Quyết định 1834/2001/QĐ-BGTVT quy định hình thức tổ chức, chức năng nhiệm vụ, quyền hạn, trách nhiệm của Ban điều hanh dự án và tiêu chuẩn giám đốc điều hành dự án của doanh nghiệp khi thực hiện các dự án xây dựng giao thông do Bộ trưởng Bộ Giao thông vận tải ban hành

NHỮNG QUI ĐỊNH CHUNG

Điều 1: Nội dung qui định:

Qui định này xác định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, trách nhiệm của Ban điều hành dự án và tiêu chuẩn Giám đốc điều hành dự án của doanh nghiệp (nhà thầu) khi tham gia thực hiện các dự án trong ngành giao thông vận tải.

Điều 2: Phạm vi áp dụng:

Qui định này áp dụng cho tất cả các Ban điều hành dự án và các Giám đốc điều hành dự án xây dựng giao thông được thực hiện bởi vốn Ngân sách, vốn tín dụng (kể cả các công trình BOT hay BT được Nhà nước cho phép).

Điều 3: Một số qui ước:

3.1. Nhà thầu (doanh nghiệp) gồm:

a. Các Tổng công ty thành lập theo Quyết định 90/TTg và 91/TTg, các doanh nghiệp khác (cấp Tổng công ty) - Dưới đây viết tắt là TCT.

b. Các Công ty công trình giao thông trực thuộc các Tổng công ty, Liên hiệp đường sắt Việt Nam, các Cục quản lý chuyên ngành hoặc thuộc các Sở GTVT hay Sở GTCT và các doanh nghiệp khác (cấp Công ty) - Dưới đây viết tắt là CT.

3.2. Giám đốc điều hành các dự án xây dựng công trình trong ngành GTVT - Dưới đây viết tắt là GĐĐHDA.

3.3. Ban điều hành dự án của nhà thầu tại hiện trường được thành lập theo nhiệm vụ xây dựng một gói thầu hoặc dự án XDGT - Dưới đây viết tắt là BĐHDA.

CÁC HÌNH THỨC TỔ CHỨC ĐIỀU HÀNH CỦA NHÀ THẦU TẠI HIỆN TRƯỜNG

Điều 4: Có hai hình thức tổ chức điều hành dự án của nhà thầu tại hiện trường:

- Khi gói thầu (hoặc dự án) do Công ty độc lập trúng thầu hoặc được chỉ định thầu - Dưới đây gọi là hình thức 1.

- Khi gói thầu (hoặc dự án) do cấp Tổng công ty (hoặc Liên danh các CT, TCT) trúng thầu hoặc được chỉ định thầu - Dưới đây gọi là hình thức 2.

4.1. Hình thức 1:

Với hình thức này, có thể thành lập hoặc không thành lập Ban ĐHDA.

a. Trường hợp không thành lập Ban ĐHDA: Công ty trực tiếp điều hành mọi hoạt động xây dựng của gói thầu (hoặc dự án) và chịu trách nhiệm trực tiếp trước Chủ đầu tư, trước pháp luật về tiến độ, chất lượng và giá thành theo các điều kiện của Hợp đồng.

b. Trường hợp thành lập Ban ĐHDA: mô hình Ban ĐHDA được tổ chức theo hình thức 2 (tại Điểm 4-2) của Qui định này.

4.2. Hình thức 2:

Đối với các gói thầu do cấp Tổng công ty (hoặc Liên danh các CT, TCT) trúng thầu hoặc được chỉ định thầu, Ban ĐHDA có thể được tổ chức theo một trong hai mô hình sau:

a. Ban ĐHDA hoạt động độc lập:

a.1. Tổng công ty hoặc Liên danh thành lập Ban ĐHDA. Giám đốc ĐHDA thực hiện nhiệm vụ điều hành hoạt động xây lắp trên công trường theo sự chỉ đạo của Tổng giám đốc TCT (nếu TCT trúng thầu) hoặc Hội đồng quản lý Liên danh (nếu Liên danh các CT, TCT trúng thầu).

