Quyết định 467/QĐ-UBND năm 2014 về Quy chế tiếp nhận, xử lý, phát hành và quản lý văn bản tại Văn phòng Ủy ban nhân dân tỉnh Kiên Giang

QUYẾT ĐỊNH

BAN HÀNH QUY CHẾ TIẾP NHẬN, XỬ LÝ, QUẢN LÝ VÀ PHÁT HÀNH VĂN BẢN TẠI VĂN PHÒNG ỦY BAN NHÂN DÂN TỈNH KIÊN GIANG

CHỦ TỊCH ỦY BAN NHÂN DÂN TỈNH KIÊN GIANG

Căn Cứ Luật Tổ chức Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân ngày 26 tháng 11 năm 2003;

Căn cứ Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng 4 năm 2004 của Chính phủ về công tác văn thư; Nghị định số 09/2010/NĐ-CP ngày 08 tháng 02 năm 2010 của Chính phủ sửa đổi, bổ sung một số điều của Nghị định số 110/2004/NĐ-CP;

Căn cứ Quyết định số 1730/QĐ-UBND ngày 11 tháng 7 năm 2013 của Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh Kiên Giang về chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Văn phòng Ủy ban nhân dân tỉnh Kiên Giang;

Căn cứ quyết định số 1467/QĐ-VPCP ngày 21 tháng 9 năm 2010 của Bộ Trưởng Chủ nhiệm Văn phòng Chính phủ ban hành quy chế mẫu về tiếp nhận, xử lý, phát hành và quản lý văn bản tại Văn phòng Ủy ban nhân dân tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương;

Theo đề nghị của Chánh Văn phòng Văn phòng Ủy ban nhân dân tỉnh,

QUYẾT ĐỊNH:

Điều 1. Ban hành kèm theo Quyết định này Quy chế tiếp nhận, xử lý, phát hành và quản lý văn bản tại Văn phòng Ủy ban nhân dân tỉnh Kiên Giang.

Điều 2. Quyết định này thay thế Quyết định số 02/2005/QĐ-UB ngày 14 tháng 01 năm 2005 của Ủy ban nhân dân tỉnh “Về việc ban hành Quy chế tiếp nhận, xử lý và ban hành văn bản tại Văn phòng Ủy ban nhân dân tỉnh Kiên Giang”.

Điều 3. Chánh Văn phòng Ủy ban nhân dân tỉnh có trách nhiệm triển khai, theo dõi thực hiện tốt Quy chế này. Các tổ chức, cá nhân có liên quan chịu trách nhiệm thi hành Quyết định này.

Chủ tịch Ủy ban nhân dân các huyện, thị xã, thành phố có trách nhiệm xây dựng quy chế tiếp nhận, xử lý, quản lý và phát hành văn bản tại Ủy ban nhân dân cấp huyện phù hợp với quy chế này và tình hình thực tế của địa phương.

Quyết định này có hiệu lực kể từ ngày ký./.

QUY CHẾ

TIẾP NHẬN, XỬ LÝ, QUẢN LÝ VÀ PHÁT HÀNH VĂN BẢN TẠI VĂN PHÒNG ỦY BAN NHÂN DÂN TỈNH KIÊN GIANG
(Ban hành kèm theo Quyết định số 467 QĐ-UBND ngày 04 tháng 3 năm 2014 của Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh Kiên Giang)

Chương I

NHỮNG QUY ĐỊNH CHUNG

Điều 1. Văn bản đến và văn bản đi

1. Văn bản đến là toàn bộ văn bản được ban hành dưới hình thức quy định tại Khoản 3, Khoản 4 Điều 4 Nghị định 110/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng 4 năm 2004 của Chính phủ, Khoản 2 Điều 1 Nghị định 09/2010/NĐ-CP ngày 08 tháng 02 năm 2010 của Chính phủ, là toàn bộ công văn, tài liệu, đơn thư kiến nghị, khiếu tố của các cơ quan Trung ương, địa phương, các sở, ngành, cơ quan, đơn vị, tổ chức, cá nhân trong và ngoài nước gởi Ủy ban nhân dân tỉnh, Chủ tịch, các Phó Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh, Văn phòng Ủy ban nhân dân tỉnh, Chánh Văn phòng, các Phó Chánh Văn phòng, các đơn vị và chuyên viên Văn phòng Ủy ban nhân dân tỉnh, được chuyển đến Văn phòng Ủy ban nhân dân tỉnh Kiên Giang theo đường công văn, gửi trực tiếp hoặc gửi qua mạng tin học.

2. Văn bản đi là toàn bộ các văn bản do Ủy ban nhân dân tỉnh, Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh, Văn phòng Ủy ban nhân dân tỉnh ban hành, gởi các cơ quan Trung ương, địa phương, các sở, ngành, cơ quan, đơn vị, tổ chức, cá nhân trong và ngoài nước.

Điều 2. Nguyên tắc tiếp nhận, xử lý, phát hành và quản lý văn bản

Việc tiếp nhận, xử lý, phát hành và quản lý văn bản tại Văn phòng Ủy ban nhân dân tỉnh đảm bảo các nguyên tắc sau đây:

1. Đảm bảo yêu cầu cải cách hành chính; đáp ứng có hiệu quả công tác quản lý nhà nước của Ủy ban nhân dân tỉnh.

2. Quy trình liên thông, khoa học, hợp lý, đảm bảo sự tập trung, thống nhất, xác định rõ trách nhiệm của các cơ quan, tổ chức, đơn vị, cá nhân trong quá trình thực hiện.

3. Đảm bảo yêu cầu bí mật đối với thông tin, tài liệu thuộc danh mục bí mật nhà nước.

