Quyết định 2284/QĐ-UBND năm 2018 về Quy chế tiếp nhận, xử lý, phát hành và quản lý văn bản tại Văn phòng Ủy ban nhân dân tỉnh Đắk Lắk

QUYẾT ĐỊNH

BAN HÀNH QUY CHẾ TIẾP NHẬN, XỬ LÝ, PHÁT HÀNH VÀ QUẢN LÝ VĂN BẢN TẠI VĂN PHÒNG UBND TỈNH ĐẮK LẮK

CHỦ TỊCH ỦY BAN NHÂN DÂN TỈNH

Căn cứ Luật Tổ chức chính quyền địa phương ngày 19/6/2015;

Căn cứ Nghị định 110/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 của Chính phủ về công tác văn thư; Nghị định số 09/2010/NĐ-CP ngày 08/02/2010 của Chính phủ về sửa đổi, bổ sung Nghị định một số điều của Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 của Chính phủ;

Căn cứ Quyết định số 1467/QĐ-VPCP ngày 21/9/2010 của Văn phòng Chính phủ về việc ban hành quy chế mẫu về tiếp nhận, xử lý, phát hành và quản lý văn bản tại Văn phòng UBND tỉnh, thành phố thuộc Trung ương;

Căn cứ Quyết định số 19/2017/QĐ-UBND ngày 29/6/2017 của UBND tỉnh về ban hành Quy chế làm việc của UBND tỉnh;

Căn cứ Chỉ thị số 14/CT-UBND ngày 01/9/2017 của UBND tỉnh về tăng cường trách nhiệm trong thực hiện nhiệm vụ do UBND tỉnh, Chủ tịch UBND tỉnh giao;

Căn cứ Quyết định số 05/2015/QĐ-UBND ngày 16/01/2015 của UBND tỉnh về ban hành Quy chế công tác văn thư, lưu trữ trên địa bàn tỉnh;

Theo đề nghị của Chánh Văn phòng UBND tỉnh tại Tờ trình số 484/TTr- VPUBND 23/8/2018,

QUYẾT ĐỊNH:

Điều 1. Ban hành kèm theo Quyết định này Quy chế tiếp nhận, xử lý, phát hành và quản lý văn bản tại Văn phòng UBND tỉnh Đắk Lắk.

Điều 2. Quyết định này có hiệu lực kể từ ngày ký và thay thế Quyết định số 621/QĐ-UBND ngày 16/3/2012 của Chủ tịch UBND tỉnh về ban hành Quy định về tiếp nhận, xử lý, phát hành và quản lý văn bản tại Văn phòng UBND tỉnh Đắk Lắk.

Điều 3. Chánh Văn phòng UBND tỉnh; Thủ trưởng các sở, ban, ngành của tỉnh; Chủ tịch UBND các huyện, thị xã, thành phố và các đơn vị có liên quan chịu trách nhiệm thi hành Quyết định này./.

QUY CHẾ

TIẾP NHẬN, XỬ LÝ, PHÁT HÀNH VÀ QUẢN LÝ VĂN BẢN TẠI VĂN PHÒNG UBND TỈNH
(Ban hành kèm theo Quyết định số 2284/QĐ-UBND ngày 20/9/2018 của Chủ tịch UBND tỉnh)

Chương I

QUY ĐỊNH CHUNG

Điều 1. Phạm vi điều chỉnh và đối tượng áp dụng

1. Quy chế này quy định về trách nhiệm, nguyên tắc, quy trình trong việc tiếp nhận, chuyển giao, xử lý, phát hành và quản lý văn bản tại Văn phòng Ủy ban nhân dân tỉnh Đắk Lắk (sau đây gọi là Văn phòng).

2. Quy chế này áp dụng đối với các phòng, ban, trung tâm (sau đây gọi chung là phòng), cán bộ, công chức, viên chức thuộc Văn phòng; các cơ quan, đơn vị, tổ chức, cá nhân có liên quan đến hoạt động tiếp nhận, xử lý, phát hành và quản lý văn bản tại Văn phòng.

Điều 2. Giải thích từ ngữ

1. “Văn bản đến” là văn bản, hồ sơ của cơ quan, đơn vị, tổ chức, cá nhân gửi, trình UBND tỉnh, lãnh đạo UBND tỉnh, Văn phòng UBND tỉnh, lãnh đạo Văn phòng UBND tỉnh theo đường bưu điện, fax, gửi trực tiếp hoặc gửi qua mạng tin học.

2. “Văn bản đi” là văn bản, hồ sơ do UBND tỉnh, Chủ tịch UBND tỉnh, Văn phòng UBND tỉnh ban hành, gửi cơ quan theo đường bưu điện, fax, gửi trực tiếp hoặc gửi qua mạng tin học.

3. “Bản thảo văn bản” là bản được viết tay hoặc đánh máy, hình thành trong quá trình soạn thảo văn bản.

4. “Bản gốc văn bản” là bản hoàn chỉnh về nội dung, thể thức văn bản, được UBND tỉnh, Chủ tịch UBND tỉnh và Văn phòng UBND tỉnh ban hành, có chữ ký trực tiếp của Chủ tịch UBND tỉnh, Phó Chủ tịch UBND tỉnh, Chánh Văn phòng, Phó Chánh Văn phòng hoặc người được ủy quyền.

