Quyết định 45/2005/QĐ-BTC về việc ban hành “Chế độ kế toán Dự trữ quốc gia” do Bộ trưởng Bộ Tài chính ban hành

QUYẾT ĐỊNH

VỀ VIỆC BAN HÀNH “CHẾ ĐỘ KẾ TOÁN DỰ TRỮ QUỐC GIA”

BỘ TRƯỞNG BỘ TÀI CHÍNH

Căn cứ Luật Kế toán số 03/2003/QH11 ngày 17/6/2003;
Căn cứ Pháp lệnh Dự trữ quốc gia số 17/2004/PL-UBTVQH11 ngày 29/4/2004;
Căn cứ Nghị định số 77/2003/NĐ-CP ngày 01/7/2003 của Chính phủ quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Bộ Tài chính;
Căn cứ Nghị định số 128/2004/NĐ-CP ngày 31/5/2004 của Chính phủ quy định chi tiết và hướng dẫn thi hành một số điều của Luật Kế toán áp dụng trong lĩnh vực kế toán nhà nước;
Căn cứ Nghị định số 196/2004/NĐ-CP ngày 02/12/2004 của Chính phủ về việc quy định chi tiết thi hành Pháp lệnh Dự trữ quốc gia;
Để đáp ứng yêu cầu quản lý kinh tế tài chính, tăng cường quản lý giám sát chặt chẽ, có hiệu quả tiền vốn, vật tư, hàng hóa dự trữ quốc gia, cung cấp đầy đủ thông tin kinh tế, tài chính phục vụ quản lý điều hành của đơn vị, của Nhà nước, nâng cao chất lượng công tác kế toán của các đơn vị dự trữ quốc gia;
Theo đề nghị của Vụ trưởng Vụ Chế độ kế toán và kiểm toán, Cục trưởng Cục Dự trữ quốc gia,

QUYẾT ĐỊNH:

Điều 1. Nay ban hành “Chế độ kế toán Dự trữ quốc gia”, gồm:

1. Quy định chung;

2. Hệ thống chứng từ kế toán;

3. Hệ thống tài khoản kế toán;

4. Hệ thống sổ kế toán;

5. Hệ thống báo cáo tài chính và báo cáo kế toán quản trị.

Điều 2. Chế độ kế toán Dự trữ quốc gia ban hành kèm theo Quyết định này áp dụng cho Cục Dự trữ quốc gia và các đơn vị thuộc Cục Dự trữ quốc gia.

Các đơn vị dự trữ quốc gia thuộc Bộ, ngành trực tiếp quản lý, bảo quản hàng dự trữ quốc gia theo quy định của pháp luật thực hiện lập và nộp báo cáo tài chính, báo cáo kế toán quản trị theo quy định tại Phần thứ năm “Hệ thống báo cáo tài chính và báo cáo kế toán quản trị” của chế độ kế toán này.

Điều 3. Chế độ kế toán này có hiệu lực sau 15 ngày, kể từ ngày đăng Công báo và thực hiện cho kỳ kế toán từ ngày 01/7/2005. Chế độ kế toán này thay thế Chế độ kế toán dự trữ quốc gia ban hành theo Quyết định số 393/QĐ-TCKT ngày 31/12/1996 và Quyết định số 62/1998/QĐ-CDTQG ngày 07/7/1998 quy định bổ sung, sửa đổi một số nội dung hệ thống kế toán DTQG ban hành theo Quyết định số 393/QĐ-TCKT ngày 31/12/1996 của Cục trưởng Cục Dự trữ quốc gia.

Việc chuyển sổ kế toán hiện hành sang sổ kế toán theo Chế độ kế toán Dự trữ quốc gia ban hành theo Quyết định này thực hiện thống nhất theo hướng dẫn của Bộ Tài chính.

Điều 4. Các Bộ, cơ quan ngang Bộ, cơ quan thuộc Chính phủ, Cục Dự trữ quốc gia chịu trách nhiệm chỉ đạo và triển khai Chế độ kế toán Dự trữ quốc gia ở đơn vị thuộc phạm vi quản lý của mình.

Vụ trưởng Vụ Chế độ kế toán và kiểm toán, Cục trưởng Cục Dự trữ quốc gia chịu trách nhiệm phổ biến, hướng dẫn thực hiện chế độ kế toán dự trữ quốc gia cho các đơn vị quy định tại Điều 2 Quyết định này.

Điều 5. Vụ trưởng Vụ Chế độ kế toán và kiểm toán, Cục trưởng Cục Dự trữ quốc gia, Vụ trưởng Vụ Tài vụ quản trị, Vụ trưởng Vụ Hành chính sự nghiệp, Chánh văn phòng Bộ và Thủ trưởng các đơn vị có liên quan thuộc Bộ Tài chính chịu trách nhiệm hướng dẫn, kiểm tra và thi hành Quyết định này./.

