|
BỘ
NỘI VỤ
*****
|
CỘNG
HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
*******
|
|
Số:
09/2007/TT-BNV
|
Hà
Nội, ngày 26 tháng 11 năm 2007
|
THÔNG TƯ
HƯỚNG DẪN VỀ KHO LƯU TRỮ CHUYÊN DỤNG
Căn cứ Nghị định số 45/2003/NĐ-CP ngày 09 tháng 5 năm 2003 của Chính
phủ quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức bộ máy của Bộ Nội
vụ;
Căn cứ Điều 14 của Nghị định số
111/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng 4 năm 2004 của Chính phủ quy định chi tiết thi
hành một số điều của Pháp lệnh Lưu trữ quốc gia;
Căn cứ Điểm b Khoản 1 của Chỉ thị số 05/2007/CT-TTg
ngày 02 tháng 3 năm 2007 của Thủ tướng Chính phủ về việc tăng cường bảo vệ và
phát huy giá trị tài liệu lưu trữ,
Bộ Nội vụ hướng dẫn về kho lưu trữ chuyên dụng như sau:
I. HƯỚNG DẪN
CHUNG
1. Phạm vi điều
chỉnh
Thông
tư này hướng dẫn yêu cầu và các thông số kỹ thuật về kho lưu trữ chuyên dụng.
Kho
lưu trữ chuyên dụng là công trình bao gồm: khu vực kho bảo quản tài liệu, khu vực
xử lý nghiệp vụ lưu trữ, khu hành chính, khu vực lắp đặt thiết bị kỹ thuật và
khu vực phục vụ công chúng.
2. Đối tượng áp dụng
Thông
tư này được áp dụng đối với các cơ quan, tổ chức sử dụng ngân sách nhà nước.
3. Yêu cầu
chung
Kho lưu trữ chuyên dụng phải bảo
đảm được các yêu cầu chung sau đây:
a) Về địa điểm: thuận tiện giao
thông; có địa chất ổn định, xa các chấn động nền; có địa thế cao, thoát nước
nhanh; không ở gần các khu vực dễ gây cháy, nổ, ô nhiễm và có đất dự phòng để mở
rộng khi cần thiết.
b) Bảo đảm kết cấu bền vững; bảo
vệ, bảo quản an toàn tài liệu lưu trữ.
c) Thiết kế hợp lý, liên hoàn
phù hợp với các loại hình tài liệu và các quy trình nghiệp vụ lưu trữ.
d) Đáp ứng các yêu cầu về mỹ
quan của công trình văn hoá.
II. HƯỚNG DẪN
CỤ THỂ
1. Khu vực kho bảo quản tài liệu
Khu vực kho bảo quản tài liệu được
bố trí thành khu vực riêng, hạn chế tiếp xúc với đường đi, có lối ra vào độc lập.
Tùy thuộc vào loại hình tài liệu mà bố trí các kho bảo quản tài liệu cho phù hợp.
a) Diện tích sàn xây dựng
Diện tích sàn kho bảo quản tài
liệu được tính theo công thức:
|
Diện
tích sàn kho =
|
Số
mét giá tài liệu cần bảo quản
|
|
5
|
b) Diện tích kho bảo quản tài liệu
và hướng cửa
Mỗi kho bảo quản tài liệu
có diện tích tối đa không quá 200m2 gồm: diện tích các giá để tài liệu,
diện tích lối đi giữa các hàng giá, lối đi đầu giá, lối đi chính trong kho.
Hướng cửa
các kho bảo quản tài liệu bố trí tránh hướng Tây.
c) Kết cấu
Kết cấu kho bảo quản tài liệu phải
có sức chịu tải bền vững, chống được động đất trên 7 độ richte, chống được bão
trên cấp 12.
d) Tải trọng sàn
Tải trọng sàn tối thiểu là 1700
kg/m2 nếu sử dụng giá cố định hoặc 2400 kg/m2 nếu sử dụng
giá di động.
đ) Nền
Nền kho bảo quản tài liệu
phải được xử lý chống mối, bằng phẳng, chịu được ma sát và không gây bụi.
e) Tường
Tường kho bảo quản tài liệu
và tường ngăn giữa các kho bảo quản tài liệu phải có độ chịu lửa cấp 1 theo
tiêu chuẩn quy định của Nhà nước (không sập đổ sau 4 giờ cháy).
Tường kho bảo quản tài liệu
có thể thiết kế theo một trong hai phương án sau:
- Thiết
kế hai lớp: tường ngoài cách tường trong khoảng 1,2 m tạo hành lang chống nóng,
chống ánh sáng mặt trời chiếu trực tiếp vào kho bảo quản tài liệu và để bố trí
một số thiết bị khi cần thiết.