5. “Bản chính văn bản” là bản hoàn chỉnh về nội dung, thể thức văn bản, được UBND tỉnh, Chủ tịch UBND tỉnh và Văn phòng UBND tỉnh ban hành, được hình thành từ bản gốc văn bản.

6. “Hồ sơ” là một tập tài liệu có liên quan với nhau về một vấn đề, một sự việc, một đối tượng cụ thể hoặc có đặc điểm chung, hình thành trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc thuộc phạm vi chức năng, nhiệm vụ của cơ quan, đơn vị, cá nhân và là bằng chứng về kết quả công việc đã thực hiện.

17. “Chuyên viên” là công chức, viên chức thuộc Văn phòng UBND tỉnh chịu trách nhiệm trong việc tham mưu về công tác chuyên môn cho UBND tỉnh, lãnh đạo UBND tỉnh và Văn phòng UBND tỉnh.

Điều 3. Nguyên tắc tiếp nhận, xử lý, phát hành và quản lý văn bản

1. Đúng thẩm quyền, đúng quy định của pháp luật; đảm bảo chính xác, kịp thời, đáp ứng yêu cầu cải cách hành chính; phục vụ tốt công tác chỉ đạo, điều hành của lãnh đạo UBND tỉnh, quản lý nhà nước của UBND tỉnh. Quy trình liên thông, khoa học, hợp lý, rõ ràng, đảm bảo sự tập trung, thống nhất, xác định rõ trách nhiệm của các cơ quan, đơn vị, cá nhân trong quá trình thực hiện. Giữ gìn bí mật thông tin, tài liệu đang giải quyết và đảm bảo yêu cầu bí mật tuyệt đối thông tin, tài liệu thuộc danh mục bí mật nhà nước.

2. Văn bản đến, văn bản đi được quản lý tập trung, thống nhất tại Phòng Hành chính - Tổ chức; được lưu giữ, bảo quản an toàn, nguyên vẹn và sử dụng đúng mục đích trong quá trình tiếp nhận, chuyển giao, giải quyết công việc.

3. Việc xử lý văn bản đồng thời được thực hiện trên mạng tin học, trừ văn bản có nội dung thuộc danh mục bí mật nhà nước.

4. Lãnh đạo Văn phòng, lãnh đạo các phòng cùng tham gia và chịu trách nhiệm trong quá trình xử lý văn bản.

5. Chuyên viên chỉ được xử lý văn bản khi có dấu đến do Văn thư đóng.

6. Hồ sơ trình lãnh đạo UBND tỉnh, lãnh đạo Văn phòng là hồ sơ giấy.

Điều 4. Trách nhiệm chung trong việc tiếp nhận, xử lý, phát hành và quản lý văn bản

1. Phòng Hành chính - Tổ chức có trách nhiệm:

a) Tiếp nhận, đăng ký, phân loại và chuyển giao văn bản; cập nhật ý kiến chỉ đạo của lãnh đạo UBND tỉnh vào Phần mềm quản lý văn bản;

b) Quản lý con dấu và việc sao, chụp văn bản tại Văn phòng UBND tỉnh;

c) Hướng dẫn công chức, viên chức, nhân viên thực hiện đúng quy trình xử lý văn bản và nghiệp vụ văn thư, lưu trữ;

d) Phối hợp với các phòng chuyên môn liên quan theo dõi, đôn đốc việc xử lý văn bản, bảo đảm thời hạn theo quy định;

đ) Thống kê, báo cáo tình hình xử lý văn bản tại các buổi giao ban của Văn phòng UBND tỉnh.

2. Trưởng các phòng, đơn vị thuộc Văn phòng (sau đây gọi chung là Trưởng phòng) có trách nhiệm:

a) Về toàn bộ kết quả xử lý văn bản đến của phòng;

b) Quản lý, đôn đốc, kiểm tra tình hình xử lý, phối hợp xử lý, thời hạn xử lý văn bản của các chuyên viên thuộc phòng mình;

c) Xem xét, kiểm tra thủ tục, hồ sơ do chuyên viên đơn vị trình; ký phiếu trình, ký tắt vào bản thảo văn bản;

d) Chấp hành ý kiến chỉ đạo về hành chính của lãnh đạo Văn phòng trong quá trình xử lý văn bản;

đ) Giao nhiệm vụ cho Phó Trưởng phòng để xem xét, kiểm tra hồ sơ và ký phiếu trình, ký tắt vào bản thảo văn bản thuộc lĩnh vực được phân công phụ trách; yêu cầu Phó Trưởng phòng báo cáo kết quả công việc được phân công.

3. Chuyên viên có trách nhiệm:

a) Xử lý văn bản đảm bảo thời gian quy định;

b) Báo cáo với lãnh đạo và trực tiếp trao đổi với các cơ quan gửi, trình để làm rõ nội dung văn bản, hồ sơ trình khi cần thiết;

c) Chịu trách nhiệm về nội dung phiếu trình, bản thảo văn bản; khi xử lý và phối hợp xử lý văn bản, phải thể hiện được các nội dung sau:

- Thẩm quyền giải quyết văn bản;

- Tính hợp hiến, hợp pháp của vấn đề xử lý;

- Mối liên hệ với ý kiến chỉ đạo trước đây về cùng một vấn đề;

- Đề xuất, kiến nghị cụ thể, rõ ràng về giải quyết công việc.

d) Chấp hành ý kiến chỉ đạo về hành chính của lãnh đạo phòng và lãnh đạo Văn phòng trong quá trình xử lý văn bản; được bảo lưu ý kiến về mặt nội dung;

đ) Chuyên viên chịu trách nhiệm xử lý chính có nhiệm vụ xác định chuyên viên phối hợp xử lý; lập, quản lý hồ sơ theo quy định.