Phần thứ nhất:

QUY ĐỊNH CHUNG

I. QUY ĐỊNH CHUNG

1. Kế toán Dự trữ quốc gia là việc thu thập, xử lý, kiểm tra, phân tích và cung cấp thông tin kinh tế, tài chính dưới hình thức giá trị, hiện vật và thời gian lao động một cách có hệ thống các thông tin bằng số liệu để quản lý, giám sát chặt chẽ có hiệu quả nguồn vốn, nguồn kinh phí, quỹ và sử dụng các loại vật tư, tài sản, tình hình chấp hành dự toán thu, chi hoạt động và thực hiện các tiêu chuẩn, định mức của Nhà nước ở các đơn vị dự trữ quốc gia thuộc Bộ Tài chính và các Bộ, ngành. Đồng thời cung cấp thông tin kinh tế, tài chính cho các đối tượng có sử dụng thông tin theo quy định và thực hiện kế toán quản trị, theo yêu cầu quản trị trong nội bộ đơn vị kế toán.

2. Đối tượng áp dụng

Đối tượng áp dụng chế độ kế toán này gồm các cơ quan, đơn vị: Các đơn vị Dự trữ quốc gia; đơn vị sự nghiệp có tổ chức sử dụng kinh phí Nhà nước thuộc Cục Dự trữ quốc gia; các Tổng kho dự trữ trực thuộc Dự trữ quốc gia khu vực (sau đây gọi tắt là đơn vị kế toán dự trữ quốc gia).

Các đơn vị dự trữ quốc gia thuộc Bộ, ngành trực tiếp quản lý, bảo quản hàng dự trữ quốc gia theo quy định của pháp luật thực hiện lập và nộp báo cáo tài chính theo quy định tại Phần thứ năm “Hệ thống báo cáo tài chính và báo cáo kế toán quản trị” chế độ kế toán này.

QUYẾT ĐỊNH

VỀ VIỆC BAN HÀNH “CHẾ ĐỘ KẾ TOÁN DỰ TRỮ QUỐC GIA”

BỘ TRƯỞNG BỘ TÀI CHÍNH

Căn cứ Luật Kế toán số 03/2003/QH11 ngày 17/6/2003;
Căn cứ Pháp lệnh Dự trữ quốc gia số 17/2004/PL-UBTVQH11 ngày 29/4/2004;
Căn cứ Nghị định số 77/2003/NĐ-CP ngày 01/7/2003 của Chính phủ quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Bộ Tài chính;
Căn cứ Nghị định số 128/2004/NĐ-CP ngày 31/5/2004 của Chính phủ quy định chi tiết và hướng dẫn thi hành một số điều của Luật Kế toán áp dụng trong lĩnh vực kế toán nhà nước;
Căn cứ Nghị định số 196/2004/NĐ-CP ngày 02/12/2004 của Chính phủ về việc quy định chi tiết thi hành Pháp lệnh Dự trữ quốc gia;
Để đáp ứng yêu cầu quản lý kinh tế tài chính, tăng cường quản lý giám sát chặt chẽ, có hiệu quả tiền vốn, vật tư, hàng hóa dự trữ quốc gia, cung cấp đầy đủ thông tin kinh tế, tài chính phục vụ quản lý điều hành của đơn vị, của Nhà nước, nâng cao chất lượng công tác kế toán của các đơn vị dự trữ quốc gia;
Theo đề nghị của Vụ trưởng Vụ Chế độ kế toán và kiểm toán, Cục trưởng Cục Dự trữ quốc gia,

QUYẾT ĐỊNH:

Điều 1. Nay ban hành “Chế độ kế toán Dự trữ quốc gia”, gồm:

1. Quy định chung;

2. Hệ thống chứng từ kế toán;

3. Hệ thống tài khoản kế toán;

4. Hệ thống sổ kế toán;

5. Hệ thống báo cáo tài chính và báo cáo kế toán quản trị.

Điều 2. Chế độ kế toán Dự trữ quốc gia ban hành kèm theo Quyết định này áp dụng cho Cục Dự trữ quốc gia và các đơn vị thuộc Cục Dự trữ quốc gia.

Các đơn vị dự trữ quốc gia thuộc Bộ, ngành trực tiếp quản lý, bảo quản hàng dự trữ quốc gia theo quy định của pháp luật thực hiện lập và nộp báo cáo tài chính, báo cáo kế toán quản trị theo quy định tại Phần thứ năm “Hệ thống báo cáo tài chính và báo cáo kế toán quản trị” của chế độ kế toán này.

Điều 3. Chế độ kế toán này có hiệu lực sau 15 ngày, kể từ ngày đăng Công báo và thực hiện cho kỳ kế toán từ ngày 01/7/2005. Chế độ kế toán này thay thế Chế độ kế toán dự trữ quốc gia ban hành theo Quyết định số 393/QĐ-TCKT ngày 31/12/1996 và Quyết định số 62/1998/QĐ-CDTQG ngày 07/7/1998 quy định bổ sung, sửa đổi một số nội dung hệ thống kế toán DTQG ban hành theo Quyết định số 393/QĐ-TCKT ngày 31/12/1996 của Cục trưởng Cục Dự trữ quốc gia.

Việc chuyển sổ kế toán hiện hành sang sổ kế toán theo Chế độ kế toán Dự trữ quốc gia ban hành theo Quyết định này thực hiện thống nhất theo hướng dẫn của Bộ Tài chính.

Điều 4. Các Bộ, cơ quan ngang Bộ, cơ quan thuộc Chính phủ, Cục Dự trữ quốc gia chịu trách nhiệm chỉ đạo và triển khai Chế độ kế toán Dự trữ quốc gia ở đơn vị thuộc phạm vi quản lý của mình.

