|
ỦY BAN NHÂN DÂN
TỈNH ĐẮK LẮK
-------
|
CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ
NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
---------------
|
|
Số: 3812/QĐ-UBND
|
Đắk Lắk, ngày 31
tháng 12 năm 2021
|
QUYẾT
ĐỊNH
VỀ VIỆC BAN HÀNH QUY TRÌNH TẠM THỜI TỔ CHỨC,
VẬN HÀNH HỆ THỐNG HỘI NGHỊ TRUYỀN HÌNH TỈNH ĐẮK LẮK
CHỦ TỊCH
ỦY BAN NHÂN DÂN TỈNH
Căn cứ Luật Tổ chức
Chính quyền địa phương ngày 19/6/2015; Luật sửa đổi, bổ sung một số điều của
Luật Tổ chức Chính phủ và Luật Tổ chức chính quyền địa phương ngày 22/11/2019;
Căn cứ Nghị định số
85/2016/NĐ-CP ngày 01/7/2016 của Chính phủ về bảo đảm an toàn hệ thống thông tin
theo cấp độ;
Căn cứ Quyết định số
45/2018/QĐ-TTg ngày 09/11/2018 của Thủ tướng Chính phủ quy định chế độ họp
trong hoạt động quản lý, điều hành của cơ quan thuộc hệ thống hành chính nhà
nước;
Căn cứ Thông tư số
03/2017/TT-BTTTT ngày 24/4/2017 của Bộ trưởng Bộ Thông tin và Truyền thông Quy
định chi tiết và hướng dẫn một số điều của Nghị định 85/2016/NĐ-CP ngày
01/7/2016 của Chính phủ về bảo đảm an toàn hệ thống thông tin theo cấp độ;
Căn cứ Thông tư số
27/2017/TT-BTTTT ngày 20/10/2017 của Bộ trưởng Bộ Thông tin và Truyền thông quy
định về quản lý, vận hành, kết nối, sử dụng và bảo đảm an toàn thông tin trên
mạng truyền số liệu chuyên dùng của các cơ quan Đảng, Nhà nước; Thông tư số 12/2019/TT-BTTTT
ngày 05/11/2019 của Bộ trưởng Bộ Thông tin và Truyền thông sửa đổi, bổ sung
một số điều của Thông tư số 27/2017/TT-BTTTT ngày 20/10/2017;
Căn cứ Quyết định số
1594/QĐ-BTTTT ngày 13/10/2021 của Bộ trưởng Bộ Thông tin và Truyền thông về
việc ban hành Quy trình tạm thời tổ chức, vận hành hệ thống Hội nghị truyền
hình kết nối từ Chính phủ đến cấp xã;
Xét đề nghị của Sở
Thông tin và Truyền thông tại Tờ trình số 117/TTr- STTTT ngày 24/12/2021.
QUYẾT
ĐỊNH:
Điều 1. Ban
hành kèm theo Quyết định này Quy trình tạm thời tổ chức, vận hành hệ thống Hội
nghị truyền hình tỉnh Đắk Lắk.
Điều 2. Quyết
định này có hiệu lực thi hành kể từ ngày ký.
Điều 3. Chánh
Văn phòng UBND tỉnh; Giám đốc Sở Thông tin và Truyền thông; Chủ tịch UBND các
huyện, thị xã, thành phố; Chủ tịch UBND các xã, phường, thị trấn; Giám đốc Viễn
thông tỉnh Đắk Lắk; Giám đốc Viettel Đắk Lắk; thủ trưởng các cơ quan, đơn vị có
liên quan chịu trách nhiệm thi hành Quyết định này./.
|
Nơi nhận:
-
Như
Điều 3;
- Bộ Thông tin và Truyền thông (b/c);
- TT.Tỉnh ủy, TT. HĐND tỉnh (b/c);
- CT, các PCT UBND tỉnh;
- CVP, các PCVP UBND tỉnh;
- Trung tâm CN & Cổng TTĐT tỉnh;
- Lưu: VT, KGVX (Nh-05b).