4. Trung tâm Thông tin - Công báo có trách nhiệm:

a) Quản lý, bảo đảm Hệ thống quản lý văn bản và điều hành của Văn phòng (sau đây gọi tắt là phần mềm quản lý văn bản) trên mạng tin học của Văn phòng được vận hành liên tục, thông suốt, an toàn;

b) Cập nhật, hướng dẫn sử dụng chương trình quản lý văn bản;

c) Theo dõi tiến độ xử lý văn bản; quản lý các thông tin trên mạng theo chế độ bảo mật.

d) Cấp phát tài khoản truy cập và phân quyền sử dụng cho người dùng Phần mềm quản lý văn bản theo chỉ đạo của Chánh Văn phòng.

5. Công chức, viên chức, người lao động của Văn phòng có trách nhiệm thực hiện ý kiến chỉ đạo về hành chính của lãnh đạo cấp trên; bảo vệ bí mật nhà nước trong quá trình tiếp nhận, xử lý, phát hành, quản lý, lưu trữ, khai thác, sử dụng văn bản theo các quy định hiện hành.

Chương II

TIẾP NHẬN VÀ CHUYỂN GIAO VĂN BẢN

Điều 5. Tiếp nhận, đăng ký văn bản đến tại Văn thư

1. Đầu mối tiếp nhận văn bản:

a) Văn thư cơ quan là đầu mối tiếp nhận văn bản đến.

b) Các văn bản do lãnh đạo UBND tỉnh, lãnh đạo Văn phòng chuyển lại hoặc nhận trực tiếp từ các cơ quan khác, người nhận có trách nhiệm chuyển đến Văn thư để làm thủ tục tiếp nhận, chuyển giao theo đúng quy định.

2. Văn thư tiếp nhận, đăng ký văn bản như sau:

a) Các văn bản không bóc bì và được chuyển trực tiếp đến tổ chức, cá nhân có liên quan, gồm:

- Những bì gửi lãnh đạo UBND tỉnh, lãnh đạo Văn phòng với tư cách Phó Bí thư Tỉnh ủy, Ủy viên Ban Thường vụ Tỉnh ủy, Tỉnh ủy viên, Đại biểu Hội đồng nhân dân tỉnh, Ủy viên các tổ chức...;

- Những bì có độ Mật, Tối Mật, Tuyệt Mật gửi cá nhân; những bì ghi “chỉ người có tên mới được bóc bì”;

- Bì gửi các tổ chức Đảng, đoàn thể của Văn phòng;

- Những văn bản do lãnh đạo UBND tỉnh, lãnh đạo Văn phòng chuyển và ghi đích danh đơn vị xử lý, Văn thư chuyển văn bản đến Trưởng phòng được ghi đích danh.

b) Bóc bì và xử lý văn bản đối với những bì không thuộc Điểm a, Khoản 2, Điều 5 Quy chế này. Sau khi bóc bì, xử lý như sau:

- Đối chiếu số công văn trong và ngoài bì; kiểm tra dấu, số, ngày, tháng, năm và bản ghi điện tử văn bản, hồ sơ;

- Đóng dấu "Văn bản đến" lên góc trái ngay dưới phần trích yếu hoặc phần số, ký hiệu văn bản đến;

- Gửi lại nơi gửi các văn bản, hồ sơ không ký, không dấu hoặc dấu đen (trừ bản fax); ký và đóng dấu không đúng thẩm quyền; không số, không ghi ngày, tháng, bản rách, mờ không đọc được,... (Phòng Hành chính - Tổ chức có trách nhiệm tham mưu lãnh đạo Văn phòng ký Phiếu gửi trả văn bản, nêu rõ lý do và đính kèm văn bản chuyển lại cơ quan trình);

- Đăng ký để xử lý đối với những văn bản còn lại.

Điều 6. Cập nhật dữ liệu vào Phần mềm quản lý văn bản

1. Văn bản có đủ bản giấy và bản điện tử, Văn thư đối chiếu giữa bản ghi điện tử với bản giấy để chuyển xử lý theo quy trình.

2. Văn bản giấy không có văn bản điện tử:

a) Đối với cơ quan buộc phải gửi văn bản điện tử: Văn thư chuyển lãnh đạo Văn phòng để chuyển cho phòng chuyên môn xử lý; đồng thời, yêu cầu gửi bổ sung văn bản điện tử trong thời hạn 24 giờ kể từ khi Văn phòng phát hành văn bản để hoàn thiện hồ sơ giải quyết công việc trên môi trường mạng.

b) Đối với cơ quan không có trách nhiệm gửi văn bản điện tử: Văn thư scan văn bản, nhập vào Phần mềm quản lý văn bản để xử lý theo quy trình.

3. Văn bản điện tử gửi đến trước văn bản giấy: Văn thư chuyển văn bản điện tử cho lãnh đạo Văn phòng phụ trách để giao văn bản điện tử đến phòng có trách nhiệm xử lý nghiên cứu trước. Khi văn bản giấy đến, Văn thư chuyển phòng có trách nhiệm xử lý chính để trình và lưu hồ sơ.

