Kinh nghiệm tìm thuê văn phòng cho Startup một cách hiệu quả nhất

Nội dung chính

Kinh nghiệm tìm thuê văn phòng cho Startup một cách hiệu quả nhất

Việc tìm thuê văn phòng đối với các startup là một bài toán không đơn giản, đặc biệt trong bối cảnh nguồn lực tài chính ban đầu còn hạn chế. Vì vậy, startup cần cân nhắc kỹ lưỡng giữa chi phí thuê, hiệu quả sử dụng và định hướng phát triển lâu dài nhằm tối ưu ngân sách, giảm áp lực vận hành và tập trung nguồn lực cho hoạt động kinh doanh cốt lõi.

Dưới đây là một số kinh nghiệm giúp startup tìm thuê văn phòng theo hướng tiết kiệm và phù hợp nhất:

[1] Xác định rõ nhu cầu thực tế

Trước hết, startup cần đánh giá rõ mô hình hoạt động hiện tại để xác định loại văn phòng thuê sao cho phù hợp. Điều này bao gồm việc xác định chính xác số lượng nhân sự, hình thức làm việc (toàn thời gian, hybrid hay làm việc từ xa) cũng như kế hoạch mở rộng trong vòng 6-12 tháng tới.

Việc làm rõ các yếu tố này sẽ giúp startup lựa chọn được diện tích văn phòng phù hợp, tránh tình trạng thuê không gian quá lớn nhưng không khai thác hết công năng, dẫn đến lãng phí chi phí thuê, điện nước và phí quản lý.

[2] Ưu tiên vị trí hợp lý thay vì “đắc địa”

Với nguồn ngân sách ban đầu còn hạn chế, việc tìm thuê văn phòng tại các vị trí đắc địa ở khu vực trung tâm có thể trở thành gánh nặng tài chính lớn đối với startup, đặc biệt trong giai đoạn mới khởi nghiệp.

Do đó, thay vì chạy theo vị trí “đẹp”, startup nên ưu tiên những khu vực có vị trí hợp lý, như các khu vực cận trung tâm hoặc khu vực đang phát triển để có mức giá thuê dễ chịu hơn nhưng vẫn đảm bảo kết nối giao thông thuận tiện cho nhân viên và đối tác.

[3] Cân nhắc mô hình văn phòng chia sẻ (coworking space)

Một mô hình văn phòng đang được nhiều startup quan tâm và lựa chọn hiện nay là văn phòng chia sẻ (coworking space). Mô hình này có ưu điểm nổi bật là chi phí linh hoạt giúp startup không phải đầu tư ban đầu cho nội thất hay trang thiết bị văn phòng. Các chi phí vận hành cơ bản như điện, nước, internet, lễ tân và phòng họp chung thường đã được bao gồm trong giá thuê.

Đặc biệt, môi trường làm việc mang tính “chia sẻ” còn tạo điều kiện để startup kết nối, giao lưu và mở rộng mối quan hệ với các doanh nghiệp và cộng đồng khởi nghiệp khác.

[4] Chủ động đàm phán hợp đồng thuê

Việc chủ động đàm phán hợp đồng thuê giúp startup có thêm cơ hội trao đổi với chủ nhà về giá thuê, thời gian miễn phí thuê ban đầu cũng như các ưu đãi khi ký hợp đồng dài hạn. Nhờ đó, startup có thể tối ưu chi phí trong giai đoạn khởi đầu, đồng thời đạt được sự linh hoạt trong các điều khoản hợp đồng như thời hạn thuê phù hợp, quyền chấm dứt sớm, gia hạn hoặc điều chỉnh diện tích khi quy mô doanh nghiệp thay đổi.

Bên cạnh đó, việc làm rõ các vấn đề liên quan đến chi phí phát sinh, trách nhiệm sửa chữa, lộ trình tăng giá thuê và điều kiện hoàn trả tiền đặt cọc sẽ giúp startup hạn chế rủi ro và tránh những tranh chấp không đáng có trong quá trình thuê.

Sự chủ động này không chỉ mang lại lợi ích về mặt tài chính mà còn thể hiện tính chuyên nghiệp của startup, góp phần xây dựng mối quan hệ minh bạch, ổn định và lâu dài với bên cho thuê.

Kinh nghiệm tìm thuê văn phòng cho Startup một cách hiệu quả nhất (Hình từ Internet)

Các trường hợp chấm dứt hợp đồng thuê văn phòng cho Startup

Theo khoản 2 Điều 171 Luật Nhà ở 2023, các trường hợp chấm dứt hợp đồng thuê văn phòng cho Startup gồm:

- Hợp đồng thuê nhà ở hết thời hạn; trường hợp trong hợp đồng không xác định thời hạn thì hợp đồng chấm dứt sau 90 ngày, kể từ ngày bên cho thuê nhà ở thông báo cho bên thuê nhà ở biết việc chấm dứt hợp đồng;

- Các bên thỏa thuận chấm dứt hợp đồng;

- Nhà ở cho thuê không còn;

- Bên thuê nhà ở là cá nhân chết hoặc có tuyên bố mất tích của Tòa án mà khi chết, mất tích không có ai đang cùng chung sống;

- Bên thuê nhà ở là tổ chức giải thể, phá sản, chấm dứt hoạt động;

- Nhà ở cho thuê bị hư hỏng nặng, có nguy cơ sập đổ hoặc thuộc khu vực đã có quyết định thu hồi đất, giải tỏa nhà ở hoặc có quyết định phá dỡ của cơ quan nhà nước có thẩm quyền; nhà ở cho thuê thuộc trường hợp bị Nhà nước trưng mua, trưng dụng để sử dụng vào mục đích khác.

Bên cho thuê phải thông báo bằng văn bản cho bên thuê biết trước ít nhất 30 ngày về việc chấm dứt hợp đồng thuê nhà ở quy định tại điểm này, trừ trường hợp bất khả kháng hoặc các bên có thỏa thuận khác;

- Trường hợp quy định tại Điều 172 Luật Nhà ở 2023.

Doanh nghiệp khởi nghiệp sáng tạo được miễn thuế TNDN trong thời hạn 02 năm

Theo điểm a khoản 1 Điều 7 Nghị định 20/2026/NĐ-CP, doanh nghiệp khởi nghiệp sáng tạo có thu nhập từ hoạt động khởi nghiệp sáng tạo, đổi mới sáng tạo theo quy định của Luật Khoa học, công nghệ và đổi mới sáng tạo 2025 và các văn bản hướng dẫn được miễn thuế, giảm thuế thu nhập doanh nghiệp trong thời hạn theo quy định tại khoản 1 Điều 10 Nghị quyết 198/2025/QH15.

Cụ thể miễn thuế thu nhập doanh nghiệp trong thời hạn 02 năm và giảm 50% số thuế phải nộp trong 04 năm tiếp theo đối với thu nhập từ hoạt động khởi nghiệp đổi mới sáng tạo của doanh nghiệp khởi nghiệp sáng tạo.

Việc xác định thời gian miễn, giảm thuế được áp dụng kể từ kỳ tính thuế năm 2025.