Vụ trưởng Vụ Chế độ kế toán và kiểm toán, Cục trưởng Cục Dự trữ quốc gia chịu trách nhiệm phổ biến, hướng dẫn thực hiện chế độ kế toán dự trữ quốc gia cho các đơn vị quy định tại Điều 2 Quyết định này.

Điều 5. Vụ trưởng Vụ Chế độ kế toán và kiểm toán, Cục trưởng Cục Dự trữ quốc gia, Vụ trưởng Vụ Tài vụ quản trị, Vụ trưởng Vụ Hành chính sự nghiệp, Chánh văn phòng Bộ và Thủ trưởng các đơn vị có liên quan thuộc Bộ Tài chính chịu trách nhiệm hướng dẫn, kiểm tra và thi hành Quyết định này./.

Phần thứ nhất:

QUY ĐỊNH CHUNG

I. QUY ĐỊNH CHUNG

1. Kế toán Dự trữ quốc gia là việc thu thập, xử lý, kiểm tra, phân tích và cung cấp thông tin kinh tế, tài chính dưới hình thức giá trị, hiện vật và thời gian lao động một cách có hệ thống các thông tin bằng số liệu để quản lý, giám sát chặt chẽ có hiệu quả nguồn vốn, nguồn kinh phí, quỹ và sử dụng các loại vật tư, tài sản, tình hình chấp hành dự toán thu, chi hoạt động và thực hiện các tiêu chuẩn, định mức của Nhà nước ở các đơn vị dự trữ quốc gia thuộc Bộ Tài chính và các Bộ, ngành. Đồng thời cung cấp thông tin kinh tế, tài chính cho các đối tượng có sử dụng thông tin theo quy định và thực hiện kế toán quản trị, theo yêu cầu quản trị trong nội bộ đơn vị kế toán.

2. Đối tượng áp dụng

Đối tượng áp dụng chế độ kế toán này gồm các cơ quan, đơn vị: Các đơn vị Dự trữ quốc gia; đơn vị sự nghiệp có tổ chức sử dụng kinh phí Nhà nước thuộc Cục Dự trữ quốc gia; các Tổng kho dự trữ trực thuộc Dự trữ quốc gia khu vực (sau đây gọi tắt là đơn vị kế toán dự trữ quốc gia).

Các đơn vị dự trữ quốc gia thuộc Bộ, ngành trực tiếp quản lý, bảo quản hàng dự trữ quốc gia theo quy định của pháp luật thực hiện lập và nộp báo cáo tài chính theo quy định tại Phần thứ năm “Hệ thống báo cáo tài chính và báo cáo kế toán quản trị” chế độ kế toán này.

Các đơn vị kế toán dự trữ quốc gia tổ chức công tác kế toán, bộ máy kế toán và người làm kế toán theo quy định của Luật kế toán, Nghị định số 128/2004/NĐ-CP ngày 31/5/2004 của Chính phủ quy định chi tiết và hướng dẫn thi hành một số điều của Luật Kế toán áp dụng trong lĩnh vực kế toán nhà nước (sau đây gọi tắt là Nghị định số 128/2004/NĐ-CP ngày 31/5/2004), các văn bản pháp luật kế toán hiện hành và các quy định trong chế độ kế toán này.

3. Nhiệm vụ kế toán dự trữ quốc gia

- Thu thập, xử lý, kiểm tra giám sát, phân tích và cung cấp thông tin các khoản thu - chi hoạt động dự trữ quốc gia, hoạt động nội bộ, các nguồn vốn, quỹ, nợ phải trả, tiền, vật tư, hàng hóa, các khoản nợ phải thu và các khoản thanh toán nội bộ trong đơn vị kế toán;

- Thực hiện kiểm tra, kiểm soát tình hình chấp hành dự toán thu, chi, tình hình thực hiện các chỉ tiêu kinh tế, tài chính, các quy định về tiêu chuẩn, định mức của Nhà nước, của ngành, kiểm tra việc quản lý, sử dụng các loại vật tư, tài sản, các quỹ có ở đơn vị, kiểm tra tình hình chấp hành kỷ luật thu nộp Ngân sách, cấp trên theo quy định và chấp hành kỷ luật thanh toán và các chế độ, chính sách tài chính của Nhà nước.

- Theo dõi và kiểm soát tình hình giao dự toán kinh phí cho các đơn vị dự toán cấp dưới, tình hình chấp hành dự toán thu, chi và quyết toán của các đơn vị cấp dưới.

- Lập và nộp đúng hạn các báo cáo tài chính, báo cáo kế toán quản trị cho các cơ quan quản lý cấp trên và cơ quan tài chính theo quy định.

- Cung cấp thông tin và tài liệu cần thiết phục vụ cho việc kiểm tra, kiểm toán và cho việc xây dựng dự toán, xây dựng các định mức chi tiêu, phân tích và đánh giá hiệu quả sử dụng các nguồn kinh phí, vốn, quỹ ở đơn vị.

4. Nội dung công việc kế toán

Nội dung công việc kế toán trong các đơn vị kế toán Dự trữ quốc gia gồm:

4.1. Kế toán các khoản thu

Phản ánh đầy đủ, kịp thời các khoản thu về bán hàng dự trữ, thu hoạt động kinh doanh dịch vụ và các khoản thu khác phát sinh tại đơn vị .

