Quyết định 953/QĐ-TCT năm 2008 Quy trình tiếp nhận, quản lý văn bản đi, đến của cơ quan Tổng cục Thuế

QUYẾT ĐỊNH

VỀ VIỆC BAN HÀNH QUY TRÌNH TIẾP NHẬN, QUẢN LÝ VĂN BẢN ĐI, ĐẾN CỦA CƠ QUAN TỔNG CỤC THUẾ

TỔNG CỤC TRƯỞNG TỔNG CỤC THUẾ

Căn cứ Quyết định số 76/2007/QĐ-TTg ngày 28 tháng 5 năm 2007 của Thủ tướng Chính phủ Quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Tổng cục Thuế thuộc Bộ Tài chính;

Căn cứ Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 8 tháng 4 năm 2004 của Chính phủ về công tác văn thư; Nghị định số 111/2004/NĐ-CP ngày 8 tháng 4 năm 2004 của Chính phủ về công tác lưu trữ;

Căn cứ Thông tư liên tịch số 55/2005/TTLT-BNV-VPCP ngày 06 tháng 5 năm 2005 của Bộ Nội vụ và Văn phòng Chính phủ hướng dẫn về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản;

Căn cứ Quyết định số 48/2007/QĐ-BTC ngày 15 tháng 6 năm 2007 của Bộ trưởng Bộ Tài chính Quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu bộ máy của các Ban và Văn phòng thuộc Tổng cục Thuế;

Căn cứ Chỉ thị số 27/2007/CT-TTg ngày 29/11/2007 của Thủ tướng Chính phủ về chính chỉnh việc thực hiện chế độ thông tin, báo cáo trong hoạt động của cơ quan hành chính Nhà nước;

Căn cứ Quyết định 78/2007/QĐ-BTC ngày 18/9/2007 của Bộ trưởng Bộ Tài chính về việc ban hành Quy chế hướng dẫn, giải quyết vướng mắc về chính sách thuế, quản lý thuế và giải quyết các thủ tục hành chính của người nộp thuế theo cơ chế "một cửa";

Theo đề nghị của Chánh Văn phòng Tổng cục Thuế,

QUYẾT ĐỊNH:

Điều 1. Ban hành kèm theo Quyết định này Quy trình về tiếp nhận, quản lý văn bản đi, đến của cơ quan Tổng cục Thuế.

Điều 2. Quyết định này có hiệu lực thi hành kể từ ngày ký, thay thế Quyết định 828/QĐ-VP ngày 16/9/2005 ban hành Quy trình tiếp nhận, xử lý, ban hành văn bản cấp Tổng cục Thuế.

Điều 3. Các Ông (Bà) Chánh Văn phòng, Trưởng Ban và Thủ trưởng các đơn vị thuộc cơ quan Tổng cục Thuế chịu trách nhiệm thi hành quyết định này./.

QUY TRÌNH

TIẾP NHẬN, QUẢN LÝ VĂN BẢN ĐI, ĐẾN CỦA CƠ QUAN TỔNG CỤC THUẾ
( Ban hành kèm theo Quyết định số 953/QĐ-TCT ngày 28 tháng 7 năm 2008 của Tổng cục trưởng Tổng cục Thuế)

Phần I

QUY ĐỊNH CHUNG

I. MỤC TIÊU

Để thực hiện tốt chương trình hiện đại hoá ngành thuế và cải cách hành chính thuế theo cơ chế một cửa, giao dịch điện tử, tạo điều kiện thuận lợi nhất trong thực hiện thủ tục hành chính thuế; tăng cường hiệu lực chấp hành, quản lý văn bản Hành chính nhà nước tại cơ quan Tổng cục Thuế và trong toàn ngành thuế. Tổng cục thuế xây dựng quy trình về việc tiếp nhận, quản lý văn bản đi, đến của cơ quan Tổng cục Thuế với mục tiêu sau:

- Quy định việc tiếp nhận, quản lý văn bản đến; soạn thảo; ban hành; quản lý văn bản ban hành và lưu trữ của cơ quan Tổng cục Thuế.

- Các Ban, đơn vị và từng cán bộ thuộc cơ quan Tổng cục Thuế thống nhất thực hiện đầy đủ quy trình này.

II. GIẢI THÍCH TỪ NGỮ

Trong quy trình này, những từ ngữ dưới đây được hiểu như sau:

1. "Bản thảo văn bản" là bản được viết hoặc đánh máy, hình thành trong quá trình soạn thảo một văn bản của các Ban, đơn vị thuộc Tổng cục Thuế.

QUYẾT ĐỊNH

VỀ VIỆC BAN HÀNH QUY TRÌNH TIẾP NHẬN, QUẢN LÝ VĂN BẢN ĐI, ĐẾN CỦA CƠ QUAN TỔNG CỤC THUẾ

TỔNG CỤC TRƯỞNG TỔNG CỤC THUẾ

Căn cứ Quyết định số 76/2007/QĐ-TTg ngày 28 tháng 5 năm 2007 của Thủ tướng Chính phủ Quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Tổng cục Thuế thuộc Bộ Tài chính;

Căn cứ Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 8 tháng 4 năm 2004 của Chính phủ về công tác văn thư; Nghị định số 111/2004/NĐ-CP ngày 8 tháng 4 năm 2004 của Chính phủ về công tác lưu trữ;

Căn cứ Thông tư liên tịch số 55/2005/TTLT-BNV-VPCP ngày 06 tháng 5 năm 2005 của Bộ Nội vụ và Văn phòng Chính phủ hướng dẫn về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản;

Căn cứ Quyết định số 48/2007/QĐ-BTC ngày 15 tháng 6 năm 2007 của Bộ trưởng Bộ Tài chính Quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu bộ máy của các Ban và Văn phòng thuộc Tổng cục Thuế;

Căn cứ Chỉ thị số 27/2007/CT-TTg ngày 29/11/2007 của Thủ tướng Chính phủ về chính chỉnh việc thực hiện chế độ thông tin, báo cáo trong hoạt động của cơ quan hành chính Nhà nước;

Căn cứ Quyết định 78/2007/QĐ-BTC ngày 18/9/2007 của Bộ trưởng Bộ Tài chính về việc ban hành Quy chế hướng dẫn, giải quyết vướng mắc về chính sách thuế, quản lý thuế và giải quyết các thủ tục hành chính của người nộp thuế theo cơ chế "một cửa";

Theo đề nghị của Chánh Văn phòng Tổng cục Thuế,

QUYẾT ĐỊNH:

Điều 1. Ban hành kèm theo Quyết định này Quy trình về tiếp nhận, quản lý văn bản đi, đến của cơ quan Tổng cục Thuế.

Điều 2. Quyết định này có hiệu lực thi hành kể từ ngày ký, thay thế Quyết định 828/QĐ-VP ngày 16/9/2005 ban hành Quy trình tiếp nhận, xử lý, ban hành văn bản cấp Tổng cục Thuế.

Điều 3. Các Ông (Bà) Chánh Văn phòng, Trưởng Ban và Thủ trưởng các đơn vị thuộc cơ quan Tổng cục Thuế chịu trách nhiệm thi hành quyết định này./.

