Một số chi phí ẩn khi thuê văn phòng tại các tòa nhà cho thuê

Nội dung chính

Một số chi phí ẩn khi thuê văn phòng tại các tòa nhà cho thuê

Bên cạnh giá thuê được ghi rõ trong hợp đồng thuê văn phòng, doanh nghiệp cần đặc biệt quan tâm đến các chi phí ẩn có thể phát sinh trong quá trình sử dụng. Trong đó, có 07 chi phí ẩn trong hợp đồng thuê văn phòng sau đây:

[1] Chi phí quản lý tòa nhà

Chi phí quản lý tòa nhà là khoản chi phí bắt buộc tại hầu hết các tòa nhà văn phòng. Tùy theo hạng tòa nhà thuê văn phòng, mức phí này sẽ dao động từ 100-200.000 đồng/m2/tháng. Chí phí quản lý này bao gồm các chi phí vận hành và dịch vụ chung như vệ sinh khu vực công cộng, an ninh - bảo vệ, lễ tân, điện chiếu sáng khu vực chung và vận hành hệ thống thang máy.

Trong một số tòa nhà cho thuê văn phòng, thuế giá trị gia tăng có thể được cộng trực tiếp vào phí quản lý làm cho tổng chi phí thực tế tăng thêm khoảng 10%.

[2] Chi phí ngoài giờ

Đối với những doanh nghiệp có nhu cầu làm việc ngoài giờ hành chính, đặc biệt là tăng ca vào buổi tối hoặc cuối tuần thì sẽ có thể phát sinh thêm chi phí ngoài giờ.

Thông thường, các tòa nhà văn phòng áp dụng cách tính phí theo từng block thời gian (khoảng 3-4 giờ/lần) hoặc theo số lượng máy lạnh sử dụng với mức phí dao động từ 200.000 – 800.000 đồng/giờ. Ngoài ra, trong một số trường hợp, chi phí này được tính dựa trên diện tích sử dụng (m²).

Đây là khoản chi phí có thể ảnh hưởng đáng kể đến ngân sách vận hành nếu doanh nghiệp thường xuyên làm việc ngoài khung giờ hành chính.

[3] Chi phí điện, nước, internet và tiện ích khác

Trong nhiều hợp đồng thuê văn phòng, các khoản chi phí như điện, nước, Internet và các tiện ích liên quan thường không được quy định cụ thể dẫn đến việc phát sinh chi phí cao hơn dự kiến trong quá trình sử dụng.

Cụ thể, tiền điện thường được tính theo công tơ riêng và áp dụng giá điện kinh doanh, trong khi chi phí nước có thể được phân bổ theo số lượng nhân sự hoặc diện tích thuê. Tuy nhiên, các chí phi này lại thiếu tiêu chí xác định rõ ràng trong hợp đồng thuê.

Bên cạnh đó, một số tòa nhà còn yêu cầu doanh nghiệp sử dụng nhà cung cấp internet đối tác với mức phí cao hơn so với mặt bằng chung trên thị trường.

[4] Chi phí gửi xe

Chi phí gửi xe là khoản chi cố định hàng tháng phải chi trả nhưng nhiều doanh nghiệp không được cấp đủ chỗ hoặc bị tách riêng hoàn toàn khỏi hợp đồng.

Thông thường, phí gửi xe máy dao động từ 150.000 - 300.000 đồng/xe/tháng, trong khi phí gửi ô tô có thể lên đến 2.000.000 - 4.000.000 đồng/xe/tháng. Ngoài ra, một số tòa nhà còn hạn chế số lượng chỗ đậu hoặc áp dụng phí gửi xe theo lượt đối với khách ra vào.

Do đó, trước khi thuê, doanh nghiệp cần làm rõ chính sách gửi xe ngay từ giai đoạn đàm phán để chủ động kiểm soát chi phí vận hành.

