Thông tư 01/2022/TT-BYT quy định về ghi chép ban đầu và chế độ báo cáo thống kê chuyên ngành dân số do Bộ trưởng Bộ Y tế ban hành

THÔNG TƯ

QUY ĐỊNH GHI CHÉP BAN ĐẦU VÀ CHẾ ĐỘ BÁO CÁO THỐNG KÊ CHUYÊN NGÀNH DÂN SỐ

Căn cứ Luật Thống kê ngày 23 tháng 11 năm 2015;

Căn cứ Pháp lệnh Dân số ngày 09 tháng 01 năm 2003;

Căn cứ Nghị định số 94/2016/NĐ-CP ngày 01 tháng 7 năm 2016 của Chính phủ Quy định chi tiết và hướng dẫn thi hành một số điều của Luật Thống kê;

Căn cứ Nghị định số 97/2016/NĐ-CP ngày 01 tháng 7 năm 2016 của Chính phủ quy định nội dung chỉ tiêu thống kê thuộc hệ thống chỉ tiêu thống kê quốc gia;

Căn cứ Nghị định số 104/2003/NĐ-CP ngày 16 tháng 9 năm 2003 của Chính phủ Quy định chi tiết và hướng dẫn thi hành một số điều của Pháp lệnh Dân số;

Căn cứ Nghị định số 75/2017/NĐ-CP ngày 20 tháng 6 năm 2017 của Chính phủ Quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Bộ Y tế;

Trên cơ sở ý kiến thẩm định tại Công văn số 1731/TCTK-TTDL ngày 22 tháng 11 năm 2021 của Tổng cục Thống kê, Bộ Kế hoạch và Đầu tư;

Theo đề nghị của Tổng cục trưởng Tổng cục Dân số - Kế hoạch hóa gia đình;

Bộ trưởng Bộ Y tế ban hành Thông tư Quy định ghi chép ban đầu và chế độ báo cáo thống kê chuyên ngành dân số.

Điều 1. Phạm vi điều chỉnh và đối tượng áp dụng

1. Phạm vi điều chỉnh: Thông tư này quy định ghi chép ban đầu về dân số; nội dung chế độ báo cáo thống kê chuyên ngành dân số; phổ biến thông tin, số liệu thống kê chuyên ngành dân số và ứng dụng công nghệ thông tin, quản lý Kho dữ liệu chuyên ngành dân số.

2. Đối tượng áp dụng: Thông tư này áp dụng với cơ quan, tổ chức, cá nhân sau đây:

a) Cộng tác viên dân số;

b) Viên chức dân số cấp xã, người làm công tác dân số cấp xã của đơn vị đầu mối làm công tác dân số cấp xã (sau đây gọi chung là cán bộ dân số cấp xã);

c) Cơ sở y tế cung cấp dịch vụ dân số;

d) Trạm Y tế cấp xã hoặc Ban chỉ đạo Công tác dân số cấp xã được giao nhiệm vụ thực hiện công tác dân số (sau đây gọi chung là đơn vị đầu mối làm công tác dân số cấp xã);

đ) Trung tâm Y tế cấp huyện hoặc Trung tâm Dân số - Kế hoạch hóa gia đình cấp huyện hoặc Phòng Y tế cấp huyện được giao nhiệm vụ thực hiện công tác dân số (sau đây gọi chung là đơn vị đầu mối làm công tác dân số cấp huyện);

e) Chi cục Dân số - Kế hoạch hóa gia đình cấp tỉnh hoặc Phòng Dân số thuộc Sở Y tế cấp tỉnh (sau đây gọi chung là Chi cục Dân số - Kế hoạch hóa gia đình cấp tỉnh);

g) Tổng cục Dân số - Kế hoạch hóa gia đình;

h) Các cơ quan, tổ chức, cá nhân có liên quan đến ghi chép ban đầu và chế độ báo cáo thống kê chuyên ngành dân số.

Điều 2. Ghi chép ban đầu về dân số

1. Sổ Ghi chép ban đầu về dân số

a) Người thực hiện: Cộng tác viên dân số;

b) Nội dung: Thực hiện theo Mẫu và hướng dẫn ghi quy định tại Phụ lục I ban hành kèm theo Thông tư này;

c) Hình thức: Sổ Ghi chép ban đầu về dân số (Sổ A0) gồm bìa, trang thông tin địa chỉ, các trang hỗ trợ và các trang Phiếu hộ dân cư được in sẵn trên khổ giấy A4 (29,7cm x 21 cm) và đóng thành cuốn;

d) Phương thức thu tin: Thực hiện thông qua phỏng vấn trực tiếp thành viên của hộ dân cư hoặc phỏng vấn người có trách nhiệm trong hộ, trong thôn, trong xã.

THÔNG TƯ

QUY ĐỊNH GHI CHÉP BAN ĐẦU VÀ CHẾ ĐỘ BÁO CÁO THỐNG KÊ CHUYÊN NGÀNH DÂN SỐ

Căn cứ Luật Thống kê ngày 23 tháng 11 năm 2015;

Căn cứ Pháp lệnh Dân số ngày 09 tháng 01 năm 2003;

Căn cứ Nghị định số 94/2016/NĐ-CP ngày 01 tháng 7 năm 2016 của Chính phủ Quy định chi tiết và hướng dẫn thi hành một số điều của Luật Thống kê;

Căn cứ Nghị định số 97/2016/NĐ-CP ngày 01 tháng 7 năm 2016 của Chính phủ quy định nội dung chỉ tiêu thống kê thuộc hệ thống chỉ tiêu thống kê quốc gia;

Căn cứ Nghị định số 104/2003/NĐ-CP ngày 16 tháng 9 năm 2003 của Chính phủ Quy định chi tiết và hướng dẫn thi hành một số điều của Pháp lệnh Dân số;

Căn cứ Nghị định số 75/2017/NĐ-CP ngày 20 tháng 6 năm 2017 của Chính phủ Quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Bộ Y tế;

Trên cơ sở ý kiến thẩm định tại Công văn số 1731/TCTK-TTDL ngày 22 tháng 11 năm 2021 của Tổng cục Thống kê, Bộ Kế hoạch và Đầu tư;

Theo đề nghị của Tổng cục trưởng Tổng cục Dân số - Kế hoạch hóa gia đình;

Bộ trưởng Bộ Y tế ban hành Thông tư Quy định ghi chép ban đầu và chế độ báo cáo thống kê chuyên ngành dân số.

Điều 1. Phạm vi điều chỉnh và đối tượng áp dụng

1. Phạm vi điều chỉnh: Thông tư này quy định ghi chép ban đầu về dân số; nội dung chế độ báo cáo thống kê chuyên ngành dân số; phổ biến thông tin, số liệu thống kê chuyên ngành dân số và ứng dụng công nghệ thông tin, quản lý Kho dữ liệu chuyên ngành dân số.

2. Đối tượng áp dụng: Thông tư này áp dụng với cơ quan, tổ chức, cá nhân sau đây:

a) Cộng tác viên dân số;

b) Viên chức dân số cấp xã, người làm công tác dân số cấp xã của đơn vị đầu mối làm công tác dân số cấp xã (sau đây gọi chung là cán bộ dân số cấp xã);

c) Cơ sở y tế cung cấp dịch vụ dân số;

d) Trạm Y tế cấp xã hoặc Ban chỉ đạo Công tác dân số cấp xã được giao nhiệm vụ thực hiện công tác dân số (sau đây gọi chung là đơn vị đầu mối làm công tác dân số cấp xã);

đ) Trung tâm Y tế cấp huyện hoặc Trung tâm Dân số - Kế hoạch hóa gia đình cấp huyện hoặc Phòng Y tế cấp huyện được giao nhiệm vụ thực hiện công tác dân số (sau đây gọi chung là đơn vị đầu mối làm công tác dân số cấp huyện);

e) Chi cục Dân số - Kế hoạch hóa gia đình cấp tỉnh hoặc Phòng Dân số thuộc Sở Y tế cấp tỉnh (sau đây gọi chung là Chi cục Dân số - Kế hoạch hóa gia đình cấp tỉnh);

g) Tổng cục Dân số - Kế hoạch hóa gia đình;

h) Các cơ quan, tổ chức, cá nhân có liên quan đến ghi chép ban đầu và chế độ báo cáo thống kê chuyên ngành dân số.

Điều 2. Ghi chép ban đầu về dân số

1. Sổ Ghi chép ban đầu về dân số

a) Người thực hiện: Cộng tác viên dân số;

b) Nội dung: Thực hiện theo Mẫu và hướng dẫn ghi quy định tại Phụ lục I ban hành kèm theo Thông tư này;

c) Hình thức: Sổ Ghi chép ban đầu về dân số (Sổ A0) gồm bìa, trang thông tin địa chỉ, các trang hỗ trợ và các trang Phiếu hộ dân cư được in sẵn trên khổ giấy A4 (29,7cm x 21 cm) và đóng thành cuốn;

d) Phương thức thu tin: Thực hiện thông qua phỏng vấn trực tiếp thành viên của hộ dân cư hoặc phỏng vấn người có trách nhiệm trong hộ, trong thôn, trong xã.

2. Phiếu thu tin về dân số

a) Người thực hiện: Cộng tác viên dân số;

b) Nội dung: Thực hiện theo mẫu và hướng dẫn ghi quy định tại Phụ lục I ban hành kèm theo Thông tư này;

c) Phạm vi xác định thông tin là thời điểm cộng tác viên dân số thu tin, ghi chép vào Sổ A0, không tính theo thời điểm xảy ra sự kiện;

Ví dụ: trường hợp sinh ngày 11 tháng 7 năm báo cáo, nhưng cộng tác viên dân số thu tin, ghi chép ban đầu vào Sổ A0 vào tháng 8, thì phạm vi xác định thông tin là của tháng 8 năm báo cáo;

d) Nơi nhận phiếu: Đơn vị đầu mối làm công tác dân số cấp xã;

Trong ngày giao ban công tác tác dân số hàng tháng của đơn vị đầu mối làm công tác dân số cấp xã, cộng tác viên dân số nộp đầy đủ các Phiếu thu tin của địa bàn dân cư mình quản lý, gồm cả Phiếu hộ dân cư lập mới, Phiếu hộ dân cư có sửa đổi, bổ sung thông tin;

Một Phiếu hộ dân cư lập mới hoặc một Phiếu hộ dân cư đã được sửa đổi, bổ sung, cập nhật từ 05 thông tin của các thành viên trong hộ dân cư trở lên được tính là một Phiếu thu tin.

3. Nguyên tắc ghi chép

a) Phải nhanh chóng và đầy đủ, bảo đảm đúng sự thật khách quan, không biết không điền thông tin;

b) Khi ghi chép ban đầu vào Sổ A0, cộng tác viên dân số phải sử dụng đúng khái niệm và phạm vi hướng dẫn;

c) Khi ghi Phiếu thu tin, cộng tác viên dân số phải quan sát toàn diện một Phiếu hộ dân cư trong Sổ A0 và phải thực hiện lần lượt từng Phiếu hộ dân cư theo mỗi nội dung để tránh trùng lặp hoặc bỏ sót.

4. Trách nhiệm của cộng tác viên dân số

a) Hằng tháng thu tin, ghi chép ban đầu vào Sổ A0 các thông tin cập nhật của các thành viên trong hộ dân cư trên địa bàn mình quản lý;

b) Lập Phiếu thu tin vào ngày 01 đầu tháng sau tháng báo cáo theo quy định tại Khoản 1, Điều 3 của Thông tư này;

c) Lưu trữ, quản lý và bảo quản Sổ A0.