Điều 7. Phân loại và chuyển giao văn bản

1. Văn thư chuyển văn bản điện tử đến lãnh đạo Văn phòng phụ trách lĩnh vực để thực hiện giao văn bản trên hệ thống idesk; chuyển giao hồ sơ giấy đến phòng chịu trách nhiệm xử lý chính theo phân công của lãnh đạo Văn phòng.

2. Người nhận được văn bản còn nguyên bì từ Văn thư, sau khi bóc bì, nếu thuộc công việc chung cần xử lý thì phải phối hợp với Văn thư để làm thủ tục đăng ký văn bản đến.

3. Đối với điện mật, Văn thư tiếp nhận, đăng ký và chuyển ngay cho lãnh đạo UBND tỉnh, Chánh Văn phòng. Khi lãnh đạo UBND tỉnh hoặc Chánh Văn phòng chuyển lại, Văn thư chuyển ngay cho phòng được giao xử lý theo quy định.

4. Thời gian chuyển giao văn bản:

a) Văn bản giấy: Chuyển ngay đối với những văn bản phải xử lý gấp; các văn bản khác được chuyển đến các phòng vào lúc 10 giờ 00 và 15 giờ 00 hàng ngày. Nếu Trưởng phòng vắng thì chuyển đến Phó Trưởng phòng để báo cáo Trưởng phòng phân công xử lý.

b) Văn bản điện tử: Chuyển ngay cho lãnh đạo Văn phòng để chuyển đến Trưởng phòng chịu trách nhiệm xử lý và Trưởng phòng phối hợp xử lý để nghiên cứu trước.

c) Đối với văn bản chuyển chưa đúng địa chỉ xử lý, Trưởng phòng nhận văn bản có trách nhiệm báo cáo trực tiếp và trả lại qua phần mềm quản lý văn bản cho lãnh đạo Văn phòng ngay trong ngày để chuyển lại đúng địa chỉ.

Điều 8. Giải quyết việc trùng lặp trong xử lý văn bản

1. Nếu phát hiện trường hợp nhiều phòng xử lý cùng một văn bản, hồ sơ thì phòng, cá nhân phải báo cáo ngay với lãnh đạo Văn phòng.

2. Nếu văn bản, hồ sơ thuộc lĩnh vực phụ trách của một lãnh đạo Văn phòng thì lãnh đạo Văn phòng đó quyết định giao cho phòng nào chịu trách nhiệm xử lý chính.

3. Nếu văn bản, hồ sơ liên quan đến lĩnh vực phụ trách của nhiều lãnh đạo Văn phòng thì các lãnh đạo Văn phòng có liên quan thống nhất quyết định phòng chịu trách nhiệm xử lý; nếu không thống nhất thì báo cáo Chánh Văn phòng xem xét, quyết định.

4. Các phòng, chuyên viên phải chấp hành quyết định của lãnh đạo về phân công xử lý văn bản.

Chương III

XỬ LÝ VĂN BẢN ĐẾN

Điều 9. Xử lý văn bản ở cấp chuyên viên

1. Đối với những văn bản, hồ sơ chưa đầy đủ thủ tục theo Quy chế làm việc của UBND tỉnh, chuyên viên chịu trách nhiệm thực hiện các thủ tục chuyển trả hồ sơ cho cơ quan trình theo quy định.

2. Đối với văn bản, hồ sơ không thuộc thẩm quyền giải quyết của UBND tỉnh, Chủ tịch UBND tỉnh, chuyên viên chịu trách nhiệm xử lý trình Trưởng phòng tham mưu lãnh đạo Văn phòng xử lý như sau:

a) Nếu nội dung công việc do cơ quan, địa phương không thuộc UBND tỉnh quản lý trình thì ký Phiếu chuyển trả văn bản cho cơ quan gửi, trình (hoặc Phiếu chuyến văn bản đến cơ quan có thẩm quyền giải quyết và thông báo cho cơ quan có liên quan biết).

b) Nếu nội dung công việc do cơ quan, địa phương thuộc UBND tỉnh quản lý trình mà lĩnh vực đã được quy định cụ thể cơ quan nào chủ trì giải quyết hoặc xử lý tại các văn bản quy phạm pháp luật và hướng dẫn, chỉ đạo của Trung ương, địa phương thì chỉ lưu theo dõi, không xử lý.

3. Đối với những văn bản, hồ sơ chưa rõ về nội dung hoặc cần lấy ý kiến, chuyên viên chịu trách nhiệm xử lý đúng quy định theo một trong các trường hợp sau:

a) Đề nghị cơ quan gửi, trình giải trình thêm về nội dung (bằng văn bản hoặc trao đổi trực tiếp với người có trách nhiệm).

b) Lấy ý kiến các cơ quan liên quan;

c) Chuẩn bị nội dung, tổ chức cuộc họp do lãnh đạo Văn phòng chủ trì với các cơ quan có liên quan.

