|
BỘ NỘI VỤ
CỤC
VĂN THƯ VÀ
LƯU TRỮ NHÀ NƯỚC
-------
|
CỘNG HÒA XÃ
HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
---------------
|
|
Số: 822/HD-VTLTNN
|
Hà Nội, ngày 26 tháng 08 năm 2015
|
HƯỚNG DẪN
QUẢN
LÝ VĂN BẢN ĐI, VĂN BẢN ĐẾN VÀ LẬP HỒ SƠ TRONG MÔI TRƯỜNG MẠNG
Căn cứ Quyết định số 1121/QĐ-BNV ngày
28 tháng 10 năm 2014 của Bộ trưởng Bộ Nội vụ quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền
hạn và cơ cấu tổ chức của Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước;
Căn cứ Văn bản hợp nhất số 01/VBHN-BNV
ngày 25 tháng 02 năm 2014 của Bộ Nội vụ về công tác văn thư;
Căn cứ Nghị định số 01/2013/NĐ-CP ngày
03 tháng 01 năm 2013 của Chính phủ quy định chi tiết thi hành một số điều của
Luật lưu trữ;
Căn cứ Thông tư số 07/2012/TT-BNV ngày
22 tháng 11 năm 2012 của Bộ Nội vụ hướng dẫn quản lý văn bản, lập hồ sơ và nộp
lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan;
Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước hướng
dẫn quản lý văn bản đi, văn bản đến và lập hồ sơ trong môi trường mạng như sau:
I. HƯỚNG DẪN CHUNG
1. Phạm vi, đối tượng
Văn bản này hướng dẫn quản lý văn bản
đi, văn bản đến và lập hồ sơ trong môi trường mạng, được áp dụng đối với các cơ
quan nhà nước, tổ chức chính trị, tổ chức chính trị - xã hội, tổ chức
xã hội, tổ chức xã hội - nghề nghiệp, tổ chức kinh tế và đơn vị vũ trang nhân
dân (sau đây gọi chung là cơ quan, tổ chức).
2. Mục đích
Thống nhất nghiệp vụ quản lý văn bản
đi, văn bản đến và lập hồ sơ trong môi trường mạng góp phần nâng cao hiệu quả
hoạt động của các cơ quan, tổ chức.
3. Yêu cầu
a) Tuân thủ các quy định của pháp luật hiện
hành về quản lý văn bản và lập hồ sơ, phù hợp với quy trình hệ thống quản lý chất
lượng TCVN ISO 9001:2008.
b) Phù hợp với quy định của pháp luật về
công nghệ thông tin và giao dịch điện tử, đáp ứng tiêu chuẩn kết nối, tích hợp dữ
liệu, truy cập thông tin, an toàn thông tin và dữ liệu đặc tả nhằm bảo đảm kết
nối thông suốt, đồng bộ, an toàn, và khả năng chia sẻ thông tin thuận tiện giữa
các cơ quan, tổ chức.
c) Thông tin trong cơ sở dữ liệu (CSDL)
phải chính xác, kịp thời, đầy đủ, bảo vệ được bí mật thông tin.
d) Quản lý chặt chẽ hồ sơ, tài liệu giấy
không để mất mát, thất lạc.
4. Giải thích từ ngữ
Trong Văn bản này, các từ ngữ dưới đây
được hiểu như sau:
a) Môi trường mạng là môi trường trong đó
thông tin được cung cấp, truyền đưa, thu thập, xử lý, lưu trữ và
trao đổi thông qua cơ sở hạ tầng thông tin (theo Khoản 3 Điều 4
Luật công nghệ thông tin số 67/2006/QH11 ngày 29 tháng 6 năm 2006).
b) Cơ sở hạ tầng thông tin là hệ thống
trang thiết bị phục vụ cho việc sản xuất, truyền đưa, thu thập, xử lý, lưu trữ
và trao đổi thông
tin số, bao gồm mạng
viễn thông, mạng Internet, mạng máy tính và cơ sở dữ liệu (theo Khoản
4 Điều 4 Luật công
nghệ thông tin số 67/2006/QH11 ngày 29
tháng 6 năm 2006).
c) Cơ sở dữ liệu là tập hợp các dữ liệu
được sắp xếp, tổ chức để truy cập, khai thác, quản lý và cập nhật thông qua
phương tiện điện tử (theo Khoản 4 Điều 4 Luật
giao dịch điện tử số 51/2005/QH ngày 29
tháng 11 năm 2005).
d) Văn bản điện tử là văn bản được thể hiện
dưới dạng thông điệp dữ liệu (theo Khoản 8 Điều 3 Nghị định số
64/2007/NĐ-CP ngày 10 tháng 4 năm 2007 của Chính phủ về ứng dụng công nghệ
thông tin trong hoạt động
của cơ quan nhà nước).
