|
ỦY BAN NHÂN DÂN
TỈNH QUẢNG NAM
-------
|
CỘNG HÒA XÃ HỘI
CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
---------------
|
|
Số: 1739/QĐ-UBND
|
Quảng Nam, ngày
03 tháng 06 năm 2013
|
QUYẾT ĐỊNH
BAN HÀNH QUY CHẾ SỬ
DỤNG TÀI LIỆU LƯU TRỮ TẠI LƯU TRỮ LỊCH SỬ TỈNH QUẢNG NAM
ỦY BAN NHÂN DÂN TỈNH QUẢNG NAM
Căn cứ Luật Tổ chức Hội đồng nhân dân và Ủy ban
nhân dân ngày 26 tháng 11 năm 2003;
Căn cứ Luật Lưu trữ ngày 11 tháng 11 năm 2011;
Căn cứ Nghị định số 01/2013/NĐ-CP ngày 03 tháng
01 năm 2013 của Chính phủ quy định chi tiết thi hành một số điều của Luật Lưu
trữ;
Căn cứ Chỉ thị số 05/2007/CT-TTg ngày 02 tháng 3
năm 2007 của Thủ tướng Chính phủ về việc tăng cường bảo vệ và phát huy giá trị
tài liệu lưu trữ;
Theo đề nghị của Giám đốc Sở Nội vụ,
QUYẾT ĐỊNH:
Điều 1. Ban hành kèm theo Quyết định này Quy
chế sử dụng tài liệu lưu trữ tại Lưu trữ lịch sử tỉnh Quảng Nam.
Điều 2. Chi cục Văn thư - Lưu trữ (Sở Nội
vụ) có trách nhiệm tổ chức thực hiện Quy chế này theo đúng quy định của pháp
luật.
Điều 3. Chánh Văn phòng Ủy ban nhân dân
tỉnh, Giám đốc Sở Nội vụ, Thủ trưởng Sở, Ban, ngành, Chủ tịch Ủy ban nhân dân
huyện, thành phố, các tổ chức, cá nhân có liên quan và Chi cục trưởng Chi cục
Văn thư - Lưu trữ Quảng Nam chịu trách nhiệm thi hành Quyết định này.
Quyết định này có hiệu lực kể từ ngày ký./.
|
|
TM. ỦY BAN NHÂN
DÂN
KT. CHỦ TỊCH
PHÓ CHỦ TỊCH
Nguyễn Ngọc Quang
|
QUY CHẾ
SỬ DỤNG TÀI LIỆU LƯU
TRỮ TẠI LƯU TRỮ LỊCH SỬ TỈNH QUẢNG NAM
(Ban hành kèm theo Quyết định số 1739/QĐ-UBND ngày 03/6/2013 của Ủy ban nhân
dân tỉnh Quảng Nam)
Chương 1.
QUY ĐỊNH CHUNG
Điều 1. Phạm vi và đối tượng áp dụng
1. Quy chế này quy định việc sử dụng tài liệu lưu
trữ tại Lưu trữ lịch sử tỉnh Quảng Nam (Chi cục Văn thư - Lưu trữ thuộc Sở Nội
vụ).
2. Quy chế này được áp dụng đối với các cơ quan, tổ
chức, cá nhân có nhu cầu sử dụng tài liệu lưu trữ (gọi tắt là người sử dụng tài
liệu lưu trữ) tại Lưu trữ lịch sử để phục vụ công tác, nghiên cứu khoa học và
nhu cầu chính đáng khác.
Điều 2. Tài liệu lưu trữ
1. Tài liệu lưu trữ được hình thành trong quá trình
hoạt động của các cơ quan Nhà nước, tổ chức, cá nhân trên địa bàn tỉnh Quảng
Nam, có giá trị phục vụ hoạt động thực tiễn, nghiên cứu khoa học, lịch sử được
quản lý tập trung tại Lưu trữ lịch sử tỉnh.
2. Tài liệu lưu trữ tỉnh Quảng Nam thuộc thành phần
của Phông lưu trữ Nhà nước Việt Nam, không một cơ quan, tập thể, cá nhân nào
được chiếm dụng làm của riêng; nghiêm cấm các hành vi xâm hại đến tài liệu lưu
trữ.
