứng đến năm 2020 trên địa bàn tỉnh Quảng Bình theo từng giai đoạn và lộ trình quy hoạch. Không xem xét hồ sơ đề nghị thành lập Văn phòng công chứng có trụ sở đặt tại xã, phường, thị trấn thuộc đơn vị hành chính cấp huyện đã có tổ chức hành nghề công chứng đang hoạt động.

3. Ưu tiên, khuyến khích phát triển các Văn phòng công chứng có nhiều công chứng viên thành lập.

4. Mỗi công chứng viên chỉ được tham gia thành lập hoặc hành nghề tại 01 Văn phòng công chứng.

5. Chỉ cho phép thành lập Văn phòng công chứng đối với những hồ sơ qua thẩm định có số điểm đạt từ 60 điểm trở lên trong tổng số 100 điểm. Trong trường hợp có nhiều hồ sơ nộp đề nghị thành lập Văn phòng công chứng trên cùng 01 đơn vị quy hoạch (cấp huyện) và trong cùng một đợt thẩm định hồ sơ thì hồ sơ có số điểm cao nhất được xem xét, giải quyết. Trường hợp có nhiều hồ sơ có số điểm bằng nhau, thì hồ sơ đề nghị xét chọn sẽ theo thứ tự ưu tiên như sau:

a) Hồ sơ có điểm về số lượng và chất lượng công chứng viên cao hơn;

b) Hồ sơ có điểm về số lượng và chất lượng nhân viên pháp lý cao hơn;

c) Hồ sơ có điểm về trụ sở làm việc cao hơn;

6. Mỗi hồ sơ thành lập Văn phòng công chứng được tính điểm tối đa cho 04 công chứng viên và 04 nhân viên pháp lý.

7. Những trường hợp không được tính điểm

a) Công chứng viên, nhân viên pháp lý trong quá trình công tác đã bị xử lý kỷ luật, xử phạt vi phạm hành chính với hình thức xử phạt bổ sung tước quyền sử dụng thẻ công chứng viên mà chưa được xóa kỷ luật, chưa hết thời hạn được coi là chưa bị xử lý vi phạm hành chính theo quy định của pháp luật;

b) Công chứng viên bị tạm đình chỉ hành nghề công chứng theo quy định của pháp luật về công chứng;

Điều 3. Nộp và giải quyết hồ sơ đề nghị thành lập Văn phòng công chứng

1. Các Công chứng viên nộp hồ sơ đề nghị thành lập Văn phòng công chứng kèm theo các giấy tờ chứng minh về những nội dung trình bày trong Đề án thành lập Văn phòng công chứng cho UBND tỉnh Quảng Bình (qua Sở Tư pháp). Công chứng viên nộp hồ sơ chịu trách nhiệm về tính xác thực của hồ sơ và thực hiện đúng các nội dung trong Đề án sau khi có quyết định cho phép thành lập của UBND tỉnh Quảng Bình.

2. Trong thời hạn 15 ngày kể từ ngày nhận đủ hồ sơ hợp lệ Sở Tư pháp có trách nhiệm kiểm tra, thẩm định và chấm điểm hồ sơ trước khi đề nghị UBND tỉnh cho phép thành lập Văn phòng công chứng theo trình tự của pháp luật về công chứng và pháp luật có liên quan.

Trong quá trình kiểm tra, thẩm định và chấm điểm hồ sơ nếu xét thấy cần thiết, Sở Tư pháp có thể tiến hành xác minh tính xác thực của hồ sơ.