đ) Chữ ký số là một dạng chữ ký điện tử
được tạo ra bằng sự biến đổi một số thông điệp dữ liệu sử dụng hệ thống mật mã
không đối xứng (theo Khoản 4 Điều 3 Nghi định số 26/2007/NĐ-CP
của Chính phủ ngày 15 tháng 02 năm 2007 quy định chi tiết thi hành Luật Giao dịch
điện tử về chữ ký số và dịch vụ chứng thực chữ ký số).
e) Hồ sơ điện tử là tập hợp các tài liệu
điện tử có liên quan với nhau về một vấn đề, một sự việc, một đối tượng cụ thể
hoặc có đặc điểm chung, hình thành trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc
thuộc phạm vi chức năng, nhiệm vụ của cơ quan, tổ chức, cá nhân (theo Khoản 1 Điều 2 Nghị định số 01/2013/NĐ-CP ngày 03 tháng 01 năm
2013 của Chính phủ quy định chi tiết thi hành một số điều của Luật lưu trữ).
g) Lập hồ sơ điện tử là việc áp dụng công
nghệ thông tin nhằm liên kết các tài
liệu điện tử hình thành trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc của cơ
quan, tổ chức, cá nhân thành hồ sơ điện tử (theo Khoản 2 Điều 2
Nghị định số 01/2013/NĐ-CP ngày 03 tháng 01 năm 2013 của Chính phủ quy định
chi tiết thi hành một số điều của Luật lưu trữ).
h) Khung phân loại hồ sơ là hệ thống phân
loại hồ sơ hình thành trong quá trình hoạt động của các cơ quan tổ chức theo
ngành, lĩnh vực.
5. Tính hợp pháp của
văn bản điện tử trao đổi qua môi trường mạng
a) Giá trị pháp lý của văn bản điện tử thực
hiện theo quy định tại Điều 35 Nghị định số 64/2007/NĐ-CP
ngày 10 tháng 4 năm 2007 của Chính phủ về ứng dụng công nghệ thông tin trong hoạt
động của cơ quan nhà nước.
b) Tùy thuộc vào đặc điểm tài liệu văn thư của cơ
quan, tổ chức, từng cơ quan, tổ chức quy định Danh mục văn bản, tài liệu trao đổi
hoàn toàn qua môi trường mạng; Danh mục văn bản, tài liệu không trao đổi qua môi trường
mạng và Danh mục văn bản, tài liệu trao đổi qua môi trường mạng, đồng thời gửi
kèm văn bản, tài liệu giấy của cơ quan, tổ chức mình.
c) Văn bản điện tử được xác thực bằng chữ
ký số phải được thực hiện đúng theo quy định của pháp luật về giao dịch điện tử.
Các loại văn bản, tài liệu hành chính đã được xác thực bằng chữ ký số và gửi
qua môi trường mạng thì không phải gửi thêm văn bản giấy, ngoại trừ các tài liệu,
văn bản có thời hạn bảo quản vĩnh viễn tại cơ quan nhận văn bản theo quy định tại
Thông tư số 09/2011/TT-BNV ngày 03 tháng 6 năm 2011 của Bộ Nội vụ quy định về
thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu hình thành phổ biến trong hoạt động của các
cơ quan, tổ chức và các quy định khác.
d) Thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản
điện tử thực hiện theo quy định tại Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19 tháng 01
năm 2011 của Bộ Nội vụ Hướng dẫn về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành
chính và các quy định khác về việc sử dụng chữ ký số.