|
KT. CHỦ TỊCH
PHÓ CHỦ TỊCH
Nguyễn Tuấn Hà
|
QUY
TRÌNH TẠM THỜI
TỔ CHỨC, VẬN HÀNH HỆ THỐNG HỘI NGHỊ TRUYỀN
HÌNH TỈNH ĐẮK LẮK
(Ban
hành kèm theo Quyết định số 3812/QĐ-UBND ngày 31/12/2021 của Chủ tịch Ủy ban
nhân dân tỉnh Đắk Lắk)
I. QUY ĐỊNH CHUNG
1.
Phạm vi áp dụng
Quy trình này áp dụng
cho việc tổ chức, vận hành hệ thống Hội nghị truyền hình (sau đây viết tắt là HNTH)
tỉnh Đắk Lắk.
2.
Đối tượng thực hiện
a) Các cơ quan chủ
trì tham mưu tổ chức HNTH: Các sở, ban, ngành, đoàn thể của tỉnh; UBND các
huyện, thị xã, thành phố; UBND các xã, phường, thị trấn.
b) Cán bộ quản lý,
vận hành hệ thống HNTH tỉnh Đắk Lắk từ cấp tỉnh đến cấp huyện, cấp xã.
c) Các doanh nghiệp
cung cấp dịch vụ liên quan đến hoạt động kết nối HNTH: VNPT Đắk Lắk, Viettel
Đắk Lắk.
d) Trung tâm Công
nghệ và Cổng thông tin điện tử tỉnh trực thuộc Văn phòng UBND tỉnh: Đơn vị chịu
trách nhiệm chính trong việc quản lý, vận hành Máy chủ điều khiển trung tâm MCU
Multipoint Control Unit) và hỗ trợ xử lý sự cố chung.
3.
Giải thích từ ngữ
- Hội nghị truyền
hình: Là
hình thức thiết lập phiên hội nghị sử dụng hệ thống thiết bị, công nghệ để
truyền tải hình ảnh, âm thanh giữa các phòng họp tại các địa điểm khác nhau các
điểm cầu) thông qua hệ thống mạng viễn thông giúp các đại biểu tham gia có thể
tương tác với nhau.
- Hệ thống HNTH từ
cấp tỉnh tới cấp xã: Là
hệ thống liên kết giữa các hệ thống HNTH của các cơ quan, đơn vị: Văn phòng
UBND tỉnh, VNPT Đắk Lắk, Viettel Đắk Lắk để kết nối từ UBND tỉnh liên thông 3
cấp hành chính phục vụ chỉ đạo, điều hành công việc của tỉnh.
Các điểm cầu trong hệ
thống HNTH của tỉnh, bao gồm:
+ Cấp tỉnh: Điểm cầu
tại Văn phòng UBND tỉnh.
+ Cấp huyện: Các điểm
cầu tại UBND huyện, thị xã, thành phố.
+ Cấp xã: Các điểm
cầu tại UBND xã, phường, thị trấn.
- Hệ thống điều khiển
kết nối đa điểm (Multipoint
Control Unit: MCU): Là hệ thống kỹ thuật, công nghệ được sử dụng để thiết lập
các phiên HNTH và kết nối hình ảnh, âm thanh cho việc tương tác giữa các điểm
cầu.
- VCS (Video Conference
System): Là thiết bị đầu cuối chuyên dụng HNTH.
- Phòng họp trực
tuyến: Là
phòng họp tại các điểm cầu được bố trí tại trụ sở các cơ quan và đáp ứng đầy đủ
các yêu cầu về thiết bị, kết nối để phục vụ các phiên HNTH.
- Thời gian kết nối
điểm cầu trong phiên họp: Là khoảng thời gian để thiết lập kết nối cho phép tương
tác 2 chiều giữa điểm cầu chính và điểm cầu thành viên trong phiên họp.
