QUY CHẾ
KHAI THÁC, SỬ DỤNG TÀI
LIỆU LƯU TRỮ TẠI CHI CỤC VĂN THƯ - LƯU TRỮ
(Ban hành kèm theo Quyết định số 54/2011/QĐ-UBND ngày 15 tháng 12 năm
2011 của Ủy ban nhân dân tỉnh An Giang)
Chương I
NHỮNG QUY ĐỊNH CHUNG
Điều 1. Phạm vi và đối tượng áp dụng
1. Quy chế này quy định
việc khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ tại Chi cục Văn thư - Lưu trữ;
2. Quy chế này được áp
dụng đối với các cơ quan, tổ chức, cá nhân khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ tại
Chi cục Văn thư - Lưu trữ để phục vụ công tác, nghiên cứu khoa học và các nhu
cầu chính đáng khác.
Điều 2. Tài liệu lưu
trữ
1. Là tài liệu hình thành
trong quá trình hoạt động của các cơ quan Nhà nước, đoàn thể, tổ chức, cá nhân
(gọi chung là cơ quan, tổ chức, cá nhân) trên địa bàn tỉnh An Giang, có giá trị
lịch sử, chính trị, quân sự, kinh tế, văn hoá, xã hội, khoa học kỹ thuật...
(không kể thời gian, hình thức ghi tin, loại hình tài liệu), được quản lý tập
trung tại Kho lưu trữ lịch sử của tỉnh nhằm phục vụ việc nghiên cứu lịch sử,
khoa học và các hoạt động thực tiễn khác;
2. Tài liệu lưu trữ phải
là bản chính, bản gốc của tài liệu được ghi trên giấy, phim, ảnh, băng hình,
đĩa hình, băng âm thanh, đĩa âm thanh hoặc các vật mang tin khác, trong trường
hợp không còn bản chính, bản gốc thì được thay thế bằng bản sao hợp pháp;
3. Tài liệu lưu trữ tỉnh
An Giang thuộc thành phần của Phông Lưu trữ Quốc gia, không một cơ quan, tập
thể, cá nhân nào được chiếm dụng làm của riêng. Nghiêm cấm việc mua bán, trao
đổi, cất giữ, tiêu huỷ trái phép tài liệu lưu trữ hoặc sử dụng vào các mục đích
trái với pháp luật và lợi ích của Nhà nước.
Điều 3. Thành phần tài liệu Phông Lưu trữ Nhà nước tỉnh An
Giang
1. Tài liệu của chế độ
cũ trước năm 1975;
2. Tài liệu của UBND Cách
mạng tỉnh An Giang (Long Châu Hà) từ năm 1975-1976;
3. Tài liệu của UBND tỉnh
An Giang từ năm 1976 đến năm 2008;
4. Tài liệu của các cơ
quan, tổ chức, cá nhân thuộc tỉnh và các doanh nghiệp nhà nước do UBND tỉnh Quyết
định thành lập thuộc nguồn nộp lưu tài liệu vào lưu trữ tỉnh.
Điều 4. Hình thức khai
thác, sử dụng tài liệu lưu trữ
1. Triển lãm, trưng bày
tài liệu lưu trữ;
2. Thông báo, giới thiệu
tài liệu lưu trữ;
3. Công bố tài liệu lưu
trữ;
4. Mượn đọc ngay
tại phòng đọc;
5. Sao, chụp lại một
phần hoặc toàn bộ hồ sơ, tài liệu;
6. Cấp bản sao và chứng thực bản sao tài liêu lưu
trữ.
Điều 5. Thẩm quyền cho phép khai thác, sử dụng tài liệu
lưu trữ
1. Chủ tịch Ủy ban Nhân
dân tỉnh quyết định:
- Cho phép khai thác, sử
dụng, công bố các tài liệu lưu trữ đặc biệt quý, hiếm và tài liệu thuộc danh mục
bí mật Nhà nước thuộc thẩm quyền giải quyết của Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh;
-
Cho phép cá nhân, tổ chức nước ngoài đến khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ;
- Cho phép cá nhân, tổ chức mang bản sao tài liệu
lưu trữ ra nước ngoài (quy định tại khoản 2 Điều 19 Nghị định
111/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng 4 năm 2004 của Chính phủ).
