|
BỘ NỘI VỤ
CỤC VĂN THƯ VÀ LƯU TRỮ
NHÀ NƯỚC
------
|
CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ
NGHĨA VIỆT NAM
Độc
lập - Tự do -Hạnh phúc
--------
|
|
Số: 425/VTLTNN-NVTW
V/v
Hướng dẫn quản lý văn bản đi, văn bản đến
|
Hà Nội, ngày 18
tháng 7 năm 2005
|
|
Kính gửi:
|
- Các Bộ, cơ quan ngang Bộ, cơ quan thuộc
Chính phủ;
- Uỷ ban nhân dân các tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương;
- Văn phòng Quốc hội;
- Văn phòng Chủ tịch nước;
- Viện Kiểm sát nhân dân tối cao;
- Toà án nhân dân tối cao;
- Cơ quan trung ương của các đoàn thể;
- Các Tổng công ty nhà nước.
|
Căn cứ Quyết định số 177/2003/QĐ-TTg ngày 01
tháng 9 năm 2003 của Thủ tướng Chính phủ quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền
hạn và cơ cấu tổ chức của Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước;
Căn cứ Điều 16 và Điều 20 của Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày
08 tháng 4 năm 2004 của Chính phủ về công tác văn thư,
Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước hướng dẫn
việc quản lý văn bản đi, văn bản đến như sau:
I. HƯỚNG DẪN CHUNG
1. Phạm vi và đối tượng áp dụng
Công văn này hướng dẫn việc quản lý văn bản
đi và văn bản đến tại các cơ quan nhà nước, tổ chức chính trị - xã hội, tổ chức
xã hội, tổ chức xã hội - nghề nghiệp, tổ chức kinh tế và đơn vị vũ trang nhân
dân (sau đây gọi chung là cơ quan, tổ chức).
2. Nguyên tắc chung
a) Tất cả văn bản đi, văn bản đến của cơ quan,
tổ chức, trừ trường hợp pháp luật có quy định khác, đều phải được quản lý tập
trung, thống nhất tại văn thư của cơ quan, tổ chức (sau đây gọi tắt là văn thư)
theo hướng dẫn tại Công văn này.
b) Văn bản đi, văn bản đến thuộc ngày nào
phải được đăng ký, phát hành hoặc chuyển giao trong ngày, chậm nhất là trong
ngày làm việc tiếp theo. Văn bản đến có đóng các dấu độ khẩn: “Hoả tốc” (kể cả
“Hoả tốc” hẹn giờ), “Thượng khẩn” và “Khẩn” (sau đây gọi chung là văn bản khẩn)
phải được đăng ký, trình và chuyển giao ngay sau khi nhận được. Văn bản khẩn đi
cần được hoàn thành thủ tục phát hành và chuyển phát ngay sau khi văn bản được
ký.
c) Văn bản, tài liệu mang bí mật nhà nước
(sau đây gọi tắt là văn bản mật) được đăng ký, quản lý theo quy định của pháp
luật hiện hành về bảo vệ bí mật nhà nước và hướng dẫn cụ thể tại Công văn này.
3. Giải thích từ ngữ
Trong văn bản này, những từ ngữ dưới đây được
hiểu như sau:
a) Văn bản đi
Tất cả các loại văn bản, bao gồm văn bản quy
phạm pháp luật, văn bản hành chính và văn bản chuyên ngành (kể cả bản sao văn
bản, văn bản lưu chuyển nội bộ và văn bản mật) do cơ quan, tổ chức phát hành
được gọi chung là văn bản đi.
b) Văn bản đến
Tất cả các loại văn bản, bao gồm văn bản quy
phạm pháp luật, văn bản hành chính và văn bản chuyên ngành (kể cả bản Fax, văn
bản được chuyển qua mạng và văn bản mật) và đơn, thư gửi đến cơ quan, tổ chức
được gọi chung là văn bản đến.
c) Đăng ký văn bản
Đăng ký văn bản là việc ghi chép hoặc cập
nhật những thông tin cần thiết về văn bản như số, ký hiệu; ngày, tháng, năm ban
hành; tên loại và trích yếu nội dung; nơi nhận v.v... vào sổ đăng ký văn bản
hoặc cơ sở dữ liệu quản lý văn bản trên máy vi tính để quản lý và tra tìm văn
bản.
II. QUẢN LÝ VĂN BẢN ĐẾN
1. Tiếp nhận, đăng ký văn bản đến
a) Tiếp nhận văn bản đến
Khi tiếp nhận văn bản được chuyển đến từ mọi
nguồn, người làm văn thư của cơ quan, tổ chức (sau đây gọi chung là cán bộ văn
thư) hoặc người được giao nhiệm vụ tiếp nhận văn bản đến trong trường hợp văn
bản được chuyển đến ngoài giờ làm việc hoặc vào ngày nghỉ, phải kiểm tra sơ bộ
về số lượng, tình trạng bì, nơi nhận, dấu niêm phong (nếu có), v.v...; đối với
văn bản mật đến, phải kiểm tra, đối chiếu với nơi gửi trước khi nhận và ký
nhận.