- Đơn vị quản lý hệ
thống HNTH: Là
đơn vị chủ trì, trực tiếp vận hành, tổ chức các phiên họp HNTH liên thông 03
cấp, bao gồm: Văn phòng UBND tỉnh, VNPT Đắk Lắk, Viettel Đắk Lắk, UBND cấp
huyện, UBND cấp xã.
- Cán bộ kỹ thuật
điều khiển MCU: Là
công chức, viên chức, người lao động tại các cơ quan, đơn vị nhà nước và nhân
viên kỹ thuật của các doanh nghiệp được phân công vận hành hệ thống điều khiển
MCU.
- Đơn vị quản lý, vận
hành phòng họp: Là
đơn vị được phân công quản lý, vận hành thiết bị phòng họp các cấp.
- Cán bộ quản lý, vận
hành phòng họp: Là
công chức, viên chức, người lao động tại các cơ quan, đơn vị nhà nước được phân
công quản lý, vận hành hệ thống thiết bị tại các phòng họp.
4. Nguyên tắc thực
hiện
a) Việc đăng ký, sắp
xếp các cuộc HNTH phải thực hiện theo đúng Quy chế, đảm bảo khoa học, trong đó
ưu tiên HNTH do Lãnh đạo tỉnh chủ trì, các cuộc họp khẩn cấp phục vụ công tác
phòng chống dịch bệnh, thiên tai, hỏa hoạn và các nội dung có tính chất cấp
thiết khác.
b) Các cơ quan, đơn
vị chủ trì tham mưu tổ chức HNTH thực hiện nghiêm túc việc đăng ký họp trực
tuyến bằng văn bản gửi đến Văn phòng UBND tỉnh (Trước thời điểm diễn ra cuộc
họp tối thiểu ngày làm việc, trừ trường hợp đột xuất do Lãnh đạo tỉnh quyết
định).
c) Tất cả các điểm
cầu phải sử dụng đường truyền số liệu chuyên dùng (SLCD), khi có sự cố về đường
truyền SLCD, điểm cầu bị sự cố thông báo cho điểm cầu chính để xin ý kiến Chủ
trì thay đổi địa điểm họp ghép với điểm cầu gần nhất hoặc sử dụng đường truyền
Internet nếu hệ thống đáp ứng các yêu cầu về an toàn thông tin theo quy định.
d) Trung tâm Công
nghệ và Cổng thông tin điện tử tỉnh trực thuộc Văn phòng UBND tỉnh chủ trì,
phối hợp với các cơ quan, đơn vị có liên quan trực tiếp tổ chức, vận hành các
cuộc họp tại Trụ sở HĐND và UBND tỉnh Đắk Lắk. Đối với các cuộc họp tổ chức,
chủ trì tại cấp huyện thì do Văn phòng HĐND và UBND cấp huyện chủ động tổ chức,
vận hành cuộc họp.
e) Các HNTH do Chính
phủ hoặc bộ, ngành Trung ương tổ chức sử dụng dịch vụ của doanh nghiệp VNPT
hoặc Viettel thì VNPT, Viettel phải có trách nhiệm vận hành, điều khiển.
g) Đối với các hội
nghị, cuộc họp triển khai từ cấp Trung ương đến cấp huyện, cấp xã hoặc từ cấp
tỉnh đến cấp huyện, cấp xã: Điểm cầu chính có trách nhiệm kiểm tra kỹ thuật đến
điểm cầu cấp sở, huyện Điểm cầu huyện có trách nhiệm kiểm tra kỹ thuật đến các
điểm cầu cấp xã của địa phương mình Báo cáo kết quả kiểm tra để điểm cầu chính
tổng hợp báo cáo lãnh đạo chủ trì.