4.2. Kế toán các khoản chi

- Phản ánh các khoản chi cho hoạt động thường xuyên, không thường xuyên, chi phí nhập, xuất và bảo quản hàng dự trữ, chi đầu tư XDCB, chi thực hiện chương trình, dự án theo dự toán được duyệt và việc thanh quyết toán các khoản chi đó.

- Phản ánh các khoản chi phí của hoạt động kinh doanh, dịch vụ, trên cơ sở đó để xác định kết quả hoạt động kinh doanh, dịch vụ.

4.3. Kế toán tiền, vật tư, hàng hóa và các khoản nợ phải thu

 - Phản ánh số hiện có và tình hình biến động các loại vốn bằng tiền của đơn vị gồm: tiền mặt, ngoại tệ và các chứng chỉ có giá tại quỹ của đơn vị hoặc gửi tại Kho bạc Nhà nước, Ngân hàng (nếu có), tiền đang chuyển.

- Phản ánh số lượng, giá trị hiện có và tình hình biến động hàng dự trữ, vật tư, dụng cụ khác tại đơn vị.

- Phản ánh các khoản tạm ứng, nợ phải thu và tình hình thanh toán các khoản nợ phải thu của các đối tượng trong và ngoài đơn vị.

4.4. Kế toán tài sản cố định

Phản ánh số lượng, nguyên giá và giá trị hao mòn của tài sản cố định hiện có và tình hình biến động của TSCĐ, công tác đầu tư xây dựng cơ bản và sửa chữa tài sản tại đơn vị.

4.5. Kế toán nguồn kinh phí, vốn, quỹ

Phản ánh số hiện có và tình hình biến động các nguồn kinh phí đã hình thành tài sản cố định, nguồn vốn dự trữ, kinh phí đầu tư xây dựng cơ bản, kinh phí hoạt động, kinh phí thực hiện dự án, kinh phí khác và các quỹ của đơn vị.

4.6. Kế toán nợ phải trả

Phản ánh các khoản nợ phải trả, các khoản trích nộp theo lương, các khoản phải trả công chức, viên chức, các khoản phải nộp Ngân sách và việc thanh toán các khoản tạm ứng của kho bạc, các khoản kinh phí đã quyết toán chuyển năm sau, các khoản phải trả, phải nộp khác.  

4.7. Kế toán các khoản thanh toán nội bộ:

Phản ánh các khoản thanh toán nội bộ về bán hàng dự trữ, cấp vốn cho cấp dưới và các khoản thanh toán nội bộ khác như: vốn dự trữ, các quỹ cơ quan, hàng dự trữ điều động, các khoản thanh toán hàng dự trữ thừa, thiếu.

5. Kỳ kế toán

Kỳ kế toán gồm: Kỳ kế toán năm, kỳ kế toán quý.

- Kỳ kế toán năm là 12 tháng, tính từ đầu ngày 01 tháng 01 đến hết ngày 31 tháng 12 năm dương lịch; kỳ kế toán năm trùng với năm tài chính.

- Kỳ kế toán quý là ba tháng, tính từ đầu ngày 01 tháng đầu quý đến hết ngày cuối cùng của tháng cuối quý.

6. Kiểm kê tài sản

Cuối kỳ kế toán năm, trước khi khóa sổ kế toán lập báo cáo tài chính, các đơn vị kế toán dự trữ phải thực hiện kiểm kê vật tư, hàng hóa dự trữ, kiểm kê tài sản, tiền vốn nội bộ đơn vị, đối chiếu và xác nhận công nợ hiện có của từng kho và từng đơn vị kế toán để đảm bảo cho số liệu trên sổ kế toán khớp đúng với số liệu thực tế. Ngoài ra đơn vị còn phải kiểm kê bất thường khi bàn giao, sáp nhập, giải thể đơn vị và các trường hợp khác theo quy định của pháp luật.

7. Kiểm tra kế toán

Các đơn vị kế toán dự trữ phải chịu sự kiểm tra kế toán của đơn vị kế toán cấp trên, cơ quan Tài chính và cơ quan Nhà nước có thẩm quyền.

Thủ trưởng đơn vị và kế toán trưởng (hoặc người phụ trách kế toán) phải chấp hành lệnh kiểm tra kế toán của cấp trên, của cơ quan Nhà nước có thẩm quyền và có trách nhiệm cung cấp đầy đủ số liệu, tài liệu cần thiết cho công tác kiểm tra kế toán được thuận lợi.

Các đơn vị kế toán phải thực hiện tự kiểm tra tài chính, kế toán theo quy định tại quy chế tự kiểm tra tài chính, kế toán tại các cơ quan, đơn vị có sử dụng kinh phí NSNN ban hành kèm theo Quyết định số 67/2004/QĐ-BTC ngày 13/8/2004 của Bộ trưởng Bộ Tài chính.