[5] Chi phí hoàn trả mặt bằng

Theo quy định của nhiều tòa nhà cho thuê văn phòng, khi chấm dứt hợp đồng thuê, doanh nghiệp thường phải hoàn trả mặt bằng về hiện trạng ban đầu bao gồm tháo dỡ toàn bộ nội thất, khôi phục sàn, sơn tường,… Chi phí hoàn trả mặt bằng có thể dao động từ 1 – 2 triệu đồng/m², đặc biệt mức giá có thể rất cao đối với những văn phòng thuê dài hạn hoặc đã cải tạo sâu.

Tuy nhiên, khoản chi phí này thường không được nêu chi tiết ngay từ đầu trong hợp đồng thuê văn phòng khiến nhiều doanh nghiệp bất ngờ khi thanh lý hợp đồng.

Vì thế doanh nghiệp cần chủ động thương lượng điều khoản miễn hoặc giảm mức hoàn trả, chỉ yêu cầu bàn giao ở trạng thái cơ bản để hạn chế rủi ro chi phí phát sinh.

[6] Chi phí cải tạo nội thất và thi công ban đầu

Mặc dù là bên thuê văn phòng, doanh nghiệp vẫn phải tự chịu toàn bộ chi phí thi công và hoàn thiện nội thất nhằm đáp ứng các tiêu chuẩn kỹ thuật do tòa nhà quy định. Những yêu cầu bắt buộc như lắp đặt hệ thống điều hòa, thi công sơn cách âm, triển khai hệ thống phòng cháy chữa cháy đạt chuẩn… có thể khiến chi phí đầu tư ban đầu phát sinh trong khoảng 500.000 - 2 triệu đồng/m².

Bên cạnh đó, các khoản chi cho thiết kế mặt bằng bố trí (layout), lập hồ sơ PCCC và hồ sơ thi công thường không thuộc phạm vi hỗ trợ của tòa nhà, buộc doanh nghiệp phải chủ động cân đối ngân sách.

[7] Chi phí bảo trì hệ thống kỹ thuật

Đối với khoản chi phí này, doanh nghiệp có thể được tòa nhà yêu cầu cùng chia sẻ chi phí bảo trì hoặc sửa chữa các hệ thống kỹ thuật của tòa nhà như điều hòa, thang máy và hệ thống phòng cháy chữa cháy khi sự cố phát sinh do quá trình sử dụng hoặc trong thời gian thuê kéo dài.

Khi đó, doanh nghiệp cần trao đổi và tham vấn kỹ với bộ phận kỹ thuật hoặc ban quản lý tòa nhà trước khi tiến hành thi công hoặc sử dụng các thiết bị có công suất tiêu thụ điện lớn nhằm hạn chế tối đa các rủi ro chi phí phát sinh ngoài dự kiến.

Một số chi phí ẩn khi thuê văn phòng tại các tòa nhà cho thuê (Hình từ Internet)

Hợp đồng thuê văn phòng có cần phải đi công chứng không?

Tại Điều 164 Luật Nhà ở 2023 đã có nội dung quy định như sau:

Điều 164. Công chứng, chứng thực hợp đồng và thời điểm có hiệu lực của hợp đồng về nhà ở

1. Trường hợp mua bán, thuê mua, tặng cho, đổi, góp vốn, thế chấp nhà ở thì phải thực hiện công chứng hoặc chứng thực hợp đồng, trừ trường hợp quy định tại khoản 2 Điều này.

Đối với giao dịch quy định tại khoản này thì thời điểm có hiệu lực của hợp đồng là thời điểm hoàn thành việc công chứng hoặc chứng thực theo quy định của pháp luật về công chứng, chứng thực.

2. Trường hợp tổ chức tặng cho nhà tình nghĩa, nhà tình thương, nhà đại đoàn kết; mua bán, thuê mua nhà ở thuộc tài sản công; mua bán, thuê mua nhà ở mà một bên là tổ chức, bao gồm: nhà ở xã hội, nhà ở cho lực lượng vũ trang nhân dân, nhà ở phục vụ tái định cư; góp vốn bằng nhà ở mà có một bên là tổ chức; thuê, mượn, ở nhờ, ủy quyền quản lý nhà ở thì không phải thực hiện công chứng, chứng thực hợp đồng, trừ trường hợp các bên có nhu cầu.