QUY TRÌNH

TIẾP NHẬN, QUẢN LÝ VĂN BẢN ĐI, ĐẾN CỦA CƠ QUAN TỔNG CỤC THUẾ
( Ban hành kèm theo Quyết định số 953/QĐ-TCT ngày 28 tháng 7 năm 2008 của Tổng cục trưởng Tổng cục Thuế)

Phần I

QUY ĐỊNH CHUNG

I. MỤC TIÊU

Để thực hiện tốt chương trình hiện đại hoá ngành thuế và cải cách hành chính thuế theo cơ chế một cửa, giao dịch điện tử, tạo điều kiện thuận lợi nhất trong thực hiện thủ tục hành chính thuế; tăng cường hiệu lực chấp hành, quản lý văn bản Hành chính nhà nước tại cơ quan Tổng cục Thuế và trong toàn ngành thuế. Tổng cục thuế xây dựng quy trình về việc tiếp nhận, quản lý văn bản đi, đến của cơ quan Tổng cục Thuế với mục tiêu sau:

- Quy định việc tiếp nhận, quản lý văn bản đến; soạn thảo; ban hành; quản lý văn bản ban hành và lưu trữ của cơ quan Tổng cục Thuế.

- Các Ban, đơn vị và từng cán bộ thuộc cơ quan Tổng cục Thuế thống nhất thực hiện đầy đủ quy trình này.

II. GIẢI THÍCH TỪ NGỮ

Trong quy trình này, những từ ngữ dưới đây được hiểu như sau:

1. "Bản thảo văn bản" là bản được viết hoặc đánh máy, hình thành trong quá trình soạn thảo một văn bản của các Ban, đơn vị thuộc Tổng cục Thuế.

2. "Bản gốc văn bản" là bản thảo cuối cùng được người có thẩm quyền duyệt, bản gốc văn bản chỉ có duy nhất 01 bản.

3. "Bản chính văn bản" là bản hoàn chỉnh về nội dung và thể thức văn bản được cơ quan, tổ chức ban hành. Bản chính có thể được làm thành nhiều bản có giá trị như nhau.

4. "Văn bản" được hiểu theo quy định này là văn bản, tài liệu bằng chữ viết trên giấy, chữ viết trên máy tính, Fax, thư điện tử.

5. "Văn bản đến" là tất cả các loại văn bản (kể cả văn bản mật, bản fax, văn bản chuyển qua mạng) và đơn, thư do tổ chức, cá nhân... gửi đến cơ quan Tổng cục Thuế.

6. "Văn bản đi" là tất cả các loại văn bản (kể cả văn bản mật, công hàm, thư công tác, bản sao văn bản, thư điện tử truyền qua mạng vv...) do Tổng cục Thuế gửi đi hoặc Tổng cục Thuế trình Bộ Tài chính.

7. "Đăng ký văn bản" là việc ghi chép hoặc cập nhật những thông tin cần thiết về văn bản như số, ký hiệu; ngày, tháng, năm ban hành; trích yếu nội dung; nơi nhận vv...vào sổ đăng ký văn bản hoặc cơ sở dữ liệu quản lý văn bản trên máy vi tính để quản lý và tra cứu tìm văn bản.

8. "Hồ sơ" là một tập văn bản, tài liệu có liên quan với nhau về một vấn đề, một sự việc, một đối tượng cụ thể được hình thành trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc thuộc phạm vi, chức năng, nhiệm vụ của đơn vị, kể từ khi sự việc bắt đầu đến khi kết thúc.

9. "Lập hồ sơ" là việc tập hợp và sắp xếp văn bản, tài liệu hình thành trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc.

10. "Người nộp thuế" bao gồm tổ chức, cá nhân nộp thuế theo quy định của Luật quản lý thuế.

11. "Văn thư Tổng cục Thuế" gọi tắt là Văn thư TCT, là những cán bộ được giao nhiệm vụ làm công tác Văn thư thuộc Văn phòng Tổng cục Thuế.

12. "Văn thư Ban" là cán bộ công chức của các Ban, đơn vị thuộc Tổng cục Thuế được giao nhiệm vụ làm công tác văn thư, lưu trữ.

13. "Hộp thư điện tử" là địa chỉ của cá nhân, đơn vị trên mạng Internet của Cơ quan thuế các cấp dùng để chuyển, nhận thông tin trên máy tính.

III. NỘI DUNG QUY TRÌNH

1. Về việc tiếp nhận và đăng ký văn bản đến cơ quan Tổng cục Thuế

2. Phân loại, trình và chuyển giao văn bản đến

3. Về việc trình tự giải quyết văn bản đến

4. Về việc ban hành văn bản và trao đổi thông tin

5. Quy định thời hạn giải quyết văn bản; Mẫu văn bản các loại;

Trách nhiệm theo dõi, đôn đốc giải quyết văn bản

6. Sắp xếp tài liệu, lưu trữ văn bản theo quy định

7. Tổ chức thực hiện

IV. TRÁCH NHIỆM THỰC HIỆN QUY TRÌNH

Để thực hiện cải cách hành chính thuế và giải quyết các thủ tục hành chính thuế theo cơ chế "một cửa" đối với người nộp thuế, phù hợp cải cách hành chính của Chính phủ, Bộ Tài chính, tại cơ quan Tổng cục Thuế được thực hiện như sau:

1. Văn phòng Tổng cục Thuế:

a) Phòng Hành chính - Lưu trữ (bộ phận Văn thư), thực hiện việc tiếp nhận văn bản đến, quản lý văn bản đến, theo dõi đôn đốc xử lý văn bản đến; quản lý văn bản đi; quản lý sử dụng con dấu; lưu trữ hồ sơ, tài liệu hiện hành của cơ quan Tổng cục Thuế;

b) Phòng Tổng hợp, thực hiện công việc tiếp nhận văn bản từ phòng Hành chính, các Ban, đơn vị trình Lãnh đạo Tổng cục, trình Bộ; kiểm tra hồ sơ văn bản, rà soát nội dung và thể thức, kỹ thuật và hình thức trình bày văn bản trước khi trình Lãnh đạo Tổng cục và Lãnh đạo Bộ Tài chính ký ban hành;

2. Ban Hỗ trợ Người nộp thuế (bộ phận một cửa): Tổ chức tiếp nhận, giải đáp ý kiến, kiến nghị, nhận và trả lời văn bản của người nộp thuế trực tiếp yêu cầu thực hiện theo quy trình Tuyên truyền-Hỗ trợ người nộp thuế.

3. Các Ban, đơn vị thuộc Tổng cục Thuế: Tổ chức thực hiện việc tiếp nhận, quản lý văn bản đến, soạn thảo văn bản; lưu và quản lý văn bản đi của Ban, đơn vị; lập hồ sơ theo dõi thời hạn giải quyết công việc của từng cá nhân, từng bộ phận để đánh giá trách nhiệm thực thi công vụ theo đúng quy trình này.

Phần II

NỘI DUNG QUY TRÌNH

I. TIẾP NHẬN VÀ ĐĂNG KÝ VĂN BẢN ĐẾN

1. Tiếp nhận văn bản đến

a) Đối với phòng Hành chính-Lưu trữ: Các loại văn bản của các tổ chức, cá nhân gửi đến cơ quan Tổng cục Thuế, kể cả các hồ sơ, văn bản do Ban Hỗ trợ người nộp thuế (bộ phận một cửa) nhận trực tiếp của Người nộp thuế đều tập trung tại Phòng Hành chính - Lưu trữ thuộc Văn phòng Tổng cục Thuế để làm thủ tục tiếp nhận.

b) Các văn bản của người nộp thuế có vốn đầu tư Nước ngoài, người nước ngoài đang làm việc, hoạt động SXKD tại Việt Nam phải sử dụng tiếng Việt hoặc có văn bản dịch tiếng Việt theo quy định tại Quyết định số 409 TCT/QĐ-HTQT ngày 20/4/2000 của Tổng cục trưởng Tổng cục Thuế.