Nếu phát hiện thiếu hoặc mất bì, tình trạng
bì không còn nguyên vẹn hoặc văn bản được chuyển đến muộn hơn thời gian ghi
trên bì (đối với bì văn bản có đóng dấu “Hoả tốc” hẹn giờ), phải báo cáo ngay
cho người được giao trách nhiệm giúp người đứng đầu cơ quan, tổ chức quản lý
công tác văn thư (sau đây gọi tắt là người được giao trách nhiệm); trong trường
hợp cần thiết, phải lập biên bản với người đưa văn bản.
Đối với văn bản đến được chuyển phát qua máy
Fax hoặc qua mạng, cán bộ văn thư cũng phải kiểm tra về số lượng văn bản, số
lượng trang của mỗi văn bản, v.v...; trường hợp phát hiện có sai sót, phải kịp
thời thông báo cho nơi gửi hoặc báo cáo người được giao trách nhiệm xem xét,
giải quyết.
b) Phân loại sơ bộ, bóc bì văn bản đến
Sau khi tiếp nhận, các bì văn bản đến được
phân loại sơ bộ và xử lý như sau:
- Loại không bóc bì: bao gồm các bì văn bản
gửi cho tổ chức Đảng, các đoàn thể trong cơ quan, tổ chức và các bì văn bản gửi
đích danh người nhận, được chuyển tiếp cho nơi nhận. Đối với những bì văn bản
gửi đích danh người nhận, nếu là văn bản liên quan đến công việc chung của cơ
quan, tổ chức thì cá nhân nhận văn bản có trách nhiệm chuyển cho văn thư để
đăng ký.
- Loại do cán bộ văn thư bóc bì: bao gồm tất
cả các loại bì còn lại, trừ những bì văn bản trên có đóng dấu chữ ký hiệu các
độ mật (bì văn bản mật);
- Đối với bì văn bản mật, việc bóc bì được
thực hiện theo quy định tại Thông tư số 12/2002/TT-BCA(A11) ngày 13 tháng 9 năm
2002 của Bộ Công an hướng dẫn thực hiện Nghị định số 33/2002/NĐ-CP ngày 28
tháng 3 năm 2002 của Chính phủ quy định chi tiết thi hành Pháp lệnh Bảo vệ bí
mật nhà nước và quy định cụ thể của cơ quan, tổ chức.
Khi bóc bì văn bản cần lưu ý:
- Những bì có đóng các dấu độ khẩn cần được
bóc trước để giải quyết kịp thời;
- Không gây hư hại đối với văn bản trong bì;
không làm mất số, ký hiệu văn bản, địa chỉ cơ quan gửi và dấu bưu điện; cần
soát lại bì, tránh để sót văn bản;
- Đối chiếu số, ký hiệu ghi ngoài bì với số,
ký hiệu của văn bản trong bì; trường hợp phát hiện có sai sót, cần thông báo
cho nơi gửi biết để giải quyết;
- Nếu văn bản đến có kèm theo phiếu gửi thì
phải đối chiếu văn bản trong bì với phiếu gửi; khi nhận xong, phải ký xác nhận,
đóng dấu vào phiếu gửi và gửi trả lại cho nơi gửi văn bản;
- Đối với đơn, thư khiếu nại, tố cáo và những
văn bản cần được kiểm tra, xác minh một điểm gì đó hoặc những văn bản mà ngày
nhận cách quá xa ngày tháng của văn bản thì cần giữ lại bì và đính kèm với văn
bản để làm bằng chứng.
c) Đóng dấu “Đến”, ghi số và ngày đến
Văn bản đến của cơ quan, tổ chức phải được
đăng ký tập trung tại văn thư, trừ những loại văn bản được đăng ký riêng theo
quy định của pháp luật và quy định cụ thể của cơ quan, tổ chức như các hoá đơn,
chứng từ kế toán v.v…
Tất cả văn bản đến thuộc diện đăng ký tại văn
thư phải được đóng dấu “Đến”; ghi số đến và ngày đến (kể cả giờ đến trong những
trường hợp cần thiết). Đối với bản Fax thì cần chụp lại trước khi đóng dấu
“Đến”; đối với văn bản đến được chuyển phát qua mạng, trong trường hợp cần
thiết, có thể in ra và làm thủ tục đóng dấu “Đến”.
Đối với những văn bản đến không thuộc diện
đăng ký tại văn thư thì không phải đóng dấu “Đến” mà được chuyển cho đơn vị
hoặc cá nhân có trách nhiệm theo dõi, giải quyết.
Dấu “Đến” được đóng rõ ràng, ngay ngắn vào khoảng
giấy trống, dưới số, ký hiệu (đối với những văn bản có ghi tên loại), dưới
trích yếu nội dung (đối với công văn) hoặc vào khoảng giấy trống phía dưới
ngày, tháng, năm ban hành văn bản.