5. Trách nhiệm của cán bộ dân số cấp xã

a) Rà soát, thẩm định thông tin trong các Phiếu thu tin;

b) Lưu trữ, bảo quản các Phiếu thu tin đã tham định của toàn xã.

Điều 3. Kỳ báo cáo và phương thức gửi báo cáo

1. Kỳ báo cáo

a) Báo cáo thống kê trong kỳ được tính bắt đầu từ ngày 01 đầu kỳ báo cáo cho đến hết ngày cuối kỳ báo cáo, tính theo năm dương lịch bao gồm:

- Báo cáo thống kê trong tháng được tính bắt đầu từ ngày 01 đầu tháng báo cáo cho đến hết ngày cuối của tháng báo cáo;

- Báo cáo thống kê trong quý (3 tháng) được tính bắt đầu từ ngày 01 đầu tháng đầu tiên cho đến hết ngày cuối cùng của tháng thứ ba của kỳ báo cáo;

- Báo cáo thống kê trong năm được tính bắt đầu từ ngày 01 tháng 01 cho đến hết ngày 31 tháng 12 của năm báo cáo;

b) Báo cáo thống kê tính đến cuối kỳ được tính tại ngày cuối của kỳ báo cáo, tính theo năm dương lịch bao gồm:

- Báo cáo thống kê tính đến cuối quý: Ngày 31 tháng 3 là ngày cuối của Quý I; ngày 30 tháng 6 là ngày cuối của Quý II; ngày 30 tháng 9 là ngày cuối của Quý III; tính đến ngày 31 tháng 12 là cuối của Quý IV của năm báo cáo;

- Báo cáo thống kê tính đến cuối năm: Ngày 31 tháng 12 của năm báo cáo;

c) Báo cáo đột xuất: Trường hợp cần báo cáo thông tin, số liệu phục vụ yêu cầu quản lý nhà nước về dân số, Tổng cục Dân số - Kế hoạch hóa gia đình hoặc đơn vị đầu mối là công tác dân số quy định tại điểm đ, điểm e Khoản 2 Điều 1 Thông tư này gửi đề nghị đến đơn vị báo cáo bằng văn bản, trong đó nêu rõ phạm vi, thời hạn và nội dung chỉ tiêu báo cáo.

 2. Phương thức gửi báo cáo: Văn bản điện tử được thể hiện bằng một trong các hình thức sau:

a) Văn bản điện tử dưới dạng tệp tin điện tử, dạng tệp pdf của báo cáo giấy đã được xác thực của đơn vị thực hiện báo cáo;

b) Báo cáo bằng tiện ích trên phần mềm tin học theo quy định của Bộ Y tế.        

Điều 4. Nội dung chế độ báo cáo thống kê chuyên ngành dân số

1. Báo cáo Thống kê chuyên ngành dân số cấp xã:

a) Đơn vị báo cáo: Đơn vị đầu mối làm công tác dân số cấp xã;

Cán bộ dân số cấp xã nhập tin từ Phiếu thu tin đã được rà soát, thẩm định, các thông tin yêu cầu khác vào Kho dữ liệu chuyên ngành dân số để lập báo cáo;

Trường hợp cấp xã chưa triển khai lập báo cáo bằng tiện ích trên phần mềm tin học, cán bộ dân số cấp xã có trách nhiệm nộp đầy đủ Phiếu thu tin đã được rà soát, thẩm định của toàn xã và báo cáo giấy đến đơn vị đầu mối làm công tác dân số cấp huyện để nhập tin vào Kho dữ liệu chuyên ngành dân số;

b) Nội dung báo cáo: Thực hiện theo Mẫu và hướng dẫn ghi quy định tại Phụ lục II ban hành kèm theo Thông tư này;

c) Kỳ báo cáo: Tháng, quý, năm;

d) Đơn vị nhận báo cáo: Đơn vị đầu mối làm công tác dân số cấp huyện, Ủy ban Nhân dân cấp xã (để biết);

đ) Thời hạn nhận báo cáo: Chậm nhất 05 ngày làm việc kể từ thời điểm kết thúc kỳ báo cáo theo quy định tại Khoản 1 Điều 3 của Thông tư này.

2. Báo cáo Thống kê chuyên ngành dân số của Cơ sở y tế cung cấp dịch vụ dân số:

a) Đơn vị báo cáo: Cơ sở y tế cung cấp dịch vụ dân số;

b) Nội dung báo cáo: Thực hiện theo Mẫu và hướng dẫn ghi quy định tại Phụ lục III ban hành kèm theo Thông tư này;

c) Kỳ báo cáo: Quý;

d) Đơn vị nhận báo cáo:

- Đơn vị đầu mối làm công tác dân số cấp huyện nhận báo cáo của cơ sở y tế tuyến huyện trở xuống, cơ sở y tế ngoài công lập theo phân công của Sở Y tế (nếu có);

- Chi cục Dân số - Kế hoạch hóa gia đình cấp tỉnh nhận báo cáo của cơ sở y tế tuyến tỉnh và cơ sở y tế ngoài công lập trên địa bàn (nếu không phân công cho cấp huyện);

- Tổng cục Dân số - Kế hoạch hóa gia đình nhận báo cáo của cơ sở y tế tuyến trung ương;

đ) Thời hạn nhận báo cáo:

- Chập nhất 10 ngày kể từ thời điểm kết thúc kỳ báo cáo theo quy định tại Khoản 1 Điều 3 của Thông tư này đối với cơ sở y tế tuyến huyện trở xuống, cơ sở y tế ngoài công lập theo phân công của Sở Y tế (nếu có);

- Chập nhất 15 ngày kể từ thời điểm kết thúc kỳ báo cáo theo quy định tại Khoản 1 Điều 3 của Thông tư này đối với cơ sở y tế tuyến tỉnh, tuyến trung ương và cơ sở y tế ngoài công lập (nếu không phân công cho cấp huyện).

3. Báo cáo Thống kê chuyên ngành dân số cấp huyện:

a) Đơn vị báo cáo: Đơn vị đầu mối làm công tác dân số cấp huyện;

Đơn vị đầu mối làm công tác dân số cấp huyện có trách nhiệm rà soát, thẩm định thông tin số liệu của cấp xã. Trong ngày giao ban công tác dân số với cấp xã, đơn vị thông báo kết quả rà soát, đối chiếu thông tin, số liệu của các xã với Kho dữ liệu chuyên ngành dân số; kết quả thẩm định thông tin, số liệu tại một số địa bàn (nếu có);

b) Nội dung báo cáo: Thực hiện theo Mẫu và hướng dẫn ghi quy định tại Phụ lục IV ban hành kèm theo Thông tư này;

c) Kỳ báo cáo: Quý, năm;

d) Đơn vị nhận báo cáo: Chi cục Dân số - Kế hoạch hóa gia đình cấp tỉnh; Ban chỉ đạo Công tác dân số cấp huyện; Chi cục Thống kê cấp huyện;

đ) Thời hạn nhận báo cáo: Chậm nhất 15 ngày kể từ thời điểm kết thúc kỳ báo cáo thống kê quy định tại Khoản 1 Điều 3 của Thông tư này.

4. Báo cáo Thống kê chuyên ngành dân số cấp tỉnh:

a) Đơn vị báo cáo: Chi cục Dân số - Kế hoạch hóa gia đình cấp tỉnh;

Chi cục Dân số - Kế hoạch hóa gia đình cấp tỉnh có trách nhiệm rà soát, thẩm định thông tin, số liệu của cấp huyện, cấp xã. Trong ngày giao ban công tác dân số với cấp huyện, Chi cục Dân số - Kế hoạch hóa gia đình cấp tỉnh thông báo kết quả rà soát, đối chiếu thông tin, số liệu của các huyện với Kho dữ liệu chuyên ngành dân số; kết quả thẩm định thông tin, số liệu tại một số địa bàn (nếu có).

b) Nội dung báo cáo: Thực hiện theo Mẫu và hướng dẫn ghi quy định tại Phụ lục V ban hành kèm theo Thông tư này;

c) Kỳ báo cáo: Quý, năm;

d) Thời hạn và đơn vị nhận báo cáo:

- Kỳ báo cáo quý: Chậm nhất 20 ngày kể từ thời điểm kết thúc kỳ báo cáo theo quy định tại Khoản 1 Điều 3 của Thông tư này, Chi cục Dân số - Kế hoạch hóa gia đình cấp tỉnh gửi báo cáo đến Tổng cục Dân số - Kế hoạch hóa gia đình, Sở Y tế, Cục Thống kê tỉnh;

- Kỳ báo cáo năm: Ngày 15 tháng 3 của năm sau năm báo cáo, Chi cục Dân số - Kế hoạch hóa gia đình cấp tỉnh gửi Báo cáo thống kê chuyên ngành chính thức đến Tổng cục Dân số - Kế hoạch hóa gia đình, Sở Y tế, Cục Thống kê tỉnh, Ban chỉ đạo công tác dân số cấp tỉnh.

5. Báo cáo Thống kê chuyên ngành dân số trung ương

a) Đơn vị báo cáo: Tổng cục Dân số - Kế hoạch hóa gia đình;

b) Nội dung báo cáo: Thực hiện theo Mẫu và hướng dẫn ghi quy định tại Phụ lục VI ban hành kèm theo Thông tư này;

c) Kỳ báo cáo: Quý, năm;

d) Thời hạn và đơn vị nhận báo cáo:

- Kỳ báo cáo quý: Chậm nhất 25 ngày kể từ thời điểm kết thúc kỳ báo cáo theo quy định tại Khoản 1 Điều 3 của Thông tư này, Tổng cục Dân số - Kế hoạch hóa gia đình tổng hợp số liệu Báo cáo thống kê chuyên ngành dân số; thông báo kết quả rà soát; đối chiếu số liệu của cấp tỉnh, cấp huyện với Kho dữ liệu chuyên ngành dân số đến Chi cục Dân số - Kế hoạch hóa gia đình cấp tỉnh;

- Kỳ báo cáo năm: Ngày 30 tháng 3 của năm sau năm báo cáo, Tổng cục Dân số - Kế hoạch hóa gia đình gửi Báo cáo thống kê chuyên ngành dân số chính thức đến Bộ Y tế (Vụ Kế hoạch - Tài chính), Tổng cục Thống kê (Vụ Thống kê Dân số - Lao động), và thông báo đến Sở Y tế, Chi cục Dân số - Kế hoạch hóa gia đình cấp tỉnh.

Điều 5. Phổ biến thông tin, số liệu thống kê chuyên ngành dân số

1. Rà soát, thống nhất số liệu thống kê chuyên ngành

a) Định kỳ hàng năm, đơn vị đầu mối làm công tác dân số cấp huyện, Chi cục Dân số - Kế hoạch hóa gia đình cấp tỉnh, Tổng cục Dân số - Kế hoạch hóa gia đình phối hợp với cơ quan thống kê cùng cấp thống nhất số liệu thống kê chuyên ngành dân số làm cơ sở cho việc công bố, sử dụng chính thức;

b) Nội dung thống nhất số liệu thống kê chuyên ngành tập trung vào đối chiếu và xác minh các thông tin, số liệu của các chỉ tiêu thống kê theo quy định về phân công trách nhiệm thực hiện của pháp luật về thống kê (dân số, mật độ dân số và tỷ số giới tính khi sinh).

2. Chi cục Dân số - Kế hoạch hóa gia đình cấp tỉnh, Tổng cục Dân số - Kế hoạch hóa gia đình có trách nhiệm phổ biến thông tin, số liệu thống kê chuyên ngành theo quy định của pháp luật về thống kê và các quy định pháp luật có liên quan.