h) Các điểm cầu cung
cấp thông tin đầu mối của lãnh đạo và kỹ thuật phụ trách các điểm cầu (Họ và
tên, chức vụ, số điện thoại, Zalo) gửi về Văn phòng UBND tỉnh để cập nhật,
phối hợp tổ chức, vận hành hệ thống (Khi có sự thay đổi về đầu mối phối hợp
thì các điểm cầu chủ động cung cấp thông tin cho Văn phòng UBND tỉnh để cập
nhật).
i) Các điểm cầu lập
quy trình kiểm tra, theo dõi tình hình hoạt động hệ thống trước khi họp và
trong khi diễn ra cuộc họp (Ngày, giờ tham gia kiểm tra, tham gia họp; các
sự cố trong khi tổ chức, vận hành cuộc họp…).
k) Các điểm cầu phải
luôn tắt micro khi không phát biểu; cán bộ kỹ thuật, vận hành HNTH tại các điểm
cầu phải trực, vận hành trong suốt quá trình cuộc họp diễn ra.
II. QUY TRÌNH TỔ
CHỨC, VẬN HÀNH HỆ THỐNG HNTH
1.
Đối với các phiên họp có kế hoạch
a) Lưu đồ khung
b) Diễn giải lưu đồ
|
Bước
|
Nội
dung
|
Đơn
vị
thực hiện
|
Thời
gian thực hiện
|
|
1
|
Gửi thông tin đăng
ký phòng họp trực tuyến
- Các đơn vị chủ
trì tham mưu tổ chức hội nghị trực tuyến đăng ký họp trực tuyến bằng văn bản
gửi đến Văn phòng UBND tỉnh. Trước thời điểm diễn ra cuộc họp tối thiểu 5
ngày làm việc, trừ trường hợp đặc biệt phải có ý kiến của UBND tỉnh.
- Thông tin đăng ký
phải đảm bảo tối thiểu các nội dung sau:
+ Thời gian tổ chức
HNTH.
+ Điểm cầu chính:
Địa điểm tổ chức, lãnh đạo chủ trì, thành phần tham dự.
+ Điểm cầu thành
viên: Thành phần, địa điểm.
+ Kịch bản cuộc họp
hoặc khung chương trình cuộc họp.
+ Thông tin đầu mối
liên hệ.
|
Cơ quan chủ trì
tham mưu tổ chức họp trực tuyến
|
Thực hiện khi có
chủ trương họp
|
|
2
|
Duyệt, cấp tài
nguyên phòng họp
- Văn phòng UBND
tỉnh căn cứ năng lực xử lý của MCU và các điều kiện kỹ thuật khác sẽ tiếp
nhận, duyệt lịch đăng ký và cập nhật danh sách các cuộc họp trực tuyến.
- Trường hợp không
thể cấp tài nguyên MCU theo đúng yêu cầu đăng ký của đơn vị chủ trì thì Văn
phòng UBND tỉnh phải thông tin lại ngay cho đơn vị chủ trì tham mưu tổ chức
họp trực tuyến.
|
Văn phòng UBND tỉnh
|
Sau khi nhận được
thông tin yêu cầu (Thực hiện trong ngày)
|
|
3
|
Thông báo lịch kiểm
tra kỹ thuật và
phiên họp chính thức
- Cơ quan, đơn vị vận
hành điểm cầu chính gửi văn bản thông báo lịch kiểm tra kỹ thuật và phiên họp
chính thức đến các điểm cầu thành viên.
- Đối với cuộc họp
triển khai từ cấp tỉnh đến cấp huyện, xã: Đơn vị quản lý điểm cầu cấp huyện
gửi văn bản thông báo lịch kiểm tra kỹ thuật nội bộ và phiên họp chính thức
đến điểm cầu cấp xã.
|
Cơ quan, đơn vị vận
hành điểm cầu chính
|
Sau khi được duyệt,
cấp tài nguyên phòng họp
|
|
4
|
Công tác chuẩn bị
- Cán bộ kỹ thuật
vận hành MCU (Văn
phòng UBND tỉnh):
+ Xây dựng phương
án mô hình phòng họp áp dụng, cấp phát tài nguyên của MCU.