Mẫu dấu “Đến” và việc ghi các thông tin trên
dấu “Đến” được thực hiện theo hướng dẫn tại Phụ lục I - Dấu “Đến” kèm theo Công
văn này.
d) Đăng ký văn bản đến
Văn bản đến được đăng ký vào sổ đăng ký văn
bản hoặc cơ sở dữ liệu văn bản đến trên máy vi tính.
- Đăng ký văn bản đến bằng sổ
+ Lập sổ đăng ký văn bản đến
Tuỳ theo số lượng văn bản đến hàng năm, các
cơ quan, tổ chức quy định cụ thể việc lập các loại sổ đăng ký cho phù hợp.
Đối với những cơ quan, tổ chức tiếp nhận dưới
2000 văn bản đến một năm thì cần lập ít nhất hai loại sổ sau:
Sổ đăng ký văn bản đến (dùng để đăng ký tất
cả các loại văn bản, trừ văn bản mật);
Sổ đăng ký văn bản mật đến.
Những cơ quan, tổ chức tiếp nhận từ 2000 đến
dưới 5000 văn bản đến một năm, nên lập các loại sổ sau:
Sổ đăng ký văn bản đến của các Bộ, ngành,
cơ quan trung ương;
Sổ đăng ký văn bản đến của các cơ quan, tổ
chức khác;
Sổ đăng ký văn bản mật đến.
Đối với những cơ quan, tổ chức tiếp nhận trên
5000 văn bản đến một năm thì cần lập các sổ đăng ký chi tiết hơn, theo một số
nhóm cơ quan giao dịch nhất định và sổ đăng ký văn bản mật đến.
Những cơ quan, tổ chức hàng năm tiếp nhận
nhiều đơn, thư khiếu nại, tố cáo có thể lập sổ đăng ký đơn, thư riêng; trường
hợp số lượng đơn, thư không nhiều thì nên sử dụng sổ đăng ký văn bản đến để
đăng ký. Đối với những cơ quan, tổ chức hàng năm tiếp nhận, giải quyết số lượng
lớn yêu cầu dịch vụ hành chính công hoặc các yêu cầu, đề nghị khác của cơ quan,
tổ chức và công dân thì cần lập thêm các sổ đăng ký yêu cầu dịch vụ theo quy
định của pháp luật.
+ Đăng ký văn bản đến
Mẫu sổ và việc đăng ký văn bản đến, kể và văn
bản mật đến, được thực hiện theo hướng dẫn tại Phụ lục II - Sổ đăng ký văn bản
đến kèm theo Công văn này.
Mẫu sổ và việc đăng ký đơn, thư được thực
hiện theo hướng dẫn tại Phụ lục III - Sổ đăng ký đơn, thư kèm theo Công văn
này.
- Đăng ký văn bản bằng máy vi tính sử dụng
chương trình quản lý văn bản
+ Yêu cầu chung đối với việc xây dựng cơ sở
dữ liệu văn bản đến được thực hiện theo Bản hướng dẫn về ứng dụng công nghệ
thông tin trong văn thư - lưu trữ ban hành kèm theo Công văn số 608/LTNN-TTNC
ngày 19 tháng 11 năm 1999 của Cục Lưu trữ Nhà nước (nay là Cục Văn thư và Lưu
trữ nhà nước).
+ Việc đăng ký (cập nhật) văn bản đến vào cơ
sở dữ liệu văn bản đến được thực hiện theo hướng dẫn sử dụng chương trình phần
mềm quản lý văn bản của cơ quan, tổ chức cung cấp chương trình phần mềm đó.
- Khi đăng ký văn bản, cần bảo đảm rõ ràng,
chính xác; không viết bằng bút chì, bút mực đỏ; không viết tắt những từ, cụm từ
không thông dụng.
2. Trình và chuyển giao văn bản đến
a) Trình văn bản đến
Sau khi đăng ký, văn bản đến phải được kịp
thời trình cho người đứng đầu cơ quan, tổ chức hoặc người được người đứng đầu
cơ quan, tổ chức giao trách nhiệm (sau đây gọi chung là người có thẩm quyền)
xem xét và cho ý kiến phân phối, chỉ đạo giải quyết.
Người có thẩm quyền, căn cứ vào nội dung của
văn bản đến; quy chế làm việc của cơ quan, tổ chức; chức năng, nhiệm vụ và kế
hoạch công tác được giao cho các đơn vị, cá nhân, cho ý kiến phân phối văn bản,
ý kiến chỉ đạo giải quyết (nếu có) và thời hạn giải quyết văn bản (trong trường
hợp cần thiết). Đối với văn bản đến liên quan đến nhiều đơn vị hoặc nhiều cá
nhân thì cần xác định rõ đơn vị hoặc cá nhân chủ trì, những đơn vị hoặc cá nhân
tham gia và thời hạn giải quyết của mỗi đơn vị, cá nhân (nếu cần).