2. Giám đốc Sở
Nội vụ quyết định:
- Cho phép khai thác, sử
dụng các tài liệu quý, hiếm hoặc mượn có thời hạn tài liệu lưu trữ quý, hiếm (không
thuộc quy định tại khoản 1 Điều này);
- Tài liệu thuộc Danh mục
bí mật Nhà nước của Sở Nội vụ.
3. Chi cục trưởng Chi cục
Văn thư - Lưu trữ quyết định:
Cho phép khai thác, sử
dụng tài liệu lưu trữ không thuộc quy định tại khoản 1 và khoản 2 Điều này.
Chương II
QUYỀN VÀ TRÁCH NHIỆM CỦA CƠ QUAN, TỔ CHỨC,
CÁ NHÂN TRONG VIỆC KHAI THÁC, SỬ DỤNG TÀI LIỆU LƯU TRỮ
Điều 6. Quyền và trách
nhiệm của cơ quan, tổ chức, cá nhân
1. Cơ quan, tổ chức, cá
nhân được khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ tại Chi cục Văn thư - Lưu trữ để
phục vụ yêu cầu công tác, nghiên cứu khoa học và các nhu cầu chính đáng khác theo
quy định của pháp luật;
2. Cơ quan, tổ chức, cá
nhân đến khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ có trách nhiệm bảo quản tài liệu
lưu trữ cẩn thận, không để mất, hư hỏng, không tẩy, xóa, đánh dấu, thay đổi số
hiệu, ký hiệu, nội dung hoặc ghi chép vào tài liệu lưu trữ, chấp hành nội quy
phòng đọc, thực hiện nghiêm Quy chế này và các quy định của pháp luật có liên
quan;
3. Cơ quan, tổ chức, cá nhân giữ bí
mật các tài liệu lưu trữ được khai thác, sử dụng thuộc loại đặc biệt quý, hiếm;
tài liệu quý, hiếm hoặc thuộc danh mục bí mật Nhà nước.
4. Cơ quan, tổ
chức, cá nhân khi khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ phải thanh toán phí khai thác,
sử dụng tài liệu theo quy định của Nhà nước.
Điều 7. Trách nhiệm
của cán bộ, công chức, viên chức Chi cục Văn thư - Lưu trữ
1. Đảm bảo bí mật tài liệu lưu trữ
theo quy định của pháp luật.
2. Hướng dẫn, giải thích đối với cơ
quan, tổ chức, cá nhân có yêu cầu khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ.
3. Cung cấp bản sao hoặc chứng thực
tài liệu lưu trữ cho cơ quan, tổ chức, cá nhân có nhu cầu khai thác, sử dụng theo
quyết định của người có thẩm quyền.
4. Kịp thời ngăn chặn và báo cáo Chi
cục trưởng Chi cục Văn thư Lưu trữ các hành vi vi phạm của tổ chức, cá nhân trong
quá trình khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ.
Chương III
CÔNG TÁC KHAI THÁC, SỬ
DỤNG TÀI LIỆU LƯU TRỮ
Điều 8. Công
tác Phòng đọc
1. Phòng đọc phải
tổ chức khoa học, đầy đủ các trang thiết bị cần thiết: bàn, ghế, tủ,…; công cụ
tra cứu tài liệu: máy vi tính, tủ thẻ, mục lục hồ sơ, tủ sách pháp luật, công
báo,… để phục vụ tốt nhu cầu khai thác sử dụng, tài liệu lưu trữ;
2. Niêm yết Nội
quy phòng đọc.
3. Đối với cơ quan,
tổ chức, cá nhân đến khai thác, nghiên cứu tài liệu lưu trữ tại phòng đọc để
thực hiện các đề tài, luận văn… của mình, ngoài việc thực hiện tại Điều 15 Quy
chế này, cần thực hiện thêm các thủ tục sau:
- Làm thẻ đọc;
- Nộp đề cương
đề tài, luận văn… cần nghiên cứu;
- Nộp 01 bản chính
cho Chi cục Văn thư - Lưu trữ sau khi đề tài, luận văn hoàn thành.
4. Xuất, nhập tài
liệu lưu trữ phục vụ người khai thác:
- Lưu trữ viên
phụ trách phòng đọc chỉ phục vụ sau khi nhận phiếu yêu cầu của người khai thác đã
được các cấp có thẩm quyền phê duyệt; nếu có trở ngại gì phải thông báo ngay cho
người khai thác;
- Những tài liệu thuộc danh mục tài liệu mật, tài liệu đặc biệt quý hiếm
và tài liệu quan trọng khác, khi xuất, nhập phải bàn giao từng tờ tài liệu trong
hồ sơ.