Trường hợp văn bản của các cơ quan, cá nhân Nước ngoài không có bản dịch tiếng Việt thì chuyển Ban HTQT để dịch trước khi trình Tổng cục hoặc chuyển Ban, đơn vị chức năng.

c) Hàng ngày, khi tiếp nhận văn bản do các nơi gửi đến, phòng Hành chính-Lưu trữ phải kiểm tra sơ bộ về số lượng, tình trạng ngoài bì, nơi nhận vv... nhằm phát hiện những hư hỏng, sai sót, mất mát trước khi nhận và ký nhận.

Trường hợp thiếu trang hoặc trang bị mờ, mất chữ vv... phải kịp thời báo cho nơi gửi hoặc báo cáo người có trách nhiệm xem xét, giải quyết.

2. Bóc bì, đóng dấu đến, phân loại văn bản đến

a) Bóc bì văn bản đến

Cán bộ văn thư TCT là người trực tiếp nhận và bóc bì văn bản đến theo quy định tại quy chế này;

Mọi văn bản đến kể cả văn bản có độ mật "C" đều được bóc tách khỏi bì" để phân loại xử lý, trừ các trường hợp sau đây:

- Những bì có đóng dấu các chữ ký hiệu độ mật A, B tương ứng "Tuyệt mật" , "Tối mật", " Chỉ người có tên mới được bóc bì";

- Những bì gửi đích danh người nhận (không phân biệt người gửi là cơ quan, tổ chức hay cá nhân);

b) Đóng dấu văn bản đến

- Tất cả văn bản đến thuộc diện đăng ký tại phòng Hành chính-Lưu trữ phải được đóng dấu "đến". Dấu đến được đóng rõ ràng, ngay ngắn vào khoảng giấy trắng, lề trái dưới dòng số, ký hiệu, trích yếu hoặc lề phải dưới dòng ngày, tháng, năm.

- Đối với những bì văn bản Tối mật, Tuyệt mật; bì gửi đích danh cho Lãnh đạo Tổng cục, Lãnh đạo các Ban, đơn vị thì đóng dấu đến ở ngoài bì; còn lại chuyển thẳng cho cá nhân (văn thư không bóc bì).

Các trường hợp bì gửi đích danh nếu là văn bản phải giải quyết thì cá nhân có trách nhiệm chuyển lại ngay cho văn thư TCT để làm thủ tục đăng ký văn bản đến theo quy định.

c) Phân loại sơ bộ

Văn bản đến được phân loại sơ bộ như sau:

- Loại phải xử lý gấp;

- Loại bình thường;

- Loại không hợp thức hành chính: văn bản của cơ quan, tổ chức ở trong nước không có chữ ký, con dấu, thiếu số, ngày, tháng, năm..được trả lại nơi gửi.

- Loại không phải đăng ký vào sổ: sách báo, tạp chí, bản tin; các báo cáo thống kê thu nộp ngân sách theo định kỳ.

Sau khi văn bản được đóng dấu "Đến", Văn thư TCT phải sắp xếp văn bản theo thứ tự ưu tiên xử lý: văn bản gấp, hoả tốc, thượng khẩn, khẩn, bóc xem ngay; mời họp, hội thảo; văn bản có ghi rõ thời hạn phải hoàn thành... và cuối cùng là loại văn bản thường, thư điện tử, các Thông báo, chỉ đạo của Bộ Tài chính, Tổng cục.

d) Phân loại theo mã số văn bản đến

Lãnh đạo phòng Hành chính đọc, phân loại văn bản, ghi mã số theo bảng phân loại mã số văn bản đến dưới đây và chuyển các Ban, đơn vị qua đường văn bản hoặc qua mạng điện tử tin học.

Toàn bộ văn bản đến được phân chia thành 09 mã chính theo thứ tự từ 01 đến 09, trong đó mã số 01, 02, 03, 05 là văn bản bắt buộc phải trả lời, các mã số còn lại tuỳ theo từng trường hợp cụ thể, Lãnh đạo Tổng cục và Lãnh đạo các Ban, đơn vị chỉ đạo trả lời hoặc hướng dẫn chung.

Bảng phân loại mã số văn bản đến

3. Đăng ký văn bản đến

Toàn bộ văn bản đến sau khi đã được phân loại, đánh mã số, Văn thư TCT thực hiện đăng ký số, ngày nhận văn bản trên máy vi tính (phần cập nhật văn bản đến) hoặc vào sổ riêng đối với văn bản mật và giấy mời họp trước khi trình Lãnh đạo Tổng cục hoặc chuyển cho các Ban, đơn vị giải quyết.

Văn bản đến ngày nào phải được đăng ký, trình, chuyển giao ngay trong ngày; trường hợp để lại ngày làm việc tiếp theo thì chỉ đối với văn bản loại thường và Văn thư TCT phải báo cáo lãnh đạo phòng Hành chính chịu trách nhiệm.

II. TRÌNH VÀ CHUYỂN GIAO VĂN BẢN

1. Văn bản trình Lãnh đạo Tổng cục

Văn bản đến phải trình Lãnh đạo Tổng cục gồm các loại sau đây:

- Văn bản quy phạm pháp luật (Luật, Pháp lệnh, Nghị định, Thông tư, Quyết định, Chỉ thị);

- Văn bản của các cơ quan Đảng, Nhà nước, Quốc hội, Chính phủ, các Bộ, Ban, ngành ở Trung ương; tỉnh uỷ, UBND các tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương;

- Văn bản chỉ đạo, điều hành; hướng dẫn chính sách, chế độ tài chính, thuế của Bộ Tài chính;

- Văn bản liên quan các vụ án; đơn thư khiếu tố công chức, viên chức ngành Thuế; báo cáo kết quả giải quyết đơn thư khiếu tố theo chỉ đạo của Tổng cục Thuế và Bộ Tài chính;

- Văn bản mật;

- Văn bản của các cơ quan, tổ chức, cá nhân nước ngoài tại Việt Nam hoặc từ nước ngoài gửi về;

- Giấy mời họp, hội thảo, tiếp khách, dự tiệc vv...

a) Lãnh đạo Phòng Hành chính phân loại văn bản đến, để riêng văn bản phải trình Lãnh đạo Tổng cục, đối với các văn bản quy phạm pháp luật, văn bản chỉ đạo, hướng dẫn của Bộ Tài chính, hoặc văn bản đến không có khoảng trống để ghi ý kiến chỉ đạo thì Lãnh đạo Phòng Hành chính phải lập phiếu trình văn bản đến (mẫu III.8) kèm theo văn bản đó. Toàn bộ văn bản trình Lãnh đạo Tổng cục, Phòng Hành chính chuyển cho Lãnh đạo Văn phòng xử lý.

b) Lãnh đạo Văn phòng đọc nội dung làm thủ tục trình lãnh đạo Tổng cục, đề xuất đơn vị giải quyết văn bản đến (nếu thấy cần thiết), ký phiếu trình lãnh đạo Tổng cục theo lĩnh vực phân công phụ trách;

+ Trường hợp văn bản Tối Mật, Tuyệt mật không có dòng chữ "chỉ người có tên mới được bóc bì" thì lãnh đạo Văn phòng trình Tổng cục trưởng hoặc phó Tổng cục thường trực;

+ Trường hợp văn bản gửi đích danh Lãnh đạo Tổng cục có ghi mức độ khẩn, nhưng Lãnh đạo Tổng cục đó đi vắng hoặc bì văn bản Tối mật, Tuyệt mật nhưng Tổng cục trưởng và Phó Tổng cục trưởng thường trực đều đi vắng thì lãnh đạo Văn phòng được bóc bì để trình Lãnh đạo Tổng cục khác chỉ đạo giải quyết kịp thời.

