|
BỘ
NỘI VỤ
-------
|
CỘNG
HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập – Tự do – Hạnh phúc
--------------
|
|
Số:
02/2010/TT-BNV
|
Hà
Nội, ngày 28 tháng 04 năm 2010
|
THÔNG TƯ
HƯỚNG DẪN CHỨC NĂNG, NHIỆM VỤ, QUYỀN HẠN VÀ TỔ CHỨC CỦA TỔ
CHỨC VĂN THƯ, LƯU TRỮ BỘ, CƠ QUAN NGANG BỘ, CƠ QUAN THUỘC CHÍNH PHỦ VÀ ỦY BAN
NHÂN DÂN CÁC CẤP
Căn cứ Nghị định số
178/2007/NĐ-CP ngày 03 tháng 12 năm 2007 quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn
và cơ cấu tổ chức của Bộ, cơ quan ngang Bộ;
Căn cứ Nghị định số 48/2008/NĐ-CP ngày 27 tháng 4 năm 2008 của Chính phủ quy định
chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Bộ Nội vụ;
Căn cứ Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng 4 năm 2004 của Chính phủ về
công tác văn thư;
Căn cứ Nghị định số 111/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng 4 năm 2004 của Chính phủ quy định
chi tiết thi hành một số điều của Pháp lệnh Lưu trữ quốc gia;
Căn cứ Nghị định số 13/2008/NĐ-CP ngày 04 tháng 02 năm 2008 của Chính phủ quy định
tổ chức các cơ quan chuyên môn thuộc Ủy ban nhân dân tỉnh, thành phố trực thuộc
Trung ương;
Căn cứ Nghị định số 14/2008/NĐ-CP ngày 04 tháng 02 năm 2008 của Chính phủ quy định
tổ chức các cơ quan chuyên môn thuộc Ủy ban nhân dân huyện, quận, thị xã, thành
phố trực thuộc tỉnh;
Để thống nhất quản lý nhà nước về công tác văn thư, lưu trữ, Bộ Nội vụ hướng dẫn
chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và tổ chức của tổ chức Văn thư, Lưu trữ Bộ, cơ
quan ngang Bộ, cơ quan thuộc Chính phủ và Ủy ban nhân dân các cấp như sau:
Chương 1.
QUY ĐỊNH CHUNG
Điều 1. Phạm
vi điều chỉnh
Thông tư này quy định về chức
năng, nhiệm vụ, quyền hạn và tổ chức của tổ chức Văn thư, Lưu trữ Bộ, cơ quan
ngang Bộ, cơ quan thuộc Chính phủ (sau đây gọi chung là Bộ) và Ủy ban nhân dân
các cấp.
Chương 2.
TỔ CHỨC VĂN THƯ, LƯU TRỮ
TẠI BỘ, CƠ QUAN NGANG BỘ, CƠ QUAN THUỘC CHÍNH PHỦ
Điều 2. Vị
trí và chức năng
Thành lập Phòng thuộc Văn phòng
Bộ, cơ quan ngang Bộ, cơ quan thuộc Chính phủ (gọi chung là Phòng Văn thư - Lưu
trữ) để giúp Chánh Văn phòng tham mưu cho Bộ trưởng, Thủ trưởng cơ quan ngang Bộ,
Thủ trưởng cơ quan thuộc Chính phủ quản lý công tác văn thư, lưu trữ tại cơ
quan và các đơn vị trực thuộc.
Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của
tổ chức làm công tác văn thư, lưu trữ của Bộ Quốc phòng, Bộ Công an áp dụng
theo Thông tư này.
Điều 3. Nhiệm
vụ và quyền hạn
1. Giúp Chánh Văn phòng Bộ thực
hiện nhiệm vụ, quyền hạn sau:
a) Xây dựng trình Bộ ban hành
các chế độ, quy định về văn thư, lưu trữ;
b) Hướng dẫn, kiểm tra việc thực
hiện các chế độ, quy định của Nhà nước và của Bộ về văn thư, lưu trữ;
c) Xây dựng kế hoạch dài hạn,
hàng năm về văn thư, lưu trữ trình Bộ phê duyệt và tổ chức thực hiện;
d) Nghiên cứu, ứng dụng khoa học
và công nghệ vào công tác văn thư, lưu trữ;
đ) Tổ chức tập huấn, bồi dưỡng,
hướng dẫn nghiệp vụ văn thư, lưu trữ cho cán bộ công chức, viên chức của Bộ;
e) Phối hợp với Thanh tra Bộ giải
quyết khiếu nại, tố cáo và xử lý vi phạm pháp luật về văn thư, lưu trữ;
g) Thực hiện báo cáo, thống kê về
văn thư, lưu trữ;
h) Sơ kết, tổng kết về văn thư,
lưu trữ;
i) Thực hiện công tác thi đua,
khen thưởng về văn thư, lưu trữ.