Điều 3. Trách nhiệm tiếp nhận, xử lý, phát hành và quản lý văn bản.

1. Phòng Hành chính - Tổ chức giúp Chánh Văn phòng Ủy ban nhân dân tỉnh tổ chức tiếp nhận, phân loại ban đầu, chuyển giao văn bản đến, phát hành văn bản đi; sao in và quản lý văn bản tại Văn phòng Ủy ban nhân dân tỉnh.

2. Phòng Hành chính - Tổ chức giúp Chánh Văn phòng quản lý văn bản đến, văn bản đi; kiểm tra, đôn đốc và theo dõi thời gian xử lý văn bản đối với các đơn vị trong Văn phòng Ủy ban nhân dân tỉnh; báo cáo tổng hợp tình hình xử lý văn bản trong các buổi báo chuyên viên của Văn phòng Ủy ban nhân dân tỉnh.

3. Các phòng, chuyên viên chịu trách nhiệm trước Chánh Văn phòng Ủy ban nhân dân tỉnh về tình hình, kết quả xử lý văn bản; quản lý hồ sơ, tài liệu của đơn vị mình; kiểm tra và ký xác nhận vào báo cáo tổng hợp thống kê tình hình xử lý văn bản trong các buổi họp báo.

4. Trưởng phòng nghiên cứu, chuyên viên theo dõi lĩnh vực có trách nhiệm nghiên cứu, thẩm tra, lập phiếu xử lý văn bản đến; soạn thảo văn bản đúng thủ tục quy định, đúng thời hạn và chịu trách nhiệm về nội dung văn bản do cá nhân soạn thảo; lập hồ sơ, quản lý hồ sơ, tài liệu và giữ bí mật về vấn đề cá nhân theo dõi xử lý theo đúng quy định.

5. Trưởng phòng nghiên cứu, chuyên viên nghiên cứu được hỏi ý kiến đối với lĩnh vực có liên quan đến các phòng trong nội bộ Văn phòng để cùng giải quyết công việc, có nhiệm vụ trả lời trong thời hạn quy định và chịu trách nhiệm về ý kiến của cá nhân đối với vấn đề được hỏi.

6. Giám đốc Trung tâm Tin học - Công báo của Văn phòng Ủy ban nhân dân tỉnh có trách nhiệm quản lý và duy trì mạng tin học của Văn phòng Ủy ban nhân dân tỉnh; bảo đảm kỹ thuật vận hành các chương trình ứng dụng tin học; hướng dẫn thực hiện chương trình quản lý văn bản và các chương trình khác, thực hiện chế độ bảo mật thông tin, phân quyền truy cập theo quy định, bảo đảm mạng tin học hoạt động thông suốt phục vụ kịp thời có hiệu quả.

Chương II

TIẾP NHẬN VÀ CHUYỂN GIAO VĂN BẢN

Điều 4. Tiếp nhận văn bản đến

1. Phòng Hành chính - Tổ chức là đầu mối tiếp nhận, kiểm tra toàn bộ văn bản đến gửi Ủy ban nhân dân tỉnh, Chủ tịch, các Phó Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh, Văn phòng Ủy ban nhân dân tỉnh, Chánh Văn phòng, các Phó Chánh Văn phòng, các đơn vị, Trưởng phòng nghiên cứu và chuyên viên thuộc Văn phòng Ủy ban nhân dân tỉnh Kiên Giang.

2. Các phòng, đơn vị, chuyên viên khi nhận được văn bản do Chủ tịch, các Phó Chủ tịch Ủy ban nhân dân chuyển đến hoặc trực tiếp nhận từ các cơ quan, cá nhân bên ngoài đều phải chuyển cho Phòng Hành chính- Tổ chức để làm thủ tục tiếp nhận và chuyển giao theo quy trình xử lý chung của Văn phòng và Ủy ban nhân dân tỉnh.

Điều 5. Xử lý ban đầu và phân loại văn bản đến

Trưởng phòng Hành chính - Tổ chức có trách nhiệm tổ chức phân loại sơ bộ văn bản đến theo các loại như sau:

1. Đối với điện mật:

- Chuyển cho Chánh Văn phòng Ủy ban nhân dân tỉnh xử lý ngay sau khi tiếp nhận.

- Sau khi có ý kiến xử lý của Chánh Văn phòng, phòng Hành chính - Tổ chức có trách nhiệm cập nhật thông tin xử lý vào chương trình quản lý văn bản và chuyển ngay cho các đơn vị, cá nhân có liên quan xử lý theo ý kiến của Chánh Văn phòng.

2. Đối với các bì có dấu Mật, Tối Mật, Tuyệt Mật, gửi đích danh hoặc những bì ghi “Chỉ có người có tên trên phong bì mới được bóc”, không được bóc bì, chỉ đăng ký vào sổ và chuyển cho những người có tên hoặc có trách nhiệm để xử lý.

3. Đối với đơn thư khiếu nại, tố cáo thực hiện theo quy định của pháp luật về khiếu nại, tố cáo. (Đối với đơn thư khiếu nại, tố cáo văn thư cập nhật vào máy tính các thông tin không scan văn bản chuyển văn bản giấy đến lãnh đạo Văn phòng xử lý).

4. Các loại văn bản còn lại:

Bóc bì, đối chiếu số ký hiệu văn bản và ngoài bì; kiểm tra dấu, số, ngày, tháng sau đó chuyển cho văn thư đóng dấu “Đến” lên góc trái ngay dưới phần trích yếu của trang đầu của văn bản đến, ghi ngày đến vào dấu “Đến”, văn thư có trách nhiệm nhập văn bản vào máy tính và scan văn bản (trang hồ sơ công việc) chuyển đến lãnh đạo Văn phòng xử lý theo lĩnh vực phân công.