2. Văn bản chuyển Cục Thuế, Bộ Tài chính

a) Văn bản chuyển Cục Thuế

Căn cứ quy định của Bộ, Tổng cục Thuế về việc phân cấp xử lý vướng mắc về thuế;

Những văn bản Người nộp thuế hỏi thuộc phạm vi Cục thuế giải quyết, nhưng chưa được Cục thuế trả lời; phòng Hành chính làm phiếu chuyển, lãnh đạo Văn phòng ký để chuyển Cục Thuế ngay trong ngày, đồng thời gửi người nộp thuế biết. Văn thư TCT gửi phiếu chuyển kèm theo bản chính văn bản hỏi về Cục Thuế; chuyển Ban, đơn vị liên quan bản foto để theo dõi đôn đốc Cục Thuế giải quyết;

b) Văn bản thuộc thẩm quyền Bộ Tài chính giải quyết:

Đối với những văn bản đến thuộc chức năng giải quyết của Bộ Tài chính (trừ trường hợp Lãnh đạo Bộ có ý kiến chỉ đạo) thì Phòng Hành chính làm thủ tục chuyển Bộ Tài chính tương tự như quy định tại tiết a nêu trên.

3. Văn bản chuyển thẳng các Ban, đơn vị thuộc Tổng cục Thuế giải quyết:

- Trừ các loại văn bản ở điểm 1 và 2 nêu trên, các văn bản còn lại Lãnh đạo phòng Hành chính chuyển thẳng cho các Ban, đơn vị giải quyết theo chức năng, nhiệm vụ được phân công.

Lưu ý: Sau khi hoàn thành việc đăng ký văn bản đến, các loại văn bản trình hoặc luân chuyển giữa các Lãnh đạo Tổng cục; điều chỉnh giữa các Ban, đơn vị thuộc Tổng cục Thuế, giữa Tổng cục thuế và Bộ Tài chính đều phải chuyển lại phòng Hành chính-Lưu trữ để xử lý trên máy vi tính hoặc ghi sổ để theo dõi, quản lý văn bản.

4. Văn thư các Ban, đơn vị (văn thư Ban):

a) Mỗi Ban, đơn vị thuộc cơ quan Tổng cục Thuế được bố trí 01 văn thư chuyên trách (sau đây gọi tắt là Văn thư Ban), đăng ký họ, tên, hộp thư điện tử với Phòng Hành chính-Lưu trữ, phòng Tổng hợp để phối hợp giao, nhận, trình ký văn bản hàng ngày.

b) Văn thư Ban có trách nhiệm nhận hồ sơ văn bản tại phòng Hành chính -Lưu trữ ít nhất mỗi ngày 02 lần vào 7g30' sáng và 13g00 chiều; sắp xếp hồ sơ, tài liệu của Ban; quản lý, lưu giữ hồ sơ tại Ban theo quy định; trường hợp văn bản "gấp" phải nhận bất kỳ lúc nào theo yêu cầu của Văn phòng, cụ thể:

- Khi nhận văn bản của đơn vị tại phòng Hành chính-Lưu trữ, Văn thư Ban phải kiểm tra đối chiếu số lượng văn bản thực tế với danh mục văn bản ghi trên sổ và ký nhận vào bản lưu của Phòng Hành chính-Lưu trữ.

- Những cán bộ không phải là văn thư Ban, đơn vị, không đăng ký tên thì không được giao, nhận, trình ký hồ sơ, văn bản tại phòng Hành chính-Lưu trữ và phòng Tổng hợp; trường hợp có thay đổi cán bộ làm công tác văn thư Ban; các Ban, đơn vị phải thông báo kịp thời cho lãnh đạo phòng Hành chính-Lưu trữ, phòng Tổng hợp biết để phối hợp thực hiện.

- Kể từ ngày 01/8/2008 ngoài việc nhận văn bản bằng giấy, văn thư Ban có trách nhiệm theo dõi nhận các văn bản, thông tin chỉ đạo của Tổng cục, của Bộ Tài chính và các đơn vị trên mạng máy tính, báo cáo đầy đủ, kịp thời lãnh đạo Ban, đơn vị để xử lý công việc hàng ngày. Đồng thời văn thư Ban thực hiện cung cấp thông tin, gửi báo cáo, các văn bản ban hành do Ban, đơn vị soạn thảo qua mạng thư điện tử về trang Website của Tổng cục Thuế.

III. GIẢI QUYẾT VĂN BẢN ĐẾN

1. Đối với các Ban, đơn vị thuộc Tổng cục Thuế

a) Sau khi tiếp nhận văn bản đến từ phòng Hành chính, các Ban, đơn vị có ý kiến chỉ đạo về thời gian hoàn thành từng văn bản và giao cho công chức thuộc đơn vị giải quyết; đối với văn bản gấp hoặc có đóng dấu độ khẩn phải xử lý ngay không được để quá thời hạn quy định;

Những văn bản đến không có dấu, số đăng ký của Tổng cục Thuế (trừ trường hợp quy định riêng hoặc theo chỉ đạo gấp của Lãnh đạo Bộ Tài chính và Lãnh đạo Tổng cục Thuế) các Ban, đơn vị thuộc Tổng cục không được giải quyết;

Văn thư Ban có trách nhiệm cập nhật hồ sơ, văn bản theo chương trình phần mềm quản lý văn bản đến (theo hộp thư điện tử, tên cán bộ, công chức xử lý văn bản) của Ban, đơn vị mình trên máy tính để theo dõi quản lý và đôn đốc giải quyết đúng thời hạn (những văn bản sắp đến hạn Văn thư Ban, đơn vị phải báo cáo lãnh đạo Ban, đơn vị để có tín hiệu thông báo, nhắc nhở);

b) Cán bộ, công chức được phân công xử lý văn bản đến, đọc kỹ nội dung, kiểm tra hồ sơ kèm theo (nếu có), nếu hồ sơ chưa đủ theo quy định thì dự thảo văn bản để thủ trưởng đơn vị ký gửi đơn vị yêu cầu bổ sung kịp thời.

Trường hợp đã đủ hồ sơ, căn cứ vào ý kiến chỉ đạo của Lãnh đạo và chế độ chính sách có liên quan soạn thảo văn bản đảm bảo đúng nội dung, thể thức, kỹ thuật trình bày văn bản và thời gian theo quy định hiện hành.