Điều 6. Ứng dụng công nghệ thông tin và quản lý Kho dữ liệu chuyên ngành dân số

1. Triển khai ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác thống kê chuyên ngành dân số, gồm các hoạt động:

a) Hoàn thiện, triển khai các phần mềm nhập tin, lập báo cáo thống kê chuyên ngành dân số, tiện ích trên phần mềm tin học, ứng dụng chuyên ngành bảo đảm khả năng truy cập, quản lý, tìm kiếm, cập nhật cơ sở dữ liệu và các kỹ thuật liên quan thống nhất từ cấp xã, huyện, tỉnh và trung ương;

b) Tích hợp, khai thác số liệu thống kê từ các phần mềm ứng dụng chuyên ngành, các cơ sở dữ liệu hành chính khác thuộc trách nhiệm được giao phục vụ cho công tác thống kê chuyên ngành dân số theo quy định của pháp luật.

2. Cơ quan được giao quản lý Kho dữ liệu chuyên ngành dân số có trách nhiệm:

a) Kiểm tra, bảo trì, sao lưu, phục hồi, cập nhật, kết xuất, lập báo cáo định kỳ và các báo cáo theo yêu cầu, chuyển dữ liệu điện tử lên cơ quan cấp trên;

b) Bảo đảm cơ sở dữ liệu phải được an toàn, an ninh, xác thực, bảo mật trên các phương tiện lưu trữ;

c) Cơ sở dữ liệu phải được sao lưu định kỳ hằng tháng, ít nhất thành 02 bộ, mỗi bộ trên 01 phương tiện lưu trữ độc lập. Việc sao lưu phải bảo đảm đầy đủ, chính xác, kịp thời, an toàn và thống nhất theo quy trình kiểm tra, sao lưu, phục hồi dữ liệu;

d) Thực hiện kết nối, chia sẻ thông tin, dữ liệu giữa Kho dữ liệu chuyên ngành dân số với các cơ sở dữ liệu chuyên ngành của ngành y tế; với các bộ ngành liên quan; chia sẻ cho tổ chức, cá nhân theo quy định của pháp luật.

Điều 7. Trách nhiệm thi hành

1. Đơn vị gửi báo cáo

a) Chấp hành đầy đủ, chính xác, đúng nội dung thông tin, thời hạn quy định tại Thông tư này và chịu trách nhiệm trước pháp luật về nội dung báo cáo;

b) Kiểm tra, cung cấp lại báo cáo và các thông tin liên quan đến báo cáo khi có yêu cầu của đơn vị nhận báo cáo.

2. Đơn vị nhận báo cáo

a) Thực hiện tổng hợp thông tin thống kê chuyên ngành dân số theo các biểu mẫu đã quy định tại Thông tư này;

b) Yêu cầu đơn vị gửi báo cáo kiểm tra, cung cấp lại báo cáo, thông tin liên quan đến báo cáo khi cần kiểm tra tính chính xác của thông tin, số liệu báo cáo;

c) Công bố, phổ biến, sử dụng thông tin, số liệu thống kê chuyên ngành theo quy định pháp luật.

3. Chi cục Dân số - Kế hoạch hóa gia đình cấp tỉnh

a) Là đầu mối trong việc tiếp nhận, tổng hợp, phân tích số liệu thống kê chuyên ngành dân số trên địa bàn;

b) Trực tiếp quản lý Kho dữ liệu chuyên ngành dân số cấp tỉnh; quản lý chuyên môn, kỹ thuật của Kho dữ liệu chuyên ngành dân số các cấp trên địa bàn;

c) Chịu trách nhiệm về tính chính xác của các thông tin, số liệu thống kê chuyên ngành; hướng dẫn cơ quan, tổ chức, cá nhân trong việc thu tin, ghi chép ban đầu, tổng hợp số liệu, xử lý và lập báo cáo thống kê chuyên ngành.

4. Tổng cục Dân số - Kế hoạch hóa gia đình

a) Là đầu mối trong việc tiếp nhận, tổng hợp, phân tích số liệu thống kê chuyên ngành dân số trên phạm vi cả nước;

b) Thống nhất quản lý chuyên môn, kỹ thuật của hệ thống Kho dữ liệu chuyên ngành dân số; trực tiếp quản lý Kho dữ liệu chuyên ngành dân số trung ương và hạ tầng kỹ thuật kết nối, chia sẻ dữ liệu trong hệ thống Kho dữ liệu chuyên ngành dân số;

c) Hướng dẫn thực hiện các quy định về ghi chép ban đầu và chế độ báo cáo thống kê chuyên ngành dân số; chuyên môn, kỹ thuật về ứng dụng công nghệ thông tin và quản lý Kho dữ liệu chuyên ngành dân số. Thực hiện rà soát, thẩm định thông tin, số liệu thống kê chuyên ngành các cấp và các nội dung liên quan đến công tác thống kê chuyên ngành dân số;

d) Kiểm tra, thanh tra việc thực hiện chế độ báo cáo thống kê chuyên ngành và nội dung liên quan đến công tác thống kê chuyên ngành dân số theo quy định.

5. Cục Công nghệ thông tin

a) Hướng dẫn thực hiện kết nối, chia sẻ dữ liệu giữa Kho dữ liệu chuyên ngành dân số với các cơ sở dữ liệu của ngành y tế, bộ, ngành liên quan;

b) Kiểm tra việc thực hiện các quy định về công nghệ thông tin, việc ứng dụng công nghệ thông tin.

Điều 8. Hiệu lực thi hành

Thông tư này có hiệu lực thi hành kể từ ngày 01 tháng 3 năm 2022.

Điều 9. Điều khoản chuyển tiếp

Các đơn vị đầu mối làm công tác dân số cấp xã, cấp huyện, Chi cục Dân số - Kế hoạch hóa gia đình cấp tỉnh và Tổng cục Dân số - Kế hoạch hoá gia đình được tiếp tục thực hiện Quyết định số 18/QĐ-TCDS ngày 17 tháng 03 năm 2016 của Tổng cục trưởng Tổng cục Dân số - Kế hoạch hóa gia đình về việc Quy định tạm thời mẫu Sổ ghi chép ban đầu (Sổ A0), mẫu phiếu thu tin của cộng tác viên dân số và mẫu biểu báo cáo thống kê chuyên ngành của Kho dữ liệu điện tử phục vụ quản lý và điều hành công tác dân số và kế hoạch hóa gia đình đến hết tháng 6 năm 2022, trừ trường hợp các địa phương tự nguyện thực hiện theo quy định tại Thông tư này kể từ ngày Thông tư có hiệu lực thi hành.

Trong quá trình thực hiện, nếu có phát sinh khó khăn, vướng mắc, đề nghị các cơ quan, tổ chức, cá nhân phản ánh về Bộ Y tế (Tổng cục Dân số - Kế hoạch hóa gia đình) để xem xét, hướng dẫn, giải quyết./.

PHỤ LỤC I

MẪU VÀ HƯỚNG DẪN GHI SỔ GHI CHÉP BAN ĐẦU VỀ DÂN SỐ, PHIẾU THU TIN VỀ DÂN SỐ CỦA CỘNG TÁC VIÊN DÂN SỐ
(Ban hành kèm theo Thông tư số 01/2022/TT-BYT ngày 10 tháng 01 năm 2022 của Bộ trưởng Bộ Y tế)

DANH MỤC SỔ GHI CHÉP BAN ĐẦU, PHIẾU THU TIN VỀ DÂN SỐ

SỔ GHI CHÉP BAN ĐẦU VỀ DÂN SỐ (SỔ A0)

(Ban hành kèm theo Thông tư số    /2022/TT-BYT ngày     tháng      năm 2022 của Bộ trưởng Bộ Y tế)

Họ và tên cộng tác viên: ..............................................................................................

Địa bàn số: .........................Từ hộ số: .................... đến hộ số: ...........................................

Địa chỉ chi tiết: ............................................................................................................

BẢNG KÊ ĐỊA BÀN SỐ ........

I - Thông tin cơ bản của Hộ số:…………….       Phiếu hộ dân cư (A0/CTV)                    Địa chỉ hộ: …………………..

Cộng tác viên cập nhật thông tin hàng tháng

HƯỚNG DẪN GHI CHÉP

SỔ GHI CHÉP BAN ĐẦU VỀ DÂN SỐ (SỔ A0)

Sổ ghi chép ban đầu về dân số (Sổ A0) sử dụng để ghi chép thông tin địa chỉ cư trú của hộ dân cư (hộ gia đình, hộ tập thể), thông tin chung nhất của từng thành viên trong hộ dân cư và thông tin chuyên ngành dân số.

Việc ghi chép lần đầu và cập nhật các thông tin biến động của các thành viên của hộ dân cư tại địa bàn dân cư vào Sổ A0 do cộng tác viên dân số thực hiện theo hướng dẫn này. Các thông tin ghi chép trong Sổ A0 là thông tin đầu vào cơ bản của hệ thống thông tin chuyên ngành dân số.

I. MỘT SỐ KHÁI NIỆM VÀ PHẠM VI THEO DÕI

1. Hộ dân cư

1.1. Khái niệm

Hộ dân cư gồm một người ăn riêng, ở riêng hoặc một nhóm người ăn chung và ở chung. Đối với hộ có 2 người trở lên, các thành viên trong hộ có thể có hoặc không có quỹ thu chi chung; có hoặc không có mối quan hệ ruột thịt, hôn nhân hay nuôi dưỡng; hoặc kết hợp cả hai.

Hộ dân cư được ghi chép theo dõi về dân số không phân biệt là đã hay chưa được ngành công an cho “tách hộ hoặc nhập hộ”, “tách khẩu hoặc nhập khẩu”.

Hộ dân cư bao gồm "hộ gia đình" và "hộ tập thể".

Hộ gia đình gồm một nhóm người ăn chung, ở chung và có mối quan hệ hôn nhân, ruột thịt hay nuôi dưỡng trong một đơn vị nhà ở.

Hộ tập thể gồm nhiều người sống xa gia đình hoặc chưa có gia đình riêng ở chung với nhau trong một đơn vị nhà ở do cơ quan, xí nghiệp, trường học, các tổ chức xã hội quản lý, hoặc của tư nhân cho thuê sử dụng.

1.2. Phương pháp xác định hộ dân cư

- Một hộ thường sử dụng toàn bộ hay một phần của 01 ngôi nhà/căn hộ nhưng cũng có những hộ sống trong các lều, lán, trại, nhà trọ, khách sạn hoặc nhà tập thể, doanh trại, ký túc xá,... hoặc không có nhà ở.

- Trường hợp 01 gia đình có (thuê) 02 ngôi nhà hoặc căn phòng sát nhau để ở thì tính là 01 hộ, không tách hộ.

- Trường hợp một người tuy ở chung trong ngôi nhà/căn hộ/nơi ở với 01 hộ nhưng lại nấu ăn riêng hoặc ăn ở nơi khác, thì người đó không được coi là thành viên hộ, mà phải tách ra thành một hộ riêng.

- Trường hợp một đơn vị nhà ở có bố mẹ, các con đã có gia đình riêng và các cháu cùng cư trú thì mỗi con đã có gia đình riêng, không ăn chung được xác định là một hộ gia đình.

- Trường hợp một hộ gia đình có người giúp việc gia đình, người ở trọ và người không có quan hệ họ hàng được coi là thành viên của hộ (còn gọi là nhân khẩu thực tế thường trú tại hộ) nếu họ thường xuyên ngủ chung và ăn chung trong ngôi nhà/căn hộ/nơi ở của hộ từ 06 tháng trở lên. Nếu trong hộ gia đình có 3 người trở lên thuộc nhóm này, thì những người này được tách riêng thành một hộ tập thể tách biệt với hộ gia đình nêu trên.