5. Đối với văn bản làm thủ tục trả lại

Loại văn bản phải làm thủ tục trả lại nơi gửi, gồm những văn bản trình Ủy ban nhân dân tỉnh, Chủ tịch, các Phó Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh không đúng thủ tục hành chính như trình vượt cấp, ký và đóng dấu không đúng thẩm quyền, không dấu, không số, không ghi ngày, tháng, dấu đen (trừ bản fax, các văn bản trong hồ sơ kèm theo) v.v...

Điều 6. Chuyển giao văn bản đến

Việc chuyển giao văn bản đến được thực hiện như sau:

1. Đối với văn bản mật, tối mật, tuyệt mật

Sau khi tiếp nhận từ Lãnh đạo Văn phòng Ủy ban nhân dân tỉnh có ý kiến xử lý, văn thư cập nhật thông tin vào máy tính (không scan văn bản) và ghi ý kiến đã xử lý của lãnh đạo Văn phòng và chuyển cho bộ phận phát hành photo (nếu có) chuyển đến những địa chỉ đã được lãnh đạo Văn phòng có ý kiến. Khi chuyển giao văn bản loại này phải có ký nhận của người nhận văn bản (trừ Lãnh đạo Ủy ban nhân dân tỉnh).

2. Đối với các văn bản có nội dung trình xin chủ trương, trình ký duyệt, xin ý kiến.

Nhân viên văn thư cập nhật vào máy tính, scan văn bản chuyển đến lãnh đạo Văn phòng theo lĩnh vực khối phụ trách, việc chuyển giao văn bản thực hiện trên chương trình hồ sơ công việc, chuyên viên các phòng nhận văn bản gốc tại văn thư, khi giao nhận có ký nhận.

3. Đối với đơn thư khiếu nại, tố cáo

Sau khi có ý kiến xử lý của lãnh đạo Văn phòng, văn thư có trách nhiệm chuyển giao đến đúng địa chỉ được phân công xử lý, việc chuyển giao có ký nhận cụ thể.

4. Đối với các tài liệu phục vụ các phiên họp Ủy ban nhân dân tỉnh, các cuộc họp do Chủ tịch, các Phó Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh chủ trì, chuyên viên phụ trách có nhiệm vụ thẩm định, kiểm tra và hoàn tất chuyển cho phòng Hành chính - Tổ chức để in ấn hoặc gửi qua hộp thư điện tử cho các thành phần tham dự cuộc họp.

5. Những bì thư hoặc văn bản chuyển nhầm địa chỉ, các đơn vị, cá nhân chuyển trả lại ngay cho phòng Hành chính - Tổ chức để kịp thời chuyển đúng địa chỉ.

Chương III

XỬ LÝ VĂN BẢN ĐẾN

Điều 7. Xử lý văn bản đến ở cấp lãnh đạo Văn phòng

1. Đối với văn bản mật, tối mật, tuyệt mật:

Sau khi bóc bì thư hoặc tiếp nhận từ Chủ tịch, các Phó Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh chuyển đến, lãnh đạo Văn phòng xử lý văn bản đảm bảo đúng quy định về bảo mật, ghi ý kiến trên phiếu xử lý văn bản và chuyển cho phòng Hành chính - Tổ chức để cập nhật, phân phối và lưu trữ theo quy định.

2. Đối với các loại văn bản khác:

Lãnh đạo Văn phòng xử lý và chuyển ý kiến xử lý trên trang hồ sơ công việc cho chuyên viên, người có trách nhiệm xử lý để tiếp nhận. Khi chuyển văn bản cho chuyên viên xử lý có quy định thời gian giải quyết xong văn bản, hồ sơ.

Điều 8. Xử lý văn bản đến ở cấp chuyên viên

Trưởng phòng, chuyên viên nghiên cứu xử lý văn bản đến thực hiện theo đúng nhiệm vụ, thẩm quyền (hoặc công việc được lãnh đạo phân công) trong phạm vi được giao, đúng trình tự và thời gian quy định.

1. Đối với những văn bản, hồ sơ đã đủ thủ tục

a) Nghiên cứu hồ sơ; lấy ý kiến đơn vị, chuyên viên có liên quan (nếu có).

b) Thẩm tra, có ý kiến đánh giá độc lập và đề xuất phương án xử lý; lập phiếu xử lý văn bản (trên trang HSCV), soạn thảo văn bản (nếu có).

c) Đối với những văn bản, hồ sơ trình Ủy ban nhân dân tỉnh, Chủ tịch hoặc Phó Chủ tịch phải đủ thủ tục, chuyên viên thẩm tra lập phiếu xử lý văn bản (trên trang HSCV), trong đó đề xuất ý kiến, kèm hồ sơ trình Chủ tịch hoặc Phó Chủ tịch giải quyết. Chuyên viên trình phải chịu trách nhiệm về những ý kiến đề xuất thuộc lĩnh vực được phân công phụ trách.

Chuyên viên không được gạch dưới hoặc ghi ý kiến của cá nhân lên các văn bản trong hồ sơ do các cơ quan trình gửi đến.

2. Đối với những văn bản, hồ sơ còn thiếu ý kiến, có những vấn đề chưa rõ hoặc còn có ý kiến khác nhau:

a) Những văn bản, hồ sơ trình còn thiếu ý kiến các cơ quan liên quan, hoặc hồ sơ chưa đầy đủ thì thì chậm nhất trong 02 ngày làm việc sau khi lãnh đạo giao, chuyên viên thụ lý phải thông báo cho cơ quan trình chuẩn bị thêm hồ sơ hoặc bổ sung đủ hồ sơ. Việc thông báo phải thể hiện bằng văn bản.