- Thiết
kế một lớp: độ dày tối thiểu của tường là 0,6 m.
d) Mái
Mái được thiết kế 2 lớp: lớp
trong đổ bê tông cốt thép tại chỗ, lớp ngoài bằng vật liệu cách nhiệt. Giữa hai
lớp mái có chiều cao tối thiểu 1m tạo lưu không thông thoáng. Mái kho có độ dốc
khoảng 5 %.
đ) Chiều cao tầng
Tầng kho có chiều cao thông thuỷ
tối thiểu 2,4m.
Tầng giáp mái chống nóng có chiều
cao khoảng 3,6m.
Tầng hầm
thông gió, chống ẩm, chống mối có chiều cao từ 2,1m - 2,4m.
e) Cửa
- Cửa ra vào và cửa thoát hiểm
phải được làm một cánh bằng vật liệu chống cháy, có chiều rộng tối thiểu 1m, mở
theo chiều từ trong ra ngoài. Khe hở giữa các cánh cửa với mặt nền không được lớn
hơn 5 mm.
Đối với những kho bảo quản tài
liệu được lắp đặt điều hoà nhiệt độ thì cửa kho phải bảo đảm chống được thất
thoát nhiệt.
- Cửa sổ: diện tích cửa sổ chiếm
khoảng 1/10 diện tích mặt tường kho. Trường hợp tường kho thiết kế một lớp thì các cửa sổ được thiết kế đối xứng; cửa sổ phải có khả năng
chống đột nhập, chống côn trùng, chống bụi, chống ánh sáng mặt trời trực tiếp,
bảo đảm độ chiếu sáng tự nhiên tối thiểu và cho phép thông gió tự nhiên khi cần
thiết.
g) Giao
thông chiều dọc
Giao thông chiều dọc trong kho gồm:
- Cầu thang chính;
- Cầu thang thoát hiểm, được bố
trí ở đầu mút khu vực kho, rộng 1,5m - 2,0m.
- Thang máy được lắp đặt cho kho
bảo quản tài liệu có từ hai tầng trở lên. Thang máy được đặt ở khu vực tiếp
giáp giữa các phòng kho bảo quản với các phòng làm việc. Thang máy chở tài liệu
có tải trọng hữu ích 500 - 800 kg, có tường chịu lửa bao quanh (độ chịu lửa 4
giờ). Thùng thang máy có kích thước 1,5m x 1,8m và cửa mở có chiều rộng hữu ích
tối thiểu 1,2m.
h) Bố
trí giá để tài liệu
Giá để tài liệu được lắp thành hàng giá hai mặt, mỗi hàng
giá không dài quá 10 m. Các hàng giá được đặt vuông góc với cửa sổ, cách mặt tường
từ 0,4 -0,6 m. Lối đi giữa các hàng giá từ 0,7- 0,8 m, lối đi giữa hai đầu giá
từ 1,2 -1,4 m.
i) Yêu cầu về
môi trường trong kho
- Nhiệt độ, độ ẩm: đối với tài
liệu giấy cần khống chế và duy trì ở nhiệt độ 200C (± 20C)
và độ ẩm 50% (± 5 %); đối với tài liệu phim, ảnh, băng, đĩa thì nhiệt độ là 160C
(± 20C) và độ ẩm là 45% (± 5 %).
- Ánh sáng: độ chiếu sáng
trong kho bảo quản tài liệu từ 50-80 lux.
- Nồng độ khí độc trong phòng
kho: khí sunfuarơ (SO2) khoảng dưới 0,15 mg/m3; khí ôxit
nitơ (NO2) khoảng 0,1 mg/m3; khí CO2 khoảng
dưới 0,15 mg/m3.
- Chế độ thông gió: không khí
trong kho phải được lưu thông với tốc độ khoảng 5m/giây.
k) Thiết
bị bảo vệ, bảo quản tài liệu
- Thiết
bị bảo vệ gồm: camera quan sát; thiết bị báo động; thiết bị báo cháy, chữa cháy
tự động; thiết bị chống đột nhập…
- Thiết
bị cần thiết cho kho bảo quản tài liệu gồm: giá, hộp, tủ đựng tài liệu
được thực hiện theo tiêu chuẩn do Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước quy định;
máy điều hoà nhiệt độ và máy hút ẩm; dụng cụ đo nhiệt độ và độ ẩm; thiết bị
thông gió; quạt điện …
2. Các khu vực khác
Các khu vực khác bao gồm: khu vực
xử lý nghiệp vụ lưu trữ, khu hành chính, khu vực lắp đặt thiết bị kỹ thuật
và khu vực phục vụ công chúng.