Điều 3. Thành phần tài liệu Phông lưu trữ Nhà
nước tỉnh Quảng Nam
1. Tài liệu cách mạng tỉnh Quảng Nam hình thành từ
năm 1960 đến năm 1975.
2. Hồ sơ khen thưởng của cán bộ, nhân dân tỉnh
Quảng Nam trong hai cuộc kháng chiến chống Pháp, chống Mỹ.
3. Tài liệu của Uỷ ban nhân dân tỉnh Quảng Nam từ
năm 1997.
4. Tài liệu của các cơ quan, đơn vị thuộc nguồn nộp
lưu tài liệu vào Lưu trữ lịch sử tỉnh.
Điều 4. Các hình thức sử dụng tài liệu tại Lưu
trữ lịch sử tỉnh
1. Sử dụng tài liệu tại phòng đọc của Chi cục Văn
thư - Lưu trữ.
2. Xuất bản ấn phẩm lưu trữ.
3. Giới thiệu tài liệu lưu trữ trên phương tiện
thông tin đại chúng, trang thông tin điện tử.
4. Triển lãm, trưng bày tài liệu lưu trữ.
5. Trích dẫn tài liệu lưu trữ trong công trình
nghiên cứu.
6. Cấp bản sao tài liệu lưu trữ, bản chứng thực tài
liệu lưu trữ.
Chương 2.
THẨM QUYỀN CHO PHÉP SỬ DỤNG TÀI LIỆU LƯU TRỮ
Điều 5. Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh
1. Cho phép các tổ chức, cá nhân người nước ngoài
sử dụng tài liệu bảo quản tại Lưu trữ lịch sử tỉnh.
2. Cho phép các tổ chức, cá nhân trong nước sử dụng
tài liệu lưu trữ quý, hiếm; tài liệu lưu trữ thuộc độ Tuyệt mật, Tối mật; tài
liệu lưu trữ sử dụng hạn chế liên quan đến cá nhân đang bảo quản tại Lưu trữ
lịch sử tỉnh.
Điều 6. Giám đốc Sở Nội vụ, Chi cục trưởng Chi
cục Văn thư - Lưu trữ
1. Giám đốc Sở Nội vụ cho phép tổ chức, cá nhân
trong nước sử dụng tài liệu lưu trữ thuộc độ Mật đang bảo quản tại Lưu trữ lịch
sử tỉnh.
2. Chi cục trưởng Chi cục Văn thư - Lưu trữ
a) Cho phép tổ chức, cá nhân được sử dụng tài liệu
bảo quản tại Lưu trữ lịch sử tỉnh, trừ các trường hợp quy định tại Điều 5 và
Khoản 1, Điều 6 của Quy chế này.
b) Quyết định việc sử dụng tài liệu lưu trữ thuộc
danh mục tài liệu hạn chế sử dụng.
Chương 3.
THỦ TỤC, QUYỀN VÀ NGHĨA VỤ CỦA TỔ CHỨC, CÁ NHÂN TRONG
VIỆC SỬ DỤNG TÀI LIỆU LƯU TRỮ
Điều 7. Thủ tục sử dụng tài liệu lưu trữ
1. Người sử dụng tài liệu lưu trữ tại Lưu trữ lịch
sử phải có Giấy chứng minh nhân dân hoặc Hộ chiếu.
2. Trường hợp sử dụng để phục vụ công tác thì phải
có giấy giới thiệu hoặc văn bản đề nghị của cơ quan, tổ chức nơi công tác.
Điều 8. Quyền và nghĩa vụ của người sử dụng tài
liệu lưu trữ
1. Người sử dụng tài liệu lưu trữ có quyền sử dụng
tài liệu lưu trữ để phục vụ công tác, nghiên cứu khoa học và các nhu cầu chính
đáng khác.