Trường hợp, do yêu cầu phải giải quyết gấp, chuyên viên có thể dự thảo văn bản trình Lãnh đạo Văn phòng Ủy ban nhân dân tỉnh ký gửi các sở, ngành, địa phương có liên quan đề nghị tham gia ý kiến.

b) Đối với những văn bản, hồ sơ trình Ủy ban nhân dân tỉnh, Chủ tịch, các Phó Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh nhưng có những vấn đề chưa rõ hoặc còn ý kiến khác nhau, trong vòng 02 ngày làm việc sau khi nhận được văn bản từ Lãnh đạo Văn phòng chuyển đến chuyên viên xin ý kiến Phó Chủ tịch phụ trách lĩnh vực hoặc Chủ tịch (nếu Phó Chủ tịch phụ trách lĩnh vực đi vắng) yêu cầu cơ quan trình giải trình thêm hoặc giúp Lãnh đạo Văn phòng Ủy ban nhân dân tỉnh tổ chức cuộc họp (nếu tổ chức cuộc họp, chuyên viên theo dõi phải chuẩn bị nội dung, tài liệu, thẩm định nội dung cuộc họp, làm giấy mời, liên hệ phòng họp...) để xử lý trước khi trình Chủ tịch hoặc Phó Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh quyết định. Thời hạn tối đa cho việc giải trình thêm và tổ chức cuộc họp để xử lý ý kiến khác nhau là 07 ngày làm việc.

3. Đối với những vấn đề thuộc phạm vi, trách nhiệm giải quyết của Lãnh đạo Văn phòng Ủy ban nhân dân tỉnh, chuyên viên theo dõi nghiên cứu hồ sơ, lấy ý kiến của các đơn vị, chuyên viên có liên quan (nếu có), đề xuất phương án xử lý, lập phiếu xử lý văn bản, dự thảo văn bản, kèm hồ sơ trình Lãnh đạo Văn phòng phụ trách lĩnh vực giải quyết. Trường hợp Lãnh đạo Văn phòng phụ trách lĩnh vực vắng trong khi vấn đề cần xử lý ngay thì trình Chánh Văn phòng xử lý.

4. Tất cả các Đề án, nội dung thuộc phạm vi, thẩm quyền giải quyết, xử lý của Ủy ban nhân dân tỉnh, Chủ tịch, các Phó Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh, Chánh Văn phòng phải có kiến của các đơn vị, chuyên viên liên quan thuộc Văn phòng Ủy ban nhân dân tỉnh trước khi trình.

Chuyên viên phối hợp có trách nhiệm trả lời trong thời hạn giải quyết hồ sơ, văn bản và chịu trách nhiệm về ý kiến của cá nhân đối với những vấn đề phối hợp.

Điều 9. Hồ sơ trình Chủ tịch, Phó Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh

1. Phiếu trình xử lý văn bản (xử lý công việc);

2. Văn bản trình mới nhất của cơ quan trình, có dấu đăng ký công văn đến của Văn phòng Ủy ban nhân dân tỉnh, do Phòng Hành chính - Tổ chức thực hiện. Chuyên viên không gạch dưới hoặc ghi ý kiến của mình lên văn bản này.

3.Ý kiến chính thức bằng văn bản của các cơ quan thẩm định (nếu có) và các cơ quan có liên quan đến vấn đề trình.

4. Các tài 1iệu cần thiết khác liên quan đến nội dung trình được sắp xếp theo trình tự dẫn giải của nội dung trình.

5. Dự thảo văn bản Chủ tịch, Phó Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh sẽ ký ban hành theo đúng nội dung trình, được chuẩn bị theo đúng các quy định hiện hành về hình thức, thể thức và mẫu trình bày văn bản (có chữ ký tắt của Lãnh đạo Văn phòng). Hoặc văn bản do Lãnh đạo Văn phòng ký thông báo ý kiến của Chủ tịch, Phó Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh cũng phải phù hợp với thể thức và hình thức văn bản.

6. Ý kiến của các đơn vị, chuyên viên liên quan trong Văn phòng, của Lãnh đạo Văn phòng theo trình tự.

7. Hồ sơ trình Chủ tịch, Phó Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh trong trường hợp đã trình và có ý kiến trước đó của Chủ tịch, Phó Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh, ngoài các tài liệu nêu trên, phải kèm cả ý kiến trước đó của Chủ tịch, Phó Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh phụ trách lĩnh vực.

Sau khi Lãnh đạo Văn phòng Ủy ban nhân dân tỉnh xem xét, đối chiếu các văn bản, tài liệu liên quan và ký vào ''Phiếu trình xử lý công việc” hoặc ''Phiếu trình xử lý văn bản”; hoặc ghi ý kiến vào phiếu xử lý trên trang hồ sơ công việc, Trưởng phòng nghiên cứu lĩnh vực hoặc chuyên viên nghiên cứu văn bản (hồ sơ) chuyển trình Chủ tịch, Phó Chủ tịch.

Điều 10. Các dự thảo văn bản sẽ ban hành theo quy định tại Khoản 5, Điều 9 của Quy chế này gồm các loại cụ thể sau đây:

1. Các dự thảo văn bản quy phạm pháp luật của Ủy ban nhân dân tỉnh trình Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh ký. Dự thảo này do Chánh Văn phòng, hoặc Phó Chánh Văn phòng ký tắt.