Điều 4. Cơ cấu thang điểm

1. Việc chấm điểm hồ sơ đề nghị thành lập Văn phòng công chứng dựa trên 12 tiêu chí đánh giá với tổng số 100 điểm. Số điểm tối đa của từng tiêu chí cụ thể như sau:

a) Tiêu chí về số lượng Công chứng viên, tối đa 5 điểm;

b) Tiêu chí về kinh nghiệm của công chứng viên liên quan đến hoạt động nghề nghiệp, tối đa 32 điểm;

c) Tiêu chí về trụ sở làm việc của tổ chức hành nghề công chứng, tối đa 14 điểm;

d) Tiêu chí về cơ sở vật chất và trang thiết bị phục vụ hoạt động công chứng, tối đa 3 điểm;

e) Tiêu chí về tổ chức, bộ máy, tối đa 2 điểm

f) Tiêu chí về nhân sự, tối đa 23 điểm, trong đó:

- Nhân viên pháp lý, tối đa 14 điểm;

- Nhân viên kế toán, tối đa 3 điểm;

- Nhân viên văn thư, lưu trữ, tối đa 3 điểm;

- Nhân viên công nghệ, thông tin, tối đa 3 điểm;

g) Tiêu chí về xây dựng quy trình nghiệp vụ công chứng và quy trình lưu trữ hồ sơ công chứng, tối đa 10 điểm;

h) Tiêu chí về tính khả thi của Đề án, tối đa 6 điểm;

i) Tiêu chí về năng lực quản trị và trình độ chuyên môn nghiệp vụ, thành tích trong công tác của công chứng viên, tối đa 5 điểm, trong đó:

- Khả năng quản trị tổ chức hành nghề công chứng, tối đa 2 điểm;

- Trình độ chuyên ngành nghiệp vụ, tối đa 2 điểm;

- Có thành tích trong quá trình công tác pháp luật hoặc hành nghề công chứng, tối đa 1 điểm.

Chương II

NỘI DUNG TIÊU CHÍ CHẤM ĐIỂM

Điều 5. Tiêu chí về số lượng công chứng viên (điểm tối đa: 05 điểm)

1. Văn phòng công chứng có 02 công chứng viên hành nghề đạt 1 điểm

2. Văn phòng công chứng có 03 công chứng viên hành nghề đạt 4 điểm.

3. Văn phòng công chứng có từ 4 công chứng viên trở lên hành nghề đạt 5 điểm.

Điều 6. Tiêu chí về kinh nghiệm của công chứng viên liên quan đến hoạt động công chứng (điểm tối đa: 32 điểm)

1. Thời gian công tác pháp luật:

a) Từ 5 năm đến 10 năm đạt 1 điểm

b) Trên 10 năm đạt 2 điểm

2. Có thời gian làm công tác nghiệp vụ tại các tổ chức hành nghề công chứng trước khi bổ nhiệm công chứng viên:

a) Từ 1 năm đến 3 năm đạt 1 điểm

b) Từ 3 năm trở lên đạt 2 điểm

3. Công chứng viên đã từng hành nghề với tư cách là công chứng viên:

a) Dưới 3 năm đạt 1 điểm

b) Từ 3 năm đến dưới 5 năm đạt 2 điểm

c) Từ 5 năm đến 10 năm đạt 3 điểm

d) Trên 10 năm đạt 4 điểm

4. Kinh nghiệm của công chứng viên làm việc theo chế độ hợp đồng được tính bằng một nửa số điểm của mỗi công chứng viên là thành viên hợp danh quy định tại Khoản 1, 2, 3 Điều này.

Điều 7. Tiêu chí về trụ sở làm việc của Văn phòng công chứng (điểm tối đa: 14 điểm)

1. Tính pháp lý của trụ sở làm việc (tối đa 4 điểm), trong đó:

a) Trường hợp trụ sở thuộc sở hữu của tổ chức hành nghề công chứng đạt 4 điểm.

b) Trường hợp trụ sở thuê, mượn:

- Trường hợp trụ sở thuê, mượn có thời hạn 5 năm đạt 1 điểm;

- Trường hợp trụ sở thuê, mượn có thời hạn trên 5 năm đạt 2 điểm.