Tổng diện tích sàn của khu vực xử
lý nghiệp vụ lưu trữ, khu hành chính, khu vực lắp đặt thiết bị kỹ thuật tối
thiểu bằng 50% tổng diện tích sàn kho bảo quản tài liệu. Khu vực phục vụ công
chúng tối thiểu bằng tổng diện tích sàn kho bảo quản tài liệu.
a) Khu vực xử lý nghiệp vụ lưu
trữ
Khu vực xử lý nghiệp vụ được bố
trí gần khu vực kho bảo quản tài liệu gồm các phòng sau:
- Phòng tiếp nhận tài liệu:
phòng này được bố trí ở vị trí thuận lợi cho việc vận chuyển tài liệu và được
trang bị các giá để tài liệu, thiết bị vệ sinh tài liệu và các phương tiện
vận chuyển tài liệu.
- Phòng khử trùng tài liệu:
phòng này đặt gần phòng tiếp nhận tài liệu, được thiết kế xây dựng phù hợp với
phương pháp khử trùng bằng phương pháp đông lạnh hoặc bằng phương pháp hút chân
không và có các thiết bị khử trùng tài liệu phù hợp.
- Phòng khử axit tài liệu với
các thiết bị khử axit.
- Phòng chỉnh lý tài liệu: phòng
được đặt gần phòng tiếp nhận tài liệu và phòng để tài liệu hết giá trị; được
trang bị các thiết bị phù hợp với mỗi loại hình tài liệu.
- Phòng để tài liệu hết giá trị:
bố trí gần đường cho xe vận chuyển, gần phòng chỉnh lý tài liệu và có các giá để
tài liệu hết giá trị.
- Các phòng tu bổ, phục chế tài
liệu: bố trí nơi thông thoáng, chiếu sáng tốt; có các thiết bị tu bổ, phục chế
phù hợp với từng loại hình tài liệu; có hệ thống cấp, thoát nước nóng, lạnh;
- Các phòng lập bản sao bảo hiểm:
phòng chụp microfilm, phòng tráng rửa, phòng kiểm tra microfilm với các trang
thiết bị phù hợp; có hệ thống cấp, thoát nước nóng, lạnh và hệ thống xử lý nước
thải.
b) Khu
vực lắp đặt thiết bị kỹ thuật
Gồm các phòng lắp đặt hệ thống:
điều hòa trung tâm; thiết bị theo dõi, giám sát, kiểm soát tình trạng bảo vệ, xử
lý trong trường hợp xảy ra cháy, nổ…
c) Khu hành chính gồm các phòng
phù hợp quy mô của cơ quan:
- Các phòng làm việc hành chính;
- Phòng họp;
- Phòng khách;
- Phòng bảo vệ an ninh;
- Nhà xe của công chức và độc giả;
- Các công trình phụ trợ: cổng,
vườn hoa, cây cảnh, tường rào, trạm điện, bể nước, khu vệ sinh…
d) Khu vực phục vụ công chúng
Gồm những phòng sau:
- Phòng đọc chung: diện tích phòng đọc tuỳ
theo số luợng độc giả với diện tích tối thiểu 5m2/người. Phòng
đọc có ít cột trụ; có hệ thống cách âm tốt; thông
gió; đủ ánh sáng; có đủ công cụ tra cứu như mục lục hồ sơ, máy tính và các loại
sách tra cứu khác.
-
Phòng đọc đặc biệt: để sử dụng tài liệu nghe nhìn, đọc microfilm, dành cho các
đối tượng độc giả khác nhau…
- Phòng bảo quản tạm tài liệu:
được bố trí gần phòng đọc để giữ tài liệu mà độc giả đăng ký nhưng chưa đọc hoặc
đang đọc chưa xong.
- Phòng sao chụp tài liệu: được
đặt gần phòng đọc.
- Phòng hội nghị: dùng để hội thảo,
chiếu phim, tổ chức hội nghị. Phòng được bố trí thiết bị âm thanh, màn hình và
bàn ghế có khả năng di động cho những mục đích khác nhau.
- Phòng trưng bày, triển lãm tài
liệu: diện tích rộng, được trang bị các phương tiện chiếu sáng cố định và di động.
Không gian bên trong có thể thay đổi nhờ các panô không bắt lửa và có thể tháo
lắp được.
- Phòng gửi tư trang của công
chúng: đặt gần lối ra vào phòng đọc, phòng trưng bày, triển lãm tài liệu và
phòng bảo vệ an ninh.
