|
ỦY BAN NHÂN
DÂN
TỈNH TIỀN GIANG
--------
|
CỘNG HÒA XÃ
HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
---------------
|
|
Số:
37/2013/QĐ-UBND
|
Tiền Giang,
ngày 21 tháng 10 năm 2013
|
QUYẾT ĐỊNH
BAN HÀNH QUY CHẾ SỬ DỤNG TÀI LIỆU LƯU TRỮ TẠI
LƯU TRỮ LỊCH SỬ TỈNH TIỀN GIANG
ỦY BAN NHÂN DÂN TỈNH TIỀN GIANG
Căn cứ Luật Tổ chức Hội đồng
nhân dân và Ủy ban nhân dân ngày 26 tháng 11 năm 2003;
Căn cứ Luật Ban hành văn bản
quy phạm pháp luật của Hội đồng nhân dân, Ủy ban nhân dân ngày 03 tháng 12 năm
2004;
Căn cứ Luật Lưu trữ ngày 11
tháng 11 năm 2011;
Căn cứ Nghị định số
01/2013/NĐ-CP ngày 03 tháng 01 năm 2013 của Chính phủ quy định chi tiết thi
hành một số điều của Luật Lưu trữ;
Theo đề nghị của Giám đốc Sở
Nội vụ,
QUYẾT ĐỊNH:
Điều 1. Ban hành kèm theo Quyết định này Quy chế sử dụng
tài liệu lưu trữ tại Lưu trữ lịch sử tỉnh Tiền Giang.
Điều 2. Quyết định này có hiệu lực sau 10 ngày, kể từ
ngày ký và thay thế Quyết định số 1844/QĐ-UBND ngày 14 tháng 7 năm 2011 của Ủy
ban nhân dân tỉnh Tiền Giang ban hành Quy chế khai thác và sử dụng tài liệu lưu
trữ tại Chi cục Văn thư - Lưu trữ tỉnh Tiền Giang.
Điều 3. Chánh Văn phòng Ủy ban nhân dân tỉnh, Giám đốc
Sở Nội vụ; thủ trưởng các sở, ngành tỉnh; Chủ tịch Ủy ban nhân dân các huyện,
thành phố, thị xã; các tổ chức, cá nhân có liên quan và Chi cục trưởng Chi cục
Văn thư - Lưu trữ Tiền Giang chịu trách nhiệm thi hành Quyết định này./.
|
|
TM. ỦY BAN
NHÂN DÂN TỈNH
KT. CHỦ TỊCH
PHÓ CHỦ TỊCH
Trần Kim Mai
|
QUY CHẾ
SỬ DỤNG TÀI LIỆU LƯU TRỮ TẠI LƯU TRỮ LỊCH SỬ TỈNH TIỀN GIANG
(Ban hành kèm theo Quyết định số 37/2013/QĐ-UBND ngày 21 tháng 10 năm 2013 của
Ủy ban nhân dân tỉnh Tiền Giang)
Chương I
QUY ĐỊNH
CHUNG
Điều 1.
Phạm vi điều chỉnh và đối tượng áp dụng
1. Quy chế này quy định việc sử
dụng tài liệu lưu trữ tại Lưu trữ lịch sử tỉnh Tiền Giang.
2. Quy chế này áp dụng đối với
các cơ quan, tổ chức, cá nhân có nhu cầu khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ (gọi
chung là độc giả) tại Lưu trữ lịch sử tỉnh Tiền Giang để phục vụ công tác,
nghiên cứu khoa học, lịch sử và các nhu cầu chính đáng khác.
Điều 2.