+ Phân công cán bộ
trực vận hành MCU, hỗ trợ kỹ thuật.
- Cán bộ kỹ thuật
điểm cầu chính
+ Phối hợp với cơ
quan chủ trì chuẩn bị các điều kiện kỹ thuật tại điểm cầu chính như: Điều
kiện phòng họp (ánh sáng, điện,…), kiểm tra thiết bị âm thanh, hình ảnh và
các điều kiện khác phục vụ vận hành HNTH ...
+ Phối hợp với
doanh nghiệp viễn thông kiểm tra giám sát đường truyền.
+ Xây dựng phương
án triển khai, bố trí phòng họp theo kịch bản, như: Chế độ hiển thị, âm
thanh, hình ảnh, vị trí quay Camera…
- Cán bộ kỹ thuật
điểm cầu thành viên:
+ Kiểm tra bảo đảm
kênh truyền, thiết bị âm thanh, hình ảnh của điểm cầu.
+ Cập nhật thông
tin của điểm cầu: Lãnh đạo chủ trì, cán bộ kỹ thuật trực vận hành (Họ và tên,
chức vụ, số điện thoại) và thông báo về điểm cầu chính.
|
- Văn phòng UBND
tỉnh.
- Cơ quan, đơn vị
vận hành điểm cầu chính.
- Cơ quan, đơn vị
vận hành điểm cầu thành viên.
|
Hoàn thành trước
phiên kiểm duyệt
|
|
5
|
Tổ chức kết nối và
kiểm tra kỹ thuật các điểm cầu:
- Điểm cầu chính:
+ Kiểm tra tính sẵn
sàng của hệ thống: Thiết bị âm thanh, thiết bị hiển thị, thiết bị giải mã, đường
truyền tại đơn vị mình, quản lý, vận hành phòng họp phục vụ tổng duyệt theo
phương án, kịch bản đã xây dựng.
+ Thiết lập kết nối
và tổng duyệt tất cả các điểm cầu bảo đảm chất lượng.
+ Kiểm tra chất lượng
âm thanh hai chiều, hình ảnh hiển thị từng điểm cầu.
+ Cập nhật kết quả
kiểm tra kỹ thuật vào mẫu tổng hợp thông tin.
+ Tổng hợp thông tin
của các điểm cầu thành viên: Lãnh đạo chủ trì, cán bộ kỹ thuật trực vận hành (Họ
và tên, chức vụ, số điện thoại).
- Điểm cầu thành
viên:
+ Kiểm tra tính sẵn
sàng của các thiết bị phục vụ họp như: Thiết bị giải mã, thiết bị âm thanh,
hình ảnh, đường truyền…
+ Kết nối với điểm
cầu chính để kiểm tra chất lượng âm thanh, hình ảnh tại điểm cầu của mình.
Cập nhật thông tin
của điểm cầu: Lãnh đạo chủ trì, cán bộ kỹ thuật trực vận hành (Họ và tên,
chức vụ, số điện thoại) và thông báo về điểm cầu chính.
* Lưu ý: Đối với cuộc họp tổ
chức từ cấp tỉnh đến cấp huyện, cấp xã: Điểm cầu chính chỉ thực hiện kiểm tra
kỹ thuật đến điểm cầu cấp huyện và các điểm cầu có tham gia phát biểu theo kịch
bản. Còn lại điểm cầu cấp huyện phải kiểm tra kỹ thuật nội bộ đến các điểm
cầu cấp xã và cung cấp kết quả kiểm tra kỹ thuật để điểm cầu chính tổng hợp kết
quả.
|
- Cơ quan, đơn vị
vận hành điểm cầu chính.
