Luật Lưu trữ 2024: Bổ sung quy định về thời hạn lưu trữ, thời hạn nộp và việc nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ lịch sử

Nội dung chính

Bổ sung quy định về thời hạn lưu trữ hồ sơ, tài liệu đối với cơ quan có thẩm quyền theo Luật Lưu trữ 2024

Căn cứ khoản 5 Điều 15 Luật Lưu trữ 2024 về thời hạn lưu trữ hồ sơ, tài liệu quy định như sau:

Thời hạn lưu trữ hồ sơ, tài liệu

...

5. Bộ, cơ quan ngang Bộ, Tòa án nhân dân tối cao, Viện kiểm sát nhân dân tối cao, Kiểm toán nhà nước quy định cụ thể thời hạn lưu trữ hồ sơ, tài liệu ngành, lĩnh vực thuộc phạm vi quản lý nhà nước sau khi có ý kiến của Bộ Nội vụ.

...

Theo Luật Lưu trữ 2024, thời hạn lưu trữ hồ sơ, tài liệu trong từng ngành, lĩnh vực được giao cho các cơ quan chức năng quy định cụ thể. Cụ thể:

- Bộ trưởng các bộ, Thủ trưởng cơ quan ngang bộ, Chánh án Tòa án nhân dân tối cao, Viện trưởng Viện Kiểm sát nhân dân tối cao, và Tổng Kiểm toán Nhà nước có thẩm quyền quy định cụ thể thời hạn lưu trữ hồ sơ, tài liệu liên quan đến ngành, lĩnh vực thuộc phạm vi quản lý của mình.

- Quy định này phải được thực hiện sau khi có ý kiến của Bộ Nội vụ, nhằm đảm bảo tính thống nhất và phù hợp với các quy định chung về lưu trữ quốc gia.

Điều này giúp đảm bảo việc quản lý, bảo vệ và sử dụng hồ sơ, tài liệu của các cơ quan nhà nước một cách hợp lý, khoa học, phục vụ cho nhu cầu sử dụng thông tin và bảo vệ di sản quốc gia.

Luật Lưu trữ 2024: Bổ sung quy định về thời hạn lưu trữ, thời hạn nộp và việc nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ lịch sử (Hình từ Internet)

Bổ sung quy định về thời hạn, yêu cầu và hồ sơ, tài liệu nộp vào lưu trữ theo Luật Lưu trữ 2024

Căn cứ khoản 3 Điều 17 Luật Lưu trữ 2024 về thời hạn, yêu cầu và hồ sơ, tài liệu nộp vào lưu trữ quy định như sau:

Thời hạn, yêu cầu và hồ sơ, tài liệu nộp vào lưu trữ

...

3. Thời hạn nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ lịch sử tối đa là 05 năm, tính từ năm nộp vào lưu trữ hiện hành, trừ trường hợp quy định tại khoản 6 Điều này.

Trường hợp luật khác có quy định về thời hạn nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ lịch sử thì thời hạn nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ lịch sử tối đa là 30 năm, kể từ năm nộp vào lưu trữ hiện hành.

...

Từ ngày 01/07/2025, thời hạn nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ lịch sử được quy định như sau:

- Thời hạn tối đa là 05 năm kể từ năm hồ sơ, tài liệu được nộp vào lưu trữ hiện hành. Điều này có nghĩa là các hồ sơ, tài liệu không mật phải được chuyển vào lưu trữ lịch sử trong vòng 5 năm kể từ khi chúng được nộp vào hệ thống lưu trữ hiện hành.

- Trường hợp hồ sơ, tài liệu có đóng dấu chỉ độ mật, việc nộp vào lưu trữ lịch sử chỉ được thực hiện sau khi tài liệu được giải mật theo quy định của pháp luật về bảo vệ bí mật nhà nước.

- Nếu luật khác có quy định về thời hạn nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ lịch sử, thì thời hạn tối đa để nộp là 30 năm, kể từ năm nộp vào lưu trữ hiện hành. Điều này áp dụng cho các trường hợp đặc thù có quy định riêng biệt về thời gian lưu trữ trước khi chuyển giao vào hệ thống lưu trữ lịch sử.

Những quy định này nhằm đảm bảo tính hệ thống và an toàn trong việc quản lý tài liệu, đồng thời bảo vệ bí mật nhà nước và đảm bảo khả năng tiếp cận tài liệu lịch sử khi cần thiết.

Bổ sung quy định về việc nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ lịch sử của Nhà nước ở địa phương theo Luật Lưu trữ 2024

Căn cứ điểm đ khoản 2 Điều 18 Luật Lưu trữ 2024 về cơ quan, tổ chức nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ lịch sử của Nhà nước quy định như sau:

Cơ quan, tổ chức nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ lịch sử của Nhà nước

...

2. Cơ quan, tổ chức nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ lịch sử của Nhà nước ở địa phương được quy định như sau:

...

đ) Hội đồng nhân dân, Ủy ban nhân dân cấp xã.

Ủy ban nhân dân cấp xã làm đầu mối nộp hồ sơ, tài liệu lưu trữ của các cơ quan quy định tại điểm này;

...

Như vậy, theo quy định mới tài liệu của Hội đồng nhân dân, Ủy ban nhân dân cấp xã phải nộp vào lưu trữ lịch sử của Nhà nước ở địa phương. Quy định này xuất phát từ thực tế:

- Khối lượng hồ sơ, tài liệu lớn: Các cấp xã tạo ra một lượng lớn tài liệu liên quan đến chuyên môn nghiệp vụ chuyên ngành, đặc biệt là trong các lĩnh vực như hộ tịch, đất đai. Đây là những tài liệu quan trọng hình thành từ quá trình thực hiện chức năng và nhiệm vụ của chính quyền cấp xã, trong đó có cả các tài liệu có giá trị lưu trữ vĩnh viễn.

- Hạn chế về nguồn lực: Cấp xã thường gặp khó khăn về nhân lực và cơ sở vật chất dành cho công tác lưu trữ. Nhiều địa phương không đủ điều kiện để bảo đảm an toàn cho tài liệu lưu trữ, dẫn đến tình trạng tài liệu bị thất lạc, hư hỏng hoặc mất mát.

Việc chuyển tài liệu lên lưu trữ lịch sử nhằm bảo đảm sự an toàn và bảo quản lâu dài cho các tài liệu quan trọng, đồng thời tăng cường quản lý và khả năng truy cập khi cần thiết. Quy định này cũng phản ánh tầm quan trọng của việc tổ chức lưu trữ một cách chuyên nghiệp hơn, đặc biệt tại các cấp chính quyền cơ sở, để bảo vệ tài sản thông tin quốc gia.

Luật Lưu trữ 2024 có hiệu lực từ ngày 01/07/2025