8. Xử phạt vi phạm hành chính về kế toán

Các đơn vị dự trữ quốc gia, người làm kế toán và người có liên quan đến công tác kế toán nếu vô tình hay cố ý có hành vi vi phạm pháp luật về kế toán chưa đến mức vi phạm Luật Hình sự thì bị xử phạt vi phạm hành chính về kế toán theo quy định tại Nghị định số 185/2004/NĐ-CP ngày 08/11/2004 của Chính phủ về xử phạt vi phạm hành chính trong lĩnh vực kế toán và Thông tư số 120/2004/TT-BTC ngày 15/12/2004 của Bộ trưởng Bộ Tài chính hướng dẫn thực hiện Nghị định 185/2004/NĐ-CP

II: BỘ MÁY KẾ TOÁN

1. Bộ máy kế toán

Bộ máy kế toán của Cục Dự trữ quốc gia được tổ chức như sau:

- Cục dự trữ quốc gia là đơn vị kế toán cấp II;

- Dự trữ quốc gia khu vực, Trung tâm khoa học bảo quản và Bồi dưỡng nghiệp vụ, Văn phòng Cục là đơn vị kế toán cấp III;

- Tổng kho dự trữ là đơn vị kế toán trực thuộc Dự trữ quốc gia khu vực do Cục Dự trữ quốc gia quy định.

2. Kế toán trưởng hoặc phụ trách kế toán

Đơn vị kế toán cấp II, cấp III phải bố trí kế toán trưởng. Trường hợp chưa bổ nhiệm được kế toán trưởng thì bố trí người phụ trách kế toán nhưng chỉ tối đa là một năm tài chính.

Tổng kho dự trữ được bố trí người phụ trách kế toán. Trong trường hợp này người phụ trách kế toán không bị hạn chế về thời gian làm phụ trách kế toán.

Người được bố trí làm kế toán trưởng hoặc phụ trách kế toán và người làm kế toán phải theo tiêu chuẩn, điều kiện quy định của Luật Kế toán, Nghị định số 128/2004/NĐ-CP ngày 31/5/2004 và Thông tư liên tịch Bộ Tài chính, Bộ Nội vụ số 50/2005/TTLT/BTC-BNV ngày 15/6/2005 về hướng dẫn tiêu chuẩn, điều kiện, thủ tục bổ nhiệm, bãi miễn, thay thế và xếp phụ cấp kế toán trưởng, phụ trách kế toán trong các đơn vị kế toán thuộc lĩnh vực kế toán nhà nước.

III. CHỨNG TỪ KẾ TOÁN

1. Nội dung và mẫu chứng từ kế toán

Chứng từ kế toán áp dụng cho các đơn vị dự trữ quốc gia phải thực hiện theo đúng nội dung, phương pháp lập, ký chứng từ theo quy định của Luật Kế toán và Nghị định số 128/2004/NĐ-CP ngày 31/5/2004 của Chính phủ.

Danh mục chứng từ kế toán, mẫu và hướng dẫn phương pháp lập các mẫu theo quy định tại Phần thứ hai của Chế độ kế toán này.

2. Trình tự xử lý chứng từ kế toán

Tất cả chứng từ kế toán do đơn vị lập hoặc từ bên ngoài chuyển đến đều phải tập trung vào bộ phận kế toán đơn vị. Bộ phận kế toán kiểm tra những chứng từ kế toán đó và chỉ sau khi kiểm tra, xác minh tính pháp lý của chứng từ thì mới dùng những chứng từ đó để ghi sổ kế toán.

- Trình tự luân chuyển chứng từ kế toán gồm các bước sau:

+ Lập, tiếp nhận chứng từ kế toán;

+ Kế toán viên, kế toán trưởng kiểm tra và ký chứng từ kế toán;

+ Phân loại, sắp xếp chứng từ kế toán, định khoản và ghi sổ kế toán;

+ Lưu trữ, bảo quản chứng từ.

- Trình tự kiểm tra chứng từ kế toán, gồm:

+ Kiểm tra tính rõ ràng, trung thực, đầy đủ của các chỉ tiêu, các nội dung ghi chép trên chứng từ kế toán;

+ Kiểm tra tính hợp pháp của nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh đã ghi trên chứng từ kế toán;

+ Kiểm tra tính chính xác của số liệu, thông tin trên chứng từ kế toán.

Khi kiểm tra chứng từ kế toán nếu phát hiện có hành vi vi phạm chính sách, chế độ, các quy định về quản lý kinh tế, tài chính của Nhà nước, phải từ chối thực hiện (xuất quỹ, thanh toán, xuất kho... ), đồng thời báo ngay cho thủ trưởng đơn vị biết để xử lý kịp thời theo đúng pháp luật hiện hành.

Đối với những chứng từ kế toán lập không đúng thủ tục, nội dung và chữ số không rõ ràng, thì người chịu trách nhiệm kiểm tra hoặc ghi sổ phải trả lại, làm thêm thủ tục và điều chỉnh, sau đó mới làm căn cứ ghi sổ.

3. Lập chứng từ kế toán

- Mọi nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh liên quan đến hoạt động dự trữ quốc gia và hoạt động nội bộ, đơn vị kế toán đều phải lập chứng từ kế toán. Chứng từ kế toán chỉ lập 1 lần cho một nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh.

- Chứng từ kế toán phải lập theo đúng mẫu in sẵn quy định cho từng loại nghiệp vụ. Các đơn vị được phép lập chứng từ kế toán bằng máy vi tính phải đảm bảo đủ nội dung theo mẫu quy định. Trường hợp lập chứng từ kế toán bằng tay thì phải đủ nội dung quy định cho chứng từ kế toán.