Giải thích từ ngữ
1. Tài liệu lưu trữ là tài liệu
có giá trị phục vụ hoạt động thực tiễn, nghiên cứu khoa học, lịch sử được lựa
chọn để lưu trữ. Tài liệu lưu trữ bao gồm bản gốc, bản chính; trong trường hợp
không còn bản gốc, bản chính thì được thay thế bằng bản sao hợp pháp.
a) Tài liệu lưu trữ được hình
thành trong quá trình hoạt động của các cơ quan Nhà nước, tổ chức, cá nhân trên
địa bàn tỉnh Tiền Giang, có giá trị phục vụ hoạt động thực tiễn, nghiên cứu
khoa học, lịch sử được quản lý tập trung tại Lưu trữ lịch sử tỉnh.
b) Tài liệu lưu trữ tỉnh Tiền
Giang thuộc thành phần của Phông lưu trữ Nhà nước Việt Nam, không một cơ quan,
tập thể, cá nhân nào được chiếm dụng làm của riêng; nghiêm cấm các hành vi xâm
hại đến tài liệu lưu trữ:
2. Lưu trữ lịch sử là cơ quan
(Chi cục Văn thư - Lưu trữ) thực hiện hoạt động lưu trữ đối với tài liệu lưu trữ
có giá trị bảo quản vĩnh viễn được tiếp nhận từ Lưu trữ cơ quan và từ các nguồn
khác.
3. Chứng thực lưu trữ là xác nhận
của Chi cục Văn thư - Lưu trữ về nội dung thông tin hoặc bản sao tài liệu lưu
trữ đang quản lý tại Chi cục Văn thư - Lưu trữ.
Điều 3.
Thành phần tài liệu Phông lưu trữ Nhà nước tỉnh Tiền Giang
1. Tài liệu của Tòa Hành chính
tỉnh Định Tường (tài liệu chế độ cũ từ năm 1948 đến năm 1975).
2. Tài liệu của Ủy ban nhân dân
Cách mạng tỉnh Mỹ Tho (từ năm 1946 đến năm 1976).
3. Tài liệu X2 (từ năm 1975 đến
năm 1981).
4. Tài liệu của Ủy ban nhân dân
tỉnh Tiền Giang (từ năm 1976 trở về sau).
5. Tài liệu của các cơ quan,
đơn vị thuộc nguồn nộp lưu tài liệu vào Lưu trữ lịch sử tỉnh Tiền Giang.
Điều 4. Các
hình thức sử dụng tài liệu lưu trữ tại Lưu trữ lịch sử tỉnh
1. Sử dụng tài liệu tại phòng đọc
của Chi cục Văn thư - Lưu trữ.
2. Giới thiệu tài liệu lưu trữ
trên phương tiện thông tin đại chúng, trang thông tin điện tử.
3. Triển lãm, trưng bày tài liệu
lưu trữ.
4. Cấp bản sao tài liệu lưu trữ,
bản chứng thực lưu trữ.
5. Xuất bản ấn phẩm lưu trữ.
6. Trích dẫn tài liệu lưu trữ
trong công trình nghiên cứu.
Chương II
THỦ TỤC, THẨM
QUYỀN CHO PHÉP SỬ DỤNG TÀI LIỆU LƯU TRỮ
Điều 5. Thủ
tục sử dụng tài liệu lưu trữ
1. Thủ tục yêu cầu sử dụng tài
liệu tại Lưu trữ lịch sử tỉnh.
a) Độc giả là người Việt Nam đến
khai thác, sử dụng tài liệu vì mục đích cá nhân phải xuất trình chứng minh nhân
dân hoặc giấy tờ tùy thân khác; vì mục đích công vụ ngoài giấy tờ trên phải xuất
trình giấy giới thiệu hoặc văn bản đề nghị của cơ quan, tổ chức nơi công tác; đối
với độc giả là người nước ngoài phải xuất trình hộ chiếu.
b) Sau khi xuất trình các giấy
tờ nêu trên, độc giả điền các thông tin vào Phiếu đăng ký sử dụng tài liệu
(theo hướng dẫn của viên chức phục vụ khai thác, sử dụng tài liệu)
c) Trường hợp nghiên cứu chuyên
đề, độc giả phải gửi đề cương nghiên cứu cho Lưu trữ lịch sử tỉnh.
2. Thủ tục yêu cầu cung cấp
thông tin tài liệu qua đường Bưu điện
Người yêu cầu cung cấp thông
tin tài liệu qua Bưu điện vì mục đích cá nhân phải gửi bản sao chứng minh nhân
dân (có công chứng hoặc chứng thực) và văn bản đề nghị cung cấp tài liệu có xác
nhận của chính quyền địa phương nơi cư trú; trường hợp vì mục đích công vụ gửi
bản sao công chứng chứng minh nhân dân và văn bản đề nghị của cơ quan, tổ chức
nơi công tác.