4. Đối với những văn bản, hồ sơ đủ điều kiện xử lý:

a) Chuyên viên chịu trách nhiệm xử lý thực hiện việc xử lý như sau:

- Nghiên cứu, thẩm tra hồ sơ, thể hiện rõ các nội dung quy định tại Điểm c, Khoản 3, Điều 4 Quy chế này;

- Lấy ý kiến phối hợp, xây dựng văn bản giải trình tiếp thu ý kiến phối hợp;

- Lập phiếu trình giải quyết công việc và dự thảo văn bản;

- Đọc soát, hoàn thiện nội dung, thể thức, kỹ thuật trình bày dự thảo văn bản; đề xuất độ mật, độ khẩn của dự thảo văn bản; không được đánh dấu, gạch dưới, tô màu hoặc ghi ý kiến của mình lên văn bản, hồ sơ giấy;

- Hoàn thiện hồ sơ để trình lãnh đạo phòng, lãnh đạo Văn phòng và lãnh đạo UBND tỉnh;

b) Phòng phối hợp xử lý có trách nhiệm gửi ý kiến tham gia đến chuyên viên chịu trách nhiệm xử lý chính theo các nội dung quy định tại Điểm c, Khoản 3, Điều 4 Quy chế này.

Điều 10. Xử lý văn bản cấp lãnh đạo phòng

1. Lãnh đạo phòng có trách nhiệm xem xét hồ sơ, kiểm tra phiếu trình và bản thảo văn bản do chuyên viên trình:

a) Nếu đồng ý với ý kiến đề xuất của chuyên viên, ký phiếu trình, ký tắt vào bản thảo văn bản (ngay sau chữ cuối cùng của phần nội dung văn bản) và trình lãnh đạo Văn phòng.

b) Nếu không đồng ý với ý kiến đề xuất của chuyên viên thì trao đổi lại với chuyên viên. Trường hợp không thống nhất được thì cho phép chuyên viên ghi ý kiến vào phiếu trình và yêu cầu chuyên viên thực hiện theo ý kiến của mình, sau đó thực hiện quy trình như Điểm a, Khoản này.

2. Trưởng phòng theo dõi việc phối hợp xử lý văn bản của chuyên viên thuộc đơn vị; có ý kiến về vấn đề cần phối hợp khi không đồng ý với ý kiến của chuyên viên phối hợp xử lý.

Điều 11. Xử lý văn bản cấp lãnh đạo Văn phòng

1. Lãnh đạo Văn phòng ký các văn bản:

a) Thừa lệnh Chủ tịch UBND tỉnh ký các văn bản theo quy định tại Quy chế làm việc của UBND tỉnh và các quy định hiện hành có liên quan.

b) Ký các văn bản của Văn phòng, gồm:

- Phiếu chuyển trả văn bản cho cơ quan gửi, trình đối với những văn bản, hồ sơ do cơ quan, địa phương không thuộc UBND tỉnh quản lý trình; Phiếu chuyển văn bản và văn bản thông báo cho các cơ quan, đơn vị liên quan.

- Thông báo kết luận các cuộc họp của UBND tỉnh; cuộc họp do lãnh đạo UBND tỉnh chủ trì;

- Văn bản truyền đạt ý kiến chỉ đạo của lãnh đạo UBND tỉnh.

2. Xem xét hồ sơ trình lãnh đạo UBND tỉnh ký các văn bản không thuộc Khoản 1, Điều 11 Quy chế này theo quy trình như sau:

a) Nếu đồng ý với ý kiến đề xuất của phòng tham mưu, ký tắt vào bản thảo văn bản (ngay sau chữ “nơi nhận”); ghi nội dung trình và ký vào phiếu trình để trình lãnh đạo UBND tỉnh.

b) Nếu không đồng ý với nội dung tham mưu thì trao đổi lại với lãnh đạo phòng hoặc chuyên viên xử lý. Trường hợp không thống nhất được thì cho phép lãnh đạo phòng hoặc chuyên viên ghi ý kiến vào phiếu trình và yêu cầu lãnh đạo phòng hoặc chuyên viên thực hiện theo ý kiến của mình, sau đó thực hiện như quy trình tại Điểm a, Khoản 2, Điều 11 Quy chế này.

Điều 12. Trình lãnh đạo UBND tỉnh

1. Hồ sơ trình:

a) Phiếu trình giải quyết công việc đã được lãnh đạo phòng và lãnh đạo Văn phòng xem xét và ký trình.

b) Các văn bản kèm theo và dự thảo văn bản theo quy định tại Quy chế làm việc của UBND tỉnh;

c) Ý kiến của lãnh đạo UBND tỉnh phụ trách lĩnh vực đã giải quyết trong trường hợp trình lại;

d) Các văn bản tiếp thu ý kiến, văn bản phối hợp của chuyên viên liên quan được lưu trong hồ sơ lưu trữ, không đưa vào hồ sơ trình lãnh đạo UBND tỉnh.

2. Nguyên tắc trình:

a) Trình Lãnh đạo Ủy ban nhân dân tỉnh xử lý công việc theo đúng nội dung, lĩnh vực phân công và Quy chế làm việc của UBND tỉnh. Trường hợp hồ sơ trình đã được UBND tỉnh xử lý nhung cơ quan trình hoặc Văn phòng có đề nghị khác thì phải trình lại đồng chí lãnh đạo UBND tỉnh đã xử lý trước đó;

b) Các vấn đề cần xử lý gấp nhưng lãnh đạo UBND tỉnh phụ trách lĩnh vực đi vắng thì trình Chủ tịch UBND tỉnh hoặc Phó Chủ tịch UBND tỉnh được phân công, ủy nhiệm giải quyết thay;

c) Những văn bản, hồ sơ mà lãnh đạo UBND tỉnh yêu cầu xin ý kiến của lãnh đạo UBND tỉnh khác thì chuyên viên phải hoàn thiện phiếu trình, thể hiện rõ ý kiến của lãnh đạo UBND tỉnh đó trong phiếu trình để trình lãnh đạo UBND tỉnh cần xin ý kiến.