- Nội dung ghi trên chứng từ phải đầy đủ, rõ ràng, đúng các nội dung quy định theo mẫu:

+ Chữ viết trên chứng từ phải rõ ràng, không được viết tắt, không được tẩy xóa; khi viết phải dùng bút bi hoặc bút mực; không viết bằng mực đỏ.

+ Số tiền viết bằng chữ phải khớp đúng với số tiền viết bằng số. Chữ đầu tiên phải viết hoa, những chữ còn lại không được viết bằng chữ in hoa; phải viết sát đầu dòng, chữ viết và chữ số phải viết liên tục không để cách quãng, ghi hết dòng mới xuống dòng khác, không viết chèn dòng, không viết đè lên chữ in sẵn; chỗ trống phải gạch chéo để không thể sửa chữa, thêm số hoặc thêm chữ. Chứng từ bị tẩy xóa, sửa chữa đều không có giá trị thanh toán và ghi sổ kế toán. Khi viết sai vào mẫu chứng từ in sẵn thì phải hủy bỏ bằng cách gạch chéo chứng từ viết sai.

+ Yếu tố ngày, tháng, năm của chứng từ phải viết bằng số. Riêng các tờ séc thì ngày, tháng viết bằng chữ, năm viết bằng số.

- Chứng từ lập nhiều liên phải được lập một lần cho tất cả các liên theo cùng một nội dung bằng máy vi tính, máy chữ hoặc viết lồng bằng giấy than. Trường hợp đặc biệt phải lập nhiều liên nhưng không thể viết một lần tất cả các liên chứng từ thì có thể viết hai lần nhưng phải đảm bảo thống nhất nội dung tất cả các liên chứng từ.

4. Sử dụng, quản lý, in và phát hành biểu mẫu chứng từ kế toán

Tất cả các đơn vị DTQG đều phải áp dụng thống nhất chế độ chứng từ kế toán quy định trong Chế độ kế toán này. Trong quá trình thực hiện, các đơn vị không được sửa đổi biểu mẫu chứng từ đã quy định.

Ngoài những chứng từ kế toán ban hành trong Chế độ kế toán này, các đơn vị DTQG còn phải sử dụng các chứng từ kế toán được ban hành ở các văn bản pháp quy khác liên quan đến hoạt động DTQG và HCSN.

Mẫu chứng từ in sẵn phải được bảo quản cẩn thận, không được để hư hỏng, mục nát. Séc và giấy tờ có giá phải được quản lý như tiền.

Việc phân cấp in, quản lý và phân phối các chứng từ kế toán thực hiện theo quy định của Bộ Tài chính.

Các đơn vị kế toán DTQG không được tự động thay đổi nội dung các biểu mẫu chứng từ kế toán trái với quy định trong Chế độ này.

(Hệ thống chứng từ kế toán, biểu mẫu và phương pháp lập các chứng từ quy định ở Phần thứ hai Chế độ kế toán này).

IV. TÀI KHOẢN KẾ TOÁN

1. Hệ thống tài khoản kế toán

Hệ thống tài khoản kế toán DTQG gồm các tài khoản trong Bảng cân đối tài khoản và các tài khoản ngoài Bảng cân đối tài khoản.

- Các tài khoản trong Bảng cân đối tài khoản phản ánh toàn bộ các loại thu, chi DTQG và thu, chi nội bộ đơn vị và các đối tượng kế toán cấu thành vốn, nguồn vốn của đơn vị. Phương pháp ghi chép các tài khoản kế toán trong Bảng cân đối tài khoản là "Phương pháp ghi kép".

- Các tài khoản ngoài Bảng cân đối tài khoản phản ánh các đối tượng kế toán đã được phản ánh trong bảng nhưng cần theo dõi chi tiết thêm hoặc các đối tượng kế toán không cấu thành vốn, nguồn vốn của đơn vị. Phương pháp ghi chép các tài khoản ngoài bảng là "Phương pháp ghi đơn".

2. Phân loại hệ thống tài khoản kế toán

Hệ thống tài khoản kế toán DTQG gồm 7 loại, từ loại 1 đến loại 6 là các tài khoản trong Bảng cân đối tài khoản; loại 0 là các tài khoản ngoài Bảng cân đối tài khoản.

- Tài khoản cấp I gồm 3 chữ số thập phân;

- Tài khoản cấp II gồm 4 chữ số thập phân (3 số đầu thể hiện TK cấp I, số thứ 4 thể hiện TK cấp II );

- Tài khoản cấp III gồm 5 chữ số thập phân (3 số đầu thể hiện TK cấp I, số thứ 4 thể hiện TK cấp II, số thứ 5 thể hiện TK cấp III ).

- Tài khoản ngoài Bảng cân đối kế toán được đánh số từ 001 đến 009;

Trường hợp có bổ sung, sửa đổi tài khoản thì: Các tài khoản cấp I, II do Bộ trưởng Bộ Tài chính quy định; các tài khoản cấp III, IV do Cục trưởng Cục DTQG quy định, trừ những tài khoản cấp III mà Bộ trưởng Bộ Tài chính đã quy định trong danh mục tài khoản.

(Hệ thống tài khoản kế toán, nội dung và phương pháp ghi chép tài khoản kế toán quy định tại Phần thứ ba Chế độ kế toán này).

V. SỔ KẾ TOÁN

1. Loại sổ kế toán

Sổ kế toán dùng để ghi chép, hệ thống và lưu giữ toàn bộ các nghiệp vụ kinh tế, tài chính đã phát sinh có liên quan đến đơn vị kế toán.