Điều 6. Thời
hạn phê duyệt và cung cấp tài liệu cho độc giả
1. Thời hạn cung cấp tài liệu
thuộc diện sử dụng rộng rãi cho độc giả ngay trong ngày tiếp nhận Phiếu yêu cầu,
chậm nhất là trong ngày làm việc tiếp theo.
2. Thời hạn cung cấp tài liệu
thuộc diện hạn chế sử dụng, tài liệu đặc biệt quý hiếm, chậm nhất là 04 ngày
làm việc, kể từ ngày tiếp nhận Phiếu yêu cầu.
3. Đối với trường hợp yêu cầu
cung cấp thông tin tài liệu qua đường Bưu điện thì chậm nhất là 05 ngày làm việc,
kể từ ngày nhận được yêu cầu (theo dấu ngày đến của Bưu điện).
4. Người yêu cầu cung cấp tài
liệu qua Bưu điện phải trả lệ phí sử dụng tài liệu và cước phí Bưu điện cho Lưu
trữ lịch sử tỉnh.
5. Cơ quan, tổ chức, cá nhân được
phép khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ được ủy quyền cho người khác đến nhận
bản sao tài liệu lưu trữ. Người được ủy quyền phải xuất trình văn bản ủy quyền,
giấy chứng minh nhân dân/hộ chiếu hoặc giấy tờ tùy thân khác.
Điều 7. Thẩm
quyền cho phép sử dụng tài liệu
1. Chi cục trưởng (hoặc Phó Chi
cục trưởng phụ trách Lưu trữ lịch sử) cho phép đọc tài liệu tại Phòng đọc, cung
cấp thông tin tài liệu qua đường Bưu điện, cấp bản sao, cấp chứng thực lưu trữ
đối với tài liệu bảo quản tại Lưu trữ lịch sử tỉnh.
2. Việc sử dụng tài liệu lưu trữ
của cá nhân hiến tặng, ký gửi vào Lưu trữ lịch sử tỉnh phải được cá nhân hoặc
người đại diện hợp pháp của cá nhân đó cho phép.
3. Trong trường hợp đặc biệt,
việc sử dụng tài liệu lưu trữ có liên quan đến cá nhân bảo quản tại Lưu trữ lịch
sử tỉnh do Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh quyết định.
Chương
III
QUYỀN, NGHĨA
VỤ CỦA ĐỘC GIẢ TRONG VIỆC SỬ DỤNG TÀI LIỆU LƯU TRỮ VÀ TRÁCH NHIỆM CỦA LƯU
TRỮ LỊCH SỬ TỈNH
Điều 8. Quyền
và nghĩa vụ của độc giả
1. Độc giả có quyền sử dụng tài
liệu lưu trữ để phục vụ công tác, nghiên cứu khoa học, lịch sử và các nhu cầu
chính đáng khác.
2. Độc giả khi sử dụng tài liệu
lưu trữ có các nghĩa vụ sau đây:
a) Thực hiện các thủ tục khai
thác, sử dụng tài liệu theo hướng dẫn của viên chức phụ trách việc khai thác, sử
dụng tài liệu.
b) Thực hiện đầy đủ các quy định
pháp luật và của cơ quan Lưu trữ lịch sử tỉnh về khai thác, sử dụng tài liệu.
c) Bảo vệ an toàn tài liệu
trong quá trình khai thác sử dụng. Nếu có hành vi gây thiệt hại về vật chất,
làm hỏng tài liệu lưu trữ thì phải chịu trách nhiệm theo quy định của pháp luật
hiện hành.
d) Trả lệ phí khai thác, sử dụng
tài liệu theo quy định hiện hành của Nhà nước.
Điều 9.
Trách nhiệm của Lưu trữ lịch sử tỉnh
1. Chi cục trưởng Chi cục Văn
thư - Lưu trữ có trách nhiệm:
a) Tổ chức thực hiện việc khai
thác, sử dụng tài liệu tại Lưu trữ lịch sử tỉnh theo Quy chế này và các quy định
hiện hành của Nhà nước.
b) Đầu tư, nâng cấp trang thiết
bị phục vụ cho việc khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ.
