|
ỦY
BAN NHÂN DÂN
TỈNH NINH BÌNH
-------
|
CỘNG
HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
---------------
|
|
Số: 112/KH-UBND
|
Ninh
Bình, ngày 28 tháng 12
năm 2016
|
KẾ HOẠCH
CÔNG TÁC VĂN THƯ, LƯU TRỮ NĂM 2017
Thực hiện Công văn số 1313/VTLTNN-NVĐP
ngày 01 tháng 12 năm 2016 của Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà
nước về việc phương hướng, nhiệm vụ công tác văn thư, lưu trữ năm 2017 đối với
các tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương, Ủy ban nhân dân tỉnh Ninh Bình ban
hành Kế hoạch công tác văn thư, lưu trữ năm 2017, như sau:
I. MỤC ĐÍCH, YÊU CẦU
1. Mục đích
Nâng cao trách nhiệm của các Sở, Ban,
ngành, Ủy ban nhân dân các huyện, thành phố (sau đây gọi chung là cơ quan, đơn
vị) về công tác văn thư, lưu trữ, thống nhất trong chỉ đạo, đồng thời là cơ sở
để các cơ quan, đơn vị xây dựng kế hoạch tổ chức và thực hiện công tác văn thư,
lưu trữ năm 2017 đạt hiệu quả. Tạo bước biến chuyển, đưa công tác văn thư, lưu
trữ của các cơ quan, đơn vị đi vào hoạt động có nề nếp, khoa học, đáp ứng yêu cầu cải cách hành chính nhà nước và thực
hiện theo đúng quy định của pháp luật.
2. Yêu cầu
Trong quá trình thực hiện các nội
dung của công tác văn thư, lưu trữ, các cơ quan, đơn vị phải đảm bảo các yêu cầu:
nhanh chóng, chính xác, từng bước áp dụng những phương tiện hiện đại, đúng quy
định của pháp luật và phù hợp tình hình thực tế của cơ quan, đơn vị.
II. NỘI DUNG HOẠT
ĐỘNG
1. Những nhiệm vụ thường xuyên
1.1. Quản lý, chỉ đạo, hướng dẫn công tác văn thư, lưu trữ
a) Tuyên truyền, phổ biến pháp luật về
công tác văn thư, lưu trữ
Các cơ quan, đơn vị đẩy mạnh việc
tuyên truyền, phổ biến các văn bản quy phạm pháp luật mới được ban hành về công
tác văn thư, lưu trữ.
b) Xây dựng, ban hành văn bản hướng dẫn
về công tác văn thư, lưu trữ
- Sở Nội vụ rà soát các văn bản đã
ban hành về công tác văn thư, lưu trữ để sửa đổi, bổ sung hoặc thay thế bằng
văn bản mới cho phù hợp với các quy định của pháp luật hiện hành và tình hình
thực tế của địa phương.
- Các cơ quan, đơn vị căn cứ các quy
định mới của Nhà nước, của tỉnh và hướng dẫn của Sở Nội vụ tiến hành rà soát những
văn bản đã ban hành không còn phù hợp để sửa đổi, bổ sung, thay thế hoặc ban hành mới, gồm:
+ Quy chế công tác văn thư, lưu trữ;
+ Danh mục hồ sơ;
+ Danh mục thành phần tài liệu nộp lưu vào Trung tâm Lưu trữ lịch sử tỉnh;
+ Hướng dẫn lập hồ sơ công việc và
giao nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan, đơn vị;
+ Quy định về tổ chức sử dụng tài liệu
lưu trữ của cơ quan.
c) Công tác tổ chức nhân sự
- Trong tổng số biên chế được giao hàng năm, các cơ quan, đơn vị bố trí, sắp xếp
người làm công tác văn thư, lưu trữ đảm bảo đủ về số lượng đồng thời đáp ứng
tiêu chuẩn theo quy định tại Thông tư số 13/2014/TT-BNV ngày 31 tháng 10 năm
2014 quy định mã số và tiêu chuẩn chức danh nghề nghiệp viên chức chuyên ngành
Lưu trữ; Thông tư số
14/2014/TT-BNV ngày 31 tháng 10 năm 2014 của Bộ Nội vụ quy định chức danh, mã số
ngạch và tiêu chuẩn nghiệp vụ chuyên môn các ngạch công chức chuyên ngành Văn
thư.