2. Giúp Chánh Văn phòng Bộ thực
hiện nhiệm vụ của Văn thư cơ quan:
a) Tiếp nhận, đăng ký văn bản đến;
b) Trình, chuyển giao văn bản đến
cho các đơn vị, cá nhân;
c) Theo dõi, đôn đốc, kiểm tra
việc giải quyết văn bản đến;
d) Tiếp nhận các dự thảo văn bản
trình người có thẩm quyền xem xét, duyệt, ký ban hành;
đ) Kiểm tra thể thức, hình thức
và kỹ thuật trình bày văn bản; ghi số và ngày, tháng ban hành; nhân bản; đóng dấu
cơ quan và dấu mức độ khẩn, mật (nếu có);
e) Đăng ký, làm thủ tục phát
hành, chuyển phát và theo dõi việc chuyển phát văn bản đi;
g) Sắp xếp, bảo quản và phục vụ
việc tra cứu, sử dụng bản lưu;
h) Quản lý sổ sách và cơ sở dữ
liệu đăng ký, quản lý văn bản; làm thủ tục cấp giấy giới thiệu, giấy đi đường
cho cán bộ, công chức, viên chức;
i) Bảo quản, sử dụng con dấu của
cơ quan, tổ chức và các loại con dấu khác được giao.
3. Giúp Chánh Văn phòng Bộ thực
hiện nhiệm vụ của Lưu trữ cơ quan:
a) Hướng dẫn cán bộ, công chức,
viên chức trong cơ quan, tổ chức lập hồ sơ và chuẩn bị hồ sơ, tài liệu giao nộp
vào Lưu trữ cơ quan;
b) Thu thập hồ sơ, tài liệu đến
hạn nộp lưu vào Lưu trữ cơ quan;
c) Phân loại, chỉnh lý, xác định
giá trị, thống kê, sắp xếp hồ sơ, tài liệu;
d) Bảo vệ, bảo quản an toàn hồ
sơ, tài liệu;
đ) Phục vụ khai thác, sử dụng hồ
sơ, tài liệu lưu trữ;
e) Lựa chọn hồ sơ, tài liệu thuộc
diện nộp lưu để giao nộp vào Lưu trữ lịch sử theo quy định và làm các thủ tục
tiêu hủy tài liệu hết giá trị;
g) Thực hiện một số dịch vụ công
về văn thư, lưu trữ.
Điều 4. Biên
chế
1. Phòng Văn thư - Lưu trữ gồm:
Trưởng phòng, các Phó Trưởng phòng và một số công chức, viên chức. Trưởng
phòng, các Phó Trưởng phòng do Bộ trưởng, Thủ trưởng cơ quan ngang Bộ, Thủ trưởng
cơ quan thuộc Chính phủ bổ nhiệm theo đề nghị của Chánh Văn phòng Bộ.
2. Biên chế của Phòng Văn thư -
Lưu trữ do Bộ trưởng, Thủ trưởng cơ quan ngang Bộ, Thủ trưởng cơ quan thuộc
Chính phủ quyết định trong tổng số biên chế hành chính và sự nghiệp của Văn
phòng Bộ, cơ quan ngang Bộ, cơ quan thuộc Chính phủ để bảo đảm hoàn thành nhiệm
vụ được quy định tại Điều 3 của Thông tư này.
3. Công chức, viên chức của
Phòng Văn thư - Lưu trữ phải có đủ tiêu chuẩn nghiệp vụ của ngạch công chức,
viên chức văn thư, lưu trữ theo quy định của pháp luật.
Điều 5.
Tại Tổng cục, Cục (và tổ chức tương đương); đơn vị sự
nghiệp nhà nước; tổ chức kinh tế nhà nước ở Trung ương tùy theo khối lượng công
việc về văn thư, lưu trữ để thành lập phòng, tổ hoặc bố trí công chức, viên chức
làm công tác văn thư, lưu trữ cho phù hợp.