2. Trách nhiệm của viên chức phục
vụ khai thác, sử dụng tài liệu tại Lưu trữ lịch sử tỉnh.
a) Đăng tải trên các phương tiện
thông tin đại chúng về các quy định, biểu mẫu về thủ tục và các quy định có
liên quan đến khai thác, sử dụng tài liệu tại Lưu trữ lịch sử tỉnh.
b) Làm thẻ độc giả (trường hợp
độc giả sử dụng tài liệu tại Lưu trữ lịch sử tỉnh từ 05 ngày trở lên).
c) Giới thiệu và hướng dẫn độc
giả sử dụng các loại công cụ tra cứu tại Lưu trữ lịch sử tỉnh.
d) Hướng dẫn độc giả viết Phiếu
đăng ký sử dụng tài liệu, Phiếu yêu cầu đọc tài liệu, Phiếu yêu cầu sao chụp, cấp
bản sao, chứng thực lưu trữ.
đ) Hoàn thiện thủ tục và trình
người đứng đầu Lưu trữ lịch sử tỉnh duyệt phiếu yêu cầu đọc tài liệu, phiếu yêu
cầu sao chụp, cấp bản sao, chứng thực lưu trữ.
e) Giao tài liệu cho độc giả
g) Chuẩn bị tài liệu để sao chụp
và bàn giao cho bộ phận sao chụp; theo dõi, giám sát quá trình khai thác, sử dụng
tài liệu của độc giả.
h) Giải đáp cho độc giả các vấn
đề có liên quan khác về việc khai thác, sử dụng tài liệu khi độc giả yêu cầu.
Chương IV
CÁC HÌNH THỨC
SỬ DỤNG TÀI LIỆU LƯU TRỮ
Điều 10. Sử
dụng tài liệu tại phòng đọc
1. Phòng đọc tại Chi cục Văn
thư - Lưu trữ phải tổ chức khoa học, đầy đủ các trang thiết bị và công cụ tra cứu
cần thiết để phục vụ độc giả sử dụng tài liệu.
2. Chi cục Văn thư - Lưu trữ phải
niêm yết Quy chế sử dụng tài liệu lưu trữ tại phòng đọc.
3. Tài liệu lưu trữ tại Chi cục
Văn thư - Lưu trữ được sử dụng rộng rãi, trừ tài liệu thuộc Danh mục tài liệu hạn
chế sử dụng và Danh mục tài liệu có đóng dấu chỉ các mức độ mật.
Tài liệu hạn chế sử dụng có một
trong các đặc điểm sau đây:
a) Tài liệu lưu trữ không thuộc
Danh mục tài liệu có đóng dấu chỉ các mức độ mật nhưng có nội dung thông tin nếu
sử dụng rộng rãi có thể ảnh hưởng nghiêm trọng đến lợi ích của Nhà nước, quyền,
lợi ích hợp pháp của cơ quan, tổ chức, cá nhân;
b) Tài liệu lưu trữ bị hư hỏng
nặng hoặc có nguy cơ bị hư hỏng chưa được tu bổ, phục chế;
c) Tài liệu lưu trữ đang trong
quá trình xử lý về nghiệp vụ lưu trữ.
4. Tài liệu lưu trữ thuộc Danh
mục tài liệu có đóng dấu chỉ các mức độ mật được sử dụng rộng rãi trong các trường
hợp sau đây:
a) Được giải mật theo quy định
của pháp luật về bảo vệ bí mật nhà nước;
b) Sau 40 năm, kể từ năm công
việc kết thúc đối với tài liệu có đóng dấu mật nhưng chưa được giải mật;
c) Sau 60 năm, kể từ năm công
việc kết thúc đối với tài liệu có đóng dấu tối mật, tuyệt mật nhưng chưa được
giải mật.
5. Viên chức Phòng đọc giao hồ
sơ, tài liệu cho độc giả sử dụng phải ký nhận vào Sổ giao, nhận tài liệu giữa
Phòng đọc và độc giả.