Quy trình dự thảo, thẩm định các văn bản quy phạm pháp luật thực hiện theo quy định hiện hành về ban hành văn bản quy phạm pháp luật.

2. Dự thảo các văn bản cá biệt, công văn, văn bản thông thường khác trình Chủ tịch, Phó Chủ tịch ký, do Phó Chánh Văn phòng phụ trách lĩnh vực ký tắt.

3. Dự thảo văn bản do Lãnh đạo Văn phòng ký, thông báo ý kiến của Chủ tịch, các Phó Chủ tịch, do Trưởng phòng, chuyên viên nghiên cứu soạn thảo văn bản chịu trách nhiệm ký tắt.

Điều 11. Nguyên tắc trình Chủ tịch, Phó Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh giải quyết công việc

1. Nội dung vấn đề thuộc lĩnh vực nào thì trình Chủ tịch, Phó Chủ tịch phụ trách lĩnh vực đó xử lý (theo thông báo phân công của Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh).

2. Nếu vấn đề liên quan đến nhiều lĩnh vực thì trình Chủ tịch hoặc Phó Chủ tịch phụ trách lĩnh vực liên quan nhiều nhất hoặc chính yếu nhất xử lý.

3.Trường hợp Chủ tịch, Phó Chủ tịch phụ trách lĩnh vực đã giải quyết, nhưng cơ quan trình hoặc chuyên viên theo dõi của Văn phòng có đề nghị khác thì phải trình lại Chủ tịch, hoặc đúng Phó Chủ tịch đó; nếu người đó đi vắng trong khi vấn đề cần phải giải quyết ngay thì chuyên viên theo dõi phải xin ý kiến Chánh Văn phòng (hoặc Phó Chánh Văn phòng nếu Chánh Văn phòng vắng) để trình Chủ tịch.

Sau khi đã được Chủ tịch, Phó Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh giải quyết Trưởng phòng hoặc chuyên nghiên cứu, có trách nhiệm báo cáo Chánh Văn phòng (hoặc Phó Chánh Văn phòng) biết kết quả xử lý trước khi ban hành văn bản. Sau đó chuyên viên phải báo cáo lại Chủ tịch, Phó Chủ tịch phụ trách lĩnh vực đó biết lý do và quá trình giải quyết công việc trong thời gian người đó vắng mặt.

4. Không được trình Chủ tịch, các Phó Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh giải quyết các trường hợp sau:

a) Vấn đề thuộc thẩm quyền giải quyết của Giám đốc sở, Thủ trưởng các ngành, Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp huyện.

b) Văn bản do các đơn vị, cá nhân trình không đúng thẩm quyền, chức năng, nhiệm vụ hoặc chưa có ý kiến của các đơn vị, chuyên viên liên quan trong Văn phòng Ủy ban nhân dân tỉnh..

5. Các sở, ngành, địa phương trình Chủ tịch, các Phó Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh phải qua Văn phòng Ủy ban nhân dân tỉnh để: thẩm tra hồ sơ, trình tự, thủ tục, thể thức, kỹ thuật trình bày văn bản Văn phòng Ủy ban nhân dân tỉnh có ý kiến đánh giá độc lập về nội dung văn bản trước khi trình Chủ tịch, Phó Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh ký.

Điều 12. Quy trình trình Chủ tịch, Phó Chủ tịch giải quyết công việc được thực hiện như sau:

1.Sau khi đã hoàn tất hồ sơ và thủ tục, chuyên viên kèm hồ sơ, đề án và chuyển ''Phiếu trình xử lý công việc” hoặc ''Phiếu trình xử lý văn bản” để trình Chủ tịch, Phó Chủ tịch xử lý.

2. Trước khi trình hồ sơ chuyên viên nghiên cứu có trách nhiệm:

a) Kiểm tra thủ tục và hồ sơ trình, nếu thiếu bổ sung hoàn chỉnh;

b) Soát xét dự thảo văn bản, bảo đảm không sai sót về văn phạm, chính tả và đúng quy định về hình thức, thể thức, kỹ thuật trình bày văn bản; trường hợp phải sửa nội dung, liên quan đến chuyên môn, nếu Chủ tịch, Phó Chủ tịch đồng ý thì hoàn thiện dự thảo văn bản;

c) Sắp xếp hồ sơ, đề án ưu tiên trình những vấn đề cần xử lý gấp.

3. Sau khi Chủ tịch, Phó Chủ tịch đã xử lý, chuyên viên nghiên cứu có nhiệm vụ:

a) Nếu Chủ tịch, Phó Chủ tịch ký vào dự thảo văn bản hoặc đồng ý để Chánh Văn phòng ký thừa lệnh thì tiến hành các thủ tục cần thiết để ban hành.

b) Nếu Phó Chủ tịch yêu cầu xin ý kiến Chủ tịch, Phó Chủ tịch khác thì chuyên viên thực hiện ngay ý kiến chỉ đạo để trình Chủ tịch, Phó Chủ tịch đó.

c) Nếu Chủ tịch, Phó Chủ tịch cho ý kiến về nội dung trình nhưng chưa ký vào dự thảo văn bản kèm theo thì chuyên viên chỉnh lý lại dự thảo văn bản và trình ký ban hành theo ý kiến chỉ đạo của Chủ tịch, Phó Chủ tịch.

d) Nếu Chủ tịch, Phó Chủ tịch đồng ý với nội dung trình và cho phép Lãnh đạo Văn phòng ký văn bản thông báo ý kiến thì chuyển đến Lãnh đạo Văn phòng ký ban hành (theo lĩnh vực được phân công của Chánh Văn phòng).