Điều 9. Triển
lãm, trưng bày tài liệu lưu trữ
1. Chi cục Văn
thư - Lưu trữ xây dựng kế hoạch triển lãm chuyên đề, trưng bày tài liệu lưu trữ
nhằm phục vụ cho các mục đích tuyên truyền nhân dịp các ngày lễ lớn theo kế hoạch
chung của Ủy ban nhân dân tỉnh và của Sở Nội vụ;
2. Phối hợp với
bảo tàng tỉnh xây dựng các gian triển lãm tại các bảo tàng theo kế hoạch;
3. Không trưng
bày nguyên bản, chỉ trưng bày các bản photocopy từ nguyên bản;
4. Chi cục Văn
thư - Lưu trữ cử Lưu trữ viên phối hợp với Hướng dẫn viên bảo tàng để thuyết minh
và giải đáp các vấn đề liên quan đến tài liệu lưu trữ được trưng bày.
Điều 10. Thông báo,
giới thiệu tài liệu lưu trữ
1. Chi cục Văn thư - Lưu
trữ có trách nhiệm lựa chọn, thông báo, giới thiệu tài liệu lưu trữ đến các cơ
quan, tổ chức, cá nhân và phân tích mức độ quan trọng của tài liệu nhằm giúp cơ
quan, tổ chức, cá nhân có thêm thông tin trong hoạt động chuyên môn của mình;
2. Chi cục Văn thư - Lưu
trữ căn cứ vào các tài liệu lưu trữ đã được lựa chọn và tra tìm được để biên
soạn một cách có hệ thống những văn kiện giới thiệu tài liệu chuyên đề, mục lục
tài liệu chuyên đề để phục vụ theo yêu cầu của người khai thác.
Điều 11. Sao chụp, chứng
thực tài liệu lưu trữ
Chi cục Văn thư - Lưu trữ
thực hiện và chịu trách nhiệm sao chụp, chứng thực tài liệu lưu trữ đang được
bảo quản tại Chi cục Văn thư - Lưu trữ.
Điều 12. Công bố tài
liệu lưu trữ
1. Chủ tịch Ủy ban nhân
dân tỉnh cho phép công bố tài liệu lưu trữ đang bảo quản tại Chi cục văn thư -
Lưu trữ.
2. Chi cục Văn thư - Lưu
trữ xây dựng danh mục tài liệu lưu trữ công bố theo quy định của Nhà nước, trình
Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh quyết định công bố.
Điều 13. Xuất, nhập
tài liệu lưu trữ tại Chi cục Văn thư - Lưu trữ
1. Xuất, nhập tài liệu lưu trữ
phục vụ tại phòng đọc;
2. Xuất, nhập tài liệu lưu trữ
phục vụ nhiệm vụ chuyên môn của Chi cục Văn thư - Lưu trữ (chỉnh lý, thống kê,
bảo quản…);
3. Nhập tài liệu lưu trữ từ các nguồn
nộp lưu vào bảo quản tại Chi cục Văn thư - Lưu trữ;
4. Xuất tài liệu lưu trữ hết giá
trị được phép tiêu hủy theo quy định.
Điều 14. Chi cục Văn thư - Lưu trữ có trách nhiệm quản lý, bảo quản các
công cụ tra cứu theo chế độ tài liệu lưu trữ. Người khai thác có thể được sử
dụng các công cụ tra cứu sau khi có ý kiến của lãnh đạo Chi cục Văn thư - Lưu
trữ.
Chương IV
THỦ TỤC KHAI THÁC, SỬ DỤNG TÀI LIỆU LƯU TRỮ
Điều 15. Thủ tục khai thác, sử dụng
tài liệu lưu trữ
1. Người đến khai thác, sử dụng
tài liệu tại Chi cục Văn thư - Lưu trữ vì mục đích công vụ, phải có văn bản đề
nghị hoặc giấy giới thiệu của cơ quan, tổ chức nơi công tác; vì mục đích cá nhân
phải có đơn xin sử dụng tài liệu có xác nhận của cơ quan, tổ chức nơi công tác
hoặc của chính quyền địa phương nơi cư trú và có giấy chứng minh nhân dân hoặc
hộ chiếu (nếu là người nước ngoài); trường hợp nghiên cứu chuyên đề phải có đề
cương nghiên cứu.
