QUY ĐỊNH
TIÊU CHÍ XÉT DUYỆT HỒ SƠ
THÀNH LẬP VĂN PHÒNG CÔNG CHỨNG TRÊN ĐỊA BÀN TỈNH THANH HÓA
(Ban hành kèm theo Quyết định số:
2804/2015/QĐ-UBND ngày 30 tháng 7 năm 2015 của Ủy ban nhân dân tỉnh Thanh
Hóa)
Chương I
QUY ĐỊNH CHUNG
Điều 1. Phạm vi và đối tượng điều chỉnh
1. Quy định này được áp dụng để xét duyệt hồ sơ đề nghị
thành lập Văn phòng công chứng trên địa bàn tỉnh Thanh Hóa theo quy định của
Luật Công chứng và các văn bản hướng dẫn thi hành.
2. Tiêu chí về trụ sở tại Quy định này được áp dụng để
xem xét cấp lại Giấy đăng ký hoạt động cho các Văn phòng công chứng đang hoạt
động nhưng có yêu cầu thay đổi trụ sở.
Điều 2. Nguyên tắc xét duyệt hồ sơ
1. Việc xét duyệt hồ sơ đề nghị thành lập Văn phòng công
chứng trên địa bàn tỉnh Thanh Hóa phải tuân thủ theo quy định của Luật Công
chứng số 53/2014/QH13 ngày 20/6/2014 và Quyết định số 2104/QĐ-TTg ngày
29/12/2012 của Thủ tướng Chính phủ phê duyệt “Quy hoạch tổng thể phát triển tổ
chức hành nghề công chứng đến năm 2020”.
2. Đảm bảo nguyên tắc công khai, minh bạch, khách
quan và đúng quy định của pháp luật hiện hành.
3. Hồ sơ được xét duyệt phải có tổng số điểm cao nhất
và hạ thấp dần theo thứ tự nhưng không được thấp hơn 70 điểm.
4. Hồ sơ đề nghị cho phép thành lập Văn phòng công chứng
phải được gửi đến Sở Tư pháp trước ngày Sở Tư pháp xét duyệt hồ sơ.
5. Sở Tư pháp chỉ cấp Giấy đăng ký hoạt động cho những
Văn phòng công chứng đã đáp ứng đủ các tiêu chí dự kiến trong Đề án thành lập
Văn phòng công chứng. (Dự kiến về ứng dụng công nghệ thông tin có thể thực hiện
sau khi Văn phòng công chứng đi vào hoạt động).
Chương II
TIÊU CHÍ VÀ SỐ ĐIỂM CỦA CÁC TIÊU CHÍ
Điều 3. Tiêu chí chấm điểm
1. Tổ chức nhân sự của Văn phòng công chứng.
2. Trụ sở làm việc của Văn phòng công chứng.
3. Cơ sở vật chất phục vụ cho hoạt động nghiệp vụ và ứng dụng công nghệ
thông tin trong hoạt động hành nghề công chứng.
4. Điều kiện về an ninh trật tự, an toàn giao thông và phòng chống cháy
nổ.
Điều 4. Tiêu chí về tổ chức nhân
sự của Văn phòng công chứng
Điểm tối đa: 40 điểm.
1. Tiêu chí về công chứng viên: Điểm tối đa là 15 điểm.
a) Văn phòng công chứng do 02 công chứng viên hợp danh
thành lập: 10 điểm.
b) Văn phòng công
chứng do 03 công chứng viên trở lên hợp danh thành lập: 15 điểm.
2. Tiêu chí đối với nhân viên nghiệp vụ của Văn phòng
công chứng: 15 điểm.
Mỗi nhân viên nghiệp vụ có bằng Cử nhân Luật chính quy
trở lên được tính 05 điểm (tổng điểm cho nhân viên nghiệp vụ không quá 15 điểm).
3. Tiêu chí đối với nhân viên kế toán: 03 điểm.
a) Nhân viên có bằng đại học hoặc cao đẳng chuyên ngành
kế toán: 03 điểm.
b) Nhân viên có bằng trung cấp kế toán: 02 điểm.
4. Tiêu chí về nhân viên lưu trữ: Điểm tối đa là 7 điểm.
a) Văn phòng công chứng có nhân viên làm công tác lưu
trữ: 05 điểm.
b) Nhân viên làm công tác lưu trữ có bằng đại học hoặc
cao đẳng chuyên ngành lưu trữ được cộng thêm 02 điểm.
Điều 5. Tiêu chí về trụ sở làm việc của Văn phòng công chứng
Điểm tối đa: 37 điểm.
1. Về tính pháp lý của trụ sở làm việc của Văn phòng
công chứng.
a) Trụ sở của Văn phòng công chứng là do Văn phòng công
chứng ký hợp đồng thuê, mượn: 10 điểm.
b) Trụ sở của Văn phòng công chứng thuộc sở hữu của một
trong số các công chứng viên hợp danh thành lập: 15 điểm.