Ý kiến phân phối văn bản được ghi vào mục
“chuyển” trong dấu “Đến”. Ý kiến chỉ đạo giải quyết (nếu có) và thời hạn giải
quyết văn bản đến (nếu có) cần được ghi vào phiếu riêng. Mẫu phiếu giải quyết
văn bản đến do các cơ quan, tổ chức quy định cụ thể (có thể tham khảo mẫu
“Phiếu giải quyết văn bản đến” tại Phụ lục IV kèm theo Công văn này).
Sau khi có ý kiến phân phối, ý kiến chỉ đạo
giải quyết (nếu có) của người có thẩm quyền, văn bản đến được chuyển trở lại
văn thư để đăng ký bổ sung vào sổ đăng ký văn bản đến, sổ đăng ký đơn, thư
(trong trường hợp đơn thư được vào sổ đăng ký riêng) hoặc vào các trường tương
ứng trong cơ sở dữ liệu văn bản đến.
b) Chuyển giao văn bản đến
Văn bản đến được chuyển giao cho các đơn vị
hoặc cá nhân giải quyết căn cứ vào ý kiến của người có thẩm quyền. Việc chuyển
giao văn bản đến cần bảo đảm những yêu cầu sau:
- Nhanh chóng: văn bản cần được chuyển cho
đơn vị hoặc cá nhân có trách nhiệm giải quyết trong ngày, chậm nhất là trong
ngày làm việc tiếp theo;
- Đúng đối tượng: văn bản phải được chuyển
cho đúng người nhận;
- Chặt chẽ: khi chuyển giao văn bản, phải
tiến hành kiểm tra, đối chiếu và người nhận văn bản phải ký nhận; đối với văn
bản đến có đóng dấu “Thượng khẩn” và “Hoả tốc” (kể cả “Hoả tốc” hẹn giờ) thì
cần ghi rõ thời gian chuyển.
Cán bộ văn thư của đơn vị hoặc người được thủ
trưởng đơn vị giao trách nhiệm, sau khi tiếp nhận văn bản đến, phải vào sổ đăng
ký của đơn vị, trình thủ trưởng đơn vị xem xét và cho ý kiến phân phối, ý kiến
chỉ đạo giải quyết (nếu có). Căn cứ vào ý kiến của thủ trưởng đơn vị, văn bản
đến được chuyển cho cá nhân trực tiếp theo dõi, giải quyết.
Khi nhận được bản chính của bản Fax hoặc văn
bản chuyển qua mạng, cán bộ văn thư cũng phải đóng dấu “Đến”, ghi số và ngày
đến (số đến và ngày đến là số thứ tự và ngày, tháng, năm đăng ký bản Fax, văn
bản chuyển qua mạng) và chuyển cho đơn vị hoặc cá nhân đã nhận bản Fax, văn bản
chuyển qua mạng.
Tuỳ theo số lượng văn bản đến hàng năm, các
cơ quan, tổ chức quyết định việc lập sổ chuyển giao văn bản đến theo hướng dẫn
như sau:
- Đối với những cơ quan, tổ chức tiếp nhận
dưới 2000 văn bản đến một năm thì nên sử dụng ngay sổ đăng ký văn bản đến để
chuyển giao văn bản;
- Những cơ quan, tổ chức tiếp nhận trên 2000
văn bản đến một năm cần lập sổ chuyển giao văn bản đến (mẫu sổ và cách ghi được
thực hiện theo hướng dẫn tại Phụ lục V - Sổ chuyển giao văn bản đến kèm theo
Công văn này).
3. Giải quyết và theo dõi, đôn đốc việc giải
quyết văn bản đến
a) Giải quyết văn bản đến
Khi nhận được văn bản đến, các đơn vị, cá
nhân có trách nhiệm giải quyết kịp thời theo thời hạn được pháp luật quy định
hoặc theo quy định cụ thể của cơ quan, tổ chức; đối với những văn bản đến có
đóng các dấu độ khẩn, phải giải quyết khẩn trương, không được chậm trễ.
Khi trình người đứng đầu cơ quan, tổ chức cho
ý kiến chỉ đạo giải quyết, đơn vị, cá nhân cần đính kèm phiếu giải quyết văn
bản đến có ý kiến đề xuất của đơn vị, cá nhân (mẫu phiếu tham khảo Phụ lục IV
kèm theo Công văn này).