đ) Ký văn bản việc ký ban hành, ký về
nội dung, ký về pháp chế, hình thức, thể thức, kỹ thuật trình bày văn bản có thể
thực hiện bằng chữ ký số (nếu đã đăng ký chữ ký số và được cấp chứng thực chữ
ký số theo quy định của pháp luật về giao dịch điện tử).
e) Sử dụng bộ mã ký tự và mã hóa tiếng Việt
theo tiêu chuẩn Unicode TCVN 6909:2001 để thể hiện nội dung trong văn bản điện
tử.
g) Định dạng văn bản điện tử được thực hiện
theo quy định tại các Điểm 3.4, 3.5 và 3.7
Thông tư số 22/2013/TT-BTTTT ngày 23 tháng 12 năm 2013 của Bộ trưởng Bộ Thông tin và
Truyền thông ban hành Danh mục tiêu chuẩn kỹ thuật về ứng dụng công nghệ thông
tin trong cơ quan nhà nước.
h) Gửi và nhận văn bản điện tử theo quy định
tại các Điều 16, 17, 18, 19, 20 Luật Giao dịch điện tử và bảo
đảm quy định của mỗi giao dịch trao đổi văn bản điện tử trên môi trường mạng.
i) Chức năng, tính năng kỹ thuật của Phần
mềm quản lý văn bản và chỉ đạo điều hành thực hiện theo hướng dẫn tại Văn bản số
1036/BTTTT-THH ngày 10 tháng 04 năm 2015 của Bộ Thông tin và Truyền thông về việc
hướng dẫn yêu cầu cơ bản về chức năng, tính năng kỹ thuật cho hệ thống quản lý
văn bản và điều hành.
II. HƯỚNG DẪN CỤ THỂ
1. Quản lý văn bản đến
trong môi trường mạng
1.1. Lưu đồ mô tả văn
bản đến trong môi trường mạng
1.2. Mô tả chi tiết
|
Người thực
hiện
|
Nội dung
công việc
|
|
Văn thư cơ
quan
|
a) Đối với văn bản giấy:
- Tiếp nhận văn bản đến;
- Phân loại sơ bộ (loại bóc bì: là loại
gửi cho cơ quan và loại không bóc bì: là loại trên bì có ghi dấu chỉ mức
độ mật hoặc gửi đích danh cho cá nhân và các tổ chức đoàn thể trong cơ quan);
- Bóc bì văn bản đến (đối với loại được
bóc bì);
- Đóng dấu “Đến”, ghi số
và ngày đến;
- Đăng ký văn bản đến trong PHẦN MỀM QUẢN LÝ VĂN BẢN ĐẾN (Mục: 1, 2, 3, 4,
5, 6, 7, 9,10, 11 - Phụ lục I);
- Scan văn bản đến (đối với loại được
bóc bì) và đính kèm biểu ghi văn bản đến trong PHẦN MỀM QUẢN LÝ VĂN BẢN ĐẾN (Mục 14 -
Phụ lục I);
- Chuyển cho người có trách nhiệm cho
ý kiến phân phối văn bản đến (lãnh đạo văn phòng hoặc lãnh đạo cơ quan, tổ chức).
Văn bản đến bằng giấy sau khi scan
được văn thư cơ quan giữ lại. Sau khi nhận được ý kiến phân phối văn bản đến
qua mạng, văn thư cơ quan chuyển văn bản giấy cho CCVC chuyên môn
được giao chủ trì giải quyết. Loại văn bản phải scan được thực hiện theo quy
định của từng cơ quan.
b) Đối với văn bản điện
tử gửi đến qua mạng:
- Kiểm tra tính xác thực về nguồn gốc
nơi gửi và sự
toàn vẹn của văn bản;
- Đăng ký văn bản đến trong PHẦN MỀM QUẢN LÝ VĂN BẢN ĐẾN (Mục: 1,
2, 3, 4, 5, 6, 7, 9,10, 11 - Phụ lục I);
- Đính kèm biểu ghi văn bản đến trong
PHẦN MỀM QUẢN LÝ
VĂN BẢN ĐẾN (Mục 14 -
Phụ lục I);
- Chuyển cho người có trách nhiệm cho
ý kiến phân phối văn bản đến (lãnh đạo văn phòng hoặc lãnh đạo cơ quan, tổ chức).
|
|
Lãnh đạo
văn phòng/ lãnh đạo cơ quan, tổ chức
|
Căn cứ quy định của từng cơ quan, tổ
chức; người cho ý kiến phân phối văn bản đến có thể là chánh văn phòng (hoặc
trưởng phòng hành chính đối với cơ quan không có văn phòng), có thể là người
đứng đầu cơ quan, tổ chức (hoặc cấp phó của người đứng đầu được ủy quyền
trong trường hợp người đứng đầu đi vắng).