- Trường hợp một đơn vị nhà ở có nhiều người không có quan hệ họ hàng, thường xuyên sinh sống, bao gồm cả sinh viên nội trú tại các trường cao đẳng, đại học thì mỗi phòng ở trong một đơn vị nhà ở được xác định là một hộ tập thể.

- Trường hợp người trẻ em (hoặc người già) đang phụ thuộc kinh tế vào bố mẹ (hoặc con) nhưng thường xuyên cư trú ở đơn vị nhà ở khác với bố mẹ (hoặc con), (hộ có nhiều nơi ở hoặc hộ có học sinh phổ thông học đi trọ học ở nơi khác), thì quy ước số người này là thành viên hộ của bố mẹ (hoặc con) và được theo dõi chung vào một hộ; không tách riêng hộ.

1.3. Phạm vi quản lý hộ dân cư

- Cộng tác viên dân số quản lý các hộ dân cư đã và đang sinh sống trên địa bàn dân cư được phân công quản lý của cấp xã, trừ địa bàn đặc thù do quân đội, công an, ngoại giao quản lý.

- Các hộ dân cư (hộ gia đình và hộ tập thể) trên địa bàn đặc thù do quân đội, công an, ngoại giao quản lý được các Bộ chủ quản theo dõi, báo cáo riêng.

2. Nhân khẩu thực tế thường trú tại hộ dân cư, cộng tác viên dân số theo dõi và ghi vào sổ A0

2.1. Nhân khẩu thực tế thường trú tại hộ dân cư là những người thực tế đã và đang sống (thường xuyên ăn, ở) ổn định tại hộ dân cư hoặc đã chuyển đến ở ổn định tại hộ dân cư, không phân biệt họ có hay không có hộ khẩu thường trú.

Nhân khẩu thực tế thường trú tại hộ dân cư bao gồm cả số người tạm vắng, nhưng không bao gồm số người tạm trú.

2.2. Người thực tế thường xuyên cư trú (ăn, ở) tại hộ dân cư bao gồm:

- Người thường xuyên cư trú (ăn, ở) tại hộ dân cư trên 06 tháng, không phân biệt là họ đã hoặc chưa được đăng ký thường trú.

- Trẻ em mới sinh của các bà mẹ thường xuyên cư trú, không phân biệt là họ đã hoặc chưa đăng ký khai sinh.

- Người thường xuyên cư trú tuy đã có giấy chuyển đi nhưng thực tế họ vẫn chưa di chuyển đến nơi ở mới.

2.3. Người mới chuyển đến dưới 06 tháng, nhưng có ý định sống ổn định tại hộ dân cư gồm:

- Người đã có giấy chứng nhận chuyển đến (không kể thời gian người đó chuyển đến được bao lâu).

- Người chưa có giấy chứng nhận chuyển đến, nhưng đã xác định rõ ý định sống ổn định như: Đến ở nhà mới mua; đến xây dựng kinh tế mới; về nhà chồng (vợ), trẻ mới sinh dưới 06 tháng; đến để làm con nuôi; bộ đội, công an đào ngũ; công nhân viên chức tự bỏ việc về sống với gia đình, người nghỉ hưu về cư trú,...

2.4. Người tạm vắng là người sống ổn định tại hộ dân cư, nhưng không có mặt tại hộ dân cư trong một thời gian, bao gồm:

- Người được cử đi công tác, chữa bệnh, du lịch, tham quan, học tập ngắn hạn ở nước ngoài.

- Cán bộ công nhân viên đi công tác ở trong nước kể cả công tác lưu động, không kể thời gian công tác bao lâu.

- Người đang điều trị, điều dưỡng tại các bệnh viện, bệnh xá, nhà điều dưỡng.

- Người đi làm ăn ở nơi khác, thỉnh thoảng mới về thăm gia đình (nhưng không có ý định ở hẳn nơi mà người đó tới làm ăn).

- Học sinh phổ thông đi trọ học.

- Người bị tạm giữ tại các cơ quan công an và quân đội.

3. Không tính là nhân khẩu thực tế thường trú tại hộ dân cư, cộng tác viên dân số không theo dõi và ghi vào Sổ A0, trong các trường hợp sau:

- Người có đăng ký thường trú nhưng thực tế đã chuyển đi ở khác trên 06 tháng.

- Người đến tạm trú dưới 06 tháng.

- Người được cử đi học tập, công tác, đi chuyên gia, lao động dài hạn ở nước ngoài trên 6 tháng.

- Người đang học tập, cải tạo trong trại cải tạo, cải huấn; người bị tạm giam.

- Người đi hẳn ra nước ngoài, kể cả có hay không có giấy xuất cảnh.

- Việt kiều nước ngoài về thăm gia đình.

- Người mang quốc tịch nước ngoài, chưa nhập quốc tịch Việt Nam hiện thường xuyên cư trú tại hộ (nếu có).

4. Quy ước một số trường hợp cụ thể

4.1. Người đến ở nhờ, trông con, giúp việc gia đình, làm thuê... và có ý định sinh sống lâu dài (06 tháng trở lên) được quy ước là nhân khẩu thực tế thường trú tại hộ dân cư và cũng được theo dõi về dân số.

4.2. Người nước ngoài đã có quốc tịch Việt Nam và thực tế đã, đang sống ổn định hoặc là người mới chuyển đến có ý định sống ổn định hoặc là người tạm vắng được xem là nhân khẩu thực tế thường trú tại hộ và cũng được ghi và theo dõi chung với cả hộ.

4.3. Người có hai hoặc nhiều nơi ở được xác định là nhân khẩu thực tế thường trú tại nơi họ đăng ký địa chỉ liên hệ (nơi ở chính).

- Nếu các nơi ở của hộ gia đình cùng nằm trên một thôn: Cộng tác viên dân số phụ trách địa bàn sẽ ghi họ tại nơi được xác định là nơi ở chính.

- Nếu các nơi ở của hộ gia đình nằm trên các thôn khác nhau trên cùng một xã: ai được xác định là nhân khẩu thực tế thường trú ở địa bàn nào (nơi ở chính) thì cộng tác viên dân số phụ trách địa bàn sẽ ghi họ tại nơi được xác định.

4.4. Người sống bằng nghề trên mặt nước nếu họ có nhà ở trên bờ thì nhà ở của họ thuộc địa bàn nào sẽ do cộng tác viên dân số phụ trách địa bàn ghi và theo dõi về dân số; nếu họ không có nhà ở trên bờ nhưng có đăng ký bến gốc thì bến gốc của họ thuộc địa bàn nào sẽ do cộng tác viên dân số phụ trách địa bàn đó sẽ ghi và theo dõi.

4.5. Người thuộc biên chế ngành quân đội, công an sống (ăn, ở) tại hộ trên địa bàn của xã cũng được tính là nhân khẩu thực tế thường trú và được ghi, theo dõi chung với cả hộ.

4.6. Người làm hợp đồng (ngắn hạn, dài hạn, tạm tuyển, thời vụ) cho quân đội, công an cư trú tại hộ gia đình được tính là nhân khẩu thực tế thường trú tại hộ.

4.7. Nhân khẩu đặc thù được theo dõi riêng, cộng tác viên dân số không theo dõi và ghi vào Sổ A0:

- Người thuộc biên chế ngành quân đội và công an trong doanh trại (lực lượng thường trực) gồm quân nhân tại ngũ, công nhân viên quốc phòng, công an kể cả người làm hợp đồng ngắn hạn, dài hạn (trừ người đang làm công nhật, thời vụ) đang sống trong doanh trại hoặc tại khu vực do quân đội và công an quản lý.

- Phạm nhân trong các trại giam bao gồm cả người đang học tập trong cơ sở cải tạo, giáo dưỡng do quân đội hoặc công an quản lý.

- Bệnh nhân không nơi nương tựa đã nằm tại bệnh viện ít nhất 06 tháng.

- Trẻ em trong trại mồ côi, làng trẻ SOS; người sống trong nhà dưỡng lão, trại phong/hủi, trung tâm/trường/cơ sở giáo dục bắt buộc tệ nạn xã hội khác đóng trên địa bàn xã.

- Người sống trong trường thanh thiếu niên, trường dân tộc nội trú, trường câm/điếc; người sống trong cơ sở tôn giáo.

- Người không có nơi ở ổn định, sống nay đây mai đó gồm những người lang thang cơ nhỡ, không có nhà ở và những người sống bằng nghề trên mặt nước mà không có nhà ở trên bờ và không đăng ký bến gốc.

II. PHƯƠNG PHÁP GHI CHÉP SỔ A0

1. Trang bìa

1.1. Ghi tên tỉnh, huyện, xã, thôn vào dòng tương ứng bằng CHỮ IN HOA

1.2. Mục 1 Họ và tên cộng tác viên: Ghi rõ họ và tên cộng tác viên dân số phụ trách địa bàn, bằng CHỮ IN HOA.

1.3. Mục 2 Địa bàn số:............. Từ hộ số...................... đến hộ số..............................

Cán bộ dân số cấp xã có trách nhiệm xây dựng sơ đồ các thôn trong xã, các địa bàn trong thôn ghi mã số địa bàn (nếu có) theo cộng tác viên dân số quản lý. Trong trường hợp, cộng tác viên dân số được giao quản lý các hộ dân cư của một thôn thì địa bàn là tên thôn.

Ghi từ hộ dân cư số.... đến hộ dân cư số....: Việc đánh số thứ tự phải dựa vào số nhà của hộ (thực chất là địa chỉ nơi ở của hộ), nếu không có số nhà thì đánh số thứ tự theo thứ tự từ Bắc xuống Nam và từ Tây sang Đông. Sau khi có số thứ tự các hộ trong xã, cộng tác viên dân số sẽ dùng số thứ tự của hộ để ghi vào Mục 2.

1.4. Mục 3 Địa chỉ chi tiết: Ghi tên địa danh của địa bàn cộng tác viên dân số phụ trách.

Ví dụ:

Ngõ 211, Phố Hoàng Văn Thái;

Đội 3, Thôn Đồng Tiến;

Xóm Lã Vọng, Thôn Phù Du;

Khóm 3, Ấp Cù Lao

2. Trang Bảng kê địa bàn

2.1. Đối với khu vực có địa chỉ kiểu thành thị

Khu vực có địa chỉ kiểu thành thị là nơi nhà ở đã được cơ quan có thẩm quyền cấp số nhà và đặt tên phố, tên ngõ/ngách/hẻm, cộng tác viên dân số ghi lần lượt tên các đường giao thông lên trang Bảng kê địa bàn theo thứ tự từ Bắc xuống Nam, từ Tây sang Đông theo nguyên tắc:

- Ghi theo trình tự: Tên phố (hay tến đường), tên ngõ (thuộc phố, nếu có), tên ngách (thuộc ngõ, nếu có), tên hẻm (thuộc ngách, nếu có).

- Ghi xong ngõ này mới chuyển sang ngõ khác, xong phố này mới chuyển sang phố khác. Mỗi dòng chỉ có tên của một phố, hoặc một ngõ, hoặc một ngách, hoặc một hẻm.

- Tên phố/ngõ/ngách/hẻm phải được ghi vào đúng cột: Cột 2 cho tên phố; cột 3 cho tên ngõ; cột 4 cho tên ngách; cột 5 cho tên hẻm; cột 6 ghi số hộ và từ hộ số đến hộ số có trong nhóm địa chỉ này. Nếu đã ghi vào cột 3 hoặc cột 4 hay cột 5 thì phải ghi vào những cột đứng trước trên cùng dòng.

Ví dụ: Bảng kê địa bàn của phường Ngọc Khánh, quận Ba Đình, Hà Nội.