Khi cán bộ, công chức trình lãnh đạo Ban, đơn vị duyệt bản thảo văn bản phải có phiếu trình Tổng cục (Mẫu III.1);

c) Lãnh đạo Ban, đơn vị duyệt, chỉnh sửa, hoàn thiện nội dung bản thảo văn bản, ký tắt cạnh dấu chấm hết (./.) đối với văn bản thuộc thẩm quyền Tổng cục ký ban hành; ký tắt cạnh nơi lưu (tên đơn vị soạn thảo viết tắt) đối với văn bản thuộc thẩm quyền Bộ ký ban hành đồng thời ký phiếu trình Lãnh đạo Tổng cục và kèm theo phiếu trình Bộ ( Mẫu III.2) để Lãnh đạo Tổng cục ký trình Bộ; chữ ký tắt phải nhỏ hơn 0,5cm2.

d) Văn bản dự thảo trình Tổng cục, trình Bộ duyệt, nếu phải lấy ý kiến tham gia của các Ban, đơn vị trong cơ quan Tổng cục hoặc các đơn vị ngoài ngành có liên quan thì xử lý như sau:

- Trường hợp xin ý kiến nội bộ cơ quan Tổng cục Thuế:

Lãnh đạo Ban, đơn vị chủ trì soạn thảo văn bản sử dụng phiếu lấy ý kiến (mẫu A3-1) gửi kèm theo dự thảo văn bản và hồ sơ vụ việc đang giải quyết cho các đơn vị liên quan; ý kiến tham gia của các đơn vị phải có ký duyệt của lãnh đạo Ban, đơn vị, sau đó chuyển lại cùng hồ sơ gốc về đơn vị chủ trì theo thời hạn quy định;

- Trường hợp xin ý kiến nội bộ ngành Thuế: Tuỳ theo từng nội dung, Lãnh đạo Tổng cục hoặc lãnh đạo Ban, đơn vị ký văn bản xin ý kiến Cục thuế; Văn thư TCT gửi văn bản bằng giấy kèm theo dự thảo, việc gửi văn bản bằng giấy chỉ thực hiện đến hết tháng 7 năm 2008, sau đó chuyển qua mạng (thư điện tử) đến Phòng Hành chính Cục thuế tỉnh, thành phố; văn bản tham gia của Cục Thuế từ tháng 8 năm 2008 gửi qua mạng (thư điện tử) về Ban, đơn vị chủ trì soạn thảo hoặc Phòng Hành chính – Lưu trữ Tổng cục Thuế.

- Các trường hợp khác xử lý theo quy định hiện hành.

2. Đối với Văn phòng Tổng cục Thuế

Tất cả các văn bản trình Lãnh đạo Tổng cục hoặc Lãnh đạo Bộ, Chính phủ...đều phải luân chuyển qua Phòng Tổng hợp thuộc Văn phòng Tổng cục Thuế, trừ trường hợp có quy định riêng. Đối với các trường hợp có quy định riêng, các Ban, đơn vị phải trình Tổng cục duyệt và thông báo với Văn phòng để có trách nhiệm theo dõi, quản lý.

Phòng Tổng hợp có trách nhiệm theo dõi văn bản trình lãnh đạo Tổng cục từ khi văn bản đến, quá trình xử lý cho đến khi có văn bản ký ban hành.

a) Phòng Tổng hợp khi tiếp nhận hồ sơ của các Ban, đơn vị trình Lãnh đạo Tổng cục phải kiểm tra hồ sơ đầy đủ thủ tục theo quy định. Bản thảo văn bản phải sạch sẽ, rõ ràng, đúng thể thức, đúng văn phạm và kỹ thuật trình bày văn bản. Nếu thiếu hồ sơ hoặc phát hiện bản thảo sai sót về nội dung và thể thức, kỹ thuật trình bày văn bản thì Phòng Tổng hợp trả lại đơn vị soạn thảo để hoàn thiện tiếp. Khi trả lại phải nêu rõ lý do cụ thể, trường hợp Ban, đơn vị không thống nhất với đề xuất của phòng Tổng hợp thì thực hiện theo trình tự thủ tục hành chính.

Hồ sơ, văn bản trình Lãnh đạo Tổng cục và Lãnh đạo Bộ duyệt, Phòng Tổng hợp cập nhập vào chương trình quản lý tờ trình trên máy vi tính để theo dõi tiến độ xử lý văn bản của từng Ban, đơn vị.

b) Bản thảo văn bản đã được Lãnh đạo Tổng cục hoặc Lãnh đạo Bộ duyệt, Phòng Tổng hợp trả lại các Ban, đơn vị chủ trì soạn thảo để hoàn thiện và trình ký chính thức ngay trong ngày, chậm nhất là ngày làm việc tiếp theo.

c) Khi trình ký chính thức, Phòng Tổng hợp xử lý như sau:

Đối với văn bản miễn giảm thuế, xoá nợ thuế; văn bản về nhân sự đi nước ngoài phải nhân đủ số bản theo nơi nhận để trình Lãnh đạo Tổng cục hoặc Lãnh đạo Bộ ký trực tiếp từng văn bản;

Những văn bản còn lại trình Lãnh đạo ký trước 01 bản, sau đó chuyển phòng Hành chính nhân bản hoặc in theo số lượng nơi nhận.

(Thủ tục chi tiết trình Tổng cục, trình Bộ giải quyết công việc thực hiện theo Quy chế làm việc của Tổng cục)

Một số loại văn bản chuyển bằng giấy như các chỉ đạo của Lãnh đạo Tổng cục, các thông báo của cơ quan...chỉ thực hiện đến hết tháng 7 năm 2008, từ 01/8/2008 Văn phòng sẽ chuyển về hộp thư điện tử để các Ban, đơn vị tiếp nhận và thực hiện kịp thời.

3. Đối với Lãnh đạo Tổng cục

Duyệt, sửa, ký văn bản thuộc thẩm quyền của lãnh đạo Tổng cục, ký phiếu trình Bộ và ký tắt cạnh dấu chấm hết (./.) của văn bản dự thảo thuộc thẩm quyền Bộ ký ban hành, chữ ký tắt phải nhỏ hơn 0,5cm2. Lãnh đạo Tổng cục không ký duyệt các văn bản do các Ban, đơn vị trực tiếp trình (trừ trường hợp có quy định riêng).

IV. BAN HÀNH VĂN BẢN

1. Kiểm tra thể thức, hình thức và kỹ thuật trình bày văn bản

Trước khi thực hiện các công việc để phát hành văn bản, văn thư phòng Hành chính-Lưu trữ theo dõi văn bản gửi đi (gọi tắt là văn thư đi) phải kiểm tra lại lần cuối về thể thức, hình thức và kỹ thuật trình bày văn bản, đảm bảo đúng quy định thì lưu hành; nếu phát hiện có sai sót kịp thời báo cáo lãnh đạo phòng Hành chính để xem xét đề xuất giải quyết kịp thời.

a) Ghi số, ngày, tháng của văn bản

Việc ghi số, ngày, tháng của văn bản thực hiện theo Thông tư liên tịch số 55/2005/TTLT-BNV-VPCP ngày 06/5/2005 của Bộ Nội vụ và Văn phòng Chính phủ hướng dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản.

Lưu ý: Các loại văn bản hành chính (kể cả quyết định, chỉ thị cá biệt) sau số văn bản không ghi năm ban hành.

b) Nhân văn bản

Văn bản đi được nhân bản hoặc in theo đúng số lượng đã ghi ở nơi nhận; đối với văn bản mật thực hiện theo Quyết định số 196/2003/QĐ-BTC ngày 02/12/2003 của Bộ trưởng Bộ Tài chính ban hành quy chế bảo vệ bí mật Nhà nước của ngành Tài chính.