Đối với văn bản đến có liên quan đến các đơn
vị và cá nhân khác, đơn vị hoặc cá nhân chủ trì giải quyết cần gửi văn bản hoặc
bản sao văn bản đó (kèm theo phiếu giải quyết văn bản đến có ý kiến chỉ đạo
giải quyết của người có thẩm quyền) để lấy ý kiến của các đơn vị, cá nhân. Khi
trình người đứng đầu cơ quan, tổ chức xem xét, quyết định, đơn vị hoặc cá nhân
chủ trì phải trình kèm văn bản tham gia ý kiến của các đơn vị, cá nhân có liên
quan.
b) Theo dõi, đôn đốc việc giải quyết văn bản
đến
Tất cả văn bản đến có ấn định thời hạn giải
quyết theo quy định của pháp luật hoặc quy định của cơ quan, tổ chức đều phải
được theo dõi, đôn đốc về thời hạn giải quyết.
Trách nhiệm theo dõi, đôn đốc việc giải quyết
văn bản đến:
- Người được giao trách nhiệm có nhiệm vụ
theo dõi, đôn đốc các đơn vị, cá nhân giải quyết văn bản đến theo thời hạn đã
được quy định;
- Căn cứ quy định cụ thể của cơ quan, tổ
chức, cán bộ văn thư có nhiệm vụ tổng hợp số liệu về văn bản đến, bao gồm: tổng
số văn bản đến; văn bản đến đã được giải quyết; văn bản đến đã đến hạn nhưng
chưa được giải quyết v.v... để báo cáo cho người được giao trách nhiệm. Trường
hợp cơ quan, tổ chức chưa ứng dụng máy vi tính để theo dõi việc giải quyết văn
bản đến thì cán bộ văn thư cần lập sổ để theo dõi việc giải quyết văn bản đến
(mẫu sổ và cách ghi sổ được thực hiện theo hướng dẫn tại Phụ lục VI - Sổ theo
dõi giải quyết văn bản đến kèm theo Công văn này);
+ Đối với văn bản đến có đóng dấu “Tài liệu
thu hồi”, cán bộ văn thư có trách nhiệm theo dõi, thu hồi hoặc gửi trả lại nơi
gửi theo đúng thời hạn quy định.
III. QUẢN LÝ VĂN BẢN ĐI
1. Kiểm tra thể thức, hình thức và kỹ thuật
trình bày; ghi số và ngày, tháng của văn bản
a) Kiểm tra thể thức, hình thức và kỹ thuật
trình bày văn bản
Trước khi thực hiện các công việc để phát
hành văn bản, cán bộ văn thư cần kiểm tra lại về thể thức, hình thức và kỹ
thuật trình bày văn bản; nếu phát hiện có sai sót, phải kịp thời báo cáo người
được giao trách nhiệm xem xét, giải quyết.
b) Ghi số và ngày, tháng văn bản
- Ghi số của văn bản
Tất cả văn bản đi của cơ quan, tổ chức, trừ
trường hợp pháp luật có quy định khác, đều được đánh số theo hệ thống số chung
của cơ quan, tổ chức do văn thư thống nhất quản lý.
Việc đánh số văn bản quy phạm pháp luật được
thực hiện theo quy định tại Điểm a Khoản 3 Mục II của Thông tư
liên tịch số 55/2005/TTLT-BNV-VPCP ngày 06 tháng 5 năm 2005 của Bộ Nội vụ
và Văn phòng Chính phủ hướng dẫn về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản.
Việc đánh số văn bản hành chính được thực
hiện theo quy định tại Điểm b Khoản 3 Mục II của Thông tư liên
tịch số 55/2005/TTLT-BNV-VPCP và hướng dẫn tại Công văn này. Tuỳ theo tổng
số văn bản và số lượng mỗi loại văn bản hành chính được cơ quan, tổ chức ban
hành trong một năm mà lựa chọn phương pháp đánh số và đăng ký văn bản cho phù
hợp, cụ thể như sau:
+ Đối với những cơ quan, tổ chức ban hành
dưới 500 văn bản một năm thì có thể đánh số và đăng ký chung cho tất cả các
loại văn bản hành chính;
+ Những cơ quan, tổ chức ban hành từ 500 đến
dưới 2000 văn bản một năm, có thể lựa chọn phương pháp đánh số và đăng ký hỗn
hợp, vừa theo từng loại văn bản hành chính (áp dụng đối với một số loại văn bản
như quyết định (cá biệt), chỉ thị (cá biệt), giấy giới thiệu, giấy đi đường, v.v...);
vừa theo các nhóm văn bản nhất định (nhóm văn bản có ghi tên loại như chương
trình, kế hoạch, báo cáo, v.v…, và nhóm công văn);
+ Đối với những cơ quan, tổ chức ban hành
trên 2000 văn bản một năm thì nên đánh số và đăng ký riêng, theo từng loại văn bản
hành chính.
Văn bản mật đi được đánh số và đăng ký riêng.