BẢNG KÊ ĐỊA BÀN SỐ:.......... 105...........

2.2. Đối với khu vực có địa chỉ kiểu nông thôn

Khu vực có địa chỉ kiểu nông thôn là nơi nhà ở chưa được cơ quan có thẩm quyền cấp số nhà và đặt tên phố, tên ngõ/ngách/hẻm. Cộng tác viên dân số ghi lần lượt tên thôn, các xóm vào trang Bảng kê địa chỉ theo thứ tự từ Bắc xuống Nam, từ Tây sang Đông theo nguyên tắc:

- Ghi theo trình tự: Tên thôn, tên các xóm hoặc tương đương (dưới cấp thôn), tên cấp nhỏ hơn xóm (nếu có).

- Ghi xong xóm này mới chuyển sang xóm khác, tên cấp nhỏ hơn xóm này mới chuyển sang tên khác hoặc ghi theo đường đi, lối đi vào khu dân cư.

- Mỗi dòng chỉ có tên một xóm và phải ghi vào đúng cột: Cột 3 cho tên xóm hoặc tương đương (dưới cấp thôn); cột 4 và cột 5 được ghi tên cấp nhỏ hơn xóm hoặc lối đi vào khu dân cư; cột 6 dùng để ghi số hộ và từ hộ số đến hộ số. Nễu đã ghi vào cột 3, 4, 5 thì phải ghi vào những cột đứng trước trên cùng dòng.

Ví dụ: Bảng kê địa bàn của xã Nguyên Hoà, huyện Phù Cừ, Hưng Yên.

BẢNG KÊ ĐỊA BÀN SỐ :....... 101.........

2.3. Lưu ý

- Một khu vực nhà ở của một phường chưa được cơ quan có thẩm quyền cấp số nhà thì đây là khu vực có địa chỉ kiểu nông thôn.

- Một thôn của một xã có tên các ngõ/ngách tuy chưa được cơ quan có thẩm quyền đặt tên thì đây là khu vực có địa chỉ kiểu thành thị.

3. Các bảng mã và bảng hỗ trợ

3.1. Bảng đối chiếu năm âm lịch và dương lịch: Giúp chuyển tuổi âm lịch sang dương lịch để tính tuổi của người dân trong trường hợp họ không nhớ rõ năm dương lịch mà chỉ nhớ con giáp như Canh Tý (Chuột); Giáp Tuất (Chó)...

3.2. Bảng mã biện pháp tránh thai: Các ký hiệu để giúp ghi, theo dõi trong Sổ A0 về tình trạng sử dụng biện pháp tránh thai của phụ nữ từ 15 đến 49 tuổi.

3.3. Bảng mã sự kiện thai sản: Các ký hiệu để giúp ghi và theo dõi trong Sổ A0 về tình trạng mang thai, phá thai/sảy thai, sinh con của phụ nữ.

3.4. Danh mục các dân tộc Việt Nam: Giúp có thể nhận biết tên dân tộc và các tên gọi khác tại các địa phương, khi đối tượng trả lời phỏng vấn không biết hoặc không nhớ nhóm dân tộc của họ.

3.5. Bảng chuyển đổi trình độ giáo dục phổ thông: Giúp có thể nhận biết trình độ giáo dục phổ thông hiện tại, khi đối tượng chỉ nhớ trình độ giáo dục phổ thông tại thời điểm kết thúc.

4. Cách ghi trang chính Sổ A0 (Phiếu hộ dân cư)

4.1. Phương pháp ghi Phiếu hộ dân cư

Mỗi hộ dân cư được ghi đầy đủ các thông tin để theo dõi dân số. Để các thông tin kết nối với nhau và thuận tiện cho theo dõi, chiết suất thông tin từ Phiếu hộ dân cư (A0/CTV) của Sổ A0 sang Phiếu thu tin (P0/CTV) thì mỗi hộ dân cư được cộng tác viên dân số ghi trong một hoặc nhiều trang Phiếu hộ dân cư cụ thể như sau:

- Hộ gia đình có một cặp vợ chồng trong độ tuổi sinh đẻ (tuổi của người vợ trong khoảng từ 15 đến 49 tuổi) và có dưới 07 người thì ghi vào trong một trang, nếu có nhiều hơn 07 người thì ghi sang trang tiếp theo.

- Hộ gia đình có hai cặp vợ chồng trong độ tuổi sinh đẻ thì cặp vợ chồng thứ hai và con của họ được ghi sang trang thứ hai tiếp theo.

- Hộ gia đình có ba cặp vợ chồng trong độ tuổi sinh đẻ trở lên thì cặp vợ chồng thứ hai, thứ ba trở lên và con của họ được ghi trang thứ hai, thứ ba tiếp theo.

- Hộ tập thể có phụ nữ trong độ tuổi sinh đẻ và con của họ thì được ghi vào một trang riêng.

- Hộ tập thể có nhiều hơn 07 người là nam hoặc là nữ chưa có gia đình riêng thì ghi sang trang tiếp theo.

4.2. Hộ số:... (phía trên bên trái biểu) ghi số hộ đã hướng dẫn ở trên. Đối với hộ được ghi trên 2 trang Phiếu hộ dân cư trở lên thì ghi số là XXX.X.

Ví dụ: Hộ số 100 có hai cặp vợ chồng trong độ tuổi sinh đẻ thì cặp vợ chồng thứ nhất ghi 100 trên trang thứ nhất; cặp vợ chồng thứ hai và con của họ ghi 100.1 trên trang tiếp theo.

4.3. Địa chỉ hộ (phía trên bên phải biểu)

- Đối với khu vực có địa chỉ kiểu thành thị thì ghi số nhà.

- Đối với khu vực có địa chỉ kiểu nông thôn thì ghi tên chủ hộ.

- Hoặc kết hợp cả hai trường hợp nêu trên: Ghi tên chủ hộ và ghi số nhà.

4.4. Mục I. Thông tin cơ bản

4.4.1. Cột 1 - Số thứ tự: Ghi số thứ tự theo số thành viên trong hộ.

4.4.2. Cột 2 - Họ và tên: Ghi lần lượt họ, chữ đệm và tên khai sinh đầy đủ của từng người trong hộ, viết bằng CHỮ IN HOA.

Họ, chữ đệm và tên chủ hộ ghi vào dòng đầu tiên. Sau là ghi lần lượt từng người trong hộ theo mức độ quan hệ ruột thịt gần gũi với chủ hộ như: Vợ/chồng chủ hộ; con đẻ; con nuôi/con dâu/con rể; bố/mẹ của vợ chồng chủ hộ; cháu nội/ngoại của chủ hộ; quan hệ khác.

Ví dụ: TRẦN HUY LUYỆN

4.4.3. Cột 3 - Mã số đối tượng (số thẻ Bảo hiểm Y tế): Ghi 12/15 ký tự cuối của số thẻ bảo hiểm y tế của từng cá nhân (mã số định danh bảo hiểm xã hội). Trường hợp người đó chưa có thẻ bảo hiểm y tế, bỏ trống (không ghi).

4.4.4. Cột 4b - Quan hệ với chủ hộ: Ghi các mối quan hệ hôn nhân, ruột thịt hay nuôi dưỡng đình của từng thành viên trong hộ với chủ hộ.

(1) Chủ hộ: Là người đại diện của hộ được các thành viên trong hộ thừa nhận.

Chủ hộ luôn được ghi ở dòng 1. Nếu hộ phải ghi từ 2 trang trở lên thì chủ hộ được ghi tại dòng 1 của trang thứ nhất. Chủ hộ có thể trùng hoặc không trùng với chủ hộ được ghi trong sổ hộ khẩu do ngành công an cấp.

Trường hợp hộ mà cả bố và mẹ không thường xuyên cư trú tại hộ hoặc cùng thuộc nhóm theo dõi riêng (do quân đội, công an, ngoại giao quản lý), hộ chỉ có (các) cháu nhỏ, thì (các) cháu nhỏ này được xác định là 1 hộ. Chủ hộ sẽ là cháu lớn tuổi nhất.

(2) Vợ/chồng chủ hộ: Là những người đã được luật pháp hoặc phong tục, tập quán của địa phương thừa nhận là đang có vợ (hoặc có chồng); hoặc đang chung sống với người khác giới như vợ chồng.

Trường hợp một người có từ hai vợ (chồng) trở lên, cùng sống chung trong một hộ, thì những người này đều được xác định là vợ (chồng) của chủ hộ. Cộng tác viên dân số ghi tại trang thứ nhất chủ hộ là chồng (vợ), tên người vợ (chồng) thứ nhất và tên (những) con chưa lập gia đình (chưa từng lấy vợ hoặc lấy chồng) của họ, trang thứ hai ghi tên người vợ (chồng) thứ hai và tên (các) con chưa lập gia đình của họ.

Cộng tác viên dân số cần đối chiếu với cột tình trạng hôn nhân khi ghi thông tin này.

(3) Con đẻ: Là con do chủ hộ, hoặc vợ/chồng chủ hộ sinh ra.

(4) Con nuôi/con dâu/con rể: Là người được pháp luật thừa nhận hoặc phong tục tập quán của địa phương thừa nhận là con nuôi/con dâu/con rể, hiện đang chung sống (ở chung và ăn chung) với chủ hộ.

(5) Bố/mẹ của vợ/chồng chủ hộ: Là người sinh ra chủ hộ, hoặc bố/mẹ chồng hoặc bố/mẹ vợ của chủ hộ hoặc bố/mẹ nuôi của vợ/chồng chủ hộ.

(6) Cháu nội/ngoại: Là con của con đẻ/con nuôi của chủ hộ sinh ra.

(7) Quan hệ khác (ghi rõ): Gồm những người có quan hệ gia đình không thuộc các nhóm quan hệ nêu trên hoặc không có quan hệ gia đình đang sống chung với chủ hộ như ông/bà, anh/chị em ruột, cô/dì/chú/bác, bạn, người làm thuê, người ở trọ, người giúp việc ...

4.4.5. Cột 5 - Giới tính: Ghi nam hoặc nữ vào cột tương ứng.

4.4.6. Cột 6 - Ngày, tháng, năm sinh: Ghi đầy đủ ngày, tháng, năm sinh theo dương lịch theo kiểu DD/MM/YYYY, trong đó DD là hai số chỉ ngày, MM là hai số chỉ tháng, YYYY là bốn số chỉ năm. Nhất thiết phải ghi đủ các chữ số cho mỗi khoản.

Ngày sinh của mỗi người có thể biết chính xác hoặc không. Nếu biết được chính xác thì ghi đầy đủ. Trường hợp người dưới 50 tuổi, cộng tác viên dân số nhất thiết phải ghi đầy đủ thông tin ngày, tháng, năm sinh của người đó. Trường hợp người trên 50 tuổi, họ không nhớ ngày sinh hay tháng sinh ra, thì cộng tác viên dân số dùng số 0 thay thế; hoặc họ chỉ nhớ năm sinh theo âm lịch, cộng tác viên dân số căn cứ vào Bảng đối chiếu năm âm lịch và dương lịch để ghi năm sinh dương lịch.

Ví dụ:

- Lê Thị O sinh ngày mồng chín tháng tư năm 1998 thì ghi 09/04/1998.

- Ông Nguyễn Văn A không rõ ngày sinh và chỉ nhớ sinh vào tháng 4 năm 1935, thì ghi 00/04/1935.

- Bà Lê Thị T chỉ nhớ sinh năm Ất Dậu, cộng tác viên dân số xem Bảng đối chiếu năm âm lịch và dương lịch để ghi 00/00/1945.