Sổ kế toán bao gồm: Sổ kế toán tổng hợp và Sổ kế toán chi tiết.

Sổ kế toán phải đảm bảo phản ánh đầy đủ, kịp thời, chính xác, trung thực, liên tục, có hệ thống toàn bộ hoạt động DTQG, tình hình quản lý và sử dụng tài sản, nguồn vốn DTQG nhằm cung cấp các thông tin cần thiết cho việc quản lý và điều hành DTQG.

Tuyệt đối không được để ngoài sổ kế toán bất kỳ khoản thu, chi nào của hoạt động dự trữ và bất kỳ khoản tài sản, nguồn vốn nào của các đơn vị kế toán dưới mọi hình thức.

Sổ kế toán phải được mở theo từng niên độ kế toán và phải lập đúng mẫu theo Chế độ này. Việc mở sổ, ghi sổ, khóa sổ, sửa chữa sổ kế toán thực hiện theo đúng quy định của Luật Kế toán và Nghị định số 128/2004/NĐ-CP ngày 31/5/2004.

 2. Hình thức kế toán áp dụng

Hình thức kế toán thực hiện thống nhất theo hình thức kế toán “Chứng từ ghi sổ” cho tất cả các đơn vị kế toán thuộc và trực thuộc Cục Dự trữ quốc gia.

(Danh mục sổ kế toán, mẫu sổ và phương pháp ghi sổ kế toán quy định tại Phần thứ tư Chế độ kế toán này).

VI. BÁO CÁO TÀI CHÍNH, BÁO CÁO KẾ TOÁN QUẢN TRỊ

1. Loại báo cáo

Báo cáo về dự trữ quốc gia gồm:

- Báo cáo tài chính và báo cáo quyết toán;

- Báo cáo kế toán quản trị.

2. Yêu cầu đối với việc lập báo cáo tài chính và báo cáo kế toán quản trị

Báo cáo phải được lập theo đúng mẫu biểu quy định, phản ánh đầy đủ các chỉ tiêu đã được quy định đối với từng loại báo cáo.

Phương pháp tổng hợp số liệu và lập các chỉ tiêu trong báo cáo phải được thực hiện thống nhất ở các đơn vị Dự trữ quốc gia, tạo điều kiện cho công tác tổng hợp, phân tích, kiểm tra và đối chiếu số liệu.

Các chỉ tiêu trong báo cáo phải đảm bảo đồng nhất, có liên quan bổ sung cho nhau một cách có hệ thống, liên tục, phục vụ cho việc nghiên cứu, phân tích, đánh giá thực hiện NSNN và hoạt động nghiệp vụ của dự trữ quốc gia.

Số liệu phải chính xác, trung thực, khách quan và phải là số liệu được tổng hợp từ các sổ kế toán sau khi đã kiểm tra, đối chiếu và khóa sổ kế toán.

Báo cáo phải được lập đúng kỳ hạn lập, nộp đúng hạn và gửi báo cáo đầy đủ theo từng nơi nhận.

3. Trách nhiệm của các đơn vị trong việc lập, nộp báo cáo tài chính, báo cáo kế toán quản trị

3.1. Trách nhiệm của Cục Dự trữ quốc gia và các đơn vị thuộc và trực thuộc Cục

Các đơn vị kế toán III, và các tổng kho lập báo cáo tài chính quý, năm và nộp báo cáo cho đơn vị quản lý cấp trên, cơ quan tài chính, Kho bạc Nhà nước nơi đơn vị giao dịch để phối hợp kiểm tra, đối chiếu, điều chỉnh số liệu kế toán liên quan đến thu, chi Ngân sách Nhà nước và hoạt động nghiệp vụ của đơn vị. Cục Dự trữ quốc gia có trách nhiệm tổng hợp báo cáo tài chính quý, năm từ các đơn vị kế toán cấp III, các đơn vị kế toán trực thuộc và các đơn vị dự trữ quốc gia thuộc Bộ, ngành trực tiếp quản lý, bảo quản hàng dự trữ quốc gia.

Mọi trường hợp chỉnh lý số liệu trên báo cáo tài chính phải được tiến hành từ khâu lập chứng từ kế toán đến ghi sổ kế toán, đảm bảo phản ánh trung thực mọi hoạt động tài chính của đơn vị.

3.2. Trách nhiệm Bộ, ngành quản lý hàng dự trữ quốc gia

- Các đơn vị dự trữ quốc gia thuộc Bộ, ngành trực tiếp quản lý phải Lập báo cáo tài chính quý, năm thuộc hoạt động Dự trữ quốc gia nộp cho cơ quan cấp trên và Bộ Tài chính (Cục Dự trữ quốc gia) .

- Các Bộ, ngành phải tổng hợp báo cáo quý, năm của các đơn vị dự trữ quốc gia thuộc Bộ, ngành để quản lý lập báo cáo tổng hợp quyết toán chi ngân sách năm theo mẫu số B33-QTDT và nộp cho Bộ tài chính (Cục Dự trữ quốc gia).

Danh mục, mẫu và phương pháp lập báo cáo tài chính theo quy định tại Phần V Chế độ kế toán này.