- Ghi ngày, tháng văn bản
Việc ghi ngày, tháng văn bản được thực hiện
theo quy định tại Điểm b Khoản 4 Mục II của Thông tư liên tịch
số 55/2005/TTLT-BNV-VPCP.
c) Nhân bản
Văn bản đi được nhân bản theo đúng số lượng
và thời gian quy định. Việc nhân bản văn bản mật được thực hiện theo quy định
tại Khoản 1 Điều 8 của Nghị định số 33/2002/NĐ-CP ngày 28
tháng 3 năm 2002 của Chính phủ quy định chi tiết thi hành Pháp lệnh Bảo vệ bí
mật nhà nước.
2. Đóng dấu cơ quan và dấu mức độ khẩn, mật
a) Đóng dấu cơ quan
Việc đóng dấu lên chữ ký và lên các phụ lục
kèm theo văn bản chính được thực hiện theo quy định tại Khoản 2
và 3 Điều 26 của Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng 4 năm 2004 của
Chính phủ về công tác văn thư.
Việc đóng dấu giáp lai đối với văn bản, tài
liệu chuyên ngành và phụ lục kèm theo được thực hiện theo quy định tại Khoản 4 Điều 26 của Nghị định số 110/2004/NĐ-CP. Dấu được đóng
vào khoảng giữa mép phải của văn bản hoặc phụ lục văn bản, trùm lên một phần
các tờ giấy.
b) Đóng dấu độ khẩn, mật
Việc đóng dấu các độ khẩn (“Hoả tốc” (kể cả
“Hoả tốc” hẹn giờ), “Thượng khẩn” và “Khẩn”) trên văn bản được thực hiện theo
quy định tại Điểm a Khoản 10 Mục II của Thông tư liên tịch số
55/2005/TTLT-BNV-VPCP.
Việc đóng dấu các độ mật (“Tuyệt mật”, “Tối
mật” và “Mật”), dấu “Tài liệu thu hồi” trên văn bản được thực hiện theo quy
định tại Khoản 2 của Thông tư số 12/2002/TT-BCA (A11).
Vị trí đóng dấu độ khẩn, dấu độ mật và dấu
“Tài liệu thu hồi” trên văn bản được thực hiện theo quy định tại Điểm
k Khoản 2 Mục III của Thông tư liên tịch số 55/2005/TTLT-BNV-VPCP.
3. Đăng ký văn bản đi
Văn bản đi được đăng ký vào sổ đăng ký văn
bản đi hoặc cơ sở dữ liệu văn bản đi trên máy vi tính.
a) Đăng ký văn bản đi bằng sổ
- Lập sổ đăng ký văn bản đi
Căn cứ tổng số và số lượng mỗi loại văn bản
đi hàng năm, các cơ quan, tổ chức quy định cụ thể việc lập sổ đăng ký văn bản
đi cho phù hợp. Tuy nhiên, không nên lập nhiều sổ mà có thể sử dụng một sổ được
chia ra thành nhiều phần để đăng ký các loại văn bản tuỳ theo phương pháp đánh
số và đăng ký văn bản đi mà cơ quan, tổ chức áp dụng theo hướng dẫn tại Điểm b Khoản
1 của mục này, cụ thể như sau:
+ Đối với những cơ quan, tổ chức ban hành
dưới 500 văn bản một năm thì chỉ nên lập hai loại sổ sau:
Sổ đăng ký văn bản đi (loại thường);
Sổ đăng ký văn bản mật đi.
+ Những cơ quan, tổ chức ban hành từ 500 đến
dưới 2000 văn bản một năm có thể lập các loại sổ sau:
Sổ đăng ký văn bản quy phạm pháp luật (nếu
có) và quyết định (cá biệt), chỉ thị (cá biệt) (loại thường);
Sổ đăng ký văn bản hành chính có ghi tên
loại khác và công văn (loại thường);
Sổ đăng ký văn bản mật đi.
+ Đối với những cơ quan, tổ chức ban hành
trên 2000 văn bản một năm thì cần lập ít nhất các loại sổ sau:
Sổ đăng ký văn bản quy phạm pháp luật (nếu
có) và quyết định (cá biệt), chỉ thị (cá biệt) (loại thường);
Sổ đăng ký văn bản hành chính có ghi tên
loại khác (loại thường);
Sổ đăng ký công văn (loại thường);
Sổ đăng ký văn bản mật đi.
- Đăng ký văn bản đi
Mẫu sổ và việc đăng ký văn bản đi, kể cả bản
sao văn bản và văn bản mật, được thực hiện theo hướng dẫn tại Phụ lục VII - Sổ
đăng ký văn bản đi kèm theo Công văn này.
b) Đăng ký văn bản đi bằng máy vi tính sử
dụng chương trình quản lý văn bản
Yêu cầu chung đối với việc xây dựng cơ sở dữ
liệu văn bản đi được thực hiện theo Bản hướng dẫn về ứng dụng công nghệ thông
tin trong văn thư - lưu trữ ban hành kèm theo Công văn số 608/LTNN-TTNC ngày 19
tháng 11 năm 1999 của Cục Lưu trữ Nhà nước (nay là Cục Văn thư và Lưu trữ nhà
nước).
