Quyết định 1784/QĐ-UBND năm 2011 về Quy định công tác văn thư, lưu trữ của cơ quan, tổ chức trên địa bàn tỉnh Tiền Giang

QUYẾT ĐỊNH

BAN HÀNH QUY ĐỊNH CÔNG TÁC VĂN THƯ, LƯU TRỮ CỦA CÁC CƠ QUAN, TỔ CHỨC TRÊN ĐỊA BÀN TỈNH TIỀN GIANG

ỦY BAN NHÂN DÂN TỈNH TIỀN GIANG

Căn cứ Luật Tổ chức Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân ngày 26 tháng 11 năm 2003;

Căn cứ Pháp lệnh Bảo vệ bí mật nhà nước; Căn cứ Pháp lệnh Lưu trữ Quốc gia;

Căn cứ Nghị định số 33/2002/NĐ-CP ngày 28 tháng 3 năm 2002 của Chính phủ quy định chi tiết thi hành Pháp lệnh Bảo vệ bí mật nhà nước;

Căn cứ Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng 4 năm 2004 của Chính phủ về công tác văn thư;

Căn cứ Nghị định số 09/2010/NĐ-CP ngày 08 tháng 02 năm 2010 của Chính phủ sửa đổi, bổ sung Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng 4 năm 2004 của Chính phủ về công tác văn thư;

Căn cứ Nghị định số 111/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng 4 năm 2004 của Chính phủ quy định chi tiết thi hành một số điều của Pháp lệnh Lưu trữ Quốc gia;

Căn cứ Thông tư số 12/2002/TT-BCA ngày 13 tháng 9 năm 2002 của Bộ Công an hướng dẫn thực hiện Nghị định số 33/2002/NĐ-CP ngày 28 tháng 3 năm 2002 của Chính phủ quy định chi tiết thi hành Pháp lệnh Bảo vệ bí mật nhà nước;

Căn cứ Thông tư số 46/2005/TT-BNV ngày 27 tháng 4 năm 2005 của Bộ  Nội vụ hướng dẫn quản lý tài liệu khi chia, tách, sáp nhập cơ quan, tổ chức, đơn vị hành chính và tổ chức lại, chuyển đổi hình thức sở hữu doanh nghiệp nhà nước;

Căn cứ Thông tư số 09/2007/TT-BNV ngày 11 tháng 4 năm 2007 của Bộ  Nội vụ hướng dẫn về kho lưu trữ chuyên dụng;

Căn cứ Thông tư số 02/2010/TT-BNV ngày 28 tháng 4 năm 2010 của Bộ Nội vụ hướng dẫn chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và tổ chức của tổ chức Văn thư, Lưu trữ Bộ, cơ quan ngang Bộ, cơ quan thuộc Chính phủ và Ủy ban nhân dân các cấp;

Căn cứ Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19 tháng 01 năm 2011 của Bộ Nội vụ hướng dẫn về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính; Theo đề nghị của Giám đốc Sở Nội vụ,

QUYẾT ĐỊNH:

Điều 1. Ban hành kèm theo Quyết định này Quy định công tác văn thư, lưu trữ của các cơ quan, tổ chức trên địa bàn tỉnh Tiền Giang.

Điều 2. Giám đốc Sở Nội vụ chịu trách nhiệm hướng dẫn và kiểm tra việc thực hiện Quyết định này.

Điều 3. Các cơ quan, tổ chức trên địa bàn tỉnh Tiền Giang (bao gồm cả các công ty, doanh nghiệp) căn cứ vào quy định công tác văn thư, lưu trữ này xây dựng Quy định công tác văn thư, lưu trữ cho cơ quan, tổ chức.

Điều 4. Chánh Văn phòng Ủy ban nhân dân tỉnh, Giám đốc Sở Nội vụ, thủ trưởng các sở, ban, ngành tỉnh, Chủ tịch Ủy ban nhân dân các huyện, thành phố Mỹ Tho, thị xã Gò Công căn cứ Quyết định thi hành.