2. Đóng dấu Cơ quan và dấu mức độ khẩn, mật

a) Đóng dấu Tổng cục Thuế

Văn thư đi thuộc phòng Hành chính-Lưu trữ là người giữ con dấu và trực tiếp đóng dấu các văn bản gửi đi của Tổng cục thuế. Chỉ được đóng dấu vào những văn bản, giấy tờ sau khi đã có chữ ký của Lãnh đạo Tổng cục, Lãnh đạo các Ban, đơn vị và Lãnh đạo Văn phòng (gọi tắt là người có thẩm quyền) được quy định tại Quyết định 1508/QĐ-VP ngày 13/10/2005 ban hành quy chế làm việc của Tổng cục Thuế;

- Dấu đóng phải rõ ràng, ngay ngắn, đúng chiều và chỉ dùng một loại mực dấu màu đỏ tươi;

- Khi đóng dấu lên chữ ký thì phải trùm lên 1/3 chữ ký về phía bên trái;

- Đối với các phụ lục kèm theo đóng vào từng phụ lục, trùm lên một phần tên phụ lục;

- Đối với văn bản cần đóng dấu giáp lai thì đóng ở mép lề bên phải, chính giữa trang giấy A4; mỗi trang phải có một phần con dấu;

b) Đóng dấu mức độ khẩn

- Tuỳ theo mức độ cần được chuyển phát nhanh, văn bản được xác định độ khẩn theo ba mức : hoả tốc, thượng khẩn, khẩn;

- Căn cứ ý kiến của Ban, đơn vị và chỉ đạo của Lãnh đạo Tổng cục, Văn thư đi thực hiện đóng dấu mức độ khẩn cho phù hợp; không được tuỳ tiện lạm dụng, đóng dấu mức độ khẩn vào các văn bản đi.

- Vị trí đóng dấu mức độ khẩn: Trang đầu, góc trái phía trên của văn bản.

c) Đóng dấu mức độ mật: Thực hiện theo quy định tại Quyết định số 196/QĐ-BTC ngày 02/12/2003 của Bộ Tài chính về việc ban hành Quy chế bảo vệ bí mật Nhà nước của ngành Tài chính.

3. Đăng ký văn bản đi

a) Lập sổ đăng ký văn bản đi

Sổ văn bản đi gồm các loại như sau:

- Sổ đăng ký công văn loại thường;

- Sổ đăng ký văn bản Mật đi;

- Sổ đăng ký Quyết định (Chỉ thị) cá biệt;

- Sổ đăng ký các loại văn bản hành chính khác (tờ trình, thông báo, báo cáo, mời họp, phiếu chuyển, công điện, công hàm...)

(Mẫu sổ đăng ký văn bản đi theo phụ lục số VII ban hành kèm theo công văn số 425/VTLTNN-NVTW ngày 18/7/2005 của Cục VTTNN hướng dẫn quản lý văn bản đi, văn bản đến)

b) Đăng ký theo dõi văn bản đi trên mạng tin học: toàn bộ các loại văn bản đi (trừ văn bản mật) đều được cập nhật dữ liệu vào chương trình quản lý văn bản đi của Tổng cục Thuế.

4. Làm thủ tục chuyển phát và theo dõi việc chuyển phát văn bản gửi đi:

a) Chuyển phát văn bản qua bưu điện

Căn cứ nơi nhận trong văn bản, văn thư đi đóng văn bản vào bì thư, dán kín, đề tên, địa chỉ của tổ chức, cá nhân nhận văn bản.

- Đóng dấu mức độ "Khẩn", "Mật", "Chỉ người có tên mới được bóc bì "hoặc "Bóc xem ngay" ở ngoài bì (nếu có)

- Những văn bản có đóng dấu mức độ khẩn được gửi theo phương thức phát nhanh (EMS);- Văn bản Mật gửi đi theo quy định hiện hành;

- Các loại còn lại gửi bình thường.

Văn bản đã ký, đóng dấu phải chuyển cho bưu điện phát hành ngay trong ngày, chậm nhất là ngày làm việc tiếp theo đảm bảo chính xác, an toàn tài liệu hoặc chuyển cho bộ phận "một cửa" để trả trực tiếp khách theo giấy hẹn.

Văn thư TCT phải lập sổ gửi văn bản đi bưu điện theo đúng quy định (mẫu số X kèm theo công văn số 425 ngày 18/7/2005 của Cục VTLTNN hướng dẫn quản lý văn bản đi, văn bản đến). Khi giao bì văn bản yêu cầu nhân viên bưu điện hoặc người nộp thuế có giấy hẹn kiểm tra, ký nhận vào sổ của đơn vị.

b) Phát hành văn bản trực tiếp cho người nhận

- Ban Hỗ trợ (bộ phận 1 cửa) nhận các văn bản đã được lưu hành tại phòng Hành chính theo giấy hẹn để trả trực tiếp cho người nộp thuế.

- Trường hợp tổ chức, cá nhân đến phòng Hành chính (không có giấy hẹn) đề nghị nhận văn bản trực tiếp:

+ Nếu là văn bản trả lời về chính sách, chế độ, người đến nhận phải có giấy giới thiệu của đơn vị;

+ Nếu là văn bản miễn giảm thuế, xoá nợ thuế, hoàn thuế người đến nhận phải có đầy đủ cả giấy giới thiệu của đơn vị được nhận văn bản và chứng minh thư nhân dân của bản thân.

c) Chuyển phát văn bản qua mạng

Những văn bản có đóng dấu mức độ khẩn hoặc gấp, phòng Hành chính-Lưu trữ phải chuyển ngay qua mạng hoặc fax để các cơ quan, đơn vị nhận và xử lý kịp thời.

d) Theo dõi việc chuyển phát văn bản đi

Phòng Hành chính-Lưu trữ có trách nhiệm theo dõi việc chuyển phát văn bản đi và xử lý như sau:

- Đối với văn bản có dấu "thu hồi" phải thu về đủ số lượng đã phát hành theo thời hạn quy định;

- Đối với văn bản gửi đi vì lý do nào đó không có người nhận, bưu điện trả lại thì chuyển trả đơn vị soạn thảo văn bản đó;

- Trường hợp văn bản gửi đi bị nhầm lẫn, thất lạc văn thư đi phải báo cáo Lãnh đạo phòng Hành chính và Lãnh đạo Văn phòng xem xét giải quyết kịp thời.

5. Lưu văn bản đi

- Mỗi văn bản đi thuộc loại Quyết định cá biệt: miễn giảm thuế, xoá nợ thuế vv ..., Quyết định về nhân sự đi nước ngoài chỉ được lưu hai bản chính, trong đó: văn thư đi 01 bản; các Ban, đơn vị soạn thảo văn bản lưu 01 bản kèm theo hồ sơ đã xử lý;

- Các văn bản đi còn lại thì được lưu ba bản chính, trong đó: văn thư đi 01 bản; các Ban, đơn vị soạn thảo lưu hai bản (văn thư bộ phận 01 bản lưu hồ sơ chung của đơn vị, 01 bản lưu hồ sơ đã xử lý)

6. Việc sao y bản chính, sao lục, trích sao văn bản: Phải có chữ ký của Lãnh đạo Văn phòng hoặc Lãnh đạo Ban Tổ chức Cán bộ (đối với văn bản về nhân sự) và đóng dấu của Tổng cục thuế ( hai mẫu sao 14, 15 kèm theo).