Việc đăng ký (cập nhật) văn bản đi vào cơ sở
dữ liệu văn bản đi được thực hiện theo hướng dẫn sử dụng chương trình phần mềm
quản lý văn bản của cơ quan, tổ chức cung cấp chương trình phần mềm đó.
4. Làm thủ tục, chuyển phát và theo dõi việc
chuyển phát văn bản đi
a) Làm thủ tục phát hành văn bản
- Lựa chọn bì
Tuỳ theo số lượng, độ dày và khổ giấy của văn
bản mà lựa chọn loại bì và kích thước bì cho phù hợp. Bì văn bản cần có kích
thước lớn hơn kích thước của văn bản khi được vào bì (ở dạng để nguyên khổ giấy
hoặc được gấp lại) để có thể vào bì một cách dễ dàng (chi tiết xem hướng dẫn
tại Phục lục VIII - Bì văn bản kèm theo Công văn này).
Bì văn bản cần được làm bằng loại giấy dai,
bền, khó thấm nước, không nhìn thấu qua được và có định lượng ít nhất từ
80gram/m2 trở lên. Bì văn bản mật được thực hiện theo quy định tại Khoản 2 của Thông tư số 12/2002/TT-BCA (A11).
- Trình bày bì và viết bì
Mẫu trình bày bì văn bản và cách viết bì được
thực hiện theo hướng dẫn tại Phụ lục VIII - Bì văn bản kèm theo Công văn này.
- Vào bì và dán bì:
Tuỳ theo số lượng và độ dày của văn bản mà
lựa chọn cách gấp văn bản để vào bì. Khi gấp văn bản cần lưu ý để mặt giấy có
chữ vào trong.
Khi vào bì, cần tránh làm nhàu văn bản. Khi
dán bì, cần lưu ý không để hồ dán dính vào văn bản; hồ phải dính đều; mép bì
phải được dán kín và không bị nhăn. Hồ dùng để dán bì phải có độ kết dính cao,
khó bóc.
- Đóng dấu độ khẩn, dấu chữ ký hiệu độ mật và
dấu khác lên bì
Trên bì văn bản khẩn phải đóng dấu độ khẩn
đúng như dấu độ khẩn đóng trên văn bản trong bì.
Việc đóng dấu “Chỉ người có tên mới được bóc
bì” và các dấu chữ ký hiệu độ mật trên bì văn bản mật được thực hiện theo quy
định tại Khoản 2 và 3 của Thông tư số 12/2002/TT-BCA (A11).
b) Chuyển phát văn bản đi
- Chuyển giao trực tiếp cho các đơn vị, cá
nhân trong nội bộ cơ quan, tổ chức
Tuỳ theo số lượng văn bản đi được chuyển giao
trực tiếp cho các đơn vị, cá nhân trong nội bộ cơ quan, tổ chức và cách tổ chức
chuyển giao (được thực hiện tại văn thư hoặc do cán bộ văn thư trực tiếp chuyển
đến các đơn vị, cá nhân), các cơ quan, tổ chức quyết định lập sổ riêng hoặc sử
dụng sổ đăng ký văn bản đi để chuyển giao văn bản theo hướng dẫn dưới đây:
+ Những cơ quan, tổ chức có số lượng văn bản
đi được chuyển giao trong nội bộ nhiều và việc chuyển giao văn bản được thực
hiện tập trung tại văn thư cần lập sổ chuyển giao riêng (mẫu sổ và việc vào sổ
được thực hiện theo hướng dẫn tại Phụ lục IX - Sổ chuyển giao văn bản đi kèm
theo Công văn này).
+ Đối với những cơ quan, tổ chức có số lượng
văn bản đi được chuyển giao ít và việc chuyển giao văn bản do cán bộ văn thư
trực tiếp thực hiện thì nên sử dụng sổ đăng ký văn bản đi để chuyển giao văn
bản, chỉ cần bổ sung cột “Ký nhận” vào sau cột (5) “Nơi nhận văn bản”.
Khi chuyển giao văn bản cho các đơn vị, cá
nhân trong nội bộ, người nhận văn bản phải ký nhận vào sổ.
- Chuyển giao trực tiếp cho các cơ quan, tổ
chức khác
Tất cả văn bản đi do cán bộ văn thư hoặc giao
liên cơ quan, tổ chức chuyển trực tiếp cho các cơ quan, tổ chức khác đều phải
được đăng ký vào sổ (mẫu sổ và việc vào sổ được thực hiện theo hướng dẫn tại
Phụ lục IX - Sổ chuyển giao văn bản đi). Khi chuyển giao văn bản, phải yêu cầu
người nhận ký nhận vào sổ.
- Chuyển phát văn bản đi qua bưu điện
Tất cả văn bản đi được chuyển phát qua hệ
thống bưu điện đều phải được đăng ký vào sổ (mẫu sổ và việc vào sổ được thực
hiện theo hướng dẫn tại Phụ lục X - Sổ gửi văn bản đi bưu điện kèm theo Công
văn này). Khi giao bì văn bản, phải yêu cầu nhân viên bưu điện kiểm tra, ký
nhận và đóng dấu vào sổ (nếu có).