|
|
Trường hợp chánh
văn phòng (hoặc trưởng phòng hành chính) cho ý kiến phân phối:
Căn cứ vào chức năng, nhiệm vụ của
các đơn vị trong cơ quan, tổ chức và nội dung, mức độ quan trọng của văn bản
đến, chánh văn phòng (hoặc trưởng phòng hành chính) cho ý kiến đề xuất trong
PHẦN MỀM QUẢN LÝ VĂN BẢN ĐẾN
(Mục: 12, 13 - Phụ lục I) và chuyển
cho:
- Lãnh đạo cơ quan, tổ chức (để báo
cáo hoặc xin ý kiến chỉ đạo đối với văn bản có nội dung quan trọng);
- Lãnh đạo đơn vị chủ trì (để tổ chức
thực hiện);
- Lãnh đạo đơn vị phối hợp (nếu có, để
phối hợp tổ chức thực hiện).
|
|
Trường hợp người đứng
đầu cơ quan, tổ chức cho ý kiến phân phối:
Căn cứ vào chức năng, nhiệm vụ của
các đơn vị trong cơ quan; lĩnh vực công tác phân công do cấp phó phụ
trách, người đứng đầu cho ý kiến phân phối (hoặc chỉ đạo) trong
PHÂN HỆ QUẢN LÝ
VĂN BẢN ĐẾN (Mục: 12,
13 - Phụ lục I) và chuyển cho:
- Cấp phó để chỉ đạo giải quyết (thuộc
lĩnh vực phụ
trách);
- Chánh văn phòng/Trưởng phòng hành
chính (để theo dõi);
- Lãnh đạo đơn vị chủ trì (để tổ chức
thực hiện);
- Lãnh đạo đơn vị phối hợp (nếu có, để
phối hợp tổ chức thực hiện).
|
|
Trường hợp cấp phó
của người đứng đầu cơ quan, tổ chức cho ý kiến phân phối:
Trường hợp cấp phó được người đứng đầu
cơ quan, tổ chức ủy quyền cho ý kiến phân phối thì cấp phó thực hiện các công
việc như người đứng đầu cơ quan, tổ chức và báo cáo người đứng đầu cơ quan, tổ
chức.
|
|
Lãnh đạo
đơn vị
|
Đơn vị được hiểu là: vụ, ban,
phòng...trong một cơ quan, tổ chức.
Trưởng đơn vị:
Căn cứ nội dung văn bản đến, ý kiến
chỉ đạo của
lãnh đạo cơ quan và vị trí việc làm của công chức, viên chức trong đơn vị,
trưởng đơn vị cho ý kiến chỉ đạo trong PHẦN MỀM QUẢN LÝ VĂN BẢN ĐẾN (Mục 12 -
Phụ lục I) và chuyển cho:
- Phó trưởng đơn vị để tổ chức thực hiện
(nếu cần);
- CCVC chuyên môn trong
đơn vị (chủ trì giải quyết trong trường hợp đơn vị được giao chủ trì giải quyết
hoặc phối hợp giải quyết
trong trường hợp đơn vị được giao phối hợp giải quyết);
- Lãnh đạo đơn vị phối hợp giải quyết
(nếu cần).
|
|
Phó trưởng đơn vị:
Trường hợp phó trưởng đơn vị được
trưởng đơn vị giao tổ chức thực hiện thì phó trưởng đơn vị thực hiện
các công việc như trưởng đơn vị và báo cáo trưởng đơn vị.
|
|
CCVC chuyên môn
|
CCVC chủ trì giải
quyết:
- Nhận văn bản giấy hoặc văn bản điện
tử do văn thư cơ quan chuyển đến;
- Căn cứ nội dung văn bản đến, ý kiến chỉ
đạo của lãnh đạo cơ quan, lãnh đạo đơn vị, xác định và nhập thông tin “Mã hồ
sơ” trong PHẦN MỀM QUẢN LÝ VĂN BẢN ĐẾN (Mục 8 - Phụ lục I);
- Nghiên cứu nội dung văn bản đến để
thực hiện. Trường hợp văn bản đến yêu cầu phải phúc đáp thì soạn thảo văn bản
trả lời (xem phần quản lý văn bản đi trong môi trường mạng);
- Tập hợp văn bản liên quan đến công
việc được giao chủ trì giải quyết thành hồ sơ (hồ sơ ở dạng giấy và hồ sơ ở dạng
dữ liệu điện tử);
- Đối với văn bản đến không cần lập hồ
sơ thì không phải xác định “Mã hồ sơ”.