V. QUY ĐỊNH THỜI HẠN HOÀN THÀNH VIỆC GIẢI QUYẾT VĂN BẢN, MẪU VĂN BẢN VÀ THEO DÕI ĐÔN ĐỐC GIẢI QUYẾT VĂN BẢN

1. Thời hạn hoàn thành việc giải quyết văn bản

a) Đối với văn bản gấp, khẩn phải giải quyết trong thời hạn ngắn nhất theo ý kiến chỉ đạo của Người có thẩm quyền;

b) Đối với văn bản thường giải quyết theo thời hạn như sau:

- Công văn yêu cầu bổ sung hồ sơ, phiếu chuyển hồ sơ chậm nhất là 2 ngày làm việc;

- Văn bản thuộc thẩm quyền của Tổng cục Thuế chậm nhất là 15 ngày;

- Văn bản thuộc thẩm quyền của Bộ Tài chính chậm nhất là 20 ngày.

- Các văn bản miễn, giảm thuế 30 ngày làm việc (nếu đủ hồ sơ); xoá nợ thuế, tiền phạt và trường hợp miễn giảm thuế cần kiểm tra thực tế 60 ngày;

- Các đơn, thư khiếu nại, tố cáo thực hiện đúng theo Luật khiếu nại, tố cáo.

Bảng quy định thời hạn xử lý văn bản thường

Ghi chú: Về thời gian thực hiện:

+ Tại các Ban, đơn vị xử lý gồm 2 giai đoạn:

- Giai đoạn 1: Từ ngày nhận được văn bản đến khi dự thảo văn bản được lãnh đạo Ban, đơn vị ký trình, chuyển Văn phòng.

- Giai đoạn 2: Từ khi Lãnh đạo Tổng cục, Bộ đã ký dự thảo chuyển về Ban, đơn vị để hoàn thiện, chuyển Văn phòng trình ký chính thức.

+ Tại Văn phòng gồm 2 giai đoạn:

- Giai đoạn 1: Nhận tờ trình của các Ban, rà soát nội dung, thể thức, kỹ thuật trình bày bản thảo, trình Lãnh đạo Tổng cục.

- Giai đoạn 2: Nhân bản và phát hành văn bản

Những điểm cần lưu ý:

- Các văn bản xây dựng về chính sách chế độ, các dự án luật (nếu có) thực hiện theo tiến độ do Lãnh đạo Bộ và Lãnh đạo Tổng cục duyệt;

- Các loại văn bản trước khi trình Bộ phải lấy ý kiến tham gia của các Vụ, đơn vị có liên quan thì thời gian 2 ngày (1 đơn vị tham gia) đến 4 ngày (2 đơn vị tham gia trở lên); những trường hợp phải lấy ý kiến tham gia của các Ban, đơn vị thuộc Cơ quan Tổng cục Thuế thì thời gian 2 ngày/Ban và tối đa đến 3 ngày (nếu có từ 2 Ban, đơn vị trở lên tham gia); thời gian lấy ý kiến vẫn trong tổng thời gian phải trả lời tổ chức, cá nhân.

- Trường hợp Văn phòng đã làm thủ tục chuyển văn bản về Ban, đơn vị để giải quyết, nhưng Ban, đơn vị nghiên cứu thấy không đúng chức năng giải quyết thì làm ngay thủ tục nêu rõ lý do trả lại Văn phòng để xử lý kịp thời, tránh tình trạng không nghiên cứu đầy đủ, đùn đẩy, làm chậm trễ việc giải quyết, trả lời văn bản;

- Các văn bản trình Bộ, trường hợp Bộ không đồng ý với ý kiến của Tổng cục thì các Ban, đơn vị phải báo cáo lại Lãnh đạo Tổng cục trong thời gian chậm nhất là 2 ngày.

- Đối với những trường hợp phức tạp phải kéo dài thời gian hoặc không giải quyết được vì nhiều lý do, Ban, đơn vị phải thông báo bằng văn bản báo cho tổ chức, cá nhân biết và hẹn thời hạn sẽ trả lời cụ thể.

Khi đã trình duyệt ở các cấp, các Ban, đơn vị chủ trì có trách nhiệm bám sát, theo dõi, đôn đốc các văn bản đã trình duyệt và phối hợp với Văn phòng xử lý các văn bản trình, bảo đảm thời hạn quy định. Trường hợp Lãnh đạo Tổng cục phụ trách khối đi công tác dài ngày; đối với những công việc cần giải quyết ngay, gấp Văn phòng chuyển văn bản trình Lãnh đạo Tổng cục khác giải quyết; những việc không gấp hoặc các đề án chưa đến hạn thì chờ Lãnh đạo Tổng cục đi công tác về giải quyết.

2. Về hình thức và cách trình bày văn bản

Về hình thức văn bản yêu cầu thực hiện thống nhất theo 27 mẫu cơ bản (phụ lục kèm theo) trong đó:

- 03 mẫu văn bản Quy phạm pháp luật (Thông tư, Quyết định, Chỉ thị) của Bộ Tài chính;

- 16 mẫu văn bản hành chính của Bộ và Tổng cục Thuế.

- 08 mẫu phiếu trình, tờ trình, lấy ý kiến

Một số vấn đề cần lưu ý trong quá trình soạn thảo văn bản:

a) Sử dụng phông chữ tiếng Việt Unicode;

b) Cỡ chữ: tuỳ theo từng vị trí của tiêu thức của văn bản mà dùng cỡ chữ 11,12,13,14 cho đúng quy định (xem chi tiết ở từng phụ lục đính kèm); đánh số thứ tự của từng trang ở giữa phía trên hoặc góc phải phía dưới.

c) Kích thước lề:

Bố trí trên giấy A4

- Trang mặt trước:

+ Lề trên: cách mép trên 20 mm;

+ Lề dưới: cách mép dưới 25mm;

+ Lề trái: cách mép trái 30 mm;

+ Lề phải: cách mép phải 20mm.

- Trang mặt sau:

+ Lề trên, lề dưới như trang trước;

+ Lề trái: cách mép trái 20mm;

+ Lề phải: cách mép phải 30mm

Cụ thể trong chương trìnhWinword:

- Top: 0.8

- Bottom: 1''

- Left: 1.2''

- Right: 0.8

Văn bản do cơ quan Tổng cục Thuế ban hành phải thực hiện đúng thể thức, kỹ thuật trình bày văn bản theo thông tư liên tịch số 55/TTLT- BNV-VPCP ngày 06 tháng 5 năm 2005 của Bộ Nội vụ và Văn phòng Chính phủ; công văn số 6815/TC-VP ngày 06/6/2005 và công văn số 8072/ TC-VP ngày 28/6/2005 của Bộ Tài chính hướng dẫn cụ thể một số nội dung về kỹ thuật trình bày hình thức văn bản của Bộ Tài chính và hướng dẫn mẫu văn bản của Tổng cục thuế ( 16 mẫu văn bản) kèm theo Quyết định này.

3. Theo dõi, đôn đốc xử lý văn bản

a) Văn phòng (Phòng Hành chính và Phòng Tổng hợp) có trách nhiệm theo dõi, đôn đốc việc giải quyết và luân chuyển văn bản của cơ quan Tổng cục Thuế và các đơn vị liên quan.