- Chuyển phát văn bản đi bằng máy Fax, qua
mạng
Trong trường hợp cần chuyển phát nhanh, văn
bản đi có thể được chuyển cho nơi nhận bằng máy Fax hoặc chuyển qua mạng, nhưng
sau đó phải gửi bản chính đối với những văn bản có giá trị lưu trữ.
- Chuyển phát văn bản mật
Việc chuyển phát văn bản mật được thực hiện
theo quy định tại Điều 10 và Điều 16 của Nghị định số
33/2002/NĐ-CP và quy định tại Khoản 3 của Thông tư số
12/2002/TT-BCA(A11).
c) Theo dõi việc chuyển phát văn bản đi
Cán bộ văn thư có trách nhiệm theo dõi việc
chuyển phát văn bản đi, cụ thể như sau:
- Lập phiếu gửi để theo dõi việc chuyển
phát văn bản đi theo yêu cầu của người ký văn bản. Việc xác định những văn bản
đi cần lập phiếu gửi do đơn vị hoặc cá nhân soạn thảo văn bản đề xuất, trình
người ký văn bản quyết định;
- Đối với những văn bản đi có đóng dấu “Tài
liệu thu hồi”, phải theo dõi, thu hồi đúng thời hạn; khi nhận lại, phải kiểm
tra, đối chiếu để bảo đảm văn bản không bị thiếu hoặc thất lạc;
- Đối với bì văn bản gửi đi nhưng vì lý do
nào đó (do không có người nhận, do thay đổi địa chỉ, v.v...) mà bưu điện trả
lại thì phải chuyển cho đơn vị hoặc cá nhân soạn thảo văn bản đó; đồng thời,
ghi chú vào sổ gửi văn bản đi bưu điện để kiểm tra, xác minh khi cần thiết;
- Trường hợp phát hiện văn bản bị thất lạc,
phải kịp thời báo cáo người được giao trách nhiệm xem xét, giải quyết.
5. Lưu văn bản đi
Việc lưu văn bản đi được thực hiện theo quy
định tại Điều 19 của Nghị định số 110/2004/NĐ-CP. Bản lưu
tại văn thư là bản có chữ ký trực tiếp của người có thẩm quyền.
Bản lưu văn bản đi tại văn thư được sắp xếp
theo thứ tự đăng ký. Những văn bản đi được đánh số và đăng ký chung thì được
sắp xếp chung; được đánh số và đăng ký riêng theo từng loại văn bản hoặc theo
từng nhóm văn bản thì được sắp xếp riêng, theo đúng số thứ tự của văn bản.
Các cơ quan, tổ chức cần trang bị đầy đủ các
phương tiện cần thiết để bảo vệ, bảo quản an toàn bản lưu tại văn thư.
Cán bộ văn thư có trách nhiệm lập sổ theo dõi
và phục vụ kịp thời yêu cầu sử dụng bản lưu tại văn thư theo quy định của pháp
luật và quy định cụ thể của cơ quan, tổ chức. Mẫu sổ và việc ghi sổ được thực
hiện theo hướng dẫn tại Phụ lục XI - Sổ sử dụng bản lưu kèm theo Công văn này.
Việc lưu giữ, bảo vệ, bảo quản và sử dụng bản
lưu văn bản đi có đóng dấu các độ mật được thực hiện theo quy định của pháp
luật về bảo vệ bí mật nhà nước.
IV. TỔ CHỨC THỰC HIỆN
1. Công văn này thay thế Bản hướng dẫn vào sổ
và chuyển giao công văn đi - đến của cơ quan được ban hành kèm theo Công văn số
77/NV ngày 09 tháng 02 năm 1977 của Cục Lưu trữ Phủ Thủ tướng.
2. Đề nghị các Bộ, cơ quan ngang Bộ, cơ quan
thuộc Chính phủ, các cơ quan, tổ chức trung ương khác và Uỷ ban nhân dân các
tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương tổ chức thực hiện và chỉ đạo các cơ quan,
tổ chức trực thuộc triển khai thực hiện Công văn này.
3. Trong quá trình thực hiện, nếu có vấn đề
phát sinh hoặc khó khăn, vướng mắc, đề nghị các cơ quan, tổ chức phản ánh về
Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước để phối hợp giải quyết./.
|
Nơi nhận:
- Như trên;
- Bộ trưởng Bộ Nội vụ (b/c);
- Lãnh đạo Cục;
- Các đơn vị thuộc Cục;
- Lưu: VT, NVTW(5).
|
Q. CỤC TRƯỞNG
Trần
Hoàng
|
|
FILE ĐƯỢC
ĐÍNH KÈM THEO VĂN BẢN
|