|
|
CCVC phối hợp giải
quyết:
Nghiên cứu nội dung văn bản đến để
phối hợp giải quyết và gửi ý kiến cho:
- Lãnh đạo đơn vị (để báo cáo);
- CCVC chủ trì.
|
2. Quản lý
văn bản đi trong môi trường mạng
2.1. Lưu đồ mô tả
văn bản đi trong môi trường mạng
2.2. Mô tả chi tiết:
|
Người thực
hiện
|
Nội dung công
việc
|
|
CCVC chuyên môn
|
- Dự thảo văn bản.
- Trường hợp cần thiết thì chuyển dự
thảo văn bản xin ý kiến đóng góp, tiếp thu và hoàn thiện dự thảo;
- Chuyển dự thảo văn bản đã hoàn thiện
cho lãnh đạo đơn vị xem xét;
- Chỉnh sửa dự thảo văn bản;
- In và trình lãnh đạo đơn vị (trường
hợp văn bản thuộc Danh mục văn bản trao đổi hoàn toàn trên mạng thì không cần
in);
- Chuyển văn bản giấy hoặc văn bản điện
tử cho văn thư cơ quan;
- Đăng ký văn bản đi trong PHẦN MỀM QUẢN LÝ VĂN BẢN
(Mục: 3, 4, 5, 6, 7, 8, 9, 10, 11,12- Phụ lục II),
chuyển văn thư cơ quan.
|
|
Lãnh đạo đơn
vị
|
Trưởng đơn vị:
- Kiểm tra nội dung văn bản;
- Trường hợp cần bổ sung, sửa đổi thì cho ý kiến
và chuyển cho:
+ Phó trưởng đơn vị
(trường hợp ủy quyền cho phó trưởng đơn vị chỉ đạo giải quyết);
+ CCVC chuyên môn soạn thảo văn bản.
- Chuyển pháp chế cơ quan/văn phòng để
kiểm tra pháp chế, hình thức, thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản;
- Tiếp thu ý kiến và chỉ đạo CCVC
chuyên môn chỉnh sửa dự thảo;
- Ký tắt về nội dung (ký số đối với
văn bản điện tử).
|
|
Phó trưởng đơn vị:
Trường hợp phó trưởng đơn vị được
trưởng đơn vị giao chỉ đạo giải quyết thì phó trưởng đơn vị thực hiện các
công việc như trưởng đơn vị và chuyển văn bản cho trưởng đơn vị để báo cáo.
|
|
Pháp chế cơ quan
|
Kiểm tra tính hợp pháp, hợp lý của văn
bản trước khi trình ký, chuyển ý kiến cho nơi gửi và lãnh đạo văn phòng.
|
|
Lãnh đạo
văn phòng
|
Chánh văn phòng (hoặc văn thư cơ
quan được ủy quyền) kiểm tra thể thức, kỹ thuật trình bày văn bản trước
khi trình ký, chuyển ý kiến cho nơi gửi và lãnh đạo cơ quan, ký tắt về pháp
chế, hình thức, thể thức, kỹ thuật trình bày văn bản (ký số đối
với văn bản điện tử).
|
|
Lãnh đạo cơ
quan/
Người
có thẩm quyền ký ban hành
|
Trường hợp người đứng
đầu cơ quan chỉ đạo giải quyết:
- Kiểm tra văn bản (cả nội dung, hình
thức, thể thức và kỹ thuật trình bày);
- Trường hợp không chấp thuận thì cho
ý kiến và chuyển lại cho trưởng đơn vị được giao chủ trì giải quyết để chỉ đạo
bổ sung, sửa đổi;
- Trường hợp chấp thuận thì cho ý kiến
đồng ý và chuyển cho:
+ Trưởng đơn vị được
giao chủ trì giải quyết (để biết và chỉ đạo CCVC chuyên môn);
+ Chánh văn phòng (để biết).