Hàng tháng vào ngày 25, Văn phòng thống kê các văn bản đến và văn bản hoàn thành, đã lưu hành gửi các Ban, đơn vị kiểm tra đối chiếu. Kết quả đối chiếu các Ban, đơn vị phải gửi lại Văn phòng trong ngày 27 hàng tháng. Nếu kết quả đối chiếu không gửi lại Văn phòng thì coi như Ban, đơn vị đã thống nhất kết quả của Văn phòng.

- Phòng Hành chính in Biểu tổng hợp văn bản đến, số luỹ kế từ 01/01 đến ngày 25 của tháng báo cáo gồm các chỉ tiêu: Tổng số văn bản đến phải giải quyết, văn bản đã giải quyết và văn bản còn tồn đọng;

- Phòng Tổng hợp thông báo, đôn đốc số luỹ kế từ ngày 01/01 đến ngày 25 của tháng báo cáo, gồm các chỉ tiêu: văn bản đang trình duyệt, văn bản đã duyệt chuyển lại các Ban, đơn vị hoàn thiện tiếp nhưng chưa trình lại để ký ban hành.

b) Trưởng ban, thủ trưởng các đơn vị chịu trách nhiệm về nội dung và thời hạn giải quyết văn bản;

Đối với những việc chậm trễ, sai sót trong giải quyết hồ sơ văn bản, Văn phòng và các Ban, đơn vị phải kiểm điểm cụ thể, xác định rõ trách nhiệm của từng khâu, đến từng cá nhân thụ lý và Lãnh đạo Ban, đơn vị. Những trường hợp sai sót trùng lặp, gây hậu quả cần được phân tích làm rõ trách nhiệm. Nếu cá nhân vi phạm do không tuân thủ quy trình nghiệp vụ, quy chế công tác có dụng ý xấu cố ý làm sai lệch hồ sơ, văn bản, thì lãnh đạo Văn phòng, Ban, đơn vị phải báo cáo Tổng cục để xem xét xử lý kịp thời.

VI. LƯU TRỮ VĂN BẢN, TÀI LIỆU

1. Tại phòng Hành chính – Lưu trữ thuộc văn phòng Tổng cục Thuế.

a) Lưu hồ sơ văn bản đến gồm:

- Các loại văn bản Quy phạm pháp luật của Nhà nước và các Bộ, ngành.

- Công báo: hàng năm phải đóng thành quyển có bìa cứng bảo quản;

- Văn bản mật.

b) Lưu hồ sơ văn bản đi gồm:

- Văn bản Bộ ký ban hành

+ Tờ trình Thủ tướng Chính phủ

+ Thông tư

+ Văn bản mật gửi đi

2. Tại các Ban, đơn vị thuộc Tổng cục

a) Văn bản đến:

Các loại lưu hồ sơ chung:

- Văn bản Quy phạm pháp luật của Nhà nước và các Bộ, Ban, Ngành;

- Công báo;

b) Văn bản đi:

- Lưu hồ sơ chung: văn bản hướng dẫn chính sách, chế độ thuế của Bộ Tài chính và Tổng cục Thuế;

- Lưu hồ sơ công việc của từng cá nhân:

Sau khi giải quyết xong một công việc, cá nhân có trách nhiệm lập hồ sơ bao gồm các văn bản, tài liệu liên quan với nhau về một vấn đề, sự việc, đối tượng ... đã giải quyết; sắp xếp theo thứ tự từ trên xuống dưới như sau:

+ Bản chính văn bản đã ban hành;

+ Tờ trình văn bản có ý kiển chỉ đạo của lãnh đạo Tổng cục, Bộ Tài chính (nếu có);

+ Bản gốc văn bản (bản thảo cuối cùng được người có thẩm quyền duyệt);

+ Bản thảo văn bản lần đầu;

+ Bản chính của cơ quan, đơn vị, cá nhân kèm theo hồ sơ liên quan (nếu có) gửi đến Tổng cục Thuế, văn bản đến phải có dấu, số đăng ký đến của văn thư TCT; trường hợp văn bản gửi đến nhiều lần, mỗi văn bản đều có ý kiến chỉ đạo của Lãnh đạo Bộ, Lãnh đạo Tổng cục thì phải lưu trữ đầy đủ; những bản trùng thừa khác không cần lưu vào hồ sơ.

Hàng năm vào tháng 12, các phòng tiến hành rà soát lại toàn bộ hồ sơ, tài liệu sắp xếp theo sắc thuế, đối tượng quản lý hoặc loại công việc để nộp vào kho lưu trữ hiện hành của Văn phòng Tổng cục Thuế trong quý I năm sau.

Các Ban, đơn vị thuộc Tổng cục thuế có trách nhiệm quản lý chặt chẽ văn bản, tài liệu của đơn vị mình từ khi tiếp nhận, xử lý, trình duyệt, ký ban hành cho đến khi lưu trữ văn bản tài liệu theo đúng nghị định 110/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 của Chính phủ về công tác văn thư và Nghị định 111/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 của Chính phủ về công tác lưu trữ.

Cục Ứng dụng công nghệ thông tin: Có trách nhiệm thường xuyên phối hợp với Văn phòng để hoàn thiện phần mềm quản lý văn bản và ứng dụng công nghệ thông tin trong việc quản lý văn bản, cung cấp thông tin, báo cáo; từng bước sử dụng văn bản điện tử thay thế văn bản giấy trong quản lý điều hành công việc của các Ban, đơn vị, lãnh đạo Tổng cục và toàn ngành thuế.

VII. TỔ CHỨC THỰC HIỆN

Quy trình này có hiệu lực thực hiện từ ngày ký và được phổ biến đến tất cả cán bộ, công chức, viên chức, các Ban, đơn vị thuộc Tổng cục Thuế để tổ chức thực hiện.

(Về cơ chế hoạt động của bộ phận "một cửa" thuộc Ban Hỗ trợ người nộp thuế Tổng cục Thuế có quy định riêng.)

Văn phòng định kỳ hoặc đột xuất kỉểm tra công tác Văn thư, lưu trữ của các Ban, đơn vị và cơ quan thuế địa phương, tổng hợp báo cáo Tổng cục, Bộ.

- Những Ban, đơn vị hoàn thành tốt các chương trình công tác, các công việc thường xuyên và công việc đột xuất được giao về chất lượng và thời gian sẽ được xét khen thưởng theo chế độ khen thưởng hiện hành của Tổng cục Thuế.

- Trên cơ sở kết quả kiểm tra, đối chiếu chương trình công tác tháng, các việc đã giải quyết, trả lời và ý kiến phản ánh của các Cơ quan, đơn vị và Người nộp thuế; Ban, đơn vị nào không hoàn thành, hoàn thành không đúng thời gian quy định hoặc có những sai sót trong giải quyết công việc bị Tổng cục, Bộ phê bình thì trừ điểm thi đua. Cán bộ công chức được giao giải quyết công việc đó phải kiểm điểm rõ trách nhiệm và trưởng Ban, thủ trưởng đơn vị phải liên đới chịu trách nhiệm.

Trong quá trình thực hiện, nếu có vấn đề vướng mắc các Ban, đơn vị phản ánh kịp thời về Văn phòng Tổng cục Thuế để nghiên cứu báo cáo Tổng cục trưởng sửa đổi, bổ sung cho phù hợp./.