- Các cơ quan, đơn vị chủ động xây dựng
kế hoạch, phối hợp với Sở Nội vụ mở các lớp bồi dưỡng nghiệp vụ về văn thư, lưu
trữ cho đội ngũ công chức, viên chức. Tập trung vào các nội dung:
+ Quản lý văn bản đi, văn bản đến và
lập hồ sơ trong môi trường mạng;
+ Lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu
vào Lưu trữ cơ quan;
+ Chỉnh lý, xác định giá trị tài liệu,
bảo quản.
- Thực hiện tốt các chế độ phụ cấp độc
hại, bồi dưỡng hiện vật cho công
chức, viên chức làm văn thư, lưu trữ theo quy định hiện hành.
d) Thanh tra, kiểm tra công tác văn
thư, lưu trữ
Sở Nội vụ thực hiện kiểm tra công tác
văn thư, lưu trữ tại các cơ quan đơn vị. Các cơ quan, đơn vị, Ủy ban nhân dân
huyện, thành phố chủ động kiểm tra, hướng dẫn các hoạt động văn thư, lưu trữ đối
với các cơ quan, đơn vị trực thuộc, đảm bảo thực hiện tốt công tác quản lý nhà
nước và triển khai các hoạt động nghiệp vụ đúng quy định.
1.2. Quản lý tài liệu tại Trung
tâm Lưu trữ lịch sử tỉnh
a) Thu thập, bổ sung, phân loại, chỉnh
lý, sắp xếp, xác định giá trị tài liệu lưu trữ lịch sử.
b) Thực hiện chế độ bảo vệ, bảo quản
an toàn tài liệu lưu trữ, vệ sinh định kỳ tài liệu lưu trữ và kho lưu trữ.
c) Thực hiện công tác tu bổ, phục chế
đối với tài liệu lưu trữ được xác định bị hư hỏng, xuống cấp cần được bảo vệ.
d) Tổ chức giải mật theo quy định, chủ động công bố giới thiệu và tạo mọi điều
kiện thuận lợi cho việc sử dụng tài liệu lưu trữ được nhanh chóng và có hiệu quả.
1.3. Hiện đại hóa công tác văn
thư, lưu trữ
a) Ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác văn thư, lưu trữ
- Tiếp tục triển khai thực hiện các
văn bản hướng dẫn của Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước và Ủy ban nhân dân tỉnh,
gồm: Hướng dẫn số 822/HD- VTLTNN ngày 26 tháng 8 năm 2015 về việc quản lý văn bản
đi, văn bản đến và lập hồ sơ trong môi trường mạng; Hướng dẫn số 169/HD-VTLTNN
ngày 10 tháng 3 năm 2010 về việc xây dựng cơ sở dữ liệu lưu trữ; Quyết định số
24/2016/QĐ-UBND ngày 27 tháng 9 năm 2016 của Ủy ban nhân dân tỉnh ban hành Quy
định trao đổi, xử lý, lưu trữ văn bản điện tử trong hoạt động của các cơ quan
quản lý Nhà nước thuộc thẩm quyền quản lý của Ủy ban nhân dân tỉnh.
- Tăng cường sự phối hợp giữa Sở Nội
vụ, Văn phòng Ủy ban nhân dân tỉnh, Sở Thông tin và Truyền thông trong việc hướng
dẫn nghiệp vụ văn thư, lưu trữ đối với quản lý tài liệu điện tử và ứng dụng các
phần mềm quản lý văn bản và điều hành.
- Xây dựng cơ sở dữ liệu tài liệu lưu
trữ phục vụ quản lý và khai thác sử dụng tài liệu tại Trung tâm Lưu trữ lịch sử
tỉnh.
- Các cơ quan, đơn vị tiếp tục triển
khai đồng bộ thống nhất có hiệu quả phần mềm quản lý văn bản và điều hành.
b) Các cơ quan, đơn vị duy trì, cải
tiến hệ thống quản lý chất lượng theo Tiêu chuẩn Việt Nam ISO 9001:2000 bảo đảm
phù hợp với chức năng, nhiệm vụ và tình hình thực tế của cơ quan, đơn vị nói
chung và đối với công tác văn thư, lưu trữ nói riêng.
c) Chủ động nghiên cứu, đề xuất và
triển khai thực hiện các đề tài nghiên cứu khoa học về văn thư, lưu trữ.