- Ký ban hành (ký số đối với văn bản
điện tử).
|
|
Trường hợp cấp phó
của người đứng đầu được giao phụ trách lĩnh vực
hoặc người được giao ký thừa lệnh, ký thừa ủy quyền chỉ
đạo giải quyết:
Thực hiện các công việc như người đứng
đầu cơ quan, tổ chức và báo cáo người đứng đầu cơ quan, tổ chức.
|
|
Văn thư cơ
quan
|
- Nhận văn bản giấy hoặc văn bản điện
tử từ CCVC chuyên môn đã có chữ ký tắt về nội dung (chữ ký số đối với văn bản
điện tử) của trưởng đơn vị;
- Chuyển cho pháp chế cơ quan và lãnh
đạo văn phòng để ký tắt về pháp chế, hình thức, thể thức, kỹ
thuật (ký số đối với
văn bản điện tử);
- Trình lãnh đạo cơ quan để ký ban
hành (ký số đối với văn bản điện tử);
- Đăng ký và làm thủ tục phát hành văn
bản đi bao gồm các công việc:
+ Đóng dấu văn bản (dấu cơ quan/ký số
của cơ quan, tổ chức đối với văn bản điện tử, dấu khẩn, dấu mật và các dấu
khác);
+ Đăng ký văn bản đi trong PHẦN MỀM QUẢN LÝ
VĂN BẢN (Mục: 1, 2 - Phụ lục II);
+ Làm thủ tục chuyển phát văn bản
đi;
+ Lưu văn bản đi.
- Văn bản giấy gửi đi, văn thư cơ quan
lưu lại 02 bản: 01 bản lập thành tập lưu văn bản đi và 01 bản chuyển
cho CCVC chuyên môn chủ trì giải quyết để lập hồ sơ công việc. Văn bản đi lưu tại
tập lưu văn bản đi phải là bản gốc. Bản lưu văn bản đi tại văn thư cơ quan phải
được sắp xếp theo thứ tự đăng ký.
- Văn bản điện tử gửi đi thực hiện
theo Mục 5 Phần Hướng dẫn chung.
|
3. Quản lý hồ sơ
trong môi trường mạng
3.1. Lưu đồ quản lý hồ
sơ trong môi trường mạng
Mã hồ sơ lưu trữ văn bản đi, văn bản đến
được xây dựng như sau:
Dùng 14 ký tự số để mã hồ sơ
lưu trữ văn bản đi, văn bản đến.
Các ký tự số từ trái qua phải được phân bổ như sau:
- Các ký tự số thứ 1, thứ 2 và thứ 3 là mã số của
cơ quan, tổ chức.
- Các ký tự số thứ 4, thứ 5, thứ 6 và thứ 7 là
mã số thể hiện
năm bắt đầu chuyển văn bản sang chế độ lưu trữ, năm này được xác định là năm
công việc kết thúc.
- Các ký tự số thứ 8, thứ 9, thứ 10 là mã số được
chia theo nhóm tài liệu quản lý trong mỗi cơ quan theo quy định tại Thông tư số
09/2011/TT-BNV ngày 03 tháng 6 năm 2011 của Bộ Nội vụ quy định về thời hạn bảo
quản hồ sơ, tài liệu hình thành phổ biến trong hoạt động của các cơ quan, tổ chức.
- Các ký tự số thứ 11, thứ 12 và thứ 13 là mã số
đại diện cho nhóm nhỏ tài liệu theo từng lĩnh vực quản lý chuyên môn trong mỗi
cơ quan, tổ chức.
- Ký tự số thứ 14 là số kiểm tra.
3.2. Mô tả chi tiết
(1) Căn cứ vào Khung phân loại hồ sơ,
trong quá trình giải quyết công việc (đối với các việc phải lập hồ sơ), CCVC xác định
mã hồ sơ cho văn bản đi, văn bản đến, ý kiến chỉ đạo, ý kiến đóng góp, văn
bản tài liệu khác có liên quan (sau đây gọi tắt là tài liệu);
(2) Khi tài liệu đầu tiên có cùng mã với
“Mã hồ sơ” trong Khung phân loại hồ sơ, thì hồ sơ này được sao chép (copy)
sang CSDL “Hồ sơ đang giải quyết”;
(3) Tất cả tài liệu có chung mã hồ sơ phải
được tích hợp thành hồ sơ trong quá trình giải quyết công việc. Khi công việc
hoàn thành, CCVC phải:
- Xác định hồ sơ kết thúc trong PHẦN MỀM QUẢN LÝ
HỒ SƠ (Mục 10 - Phụ lục III);
- Loại bỏ các tài liệu không cần thiết;
- Xác định hồ sơ không phải nộp vào lưu trữ cơ
quan trong PHẦN MỀM QUẢN LÝ HỒ SƠ (Mục 11 - Phụ lục III);
- Hoàn thiện hồ sơ: tiêu đề hồ sơ; thời gian bắt
đầu, thời gian kết thúc; thời hạn bảo quản;
số lượng tờ; hạn chế sử dụng; đặc điểm tài liệu có trong hồ sơ trong PHẦN MỀM QUẢN LÝ HỒ SƠ (Mục: 3,4,
5, 6, 7, 8, 9 - Phụ lục III).