a.2. Tiêu chuẩn, quyền hạn, trách nhiệm của Giám đốc ĐHDA thực hiện theo mục V của Qui định này.

b. Ban ĐHDA hoạt động phụ thuộc:

b.1. Về nguyên tắc được tổ chức hoạt động và có chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn như hình thức Ban ĐHDA hoạt động độc lập.

b.2. Điểm khác cơ bản: Ban ĐHDA hoạt động phụ thuộc chỉ có tài khoản phụ (tài khoản nội bộ), tài khoản chính ở TCT hoặc ở từng đơn vị thành viên tham gia Liên danh. Tài khoản nội bộ công trường này do Giám đốc ĐHDA trực tiếp quản lý và đảm bảo đủ để cung cấp cho công trường hoạt động bình thường, nhằm đáp ứng được các yêu cầu về tiến độ, chất lượng yêu cầu của dự án. Mọi chi phí cho công trường hoạt động, mua sắm vật tư, thiết bị chủ yếu hoặc đặc chủng... đều phải có kế hoạch do Giám đốc ĐHDA lập và được Tổng giám đốc TCT hoặc Hội đồng quản lý Liên danh thông qua.

c. Tuỳ đặc thù của từng dự án, từng công trường mà các nhà thầu (hoặc Liên danh các nhà thầu) có thể áp dụng một trong các hình thức điều hành dự án nêu trên và có bản thoả thuận phân cấp chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn giữa Giám đốc ĐHDA với các bên tham gia dự án.

CHỨC NĂNG, NHIỆM VỤ CỦA BAN ĐIỀU HÀNH DỰ ÁN

Điều 5: Chức năng:

5.1. Ban ĐHDA tại hiện trường là một tổ chức đại diện cho nhà thầu trúng thầu thi công một gói thầu (hoặc một dự án) xây dựng giao thông.

5.2. Giám đốc ĐHDA là người đứng đầu Ban ĐHDA, điều hành xây dựng một gói thầu (hoặc một dự án) theo Hợp đồng đã ký kết.

5.3. Tuỳ thuộc hình thức tổ chức điều hành của nhà thầu mà chức năng của Ban ĐHDA được áp dụng cho phù hợp.

Điều 6: Nhiệm vụ.

6.1. Thực hiện các qui định trong Hợp đồng của gói thầu (hoặc dự án) đã được ký kết giữa Chủ đầu tư và nhà thầu.

6.2. Xây dựng phương án, chỉ đạo điều hành mọi hoạt động thi công xây lắp trên công trường.

6.3. Nghiên cứu đồ án thiết kế, các bản chỉ dẫn kỹ thuật được duyệt và đối chiếu với hiện trường để chỉ đạo lập thiết kế BVTC và đề xuất ý kiến giải quyết thiết kế phù hợp với thực tế.

6.4. Tổng hợp những khối lượng phát sinh, xây dựng những đơn giá còn thiếu, khảo sát bổ sung phục vụ bước lập thiết kế BVTC trình Tư vấn, Chủ đầu tư trước khi thực hiện.

6.5. Kiểm tra thường xuyên, đôn đốc các đơn vị, điều chỉnh tổ chức sản xuất trên công trường cho hợp lý và giải quyết những khó khăn vướng mắc của các đơn vị.

6.7. Định kỳ tổ chức họp giao ban tại công trường với các đơn vị thi công, nắm vững tình hình sản xuất, đề xuất các giải pháp đẩy mạnh tiến độ thi công.

6.8. Tổ chức hệ thống kiểm tra chất lượng nội bộ để đảm bảo chất lượng thi công công trình theo đúng yêu cầu của Hợp đồng, giải quyết kịp thời các sự cố xảy ra trên công trường thi công theo đúng sự chỉ dẫn của Tư vấn giám sát và Chủ đầu tư.

