Việc lập chứng từ kế toán ngân hàng phải đảm bảo các yêu cầu nào?

Nội dung chính

Việc lập chứng từ kế toán ngân hàng phải đảm bảo các yêu cầu nào?

Việc lập chứng từ kế toán ngân hàng phải đảm bảo các yêu cầu quy định tại Điều 7 Quyết định 1789/2005/QĐ-NHNN về Chế độ chứng từ kế toán ngân hàng do Thống đốc Ngân hàng Nhà nước ban hành, cụ thể như sau:

1. Mọi nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh liên quan đến hoạt động kinh doanh tiền tệ và dịch vụ ngân hàng, tiếp nhận và sử dụng nguồn vốn, kinh phí; các khoản thu, chi, trích lập và sử dụng các quỹ của ngân hàng v.v… đều phải lập chứng từ kế toán. Chứng từ kế toán ngân hàng chỉ được lập một lần cho mỗi nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh.

2. Tất cả các chứng từ kế toán ngân hàng (bao gồm chứng từ do ngân hàng lập và chứng từ do khách hàng lập) đều phải được lập rõ ràng, đầy đủ, kịp thời, chính xác theo các nội dung quy định trên mẫu.

3. Đối với séc, bắt buộc khách hàng phải lập trên mẫu séc in sẵn nhận ở ngân hàng nơi khách hàng mở tài khoản tiền gửi. Đối với các chứng từ chuyển tiền đến Kho bạc Nhà nước để nộp thuế, nộp ngân sách thì phải ghi đầy đủ mã số thuế, mục lục ngân sách của người nộp thuế, nộp ngân sách. Chứng từ để xử lý các nghiệp vụ chỉ liên quan đến nội bộ một ngân hàng, các ngân hàng phải dùng các mẫu chứng từ nội bộ do ngân hàng lập như Phiếu chuyển khoản, Phiếu thu, Phiếu chi, v.v… không được dùng các chứng từ do khách hàng lập.

4. Chứng từ kế toán bằng giấy phải được lập đủ số liên quy định. Trường hợp phải lập nhiều liên chứng từ kế toán cho một nghiệp vụ kinh tế, tài chính thì nội dung các liên phải giống nhau và chỉ lập một lần đúng với thực tế thời gian, địa điểm, nội dung và số tiền của nghiệp vụ kinh tế phát sinh. Trường hợp chứng từ in hỏng, in thiếu liên, viết sai phải hủy bỏ bằng cách gạch chéo (X) hoặc ghi chữ “HỦY BỎ” vào tất cả các liên sai hỏng. Những liên của các chứng từ có in số sẵn (như Séc, Giấy báo liên hàng,v.v…) bị viết sai phải được giữ lại đầy đủ ở cuống hay ở quyển chứng từ trước khi làm thủ tục tiêu huỷ. Khi tiêu huỷ các chứng từ quan trọng viết sai, phải lập biên bản tiêu huỷ và tiến hành tiêu huỷ theo đúng quy định.

Các chứng từ kế toán bằng giấy do ngân hàng lập hoặc chuyển đổi từ chứng từ điện tử sang chứng từ giấy để giao dịch, thanh toán với tổ chức, cá nhân bên ngoài đơn vị ngân hàng thì liên gửi cho bên ngoài phải có dấu của đơn vị ngân hàng (chi nhánh, sở giao dịch…). Việc sử dụng con dấu để đóng trên các chứng từ kế toán hạch toán, thanh toán trong nội bộ ngân hàng do Tổng giám đốc (Giám đốc) ngân hàng đó quy định, nhưng phải đảm bảo tính pháp lý của chứng từ và phù hợp với quy định của pháp luật về quản lý và sử dụng con dấu.

5. Nội dung nghiệp vụ kinh tế, tài chính trên chứng từ kế toán ngân hàng phải được viết đủ câu, rõ nghĩa. Đối với chứng từ bằng giấy, khi viết phải dùng bút mực (màu mực tím, xanh, đen) số và chữ viết phải liên tục, không ngắt quãng, chỗ trống phải gạch chéo; không được viết tắt, viết chữ không dấu, viết mờ hoặc nhoè chữ, không được tẩy xoá, sửa chữa, không được viết bằng mực đỏ (trừ phiếu kế toán lập để điều chỉnh sai sót). Chứng từ bị tẩy xoá, sửa chữa không có giá trị thanh toán và ghi sổ kế toán ngân hàng.

6. Ngày, tháng, năm lập chứng từ kế toán ngân hàng ghi bằng số. Ngày lập chứng từ ghi ngày thực tế nộp vào ngân hàng (trừ các chứng từ có quy định tách biệt ngày lập và ngày giá trị ghi sổ là hai nội dung khác nhau).

Trên chứng từ kế toán ngân hàng bắt buộc phải ghi số chứng từ, các chứng từ có in số sẵn thì số chứng từ là số in sẵn đó, chứng từ do khách hàng lập thì khách hàng phải đánh số. Đối với séc thì xêri và số séc của khách hàng phát hành phải phù hợp với xêri và số séc mà ngân hàng (nơi khách hàng mở tài khoản) đã bán cho khách hàng. Kế toán trưởng hoặc người phụ trách kế toán ngân hàng (sau đây gọi tắt là trưởng kế toán) quy định cụ thể việc đánh số những chứng từ do đơn vị ngân hàng mình lập.

7. Số tiền trên chứng từ kế toán ngân hàng bắt buộc phải ghi cả bằng số và bằng chữ. Số tiền bằng chữ phải viết rõ nghĩa, chữ đầu của số tiền bằng chữ phải viết hoa và sát đầu dòng đầu tiên, không được viết cách dòng, cách quãng giữa các chữ, không được viết thêm chữ (khác dòng) vào giữa hai chữ viết liền nhau trên chứng từ.

8. Người lập, người ký duyệt và những người khác ký trên chứng từ kế toán ngân hàng phải chịu trách nhiệm về nội dung của chứng từ kế toán.

9. Chứng từ kế toán ngân hàng được lập dưới dạng chứng từ điện tử phải tuân theo quy định tại Điều 18, khoản 1 và khoản 2 Điều 19 của Luật Kế toán và các quy định tại Chế độ này:

- Các chứng từ điện tử phải lập đúng mẫu quy định, đúng cấu trúc, định dạng, đầy đủ các nội dung, bảo đảm tính pháp lý của chứng từ kế toán.

- Chứng từ điện tử ghi trên vật mang tin phải có chỉ dẫn cụ thể về thời gian và các yếu tố kỹ thuật đảm bảo cho việc sử dụng, kiểm tra, kiểm soát chứng từ điện tử khi cần thiết.

- Các dữ liệu, thông tin trên chứng từ phải được phản ánh rõ ràng, trung thực, chính xác và phải được mã hóa theo đúng quy định. Trên chứng từ phải có đủ chữ ký điện tử của những người liên quan chịu trách nhiệm về tính chính xác, an toàn của dữ liệu; chữ ký điện tử trên chứng từ phải khớp đúng với chữ ký điện tử do ngân hàng nơi mở tài khoản hoặc Trung tâm thanh toán của Ngân hàng cấp phát và quản lý.

- Ngày, tháng, năm lập chứng từ điện tử ghi bằng số và ghi theo dạng: DD/MM/YYYY ( trong đó DD là ngày; MM là tháng; YYYY là năm).

- Việc hủy bỏ, sửa chữa chứng từ điện tử lập sai được thực hiện theo quy định của pháp luật và của Ngân hàng Nhà nước về xử lý sai sót trong giao dịch, thanh toán điện tử.