6. Tài liệu thuộc diện quý, hiếm
chỉ được sử dụng bản sao. Trong các trường hợp đặc biệt, người đứng đầu Lưu trữ
lịch sử tỉnh quyết định cho phép sử dụng bản chính, bản gốc.
7. Trong quá trình khai thác, sử
dụng tài liệu, độc giả không được chụp ảnh tài liệu; tẩy xóa thông tin trong
tài liệu; làm đảo lộn trật tự sắp xếp của tài liệu trong hồ sơ và làm hư hại
tài liệu như viết, đánh dấu, vẽ lên tài liệu, gấp, làm nhàu, xé rách, làm bẩn
tài liệu.
Điều 11.
Thông báo, giới thiệu tài liệu lưu trữ
1. Chi cục Văn thư - Lưu trữ chủ
động giới thiệu tài liệu lưu trữ và tạo điều kiện thuận lợi cho việc sử dụng
tài liệu lưu trữ đang trực tiếp quản lý.
2. Hàng năm, Chi cục Văn thư -
Lưu trữ rà soát, thông báo tài liệu lưu trữ thuộc Danh mục tài liệu có đóng dấu
chỉ các mức độ mật đã được giải mật.
Điều 12.
Triển lãm, trưng bày tài liệu lưu trữ
1. Chi cục Văn thư - Lưu trữ
xây dựng kế hoạch triển lãm chuyên đề, trưng bày tài liệu lưu trữ nhằm phục vụ
cho các mục đích tuyên truyền nhân dịp các ngày lễ lớn của dân tộc theo kế hoạch
chung của Ủy ban nhân dân tỉnh.
2. Chi cục Văn thư - Lưu trữ phối
hợp với các cơ quan, địa phương liên quan xây dựng các gian triển lãm tài liệu
lưu trữ theo kế hoạch.
Điều 13.
Sao tài liệu lưu trữ
1. Việc sao tài liệu do Lưu trữ
lịch sử tỉnh thực hiện. Trong trường hợp đặc biệt nếu đưa tài liệu ra ngoài cơ
quan sao chụp phải được sự đồng ý của người đứng đầu Lưu trữ lịch sử tỉnh và phải
bảo đảm an toàn cho tài liệu.
2. Độc giả có nhu cầu sao chụp
tài liệu lưu trữ phải đăng ký vào Phiếu yêu cầu sao chụp tài liệu.
3. Lưu trữ lịch sử tỉnh phải lập
sổ theo dõi việc cấp bản sao tài liệu.
Điều 14.
Chứng thực lưu trữ
1. Chứng thực lưu trữ bao gồm:
chứng thực bản sao tài liệu lưu trữ và chứng thực nội dung thông tin trong tài
liệu lưu trữ.
2. Việc chứng thực tài liệu do
Lưu trữ lịch sử tỉnh thực hiện, đảm bảo trung thực, khách quan, chính xác, đáp ứng
đủ số lượng theo yêu cầu của độc giả và chịu trách nhiệm trước pháp luật về việc
chứng thực. Các tờ của tài liệu sau khi chứng thực được đóng dấu giáp lai.
2. Độc giả có nhu cầu sao chụp
tài liệu lưu trữ phải đăng ký vào Phiếu yêu cầu sao chụp tài liệu.
Chương V
TỔ CHỨC THỰC
HIỆN
Điều 15. Tổ
chức thực hiện
1. Giám đốc Sở Nội vụ có trách
nhiệm theo dõi, đôn đốc, kiểm tra việc thực hiện Quy chế này.
2. Chi cục trưởng Chi cục Văn
thư - Lưu trữ chịu trách nhiệm tổ chức triển khai thực hiện Quy chế này.
3. Các cơ quan, tổ chức, cá
nhân có nhu cầu sử dụng tài liệu lưu trữ tại Lưu trữ lịch sử tỉnh phải thực hiện
đúng các quy định tại Quy chế này.
Trong quá trình thực hiện, nếu
có vấn đề vướng mắc, các cơ quan, tổ chức, cá nhân phản ánh về Sở Nội vụ để
nghiên cứu, xem xét đề nghị Ủy ban nhân dân tỉnh sửa đổi, bổ sung cho phù hợp./.