2. Tổng diện tích sử dụng dành cho hoạt động của Văn
phòng công chứng, bao gồm: Phòng cho công chứng viên, phòng tiếp người yêu cầu công
chứng và kho lưu trữ hồ sơ đã công chứng.
a) Diện tích từ 60m2 đến dưới 100m2:
10 điểm.
b) Diện tích từ 100m2 trở lên: 15 điểm.
3. Diện tích dành cho phòng tiếp người yêu cầu công chứng.
a) Diện tích dưới 30m2: 05 điểm.
b) Diện tích trên 30m2: 07 điểm.
Điều 6. Tiêu chí về cơ sở vật chất phục vụ hoạt động nghiệp vụ và ứng
dụng công nghệ thông tin trong hoạt động hành nghề công chứng
Điểm tối đa: 15 điểm.
1. Về cơ sở vật chất: Có dự kiến trang bị máy photocoppy,
máy vi tính, máy in, két sắt, tủ đựng tài liệu; bàn ghế cho công chứng viên,
nhân viên nghiệp vụ và người yêu cầu công chứng; các trang thiết bị văn phòng
khác đảm bảo cho hoạt động của Văn phòng công chứng: 10 điểm.
2. Có dự kiến kết nối mạng internet, thiết kế trang website
của Văn phòng công chứng: 02 điểm.
3. Có phương án đầu tư phần mềm hoặc sử dụng phần mềm
phục vụ cho hoạt động hành nghề công chứng của văn phòng: 03 điểm.
Điều 7. Tiêu chí về an ninh trật tự, an toàn giao thông và phòng chống cháy nổ
Điểm tối đa: 08 điểm.
1. Diện tích dành cho chỗ giữ xe.
a) Diện tích chỗ giữ xe dưới 30m2: 02 điểm.
b) Diện tích chỗ giữ xe từ 30m2 trở lên: 04 điểm.
2. Địa điểm giữ xe
thuận lợi, đảm bảo an ninh trật tự, an toàn giao thông: 02 điểm.
3. Văn phòng công chứng có trang thiết bị phòng chống
cháy nổ: 02 điểm.
Chương III
XÉT DUYỆT HỒ SƠ ĐỀ NGHỊ THÀNH LẬP VĂN
PHÒNG CÔNG CHỨNG
Điều 8. Tiếp nhận và xét duyệt hồ sơ đề nghị thành lập Văn phòng công
chứng
1. Sở Tư pháp thực hiện việc tiếp nhận các hồ sơ đề nghị
thành lập Văn phòng công chứng của công chứng viên. Giám đốc Sở Tư pháp ban
hành Quyết định thành lập Tổ xét duyệt hồ sơ đề nghị thành lập Văn phòng công
chứng.
2. Các thành viên của Tổ xét duyệt hồ sơ đề nghị thành
lập Văn phòng công chứng làm việc độc lập,
căn cứ vào Tiêu chí và số điểm của các tiêu chí tại Chương II của Quy
định này để tiến hành xét duyệt và chấm điểm từng hồ sơ đề nghị thành lập Văn
phòng công chứng.
Điều 9. Cách thức chấm điểm
1. Điểm của từng hồ sơ được tính bằng điểm trung bình
của các thành viên tham gia chấm điểm.
2. Việc xét duyệt
và chấm điểm hồ sơ đề nghị thành lập Văn phòng công chứng phải được lập thành biên
bản và có chữ ký của các thành viên của Tổ xét duyệt hồ sơ.
3. Hồ sơ được đề nghị xét chọn phải đạt điểm trung bình
từ 70 điểm trở lên và
có số điểm cao nhất trong số các hồ sơ đề nghị thành lập Văn phòng công chứng
trong 01 đơn vị hành chính cấp huyện. Trường hợp có nhiều hồ sơ có số điểm bằng
nhau, thì hồ sơ đề nghị xét chọn sẽ theo các thứ tự ưu tiên sau đây:
a) Hồ sơ có số điểm về tổ chức nhân sự cao hơn.
b) Hồ sơ có số điểm về trụ sở cao hơn.
4. Căn cứ vào kết quả xét duyệt và số điểm của từng hồ
sơ, Giám đốc Sở Tư pháp trình Ủy ban nhân dân tỉnh xem xét, quyết định việc cho
phép thành lập Văn phòng công chứng theo quy định của pháp luật hiện hành.
Chương IV
TỔ CHỨC THỰC HIỆN
Điều 10. Khiếu nại liên quan đến việc xét duyệt hồ sơ thành lập Văn
phòng công chứng
1. Công
chứng viên nộp hồ sơ đề nghị thành lập Văn phòng công chứng có quyền khiếu nại
về việc từ chối cho phép thành lập Văn phòng công chứng khi có căn cứ cho rằng
việc từ chối là trái với quy định của pháp luật và Quy định này.
2. Việc giải quyết khiếu nại tuân thủ theo quy định của
pháp luật về khiếu nại.
Điều 11. Tổ chức thực hiện
Giao Sở Tư pháp chịu trách nhiệm tổ chức thực hiện Quy
định này. Trong quá trình thực hiện, nếu có phát sinh vướng mắc kịp thời báo
cáo Ủy ban nhân dân tỉnh xem xét sửa đổi, bổ sung theo quy định của pháp luật./.