6.9. Giải quyết có hiệu quả các mối quan hệ với Chủ đầu tư, Tư vấn giám sát, với các cấp chính quyền địa phương nhằm tạo điều kiện để các đơn vị thi công trên Hợp đồng triển khai thuận lợi.

6.10. Thường xuyên báo cáo Tư vấn, Chủ đầu tư theo các biểu mẫu qui định với nội dung sau:

a. Tình hình thực hiện kế hoạch tháng (tiến độ công việc).

b. Tình hình bố trí nhân lực, thiết bị trên công trường.

c. Chất lượng thi công công trình.

d. Các sự cố, khó khăn vướng mắc của nhà thầu.

e. Tình hình thanh toán và công nợ.

g. Đề xuất giải pháp xử lý phù hợp...

6.11. Thực hiện công tác nghiệm thu bàn giao theo qui định của Hợp đồng, tiến hành lập hồ sơ hoàn công theo QĐ số 2578/QĐ-BGTVT của Bộ GTVT.

6.12. Thanh quyết toán với Chủ đầu tư theo qui định trong Hợp đồng và thanh quyết toán lại trong nội bộ các bên tham gia gói thầu.

6.13. Theo dõi và xử lý các hư hỏng trong giai đoạn bảo hành công trình.

6.14. Các nội dung cụ thể khác.

CƠ CẤU, BỘ MÁY TỔ CHỨC CỦA BAN ĐIỀU HÀNH DỰ ÁN

Điều 7: Bộ máy chỉ huy của Ban ĐHDA bao gồm: 01 Giám đốc điều hành phụ trách chung và một số Phó Giám đốc (do Giám đốc ĐHDA quy định phân công) giúp việc trong các lĩnh vực:

a. Kỹ thuật, chất lượng, tiến độ.

b. Kế hoạch, điều độ và tài chính.

Điều 8: Các phòng, ban nghiệp vụ của Ban ĐHDA gồm có:

8.1. Phòng kế hoạch có nhiệm vụ:

a. Lập, theo dõi, điều chỉnh kế hoạch tiến độ của các đơn vị thành phần tham gia dự án.

b. Đề ra các biện pháp cần thiết để đảm bảo tiến độ (điều động xe máy, vật tư, tăng mũi thi công, thuê thêm thầu phụ...).

c. Theo dõi phân chia công việc cho các đơn vị thành viên, chuẩn bị các hợp đồng với các đơn vị thành viên và theo dõi thực hiện các hợp đồng này sau ký kết.

d. Lập dự toán chi phí và quản lí chi tiêu của Ban ĐHDA.

e. Hạch toán kinh tế cho việc thực hiện dự án, cân đối giữa kinh phí nhận từ dự án và phần trả cho Liên doanh nhà thầu, trả cho đơn vị thành viên.

g. Lập các hợp đồng thầu phụ khác khi cần thiết và lập các lệnh bổ sung, thay đổi hợp đồng khi có những thay đổi về khối lượng thực hiện.

h. Theo dõi khối lượng thực hiện, lập các chứng từ, thủ tục thanh toán hàng tháng cho nhà thầu.

i. Làm việc với các cơ quan liên quan: Chủ đầu tư, Bảo hiểm...

k. Lập báo cáo thực hiện dự án đối với Tư vấn và Chủ đầu tư.

8.2. Phòng kỹ thuật có nhiệm vụ:

a. Tổ chức hệ thống kiểm tra tự đảm bảo chất lượng sản phẩm thống nhất nội bộ trên toàn công trường, bao gồm: Vật liệu, công nghệ, thiết bị máy móc, con người...

b. Lập và quản lí hệ thống phòng thí nghiệm hiện trường.

c. Kiểm tra, xác nhận khối lượng, chất lượng công việc hoàn thành của từng đơn vị thành viên để làm việc với Tư vấn giám sát, lập chứng chỉ xác nhận công việc hoàn thành theo từng giai đoạn.

d. Lập thiết kế BVTC trình tư vấn thông qua để cấp cho các đơn vị thành viên thực hiện.

e. Nghiên cứu các biện pháp thi công tối ưu nhằm nâng cao chất lượng, tiến độ thi công và hạ giá thành công trình.

g. Xử lý các vấn đề kỹ thuật trong quá trình thi công.

h. Lập hồ sơ hoàn công công trình.

8.3. Phòng tài chính có nhiệm vụ:

a. Theo dõi các khoản thu, chi và hạch toán chi phí của gói thầu (hoặc dự án).

b. Quản lý tài sản và chi tiêu của văn phòng Ban ĐHDA.

c. Thanh, quyết toán các chi phí của hợp đồng với cấp trên trực tiếp, Chủ đầu tư và nhà thầu phụ.

8.4. Văn phòng có nhiệm vụ: Thực hiện công tác hành chính, nhân sự và quản trị cho Ban ĐHDA và Văn phòng Tư vấn.

Điều 9: Trách nhiệm của cấp trên trực tiếp đối với Ban ĐHDA.

Cấp trên trực tiếp của Ban ĐHDA chịu trách nhiệm:

9.1. Giải quyết tài chính ban đầu cho công tác chuẩn bị sản xuất mà Ban ĐHDA đề xuất.

9.2. Chịu trách nhiệm giải quyết tài chính trong trường hợp gói thầu có giá bỏ thầu thấp để Ban ĐHDA duy trì sản xuất bình thường trên công trường.

9.3. Có ý kiến giải quyết kịp thời những đề xuất của Giám đốc ĐHDA.

9.4. Hướng dẫn chỉ đạo công tác hạch toán kế toán theo các quy định hiện hành.

TIÊU CHUẨN, QUYỀN HẠN, TRÁCH NHIỆM CỦA GIÁM ĐỐC ĐHDA

Điều 10: Tiêu chuẩn của GĐ ĐHDA:

10.1. GĐ ĐHDA phải có trình độ đại học trở lên về kỹ thuật chuyên ngành hoặc các ngành liên quan gần, có thâm niên công tác 10 năm trở lên và có kinh nghiệm quản lí xây dựng tại hiện trường ít nhất 01 dự án.

10.2. Thông thạo các văn bản qui phạm pháp luật về quản lí đầu tư xây dựng cơ bản của Nhà nước (hoặc của ngành) hiện hành.

10.3. Hiểu biết về tiêu chuẩn qui trình, qui phạm kỹ thuật chuyên ngành xây dựng GTVT, nắm vững về trình tự thi công (từ khởi công đến hoàn thành công trình), nắm vững về các công tác xây lắp chủ yếu, các giải pháp công nghệ thi công yêu cầu, có năng lực tổ chức thi công hợp lý phù hợp với yêu cầu của dự án và đặc biệt phải nắm vững, hiểu rõ các điều kiện của Hợp đồng ký kết.

10.4. Có trình độ ngoại ngữ tiếng Anh tối thiểu ở mức giao dịch được khi thực hiện các dự án ODA.

10.5. Có đủ sức khoẻ (tuổi không quá 55 đối với nam và không qua 50 đối với nữ), có phẩm chất đạo đức tốt, trung thực, khách quan, tận tuỵ với công việc.

10.6. Những người làm GĐĐHDA phải tốt nghiệp khoá đào tạo do Bộ GTVT tổ chức và cấp chứng chỉ (điều kiện này bắt buộc thực hiện từ ngày 1/1/2002). Đồng thời, GĐĐHDA phải được một Hội đồng do người đứng đầu của Chủ đầu tư tổ chức kiểm tra, phỏng vấn chấp thuận.

Điều 11: Quyền hạn của GĐĐHDA:

11.1. Là người có quyền điều hành cao nhất và trực tiếp đối với các đơn vị ở hiện trường trong phạm vi gói thầu (hoặc dự án) mình quản lý, nhằm mục đích thực hiện có hiệu quả các qui định của hợp đồng đã ký kết với Chủ đầu tư.

11.2. Có quyền ký hợp đồng kinh tế về mua sắm vật tư, thiết bị, nhân công... và ký hợp đồng thầu phụ với các đơn vị khác được cấp trên trực tiếp chấp thuận. Riêng đối với hợp đồng thầu phụ mà nhà thầu phụ không trực thuộc Tổng công ty (hoặc Liên danh) trúng thầu thì phải được Chủ đầu tư chấp thuận.

11.3. Được quyền đề xuất thành lập bộ máy nhân sự ban ĐHDA và đề xuất thay đổi nhân sự trong quá trình hoạt động. Được quyền đề xuất phương án (hoặc quy chế hoạt động) của bộ máy Ban ĐHDA.

11.4. Có quyền thưởng, phạt hoặc đình chỉ và từ chối hoạt động của đơn vị hay cá nhân khi vi phạm qui chế, qui định, qui trình, qui phạm kỹ thuật thi công và an toàn lao động hoặc gây ảnh hưởng xấu đến uy tín của nhà thầu, không đáp ứng được yêu cầu của Hợp đồng.

11.5. Có quyền kiểm tra kế hoạch tiến độ, chất lượng thi công tổng thể trên công trường để trên cơ sở đó sắp xếp, điều chỉnh nhiệm vụ giữa các đơn vị, điều phối công việc, huy động thiết bị, vật tư chủ yếu trong nội bộ công trường cho phù hợp với năng lực giữa các đơn vị, đảm bảo tiến độ chung trên nguyên tắc hỗ trợ lẫn nhau vì lợi ích chung của Dự án.

11.6. Có quyền thành lập tài khoản chuyên chi trên cơ sở chấp thuận của cấp trên trực tiếp và có con dấu riêng (nếu là Ban ĐHDA hoạt động độc lập) hoặc có quyền tối đa về tài chính (nếu là Ban ĐHDA hoạt động phụ thuộc) để đảm bảo sự hoạt động bình thường trong suốt quá trình chỉ đạo thi công đến khi nghiệm thu bàn giao đưa công trình vào khai thác sử dụng.

Điều 12: Trách nhiệm của Giám đốc ĐHDA:

12.1. Chịu trách nhiệm trước cấp trên trực tiếp của mình về những điều khoản được uỷ thác nêu trong phương án hoặc qui chế hoạt động, được cấp trên trực tiếp phê duyệt.

12.2. Chịu trách nhiệm trước Chủ đầu tư và trước pháp luật về nội dung dự án (hoặc gói thầu) được thể hiện qua Hợp đồng và các văn bản qui định khác.

ĐIỀU KHOẢN THI HÀNH

Điều 13. Khen thưởng.

13.1. Các giám đốc ĐHDA và Ban ĐHDA thực hiện xuất sắc các nhiệm vụ nêu ở chương III, V - Qui định này đều được Bộ GTVT xét khen thưởng.

13.2. Mức khen thưởng được thực hiện theo chế độ qui định chung của Nhà nước và do Bộ trưởng Bộ GTVT quyết định cụ thể cho từng trường hợp và đối với từng dự án.

Điều 14:

14.1. Những qui định về tiêu chuẩn Giám đốc ĐHDA ghi trong Điều 10 - Chương V của Qui định này được thống nhất áp dụng đối với các dự án xây dựng trong ngành/giao thông.

14.2. Các qui định ghi trong các chương, điều, mục còn lại, các doanh nghiệp (nhà thầu) vận dụng cho phù hợp với điều kiện cụ thể của Hợp đồng xây dựng DAGT được ký kết và không trái với Luật Doanh nghiệp.

Điều 15: Trong quá trình thực hiện Qui định này, nếu gặp những vướng mắc các cơ quan, đơn vị kịp thời báo cáo Bộ GTVT bằng văn bản (Qua Cục Giám định & QLCL CTGT) để nghiên cứu, sửa đổi và bổ sung cho phù hợp.