(4) Tất cả hồ sơ đã hoàn thiện được chuyển
sang CSDL “Hồ sơ tại đơn vị”.
(5) Đến thời hạn nộp lưu, hồ sơ phải nộp vào lưu trữ cơ
quan trong CSDL “Hồ sơ tại đơn vị” sẽ được chuyển vào Lưu trữ cơ quan và nối
tiếp với hồ sơ số đã có.
III. TỔ CHỨC THỰC HIỆN
1. Căn cứ Hướng dẫn này và tùy thuộc vào đặc
điểm tài liệu văn thư của cơ quan, tổ chức, từng cơ quan, tổ chức khi ứng
dụng CNTT trong công tác văn thư có thể ban hành văn bản quy định cụ thể, chi tiết riêng.
2. Hướng dẫn này thay thế Văn bản số 139/VTLTNN-TTTH
ngày 04 tháng 3
năm
2009 của Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước về việc hướng dẫn quản lý văn bản đi, văn bản
đến và lập hồ sơ trong môi trường mạng.
3. Trong quá trình thực hiện, nếu có vấn
đề phát sinh hoặc khó khăn, vướng mắc, đề nghị các cơ quan, tổ chức phản ánh về
Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước để phối hợp giải quyết./.
|
Nơi nhận:
- Văn phòng
Quốc hội;
- Văn
phòng Chủ tịch nước;
- Các
Bộ, cơ quan ngang Bộ, cơ quan thuộc CP;
- HĐNĐ,
UBND các tỉnh, TP trực thuộc TW;
- Viện
kiểm sát nhân dân tối cao;
- Tòa
án nhân dân tối cao;
- Kiểm
toán Nhà nước;
- Cơ
quan Trung ương của các đoàn thể;
- Các
Tập đoàn kinh tế nhà nước;
- Website
Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước;
- Lưu:
VT, TTTH (05).
|
KT. CỤC TRƯỞNG
PHÓ CỤC TRƯỞNG
Hoàng Trường
|
PHỤ LỤC I
THÔNG TIN ĐẦU VÀO*
Dữ liệu quản lý văn bản đến
(Kèm
theo Hướng dẫn
số 822/HD-VTLTNN ngày 26 tháng 8 năm 2015 của Cục Văn thư và
Lưu
trữ nhà nước)
1. Số thứ tự (số đến)
2. Ngày đến
3. Tác giả (tên cơ quan, tổ chức ban
hành)
4. Số và ký hiệu văn bản
5. Ngày tháng văn bản
6. Tên loại văn bản
7. Trích yếu nội dung văn bản
8. Mã hồ sơ (theo Khung phân loại hồ sơ)
9. Mức độ mật (mật/ tối mật/ tuyệt mật)
10. Mức độ khẩn (khẩn/ thượng khẩn/ hỏa tốc)
11. Số tờ
12. Ý kiến phân phối
13. Thời hạn giải quyết
14. File văn bản đến đính kèm
PHỤ LỤC II
THÔNG TIN ĐẦU VÀO*
Dữ liệu quản lý văn bản đi
(Kèm
theo Hướng dẫn
số 822/HD-VTLTNN ngày 26 tháng 8 năm 2015 của Cục Văn thư và
Lưu
trữ nhà nước)
1. Số và ký hiệu văn bản
2. Ngày tháng văn bản
3. Tên loại văn bản
4. Trích yếu nội dung văn bản
5. Mã hồ sơ (theo Khung phân loại hồ sơ)
6. Độ mật (mật/ tuyệt mật/ tối mật)
7. Độ khẩn (khẩn/ thượng khẩn/ hỏa tốc)
8. Số trang
9. Chức vụ và họ, tên người ký văn bản
10. Nơi nhận
11. Số lượng bản phát hành
12. File văn bản đi đính kèm
PHỤ LỤC III
THÔNG TIN ĐẦU VÀO*
Dữ liệu quản lý hồ sơ
(Kèm
theo Hướng dẫn
số 822/HD-VTLTNN ngày 26 tháng 8 năm 2015 của Cục Văn thư và
Lưu
trữ nhà nước)