- Cơ quan, đơn vị vận
hành điểm
cầu
thành viên.
|
Tùy theo quy mô của
từng phiên họp cụ thể. Hoàn thành kiểm tra kỹ thuật trước 01 buổi hoặc tối thiểu 02 giờ trước
thời điểm phiên họp chính thức diễn ra
|
|
6
|
Kết nối phiên họp
với đầy đủ các điểm cầu
- Điểm cầu chính:
+ Tạo lập phòng họp
mời các điểm cầu
thành
viên vào phòng họp HNTH.
+ Kiểm tra lại chất
lượng âm thanh, hình ảnh các các điểm cầu có tham gia phát biểu.
+ Đối với các điểm
cầu chưa đạt chất lượng, các đơn vị phụ trách điểm cầu đó thực hiện kiểm thử
lại nội bộ, xử lý các sự cố, vấn đề phát sinh trước khi phiên họp chính thức
diễn ra.
- Điểm cầu thành
viên:
+ Đảm bảo kết nối
với điểm cầu chính.
+ Kiểm tra âm
thanh, hình ảnh khi điểm cầu chính yêu cầu.
+ Bảo đảm hệ thống
hoạt động ổn định, sẵn sàng phục vụ phiên họp chính thức.
|
- Cơ quan, đơn vị
vận hành điểm cầu chính.
- Cơ quan, đơn vị vận
hành điểm
cầu
thành viên.
|
Đảm bảo hệ thống sẵn
sàng tham gia kết nối trước thời điểm phiên họp chính thức diễn ra 30
phút.
|
|
7
|
Phục vụ phiên họp
chính thức:
- Cán bộ kỹ thuật
vận hành MCU (Văn
phòng UBND tỉnh):
+ Kiểm soát thông số
của MCU.
+ Bảo đảm an toàn
thông tin: Giám sát các sự kiện, nguy cơ mất an toàn thông tin của hệ thống
và có phương án xử lý.
- Cán bộ kỹ thuật
điểm cầu chính:
+ Tập trung chú ý
hoàn toàn vào chương trình, diễn biến trong suốt thời gian cuộc họp diễn ra. Tuân
thủ tuyệt đối kịch bản phiên họp, báo cáo các vấn đề phát sinh trong quá
trình diễn ra cuộc họp.
+ Tuyệt đối tập
trung, lắng nghe yêu cầu kết nối của chủ tọa để bảo đảm thời gian kết nối
điểm cầu thành viên với điểm cầu.
+ Khi chủ tọa có
yêu cầu kết nối đến một điểm cầu: Cán bộ kỹ thuật điều khiển điểm cầu chính
đưa hình ảnh, âm thanh điểm cầu đó lên bục phát biểu. Thiết lập layout hiển
thị hình ảnh, âm thanh điểm cầu cần tương tác lên màn hình chủ tọa.
- Cán bộ kỹ
thuật điểm cầu thành viên:
+ Theo dõi nội dung
phiên họp và chủ động bật tắt micro, điều chỉnh hệ thống âm thanh, điều chỉnh
Camera tại điểm cầu của mình khi được gọi phát biểu.
+ Đối với các điểm
cầu sử dụng Camera chuyên dụng: Cần lưu một số vị trí quay của Camera vào nút
nhớ của điều khiển nhanh, như: Vị trí chủ tọa tại đầu cầu, bên trái, bên
phải, phóng to, thu nhỏ,… khi đại biểu tại đơn vị phát biểu, ngay lập tức
quay Camera vào người đang phát biểu (trong quá trình diễn ra hội nghị có thể
chuyển các vị trí Camera để hình động thêm sinh động).
+ Tổ chức giám sát
hệ thống HNTH, điểm cầu do đơn vị phụ trách, tuân thủ tuyệt đối kịch bản
phiên họp, đầu mối các đơn vị liên tục cập nhật, báo cáo các vấn đề phát sinh
trong quá trình diễn ra cuộc họp.
+ Ghi nhật ký cuộc
họp khi kiểm tra kỹ thuật, quá trình họp đến khi kết thúc cuộc họp.