Quyết định này có hiệu lực thi hành kể từ ngày ký và thay thế Quyết định số 04/2000/QĐ-UB ngày 25/01/2000 của Ủy ban nhân dân tỉnh về việc ban hành quy định về công tác lưu trữ của tỉnh Tiền Giang./.

QUY ĐỊNH

CÔNG TÁC VĂN THƯ, LƯU TRỮ CỦA CÁC CƠ QUAN, TỔ CHỨC TRÊN ĐỊA BÀN TỈNH TIỀN GIANG
(Ban hành kèm theo Quyết định số 1784 /QĐ-UBND Ngày 07 tháng 7 năm 201 1 của Ủy ban nhân dân tỉnh Tiền Giang)

Chương I

QUY ĐỊNH CHUNG

Điều 1. Phạm vi và đối tượng điều chỉnh

1. Quy định này quy định về công tác văn thư, lưu trữ và quản lý nhà nước về công tác văn thư, lưu trữ trên địa bàn tỉnh Tiền Giang, được áp dụng đối với các cơ quan nhà nước, tổ chức xã hội, tổ chức xã hội - nghề nghiệp, tổ chức kinh tế và các đơn vị vũ trang nhân dân (sau đây được gọi chung là cơ quan, tổ chức).

2. Công tác văn thư bao gồm các công việc: soạn thảo, ban hành văn bản; quản lý văn bản và tài liệu khác hình thành trong quá trình hoạt động của Ủy ban nhân dân tỉnh và các cơ quan, tổ chức thuộc tỉnh quản lý; lập hồ sơ hiện hành, giao nộp hồ sơ vào lưu trữ; quản lý và sử dụng con dấu.

3. Công tác lưu trữ bao gồm các công việc: thu thập, chỉnh lý, thống kê, bảo quản, tiêu hủy tài liệu hết giá trị và tổ chức sử dụng tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động của Ủy ban nhân dân tỉnh và các cơ quan, tổ chức thuộc tỉnh quản lý.

Điều 2. Lập và bảo quản hồ sơ

Tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động, chỉ đạo, điều hành và triển khai thực hiện các nhiệm vụ được giao của các cơ quan, tổ chức và của cá nhân phải được lập hồ sơ và bảo quản an toàn theo quy định của pháp luật.

Điều 3. Giải thích một số từ ngữ

1. “Bản thảo văn bản” là bản được viết hoặc đánh máy, hình thành trong quá trình soạn thảo một văn bản của cơ quan, tổ chức;

2. “Bản gốc văn bản” là bản hoàn chỉnh về nội dung, thể thức văn bản được cơ quan, tổ chức ban hành và có chữ ký trực tiếp của người có thẩm quyền;

3. “Bản chính văn bản” là bản hoàn chỉnh về nội dung, thể thức văn bản và được cơ quan, tổ chức ban hành;

4. “Bản sao y bản chính” là bản sao đầy đủ, chính xác nội dung của văn bản và được trình bày theo thể thức quy định. Bản sao y bản chính phải được thực hiện từ bản chính;

5. “Bản trích sao” là bản sao một phần nội dung của văn bản và được trình bày theo thể thức quy định. Bản trích sao phải được thực hiện từ bản chính;

6. “Bản sao lục” là bản sao đầy đủ, chính xác nội dung của văn bản, được thực hiện từ bản sao y bản chính và trình bày theo thể thức quy định;

7. Tài liệu lưu trữ là tài liệu có giá trị về kinh tế, chính trị, an ninh - quốc phòng, ngoại giao, văn hóa, giáo dục, xã hội và khoa học kỹ thuật được hình thành trong quá trình hoạt động của các cơ quan, tổ chức và cá nhân tiêu biểu trên địa bàn tỉnh qua các thời kỳ, để phục vụ nghiên cứu lịch sử, khoa học và các hoạt động thực tiễn khác;

Tài liệu lưu trữ phải là bản chính, bản gốc của tài liệu được ghi trên giấy hoặc ghi trên các chất liệu khác như: phim, ảnh, băng hình, đĩa từ, băng ghi âm, băng ghi hình hoặc các vật mang tin khác. Trường hợp không còn bản chính, bản gốc thì được thay thế bằng bản sao hợp pháp.