Điều 13. Chuyển hồ sơ để phát hành văn bản

1. Chuyên viên trực tiếp nhận hồ sơ đã ký từ lãnh đạo Văn phòng hoặc lãnh đạo UBND tỉnh, thực hiện các bước như sau:

a) Hoàn thiện các bước ghi hồ sơ vào phiếu trình và chuyển văn bản, hồ sơ cho bộ phận Văn thư để vào số và phát hành. Ghi rõ việc sao chụp văn bản gửi kèm và độ khẩn, mật của văn bản.

b) Nếu phát hiện văn bản đã được ký nhưng có nội dung không phù hợp với các quy định pháp luật hoặc có sai sót thì báo cáo lại lãnh đạo Văn phòng để xin ý kiến chỉ đạo.

d) Chuyển hồ sơ đã được lãnh đạo UBND tỉnh ký cho bộ phận Văn thư để phát hành; gửi văn bản điện tử trong Phần mềm quản lý văn bản liên quan đến hồ sơ công việc cho bộ phận văn thư.

2. Bộ phận Văn thư tiếp nhận, phát hành như sau:

a) Cập nhật ý kiến giải quyết của UBND tỉnh vào Phần mềm quản lý văn bản;

b) Phát hành văn bản và thực hiện công tác lưu trữ hồ sơ theo quy định.

Điều 14. Thời hạn xử lý văn bản

1. Thời hạn xử lý văn bản được tính kể từ ngày đăng ký văn bản đến ghi trên văn bản giấy.

2. Đối với những văn bản thuộc các Khoản 1, 2, 3 Điều 9 Quy chế này phải được gửi hoặc chuyển trong thời gian 03 ngày làm việc, kể từ ngày nhận được văn bản.

3. Đối với những văn bản, hồ sơ thuộc Khoản 4, Điều 9 Quy chế này:

a) Đối với các vấn đề khẩn cấp, lãnh đạo Văn phòng, lãnh đạo phòng và chuyên viên chịu trách nhiệm xử lý phải xử lý ngay;

b) Đối với các dự án, văn bản quy phạm pháp luật, các đề án, báo cáo quan trọng thuộc chương trình công tác của UBND tỉnh:

- Trong thời hạn 03 ngày làm việc, kể từ khi tiếp nhận văn bản đến, chuyên viên chịu trách nhiệm xử lý thẩm tra, hoàn thiện phiếu trình, bản thảo văn bản, trình lãnh đạo phòng, đơn vị;

- Trong thời hạn 01 ngày làm việc, kể từ khi nhận được hồ sơ trình, lãnh đạo phòng chủ trì xem xét, trao đổi để hoàn thiện phiếu trình, bản thảo văn bản, ký phiếu trình để trình lãnh đạo Văn phòng;

- Trong thời hạn 01 ngày làm việc, kể từ khi nhận được hồ sơ trình, lãnh đạo Văn phòng xem xét, trao đổi để ký văn bản hoặc hoàn thiện hồ sơ, ký phiếu trình để trình lãnh đạo UBND tỉnh.

c) Những văn bản trình giải quyết công việc thường xuyên khác:

- Văn bản chưa đủ ý kiến của các cơ quan có liên quan:

+ Trong thời hạn 03 ngày làm việc, kể từ khi nhận được hồ sơ, lãnh đạo Văn phòng xem xét, ký văn bản lấy ý kiến các cơ quan.

+ Trong thời hạn 03 ngày làm việc, kể từ ngày hết hạn trả lời của các cơ quan, lãnh đạo Văn phòng có trách nhiệm xem xét, trao đổi (nếu phải sửa chữa) hoặc ký, duyệt hồ sơ để trình lãnh đạo UBND tỉnh.

- Văn bản đã đủ ý kiến của các cơ quan có liên quan: Trong thời hạn 04 ngày làm việc, kể từ ngày nhận được văn bản, chuyên viên chịu trách nhiệm xử lý hoàn thiện phiếu trình, bản thảo văn bản để trình lãnh đạo phòng, lãnh đạo Văn phòng và lãnh đạo UBND tỉnh ký ban hành.

d) Trường hợp không thể bảo đảm thời gian quy định, chuyên viên chịu trách nhiệm xử lý báo cáo lãnh đạo phòng để xin ý kiến chỉ đạo của lãnh đạo Văn phòng. Chuyên viên chịu trách nhiệm xử lý thông báo cho cơ quan trình lý do và những việc cần xử lý tiếp.

đ) Chuyên viên phối hợp xử lý phải có ý kiến phối hợp trong thời hạn 02 ngày làm việc, kể từ khi nhận được trách nhiệm phối hợp và chịu trách nhiệm về ý kiến của mình.

Điều 15. Trách nhiệm về nội dung, thể thức, hình thức văn bản

1. Văn phòng chịu trách nhiệm về nội dung, thể thức, kỹ thuật trình bày văn bản đối với các bản thảo văn bản do chuyên viên của Văn phòng soạn thảo.