2. Người sử dụng tài liệu lưu trữ khi sử dụng tài
liệu lưu trữ có các nghĩa vụ sau:
a) Chỉ dẫn số lưu trữ, độ gốc của tài liệu lưu trữ
và cơ quan, tổ chức quản lý tài liệu lưu trữ; tôn trọng tính nguyên bản tài
liệu khi công bố, giới thiệu, trích dẫn tài liệu lưu trữ.
b) Không xâm phạm lợi ích của Nhà nước, quyền và
lợi ích hợp pháp của cơ quan, tổ chức, cá nhân.
c) Không được chiếm đoạt, làm hỏng, làm mất; không
được sửa chữa, làm sai lệch nội dung tài liệu lưu trữ; không được tự ý sao chụp
tài liệu lưu trữ.
d) Nộp phí sử dụng tài liệu lưu trữ theo quy định
của pháp luật.
đ) Thực hiện đúng quy định của Quy chế này và các
quy định khác của pháp luật có liên quan.
Điều 9. Trách nhiệm của Lưu trữ lịch sử
Chi cục Văn thư - Lưu trữ có trách nhiệm giúp Ủy
ban nhân dân tỉnh, Giám đốc Sở Nội vụ tổ chức quản lý, sử dụng tài liệu Lưu trữ
theo Quy chế này và các quy định hiện hành của Nhà nước.
1. Chi cục trưởng Chi cục Văn thư - Lưu trữ có
trách nhiệm:
a) Trình cấp có thẩm quyền xem xét, cho phép sử
dụng tài liệu lưu trữ quy định tại Điều 5 và Khoản 1, Điều 6 của Quy chế này.
b) Ký duyệt nội dung sử dụng tài liệu lưu trữ của
cá nhân, tổ chức đến khai thác theo quy định tại Khoản 2, Điều 6 của Quy chế
này.
c) Quản lý tài liệu lưu trữ của các cơ quan, tổ
chức thuộc nguồn nộp lưu tài liệu vào Lưu trữ lịch sử tại Chi cục Văn thư - Lưu
trữ.
d) Quản lý, bảo quản các công cụ tra cứu theo chế
độ lưu trữ.
2. Lưu trữ viên phụ trách tổ chức sử dụng tài liệu
lưu trữ có trách nhiệm:
a) Làm thủ tục tiếp nhận và giao kết quả sử dụng
tài liệu lưu trữ cho người sử dụng tài liệu.
b) Thực hiện đúng quy trình khai thác, sử dụng tài
liệu; đảm bảo bí mật tài liệu lưu trữ theo quy định của pháp luật.
c) Hướng dẫn người sử dụng tài liệu đọc tài liệu,
sử dụng các công cụ tra cứu, nắm vững các nguyên tắc sử dụng và sao chụp tài
liệu lưu trữ tại phòng đọc.
d) Theo dõi việc sử dụng tài liệu lưu trữ tại Lưu
trữ lịch sử tỉnh.
Chương 4.
CÁC HÌNH THỨC SỬ DỤNG TÀI LIỆU LƯU TRỮ
Điều 10. Thông báo, giới thiệu tài liệu lưu trữ
1. Chi cục Văn thư - Lưu trữ chủ động giới thiệu
tài liệu lưu trữ và tạo điều kiện thuận lợi cho việc sử dụng tài liệu lưu trữ
đang trực tiếp quản lý.
2. Hàng năm rà soát, thông báo tài liệu lưu trữ
thuộc Danh mục tài liệu có đóng dấu chỉ các mức độ mật đã được giải mật.
Điều 11. Sử dụng tài liệu tại phòng đọc
1. Phòng đọc tại Lưu trữ lịch sử phải tổ chức khoa
học, đầy đủ các trang thiết bị và công cụ tra cứu cần thiết để phục vụ người sử
dụng tài liệu.
2. Phải niêm yết Nội quy sử dụng tài liệu lưu trữ
tại Lưu trữ lịch sử.
Điều 12. Triển lãm, trưng bày tài liệu lưu trữ
1. Chi cục Văn thư - Lưu trữ xây dựng kế hoạch
triển lãm chuyên đề, trưng bày tài liệu lưu trữ nhằm phục vụ cho các mục đích
tuyên truyền nhân dịp các ngày lễ lớn của dân tộc theo kế hoạch chung của Ủy
ban nhân dân tỉnh.