đ) Nếu Chủ tịch, Phó Chủ tịch cần tham khảo ý kiến tư vấn của các chuyên gia hoặc yêu cầu chủ đề án và các cơ quan liên quan trình bày trực tiếp thêm thì chuyên viên phối hợp với Trưởng Phòng Tổng hợp Văn phòng Ủy ban nhân dân tỉnh để đưa vào chương trình công tác, lịch làm việc.

Điều 13. Chủ tịch, Phó Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh xem xét, giải quyết công việc

1. Chủ tịch, Phó Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh giải quyết công việc trên cơ sở hồ sơ do Văn phòng Ủy ban nhân dân tỉnh thẩm định trình.

2. Chủ tịch, Phó Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh xem xét, xử lý hồ sơ trình, ký văn bản, phân công Phó Chủ tịch, uỷ quyền cho Chánh Văn phòng Ủy ban nhân dân tỉnh ký văn bản theo quy định của pháp luật hoặc cho ý kiến chỉ đạo để các cơ quan tiếp tục hoàn chỉnh hồ sơ, văn bản trước khi ký ban hành.

Điều 14. Quy trình giải quyết công việc, xử lý văn bản của Văn phòng

a) Đối với những vấn đề thuộc phạm vi, trách nhiệm giải quyết của Lãnh đạo Văn phòng, chuyên viên lập "Phiếu xử lý công việc" hoặc "Phiếu xử lý văn bản" , Trưởng phòng, chuyên viên nghiên cứu ký tắt vào văn bản dự thảo sẵn, kèm hồ sơ trình Lãnh đạo Văn phòng phụ trách lĩnh vực phê duyệt. Trường hợp Lãnh đạo Văn phòng phụ trách lĩnh vực đó vắng, trong khi vấn đề cần xử lý ngay thì trình Chánh Văn phòng hoặc Phó Chánh Văn phòng được phân công xử lý. Hồ sơ trình phải bao gồm văn bản góp ý gốc của các chuyên viên, đơn vị liên quan thuộc Văn phòng và ý kiến trước đó của Phó Chánh Văn phòng phụ trách lĩnh vực.

b) Các phòng chuyên môn, chuyên viên trong Văn phòng trực tiếp trao đổi, phối hợp và chịu trách nhiệm liên đới về kết quả xử lý văn bản. Văn bản thuộc đơn vị, chuyên viên nào chủ trì xử lý, đơn vị, chuyên viên đó trực tiếp làm việc với đơn vị, chuyên viên liên quan để lấy ý kiến. Các đơn vị, chuyên viên được hỏi ý kiến phải có trách nhiệm trả lời bằng văn bản có ký xác nhận hoặc có ý kiến vào phiếu xử lý trên trang hồ sơ công việc trước khi chuyển cho đơn vị, chuyên viên khác.

c) Lãnh đạo Văn phòng phụ trách lĩnh vực phải có ý kiến vào "Phiếu xử lý công việc" hoặc "Phiếu xử lý văn bản" (thực hiện trên chương trình quản lý văn bản, hồ sơ công việc) và ký tắt vào các dự thảo văn bản trước khi trình Chủ tịch, Phó Chủ tịch.

Điều 15. Thời hạn xử lý văn bản, công việc

1. Đối với các vấn đề khẩn cấp, Chánh Văn phòng, hoặc Phó Chánh Văn phòng phụ trách lĩnh vực xử lý ngay sau khi tiếp nhận từ Phòng Hành chính - Tổ chức.

2. Các vấn đề thông thường, chậm nhất 02 ngày làm việc sau khi tiếp nhận ý kiến của Lãnh đạo Văn phòng chuyển xử lý, đơn vị, chuyên viên kiểm tra, hoàn chỉnh trình Chủ tịch, Phó Chủ tịch, hoặc Lãnh đạo Văn phòng giải quyết.

3. Các vấn đề phức tạp cần phải thẩm tra kỹ, hoặc những Đề án lớn, chậm nhất 07 ngày làm việc sau khi tiếp nhận ý kiến của lãnh đạo Văn phòng chuyển xử lý, đơn vị, chuyên viên có trách nhiệm thẩm định phải hoàn chỉnh tờ trình kèm hồ sơ trình Chủ tịch, Phó Chủ tịch giải quyết.

Trường hợp không thể bảo đảm thời gian quy định, chuyên viên báo cáo Chánh Văn phòng, hoặc Phó Chánh Văn phòng phụ trách lĩnh vực để cho ý kiến chỉ đạo, đồng thời thông báo cho cơ quan chủ Đề án biết lý do và những việc cần bổ sung hoàn chỉnh.

4. Đơn vị, chuyên viên phối hợp được trưng cầu ý kiến phải trả lời trong thời hạn 1 ngày làm việc (đối với những vấn đề đơn giản), 3 ngày làm việc (đối với những vấn đề phức tạp) kể từ khi đơn vị, chuyên viên chủ trì chuyển đến (trừ một số trường hợp khác do lãnh đạo hoặc đơn vị, chuyên viên chủ trì yêu cầu phải hoàn thành sớm hơn; hoặc do văn bản quá dài, quá phức tạp thì có thể kéo dài thêm nhưng phải có thời gian cụ thể).

5. Thời gian thẩm tra dự thảo văn bản quy phạm pháp luật không quá ba ngày làm việc.

6. Đối với những vấn đề thuộc phạm vi trách nhiệm của Văn phòng giải quyết, chuyên viên chuyển hồ sơ trình trực tiếp cho Chánh Văn phòng, hoặc Phó Chánh Văn phòng. Thời gian Lãnh đạo Văn phòng phê duyệt hồ sơ trình không quá 01 ngày làm việc kể từ khi đơn vị, chuyên viên trình chuyển đến.