2. Vị trí trụ sở (2 điểm):

a) Trụ sở đặt tại các trục giao thông chính hoặc cách các trục giao thông chính của địa bàn cấp huyện dưới 20m đạt 1 điểm.

b) Thuận lợi cho việc liên hệ của cá nhân, tổ chức; không ảnh hưởng đến giao thông đạt 1 điểm.

3. Nơi làm việc của công chứng viên và người lao động đảm bảo diện tích tối thiểu theo quy định đạt 2 điểm:

- Trưởng Văn phòng và Công chứng viên: 10 - 12m2/người;

- Nhân viên pháp lý và các chức danh tương đương: 8 - 10m2/người;

- Nhân viên thực hành nghiệp vụ kỹ thuật: 6 - 8m2/người;

- Nhân viên làm công tác phục vụ: 5 - 6m2/người.

4. Tổ chức, bố trí, sử dụng trụ sở hợp lý, an toàn (tối đa 5 điểm) cụ thể:

a) Bố trí Phòng tiếp người yêu cầu công chứng riêng, đảm bảo hợp lý, thuận lợi cho cá nhân, tổ chức đến công chứng đạt 2 điểm;

b) Bố trí diện tích giữ xe phù hợp:

- Diện tích giữ xe dưới 50m2 đạt 1 điểm;

- Diện tích giữ xe từ 50m2 trở lên đạt 2 điểm.

c) Kho lưu trữ hồ sơ công chứng có diện tích từ 15m2 trở lên được bố trí phù hợp, đảm bảo cho việc lưu trữ hồ sơ công chứng an toàn đạt 1 điểm.

d) Bố trí nhà vệ sinh phù hợp tạo thuận lợi cho cá nhân, tổ chức đến công chứng đạt 1 điểm.

Điều 8. Tiêu chí về cơ sở vật chất, trang thiết bị phục vụ cho hoạt động công chứng (điểm tối đa: 3 điểm)

1. Dự kiến trang thiết bị về máy tính, tủ, bàn ghế làm việc và các thiết bị cần thiết khác đảm bảo cho hoạt động của Văn phòng công chứng đạt 1 điểm.

2. Có phương án đầu tư xây dựng phần mền quản lý nghiệp vụ, quản lý kế toán đạt 1 điểm.

3. Có phương án phòng chống cháy nổ đạt 1 điểm.

Điều 9. Tiêu chí về tổ chức bộ máy (điểm tối đa 2 điểm)

Văn phòng công chứng có đủ các phòng hoặc bộ phận sau: Quản lý điều hành hoạt động; nghiệp vụ pháp lý (ít nhất 02 nhân viên pháp lý); kế toán, tài vụ, văn thư, lưu trữ; bảo vệ đạt 2 điểm.

Điều 10. Tiêu chí về nhân viên pháp lý (điểm tối đa: 14 điểm)

1. Văn phòng công chứng có 02 nhân viên pháp lý đạt 1 điểm, cứ thêm 01 nhân viên pháp lý được tính thêm 0,5 điểm.

2. Mỗi nhân viên pháp lý được tính tối đa 3 điểm nếu thuộc các trường hợp sau đây:

a) Có thời gian công tác pháp luật từ 05 năm trở lên đạt 1 điểm;

b) Có thời gian công tác nghiệp vụ công chứng:

- Dưới 3 năm cộng 0,5 điểm;

- Trên 03 năm cộng 1 điểm;

c) Đã có chứng chỉ tốt nghiệp khóa bồi dưỡng nghiệp vụ công chứng đạt 1 điểm.

Điều 11. Tiêu chí về nhân sự phụ trách kế toán (điểm tối đa: 3 điểm)

1. Văn phòng công chứng có nhân viên làm kế toán đạt 1 điểm.

2. Nhân viên kế toán có bằng Đại học hoặc Cao đẳng chuyên ngành kế toán đạt 1 điểm.

3. Nhân viên kế toán có thời gian công tác kế toán:

a) Dưới 05 năm đạt 0,5 điểm.

b) Từ 05 năm trở lên đạt 1 điểm.