2. Phối hợp với các cơ quan, địa phương liên quan
xây dựng các gian triển lãm tài liệu lưu trữ theo kế hoạch.
Điều 13. Sao tài liệu lưu trữ, chứng thực lưu trữ
1. Chi cục Văn thư - Lưu trữ thực hiện việc sao tài
liệu lưu trữ và chứng thực lưu trữ theo quy định của pháp luật.
2. Chứng thực lưu trữ là xác nhận của Chi cục Văn
thư- Lưu trữ về nội dung thông tin hoặc bản sao tài liệu lưu trữ đang quản lý
tại Lưu trữ lịch sử tỉnh.
3. Bản sao tài liệu lưu trữ, bản chứng thực lưu trữ
có giá trị như tài liệu lưu trữ gốc trong các quan hệ, giao dịch.
Điều 14. Thời gian phục vụ sử dụng tài liệu lưu
trữ
Thời gian phục vụ sử dụng tài liệu tại Chi cục Văn
thư - Lưu trữ được thực hiện theo ngày làm việc, bắt đầu từ ngày thứ hai đến
thứ sáu hằng tuần. Trong trường hợp đặc biệt, theo yêu cầu của Chủ tịch, các
Phó Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh, lãnh đạo Sở Nội vụ hoặc theo quy định của
nhà nước, Chi cục Văn thư - Lưu trữ sẽ bố trí công chức, viên chức phục vụ việc
sử dụng tài liệu lưu trữ ngoài giờ làm việc.
Điều 15. Thời hạn giải quyết
1. Đối với tài liệu sử dụng thuộc thẩm quyền giải
quyết của Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh, giải quyết trong vòng 05 ngày làm việc.
2. Đối với tài liệu sử dụng thuộc thẩm quyền giải
quyết của Giám đốc Sở Nội vụ và Chi cục trưởng Chi cục Văn thư - Lưu trữ, giải
quyết ngay trong ngày làm việc.
Chương 5.
KHEN THƯỞNG, XỬ LÝ VI PHẠM
Điều 16. Khen thưởng
Trong công tác quản lý, sử dụng tài liệu lưu trữ
tại Lưu trữ lịch sử tỉnh, các tổ chức, cá nhân có những thành tích sau đây sẽ
được khen thưởng theo quy định của pháp luật:
1. Có thành tích hoàn thành xuất sắc các nhiệm vụ
thu thập, quản lý, bảo quản an toàn, sử dụng có hiệu quả tài liệu lưu trữ.
2. Phát hiện, tố giác kịp thời các hành vi: Chiếm
đoạt, làm hỏng, làm mất; làm giả, sửa chữa, làm sai lệch nội dung, mua bán,
chuyển giao, hủy trái phép tài liệu lưu trữ; sử dụng tài liệu lưu trữ không
đúng mục đích theo quy định của pháp luật.
Điều 17. Xử lý vi phạm
Cơ quan, tổ chức, cá nhân vi phạm các quy định của
Quy chế này và các quy định khác của pháp luật về sử dụng tài liệu lưu trữ, tùy
theo tính chất, mức độ vi phạm sẽ bị xử lý theo quy định.
Chương 6.
TỔ CHỨC THỰC HIỆN
Điều 18. Tổ chức thực hiện
1. Các tổ chức, cá nhân có nhu cầu sử dụng tài liệu
lưu trữ tại Lưu trữ lịch sử tỉnh phải thực hiện đúng các quy định tại Quy chế
này.
2. Giám đốc Sở Nội vụ có trách nhiệm theo dõi, đôn
đốc kiểm tra việc thực hiện Quy chế này.
3. Chi cục trưởng Chi cục Văn thư - Lưu trữ chịu
trách nhiệm tổ chức triển khai thực hiện Quy chế này.
Trong quá trình thực hiện, nếu có vướng mắc các cơ
quan, đơn vị, tổ chức, cá nhân phản ánh về Sở Nội vụ để nghiên cứu, xem xét đề
nghị Ủy ban nhân dân tỉnh sửa đổi, bổ sung cho phù hợp./.