3.3. Trách nhiệm của cơ quan Tài chính, cơ quan Thuế, cơ quan KBNN

Cục Dự trữ quốc gia, Kho bạc Nhà nước các cấp, cơ quan tài chính, Thuế và các đơn vị liên quan có trách nhiệm phối hợp trong việc kiểm tra, đối chiếu, điều chỉnh, cung cấp và khai thác số liệu kế toán liên quan đến thu, chi Ngân sách Nhà nước và các hoạt động nghiệp vụ của đơn vị.

4. Kỳ hạn lập báo cáo tài chính, báo cáo kế toán quản trị

- Báo cáo tài chính lập theo kỳ kế toán quý, năm.

- Báo cáo quyết toán lập theo năm tài chính là báo cáo tài chính kỳ kế toán năm sau khi đã được chỉnh lý, sửa đổi, bổ sung trong thời gian chỉnh lý quyết toán.

- Báo cáo kế toán quản trị lập theo kỳ kế toán quý hoặc theo từng vụ việc từ khi bắt đầu đến khi hoàn thành công việc đó theo quy định trong Phần V Chế độ kế toán này.

5. Thời hạn nộp báo cáo

5.1. Thời hạn nộp báo cáo tài chính:

- Báo cáo tài chính quý:

+ Đơn vị kế toán cấp II nộp chậm nhất 25 ngày, sau ngày kết thúc kỳ kế toán quý;

+ Đơn vị kế toán cấp III nộp chậm nhất 15 ngày, sau ngày kết thúc kỳ kế toán quý;

+ Đơn vị kế toán trực thuộc nộp chậm nhất 10 ngày, sau ngày kết thúc kỳ kế toán quý;

+ Các đơn vị DTQG thuộc Bộ, ngành nộp báo cáo tài chính quý cho Cục Dự trữ quốc gia và cơ quan tài chính cùng cấp chậm nhất 15 ngày, kể từ ngày kết thúc kỳ kế toán quý.

- Báo cáo tài chính năm:

+ Đơn vị kế toán cấp II nộp chậm nhất 60 ngày, sau ngày kết thúc kỳ kế toán năm;

+ Đơn vị kế toán cấp III nộp chậm nhất 40 ngày, sau ngày kết thúc kỳ kế toán năm;

+ Đơn vị kế toán trực thuộc nộp chậm nhất 30 ngày, sau ngày kết thúc kỳ kế toán năm;

+ Các đơn vị DTQG thuộc Bộ, ngành nộp báo cáo tài chính quý cho Cục Dự trữ quốc gia và cơ quan tài chính cùng cấp chậm nhất 15 ngày, kể từ ngày kết thúc kỳ kế toán quý.

+ Các đơn vị DTQG thuộc Bộ, ngành nộp báo cáo tài chính năm cho Cục Dự trữ quốc gia và cơ quan tài chính cùng cấp chậm nhất 40 ngày kể từ ngày kết thúc kỳ kế toán năm.

5.2. Thời hạn nộp báo cáo quyết toán năm:

+ Đơn vị kế toán cấp II nộp chậm nhất là ngày trước 15/6 năm sau;

+ Đơn vị kế toán cấp III nộp chậm nhất là ngày trước 15/3 năm sau;

+ Đơn vị kế toán trực thuộc nộp chậm nhất 30 ngày, sau ngày kết thúc kỳ kế toán năm.

5.3. Thời hạn nộp báo cáo quản trị:

- Dự trữ quốc gia khu vực lập báo cáo kế toán quản trị theo kỳ kế toán quý nộp Cục DTQG 15 ngày, sau khi kết thúc kỳ kế toán quý:

- Đối với báo cáo kế toán quản trị lập theo từng vụ việc, nhiệm vụ được giao khi kết thúc công việc nhiệm vụ lập báo cáo theo hướng dẫn riêng của Cục Dự trữ quốc gia./.

Phần thứ hai:

HỆ THỐNG CHỨNG TỪ KẾ TOÁN

DANH MỤC CHỨNG TỪ KẾ TOÁN

Phần thứ ba:

HỆ THỐNG TÀI KHOẢN KẾ TOÁN

DANH MỤC HỆ THỐNG TÀI KHOẢN KẾ TOÁN ÁP DỤNG CHO CÁC ĐƠN VỊ THUỘC NGÀNH DỰ TRỮ QUỐC GIA

Phần thứ tư:

HỆ THỐNG SỔ KẾ TOÁN

DANH MỤC VÀ MẪU SỔ KẾ TOÁN
(Hình thức Chứng từ ghi sổ)

Phần thứ năm:

HỆ THỐNG BÁO CÁO TÀI CHÍNH VÀ BÁO CÁO KẾ TOÁN QUẢN TRỊ

1. Danh mục báo cáo tài chính

1.1. Báo cáo tài chính áp dụng cho các đơn vị kế toán DTQG

1.2. Báo cáo tài chính đặc thù, báo cáo kế toán quản trị

1.3. Báo cáo tài chính và báo cáo kế toán quản trị áp dụng cho các đơn vị kế toán DTQG của các Bộ, ngành

2. Mẫu báo cáo tài chính

BẢNG CÂN ĐỐI TÀI KHOẢN

Quý ......... năm...

TỔNG HỢP TÌNH HÌNH KINH PHÍ VÀ QUYẾT TOÁN KINH PHÍ ĐÃ SỬ DỤNG