8. Hồ sơ là một tập văn bản, tài liệu có liên quan với nhau về một vấn đề, một sự việc, một đối tượng cụ thể hoặc có một (hoặc một số) đặc điểm chung như: tên loại văn bản; cơ quan, tổ chức ban hành văn bản; thời gian hoặc những đặc điểm khác, hình thành trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc thuộc phạm vi chức năng, nhiệm vụ của một cơ quan, tổ chức hoặc của một cá nhân;

9. Lập hồ sơ là việc tập hợp và sắp xếp văn bản, tài liệu hình thành trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc thành hồ sơ theo những nguyên tắc và phương pháp nhất định;

10. Lưu trữ hiện hành là bộ phận lưu trữ của các cơ quan, tổ chức có nhiệm vụ thu thập, bảo quản và phục vụ sử dụng tài liệu lưu trữ được tiếp nhận từ các đơn vị, cá nhân thuộc cơ quan, tổ chức đó;

11. Lưu trữ lịch sử là lưu trữ có nhiệm vụ bảo quản cố định những tài liệu có giá trị lịch sử, chính trị, kinh tế, quốc phòng, an ninh, ngoại giao, văn hóa, giáo dục, khoa học và công nghệ;

12. Không lưu trữ là toàn bộ tài liệu được hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan, đơn vị hay của cá nhân tiêu biểu được tổ chức quản lý một cách khoa học;

Điều 4. Tiêu chuẩn của người làm công tác văn thư, lưu trữ

Người được bố trí làm công tác văn thư, lưu trữ phải bảo đảm tiêu chuẩn nghiệp vụ các ngạch công chức ngành văn thư, lưu trữ theo quy định của pháp luật.

Điều 5. Bảo vệ bí mật nhà nước trong công tác văn thư, lưu trữ

1. Các cơ quan, tổ chức phải thực hiện theo các quy định của pháp luật về bảo vệ bí mật nhà nước trong công tác văn thư, lưu trữ.

2. Tất cả công chức có trách nhiệm thực hiện đúng các quy định của Nhà nước về bảo vệ bí mật nhà nước trong công tác văn thư, lưu trữ.

Điều 6. Trách nhiệm quản lý, thực hiện công tác văn thư, lưu trữ

1. Sở Nội vụ, Phòng Nội vụ các huyện, thành phố, thị xã có trách nhiệm giúp Ủy ban nhân dân cùng cấp thực hiện việc quản lý nhà nước về công tác văn thư, lưu trữ và phân bổ biên chế, đảm bảo về số lượng và chất lượng của đội ngũ công chức, viên chức làm công tác văn thư, lưu trữ để các cơ quan, tổ chức hoạt động tốt. Tại Ủy ban nhân dân xã, phường, thị trấn bố trí nhân viên làm văn thư, lưu trữ có đủ tiêu chuẩn nghiệp vụ theo quy định của pháp luật và thực hiện nhiệm vụ theo hướng dẫn chuyên môn của Sở Nội vụ.

2. Giám đốc các sở, ban, ngành tỉnh, doanh nghiệp Nhà nước, Chủ tịch Ủy ban nhân dân các huyện, thành phố, thị xã và xã, phường, thị trấn trong phạm vi quyền hạn được giao có trách nhiệm chỉ đạo công tác văn thư, lưu trữ và việc ứng dụng khoa học và công nghệ thông tin vào công tác văn thư, lưu trữ.

3. Cán bộ, công chức, viên chức trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc liên quan đến công tác văn thư, lưu trữ phải thực hiện nghiêm chỉnh các quy định về công tác văn thư, lưu trữ.

Điều 7. Nhiệm vụ của văn thư cơ quan, tổ chức

1. Thực hiện các quy trình nghiệp vụ quản lý văn bản đi, đến bảo đảm theo đúng quy định của nhà nước và an toàn, bí mật tài liệu; phục vụ kịp thời cho công tác lãnh đạo, điều hành của cơ quan, tổ chức.

2. Kiểm tra thể thức, kỹ thuật trình bày văn bản theo đúng quy định của pháp luật trước khi thực hiện các thủ tục phát hành.