1. Mã hồ sơ (theo Khung phân loại hồ sơ).
2. Hồ sơ số.
3. Tiêu đề hồ sơ.
4. Thời gian bắt đầu.
5. Thời gian kết thúc.
6. Thời hạn bảo quản.
7. Số lượng tờ.
8. Hạn chế sử dụng (mật/tình trạng vật lý
kém/đang xử lý nghiệp vụ/lý do khác).
9. Đặc điểm tài liệu có trong hồ sơ.
10. Hồ sơ đã kết thúc.
11. Không nộp lưu vào lưu trữ cơ quan.
12. Người lập hồ sơ
PHỤ LỤC IV
THÔNG TIN ĐẦU RA
(Kèm
theo Hướng dẫn
số 822/HD-VTLTNN ngày 26 tháng 8 năm 2015 của Cục Văn thư và
Lưu
trữ nhà nước)
1. Mẫu đăng ký bên trong
“Sổ đăng ký văn bản đến”(420 x 297cm)
|
Ngày đến
|
Số đến
|
Tác giả
|
Số, ký hiệu
|
Ngày tháng
|
Tên loại và
trích yếu nội dung
|
Đơn vị hoặc
người nhận
|
Ký nhận
|
Ghi chú
|
|
(1)
|
(2)
|
(3)
|
(4)
|
(5)
|
(6)
|
(7)
|
(8)
|
(9)
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
2. Mẫu đăng ký bên trong
“Sổ đăng ký văn bản đi”(420 x 297cm)
|
Số, ký hiệu văn bản
|
Ngày tháng văn bản
|
Tên loại và
trích yếu nội dung văn bản
|
Người ký
|
Nơi nhận văn
bản
|
Đơn vị, người nhận
bản lưu
|
Số lượng bản
|
Ghi chú
|
|
(1)
|
(2)
|
(3)
|
(4)
|
(5)
|
(6)
|
(7)
|
(8)
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
3. Mẫu phiếu trình ký văn bản
- Tên văn bản/công việc:
- Ý kiến chỉ đạo và xử lý:
|
Thời gian chỉ
đạo hoặc xử lý
|
Chức vụ, họ
tên người chỉ đạo/ xử lý
|
Nội dung
trao đổi/ ý kiến xử lý
|
|
(1)
|
(2)
|
(3)
|
|
|
|
|
4. Báo cáo tình hình giải
quyết văn bản đến
Từ ngày........... đến ngày.............
|
Số đến
|
Tên loại, số
và ký hiệu, ngày tháng và tác giả văn bản
|
Đơn vị/ người
nhận
|
Thời hạn giải quyết
|
Tình trạng giải quyết
|
Số, ký hiệu văn bản
trả lời
|
Ghi chú
|
|
(1)
|
(2)
|
(3)
|
(4)
|
(5)
|
(6)
|
(7)
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
Tổng số:
|
Đã xử lý:
|
Chưa xử lý:
|
5. Báo cáo tình hình văn
bản đi
Từ ngày........... đến ngày.............
|
STT
|
Tên loại, số và ký hiệu,
ngày tháng và trích yếu nội dung
|
Đơn vị/ người
nhận
|
Ghi chú
|
|
(1)
|
(2)
|
(3)
|
(4)
|
|
|
|
|
|
6. Mẫu MỤC LỤC VĂN BẢN
(để thống kê văn bản có trong hồ sơ)
|
STT
|
Tên loại, số
và ký hiệu, ngày tháng, tác giả văn bản và trích yếu nội dung văn bản
|
Tờ số
|
Ghi chú
|
|
(1)
|
(2)
|
(3)
|
(4)
|
|
|
|
|
|
7. Mẫu MỤC LỤC HỒ SƠ
|
Hộp/ cặp số
|
Số, ký hiệu HS
|
Tiêu đề hồ sơ
|
Thời gian
TL
|
Thời hạn bảo
quản
|
Số tờ
|
Ghi chú
|
|
(1)
|
(2)
|
(3)
|
(4)
|
(5)
|
(6)
|
(7)
|
|
|
|
|
|
|
|
|
