Công tác chỉnh lý, xác định giá trị tài liệu và bảo quản tài liệu lưu trữ trong lĩnh vực tài nguyên và môi trường quy định như thế nào?

Nội dung chính

Chỉnh lý, xác định giá trị tài liệu trong lĩnh vực tài nguyên và môi trường

Căn cứ Điều 15 quy định về kỹ thuật và Định mức kinh tế - kỹ thuật về công tác thu nhận, lưu trữ, bảo quản và cung cấp thông tin, dữ liệu tài nguyên và môi trường Thông tư 03/2022/TT-BTNMT (có hiệu lực từ 15/04/2022) có quy định về công tác chỉnh lý, xác định giá trị tài liệu trong lĩnh vực tài nguyên và môi trường như sau:

1. Các cơ quan, tổ chức có trách nhiệm chỉnh lý tài liệu thuộc phạm vi quản lý.

2. Tài liệu sau khi chỉnh lý phải bảo đảm các yêu cầu cơ bản theo quy định tại khoản 2 Điều 15 Luật Lưu trữ.

3. Việc xác định giá trị tài liệu phải bảo đảm các nguyên tắc, phương pháp, tiêu chuẩn cơ bản theo quy định tại Điều 16 Luật Lưu trữ và phải đạt được các yêu cầu sau:

a) Xác định tài liệu cần bảo quản vĩnh viễn và tài liệu cần bảo quản có thời hạn tính bằng số lượng năm;

b) Xác định tài liệu hết giá trị cần loại ra để tiêu hủy.

Công tác bảo quản tài liệu lưu trữ trong lĩnh vực tài nguyên và môi trường

Căn cứ Điều 16 quy định này  có quy định về công tác bảo quản tài liệu lưu trữ trong lĩnh vực tài nguyên và môi trường như sau:

1. Tài liệu trước khi nhập kho phải được khử trùng, làm vệ sinh, kiểm tra đối chiếu số liệu tài liệu nhập kho thực tế và số liệu theo thống kê.

2. Tài liệu đưa vào bảo quản trong kho phải được tổ chức sắp xếp trong các hộp (cặp), giá (tủ); mỗi hộp (cặp), giá (tủ) phải dán nhãn, có ghi đầy đủ thông tin để thống kê và tìm kiếm.

3. Tổ chức lưu trữ tài liệu theo từng chủng loại

a) Tổ chức lưu trữ tài liệu trong kho theo loại tài liệu có cùng chất liệu chế tác. Để đảm bảo điều kiện môi trường kho thích hợp cho bảo quản từng loại tài liệu (nhiệt độ, độ ẩm) yêu cầu tài liệu giấy sắp xếp kho riêng, tài liệu phim ảnh, tài liệu số sắp xếp trong kho hoặc khu vực lưu trữ riêng biệt;

b) Trường hợp đơn vị, tổ chức lưu trữ không bố trí được kho riêng phải đảm bảo phương tiện lưu trữ được lưu giữ trong các tủ chuyên dùng, hạn chế tối đa tác động của điều kiện môi trường bên ngoài.

4. Yêu cầu về công tác bảo quản đối với tài liệu dạng giấy

a) Sắp xếp tài liệu đúng kỹ thuật đảm bảo sự lưu thông không khí trong kho;

b) Thực hiện bảo trì, vệ sinh kho, giá kệ và các dụng cụ để tài liệu khác thường xuyên và theo định kỳ;

c) Phòng, chống các tác nhân tự nhiên như: độ ẩm, ánh sáng, nhiệt độ và sự xâm hại của các loại vi sinh vật, côn trùng, động vật gây hủy hoại tài liệu;

d) Triển khai công tác phòng, chống cháy nổ và chống ngập lụt cho kho tài liệu như xây dựng kế hoạch, phổ biến, luyện tập, diễn tập phương án phòng chống, ứng phó với sự cố liên quan cháy nổ, ngập lụt và các thiên tai, thảm họa khác;

đ) Đánh giá các tài liệu có giá trị lưu trữ lâu dài để có phương án, biện pháp bảo quản phù hợp khi có sự cố xảy ra. Tài liệu quý hiếm phải được chuyển đổi sang định dạng số để lưu trữ và khai thác, sử dụng. Tài liệu bản gốc bị hư hỏng nặng hoặc thuộc loại tài liệu quý hiếm không cho độc giả sử dụng trực tiếp bản gốc, chỉ được phép sử dụng bản sao, bản số hóa;

e) Kiểm tra, theo dõi và đánh giá mức độ rủi ro của kho và tài liệu theo định kỳ.

5. Yêu cầu về công tác bảo quản đối với tài liệu lưu trữ số

a) Thực hiện các biện pháp bảo mật, an toàn thông tin số, định kỳ sao lưu dự phòng dữ liệu, bảo đảm chuẩn dữ liệu đầu vào;

b) Bảo quản và thường xuyên kiểm tra việc vận hành của các thiết bị lưu giữ dữ liệu;

c) Thực hiện các biện pháp phòng, chống vi-rút, mã độc, bảo đảm an toàn an ninh thông tin đối với hệ thống phần mềm quản lý và cung cấp tài liệu số;

d) Xây dựng kế hoạch dự phòng các cuộc tấn công bằng mã độc trên không gian mạng và có các biện pháp phục hồi dữ liệu trong trường hợp bị mất dữ liệu.

6. Yêu cầu về công tác bảo quản đối với tài liệu nghe, nhìn, tài liệu phim ảnh và các dạng tài liệu đặc thù khác

a) Thực hiện các biện pháp bảo đảm môi trường, nhiệt độ, độ ẩm, đóng hộp bảo vệ đối với băng đĩa từ, đĩa quang, thiết bị lưu trữ;

b) Số hóa tài liệu dạng nghe, nhìn bảo đảm chất lượng định dạng, môi trường bảo quản, phù hợp với các tiêu chuẩn của công nghệ hạn chế sự lỗi thời về mặt công nghệ;

c) Lưu giữ tài liệu dạng phim ảnh, vi phim, vi phiếu trong các hộp chứa trong điều kiện khí hậu được kiểm soát; thường xuyên kiểm tra và đo đạc các dấu hiệu xuống cấp, hư hỏng để kịp thời ngăn chặn sự lây nhiễm sang tài liệu khác;

d) Bảo đảm môi trường bảo quản ổn định về nhiệt độ, độ ẩm, độ thông thoáng, ngăn chặn các tác nhân phá hoại; phù hợp với đặc thù của từng dạng tài liệu khác bao gồm: bản kẽm, mộc bản hoặc các dạng khác (nếu có).

7. Đối với phông lưu trữ hoặc khối tài liệu lưu trữ vẫn đang phát sinh, bổ sung hồ sơ, tài liệu phải dự phòng vị trí lưu trữ cho khối lượng tài liệu phát sinh tối thiểu 05 năm.

8. Lập hồ sơ và cập nhật dữ liệu đặc tả của tài liệu vào Hệ thống quản lý tài liệu lưu trữ điện tử tài nguyên và môi trường để quản lý, khai thác và cung cấp tài liệu.