4.4.7. Cột 7 - Dân tộc: Ghi tên dân tộc theo Danh mục các dân tộc Việt Nam

4.4.8. Cột 8 - Trình độ học vấn: Ghi lớp học cao nhất đã hoàn thành bao gồm giáo dục phổ thông (tiểu học, trung học cơ sở và trung học phổ thông)/chuyên môn nghiệp vụ (sơ cấp, trung cấp, cao đẳng, đại học và thạc sỹ, tiến sỹ), như sau:

- Trẻ em dưới 6 tuổi: Chưa nhập trường tiểu học thì bỏ trống (không ghi).

- Mù chữ: Là người trên 14 tuổi không có khả năng đọc, viết và hiểu được một đoạn văn đơn giản trong sinh hoạt hàng ngày bằng tiếng quốc ngữ, tiếng dân tộc hoặc tiếng nước ngoài thì ghi là 00.

- Tiểu học (cấp 1): Là người đang học hoặc đã bỏ học tại các lớp giáo dục phổ thông (lớp 1, 2, 3, 4 và 5 theo hệ 12 năm) thuộc bậc tiểu học (cấp 1) hoặc đã hoàn thành chương trình tiểu học, thì ghi TH.

- Trung học cơ sở (cấp 2): Là người đang học hoặc đã bỏ học tại các lớp giáo dục phổ thông (lớp 6, 7, 8 và 9 theo hệ 12 năm) thuộc bậc trung học cơ sở (cấp 2) hoặc đã có bằng tốt nghiệp trung học cơ sở, thì ghi CS.

- Trung học phổ thông (cấp 3): Là người đang học hoặc đã bỏ học tại các lớp giáo dục phổ thông (lớp 10, 11 và 12 theo hệ 12 năm) thuộc bậc trung học phổ thông (cấp 3) hoặc đã có bằng tốt nghiệp trung học phổ thông, thì ghi PT.

Lưu ý: Trường hợp một người học theo hệ giáo dục phổ thông khác thì cộng tác viên dân số phải sử dụng Bảng chuyển đổi trình độ giáo dục phổ thông để chuyển về hệ giáo dục phổ thông hiện tại (12 năm).

- Sơ cấp (mã số A): Là người đã có thời gian đào tạo dưới 01 năm nhằm giúp người học có kỹ năng thực hiện được các công việc đơn giản của một nghề.

- Trung cấp (mã số B): Là người đã có bằng (chứng chỉ) tốt nghiệp trung cấp chuyên nghiệp các cơ sở đào tạo trình độ trung cấp.

- Cao đẳng (mã số C): Là những người đã có bằng (chứng chỉ) tốt nghiệp cao đẳng các cơ sở đào tạo trình độ cao đẳng.

- Đại học (mã số D): Là những người đã có bằng tốt nghiệp đào tạo bậc đại học.

- Thạc sỹ, Tiến sỹ (mã số E): Là những người đã có bằng thạc sỹ, tiến sỹ.

- Ví dụ cách ghi trình độ học vấn:

+ Người có trình độ giáo dục phổ thông là tiểu học và không có trình độ chuyên môn, thì ghi TH/0.

+ Người có trình độ giáo dục phổ thông là tốt nghiệp trung học cơ sở (lớp 9 hệ phổ thông 12 năm) và có trình độ trung cấp chuyên nghiệp, thì ghi CS/A.

+ Người có trình độ giáo dục phổ thông lớp 4 hệ phổ thông 12 năm và là công nhân kỹ thuật bậc 3, ghi TH/A.

4.4.9. Cột 9 - Tình trạng hôn nhân: Ghi từng thành viên trong hộ như sau,

- Bỏ trống (không ghi): Đối với người chưa bao giờ lấy vợ hoặc lấy chồng.

- Có vợ (chồng): Đối với người có đăng ký kết hôn; hoặc không đăng ký kết hôn với chính quyền, gia đình đã tổ chức lễ kết hôn hoặc không tổ chức lễ kết hôn nhưng họ chung sống với nhau như vợ chồng.

- Goá: Đối với người đã kết hôn nhưng hiện tại người vợ/chồng đã chết và hiện chưa kết hôn với người khác.

- Ly hôn: Đối với người trước đây đã có vợ (chồng) nhưng vì lý do nào đấy đã ly hôn, đã được toà án công nhận và hiện tại chưa kết hôn với người khác.

- Ly thân: Đối với người trước đây có vợ (chồng) nhưng vì lý do nào đó mà hiện tại không sống chung như vợ chồng (mặc dù chưa ly hôn và hiện tại cũng không chung sống với người khác như vợ chồng).

4.4.10. Cột 10 - Tình trạng cư trú:

Ghi thông tin tình trạng cư trú của từng thành viên trong hộ dân cư như sau:

- Thực tế thường trú có mặt: Bỏ trống (không ghi)

- Thực tế thường trú vắng mặt: Ghi “vắng” theo hướng dẫn ở trên.

- Tạm trú: Ghi “tạm trú” với những người hiện đang sống tại địa bàn trên 3 tháng đến dưới 6 tháng hay không có ý định sống lâu dài.

4.5. Mục II. Theo dõi sử dụng BPTT: Để ghi chép tình trạng sử dụng biện pháp tránh thai (viết tắt là BPTT), sinh con, mang thai, phá thai/sảy thai của người phụ nữ trong độ tuổi sinh đẻ (từ 15 đến 49 tuổi) có chồng.

Căn cứ Mục I tại cột "ngày sinh" và cột "tình trạng hôn nhân" để ghi.

Lưu ý (1): Chỉ căn cứ tuổi người vợ mà không quan tâm đến tuổi người chồng; chỉ căn cứ là có chồng mà không quan tâm đến nơi ở, nghề nghiệp của chồng (bao gồm cả những cặp nam nữ sống chung như vợ chồng) và người sử dụng BPTT được quy về người vợ (tuổi và biện pháp tránh thai hiện sử dụng).

Lưu ý (2): Trường hợp người vợ dưới 15 tuổi thì cộng tác viên dân số cần ghi và theo dõi như các phụ nữ trong độ tuổi sinh đẻ khác.

Lưu ý (3): Với phụ nữ bước ra khỏi tuổi sinh đẻ (quá 49 tuổi), cộng tác viên dân số sẽ không theo dõi và ghi tại Mục II Phiếu A0/CTV. Đến tháng 1 năm báo cáo, cộng tác viên dân số rà soát như và lập danh sách những phụ nữ này để báo cáo đến đơn vị đầu mối làm công tác dân số cấp xã.

4.5.1. Họ và tên: Ghi họ và tên phụ nữ 15-49 tuổi bằng CHỮ IN HOA.

4.5.2. Sinh ngày: Ghi ngày, tháng, năm sinh của người phụ nữ này theo kiểu DD/MM/YYYY.

4.5.3. Tháng năm bắt đầu sử dụng BPTT đang dùng: Ghi tháng năm bắt đầu sử dụng BPTT hiện đang sử dụng của cặp vợ chồng này.

Ví dụ: Chị Nguyễn Thị H, tháng 2 năm 2022 đang sử dụng vòng tránh thai, chị đã đặt vòng tránh thai đang dùng từ tháng 12 năm 2018, thì ghi "12/2018".

4.5.4. Bảng theo dõi lịch sử sinh sản

Cột năm được chia làm 5 năm, các năm theo dõi sẽ thay đổi 5 năm một lần. Hiện tại là từ 2022 đến 2026. Mỗi năm ghi theo một cột với các tháng tương ứng.

Dòng tháng được chia làm 12 tháng trong năm.

Hằng tháng, cộng tác viên dân số đến từng hộ gia đình hoặc thông qua người có trách nhiệm trong thôn, trong xã để nắm tình hình và ghi vào Mục II theo mã BPTT như: Không sử dụng BPTT thì ghi "0"; đặt vòng tránh thai thì ghi "1"... Trường hợp cặp vợ chồng sử dụng nhiều BPTT thì chỉ ghi biện pháp nào có hiệu quả nhất.

Ví dụ:

- Chị Nguyễn Thị A tháng 10 năm 2022 sử dụng vòng tránh thai (mã 1), đến tháng 11 năm 2022 vẫn dùng vòng tránh thai thì ghi 1 vào ô tháng 11. Đến tháng 12 năm 2022 chị A tháo vòng để sử dụng thuốc uống tránh thai (mã 5) thì ghi 5 vào ô tháng 12 cột năm 2022.

- Chị Nguyễn Thị B tháng 6 năm 2022 sử dụng bao cao su (mã 4) thi ghi 4 vào ô tháng 6 cột năm 2022. Đến tháng 7 năm 2022 không dùng bao cao su nữa mà chuyển sang sử dụng biện pháp khác (mã 8) thì ghi 8 vào ô tháng 7 cột năm 2022.

- Chị Vũ Thị C đang dùng vòng tránh thai (mã 1) đến tháng 9 năm 2022 thay vòng tránh thai thì ghi 1/1 vào ô tháng 9 cột năm 2022.

- Chị Trần Thị D tháng 9 năm 2022 sử dụng thuốc cấy tránh thai (mã 7), tháng 10 năm 2022 thay que cấy tránh thai thì ghi 7/7 vào ô tháng 10 cột 2022.

- Chị Dương Thị Đ tháng 7 năm 2022 sử dụng vòng tránh thai, tháng 8 năm 2022 tháo vòng, không sử dụng bất kỳ một BPTT khác (mà 0), thì ghi 0 vào ô tháng 8 cột năm 2022.

- Chị Lý Thị E sử dụng bao cao su (mã 4) và biện pháp khác (xuất tinh ngoài/tính vòng kinh..) (mà 8) thì ghi 4, sử dụng bao cao su, vào ô tương ứng.

- Chị Lê Thị G tháng 7 năm 2022 sử dụng dụng cụ tử cung hay vòng tránh thai (mã 1), nhưng đến tháng 9 năm 2022 thấy mang thai (Mã T) thì ghi T vào ô tháng 9 cột năm 2022. Nếu biết rõ bắt đầu mang thai từ tháng 2 năm 2022 thì khoanh tròn vào số (1) ở ô tháng 2, đến tháng 9 cột năm 2022. Nếu chưa biết rõ thời gian mang thai thì các tháng trước đó (từ tháng 2 đến tháng 9) vẫn ghi số 1, không cần sửa lại.

- Chị Ninh Thị H, tháng 1 năm 2022 sử dụng vòng tránh thai (mã 1), nhưng đến tháng 7 năm 2022 sinh con (mã S) thì ghi S vào ô tháng 7 và khoanh tròn vào số (1) ở các ô tháng từ 1 đến 6 của cột năm 2022 và các tháng 11, 12 của cột năm 2021.

- Chị Vũ Thị K có đi phá thai (mã N) vào tháng 9 năm 2022 thì ghi N vào ô tháng 9 cột năm 2022.

- Chị Thiều Ngọc L đang mang thai (Mã T) từ tháng 1 năm 2022, nhưng tháng 4 năm 2022 (mang thai trên 3 tháng) bị sảy thai (mã N) thì ghi N vào ô tháng 4 của cột năm 2022.

- Chị Văn Thị M, sinh năm 1972, đến tháng 1 năm 2022 là quá 49 tuổi, thì gạch chéo đôi (X) vào ô tháng 12 của cột năm 2021 và gạch chéo đơn từ trái qua phải bảng tại Mục II. Theo dõi sử dụng BPTT.

 - Anh Nguyễn Văn S là chồng của chị Hoàng Thị X tháng 9 năm 2022 đã triệt sản nam (mã 2), tháng 10 năm 2022 thì ghi 2 vào ô tháng 10 cột 2022.

