Quyết định 15/QĐ-UBND năm 2015 về Đề án giải quyết tài liệu tích đống của cơ quan, đơn vị tỉnh Long An giai đoạn 2015-2030

QUYẾT ĐỊNH

BAN HÀNH ĐỀ ÁN GIẢI QUYẾT TÀI LIỆU TÍCH ĐỐNG CỦA CÁC CƠ QUAN, ĐƠN VỊ TRONG TỈNH LONG AN GIAI ĐOẠN 2015-2030

ỦY BAN NHÂN DÂN TỈNH LONG AN

Căn cứ Luật tổ chức HĐND và UBND ngày 26/11/2003;

Căn cứ Luật lưu trữ ngày 11/11/2011;

Căn cứ Nghị định số 01/2013/NĐ-CP ngày 03/01/2013 của Chính phủ quy định chi tiết thi hành một số điều của Luật lưu trữ;

Căn cứ Thông tư số 03/2010/TT-BNV ngày 29/4/2010 của Bộ Nội vụ quy định định mức kinh tế - kỹ thuật chỉnh lý tài liệu giấy; và Thông tư số 12/2010/TT-BNV ngày 26/11/2010 của Bộ Nội vụ hướng dẫn phương pháp xác định đơn giá chỉnh lý tài liệu giấy;

Căn cứ Quyết định số 3020/QĐ-UBND ngày 10/9/2014 cùa UBND tỉnh phê duyệt Quy hoạch ngành Văn thư - Lưu trữ tỉnh Long An đến năm 2020, tầm nhìn đến năm 2030;

Căn cứ Quyết định số 3241/QĐ-UBND ngày 13/9/2013 của UBND tỉnh ban hành Danh mục các cơ quan, tổ chức cấp huyện thuộc nguồn nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ lịch sử tỉnh;

Theo đề nghị tại tờ trình số 907/TTr-SNV ngày 25/12/2014 của Giám đốc Sở Nội vụ,

QUYẾT ĐỊNH:

Điều 1. Ban hành kèm theo Quyết định này Đề án giải quyết tài liệu tích đống của các cơ quan, đơn vị trong tỉnh Long An giai đoạn 2015-2030.

Điều 2. Sở Nội vụ chịu trách nhiệm xây dựng kế hoạch cụ thể và chủ trì, phối hợp triển khai thực hiện Đề án này.

Điều 3. Chánh Văn phòng UBND tỉnh, Giám đốc Sở Nội vụ, Giám đốc Sở Tài chính, Thủ trưởng các Sở ngành tỉnh, Chủ tịch UBND các huyện, thị xã, thành phố và các cơ quan, đơn vị có liên quan thi hành quyết định này./.

ĐỀ ÁN

GIẢI QUYẾT TÀI LIỆU TÍCH ĐỐNG CỦA CÁC CƠ QUAN, ĐƠN VỊ TRONG TỈNH LONG AN GIAI ĐOẠN 2015 – 2030
(Ban hành kèm theo Quyết định số 15/QĐ-UBND ngày 05/01/2015 của Ủy ban nhân dân tỉnh Long An)

Phần I

SỰ CẦN THIẾT BAN HÀNH ĐỀ ÁN

I. CƠ SỞ THỰC TIỄN

1. Thực trạng:

a) Qua khảo sát thực tế tài liệu các Sở ngành tỉnh và UBND các huyện, thị xã, thành phố từ khi thành lập tỉnh đến năm 2013: tổng khối lượng tài liệu tích đống là 25.578,95 mét giá, đã chỉnh lý sơ bộ 4.912 mét giá chiếm 19.2%, còn tồn đọng chưa chỉnh lý tạm tính 20.666,95 mét giá chiếm 80.8 % (không bao gồm các đơn vị sự nghiệp, kinh tế và ngành dọc đóng trên địa bàn thuộc nguồn nộp lưu vào Lưu trữ lịch sử tỉnh); trong đó:

- Các Sở ngành (gọi chung là cơ quan cấp tỉnh) tính đến hết năm 2013: tài liệu gồm 4,525,95 mét giá, đã chỉnh lý sơ bộ 2.004 mét giá, chưa chỉnh lý 2.185,95 mét giá.

- Các huyện, thị xã, thành phố (gọi chung là cấp huyện) tính đến hết năm 2013: tài liệu gồm 21.389 mét giá, đã chỉnh lý sơ bộ 2.908 mét giá, chưa chỉnh lý 18.481 mét giá (chưa tính cấp xã).

b) Bảng số lượng tài liệu tích đống cụ thể của từng cơ quan, đơn vị như phụ lục 01 kèm theo.