* Lưu ý: Kiểm tra pin đối
với micro cầm tay, tắt micro khi không phát biểu.
|
- Cán bộ kỹ thuật
vận hành MCU.
- Cán bộ kỹ thuật
điểm cầu chính.
- Cán bộ kỹ thuật
điểm cầu thành viên.
|
Theo thời gian
phiên họp. Các điểm cầu bật hệ thống và chủ động kết nối vào điểm cầu chính
trước 01 giờ phiên họp chính thức diễn ra.
|
|
8
|
Điểm cầu chính tổng
hợp, đánh giá chất lượng phiên họp. Ghi nhật ký cuộc họp.
|
Cán bộ kỹ thuật điều
khiển điểm cầu chính
|
Sau khi kết thúc
cuộc họp
|
2.
Đối với các phiên họp đột xuất
a) Lưu đồ khung
b) Diễn giải lưu đồ
|
Bước
|
Nội
dung
|
Đơn
vị
thực hiện
|
Thời
gian thực hiện
|
|
1
|
Thông báo tổ chức
họp trực tuyến
- Cơ quan, đơn vị
chủ trì thông báo lịch tổ chức họp trực tuyến đến Văn phòng UBND tỉnh và các
cơ quan, đơn vị điểm cầu thành viên bằng văn bản hoặc hình thức khác.
- Thông báo phải
đảm bảo tối thiểu các thông tin sau:
+ Thời gian tổ chức
HNTH.
+ Điểm cầu chính: Địa
điểm tổ chức, lãnh đạo chủ trì, thành phần tham dự.
+ Điểm cầu thành
viên: Thành phần, địa điểm.
+ Kịch bản cuộc họp
hoặc khung chương trình cuộc họp.
+ Thông tin đầu mối
liên hệ.
|
Cơ quan chủ trì
tham mưu tổ chức họp trực tuyến
|
Thực hiện khi có
chủ trương họp
|
|
2
|
Thông báo lịch kết
nối đầy đủ các điểm cầu và phiên họp chính thức
- Cơ quan, đơn vị
vận hành điểm cầu chính thông báo lịch kết nối đầy đủ đến các điểm cầu thành
viên.
- Đối với cuộc họp
triển khai từ cấp tỉnh đến cấp huyện, xã: Đơn vị quản lý điểm cầu cấp huyện
gửi thông báo lịch kết nối đầy đủ các điểm cầu đến điểm cầu cấp xã.
|
Cơ quan, đơn vị vận
hành điểm cầu chính
|
Sau khi nhận được thông
báo tổ chức họp trực tuyến
|
|
3
|
Kết nối phiên họp
với đầy đủ các điểm cầu
- Văn phòng UBND
tỉnh:
+ Chọn mô hình
phòng họp, cấp phát tài nguyên MCU.
+ Phân công cán bộ
trực vận hành MCU, hỗ trợ kỹ thuật.
- Điểm cầu chính:
+ Tạo lập phòng họp
mời các điểm cầu thành viên vào phòng họp HNTH.
+ Kiểm tra chất
lượng âm thanh, hình ảnh các các điểm cầu có tham gia phát biểu.
+ Đối với các điểm
cầu chưa đạt chất lượng, các đơn vị phụ trách điểm cầu đó thực hiện kiểm thử
lại nội bộ, xử lý các sự cố, vấn đề phát sinh trước khi phiên họp chính thức
diễn ra
+ Tổng hợp thông
tin của các điểm cầu thành viên: Lãnh đạo chủ trì, cán bộ kỹ thuật trực vận
hành (Họ và tên, chức vụ, số điện thoại)
- Điểm cầu thành
viên:
+ Đảm bảo kết nối
với điểm cầu chính.
+ Kiểm tra âm
thanh, hình ảnh khi điểm cầu chính yêu cầu.