Đối với giao dịch quy định tại khoản này thì thời điểm có hiệu lực của hợp đồng là do các bên thỏa thuận; trường hợp các bên không có thỏa thuận thì thời điểm có hiệu lực của hợp đồng là thời điểm ký kết hợp đồng.

…

Dựa theo nội dung nêu trên, không bắt buộc công chứng đối với hợp đồng thuê văn phòng, trừ trường hợp các bên có nhu cầu thực việc công chứng hợp đồng này.

Quyền của chủ sở hữu nhà ở và người sử dụng nhà ở năm 2026

Cụ thể Điều 10 Luật Nhà ở 2023 đã quy định quyền của chủ sở hữu nhà ở và người sử dụng nhà ở như sau:

[1] Chủ sở hữu nhà ở là tổ chức, cá nhân trong nước, người Việt Nam định cư ở nước ngoài có các quyền sau đây:

- Có quyền bất khả xâm phạm về nhà ở thuộc sở hữu hợp pháp của mình;

- Sử dụng nhà ở vào mục đích để ở và mục đích khác mà pháp luật không cấm;

- Được cấp Giấy chứng nhận đối với nhà ở thuộc quyền sở hữu hợp pháp của mình theo quy định của Luật Nhà ở 2023 và pháp luật về đất đai;

- Bán, cho thuê mua, tặng cho, đổi, để thừa kế, thế chấp, góp vốn bằng nhà ở theo quy định của Luật Nhà ở 2023, pháp luật về đất đai và quy định khác của pháp luật có liên quan; chuyển nhượng hợp đồng mua bán nhà ở, cho thuê, cho mượn, cho ở nhờ, ủy quyền quản lý nhà ở và các quyền khác theo quy định của pháp luật; trường hợp tặng cho, để thừa kế nhà ở cho đối tượng không thuộc trường hợp được sở hữu nhà ở tại Việt Nam thì đối tượng này chỉ được hưởng giá trị của nhà ở đó.

Trường hợp Luật Đất đai 2024 có quy định khác về quyền của chủ sở hữu nhà ở gắn với quyền sử dụng đất ở là người Việt Nam định cư ở nước ngoài thì thực hiện theo quy định đó;

- Sử dụng chung các công trình tiện ích công cộng trong khu nhà ở đó theo quy định của Luật Nhà ở 2023 và quy định khác của pháp luật có liên quan.

Trường hợp là chủ sở hữu nhà chung cư thì có quyền sở hữu chung, sử dụng chung đối với phần sở hữu chung của nhà chung cư và công trình hạ tầng sử dụng chung của khu nhà chung cư đó, trừ công trình được xây dựng để kinh doanh hoặc phải bàn giao cho Nhà nước theo quy định của pháp luật hoặc theo thỏa thuận trong hợp đồng mua bán, thuê mua nhà ở;

- Bảo trì, cải tạo, phá dỡ, xây dựng lại nhà ở theo quy định của Luật Nhà ở 2023 và pháp luật về xây dựng;

- Được bảo hộ quyền sở hữu nhà ở theo quy định tại Điều 7 Luật Nhà ở 2023;

- Khiếu nại, tố cáo, khởi kiện đối với hành vi vi phạm quyền sở hữu hợp pháp của mình và hành vi khác vi phạm pháp luật về nhà ở;

- Quyền khác theo quy định của pháp luật.

[2] Chủ sở hữu nhà ở là tổ chức, cá nhân nước ngoài có quyền quy định tại Điều 20 Luật Nhà ở 2023.

[3] Người sử dụng nhà ở không phải là chủ sở hữu nhà ở được thực hiện quyền trong việc quản lý, sử dụng nhà ở theo thỏa thuận với chủ sở hữu nhà ở.