3. Một số yêu cầu khác
a) Hệ thống điện
Hệ thống điện chiếu sáng trong
kho và bảo vệ ngoài kho được lắp đặt riêng; có phương tiện đóng, ngắt điện
chung cho toàn kho và riêng cho mỗi tầng kho. Đường điện trong kho phải thực hiện
theo yêu cầu của tiêu chuẩn kỹ thuật an toàn điện.
b) Hệ thống cấp, thoát nước
Hệ thống cấp và thoát nước được
lắp đặt riêng.
Không đặt thiết bị cấp nước ở tầng
trên hoặc mái kho lưu trữ. Đường ống nước bảo đảm độ kín, không rò rỉ, không đi
qua phòng kho bảo quản tài liệu.
Hệ thống thoát nước bảo đảm tiêu
thoát nhanh, kể cả trên mái và trên tường.
c) Yêu cầu về phòng, chữa cháy,
nổ
Kho lưu trữ phải được trang bị đầy
đủ các phương tiện, thiết bị phòng, chữa cháy, nổ và chống sét; có cầu thang
thoát hiểm. Xung quanh kho lưu trữ phải có hệ thống đường cho xe cứu hoả và hệ
thống nước cứu hoả.
Để chữa cháy và không làm
tổn hại đến tài liệu thì khu vực bảo quản tài liệu chỉ sử dụng loại bình khí hoặc
bình bột .
Trang thiết bị phòng cháy và chữa
cháy được thực hiện theo các tiêu chuẩn hiện hành do Nhà nước quy định.
Bản thiết kế thi công kho lưu trữ
phải được cơ quan chuyên môn về phòng cháy, chữa cháy phê duyệt.
d) Yêu
cầu về giao thông giữa các khu vực của kho lưu trữ
- Phải
bảo đảm thuận tiện cho vận chuyển tài liệu giữa các khu vực; thuận tiện đi lại
của công chúng nghiên cứu tài liệu, đặc biệt đối với người tàn tật; thuận tiện
cho phòng, chữa cháy.
- Đường
đi lại của độc giả được bố trí riêng.
III. HƯỚNG DẪN
VẬN DỤNG
1. Trường hợp xây mới kho lưu trữ
chuyên dụng
a) Các cơ quan, tổ chức khi xây
dựng mới kho lưu trữ chuyên dụng phải bảo đảm theo các yêu cầu hướng dẫn tại Thông
tư này. Lưu ý một số điểm sau:
- Về lựa chọn quy mô: căn cứ vào
chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của cơ quan lưu trữ, số lượng và thành phần tài
liệu nộp lưu để lựa chọn quy mô cho phù hợp. Kho lưu
trữ chuyên dụng có các loại quy mô sau:
Loại
1: bảo quản từ 10 km giá tài liệu trở lên, diện tích sàn tối thiểu 3200m2.
Loại
2: bảo quản từ 7 - 9 km giá tài liệu, diện tích sàn 2190 - 2820 m2.
Loại
3: bảo quản từ 4 - 6 km giá tài liệu, diện tích sàn 1245 - 1875 m2.
Loại 4:
bảo quản từ 1 - 3 km giá tài liệu, diện tích sàn 312 - 936 m2.
- Việc xác định quy mô được căn
cứ vào:
+ Số lượng tài liệu thực tế đang
bảo quản tại kho lưu trữ;
+ Số lượng tài liệu thực tế đang
bảo quản tại các nguồn nộp lưu đã đến hạn mà chưa thu về;
+ Số lượng tài liệu ước tính
hình thành ở các nguồn nộp lưu sẽ thu về trong 30 - 50 năm tới;
+ Số
lượng tài liệu tư nhân ước tính sẽ sưu tầm hoặc được tặng, ký gửi của các tổ chức
và cá nhân.
- Về thiết kế các hạng mục:
Đối với những kho lưu trữ chuyên
dụng có quy mô nhỏ, khi thiết kế một số phòng của khu hành chính và khu vực
phục vụ công chúng có thể được hợp nhất hoặc không đặt ra, tuỳ theo điều kiện
thực tế.
b) Trong quá trình lập dự án đầu
tư xây dựng kho lưu trữ, các cơ quan, tổ chức có thể tham khảo bản Thiết kế điển
hình “Trung tâm lưu trữ nhà nước cấp tỉnh - Khối kho tài liệu giấy” và Thiết kế
điển hình “Khối hành chính, sử dụng tài liệu, kỹ thuật - Trung tâm lưu trữ nhà
nước cấp tỉnh” do Bộ Xây dựng ban hành kèm theo Quyết định số 679/QĐ-BXD ngày
10 tháng 6 năm 1999 và Quyết định số 22/2000/QĐ-BXD ngày 02 tháng 11 năm 2000.