1.4. Bố trí kinh phí thực hiện
công tác văn thư, hoạt động lưu trữ
Căn cứ quy định về kinh phí và phân cấp
ngân sách nhà nước, các sở, ban, ngành chủ động xây dựng dự toán, trình các cấp
có thẩm quyền; Ủy ban nhân dân cấp huyện chủ động bố trí kinh phí cho hoạt động
văn thư, lưu trữ theo quy định tại Điều 39 của Luật Lưu trữ. Trong đó, tập
trung vào các công việc sau:
+ Tổ chức tập huấn, bồi dưỡng nghiệp
vụ cho công tác văn thư, lưu trữ;
+ Chỉnh lý khối tài liệu hiện đang tồn
đọng, tích đống, bó gói;
+ Xây dựng, cải tạo kho lưu trữ lịch
sử và kho lưu trữ cơ quan.
2. Những nhiệm vụ trọng tâm trong
năm 2017
2.1. Tăng cường kiểm tra việc thực
hiện các quy định của pháp luật về công tác văn thư, lưu trữ
Sở Nội vụ xây dựng Kế hoạch và thực
hiện kiểm tra công tác văn thư, lưu trữ và tài liệu lưu trữ năm 2017 đối với
các cơ quan, đơn vị thuộc nguồn nộp lưu tài liệu vào Trung tâm Lưu trữ lịch sử
tỉnh.
Các cơ quan, đơn vị không nằm trong kế
hoạch thanh tra, kiểm tra năm 2017 của Sở Nội vụ chủ động rà soát, kiểm tra
trong cơ quan, đơn vị mình và tổ chức kiểm tra đối với các đơn vị trực thuộc; Ủy
ban nhân dân cấp huyện tổ chức kiểm tra, hướng dẫn đối với cấp xã và các phòng
ban chuyên môn.
Nội dung kiểm tra về việc thực hiện
các quy định của pháp luật về công tác văn thư, lưu trữ, tập trung vào việc lập
hồ sơ công việc và giao nộp hồ sơ tài liệu vào Lưu trữ cơ quan theo văn bản chỉ
đạo số 261/UBND-VP7 ngày 24/8/2016 của Ủy ban nhân dân tỉnh. Sở Nội vụ có trách
nhiệm tổng hợp, báo cáo Ủy ban nhân dân tỉnh kết quả kiểm tra.
2.2. Thu thập, sưu tầm và công bố,
giới thiệu tài liệu
lưu trữ lịch sử
a) Xây dựng kế hoạch để thu thập tài
liệu và hướng dẫn các cơ quan, đơn vị thuộc nguồn nộp lưu chuẩn bị hồ sơ, tài
liệu để giao nộp vào Trung tâm Lưu trữ lịch sử tỉnh.
b) Căn cứ Quyết định 644/QĐ-TTg ngày
31/5/2012 của Thủ tướng Chính phủ về việc phê duyệt nội dung đề án “Sưu tầm tài
liệu quý, hiếm của Việt Nam và về Việt Nam”, Sở Nội vụ phối hợp với các cơ
quan, đơn vị, cá nhân có liên quan, xây dựng kế hoạch sưu tầm những tài liệu
quý, hiếm hiện có trên địa bàn tỉnh.
c) Thực hiện việc công bố, giới thiệu
về tài liệu lưu trữ tại Trung tâm Lưu trữ lịch sử tỉnh với các hình thức khác
nhau: Trưng bày, triển lãm, viết bài,...
2.3. Xây dựng và thực hiện các Đề
án, Kế hoạch
a) Tiếp tục tổ chức thực hiện Đề án
chỉnh lý tài liệu lưu trữ tồn đọng tại các cơ quan thuộc nguồn nộp lưu vào kho
lưu trữ lịch sử tỉnh Ninh Bình giai đoạn 2015 - 2024 theo Quyết định số
25/QĐ-UBND ngày 13/01/2014 của Ủy ban nhân dân tỉnh; Quyết định số 1550/QĐ-UBND ngày 16/11/2016 của Ủy ban nhân
dân tỉnh về việc sửa đổi, bổ sung
Đề án Chỉnh lý và bảo quản tài liệu lưu trữ tồn đọng tại các cơ quan thuộc nguồn
nộp lưu vào Kho lưu trữ lịch sử tỉnh Ninh Bình giai đoạn 2015 - 2024.