2. Đánh giá thực trạng

Tài liệu chưa chỉnh lý chủ yếu còn trong tình trạng chất đống bó gói, chỉ một số ít cơ quan đã chỉnh lý đúng quy trình theo quy định của nhà nước như: Sở Y tế, Sở Tài nguyên và Môi trường, Ban Quản lý khu kinh tế tỉnh...

Thực trạng trên cho thấy nhiều năm qua công tác lưu trữ của tỉnh chưa được quan tâm đúng mức: một số cơ quan, đơn vị chưa có cán bộ lưu trữ chuyên trách, kinh phí dành cho công tác chỉnh lý tài liệu lưu trữ chưa được đưa vào dự toán ngân sách hàng năm hoặc chưa được bố trí đủ.

Sau 40 năm xây dựng và phát triển, tỉnh Long An đã đạt được nhiều thành tựu to lớn trên các lĩnh vực kinh tế, văn hóa, xã hội, quốc phòng, an ninh khoa học, công nghệ..., tất cả được ghi lại đầy đủ nhất trong tài liệu lưu trữ. Tuy nhiên, hiện nay khối tài liệu tồn đọng đang chất đống, bó gói đã và đang xuống cấp trầm trọng nhiều tài liệu bị rách thủng, giòn, mục, mờ chữ hoặc mất chữ, tài liệu giấy đã bị oxy hóa ở mức cao.

3. Nguyên nhân.

a) Tài liệu hình thành và tồn tại trong thời gian khá dài, được ghi bằng những phương pháp khác nhau như viết tay, đánh máy, hình ảnh, ghi âm... với các chất liệu ghi tin như giấy carbon, mực in, viết mực, viết chì... và lưu trữ trên các vật mang tin khác nhau như giấy, phim ảnh, băng và đĩa từ... trong đó giấy là phương tiện chủ yếu; mặt khác giấy được sử dụng để làm tài liệu cũng rất đa dạng phong phú về chủng loại như giấy làm từ gỗ, giấy pơ-luya, giấy scan... khác nhau về chất lượng, đã bị những tác động ảnh hưởng trực tiếp như: môi trường khí hậu, côn trùng phá hoại... nên phần lớn tài liệu đã bị xuống cấp, một bộ phận đáng kể đã và đang bị hư hỏng ở mức độ khác nhau.

b) Điều kiện bảo quản không đạt yêu cầu: trong nhiều năm qua, đa số các cơ quan, đơn vị khi xây dựng mới nơi làm việc chưa quan tâm xây dựng, bố trí kho bảo quản tài liệu lưu trữ hoặc bảo quản ở những kho tạm, phòng làm việc chật hẹp, ẩm thấp, không có đầy đủ các trang thiết bị bảo quản tối thiểu (cặp, hộp, kệ giá).

c) Thủ trưởng các cơ quan, đơn vị tuy có nhận thức về tầm quan trọng của công tác văn thư, lưu trữ nhưng chưa quan tâm nhiều và chỉ đạo sâu sát đối với công tác văn thư, lưu trữ.

d) Việc xử lý chuyên môn đối với tài liệu lưu trữ phần lớn chưa đạt yêu cầu về nghiệp vụ chuyên ngành, dẫn tới nguy cơ tiềm ẩn là nhiều tài liệu lưu trữ sẽ bị hủy hoại hoàn toàn. Hiện nay một số cơ quan, đơn vị đang có tài liệu lưu trữ bị xuống cấp mức độ nặng, cần phải xử lý ngay theo đúng quy định.

Nhằm loại bỏ những tài liệu không có giá trị, hết giá trị, đồng thời đưa vào bảo quản và lưu trữ những tài liệu có giá trị vĩnh viễn, lâu dài để phục vụ công tác xây dựng, phát triển kinh tế - xã hội, quốc phòng - an ninh của tỉnh thì việc xây dựng, ban hành Đề án giải quyết tài liệu tích đống của tỉnh trong giai đoạn 2015-2030 là hết sức cần thiết.

II. CƠ SỞ PHÁP LÝ

- Luật lưu trữ ngày 11/11/2011;

- Nghị định số 01/2013/NĐ-CP ngày 03/01/2013 của Chính phủ quy định chi tiết thi hành một số điều của Luật lưu trữ;

- Chỉ thị số 05/2007/CT-TTg ngày 02/3/2007 của Thủ tướng Chính phủ về việc tăng cường bảo vệ và phát huy giá trị tài liệu lưu trữ;

- Thông tư số 03/2010/TT-BNV ngày 29/4/2010 của Bộ Nội vụ quy định định mức kinh tế kỹ thuật chỉnh lý tài liệu giấy;

- Thông tư số 12/2010/TT-BNV ngày 26/11/2010 của Bộ Nội vụ hướng dẫn phương pháp xác định đơn giá chỉnh lý tài liệu giấy;

- Quyết định số 3241/QĐ-UBND ngày 13/9/2013 của UBND tỉnh ban hành Danh mục các cơ quan, tổ chức cấp huyện thuộc nguồn nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ lịch sử tỉnh;

- Quyết định số 3020/QĐ-UBND ngày 10/9/2014 của UBND tỉnh phê duyệt Quy hoạch ngành văn thư - lưu trữ tỉnh Long An đến năm 2020, tầm nhìn đến năm 2030.

- Văn bản số 3318/UBND-TH ngày 03/10/2014 của UBND tỉnh về chủ trương xây dựng Đề án giải quyết tài liệu tích đống.

Phần II

MỤC TIÊU, NHIỆM VỤ, GIẢI PHÁP GIẢI QUYẾT TÀI LIỆU TÍCH ĐỐNG GIAI ĐOẠN 2015-2030

I. MỤC TIÊU.

Giải quyết dứt điểm tài liệu tích đống của các Sở ngành tỉnh và UBND các huyện, thị xã, thành phố, bắt đầu từ năm 2015 và kết thúc năm 2030, nhằm bảo vệ an toàn và sử dụng có hiệu quả tài liệu lưu trữ theo quy định của pháp luật, phục vụ phát triển kinh tế - xã hội, quốc phòng - an ninh trên địa bàn tỉnh.

II. NHIỆM VỤ VÀ GIẢI PHÁP.

1. Nhiệm vụ

a) Phân loại, chỉnh lý, xác định giá trị tài liệu lưu trữ tại các cơ quan, đơn vị trên địa bàn tỉnh, thống kê và sắp xếp khoa học, bảo quản an toàn phục vụ khai thác, sử dụng đúng theo quy định.

b) Thực hiện các biện pháp kỹ thuật nhằm kéo dài tuổi thọ tài liệu đối với các phông tài liệu có giá trị lớn, có tần số khai thác sử dụng cao đang có nguy cơ xuống cấp trầm trọng.

c) Nâng cao vai trò, trách nhiệm của người đứng đầu cơ quan, đơn vị và cán bộ, công chức, viên chức, thực hiện nghiêm túc lập hồ sơ công việc và nộp lưu hồ sơ vào lưu trữ hiện hành hàng năm theo quy định.

d) Từng bước xây dựng, hoàn thiện hệ thống công cụ thống kê tra cứu truyền thông và hệ thống cơ sở dữ liệu điện tử để quản lý, khai thác, sử dụng tài liệu liệu trữ đạt hiệu quả cao.

2. Giải pháp:

a) Thủ trưởng các cơ quan, đơn vị cấp tỉnh, cấp huyện thuộc nguồn nộp lưu tài liệu vào Lưu trữ lịch sử lập kế hoạch thực hiện chỉnh lý dứt điểm số tài liệu tồn đọng từ lúc hình thành đến năm 2013.

b) Thủ trưởng các cơ quan, đơn vị chỉ đạo, kiểm tra lập hồ sơ công việc của cán bộ, công chức, viên chức thuộc quyền quản lý, hàng năm thực hiện giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ hiện hành của cơ quan, đơn vị theo quy định.

c) Thủ trưởng các cơ quan, đơn vị chịu trách nhiệm tổ chức lựa chọn những tài liệu có giá trị để giao nộp vào Lưu trữ lịch sử và tiêu hủy tài liệu hết giá trị theo hướng dẫn của Sở Nội vụ.

Phần III

KINH PHÍ VÀ LỘ TRÌNH THỰC HIỆN

I. KINH PHÍ

1. Kinh phí thực hiện được cấp từ ngân sách nhà nước theo phân cấp quản lý ngân sách hiện hành.

2. Đơn giá chỉnh lý 01 mét giá tài liệu chưa chỉnh lý (tài liệu rời lẻ, tài liệu đã lập hồ sơ sơ bộ) thực hiện theo Thông tư số 03/2010/TT-BNV ngày 29/4/2010 của Bộ Nội vụ quy định định mức kinh tế - kỹ thuật chỉnh lý tài liệu giấy Thông tư số 12/2010/TT-BNV ngày 26/11/2010 của Bộ Nội vụ hướng dẫn phương pháp xác định đơn giá chỉnh lý tài liệu giấy; cụ thể:

a) Đơn giá chỉnh lý tài liệu giấy = đơn giá tiền lương các bước thực hiện chỉnh lý tài liệu rời lẽ, tài liệu đã lập hồ sơ sơ bộ + đơn giá vật tư, văn phòng phẩm.

b) Đơn giá tiền lương được áp dụng mức lương cơ bản thay đổi từng thời kỳ theo quy định của nhà nước đối với 23 bước công việc.

c) Đơn giá vật tư, văn phòng phẩm được tính theo đơn giá thị trường tại thời điểm thực hiện chỉnh lý tài liệu.

d) Hệ số phức tạp:

- Đối với tài liệu HĐND, UBND cấp tỉnh hệ số phức tạp là 1,0.

- Đối với tài liệu HĐND, UBND cấp huyện hệ số phức tạp là 0,9.

- Đối với các Sở ngành cấp tỉnh hệ số phức tạp là 0,8.

đ) Đơn giá năm 2013:

- Hệ số phức tạp 1.0: tài liệu rời lẽ = 5.789.925 đồng/mét; tài liệu đã lập hồ sơ sơ bộ = 5.137.539 đồng/mét (mức lương cơ bản là 1.050.000 đồng + đơn giá vật tư, văn phòng phẩm là 813.500 đồng/mét).

- Hệ số phức tạp 0,9: tài liệu rời lẽ = 6.024.432 đồng/mét; tài liệu đã lập hồ sơ sơ bộ = 5.437.285 đồng/mét.

- Hệ số phức tạp 0,8: tài liệu rời lẽ = 5.445.440 đồng/mét; tài liệu đã lập hồ sơ sơ bộ = 4.923.531 đồng/mét.

3. Tổng kinh phí tính theo đơn giá năm 2013: 148.919.657.760 đồng (Một trăm bốn mươi tám tỷ, chín trăm mười chín triệu, sáu trăm năm mươi bảy ngàn, bảy trăm sáu mươi đồng)

III. LỘ TRÌNH

1. Triển khai thực hiện Đề án theo 03 giai đoạn:

- Giai đoạn I: năm 2015 - 2020

- Giai đoạn II: năm 2021 - 2025

- Giai đoạn III. Năm 2026 - 2030

2. Các cơ quan, đơn vị thực hiện từng năm như phụ lục 02 kèm theo.

Phần IV

TỔ CHỨC THỰC HIỆN

1. Sở Nội vụ chủ trì, phối hợp triển khai thực hiện Đề án, đồng thời theo dõi, kiểm tra đôn đốc, sơ kết từng giai đoạn, báo cáo UBND tỉnh.

2. Sở Tài chính cân đối ngân sách, hướng dẫn các cơ quan, đơn vị dự trù kinh phí để thực hiện theo tiến độ.

3. Thủ trưởng các Sở ngành tỉnh, Chủ tịch UBND các huyện, thị xã, thành phố lập kế hoạch hàng năm để chỉnh lý dứt điểm số tài liệu tồn đọng của cơ quan, đơn vị theo Đề án này.

4. Đối với tài liệu từ năm 2014 trở về sau, các cơ quan, đơn vị thực hiện nghiêm túc công tác lập hồ sơ công việc và lưu trữ hồ sơ, tài liệu theo đúng quy định, tránh tình trạng tích đống, bảo quản không tốt ./.

PHỤ LỤC 01

BẢNG SỐ LƯỢNG TÀI LIỆU TÍCH ĐỐNG
(Ban hành kèm theo Quyết định số 15/QĐ-UBND ngày 05/01/2015 của Ủy ban nhân dân tỉnh Long An)

PHỤ LỤC 02

THỰC HIỆN ĐỀ ÁN GIẢI QUYẾT TÀI LIỆU TÍCH ĐỐNG
(Ban hành kèm theo Quyết định số 15/QĐ-UBND ngày 05/01/2015 của Ủy ban nhân dân tỉnh Long An)

I. GIAI ĐOẠN 1: 2015 - 2020

II. GIAI ĐOẠN 2: 2021 – 2025

III. GIAI ĐOẠN 3: 2026 - 2030