3. Hàng năm, tham mưu cho thủ trưởng cơ quan xây dựng danh mục hồ sơ công việc của cơ quan, đơn vị và hướng dẫn cán bộ, công chức, viên chức lập hồ sơ công việc. Thực hiện việc thu nhận, kiểm tra hồ sơ và nộp hồ sơ vào lưu trữ hiện hành.

4. Tham mưu cho thủ trưởng cơ quan, đơn vị xây dựng quy chế, quy định về công tác văn thư của cơ quan, đơn vị theo đúng quy định của pháp luật và hướng dẫn của cơ quan cấp trên có thẩm quyền.

5. Sử dụng con dấu đúng quy định và bảo quản con dấu an toàn.

Điều 8. Nhiệm vụ của lưu trữ hiện hành

1. Tham mưu cho thủ trưởng cơ quan, đơn vị, hàng năm tổ chức thu thập hồ sơ, tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan, đơn vị vào lưu trữ hiện hành theo đúng quy định của pháp luật.

2. Tổ chức chỉnh lý tài liệu lưu trữ của cơ quan, đơn vị

3. Tham mưu cho thủ trưởng cơ quan, đơn vị thành lập Hội đồng xác định giá trị tài liệu; danh mục thành phần hồ sơ, tài liệu cần nộp lưu vào lưu trữ lịch sử; danh mục thành phần hồ sơ, tài liệu hết giá trị cần tiêu hủy.

4. Hoàn chỉnh các hồ sơ, tài liệu thuộc danh mục thành phần hồ sơ, tài liệu cần nộp lưu vào lưu trữ lịch sử và tiến hành các thủ tục nộp lưu vào lưu trữ lịch sử cùng cấp.

5. Xây dựng hệ thống công cụ tra cứu, tổ chức quản lý và phục vụ khai thác, sử dụng có hiệu quả khối tài liệu lưu trữ hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan, đơn vị theo đúng quy định của pháp luật và chuyên môn nghiệp vụ.

6. Tham mưu cho thủ trưởng cơ quan, đơn vị xây dựng hệ thống văn bản quy định về việc nộp lưu, quản lý, sử dụng hồ sơ, tài liệu lưu trữ.

7. Thực hiện các báo cáo thống kê theo quy định và báo cáo đột xuất.

Điều 9. Nhiệm vụ của lưu trữ lịch sử

1. Hàng năm, phối hợp với cơ quan quản lý nhà nước về văn thư, lưu trữ cùng cấp xây dựng kế hoạch, đề xuất cấp có thẩm quyền quyết định việc thu hồ sơ, tài liệu đến hạn nộp lưu từ lưu trữ hiện hành vào lưu trữ lịch sử theo đúng quy định của pháp luật. Tổ chức thu tài liệu đến hạn nộp lưu từ lưu trữ hiện hành vào lưu trữ lịch sử cùng cấp, bảo đảm an toàn và đúng thời hạn, thành phần hồ sơ, tài liệu theo quy định của nhà nước.

2. Phốii hợp hướng dẫn lưu trữ hiện hành xác định giá trị tài liệu và xây dựng danh mục thành phần hồ sơ, tài liệu cần nộp lưu vào lưu trữ lịch sử.

3. Phối hợp hướng dẫn thực hiện việc quản lý tài liệu lưu trữ của cơ quan, đơn vị khi giải thể, phá sản, chia tách, sáp nhập theo đúng quy định tại Thông tư 46/2005/TT-BNV ngày 27/4/2005 của Bộ Nội vụ về hướng dẫn quản lý tài liệu trong trường hợp chia tách, sáp nhập cơ quan, tổ chức, đơn vị hành chính và tổ chức lại, chuyển đổi hình thức sở hữu các doanh nghiệp nhà nước.

4. Phối hợp cơ quan quản lý nhà nước về văn thư, lưu trữ cùng cấp đề xuất thành lập Hội đồng xác định giá trị tài liệu, định kỳ xác định giá trị tài liệu tại kho lưu trữ lịch sử trình Hội đồng xác định giá trị tài liệu quyết định.