2. Trường hợp cải tạo, nâng cấp
thành kho lưu trữ chuyên dụng
Đối với các cơ quan, tổ chức đã
có kho lưu trữ nhưng quy mô nhỏ chưa đáp ứng đủ các yêu cầu hướng dẫn tại Thông
tư này hoặc trong trường hợp cải tạo các trụ sở làm việc cũ thành kho lưu trữ
chuyên dụng, cần đặc biệt lưu ý những vấn đề như: tải trọng sàn, cửa ra vào, cửa
sổ, hệ thống điện, hệ thống cấp, thoát nước, lối vào cho xe vận chuyển tài liệu,
xe cứu hoả…
3. Đối với các kho lưu trữ đặt trong trụ sở làm việc
của các cơ quan, tổ chức
a) Đối với các cơ quan, tổ chức
nói chung cần lưu ý những vấn đề chính sau đây:
- Về địa điểm: chọn phòng kho bảo
quản đáp ứng được các yêu cầu về bảo vệ, bảo quản an toàn tài liệu lưu trữ;
không bố trí kho bảo quản tài liệu lưu trữ ở tầng hầm hoặc tầng trên cùng của
trụ sở cơ quan; tránh cửa hướng Tây, tránh gần khu vực ẩm ướt, ô nhiễm, dễ gây
cháy, nổ. Bố trí phòng kho bảo quản gần thang máy, cầu thang thuận tiện cho vận
chuyển tài liệu.
- Về diện tích phòng kho: bảo đảm
đủ diện tích để bảo quản tài liệu.
- Về
môi trường trong phòng kho bảo quản: bảo đảm các yêu cầu về nhiệt độ, độ ẩm,
ánh sáng, bụi, khí độc theo hướng dẫn tại khoản i điểm 1 phần II
của Thông tư này.
- Hệ thống điện trong phòng kho
bảo quản tài liệu lưu trữ phải tuyệt đối an toàn.
- Bố
trí phòng đọc tài liệu riêng, tách rời kho bảo quản tài liệu lưu trữ.
b) Đối
với cấp xã, phường, thị trấn
-
Phòng kho bảo quản tài liệu lưu trữ được bố trí một phòng độc lập trong trụ sở
UBND với diện tích tối thiểu 20m2.
- Vị
trí phòng kho bảo quản tránh nơi ẩm thấp hoặc chịu tác động trực tiếp của ánh
sáng mặt trời.
-
Phòng kho bảo quản phải bảo đảm chắc chắn, phòng chống được đột nhập, gió
bão, ngập lụt, chuột, mối và các loại côn trùng.
- Môi
trường trong phòng kho bảo quản phải bảo đảm sạch sẽ, thoáng mát.
-
Trang bị đủ giá, bìa, hộp, cặp bảo quản tài liệu theo tiêu chuẩn.
- Trang bị đủ các phương tiện,
thiết bị theo yêu cầu phòng cháy, chữa cháy.
IV. TỔ CHỨC
THỰC HIỆN
1. Các Bộ, cơ quan ngang bộ, cơ
quan thuộc Chính phủ, Uỷ ban nhân dân các tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương
có trách nhiệm phổ biến triển khai cho các cơ quan, tổ chức thuộc phạm vi quản
lý và chỉ đạo thực hiện Thông tư này.
2. Thông tư này có hiệu lực thi
hành sau 15 ngày, kể từ ngày đăng Công báo. Bãi bỏ các quy định và hướng dẫn
trước đây trái với quy định và hướng dẫn tại Thông tư này.
3. Trong quá trình thực hiện, nếu
có vấn đề phát sinh vướng mắc, đề nghị các cơ quan, tổ chức phản ánh về Bộ Nội
vụ để giải quyết./.
|
Nơi nhận:
- Các Bộ, cơ quan ngang Bộ, cơ quan
thuộc Chính phủ;
- HĐND, UBND các tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương;
- Văn phòng Quốc hội;
- Văn phòng Chủ tịch nước;
- Toà án nhân dân tối cao;
- Viện Kiểm sát nhân dân tối cao;
- Kiểm toán nhà nước;
- Cục Kiểm tra văn bản (Bộ Tư pháp);
- Cơ quan TW của các đoàn thể;
- Các Tập đoàn kinh tế nhà nuớc, Tổng công ty 91;
- Cục VTLTNN (10b);
- Lưu: VT, PC.
|
BỘ
TRƯỞNG
Trần Văn Tuấn
|