4.6. Mục III. Theo dõi các thay đổi

4.6.1. Khoản 1. Trẻ em mới sinh

Trẻ em mới sinh (hoặc trẻ đẻ ra sống): Là trẻ sơ sinh được 22 tuần tuổi thai trở lên, thoát khỏi bụng mẹ có dấu hiệu của sự sống (khóc, thở, tim đập, có phản xạ bú, mút, cuống nhau thoi thóp, cơ bắp cử động nhẹ,..) không phân biệt đứa trẻ đó đến thời điểm thu thập thông tin còn sống hay đã chết. Không tính những đứa trẻ khi sinh ra đã chết, tức là chết từ trong bụng mẹ.

Về phạm vi thu thập, chỉ tính những đứa trẻ mới sinh ra sống trong năm dương lịch của các hộ dân cư và người mẹ của chúng đang thực tế thường trú trong địa bàn xã, không phụ thuộc người mẹ của đứa trẻ đã hay chưa được ngành công an đăng ký hộ khẩu thường trú tại xã nói trên.

(1) Họ và tên: Ghi họ, tên đệm và tên của trẻ mới sinh theo Giấy khai sinh.

- Trường hợp trẻ mới sinh chưa có Giấy khai sinh chỉ có Giấy chứng sinh và đã ghi họ và tên tại mục “tên dự kiến của cháu” thì cộng tác viên dân số sử dụng họ và tên này.

- Trường hợp trẻ mới sinh chưa được đặt tên trong Giấy khai sinh hoặc Giấy chứng sinh thì ghi là “trai” nếu là nam hoặc “gái” nếu là nữ. Khi trẻ được đặt tên chính thức, tên trong Giấy khai sinh thì sửa lại họ và tên như hướng dẫn tại Mục III khoản 6.

(2) Sinh ngày: Ghi ngày tháng năm sinh theo kiểu DD/MM/YYYY.

(3) Đẻ tại (nơi đẻ): Căn cứ thông tin hiện có, đánh dấu [X] vào ô tương ứng.

- TYT: Trường hợp bà mẹ đẻ tại Trạm y tế xã nơi bà mẹ sống.

- Cơ sở y tế khác: Trường hợp bà mẹ đẻ tại Trạm y tế xã khác nơi bà mẹ đang sống hoặc nhà hộ sinh, bệnh viện, cơ sở y tế khác nơi bà mẹ đang sống.

- Ngoài cơ sở y tế: Trường hợp bà mẹ đẻ tại nhà hoặc ngoài cơ sở y tế.

Lưu ý: Cộng tác viên dân số có thể thu thập thông tin nêu trên tại Giấy chứng sinh của trẻ.

(4) Là con thứ.... của bà mẹ: Ghi theo số con sinh ra sống của bà mẹ, kể cả đứa trẻ chết ngay sau khi sinh ra sống. Trường hợp bà mẹ không nhớ, cộng tác viên dân số ghi theo số con sinh ra sống của bà mẹ hoặc Giấy chứng sinh của trẻ.

(5) Đã SLSS ngày:...................... /.................. /......... cần theo dõi, quản lý [  ] không [  ]:

Ghi ngày, tháng, năm thực hiện dịch vụ theo kiểu DD/MM/YYYY và đánh dấu [X] vào ô tương ứng.

Lưu ý (1): Cơ sở y tế thực hiện dịch vụ sàng lọc sơ sinh (SLSS) sẽ gửi các thông tin về kết quả tầm soát, sàng lọc của trẻ sơ sinh trên địa bàn đến Trạm y tế xã. Cộng tác viên dân số sử dụng các thông tin này để ghi.

Lưu ý (2): Khi có trường hợp sinh, CTV phải thực hiện đồng thời 4 mục

- Tại Mục I: Ghi thông tin của trẻ vào số thứ tự tiếp theo

- Tại Mục II: Ghi S vào ô tương ứng của tháng

- Tại Mục III, khoản 1: Ghi đầy đủ thông tin khoản này

- Tại Mục III, khoản 6: Ghi đầy đủ thông tin khoản này

Lưu ý (3): Trường hợp sinh đôi, thì ghi lần lượt từng trẻ vào điểm (1) và (2). Trường hợp sinh ba trở trên thì ghi vào trang Phiếu A0/CTV tiếp theo.

4.6.2. Khoản 2. Người chết

Chết là sự kết thúc hoàn toàn và vĩnh viễn mọi biểu hiện của sự sống sau khi đã sinh ra sống. Vì vậy, số người chết không tính những trường hợp “chết lâm sàng” - tức là những trường hợp vẫn có thể “cứu vãn sự sống” bằng các kỹ thuật y học (hiện đại, cổ truyền).

Cộng tác viên dân số cần phải thu thập đầy đủ những đứa trẻ chết ngay sau khi “sinh ra sống” (tức là trước khi chết đã có ít nhất một biểu hiện sống), nhưng không được tính những đứa trẻ khi sinh ra đã chết, tức là chết từ trong bụng mẹ.

Về phạm vi, chỉ thu thập thông tin của những người chết trong năm dương lịch của các hộ dân cư và trước khi chết, người này là nhân khẩu thực tế thường trú trong địa bàn các xã, không phụ thuộc người đó đã hay chưa được ngành công an đăng ký hộ khẩu thường trú. Các thông tin của người chết có trong Giấy chứng tử.

(1) Họ và tên: Ghi tên người chết theo Giấy chứng tử.

(2) Ngày chết: Ghi ngày, tháng, năm chết theo kiểu DD/MM/YYYY.

Lưu ý (1): Khi có trường hợp chết, cộng tác viên dân số ghi đồng thời 2 mục:

- Tại Mục I: Gạch đè lên dòng ghi thông tin của người chết từ cột 1 đến hết.

- Tại Mục III, khoản 2: Ghi thông tin đầy đủ như đã hướng dẫn.

Lưu ý (2): Trường hợp chủ hộ chết, cộng tác viên dân số ghi các thay đổi các thông tin tại cột 4 - Quan hệ với chủ hộ của các thành viên của hộ tại trang Phiếu A0/CTV và gửi kèm theo với các Phiếu thu tin của tháng báo cáo.

Lưu ý (3): Trường hợp một đứa trẻ sau khi sinh ra bị chết ngay, cộng tác viên dân số phải ghi là một trường hợp sinh và đồng thời ghi là một trường hợp chết để tránh bỏ sót số liệu (sinh, chết). Nếu trẻ chưa đặt tên thì ghi “trai” hoặc “gái” ở "Họ và tên".

4.6.3. Khoản 3. Bà mẹ mang thai

(1) Họ và Tên: Ghi tên bà mẹ mang thai.

(2) Ngày sinh: Ghi ngày tháng năm sinh của bà mẹ theo kiểu DD/MM/YYYY.

(3) Mang thai thứ: Ghi lần bà mẹ mang thai. Trường hợp không đủ thông tin về lần mang thai, cộng tác viên dân số ghi theo số con đẻ sống.

(4) Ngày SLTS1 ............... /.......... /......... cần theo dõi, quản lý [  ] không [  ]:

Ghi ngày, tháng, năm thực hiện dịch vụ theo kiểu DD/MM/YYYY và đánh dấu [X] vào ô tương ứng.

(5) Ngày SLTS2................. /.......... /........ cần theo dõi, quản lý [  ] không [  ]:

Ghi ngày, tháng, năm thực hiện dịch vụ theo kiểu DD/MM/YYYY và đánh dấu [X] vào ô tương ứng.

Lưu ý (1): Cơ sở y tế thực hiện dịch vụ sàng lọc trước sinh (SLTS1 trong 3 tháng đầu thai kỳ, SLTS2 trong 3 tháng giữa thai kỳ) sẽ gửi các thông tin về kết quả tầm soát, sàng lọc của bà mẹ mang thai trên địa bàn đến Trạm y tế xã. Cộng tác viên dân số sử dụng các thông tin này để ghi.

Lưu ý (2): Khi có thông tin về bà mẹ mang thai, cộng tác viên dân số theo dõi để ghi 3 mục

- Tại Mục II: Ghi T vào ô tương ứng của tháng của bà mẹ.

- Tại Mục III, khoản 3: Ghi đủ thông tin vào khoản này (SLTS1, SLTS2).

- Tại Mục III, khoản 6: Ghi đủ thông tin vào khoản này (SLTS1, SLTS2).

4.6.4. Khoản 4. Chuyển đi khỏi xã

Số người chuyển đi khỏi xã bao gồm những người xuất cư từ đơn vị cấp xã (nơi xuất cư) để nhập cư đến cư trú tại một đơn vị hành chính mới ngoài phạm vi đơn vị cấp xã đó (nơi nhập cư) trong kỳ báo cáo.

Khái niệm xuất cư này cũng không bao gồm những người chuyển đi tạm thời (đi thăm người thân, đi du lịch, đi chữa bệnh,..) hoặc loại “di chuyển con lắc” (như từ nhà riêng đến nơi làm việc).

Đối với người xuất cư, chỉ tính (những) người đã thực tế thường trú tại hộ dân cư, nhưng trong kỳ vừa qua đã chuyển đi hẳn khỏi phạm vi đơn vị hành chính cấp xã (nơi xuất cư) để đến một đơn vị hành chính cấp xã khác (nơi nhập cư) để ở, không phụ thuộc người đó đã hay chưa được ngành công an “cắt” hộ khẩu thường trú tại xã nói trên.

(1) Họ và tên: Ghi tên người chuyển đi khỏi xã.

(2) Ngày đi: Ghi ngày tháng năm theo kiểu DD/MM/YYYY.

(3) Nơi đến: Ghi địa danh nơi đến cấp tỉnh, huyện, xã (nơi nhập cư).

Lưu ý (1): Khi có (nhiều) người chuyển đi, cộng tác viên dân số ghi đồng thời 2 mục sau:

- Tại Mục I: Gạch đè lên dòng ghi thông tin của người chuyển đi.

- Tại Mục III, khoản 4: Ghi đủ thông tin vào khoản này như đã hướng dẫn.

Lưu ý (2): Trường hợp chuyển đi khỏi xã cả hộ hoặc các thành viên hộ đã ghi trong một trang riêng Phiếu A0/CTV, ghi đồng thời 2 mục:

- Tại Mục I: Gạch chéo đơn từ trái sang phải lên toàn bộ Mục I.

- Tại Mục III, khoản 4: (1) Họ và tên: Ghi Hộ số XXX nếu chuyển đi cả hộ hoặc Hộ số XXX.X nếu các thành viên của hộ đã ghi trong trang riêng Phiếu A0/CTV các dòng (2) và (3) ghi như đã hướng dẫn.

Cộng tác viên dân số gửi Phiếu A0/CTV này kèm theo với Phiếu P0/CTV của tháng báo cáo.

Lưu ý (3): Chuyển đi trong nội bộ xã

- Đối với trường hợp có một (nhiều) thành viên của hộ chuyển đi, cộng tác viên dân số gạch đè lên dòng ghi thông tin của từng người chuyển đi tại Mục I và thông báo về người chuyển đi cho cán bộ dân số xã, cộng tác viên dân số quản lý địa bàn người đó chuyển đến.

- Đối với trường hợp chuyển đi cả hộ hoặc các thành viên của hộ đã ghi trong một trang riêng Phiếu P0/CTV, cộng tác viên dân số thông báo và gửi trang riêng Phiếu P0/CTV tới cán bộ dân số xã, cộng tác viên dân số quản lý địa bàn hộ đó chuyển đến.

4.6.5. Khoản 5. Chuyển đến từ xã khác

Người chuyển đến từ xã khác ở đây chỉ quan tâm đến người thay đổi nơi thực tế thường trú, tức là người thực tế thường trú của đơn vị hành chính cấp xã khác (nơi xuất cư) để nhập cư đến đơn vị hành chính cấp xã, địa bàn cộng tác viên dân số quản lý (nơi nhập cư) trong kỳ báo cáo.