5. Tổ chức bảo quản an toàn tài liệu và khai thác sử dụng có hiệu quả khối tài liệu lưu trữ theo đúng quy định của nhà nước.

6. Thu thập tài liệu lưu trữ các tổ chức, cá nhân trong và ngoài nước dưới các hình thức tặng, cho, ký gửi hoặc mua. Lưu trữ lịch sử được chủ sở hữu tài liệu tặng, cho, ký gửi, phải thực hiện các thủ tục giao nộp tài liệu như thủ tục giao nộp tài liệu vào lưu trữ lịch sử và phải tiến hành các biện pháp nghiệp vụ để đưa vào lưu trữ, sử dụng có hiệu quả.

7. Chỉnh lý tài liệu tại kho lưu trữ lịch sử và lưu trữ hiện hành khi có yêu cầu.

8. Tổ chức nghiên cứu, ứng dụng khoa học công nghệ vào công tác lưu trữ.

9. Thực hiện báo cáo thống kê định kỳ và các báo cáo khác khi có yêu cầu.

Điều 10. Kinh phí đầu tư cho hoạt động văn thư, lưu trữ

1. Nguồn kinh phí đầu tư bao gồm:

a) Ngân sách nhà nước;

b) Các khoản thu từ phí khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ;

c) Tài trợ của các tổ chức, cá nhân trong và ngoài nước.

2. Những công việc được đầu tư kinh phí bao gồm:

a) Xây dựng, cải tạo kho bảo quản tài liệu lưu trữ;

b) Mua sắm các thiết bị, phương tiện bảo quản tài liệu lưu trữ;

c) Sưu tầm tài liệu quý, hiếm trong và ngoài nước;

d) Mua tài liệu riêng của cá nhân, gia đình, dòng họ và của các tổ chức khác có giá trị như quy định tại Điều 1 của Pháp lệnh Lưu trữ quốc gia;

đ) Phân loại, chỉnh lý, xác định giá trị tài liệu;

e) Thực hiện kỹ thuật bảo quản tài liệu lưu trữ;

g) Tu bổ, phục chế tài liệu lưu trữ;

h) Lập bản sao bảo hiểm tài liệu lưu trữ;

i) Công bố, thông báo, giới thiệu, trưng bày, triển lãm tài liệu lưu trữ;

k) Nghiên cứu, ứng dụng khoa học và công nghệ trong công tác văn thư, lưu trữ;

l) Những công việc khác được đầu tư theo quy định của pháp luật.

3. Người đứng đầu cơ quan, tổ chức có trách nhiệm bảo đảm kinh phí cho các công việc được quy định tại khoản 2 Điều này.

Chương II

CÔNG TÁC VĂN THƯ

Mục 1. SOẠN THẢO, BAN HÀNH VĂN BẢN

Điều 11. Hình thức văn bản

Các hình thức ban hành văn bản trong quá trình hoạt động của cơ quan, tổ chức bao gồm:

1. Văn bản quy phạm pháp luật

Hệ thống các văn bản quy phạm pháp luật của Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân gồm:

- Nghị quyết của Hội đồng nhân dân các cấp;

- Quyết định và Chỉ thị của Ủy ban nhân dân các cấp.

2. Văn bản hành chính

Nghị quyết (cá biệt), quyết định (cá biệt), chỉ thị (cá biệt), quy chế, quy định, thông cáo, thông báo, hướng dẫn, chương trình, kế hoạch, phương án, đề án, dự án, báo cáo, biên bản, tờ trình, hợp đồng, công văn, công điện, bản ghi nhớ, bản cam kết, bản thỏa thuận, giấy chứng nhận, giấy ủy quyền, giấy mời, giấy giới thiệu, giấy nghỉ phép, giấy đi đường, giấy biên nhận hồ sơ, phiếu gửi, phiếu chuyển, thư công.

3. Văn bản chuyên ngành

Các hình thức văn bản chuyên ngành của cơ quan, tổ chức đóng trên địa bàn tỉnh thực hiện thống nhất theo quy định hướng dẫn của Bộ trưởng, Thủ trưởng cơ quan quản lý ngành.

Điều 12. Thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản