Quyết định 1640/QĐ-TCT năm 2005 về quy trình quyết toán thuế, thoái trả thuế thu nhập đối với người có thu nhập cao do Tổng cục trưởng Tổng cục Thuế ban hành

QUYẾT ĐỊNH

VỀ VIỆC BAN HÀNH QUY TRÌNH QUYẾT TOÁN THUẾ, THOÁI TRẢ THUẾ THU NHẬP ĐỐI VỚI NGƯỜI CÓ THU NHẬP CAO

TỔNG CỤC TRƯỞNG TỔNG CỤC THUẾ

Căn cứ Quyết định số 218/2003/QĐ-TTg ngày 28/10/2003 của Chính phủ; quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, và cơ cấu tổ chức của Tổng cục Thuế trực thuộc Bộ Tài chính;
Căn cứ Nghị định số 147/2004/NĐ-CP ngày 23/7/2004 của Chính phủ quy định chi tiết thi hành Pháp lệnh thuế thu nhập đối với người có thu nhập cao;
Căn cứ Thông tư số 81/2004/TT-BTC ngày 13/8/2004 của Bộ Tài chính hướng dẫn thi hành Nghị định số 147/2004/NĐ-CP ngày 23/7/2004 của Chính phủ (nêu trên);
Căn cứ Thông tư số 12/2005/TT-BTC ngày 04/2/2005 của Bộ Tài chính sửa đổi, bổ sung một số điểm của Thông tư 81/2004/TT-BTC ngày 13/8/2004 của Bộ Tài chính (nêu trên);
Căn cứ Quy trình quản lý thu thuế đối với doanh nghiệp ban hành kèm theo Quyết định số 1209 TCT/QĐ/TCCB ngày 29/7/2004 của Tổng cục trưởng Tổng cục Thuế;
Theo đề nghị của Trưởng ban quản lý thuế thu nhập cá nhân - Tổng cục Thuế,

QUYẾT ĐỊNH:

Điều 1: Ban hành kèm theo Quyết định này Quy trình quyết toán thuế, thoái trả thuế Thu nhập đối với người có thu nhập cao.

Điều 2: Quyết định này có hiệu lực kể từ ngày ký. Cục trưởng Cục Thuế các tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương, Trưởng ban Tổ chức cán bộ, Trưởng ban quản lý Thuế thu nhập cá nhân thuộc Tổng cục Thuế chịu trách nhiệm thi hành Quyết định này.

QUY TRÌNH

QUYẾT TOÁN THUẾ, THOÁI TRẢ THUẾ THU NHẬP ĐỐI VỚI NGƯỜI CÓ THU NHẬP CAO
(Ban hành kèm theo Quyết định số: 1640/QĐ-TCT ngày 27 tháng 12 năm 2005 của Tổng cục trưởng Tổng cục Thuế)

A. QUY ĐỊNH CHUNG

1. Mục đích:

Quy định rõ các bước công việc trong quá trình thực hiện quyết toán thuế, thoái trả thuế, thời hạn thực hiện từng công đoạn trên cơ sở phân công nhiệm vụ rõ ràng, chuẩn hóa dần công tác quản lý thuế nhằm nâng cao năng lực, hiệu quả hoạt động của bộ máy quản lý thuế, nâng cao chất lượng làm việc của đội ngũ cán bộ thuế; giúp cho cán bộ thuế thực hiện tốt Pháp lệnh thuế thu nhập đối với người có thu nhập cao.

2. Yêu cầu:

- Cán bộ thuế nắm vững chính sách, chế độ thuế, có ý thức trách nhiệm cao, tuân thủ đúng quy định nghiệp vụ và các bước công việc quy định trong quy trình.

- Chuyên môn hóa công việc của các phòng, bộ phận quản lý, phòng tham mưu và sự phối hợp của từng phòng, bộ phận.

- Tăng cường công tác phân tích thông tin thuế trên tờ khai quyết toán thuế TNCN của từng cá nhân, tổ chức nhằm sớm phát hiện dấu hiệu vi phạm về thuế, kịp thời lập kế hoạch kiểm tra chống thất thu thuế.

- Tăng cường trang bị cơ sở vật chất, thiết bị, máy tính làm việc để đảm bảo khai thác thông tin phục vụ cho công tác quản lý, chỉ đạo thu thuế.

3. Các đơn vị tham gia quy trình:

- Phòng quản lý thu nhập cá nhân.

- Bộ phận quản lý các đơn vị hành chính sự nghiệp là cơ quan chi trả thu nhập.

- Phòng quản lý thuế đối với tổ chức, cá nhân sản xuất kinh doanh.

- Phòng Hành chính/Tổ hành chính tại Cục thuế/Chi cục thuế.

- Phòng xử lý dữ liệu và Tin học tại Cục thuế/tổ xử lý dữ liệu tin học tại Chi cục thuế.

- Phòng Tổng hợp Dự toán (đối với đối tượng thoái trả thuộc Chi cục thuế quản lý).

- Đội quản lý doanh nghiệp tại Chi cục (đối với các Cục thuế phân cấp quản lý thuế một số đối tượng là cơ quan chi trả thu nhập đóng trên địa bàn quận, huyện).

QUYẾT ĐỊNH

VỀ VIỆC BAN HÀNH QUY TRÌNH QUYẾT TOÁN THUẾ, THOÁI TRẢ THUẾ THU NHẬP ĐỐI VỚI NGƯỜI CÓ THU NHẬP CAO

TỔNG CỤC TRƯỞNG TỔNG CỤC THUẾ

Căn cứ Quyết định số 218/2003/QĐ-TTg ngày 28/10/2003 của Chính phủ; quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, và cơ cấu tổ chức của Tổng cục Thuế trực thuộc Bộ Tài chính;
Căn cứ Nghị định số 147/2004/NĐ-CP ngày 23/7/2004 của Chính phủ quy định chi tiết thi hành Pháp lệnh thuế thu nhập đối với người có thu nhập cao;
Căn cứ Thông tư số 81/2004/TT-BTC ngày 13/8/2004 của Bộ Tài chính hướng dẫn thi hành Nghị định số 147/2004/NĐ-CP ngày 23/7/2004 của Chính phủ (nêu trên);
Căn cứ Thông tư số 12/2005/TT-BTC ngày 04/2/2005 của Bộ Tài chính sửa đổi, bổ sung một số điểm của Thông tư 81/2004/TT-BTC ngày 13/8/2004 của Bộ Tài chính (nêu trên);
Căn cứ Quy trình quản lý thu thuế đối với doanh nghiệp ban hành kèm theo Quyết định số 1209 TCT/QĐ/TCCB ngày 29/7/2004 của Tổng cục trưởng Tổng cục Thuế;
Theo đề nghị của Trưởng ban quản lý thuế thu nhập cá nhân - Tổng cục Thuế,

QUYẾT ĐỊNH:

Điều 1: Ban hành kèm theo Quyết định này Quy trình quyết toán thuế, thoái trả thuế Thu nhập đối với người có thu nhập cao.

Điều 2: Quyết định này có hiệu lực kể từ ngày ký. Cục trưởng Cục Thuế các tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương, Trưởng ban Tổ chức cán bộ, Trưởng ban quản lý Thuế thu nhập cá nhân thuộc Tổng cục Thuế chịu trách nhiệm thi hành Quyết định này.

QUY TRÌNH

QUYẾT TOÁN THUẾ, THOÁI TRẢ THUẾ THU NHẬP ĐỐI VỚI NGƯỜI CÓ THU NHẬP CAO
(Ban hành kèm theo Quyết định số: 1640/QĐ-TCT ngày 27 tháng 12 năm 2005 của Tổng cục trưởng Tổng cục Thuế)

A. QUY ĐỊNH CHUNG

1. Mục đích:

Quy định rõ các bước công việc trong quá trình thực hiện quyết toán thuế, thoái trả thuế, thời hạn thực hiện từng công đoạn trên cơ sở phân công nhiệm vụ rõ ràng, chuẩn hóa dần công tác quản lý thuế nhằm nâng cao năng lực, hiệu quả hoạt động của bộ máy quản lý thuế, nâng cao chất lượng làm việc của đội ngũ cán bộ thuế; giúp cho cán bộ thuế thực hiện tốt Pháp lệnh thuế thu nhập đối với người có thu nhập cao.

2. Yêu cầu:

- Cán bộ thuế nắm vững chính sách, chế độ thuế, có ý thức trách nhiệm cao, tuân thủ đúng quy định nghiệp vụ và các bước công việc quy định trong quy trình.

- Chuyên môn hóa công việc của các phòng, bộ phận quản lý, phòng tham mưu và sự phối hợp của từng phòng, bộ phận.

- Tăng cường công tác phân tích thông tin thuế trên tờ khai quyết toán thuế TNCN của từng cá nhân, tổ chức nhằm sớm phát hiện dấu hiệu vi phạm về thuế, kịp thời lập kế hoạch kiểm tra chống thất thu thuế.

- Tăng cường trang bị cơ sở vật chất, thiết bị, máy tính làm việc để đảm bảo khai thác thông tin phục vụ cho công tác quản lý, chỉ đạo thu thuế.

3. Các đơn vị tham gia quy trình:

- Phòng quản lý thu nhập cá nhân.

- Bộ phận quản lý các đơn vị hành chính sự nghiệp là cơ quan chi trả thu nhập.

- Phòng quản lý thuế đối với tổ chức, cá nhân sản xuất kinh doanh.

- Phòng Hành chính/Tổ hành chính tại Cục thuế/Chi cục thuế.

- Phòng xử lý dữ liệu và Tin học tại Cục thuế/tổ xử lý dữ liệu tin học tại Chi cục thuế.

- Phòng Tổng hợp Dự toán (đối với đối tượng thoái trả thuộc Chi cục thuế quản lý).

- Đội quản lý doanh nghiệp tại Chi cục (đối với các Cục thuế phân cấp quản lý thuế một số đối tượng là cơ quan chi trả thu nhập đóng trên địa bàn quận, huyện).

4. Đối tượng quyết toán thuế, thoái trả thuế TNCN:

- Cá nhân quyết toán thuế TNCN

- Cơ quan chi trả thu nhập chịu trách nhiệm quyết toán thuế.

- Cá nhân được thoái trả thuế TNCN.

5. Phạm vi điều chỉnh của quy trình:

Quy trình này thay thế phần quy định về quyết toán thuế thu nhập cá nhân tại Phần V Quy trình quản lý thuế đối với doanh nghiệp ban hành kèm theo Quyết định số 1209 TCT/QĐ/TCCB ngày 29/7/2004 của Tổng cục trưởng Tổng cục Thuế (sau đây gọi tắt là QT 1209).

B. NỘI DUNG QUY TRÌNH

I. QUYẾT TOÁN THUẾ:

1. Nhận báo cáo quyết toán thuế:

Phòng/tổ Hành chính nhận các tờ khai quyết toán thuế (mẫu số 10/TNTX, mẫu số 11/TNTX đối với cơ quan chi trả thu nhập, mẫu số 08/TNTX của các cá nhân) và các tài liệu kèm theo (nếu có) và ghi vào Sổ nhận hồ sơ thuế theo mẫu số 01/QTR (ban hành kèm theo QT 1209), đóng dấu ngày nhận và báo cáo quyết toán thuế và chuyển Phòng TH-XLDL/tổ XLDL ngay trong ngày hoặc chậm nhất vào ngày làm việc tiếp sau.

2. Kiểm tra thủ tục hồ sơ quyết toán thuế:

Phòng TH-XLDL/tổ XLDL thực hiện kiểm tra về thủ tục hồ sơ quyết toán thuế như: các chỉ tiêu kê khai đầy đủ trên quyết toán; mẫu báo cáo quyết toán theo đúng quy định; các tài liệu kèm theo báo cáo quyết toán theo quy định (nếu có).

Nếu phát hiện báo cáo quyết toán thuế không đúng quy định, phòng TH-XLDL/tổ XLDL gửi Thông báo quyết toán chưa đúng thủ tục theo mẫu số 03/QTR (ban hành kèm theo QT 1209) cho đối tượng nộp thuế chậm nhất là 05 ngày kể từ ngày nhận báo cáo quyết toán để yêu cầu đơn vị, cá nhân điều chỉnh, bổ sung hoặc lập lại báo cáo quyết toán thay thế gửi cơ quan thuế. Nếu quá 10 ngày so với thời hạn yêu cầu điều chỉnh quyết toán thuế ghi trên Thông báo mà đối tượng nộp thuế không có liên hệ với cơ quan thuế thì Phòng TH-XLDL/tổ XLDL ghi nhận xét báo cáo quyết toán không đúng thủ tục quy định kèm theo báo cáo quyết toán để gửi cho phòng thuế TNCN/phòng QLDN/đội quản lý doanh nghiệp đưa vào kế hoạch kiểm tra quyết toán thuế tại cơ quan chi trả thu nhập.

3. Nhập quyết toán thuế:

Phòng TH-XLDL/tổ XLDL thực hiện các việc sau đây chậm nhất không quá 10 ngày kể từ ngày nhận quyết toán:

- Nhập và ghi toàn bộ thông tin trên tờ khai quyết toán thuế vào Chương trình quản lý thuế trên máy tính.

- Phát hiện lỗi tính toán sai: chương trình Quản lý thuế trên máy tính trợ giúp kiểm tra các chỉ tiêu kê khai để phát hiện các lỗi tính toán sai và lập Danh sách các báo cáo quyết toán lỗi theo mẫu số 05/QTR (ban hành kèm theo QT 1209). Phòng TH-XLDL/tổ XLDL in Thông báo đề nghị điều chỉnh báo cáo quyết toán thuế theo mẫu số 06/QTR (ban hành kèm theo QT 1209) chuyển phòng/tổ Hành chính gửi và yêu cầu đơn vị (cá nhân) lập lại tờ khai quyết toán thuế.

- Hạch toán số thuế còn phải nộp hoặc nộp thừa:

+ Đối với tờ khai quyết toán thuế của cá nhân (mẫu số 08/TNTX): căn cứ số liệu nhập từ tờ khai quyết toán thuế, chương trình Quản lý thuế trên máy tính xác định số thuế còn phải nộp hoặc nộp thừa sau khi quyết toán.

+ Đối với tờ khai quyết toán thuế của cơ quan chi trả thu nhập (mẫu số 10/TNTX): căn cứ số liệu nhập từ tờ khai quyết toán thuế, tương ứng hạch toán toàn bộ số thuế phát sinh phải nộp trong năm quyết toán, số đã kê khai tạm nộp trong năm, số còn phải nộp trong kỳ quyết toán.

Lưu ý: một số trường hợp nếu cơ quan chi trả khi lập tờ khai quyết toán có phát sinh số thuế phải nộp âm (<0) do một số cá nhân có số thuế tạm khấu trừ trong năm lớn hơn số phải nộp khi quyết toán (chi tiết ở mẫu số 11/TNTX) thì Phòng TH-XLDL/tổ XLDL cũng phải lập Thông báo đề nghị điều chỉnh báo cáo quyết toán thuế (theo mẫu số 06/QTR) chuyển phòng/tổ Hành chính gửi và yêu cầu đơn vị (cá nhân) lập lại tờ khai quyết toán thuế trên cơ sở loại trừ những cá nhân có số thuế nộp thừa lớn chuyển sang kê khai, quyết toán riêng để làm hồ sơ thoái trả thuế.

- Chuyển các báo cáo quyết toán thuế, các tài liệu kèm theo, danh sách lỗi báo cáo quyết toán và giải trình điều chỉnh hoặc báo cáo quyết toán thay thế cho phòng thuế TNCN/phòng QLDN/đội QLDN.

4. Phân tích, đối chiếu số liệu báo cáo quyết toán thuế tại cơ quan thuế:

Phòng thuế TNCN/phòng QLDN/đội QLDN tiến hành đối chiếu, phân tích số liệu trên tờ khai quyết toán thuế với số liệu trên Sổ theo dõi thu nộp thuế và các tài liệu quản lý thuế theo dõi hàng tháng tại cơ quan Thuế (trên giấy và trên mạng máy tính) như:

- Các tờ khai thuế, tờ khai điều chỉnh và các chứng từ nộp thuế trong năm.

- Các Quyết định thoái trả thuế, miễn, giảm thuế (nếu có).

- Các Quyết định truy thu thuế, phạt thuế (nếu có).

- Các dấu hiệu nghi vấn về kê khai thuế, các dấu hiệu vi phạm khác trong năm và các tài liệu khác.

4.1. Đối với tờ khai quyết toán thuế của cơ quan chi trả thu nhập (mẫu số 10/TNTX):

- Mẫu này được lập vào đầu năm sau, sau khi cơ quan chi trả đã tổng hợp được thu nhập chịu thuế của các cá nhân. Cơ quan chi trả thu nhập, yêu cầu cá nhân trong năm đã được nộp thuế khấu trừ theo biểu lũy tiến từng phần ký giấy ủy quyền theo mẫu 09/TNTX để xác định cá nhân đó quyết toán tại cơ quan chi trả thu nhập hay không quyết toán tại cơ quan chi trả (giấy ủy quyền lưu tại cơ quan chi trả thu nhập).

- Thời hạn nhận tờ khai: chậm nhất vào ngày 28/2 năm sau. Cơ quan chi trả thu nhập nộp tờ khai sau ngày này thì xử phạt vi phạm hành chính về thuế theo quy định.

- Để đối chiếu tờ khai này phải căn cứ vào biểu chi tiết (mẫu số 11/TNTX) và tờ khai các tháng cơ quan chi trả thu nhập đã gửi cơ quan thuế (mẫu số 03a/TNTX, mẫu 03b/TNTX).

- Đối với tờ khai này, các Cục thuế hướng dẫn cơ quan chi trả thu nhập kê khai chi tiết về số thuế khấu trừ phải nộp NSNN, số thuế đã khấu trừ trong năm, tiền thù lao được để lại, số thuế khấu trừ còn phải nộp (tại các chỉ tiêu 4, 5, 6 và 7 của Mục I của mẫu số 10/TNTX) theo đối tượng người Việt Nam và người nước ngoài (căn cứ mẫu số 11/TNTX) để thuận tiện cho việc nhập dữ liệu trên máy tính.

4.2. Đối với tờ khai quyết toán thuế của cá nhân (mẫu số 08/TNTX):

- Mẫu này áp dụng đối với cá nhân có thu nhập từ nhiều nơi và cá nhân trong năm đã trực tiếp kê khai, nộp thuế tại cơ quan thuế. Tờ khai quyết toán năm yêu cầu cá nhân kê khai toàn bộ thu nhập thường xuyên chịu thuế trong năm (không kê khai thu nhập không thường xuyên vào tờ khai này - nếu có) kể cả tháng thu nhập chưa đến mức chịu thuế hoặc tháng không có thu nhập chịu thuế.

- Thời hạn nhận tờ khai: chậm nhất vào ngày 28/2 năm sau. Cá nhân nộp tờ khai sau ngày này thì xử phạt vi phạm hành chính về thuế theo quy định.

- Đối với cá nhân chưa kê khai mã số thuế thì yêu cầu bổ sung, trường hợp chưa được cấp mã số thuế thì phải thông báo cho cá nhân thực hiện làm các thủ tục hồ sơ để được cấp mã số thuế, sau đó điền vào tờ khai quyết toán thuế.

- Đối với các cá nhân thuộc đối tượng quyết toán thuế tại cơ quan thuế thực hiện kê khai quyết toán thuế theo mẫu số 08/TNTX. Tại phần kê khai chi tiết thu nhập đã khấu trừ thuế hàng tháng theo biên lai khấu trừ thuế của cơ quan chi trả thu nhập (phần II, Mục A) của tờ khai số 08/TNTX, trong trường hợp hàng tháng cá nhân trực tiếp nộp thuế tại Kho bạc, cơ quan thuế chưa cấp biên lai thì cá nhân ghi “Giấy nộp tiền vào ngân sách” vào cột “Biên lai” để phản ánh số thuế đã nộp vào NSNN.

- Đối với đối tượng nộp thuế là người Việt Nam trong năm quyết toán thuế vừa có thời gian làm việc và có thu nhập tại Việt Nam đồng thời vừa có thời gian công tác, làm việc và có thu nhập ở nước ngoài thì khi lập tờ khai quyết toán thuế theo mẫu số 08/TNTX phải bổ sung bảng kê chi tiết về số ngày làm việc tại nước ngoài (căn cứ theo thời gian xuất, nhập cảnh ghi trên hộ chiếu của cá nhân).

- Đối với người nước ngoài là đối tượng cư trú tại Việt Nam, phải kiểm tra việc kê khai thu nhập toàn cầu (bao gồm phần thu nhập phát sinh tại Việt Nam và thu nhập phát sinh ngoài Việt Nam). Trường hợp trên tờ khai quyết toán không kê khai phần thu nhập phát sinh ngoài Việt Nam thì Cục thuế cần có văn bản yêu cầu Công ty tại nước ngoài cung cấp Thư xác nhận thu nhập hàng năm (mẫu số 12/TNCN) của từng cá nhân để yêu cầu công ty ở nước ngoài xác nhận thu nhập chi trả cho cá nhân để làm cơ sở quyết toán chính xác số thuế phải nộp. Trường hợp cá nhân trong năm tính thuế vừa có thời gian ở trong nước vừa có thời gian ở nước ngoài, kê khai thu nhập ở nước ngoài thấp hơn thu nhập ở Việt Nam mà Cục thuế không có cơ sở xác minh thu nhập ở nước ngoài thì tạm thời lấy thu nhập bình quân tháng trong thời gian ở tại Việt Nam để làm căn cứ tính thuế cho thời gian ở nước ngoài.

Kết quả đối chiếu, phân tích số liệu quyết toán thuế tại cơ quan thuế được cán bộ phòng ghi vào Phiếu nhận xét báo cáo quyết toán thuế theo mẫu số 18/QTR (ban hành kèm theo QT 1209).

Thời gian đối chiếu, phân tích số liệu báo cáo quyết toán tại cơ quan thuế chậm nhất không quá 20 ngày tính từ ngày nhận báo cáo quyết toán từ phòng TH-XLDL/tổ XLDL.

5. Điều chỉnh báo cáo quyết toán thuế:

- Đối với tờ khai quyết toán thuế có một số chỉ tiêu chưa kê khai rõ ràng: phòng thuế TNCN/phòng QLDN in Thông báo đề nghị điều chỉnh báo cáo quyết toán thuế theo mẫu số 06/QTR (ban hành kèm theo QT 1209) để yêu cầu cơ quan chi trả thu nhập/cá nhân giải trình rõ ngay các chỉ tiêu này. Nếu có sai về số liệu tính thuế phải yêu cầu lập lại tờ khai quyết toán thuế thay thế gửi lại cơ quan Thuế. Phòng TH-XLDL/tổ XLDL nhập quyết toán thay thế vào máy tính để điều chỉnh số liệu về thuế.

- Nếu quá thời hạn yêu cầu ghi trên Thông báo mà đơn vị/cá nhân không điều chỉnh hoặc không gửi báo cáo quyết toán thay thế thì phòng/đội QLDN thực hiện thủ tục phạt vi phạm hành chính về thuế đối với hành vi kê khai thuế sai và đưa vào diện kiểm tra trực tiếp tại cơ quan chi trả thu nhập.

- Đối với loại tờ khai quyết toán thuế có dấu hiệu kê khai không đầy đủ, khai man, trốn thuế: phòng thuế TNCN/bộ phận chuyên quản thuế TNCN lập danh sách cơ quan chi trả, cá nhân cần kiểm tra quyết toán thuế để bàn thống nhất với phòng Thanh tra lập kế hoạch kiểm tra quyết toán thuế trực tiếp tại đơn vị, đối với cá nhân cần có biện pháp gửi yêu cầu xác minh thu nhập tại các cơ quan chi trả thu nhập.

Việc đôn đốc và quản lý tình trạng quyết toán thuế (đôn đốc nộp quyết toán thuế, quản lý việc xử lý quyết toán thuế, thông báo số thuế điều chỉnh năm sau quyết toán thuế, lưu hồ sơ quyết toán) thực hiện theo quy định tại quy trình quản lý thu thuế đối với doanh nghiệp ban hành kèm theo Quyết định số 1209 TCT/QĐ-TCCB ngày 29/7/2004 của Tổng cục trưởng Tổng cục Thuế.

Đối với các tờ khai quyết toán thuế mẫu số 08/TNTX sau khi đối chiếu, phân tích, điều chỉnh sau quyết toán thể hiện cá nhân có số thuế nộp thừa thì Cục thuế khi thông báo điều chỉnh số liệu sau quyết toán cần hướng dẫn cá nhân thủ tục để thực hiện thoái trả thuế.

II. THOÁI TRẢ THUẾ:

1. Tiếp nhận hồ sơ thoái trả thuế:

Phòng Hành chính Cục thuế nhận hồ sơ thoái trả thuế, ghi sổ nhận hồ sơ đóng dấu ngày nhận vào hồ sơ và chuyển hồ sơ đề nghị thoái trả thuế cho Phòng thuế TNCN/Bộ phận quản lý thuế TNCN ngay trong ngày hoặc chậm nhất là đầu ngày làm việc tiếp theo.

Bộ hồ sơ đề nghị thoái trả thuế TNCN cho cá nhân bao gồm:

- Đơn đề nghị thoái trả thuế TNCN (mẫu số 15/TNCN)

- Bản sao chứng minh nhân dân hoặc hộ chiếu

- Bản chính chứng từ khấu trừ thuế TNCN, Biên lai khấu trừ thuế TNCN.

- Tờ khai quyết toán năm (mẫu số 08/TNTX)

- Bản xác nhận thu nhập của cơ quan chi trả thu nhập cấp cho cá nhân (trường hợp có thu nhập chưa đến mức chịu thuế).

Lưu ý:

- Đối với người nước ngoài, phải bổ sung thêm các hồ sơ:

+ Bản kê số ngày cư trú (mẫu 13a/TNTX)

+ Thư xác nhận thu nhập hàng năm (mẫu 12/TNCN)

- Đối với 1 số trường hợp đặc thù cần phải bổ sung các giấy tờ sau:

+ Giấy ủy quyền (trong trường hợp cá nhân ủy quyền cho tổ chức, cá nhân khác làm thủ tục thoái trả)

+ Quyết định nghỉ việc, thôi việc (trong trường hợp trong năm nghỉ việc hoặc thôi việc)

+ Bản cam kết về thời gian có thu nhập và không có thu nhập trong năm (trong trường hợp trong năm có thời gian không có thu nhập).

- Đối với các trường hợp cá nhân làm hồ sơ đề nghị thoái trả thuế TNCN gửi cơ quan thuế nhưng chưa được cấp mã số thuế cá nhân (ví dụ như cá nhân nộp thuế thông qua cơ quan chi trả thu nhập nhưng trong năm có thu nhập ở nhiều nơi, khi quyết toán thuế được thoái trả tiền thuế) thì phòng, bộ phận thụ lý hồ sơ thoái trả có trách nhiệm hướng dẫn đối tượng nộp thuế làm thủ tục cấp mã số thuế theo quy định trước khi thực hiện kiểm tra hồ sơ thoái trả thuế.

2. Kiểm tra thủ tục hồ sơ thoái trả thuế:

Phòng thuế TNCN/Bộ phận quản lý thuế TNCN thực hiện kiểm tra các tài liệu trong bộ hồ sơ:

+ Đối với hồ sơ đầy đủ: Ghi ngày, tháng, năm và ký xác nhận vào bảng theo dõi tình hình thoái trả thuế TNCN (đính kèm quy trình này).

+ Đối với hồ sơ chưa đầy đủ, chưa đúng quy định: Lập phiếu đề nghị bổ sung hồ sơ (mẫu I đính kèm quy trình này) chuyển Phòng Hành chính để gửi cho cá nhân bổ sung các tài liệu.

+ Đối với hồ sơ không thuộc diện thoái trả thuế theo quy định: Phòng thuế TNCN/Bộ phận quản lý thuế TNCN thông báo bằng văn bản chuyển phòng Hành chính gửi cho cá nhân biết rõ lý do không được thoái trả thuế.

Lưu ý: Đối với hồ sơ thoái trả mà trước đây đối tượng thoái trả chưa nộp tờ khai quyết toán năm mà mới chỉ nộp kèm theo trong bộ hồ sơ thoái trả thì tờ khai quyết toán trong hồ sơ phải chuyển cho Phòng/bộ phận xử lý tin học - dữ liệu để nhập số liệu quyết toán.

Thời hạn kiểm tra thủ tục hồ sơ thoái trả thuế chậm nhất không quá 07 ngày, kể từ ngày nhận hồ sơ do Phòng Hành chính chuyển sang.

3. Kiểm tra số liệu của hồ sơ thoái trả thuế:

Phòng thuế TNCN/Bộ phận quản lý thuế TNCN thực hiện:

3.1. Kiểm tra các chỉ tiêu ghi trong mẫu 08/TNTX, lưu ý các chỉ tiêu về thu nhập chịu thuế:

+ Đối với cá nhân có số thuế khấu trừ theo biểu thuế lũy tiến từng phần thì đối chiếu biên lai thuế thu nhập (biên lai gốc) với nội dung kê khai các khoản thu nhập chịu thuế tại phần II mục A mẫu số 08/TNTX để kiểm tra tính chính xác của thu nhập. Nếu không có Biên lai thuế thì kiểm tra kê khai chi tiết thu nhập chịu thuế từng tháng. Đối với tháng không có thu nhập thì yêu cầu cá nhân phải ghi cam đoan không có thu nhập vào dòng của tháng đó.

+ Đối với thu nhập chịu thuế đã khấu trừ tại nguồn 10% thì đối chiếu chi tiết tại mục B phần II của tờ khai quyết toán mẫu 08/TNTX với các chứng từ khấu trừ thuế (chứng từ gốc).

+ Ghi các thông tin phân tích, kết quả đối chiếu số liệu và nhận xét về hồ sơ thoái trả thuế để đính kèm hồ sơ (theo mẫu II đính kèm quy trình này).

- Trường hợp phát hiện số liệu có sai sót, chưa rõ hoặc cần phải xác minh số liệu trong hồ sơ đề nghị thoái trả thuế thì phòng thuế TNCN/Bộ phận quản lý thuế TNCN thông báo bằng văn bản (theo mẫu III đính kèm quy trình này) đề nghị điều chỉnh hồ sơ thoái trả thuế chuyển phòng/tổ Hành chính gửi cơ quan chi trả/cá nhân để giải trình, bổ sung hoặc lập hồ sơ thay thế.

3.2. Các cơ quan thuế địa phương có trách nhiệm cung cấp thông tin trong việc xác định số thuế TNCN đã khấu trừ cho các đối tượng nộp thuế.

Trường hợp Biên lai thuế TNCN, chứng từ khấu trừ thuế TNCN (bản gốc), không hợp lệ như nghi ngờ chứng từ giả, tẩy xóa, kê khai không đúng; số thuế thoái trả lớn trên 10 triệu đồng thì cần trao đổi thông tin giữa cơ quan thuế có cá nhân nộp hồ sơ thoái trả với cơ quan thuế quản lý cơ quan chi trả đã khấu trừ thuế, cụ thể:

+ Đối chiếu Biên lai thuế thu nhập: Cá nhân trong năm làm việc tại nhiều nơi có biên lai thuế TNCN do cơ quan chi trả đã khấu trừ cấp cho cá nhân, cần kiểm tra trong Biên lai thuế địa chỉ của cơ quan chi trả đó để xác định việc kê khai thuế đã nộp trong năm.

+ Đối chiếu chứng từ khấu trừ thuế: Cá nhân có số thuế khấu trừ 10% thì căn cứ chứng từ khấu trừ thuế để có thông tin trao đổi với cơ quan thuế nơi quản lý cơ quan chi trả đã khấu trừ thuế (kê khai theo mẫu 3b/TNTX) để xác định số thuế đã kê khai đúng với tháng có phát sinh nghĩa vụ thuế hay không.

Thời hạn phân tích, đối chiếu số liệu và phân loại hồ sơ thoái trả thuế chậm nhất không quá 07 ngày kể từ sau khi nhận hồ sơ thoái trả thuế đầy đủ, đúng quy định.

3.3. Lập quyết định thoái trả thuế:

Sau khi nhận đủ hồ sơ đối chiếu với số liệu quyết toán thuế, xác định số thuế thu nhập cá nhân nộp thừa, căn cứ vào số dư tài khoản tạm thu thuế TNCN của cơ quan thuế, phòng thuế TNCN/Bộ phận quản lý thuế TNCN dự thảo quyết định, trình lãnh đạo Cục duyệt, trong Quyết định phải ghi rõ thoái trả bằng tiền mặt hay tiền chuyển khoản vào tài khoản cá nhân thì ghi cụ thể số tài khoản, tại Ngân hàng (tại Điều 2 của Quyết định). Quyết định thoái trả thuế (mẫu IV đính kèm quy trình này) được lập thành 05 bản.

+ 01 bản gửi cho cá nhân hoặc tổ chức được ủy quyền thoái trả thuế.

+ 01 bản chuyển Phòng tin học và xử lý dữ liệu để nhập dữ liệu vào máy tính và viết ủy nhiệm chi thoái trả thuế. Phòng tin học và xử lý dữ liệu chuyển bản Quyết định thoái trả thuế kèm theo ủy nhiệm chi thoái trả thuế cho Kho bạc Nhà nước để làm thủ tục thoái trả thuế cho cá nhân.

+ 01 bản gửi Phòng Tổng hợp Dự toán (đối với đối tượng thoái trả thuộc Chi cục thuế quản lý).

+ 01 bản lưu tại Phòng thuế TNCN/Bộ phận quản lý thuế TNCN trực tiếp quản lý đối tượng được thoái trả.

+ 01 bản lưu tại Phòng hành chính.

* Lưu ý: Trường hợp sau khi xem xét hồ sơ thoái trả thuế của đối tượng nộp thuế nhưng trong tài khoản tạm thu của cơ quan thuế không có đủ số tiền để thoái trả thì phòng thuế TNCN/Bộ phận quản lý thuế TNCN có trách nhiệm hướng dẫn đối tượng nộp thuế lập hồ sơ theo hướng dẫn tại Thông tư số 68/2001/TT-BTC ngày 24/8/2001 của Bộ Tài chính hướng dẫn hoàn trả các khoản thu đã nộp NSNN.

4. Lập chứng từ ủy nhiệm chi thoái trả thuế:

Phòng Xử lý dữ liệu và Tin học căn cứ Quyết định thoái trả thuế TNCN lập ủy nhiệm chi thoái trả thuế từ tài khoản tạm thu thuế TNCN gửi Kho bạc Nhà nước tỉnh, thành phố (kèm theo 1 bản Quyết định thoái trả thuế). Đối với trường hợp cá nhân thuộc đối tượng được thoái trả thuế nhưng không có tài khoản tại Ngân hàng hay Kho bạc, không thực hiện được việc lập chứng từ ủy nhiệm chi thì Cục thuế lập séc chi tiền mặt cho cá nhân được thoái trả thuế theo quy định kèm theo quyết định thoái trả thuế để cá nhân nhận tiền mặt trực tiếp tại Kho bạc.

Hạch toán số thuế đã thoái trả: Phòng Xử lý dữ liệu và Tin học căn cứ Quyết định thoái trả thuế và chứng từ ủy nhiệm chi thoái trả thuế thực hiện nhập kết quả vào máy tính để theo dõi tình trạng chi trả thuế và lập báo cáo kế toán về chi thoái trả thuế TNCN.

5. Lập báo cáo về việc thoái trả thuế và lưu hồ sơ thoái trả thuế.

Hàng tháng, phòng thuế TNCN/Bộ phận quản lý thuế TNCN lập báo cáo tình hình thoái trả thuế theo quy định để báo cáo lãnh đạo Cục thuế và gửi các phòng/tổ liên quan đến quản lý thuế (hoặc truyền qua mạng máy tính). Phòng tin học và xử lý dữ liệu Cục thuế tổng hợp tình hình thoái thuế của toàn Cục thuế (theo mẫu VI đính kèm quy trình này) để gửi báo cáo về Tổng cục Thuế.

Phòng thuế TNCN/Bộ phận quản lý thuế TNCN tổ chức lưu hồ sơ thoái trả thuế, các văn bản có liên quan đến việc thoái trả thuế theo từng hồ sơ.

6. Thời hạn thoái trả tiền thuế:

Thời hạn giải quyết thoái trả thuế tối đa là 15 ngày, kể từ ngày nhận được đầy đủ hồ sơ theo quy định; trường hợp cần phải xác minh hồ sơ thì thời hạn tối đa là 45 ngày (tính theo ngày làm việc).

7. Quản lý và thoái trả tiền thuế TNCN từ tài khoản tạm thu:

7.1. Tài khoản tạm thu:

Tài khoản tạm thu thuế TNCN là tài khoản dùng để hạch toán, theo dõi việc thu và sử dụng số tiền thuế khấu trừ tại nguồn 10% mà cơ quan chi trả thu nhập nộp khi cấp chứng từ khấu trừ thuế thu nhập cho cá nhân.

Cục thuế mở tài khoản tạm thu 920.03 tại Kho bạc Nhà nước tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương để sử dụng chung cho các Phòng quản lý thu thuộc Cục thuế, các Chi cục thuế và do Cục trưởng Cục thuế làm chủ tài khoản.

Nội dung tài khoản tạm thu 920.03:

Mục thu: phản ánh số tiền thuế TNCN do cơ quan chi trả nộp Ngân sách Nhà nước khi thực hiện khấu trừ tiền thuế 10% theo quy định tại điểm 3 mục III Thông tư số 81/2004/TT-BTC ngày 13/8/2004 của Bộ Tài chính.

Mục chi:

- Kết chuyển 50% số nộp phát sinh theo định kỳ vào Ngân sách Nhà nước;

- Chi trả tiền thuế TNCN theo Quyết định của cơ quan thuế cho các đối tượng được thoái trả thuế.

7.2. Quy định cụ thể về quản lý tài khoản tạm thu:

Phòng tin học và xử lý dữ liệu của Cục thuế theo dõi kế toán tài khoản tạm thu thuế TNCN như sau:

- Cập nhật số thu vào tài khoản tạm thu, chấm bộ, đối chiếu số tồn với Kho bạc Nhà nước và chứng từ nộp tiền thuế khấu trừ 10% vào tài khoản tạm thu của cơ quan chi trả thuộc đối tượng quản lý của Phòng thuộc Cục thuế và Chi cục thuế. Phòng tin học và xử lý dữ liệu có trách nhiệm sao gửi chứng từ nộp tiền thuế (được Kho bạc xác nhận) vào tài khoản tạm thu cho Cục thuế và từng Chi cục Thuế.

- Cuối tháng lập chứng từ tạm nộp 50% số thuế phát sinh trong tháng vào Ngân sách Nhà nước (Chương 157, Loại 10, Khoản 05, nhóm 1, tiểu nhóm 01, mục 001: người Việt Nam và mục 002: người nước ngoài). Căn cứ số thuế nộp trong tháng (chứng từ nộp thuế khấu trừ 10%) kế toán lập giấy nộp tiền cho Cục thuế và từng Chi cục thuế ghi số tiền thuế nộp vào Ngân sách Nhà nước.

- Số dư của tài khoản tạm thu được kết chuyển sang năm sau, nếu dư nhiều sẽ đề nghị điều chỉnh tăng tỷ lệ số thuế nộp vào Ngân sách Nhà nước năm sau, nếu nguồn thoái trả thuế thiếu thì điều chỉnh giảm số thuế nộp vào Ngân sách Nhà nước năm sau.

III. TỔ CHỨC THỰC HIỆN

Cục trưởng Cục thuế các tỉnh, thành phố triển khai việc thực hiện quy trình quyết toán thuế, thoái trả tiền thuế TNCN kịp thời, đúng chế độ quy định.

Cục thuế có trách nhiệm thông báo công khai quy trình quyết toán thuế, thoái trả thuế TNCN tại trụ sở cơ quan thuế để đối tượng nộp thuế được biết.

(Mẫu I)

THÔNG BÁO

HỒ SƠ THOÁI TRẢ THUẾ TNCN CHƯA ĐÚNG THỦ TỤC

Kính gửi:……………..

Mã số thuế:

Địa chỉ:

Cục thuế đã nhận được hồ sơ đề nghị thoái trả tiền thuế TNCN của ông/bà…………………

Căn cứ quy định về hồ sơ thoái trả thuế TNCN tại Thông tư số 81/2004/TT-BTC ngày 13/8/2004 của Bộ Tài chính, Công văn số 477/TCT/TNCN ngày 04/02/2005 của Tổng cục thuế hướng dẫn về thoái trả thuế thu nhập đối với người có thu nhập cao thì hồ sơ thoái trả thuế TNCN của ông/bà còn một số điểm chưa đúng thủ tục quy định cụ thể:

1/……………

2/……………

……………...

Để đảm bảo việc thoái trả thuế TNCN được giải quyết theo đúng thời gian quy định, đề nghị ông/bà gửi các tài liệu nêu trên đến Cục thuế…………………. Chậm nhất là ngày……………………….

Nếu có vướng mắc, đề nghị ông/bà liên hệ đến:

- Số điện thoại:…………….

- Địa chỉ:……………………

Xin chân thành cảm ơn sự hợp tác của ông/bà.