Nhiệm vụ cụ thể của tổ chức văn
thư, lưu trữ tại các cơ quan, tổ chức nêu trên được thực hiện theo Khoản 2, Khoản
3 của Điều 3 của Thông tư này.
Chương 3.
TỔ CHỨC VĂN THƯ, LƯU TRỮ
TẠI ỦY BAN NHÂN DÂN CÁC CẤP
Điều 6. Tổ
chức Văn thư, Lưu trữ cấp tỉnh
Thành lập Chi cục Văn thư - Lưu
trữ trực thuộc Sở Nội vụ trên cơ sở hợp nhất Phòng Quản lý Văn thư - Lưu trữ và
Trung tâm Lưu trữ tỉnh.
1. Vị trí và chức năng
Chi cục Văn thư - Lưu trữ là tổ
chức trực thuộc Sở Nội vụ có chức năng giúp Giám đốc Sở Nội vụ tham mưu cho Ủy
ban nhân dân tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương (sau đây gọi chung là tỉnh)
quản lý nhà nước về văn thư, lưu trữ của tỉnh và trực tiếp quản lý tài liệu lưu
trữ lịch sử của tỉnh theo quy định của pháp luật.
Chi cục Văn thư - Lưu trữ chịu sự
chỉ đạo, quản lý về tổ chức, biên chế và hoạt động của Sở Nội vụ, đồng thời chịu
sự hướng dẫn về chuyên môn, nghiệp vụ của Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước trực
thuộc Bộ Nội vụ.
Chi cục Văn thư - Lưu trữ là tổ
chức có tư cách pháp nhân, con dấu, có tài khoản riêng, có trụ sở, kinh phí hoạt
động do Ngân sách nhà nước cấp theo quy định pháp luật.
2. Giúp Giám đốc Sở Nội vụ thực
hiện các nhiệm vụ sau:
a) Trình cấp có thẩm quyền ban
hành quy hoạch, kế hoạch dài hạn, hàng năm, các chương trình, đề án, dự án và tổ
chức thực hiện chế độ, quy định về văn thư, lưu trữ;
b) Hướng dẫn, kiểm tra việc thực
hiện các chế độ, quy định về văn thư, lưu trữ;
c) Thẩm định, trình cấp có thẩm
quyền phê duyệt “Danh mục nguồn và thành phần tài liệu thuộc diện nộp vào Lưu
trữ lịch sử của tỉnh”;
d) Thẩm định, trình cấp có thẩm
quyền phê duyệt “Danh mục tài liệu hết giá trị” của Lưu trữ lịch sử của tỉnh;
đ) Thẩm định, trình cấp có thẩm
quyền phê duyệt “Danh mục tài liệu hết giá trị” bảo quản tại cơ quan, tổ chức
thuộc nguồn nộp lưu vào Lưu trữ lịch sử của tỉnh;
e) Nghiên cứu, ứng dụng khoa học
và công nghệ vào công tác văn thư, lưu trữ;
g) Tổ chức tập huấn, bồi dưỡng nghiệp
vụ văn thư, lưu trữ;
h) Phối hợp với Thanh tra Sở Nội
vụ giải quyết khiếu nại, tố cáo và xử lý vi phạm pháp luật về văn thư, lưu trữ;
i) Thực hiện báo cáo, thống kê về
văn thư, lưu trữ;
k) Sơ kết, tổng kết công tác văn
thư, lưu trữ;
l) Thực hiện công tác thi đua,
khen thưởng về văn thư, lưu trữ.
3. Giúp Giám đốc Sở Nội vụ thực
hiện nhiệm vụ của Lưu trữ lịch sử của tỉnh:
a) Hướng dẫn các cơ quan, tổ chức
thuộc nguồn nộp lưu chuẩn bị hồ sơ, tài liệu đến hạn nộp lưu;
b) Thu thập hồ sơ, tài liệu đến
hạn nộp lưu vào Lưu trữ lịch sử của tỉnh;
c) Phân loại, chỉnh lý, xác định
giá trị, thống kê, sắp xếp hồ sơ, tài liệu;
d) Bảo vệ, bảo quản, thống kê
tài liệu lưu trữ;
đ) Tu bổ, phục chế và bảo hiểm
tài liệu lưu trữ;
e) Xây dựng công cụ tra cứu và tổ
chức phục vụ khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ;
g) Thực hiện một số dịch vụ công
về lưu trữ;
h) Quản lý tài chính, tài sản và
thực hiện các nhiệm vụ khác do Giám đốc Sở Nội vụ quy định.