+ Bảo đảm hệ thống
hoạt động ổn định, sẵn sàng phục vụ phiên họp chính thức.
+ Cập nhật thông
tin của điểm cầu: Lãnh đạo chủ trì, cán bộ kỹ thuật trực vận hành (Họ và tên,
chức vụ, số điện thoại) và thông báo về điểm cầu chính.
|
- Văn phòng UBND
tỉnh.
- Cơ quan, đơn vị
vận hành điểm cầu chính.
- Cơ quan, đơn vị
vận hành điểm cầu thành viên
|
Đảm bảo hệ thống sẵn
sàng tham gia kết nối trước thời điểm họp chính thức
|
|
4
|
Phục vụ phiên họp
chính thức:
- Cán bộ kỹ thuật
vận hành MCU (Văn
phòng UBND tỉnh):
+ Kiểm soát thông
số của MCU.
+ Bảo đảm an toàn
thông tin: Giám sát các sự kiện, nguy cơ mất an toàn thông tin của hệ thống
và có phương án xử lý.
- Cán bộ kỹ thuật
điểm cầu chính:
+ Tập trung chú ý
hoàn toàn vào chương trình, diễn biến trong suốt thời gian cuộc họp diễn ra. Tuân
thủ tuyệt đối kịch bản phiên họp, báo cáo các vấn đề phát sinh trong quá
trình diễn ra cuộc họp.
+ Tuyệt đối tập
trung, lắng nghe yêu cầu kết nối của chủ tọa để bảo đảm thời gian kết nối
điểm cầu thành viên với điểm cầu chính.
+ Khi chủ tọa có
yêu cầu kết nối đến một điểm cầu: Cán bộ kỹ thuật điều khiển điểm cầu chính
đưa hình ảnh, âm thanh điểm cầu đó lên bục phát biểu. Thiết lập layout hiển
thị hình ảnh, âm thanh điểm cầu cần tương tác lên màn hình chủ tọa
- Cán bộ kỹ
thuật điểm cầu thành viên:
+ Theo dõi nội dung
phiên họp và chủ động bật tắt micro, điều chỉnh hệ thống âm thanh, điều chỉnh
Camera tại điểm cầu của mình khi được gọi phát biểu.
+ Đối với các điểm
cầu sử dụng Camera chuyên dụng: Cần lưu một số vị trí quay của Camera vào nút
nhớ của điều khiển nhanh, như: Vị trí chủ tọa tại đầu cầu, bên trái, bên
phải, phóng to, thu nhỏ,… khi đại biểu tại đơn vị phát biểu, ngay lập tức quay
Camera vào người đang phát biểu (Trong quá trình diễn ra hội nghị có thể
chuyển các vị trí Camera để hình động thêm sinh động).
+ Tổ chức giám sát
hệ thống HNTH, điểm cầu do đơn vị phụ trách, tuân thủ tuyệt đối kịch bản
phiên họp, đầu mối các đơn vị liên tục cập nhật, báo cáo các vấn đề phát sinh
trong quá trình diễn ra cuộc họp.
+ Ghi nhật ký cuộc
họp khi kiểm tra kỹ thuật, quá trình họp đến khi kết thúc cuộc họp.
* Lưu ý: Kiểm tra pin đối
với micro cầm tay, tắt micro khi không phát biểu.
|
- Cán bộ kỹ thuật
vận hành MCU.
- Cán bộ kỹ thuật
điểm cầu chính.
- Cán bộ kỹ thuật
điểm cầu thành viên.
|
Theo thời gian
phiên họp. Các điểm cầu bật hệ thống và chủ động kết nối vào điểm cầu chính
trước 01 giờ phiên họp chính thức diễn ra
|
|
5
|
Điểm cầu chính tổng
hợp, đánh giá chất lượng phiên họp. Ghi nhật ký cuộc họp.
|
Cán bộ kỹ thuật điều
khiển điểm cầu chính
|
Sau khi kết thúc
cuộc họp
|