Chương IV

QUY TRÌNH PHÁT HÀNH VĂN BẢN

Điều 16. Đầu mối phát hành văn bản:

Văn bản của Ủy ban nhân dân tỉnh, Chủ tịch, Phó Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh và Văn phòng Ủy ban nhân dân tỉnh được tập trung vào đầu mối là Phòng Hành chính - Tổ chức để làm thủ tục phát hành.

Điều 17. Soạn thảo và đánh máy văn bản

1. Văn bản do chuyên viên của Văn phòng Ủy ban nhân dân tỉnh soạn thảo, tự đánh máy theo đúng quy định về hình thức, thể thức, kỹ thuật trình bày văn bản.

2. Văn bản do sở, ngành, Ủy ban nhân dân cấp huyện trình Ủy ban nhân dân tỉnh, Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh và các Phó Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh ký ban hành do cơ quan trình soạn thảo, đánh máy. Việc soạn thảo, đánh máy văn bản trình ký phải đảm bảo đúng nội dung, theo đúng quy định về hình thức, thể thức, kỹ thuật trình bày văn bản và phải có ý kiến thẩm định của chuyên viên chịu trách nhiệm.

3. Văn bản có nội dung mật, tối mật, tuyệt mật thực hiện theo quy chế mật.

Điều 18. Đăng ký, làm thủ tục phát hành văn bản

1. Chuyên viên soạn thảo, đánh máy văn bản rà soát lần cuối, đề xuất mức độ mật, khẩn, số lượng văn bản, phân loại văn bản, tài liệu gửi kèm (nếu có) của văn bản. Việc đề xuất của chuyên viên phải thể hiện lưu trữ cùng hồ sơ, chuyển hồ sơ, tài liệu cho Phòng Hành chính - Tổ chức để làm thủ tục phát hành.

2. Phòng Hành chính - Tổ chức kiểm tra thủ tục hành chính, rà soát lần cuối, đăng ký số, ngày, tháng của văn bản trước khi nhân bản đúng số lượng và thời gian yêu cầu.

Chỉ tiếp nhận những văn bản để phát hành khi đã được đánh máy, đúng quy định, sạch sẽ, không sửa chữa, tẩy xoá

Điều 19. Gửi văn bản

Văn bản chỉ gửi cho các cơ quan, cá nhân có tên trong mục “Nơi nhận”. Việc gửi văn bản được thực hiện như sau:

1. Văn bản quy phạm pháp luật:

a) Trong nội bộ Văn phòng Ủy ban nhân dân tỉnh thực hiện việc gửi văn bản qua mạng tin học của chương trình quản lý hồ sơ công việc mạng tin học.

b) Đối với các cơ quan, đơn vị, địa phương ngoài việc gửi văn bản qua chương trình quản lý văn bản hồ sơ công việc của mạng tin học, Phòng Hành chính - Tổ chức sẽ gửi văn bản giấy đến những nơi có trong mục “Nơi nhận”.

2. Đối với các văn bản hành chính:

a) Thông báo lịch làm việc, giấy mời thực hiện việc gửi văn bản qua mạng tin học của chương trình quản lý hồ sơ công việc mạng tin học đối với các cơ quan đơn vị có sử dụng chương trình gửi, nhận văn bản qua mạng tin học.

b) Các văn bản hành chính đối với những đơn vị, tổ chức, cơ quan, cá nhân nhận văn bản để xem xét, giải quyết; để thi hành; để kiểm tra, giám sát; để báo cáo; để trao đổi công việc thì việc gửi văn bản sẽ thực hiện vừa gửi qua mạng tin học vừa gửi văn bản giấy. Đối với những đơn vị, tổ chức, cơ quan, cá nhân nhận văn bản để biết, tham khảo chỉ gửi văn bản qua mạng tin học.

Việc gửi văn bản qua mạng tin học do Văn phòng Ủy ban nhân dân tỉnh thực hiện gửi văn bản có chữ ký, đóng dấu và được scan.

c) Đối với văn bản mật thực hiện gửi theo quy chế mật (toàn bộ gửi bằng giấy).

3. Văn bản chỉ gửi cho các cơ quan, cá nhân có tên trong mục ''Nơi nhận''. Việc chuyển văn bản phát hành ra các cơ quan ngoài của Văn phòng Ủy ban nhân dân tỉnh thực hiện bằng đường Bưu điện hoặc gửi trực tiếp. Trường hợp nhận trực tiếp, phải có giấy giới thiệu của cơ quan được nhận văn bản và phải được sự đồng ý của Trưởng Phòng Hành chính - Tổ chức. Người đến nhận trực tiếp văn bản phải ký nhận vào sổ giao nhận văn bản.

Điều 20. Quản lý và sử dụng con dấu

1. Quản lý con dấu:

Phòng Hành chính - Tổ chức có trách nhiệm quản lý con dấu của Ủy ban nhân dân, Ban cán sự Đảng Ủy ban nhân dân tỉnh, BCH Đảng uỷ Văn phòng, BCH Công đoàn cơ sở Văn phòng Ủy ban nhân dân tỉnh và các con dấu khác theo sự phân công của Chánh Văn phòng.

Trưởng Phòng Hành chính - Tổ chức và nhân viên văn thư được giao quản lý, sử dụng con dấu phải chịu trách nhiệm trước pháp luật về việc quản lý và sử dụng con dấu.