4. Tổ chức và biên chế
a) Lãnh đạo Chi cục
Chi cục Văn thư - Lưu trữ có Chi
cục trưởng và không quá 02 Phó Chi cục trưởng.
Chi cục trưởng Chi cục Văn thư -
Lưu trữ chịu trách nhiệm trước Giám đốc Sở Nội vụ và trước pháp luật về toàn bộ
hoạt động của Chi cục. Phó Chi cục trưởng chịu trách nhiệm trước Chi cục trưởng
và trước pháp luật về lĩnh vực công tác được phân công.
Việc bổ nhiệm, miễn nhiệm, cách
chức Chi cục trưởng, Phó Chi cục trưởng thực hiện theo quy định của pháp luật
và phân cấp của Ủy ban nhân dân tỉnh.
b) Cơ cấu tổ chức
Chi cục Văn thư - Lưu trữ có các
phòng chuyên môn, nghiệp vụ để quản lý và tổ chức thực hiện các nhiệm vụ được
giao.
Căn cứ vào khối lượng công việc,
tính chất, đặc điểm của công tác văn thư, lưu trữ tại địa phương, Giám đốc Sở Nội
vụ trình Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp tỉnh quyết định cụ thể về số lượng và tên
gọi các phòng chuyên môn của Chi cục theo các lĩnh vực công tác sau: Quản lý
Văn thư - Lưu trữ, Thu thập - Chỉnh lý, Tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ, Kho
Lưu trữ chuyên dụng và công tác Hành chính - Tổng hợp.
c) Biên chế
Biên chế của Chi cục Văn thư -
Lưu trữ do Ủy ban nhân dân tỉnh quyết định trong tổng số biên chế hành chính và
sự nghiệp của Sở Nội vụ.
4. Công chức, viên chức thuộc
Chi cục Văn thư - Lưu trữ phải có đủ tiêu chuẩn nghiệp vụ của ngạch công chức,
viên chức văn thư, lưu trữ theo quy định của pháp luật.
Điều 7. Tổ
chức Văn thư, Lưu trữ cấp huyện
1. Chức năng và nhiệm vụ
Phòng Nội vụ bố trí công chức
chuyên trách giúp Trưởng phòng Nội vụ thực hiện chức năng tham mưu cho Ủy ban nhân
dân cấp huyện quản lý nhà nước về văn thư, lưu trữ của huyện với các nhiệm vụ
sau:
a) Hướng dẫn, kiểm tra việc thực
hiện các chế độ, quy định về văn thư, lưu trữ của Nhà nước và của tỉnh đối với
các cơ quan, tổ chức ở cấp huyện và cấp xã;
b) Thực hiện báo cáo, thống kê về
văn thư, lưu trữ theo quy định của pháp luật;
c) Tổ chức sơ kết, tổng kết và
thực hiện công tác thi đua, khen thưởng trong hoạt động văn thư, lưu trữ.
d) Quản lý tài liệu lưu trữ của
cấp huyện theo hướng dẫn của Sở Nội vụ;
đ) Thực hiện một số dịch vụ công
về văn thư, lưu trữ.
2. Biên chế: công chức chuyên
trách làm văn thư, lưu trữ do Phòng Nội vụ bố trí trong biên chế được giao.
3. Công chức chuyên trách làm
văn thư, lưu trữ tại Phòng Nội vụ phải có đủ tiêu chuẩn nghiệp vụ của ngạch
công chức văn thư, lưu trữ theo quy định của pháp luật.
Điều 8.
Các cơ quan chuyên môn thuộc Ủy ban nhân dân cấp tỉnh,
cấp huyện; các đơn vị sự nghiệp nhà nước và các tổ chức kinh tế nhà nước trực
thuộc cấp tỉnh, cấp huyện tùy theo khối lượng công việc về văn thư, lưu trữ để
thành lập phòng, tổ hoặc bố trí người làm văn thư, lưu trữ cho phù hợp.