2. Văn bản do các sở, ban, ngành trình UBND tỉnh, lãnh đạo UBND tỉnh ký ban hành thì cơ quan trình soạn thảo chịu trách nhiệm về nội dung bản thảo; Văn phòng chịu trách nhiệm kiểm tra về thể thức, kỹ thuật trình bày văn bản theo quy định. Trong trường hợp chuyên viên phải chỉnh sửa làm thay đổi nội dung bản thảo văn bản thì phải trao đổi với các sở, ban, ngành trước khi trình lãnh đạo UBND tỉnh ký ban hành.

3. Việc soạn thảo văn bản có nội dung mật thực hiện theo các quy định về bảo vệ bí mật nhà nước.

Chương IV

PHÁT HÀNH, QUẢN LÝ, LƯU TRỮ VĂN BẢN VÀ QUẢN LÝ, SỬ DỤNG CON DẤU

Điều 16. Phát hành văn bản

1. Chuyên viên chịu trách nhiệm về số văn bản phát hành; ghi rõ số lượng nhân sao văn bản dựa trên số đơn vị được nhận văn bản (ghi ở mục nơi nhận) và số văn bản lưu trữ được quy định tại Điều 18.

2. Văn thư là đầu mối phát hành văn bản của UBND tỉnh, Chủ tịch UBND tỉnh và Văn phòng UBND tỉnh.

a) Văn thư kiểm tra thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản trước khi phát hành. Chỉ phát hành đối với những văn bản đã có bản ghi điện tử kèm theo, trừ văn bản mật. Nếu phát hiện sai sót, thông báo ngay đến chuyên viên chịu trách nhiệm xử lý để xử lý.

b) Ghi số, ngày, tháng, năm; sao chụp đúng số lượng đã được xác định; đóng dấu cơ quan, dấu độ khẩn, độ mật (nếu có); gửi văn bản đi và theo dõi văn bản đi.

3. Việc đóng dấu văn bản, hồ sơ được thực hiện theo quy định hiện hành. Việc đóng dấu treo được thực hiện trong các trường hợp sau:

a) Đóng dấu treo của UBND tỉnh đối với các văn bản, tài liệu kèm theo các báo cáo của UBND tỉnh.

b) Đóng dấu treo của Văn phòng đối với các văn bản, tài liệu:

- Bản sao chụp tài liệu mật theo chỉ đạo của lãnh đạo Văn phòng;

- Báo cáo của Văn phòng tại các phiên họp, cuộc họp UBND tỉnh (nếu báo cáo đó không được ký);

- Thư trao đổi quốc tế;

- Các văn bản, tài liệu khác theo chỉ đạo của lãnh đạo Văn phòng.

4. Văn thư chịu trách nhiệm phát hành và gửi ngay khi nhận được đầy đủ hồ sơ từ chuyên viên. Văn bản được gửi đến đúng đối tượng được nhận theo quy định.

a) Việc gửi văn bản ra các cơ quan ngoài trụ sở Văn phòng thực hiện bằng đường bưu điện, mạng tin học, fax. Trường hợp nhận trực tiếp, phải có giấy giới thiệu của cơ quan được nhận văn bản hoặc người đến nhận ký nhận vào sổ giao nhận văn bản; nếu nhận trực tiếp văn bản mật thì phải được sự đồng ý của lãnh đạo Văn phòng.

b) Văn bản giấy và văn bản điện tử được gửi đồng thời đến nơi nhận.

5. Văn bản mật được phát hành và gửi theo quy định bảo mật.

Điều 17. Quản lý văn bản, tài liệu

1. Công chức, viên chức, người lao động của Văn phòng có trách nhiệm quản lý và giữ gìn văn bản, hồ sơ, tài liệu đúng quy định.

2. Trong những đợt nghỉ lễ, Tết dài ngày phải niêm phong tủ đựng văn bản, hồ sơ, tài liệu và phòng làm việc.

3. Không cung cấp cho cơ quan, tổ chức, cá nhân không có trách nhiệm những hồ sơ, tài liệu, thông tin đã và đang xử lý của UBND tỉnh và Văn phòng; văn bản có bút tích của lãnh đạo UBND tỉnh, lãnh đạo Văn phòng.

4. Chuyển Văn thư lưu toàn bộ các văn bản có bút tích của lãnh đạo UBND tỉnh, tuyệt đối không được chuyển lại nơi gửi.

5. Văn bản, hồ sơ, tài liệu mật phải được quản lý chặt chẽ theo chế độ bảo mật của Nhà nước. Văn thư đăng ký, theo dõi việc chuyển giao văn bản, hồ sơ, tài liệu mật; định kỳ 6 tháng, kiểm tra việc quản lý văn bản, hồ sơ, tài liệu mật hiện hành để báo cáo lãnh đạo Văn phòng.

Điều 18. Lưu trữ văn bản

1. Văn thư thực hiện việc lưu trữ văn bản, hồ sơ giấy, chủ trì, phối hợp với Trung tâm Thông tin - Công báo lưu trữ văn bản, hồ sơ điện tử theo các quy định hiện hành; gồm:

a) Bản gốc văn bản do UBND tỉnh, lãnh đạo UBND tỉnh, Văn phòng UBND tỉnh ban hành;

b) Văn bản quy phạm pháp luật và quyết định cá biệt của UBND tỉnh, lãnh đạo UBND tỉnh lưu thêm 02 bản chính.

2. Chuyên viên chịu trách nhiệm xử lý chính lưu 03 bản chính (02 bản để theo dõi, 01 bản đính kèm hồ sơ); phòng lưu 01 bản chính dùng làm tài liệu tham khảo chung.