b) Giao Sở Nội vụ hoàn thiện, trình Ủy
ban nhân dân tỉnh Đề án “Số hóa tài liệu và tạo lập cơ sở dữ liệu tài liệu
lưu trữ”.
c) Triển khai, áp dụng kết quả Đề tài khoa học “Xây dựng cơ sở dữ liệu tài liệu
lưu trữ lịch sử tỉnh Ninh Bình” đến các cơ quan, đơn vị trong tỉnh.
d) Xây dựng và thực hiện các Đề án, Kế
hoạch nâng cấp phông, bồi nền tài liệu giấy, tu bổ - phục chế tài liệu lưu trữ.
2.4. Xây dựng mới và cải tạo kho lưu trữ
a) Các cơ quan, đơn vị bố trí diện
tích kho thích hợp hoặc xây mới phòng, kho để bảo quản tài liệu lưu trữ. Ủy ban nhân dân huyện, thành phố chỉ đạo Ủy
ban nhân dân xã, phường, thị trấn bố trí kho lưu trữ tài liệu theo quy định tại Điều 14 Thông tư số
14/2011/TT-BNV ngày 08 tháng 11 năm 2011 của Bộ Nội vụ về quy định quản lý hồ
sơ, tài liệu hình thành trong hoạt động của Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân
dân xã, phường, thị trấn.
b) Bố trí đầy đủ các trang thiết bị để
bảo quản an toàn tài liệu theo quy định.
c) Thực hiện Luật Đầu tư công, Quyết
định số 40/2015/QĐ-TTg ngày 14/9/2015 của Thủ tướng Chính phủ về việc ban hành
nguyên tắc, tiêu chí và định mức phân bổ ngân sách Nhà nước giai đoạn 2016 -
2020, giao Sở Nội vụ phối hợp với các cơ quan, đơn vị có liên quan bổ sung vào
kế hoạch đầu tư công trung hạn để thực hiện Dự án xây dựng Kho lưu trữ chuyên dụng
của tỉnh.
III. TỔ CHỨC THỰC
HIỆN
1. Giám đốc các Sở, Ban, ngành của tỉnh,
Chủ tịch Ủy ban nhân dân các huyện, thành phố căn cứ Kế hoạch này xây dựng Kế
hoạch công tác văn thư, lưu trữ năm 2017 phù hợp với tình hình thực tế của cơ
quan, đơn vị mình gửi về Ủy ban nhân dân tỉnh (qua Sở Nội vụ) trước ngày 31
tháng 01 năm 2017; chỉ đạo các cơ quan, đơn vị trực thuộc thực hiện Kế hoạch.
2. Sở Nội vụ có trách nhiệm theo dõi,
hướng dẫn, kiểm tra, đôn đốc các cơ quan, đơn vị và Ủy ban nhân dân các huyện,
thành phố thực hiện các nhiệm vụ được giao. Tổng hợp báo cáo kết quả về Ủy ban nhân dân tỉnh trước ngày 15 tháng 01
năm 2018.
3. Sở Tài chính, Sở Kế hoạch và Đầu tư
tham mưu Ủy ban nhân dân tỉnh cấp kinh phí bảo đảm thực hiện tốt các Đề án, Dự
án và theo dõi, hướng dẫn việc quyết toán tài chính theo quy định của pháp luật.
Trên đây là Kế hoạch công tác văn
thư, lưu trữ năm 2017, Ủy ban nhân dân tỉnh yêu cầu Giám đốc các Sở, Ban,
ngành, Chủ tịch Ủy ban nhân dân các huyện, thành phố nghiêm túc triển khai thực
hiện; trường hợp phát sinh khó khăn, vướng mắc, kịp thời báo cáo về Ủy ban nhân dân tỉnh (thông qua Sở Nội vụ) để
xem xét, giải quyết./.
|
Nơi nhận:
- Bộ Nội vụ;
- Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước;
- Chủ tịch,
các Phó Chủ tịch;
- Các Sở, Ban, ngành của tỉnh;
- UBND các huyện, thành phố;
- Lưu: VT, VP7.
MT01/2017/KH
|
TM.
ỦY BAN NHÂN DÂN
KT. CHỦ TỊCH
PHÓ CHỦ TỊCH
Đinh Chung Phụng
|