2. Sử dụng con dấu:

a) Người được giao giữ con dấu chỉ được đóng dấu khi văn bản đúng thể thức và có chữ ký đúng thẩm quyền của người ký văn bản. Trước khi đóng dấu phải đối chiếu chữ ký trong văn bản với chữ ký mẫu đã đăng ký. Không cho người khác mượn hoặc giao con dấu cho người khác khi chưa có quyết định của người có thẩm quyền.

b) Dấu đóng vào văn bản phải ngay ngắn, rõ ràng đúng chiều. Khi đóng dấu lên chữ ký thì dấu đóng phải trùm lên 1/3 chữ ký về phía bên trái. Trường hợp đóng dấu nhầm, không được đóng trùm lên dấu cũ mà phải hủy văn bản đó và làm lại văn bản.

c) Văn bản có Phụ lục kèm theo, việc đóng dấu lên các phụ lục kèm theo văn bản chính do người ký văn bản quyết định và dấu được đóng lên trang đầu trùm lên phần tên cơ quan, tổ chức hoặc tên của phụ lục.

d) Dấu giáp lai được đóng vào khoảng giữa mép phải của của văn bản hoặc phụ lục văn bản, trùm lên một phần các tờ giấy; mỗi dấu đóng tối đa 05 trang văn bản.

đ) Khi đóng dấu những văn bản, tài liệu không do Phòng Hành chính - Tổ chức phát hành (trường hợp đóng dấu các hợp đồng, các loại biên bản nghiệm thu và các loại giấy chứng nhận...) thì nhân viên văn thư phải lập sổ theo dõi riêng.

e) Nghiêm cấm việc đóng dấu khống chỉ.

Chương V

QUẢN LÝ VÀ LƯU VĂN BẢN

Điều 21. Trách nhiệm quản lý văn bản, tài liệu, hồ sơ

1. Công chức, viên chức của Văn phòng Ủy ban nhân dân tỉnh có trách nhiệm quản lý văn bản, hồ sơ, tài liệu. Hết giờ làm việc, văn bản, hồ sơ, tài liệu phải được cất giữ vào tủ có khóa; những ngày nghỉ lễ, Tết dài ngày phải niêm phong tủ đựng văn bản, hồ sơ, tài liệu và phòng làm việc; Quản lý và chuyển lưu hồ sơ công việc theo quy định.

2. Không cung cấp cho những cơ quan, đơn vị, cá nhân không có trách nhiệm biết những thông tin, hồ sơ, tài liệu đã và đang xử lý của Ủy ban nhân dân tỉnh, Văn phòng Ủy ban nhân dân tỉnh, các văn bản có bút tích của Chủ tịch, các Phó Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh

3. Tất cả các văn bản, tài liệu của các sở, ngành, địa phương, tổ chức, cá nhân gửi trực tiếp đến Chủ tịch, các Phó Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh và có bút tích của Chủ tịch, các Phó Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh đều phải chuyển cho Phòng Hành chính - Tổ chức để làm thủ tục cần thiết, tuyệt đối không được chuyển lại nơi gửi.

4. Công chức, viên chức của Văn phòng Ủy ban nhân dân tỉnh không được mang hồ sơ, tài liệu về nhà khi chưa có sự đồng ý của Lãnh đạo Văn phòng; khi chuyển công tác sang cơ quan khác các hồ sơ, tài liệu muốn mang theo làm tư liệu riêng phải được sự đồng ý của Chánh Văn phòng; Không tuỳ tiện cung cấp cho các cơ quan, tổ chức, đơn vị, cá nhân khác.

Điều 22. Quản lý tài liệu, hồ sơ văn bản mật

Các loại hồ sơ, tài liệu mật phải được quản lý chặt chẽ theo chế độ bảo mật của nhà nước. Phòng Hành chính - Tổ chức lập sổ theo dõi việc chuyển giao tài liệu mật và thực hiện kiểm tra định kỳ 06 tháng 01 lần việc quản lý hồ sơ, tài liệu mật hiện hành và báo cáo kết quả cho lãnh đạo Văn phòng Ủy ban nhân dân tỉnh. Văn phòng Ủy ban nhân dân tỉnh xây dựng quy chế quản lý tài liệu, hồ sơ, văn bản mật.

Điều 23. Lưu văn bản.

1. Phòng Hành chính - Tổ chức lưu 01 bản gốc (bản ký trực tiếp) đối với tất cả các loại văn bản do Ủy ban nhân dân tỉnh, Văn phòng Ủy ban nhân dân tỉnh ban hành. Riêng đối với văn bản quy phạm pháp luật và quyết định cá biệt của Ủy ban nhân dân tỉnh, Văn phòng Ủy ban nhân dân tỉnh ban hành lưu thêm 02 bản chính.

2. Phòng Hành chính - Tổ chức sắp xếp có hệ thống các tập lưu văn bản phát hành một cách khoa học theo thứ tự đăng ký, dễ tra cứu để phục vụ nghiên cứu sử dụng trong thời gian chưa đến hạn nộp vào Trung tâm lưu trữ tỉnh.

3. Đối với các đơn vị soạn thảo văn bản trong Văn phòng cần phải cập nhật lưu trữ văn bản bằng file điện tử hoặc văn bản giấy (nếu là văn bản mật) để theo dõi quá trình thực hiện.

Chương VI

TỔ CHỨC THỰC HIỆN

Điều 24. Chánh Văn phòng Ủy ban nhân dân tỉnh có trách nhiệm tổ chức tốt Quy chế này. Trong quá trình thực hiện nếu thấy có vướng mắc hoặc cần góp ý sửa đổi, bổ sung thì báo cáo bằng văn bản để Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh xem xét sửa đổi bổ sung cho phù hợp./.