Điều 19. Quản lý, sử dụng con dấu

1. Phòng Hành chính - Tổ chức có trách nhiệm quản lý con dấu của UBND tỉnh, Văn phòng UBND tỉnh. Lãnh đạo Phòng Hành chính - Tổ chức và nhân viên văn thư được giao quản lý con dấu chịu trách nhiệm trước pháp luật việc quản lý, sử dụng con dấu.

2. Sử dụng con dấu phải đảm bảo các yêu cầu sau:

a) Chỉ được đóng dấu khi văn bản đúng thể thức và có chữ ký đúng thẩm quyền của người ký văn bản. Trước khi đóng dấu phải đối chiếu chữ ký trong văn bản với chữ ký mẫu đã đăng ký. Không cho người khác mượn hoặc giao con dấu cho người khác khi chưa có quyết định của người có thẩm quyền.

b) Dấu đóng vào văn bản phải ngay ngắn, rõ ràng và trùm lên khoảng 1/3 chữ ký về phía bên trái; trường hợp đóng dấu nhầm, không được đóng trùm lên dấu cũ mà phải hủy văn bản đó và làm lại văn bản.

c) Văn bản có phụ lục kèm theo phải đóng dấu trùm lên phần bên trái chữ phụ lục của bản phụ lục; văn bản có nhiều trang phải đóng dấu giáp lai lên văn bản vào lề bên trái hoặc lề bên phải để trên tất cả các tờ đều có thông tin về con dấu.

d) Khi đóng dấu những văn bản, tài liệu không vào số văn bản đi (như hợp đồng, biên bản, giấy chứng nhận...), văn thư phải lập sổ theo dõi riêng.

đ) Nghiêm cấm việc đóng dấu khống chỉ.

Chương VI

ĐIỀU KHOẢN THI HÀNH

Điều 20. Khen thưởng và xử lý vi phạm

1. Tập thể, cá nhân thực hiện tốt Quy chế này được xem xét, khen thưởng theo quy định.

2. Tập thể, cá nhân có hành vi vi phạm các quy định Quy chế này thì tùy theo tính chất, mức độ vi phạm sẽ bị xem xét, xử lý kỷ luật theo quy định.

Điều 21. Tổ chức thực hiện

1. Chánh Văn phòng có trách nhiệm tổ chức cho các phòng và công chức, viên chức, người lao động của Văn phòng thực hiện đúng nội dung Quy chế này. Trách nhiệm và kết quả thực hiện Quy chế này là một trong những căn cứ đánh giá mức độ hoàn thành nhiệm vụ công tác hằng năm của công chức, viên chức, người lao động Văn phòng UBND tỉnh.

2. Thủ trưởng các sở, ban, ngành thuộc tỉnh và Chủ tịch UBND các huyện, thị xã, thành phố có trách nhiệm chỉ đạo thực hiện các nội dung liên quan theo Quy chế này.

Trong quá trình thực hiện Quy chế, nếu có vấn đề phát sinh hoặc cần sửa đổi, bổ sung, Chánh Văn phòng UBND tỉnh đề xuất trình Chủ tịch UBND tỉnh xem xét, quyết định cho phù hợp./.

Phụ lục 1 - Mẫu Phiếu trình giải quyết công việc

PHIẾU TRÌNH GIẢI QUYẾT CÔNG VIỆC

Kính gửi: …………………………………………………………………………………....

Nội dung trình: ............................................................................................................

Cơ quan trình: .............................................................................................................

1. Tóm tắt nội dung trình:

...................................................................................................................................

...................................................................................................................................

...................................................................................................................................

2. Ý kiến của các cơ quan liên quan và của chuyên viên trình:

...................................................................................................................................

...................................................................................................................................

...................................................................................................................................

3. Ý kiến lãnh đạo phòng, đơn vị thuộc Văn phòng UBND tỉnh:

...................................................................................................................................

...................................................................................................................................

...................................................................................................................................

5. Hồ sơ, văn bản kèm theo:

...................................................................................................................................

...................................................................................................................................

6. Ý kiến của Lãnh đạo Văn phòng UBND tỉnh:

...................................................................................................................................

7. Ý kiến giải quyết của lãnh đạo UBND tỉnh:

7.1. Ý kiến của lãnh đạo UBND tỉnh được yêu cầu tham gia ý kiến

...................................................................................................................................

7.2. Ý kiến của lãnh đạo UBND tỉnh trực tiếp quyết định (ký văn bản)

...................................................................................................................................

Phụ lục 2 - Mẫu Phiếu chuyển trả/ chuyển hồ sơ

                                    Kính gửi:

Căn cứ Quy chế làm việc của UBND tỉnh Đắk Lắk (ban hành kèm theo Quyết định số 19/2017/QĐ-UBND ngày 29/6/2017); Quy chế tiếp nhận, xử lý, phát hành và quản lý văn bản tại Văn phòng UBND tỉnh Đắk Lắk (ban hành kèm theo Quyết định số ……/QĐ-UBND ngày ………);

Văn phòng UBND tỉnh chuyển trả/ chuyển văn bản số …... ngày ………. của …………….

Lý do: ……………………………………………………………………………………………….

……………………………………………………………………………………………………….

Văn phòng UBND tỉnh thông báo đến cơ quan biết./.