Điều 12. Tiêu chí về nhân sự phụ trách văn thư, lưu trữ (điểm tối đa: 3 điểm)

1. Văn phòng công chứng có nhân viên làm văn thư, lưu trữ đạt 1 điểm.

2. Nhân viên văn thư, lưu trữ có bằng từ Trung cấp trở lên chuyên ngành văn thư, lưu trữ đạt 1 điểm

3. Nhân viên văn thư, lưu trữ có thời gian công tác văn thư hoặc lưu trữ:

a) Dưới 05 năm đạt 0,5 điểm.

b) Từ 05 năm trở lên đạt 1 điểm.

Điều 13. Tiêu chí về nhân sự phụ trách công nghệ, thông tin (điểm tối đa: 3 điểm)

1. Văn phòng công chứng có nhân viên làm công nghệ, thông tin đạt 1 điểm

2. Nhân viên làm công nghệ, thông tin có bằng từ Cao đẳng trở lên chuyên ngành về công nghệ, thông tin đạt 1 điểm.

3. Nhân viên làm công nghệ, thông tin có thời gian công tác công nghệ, thông tin:

a) Dưới 05 năm đạt 0,5 điểm.

b) Từ 05 năm trở lên đạt 1 điểm.

4. Nếu Văn phòng công chứng không có nhân viên phụ trách công nghệ, thông tin nhưng có phương án thuê dịch vụ công nghệ thông tin để phục vụ cho hoạt động của Văn phòng công chứng đạt tối đa 1 điểm.

Điều 14. Tiêu chí về xây dựng quy trình nghiệp vụ công chứng và quy trình lưu trữ hồ sơ công chứng (điểm tối đa: 10 điểm)

1. Xây dựng quy trình nghiệp vụ công chứng chặt chẽ, đúng quy định của pháp luật đạt tối đa 5 điểm. Cụ thể:

- Quy định tiếp nhận, nơi tiếp nhận hồ sơ yêu cầu công chứng đạt 1 điểm;

- Quy định trình tự xử lý, giải quyết hồ sơ yêu cầu công chứng đạt 1 điểm;

- Quy định cách thức phối hợp với cơ quan, tổ chức có liên quan trong việc xác minh các thông tin, nội dung liên quan đến hồ sơ yêu cầu công chứng đạt 1 điểm;

- Quy định cách thức trả kết quả giải quyết yêu cầu công chứng đạt 1 điểm;

- Quy định về việc nộp phí, các dịch vụ khác về công chứng đạt 1 điểm.

2. Xây dựng quy trình lưu trữ chặt chẽ, đúng quy định của pháp luật đạt tối đa 5 điểm. Cụ thể:

- Quy định trách nhiệm, cách thức lập hồ sơ, tài liệu công chứng đạt 1 điểm;

- Quy định thời hạn nộp hồ sơ, tài liệu công chứng đạt 1 điểm;

- Quy định việc giao, nhận hồ sơ, tài liệu công chứng đạt 1 điểm;

- Quy định quản lý, sử dụng, khai thác hồ sơ, tài liệu lưu trữ (điện tử, sổ sách) đạt 1 điểm;

- Quy định bảo quản, thời hạn bảo quản và hủy hồ sơ, tài liệu công chứng hết giá trị đạt 1 điểm.