Khái niệm này không bao gồm những người chuyển đến tạm thời (như đến thăm người thân, đến để du lịch hoặc chữa bệnh,...) hoặc loại “di chuyển con lắc” (như từ nơi làm việc trở về nhà riêng).

Người nhập cư chỉ tính những người của hộ dân cư trong kỳ đã từ một đơn vị hành chính cấp xã khác nhập cư vào xã để ở và là nhân khẩu thực tế thường trú tại hộ, không phụ thuộc người đó đã hay chưa được ngành công an cho “nhập” hộ khẩu thường trú tại xã nói trên.

(1) Họ và tên: Ghi họ và tên người chuyển đến.

(2) Ngày đến: Ghi ngày, tháng, năm chuyển đến theo kiểu DD/MM/YYYY.

(3) Nơi đi: Ghi địa danh nơi đi cấp tỉnh, huyện, xã (nơi xuất cư).

Lưu ý (1): Khi có (nhiều) người chuyển đến hộ, cộng tác viên dân số ghi đồng thời các mục

- Tại Mục I: Phỏng vấn, ghi các thông tin của (những) người chuyển đến.

- Tại Mục III, khoản 5: Ghi đủ thông tin vào khoản này như đã hướng dẫn.

Lưu ý (2): Trường hợp chuyển đến cả hộ hoặc các thành viên chuyển đến hộ có đủ điều kiện ghi riêng một trang hoặc phụ nữ 15-49 tuổi có chồng và con (nếu có) chuyển đến hộ, cộng tác viên dân số phỏng vấn, lập Phiếu A0/CTV mới, thực hiện việc sau:

+ Tại Mục II: Ghi thông tin của phụ nữ có chồng như đã hướng dẫn.

+ Tại Mục III, khoản 5: (1) Họ và tên: Ghi Hộ số XXX trường hợp đến cả hộ hoặc Hộ số XXX.X trường hợp khác; dòng (2) và (3) ghi như đã hướng dẫn.

Cộng tác viên dân số gửi Phiếu A0/CTV mới này kèm theo các Phiếu P0/CTV của tháng báo cáo.

Lưu ý (3): Chuyển đến trong nội bộ xã

- Đối với trường hợp có một (nhiều) người chuyển đến hộ trong nội bộ xã, cộng tác viên dân số lấy thông tin từ cộng tác viên dân số quản lý địa bàn có người chuyển đi để ghi đủ các thông tin vào Mục I; Mục III, khoản 5, nơi đi: ghi “chuyển đến trong xã, từ thôn...”.

- Đối với trường hợp chuyển đến cả hộ hoặc các thành viên chuyển đến hộ có đủ điều kiện để ghi riêng một trang hoặc phụ nữ 15-49 tuổi có chồng và con (nếu có) chuyển đến hộ, cộng tác viên dân số tiếp nhận trang Phiếu A0/CTV đã ghi thông tin từ cán bộ dân số xã, cộng tác viên dân số quản lý địa bàn chuyển đi và bổ sung vào Sổ A0.

4.6.6. Khoản 6. Thay đổi thông tin cơ bản

(1) Thay đổi họ và tên; ngày sinh; dân tộc

Theo thông tin thực tế và hợp lý, tại Mục I: Sửa trực tiếp thông tin thay đổi, tại Mục III, khoản 6: Ghi ngày, tháng, năm có thông tin thay đổi (cột ngày/tháng/năm); ghi thông tin thay đổi (cột thay đổi) và tên người có thông tin thay đổi (cột tên). Mỗi thông tin thay đổi của một người ghi một dòng.

(2) Thay đổi tình trạng hôn nhân (kết hôn, ly hôn)

Trường hợp kết hôn, thực hiện tách hộ hoặc tách cặp, chuyển đến hộ và các nội dung khác theo hướng dẫn. Tại Mục III, khoản 6: Ghi ngày, tháng, năm kết hôn (cột ngày/tháng/năm); ghi kết hôn (cột thay đổi) và tên người chuyển đến (cột tên).

Trường hợp ly hôn, thực hiện tách hộ hoặc tách cặp, chuyển đi khỏi hộ và các nội dung theo hướng dẫn. Tại Mục III, khoản 6: Ghi ngày, tháng, năm ly hôn (cột ngày/tháng/năm); ghi ly hôn (cột thay đổi) và tên người chuyển đi (cột tên).

(3) Thay đổi tình trạng cư trú

Trường hợp thường trú “vắng mặt” thay đổi thành “có mặt” thì gạch từ “vắng” tương ứng với dòng của người có thay đổi tại Mục I cột “tình trạng cư trú”.

Trường hợp “tạm trú” thay đổi thành “thường trú" thì gạch từ “tạm trú" tương ứng với dòng của người có thay đổi tại Mục I cột “tình trạng cư trú”.

Thay đổi tình trạng cư trú không ghi vào Mục III, khoản 6.

(4) Nhận con nuôi ghi đồng thời 2 mục

- Tại Mục I: Ghi đầy đủ thông tin của con nuôi như đã hướng dẫn.

- Tại Mục III, khoản 6: Ghi ngày nhận con nuôi (cột ngày/tháng/năm), ghi “nhận con nuôi” (cột ghi thay đổi), tên con nuôi (cột tên).

(5) Thay đổi quan hệ với chủ hộ

- Trường hợp chủ hộ chết hoặc chuyển đi khỏi hộ thì ghi đồng thời 2 mục

+ Tại mục I, cột quan hệ với chủ hộ: Ghi đè thông tin mới của từng thành viên.

+ Tại Mục III, khoản 6: Ghi ngày thay đổi (cột ngày/tháng/năm), ghi “chủ hộ mới” (cột ghi thay đòi) và tên chủ hộ mới (cột tên).

Cộng tác viên dân số gửi Phiếu A0/CTV đã sửa chữa kèm Phiếu P0/CTV của tháng báo cáo.

- Trường hợp tách hộ:

+ Chủ hộ chuyển đi địa bàn khác, thực hiện như trường hợp chuyển đi.

+ Hộ mới tách (chủ hộ mới) tiếp tục cư trú tại địa bàn, cộng tác viên dân số lập Phiếu A0/CTV mới và gạch đè lên dòng ghi thông tin của họ tại Mục I Phiếu A0/CTV cũ.

(6) Thông tin SLTS, SLSS

- Sàng lọc sơ sinh (SLSS): Cộng tác viên dân số sử dụng các kết quả tầm soát, sàng lọc sơ sinh của Cơ sở y tế để ghi đồng thời 2 mục:

+ Tại Mục III, khoản 1: Ghi ngày SLSS và đánh dấu như đã hướng dẫn.

+ Tại Mục III, khoản 6: Ghi ngày SLSS (cột ngày/tháng/năm), ghi kết quả sàng lọc, chẩn đoán (cột ghi thay đổi), tên trẻ sơ sinh (cột tên).

- Sàng lọc trước sinh (SLTS1. SLTS2): Cộng tác viên dân số sử dụng các kết quả tầm soát, sàng lọc trước sinh của Cơ sở y tế để ghi đồng thời 2 mục:

+ Tại Mục III, khoản 1: Ghi ngày SLTS và đánh dấu như đã hướng dẫn.

+ Tại Mục III, khoản 6: Ghi ngày SLTS (cột ngày/tháng/năm), ghi kết quả sàng lọc, chẩn đoán (cột ghi thay đổi), tên trẻ sơ sinh (cột tên).

(7) Thông tin tư vấn, KSK trước khi kết hôn

Cơ sở y tế gửi các thông tin về kết quả tư vấn, khám sức khỏe trước khi kết hôn trên địa bàn đến Trạm Y tế xã, cộng tác viên dân số sử dụng thông tin này để ghi ngày được tư vấn, khám sức khỏe (cột ngày/tháng/năm), ghi kết quả tư vấn, khám sức khỏe (cột ghi thay đổi), tên người tư vấn, khám sức khỏe (cột tên).

(8) Thông tin KSK định kỳ cho người cao tuổi

Trạm Y tế xã tổng hợp thông tin về kết luận phân loại sức khỏe của người cao tuổi (từ 60 tuổi trở lên) khi họ khám sức khỏe định kỳ trên địa bàn. Cộng tác viên dân số sử dụng các thông tin này để ghi Mục III, khoản 6: Ghi ngày được khám sức khỏe định kỳ (cột ngày/tháng/năm), ghi kết quả phân loại sức khỏe (cột ghi thay đổi), tên người cao tuổi được khám sức khỏe (cột tên).

(9) Sửa sai, xoá do ghi thừa, thêm do ghi thiếu thông tin

Khi phát hiện một số thông tin của thành viên hộ cần phải sửa để đúng với thông tin thực tế và hợp lý như sửa sai, xoá do ghi thừa, thêm do ghi thiếu thông tin thì ghi sửa thông tin như đã hướng dẫn (ghi đè thông tin tại các cột, dòng tương ứng).

Trường hợp sửa 05 thông tin trở lên thì gửi Phiếu A0/CTV kèm với Phiếu P0/CTV của tháng báo cáo để sửa trong Kho dữ liệu chuyên ngành dân số.

Trường hợp ghi thừa toàn bộ một trang Phiếu A0/CTV, thì gạch 2 chéo lên toàn bộ trang và gửi kèm với Phiếu P0/CTV của tháng báo cáo để xóa thông tin khỏi kho dữ liệu chuyên ngành dân số.

4.7. Ghi hộ tập thể

Các thành viên của hộ tập thể được ghi thành trang riêng, cộng tác viên dân số ghi đầy đủ các thông tin trong Phiếu hộ dân cư tại Mục I. Thông tin cơ bản; cập nhật các thông tin thay đổi tại Mục III. Theo dõi các thay đổi như đã hướng dẫn.

Lưu ý (1): Trường hợp một người ăn riêng, ở riêng tại một đơn vị nhà ở độc lập do họ làm chủ sở hữu được tính là một hộ gia đình.

Lưu ý (2): Các trường hợp đã nêu tại mục 1.2 (Phương pháp xác định hộ dân cư) được ghi là một hộ tập thể như đã hướng dẫn.

CÁC BẢNG HỖ TRỢ

1. BẢNG ĐỐI CHIẾU NĂM ÂM LỊCH VÀ DƯƠNG LỊCH (1900-2019)

2. BẢNG MÃ BIỆN PHÁP TRÁNH THAI VÀ SỰ KIỆN THAI SẢN

3. DANH MỤC CÁC DÂN TỘC VIỆT NAM

BẢNG CHUYỂN ĐỔI TRÌNH ĐỘ HỌC VẤN PHỔ THÔNG

PHIẾU THU TIN VỀ DÂN SỐ THÁNG…… NĂM……………

Địa bàn............................ Thôn............................... Xã                            

1. Danh sách trẻ sinh ra

2. Danh sách người chết

PHIẾU THU TIN VỀ DÂN SỐ THÁNG……… NĂM………

3. Danh sách người chuyển đến từ xã khác (Nếu chuyển đến cả hộ thì lập Phiếu hộ dân cư mới)

4. Danh sách người chuyển đi khỏi xã (Nếu chuyển đi cả hộ thì chuyển kèm theo Phiếu hộ dân cư)

5. Danh sách người thay đổi thông tin cơ bản (Nếu thay đổi cả hộ thì chuyển Phiếu hộ dân cư có sửa)

PHIẾU THU TIN VỀ DÂN SỐ THÁNG……. NĂM…….     

8. Danh sách phụ nữ có thông tin mới về sự kiện thai sản (mang thai, sảy thai, phá thai)