(Mẫu II)

PHIẾU NHẬN XÉT HỒ SƠ THOÁI TRẢ THUẾ TNCN

Tên cá nhân:

Mã số thuế:

Kỳ thuế đề nghị thoái trả thuế:

Trường hợp đề nghị thoái trả thuế:

Ngày nhận hồ sơ thoái trả thuế:

A. Đặc điểm của cá nhân:

B. Đối chiếu số liệu:

- Đối chiếu với các tờ khai thuế: (Mẫu số 03a/TNTX, 03b/TNTX, 04/TNTX)

- Đối chiếu với tờ khai quyết toán thuế: (Mẫu số 08/TNTX)

- Đối chiếu với số thuế nộp thừa của cá nhân: (Biên lai thuế TNCN, chứng từ khấu trừ thuế, chứng từ nộp thuế vào Ngân sách Nhà nước, kê khai nộp thuế của cơ quan chi trả thu nhập).

C. Nhận xét, phân tích hồ sơ thoái trả thuế

- Số thuế TNCN dự kiến thoái trả:

- Chênh lệch so với đề nghị thoái trả của cá nhân

- Phân tích nguyên nhân:

....................................................................................................................................

....................................................................................................................................

- Đề xuất cách xử lý số chênh lệch:

+ Chưa đủ điều kiện thoái trả.

+ Không được thoái trả.

D. Kết quả phân loại hồ sơ thoái trả thuế và số thuế xác định được thoái trả

- Ông/bà………….. được thoái trả thuế là:               đồng (ghi bằng chữ)

- Ông/bà……………không được thoái trả thuế với lý do:

(Mẫu III)

THÔNG BÁO

ĐỀ NGHỊ ĐIỀU CHỈNH HỒ SƠ THOÁI TRẢ THUẾ TNCN

Kính gửi:…………………

Mã số thuế:

Địa chỉ:

Cục thuế đã nhận được hồ sơ đề nghị thoái trả tiền thuế TNCN của ông/bà…………… Qua kiểm tra các chỉ tiêu số liệu kê khai, Cục thuế phát hiện một số chỉ tiêu kê khai chưa rõ ràng, cụ thể như sau:

Đề nghị ông/bà kiểm tra xác định lại các chỉ tiêu kê khai trên. Nếu số liệu xác định lại khác với hồ sơ đã kê khai thì đề nghị ông/bà lập lại hồ sơ thoái trả thuế thay thế để gửi Cục thuế, kèm theo giải trình.

Nếu có vướng mắc, đề nghị ông/bà liên hệ đến:

- Số điện thoại:……………….

- Địa chỉ:………………………

Xin chân thành cảm ơn sự hợp tác của ông/bà:

(Mẫu IV)

QUYẾT ĐỊNH CỦA CỤC TRƯỞNG CỤC THUẾ

VỀ VIỆC THOÁI TRẢ THUẾ THU NHẬP ĐỐI VỚI NGƯỜI CÓ THU NHẬP CAO

CỤC TRƯỞNG CỤC THUẾ

Căn cứ quy định của Pháp lệnh thuế thu nhập đối với người có thu nhập cao được sửa đổi;
Căn cứ Nghị định số 147/2004/NĐ-CP ngày 23/7/2004 của Chính phủ quy định chi tiết thi hành Pháp lệnh thuế thu nhập đối với người có thu nhập cao (được sửa đổi);
Căn cứ Thông tư số 81/2004/TT-BTC ngày 13/8/2004 của Bộ Tài chính hướng dẫn thi hành Nghị định số 147/2004/NĐ-CP ngày 23/7/2004 của Chính phủ quy định chi tiết thi hành Pháp lệnh thuế thu nhập đối với người có thu nhập cao (được sửa đổi); Thông tư số 12/2005/TT-BTC ngày 04/2/2005 của Bộ Tài chính sửa đổi, bổ sung một số điểm của Thông tư số 81/2004/TT-BTC nêu trên;
Căn cứ đề nghị của phòng thuế TNCN/Bộ phận quản lý thuế TNCN; đề nghị của ông/bà…… tại Đơn đề nghị thoái trả…….kèm theo hồ sơ đề nghị thoái trả thuế của ông/bà…….

QUYẾT ĐỊNH

Điều 1. Thoái trả lại cho ông/bà…………………….. mã số thuế:………………..

Số tiền thuế TNCN năm……là…………..đồng (ghi bằng chữ)…………………

Nội dung, lý do thoái trả thuế: căn cứ số liệu ông/bà………kê khai thuế năm……: Số thuế phải nộp:……… số thuế đã nộp:………………số thuế nộp thừa:……………..

Điều 2. Kho bạc Nhà nước tỉnh, thành phố…….. chịu trách nhiệm chi thoái trả thuế từ tài khoản tạm thu của Cục thuế……..cho ông/bà…….. theo quy định tại Điều 1 Quyết định này bằng tiền ……………………………………………………..

Điều 3. Quyết định này có hiệu lực thi hành từ ngày ký. Ông/bà……….; Trưởng phòng TNCN; Trưởng phòng……..và Trưởng phòng hành chính chịu trách nhiệm thi hành Quyết định này.

BẢNG THEO DÕI

TÌNH HÌNH THOÁI TRẢ THUẾ THU NHẬP CÁ NHÂN CỦA ÔNG/BÀ……….

1. Hồ sơ đề nghị thoái trả tiền thuế bao gồm:

2. Kiểm tra thủ tục hồ sơ:

3. Hồ sơ đã nhận đầy đủ thủ tục ngày……tháng…….năm 20….

4. Quyết định thoái trả thuế số………..ngày……tháng…….năm 20….

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
*******

Mẫu V

GIẤY ỦY QUYỀN

Tôi ..................................................... chức vụ ......................................................

Đơn vị ......................................................................................................................

Xin giới thiệu Ông (Bà) ..................................................................................................

Chứng minh nhân dân (hoặc hộ chiếu) số:…………. Cấp ngày:……………..tại ..............

Là người được tôi ủy quyền đến Cục thuế………………., để thay mặt tôi làm thủ tục thoái trả thuế TNCN và nhận tiền thuế được thoái trả của tôi.

Tôi hoàn toàn chịu trách nhiệm trước pháp luật về hồ sơ và các thủ tục thoái trả thuế của người được tôi ủy quyền đến làm việc với cơ quan thuế.