Điều 15. Tiêu chí về tính khả thi của Đề án (điểm tối đa: 6 điểm)

1. Đề án xác định được thời gian, tiến độ thực hiện các dự kiến về tổ chức bộ máy, nhân sự và cơ sở vật chất của Văn phòng công chứng đạt 2 điểm;

2. Đề án xác định được tiến độ và các biện pháp, hình thức đưa Văn phòng công chứng đi vào hoạt động đạt 2 điểm;

3. Đề án dự kiến được các giải pháp để giải quyết các vấn đề khác liên quan đến hoạt động của Văn phòng đạt 2 điểm, cụ thể:

- Thể thức thông qua các quyết định của Văn phòng công chứng, nguyên tắc giải quyết tranh chấp nội bộ đạt 0,5 điểm;

- Căn cứ và phương pháp xác định thù lao, tiền lương và thưởng cho Công chứng viên, người lao động trong Văn phòng công chứng đạt 0,5 điểm;

- Nguyên tắc phân chia lợi nhuận sau thuế và xử lý lỗ trong kinh doanh đạt 0,5 điểm;

- Các trường hợp chấm dứt hoạt động, trình tự chấm dứt hoạt động và thủ tục thanh lý tài sản của Văn phòng công chứng đạt 0,5 điểm.

Điều 16. Tiêu chí về năng lực quản trị và trình độ chuyên môn nghiệp vụ, thành tích trong công tác của công chứng viên (điểm cộng tối đa: 5 điểm)

1. Khả năng quản trị Văn phòng hành nghề công chứng (tối đa 2 điểm), trong đó:

a) Người đại diện theo pháp luật của Văn phòng công chứng có bằng cấp hoặc giấy tờ chứng minh đã qua lớp đào tạo, bồi dưỡng kiến thức về quản trị đạt 1 điểm.

b) Người đại diện theo pháp luật của Văn phòng công chứng từng có kinh nghiệm quản trị tổ chức hành nghề công chứng trên 3 năm đạt 1 điểm

2. Một trong các Công chứng viên của Văn phòng công chứng có trình độ chuyên ngành luật:

- Đại học chính quy tại nước ngoài hoặc có Bằng Thạc sỹ đạt 1 điểm;

- Bằng Tiến sỹ đạt 2 điểm.

3. Công chứng viên thành lập, tham gia thành lập trong thời gian công tác pháp luật hoặc hành nghề công chứng đã từng được tặng thưởng các danh hiệu thi đua (chiến sĩ thi đua cấp bộ, ngành, tỉnh, đoàn thể trung ương; chiến sĩ thi đua toàn quốc) hoặc hình thức khen thưởng (Bằng khen của Thủ tướng Chính phủ, Bằng khen cấp, bộ, ngành, tỉnh, đoàn thể Trung ương) đạt 1 điểm.

Chương III

TỔ CHỨC THỰC HIỆN

Điều 17. Khiếu nại, tố cáo

1. Người nộp hồ sơ đề nghị thành lập Văn phòng công chứng có quyền khiếu nại về việc từ chối cho phép thành lập Văn phòng công chứng khi có căn cứ cho rằng việc từ chối đó là không đúng quy định pháp luật.

2. Người nộp hồ sơ đề nghị thành lập Văn phòng nghề công chứng có quyền tố cáo với cơ quan nhà nước có thẩm quyền về các hành vi vi phạm pháp luật và Quy định này.

3. Việc giải quyết khiếu nại, tố cáo được thực hiện theo quy định của pháp luật về khiếu nại, tố cáo.

Điều 18. Tổ chức thực hiện

1. Sở Tư pháp có trách nhiệm tổ chức triển khai thực hiện Quy định này.

Theo dõi việc thực hiện các nội dung đã cam kết trong hồ sơ đề nghị thành lập Văn phòng công chứng. Đề nghị UBND tỉnh thu hồi Quyết định cho phép thành lập hoặc không cấp Giấy đăng ký hoạt động trong trường hợp phát hiện Văn phòng công chứng không thực hiện đúng các nội dung đã cam kết trong hồ sơ thành lập Văn phòng công chứng.

2. Trong quá trình triển khai thực hiện Quy định này, nếu có khó khăn, vướng mắc hoặc phát sinh, các tổ chức, cá nhân kịp thời báo cáo UBND tỉnh (qua Sở Tư pháp) để xem xét việc sửa đổi, bổ sung hoặc bãi bỏ theo quy định của pháp luật./.