2. Người xin cung cấp thông tin tài
liệu lưu trữ gián tiếp hoặc từ xa vì mục đích công vụ phải có văn bản đề nghị
của cơ quan, tổ chức nơi công tác; vì mục đích cá nhân phải có đơn xin cung cấp
thông tin, tài liệu lưu trữ có xác nhận của cơ quan, tổ chức nơi công tác hoặc
của chính quyền địa phương nơi cư trú.
Điều 16. Thời hạn giải quyết
1. Đối với tài liệu khai thác, sử dụng
thuộc thẩm quyền giải quyết của Chi cục trưởng Chi cục Văn thư - Lưu trữ giải
quyết ngay trong ngày làm việc (không kể ngày lễ và ngày nghỉ).
2. Đối với tài liệu khai thác, sử dụng
thuộc thẩm quyền giải quyết của Giám đốc Sở Nội vụ, Chi cục trưởng chuyển ngay
hồ sơ đến Văn phòng Sở Nội vụ trình Giám đốc sở giải quyết chậm nhất trong 02
ngày làm việc (không kể ngày lễ và ngày nghỉ).
3. Đối với tài liệu khai thác, sử dụng
thuộc thẩm quyền giải quyết của Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh, Chi cục trưởng
báo cáo Giám đốc Sở Nội vụ trình Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh giải quyết chậm
nhất trong 05 ngày làm việc (không kể ngày lễ và ngày nghỉ).
Điều 17. Phí khai thác, sử dụng
tài liệu lưu trữ
Cơ quan, tổ chức, cá nhân khi khai
thác, sử dụng tài liệu lưu trữ phải nộp phí khai thác theo quy định Nhà nước.
Chương V
KHEN THƯỞNG, XỬ LÝ VI PHẠM
Điều 18. Khen thưởng
Trong công tác khai thác,
sử dụng tài liệu lưu trữ tại Chi cục Văn thư - Lưu trữ, các cơ quan, tổ chức,
cá nhân có những thành tích sau đây sẽ được khen thưởng theo quy định chung của
Nhà nước:
1. Có thành tích hoàn thành
xuất sắc các nhiệm vụ thu thập, quản lý, bảo quản an toàn phục vụ khai thác và
sử dụng có hiệu quả tài liệu lưu trữ;
2. Phát hiện, giao nộp,
tặng cho tài liệu lưu trữ có giá trị, tài liệu lưu trữ đặc biệt quý, hiếm cho
cơ quan lưu trữ;
3. Phát hiện, tố giác kịp
thời các hành vi chiếm đoạt, làm lộ bí mật, mất tài liệu, làm hư hại hoặc tiêu
hủy trái phép tài liệu lưu trữ.
Điều 19. Xử lý vi phạm
Cơ
quan, tổ chức, cá nhân nào vi phạm các quy định của pháp luật về tài liệu lưu trữ
như: làm mất, làm lộ thông tin tài liệu mật, tiêu huỷ tài liệu trái phép… gây
ảnh hưởng đến an ninh, quốc phòng, phát triển kinh tế, văn hoá, xã hội, khoa
học kỹ thuật của quốc gia thì tùy theo tính chất, mức độ vi phạm mà bị xử lý kỷ
luật, xử phạt vi phạm hành chính hoặc truy cứu trách nhiệm hình sự theo quy
định của pháp luật.
Chương VI
ĐIỀU KHOẢN THI HÀNH
Điều 20. Tổ chức thực
hiện
1. Giám đốc Sở Nội vụ có
trách nhiệm theo dõi, đôn đốc, kiểm tra việc thực hiện quy chế này;
2. Chi cục trưởng Chi cục
Văn thư - Lưu trữ tỉnh có trách nhiệm phổ biến, triển khai thực hiện Quy chế
này và xây dựng Nội quy phòng đọc;
3. Trong quá trình thực
hiện, nếu có vấn đề phát sinh cần sửa đổi, bổ sung, đề nghị các cơ quan, tổ
chức, cá nhân phản ảnh về Sở Nội vụ để tổng hợp trình UBND tỉnh xem xét sửa đổi,
bổ sung cho phù hợp với tình hình thực tế và các quy định của pháp luật./.