Nhiệm vụ cụ thể của tổ chức văn
thư, lưu trữ tại các cơ quan, tổ chức nêu trên thực hiện theo thẩm quyền quy định
tại Khoản 2, Điều 6 (đối với cấp tỉnh) và khoản 1, Điều 7 (đối với cấp huyện) của
Thông tư này.
Điều 9. Văn
thư, Lưu trữ cấp xã
1. Tại Ủy ban nhân dân xã, phường,
thị trấn bố trí công chức kiêm nhiệm làm văn thư, lưu trữ.
2. Người làm văn thư, lưu trữ phải
có đủ tiêu chuẩn nghiệp vụ theo quy định của pháp luật và thực hiện nhiệm vụ
theo hướng dẫn chuyên môn của Sở Nội vụ.
Chương 4.
TỔ CHỨC THỰC HIỆN
Điều 10. Hiệu
lực thi hành
Thông tư này có hiệu thi hành
sau 45 ngày kể từ ngày ban hành.
Bãi bỏ các quy định trước đây
trái với Thông tư này và bãi bỏ: Khoản 11, Mục II, điểm c, e (phần
về Trung tâm Lưu trữ tỉnh), Khoản 2, Mục III, Phần I và Khoản 11, Mục II, Phần
II của Thông tư số 04/2008/TT-BNV ngày 04 tháng 6 năm 2008 của Bộ Nội vụ hướng
dẫn chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Sở Nội vụ, Phòng Nội vụ
thuộc Ủy ban nhân dân cấp tỉnh, cấp huyện; điểm d, 2.1 và 2.2
(phần về Trung tâm Lưu trữ tỉnh) Khoản 2 Mục I Thông tư số 06/2008/TT-BNV ngày
21 tháng 8 năm 2008 của Bộ Nội vụ hướng dẫn sửa đổi, bổ sung Khoản
2 Mục III Phần I Thông tư số 04/2008/TT-BNV ngày 04 tháng 6 năm 2008 của Bộ
Nội vụ hướng dẫn chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Sở Nội vụ,
Phòng Nội vụ thuộc Ủy ban nhân dân cấp tỉnh, cấp huyện.
Điều 11. Tổ
chức thực hiện
Bộ, cơ quan ngang Bộ, cơ quan
thuộc Chính phủ và Ủy ban nhân dân các tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương chịu
trách nhiệm tổ chức triển khai thực hiện Thông tư này.
Các tổ chức Chính trị - Xã hội,
Xã hội - Nghề nghiệp và các cơ quan, tổ chức pháp nhân khác căn cứ Thông tư này
để áp dụng cho phù hợp.
Quá trình thực hiện, nếu có vấn
đề phát sinh hoặc vướng mắc, đề nghị Bộ, cơ quan ngang Bộ, cơ quan thuộc Chính
phủ và Ủy ban nhân dân các tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương phản ánh về Bộ
Nội vụ để xem xét, giải quyết theo thẩm quyền./.
|
Nơi nhận:
- Ban Bí thư Trung ương Đảng;
- Thủ tướng, các Phó Thủ tướng Chính phủ;
- Các Bộ, cơ quan ngang Bộ, cơ quan thuộc CP;
- Văn phòng BCĐ TW về phòng, chống tham nhũng;
- HĐND, UBND các tỉnh, thành phố trực thuộc TW;
- Văn phòng Trung ương và các Ban của Đảng;
- Văn phòng Chủ tịch nước;
- Hội đồng Dân tộc và các Ủy ban của Quốc hội;
- Văn phòng Quốc hội;
- Tòa án nhân dân tối cao;
- Viện Kiểm sát nhân dân tối cao;
- Kiểm toán Nhà nước;
- Ủy ban Trung ương Mặt trận Tổ quốc Việt Nam;
- Cơ quan Trung ương của các đoàn thể;
- Website Chính phủ, Công báo;
- Bộ trưởng, các Thứ trưởng Bộ Nội vụ;
- Các đơn vị, tổ chức thuộc Bộ Nội vụ;
- Cục Văn thư và lưu trữ Nhà nước (10b);
- Sở Nội vụ thuộc UBND các tỉnh, thành phố trực thuộc TW;
- Lưu: VT, TCCB (10b).
|
BỘ
TRƯỞNG
Trần Văn Tuấn
|