Quyết định 1785/QĐ-UBND năm 2014 phê duyệt Đề án Giải quyết tài liệu tích đống của cơ quan, tổ chức trên địa bàn tỉnh Vĩnh Long giai đoạn 2015 - 2019

QUYẾT ĐỊNH

PHÊ DUYỆT ĐỀ ÁN GIẢI QUYẾT TÀI LIỆU TÍCH ĐỐNG CỦA CÁC CƠ QUAN, TỔ CHỨC TRÊN ĐỊA BÀN TỈNH VĨNH LONG GIAI ĐOẠN 2015 - 2019

CHỦ TỊCH UỶ BAN NHÂN DÂN TỈNH VĨNH LONG

Căn cứ Luật Tổ chức Hội đồng nhân dân và Uỷ ban nhân dân ngày 26/11/2003;

Căn cứ Luật Lưu trữ số 01/2011/QH13 ngày 11 tháng 11 năm 2011;

Căn cứ Chỉ thị số 05/2007/CT-TTg ngày 02 tháng 3 năm 2007 của Thủ tướng Chính phủ về việc tăng cường bảo vệ và phát huy giá trị tài liệu lưu trữ;

Căn cứ Thông tư số 09/2011/TT-BNV ngày 03/6/2011 của Bộ Nội vụ quy định thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu hình thành phổ biến trong hoạt động của các cơ quan, tổ chức;

Căn cứ Thông tư số 13/2011/TT-BNV ngày 24/10/2011 của Bộ Nội vụ quy định thời hạn bảo quản tài liệu hình thành trong hoạt động của Uỷ ban nhân dân các tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương;

Căn cứ Công văn số 283/VTLTNN-NVTW ngày 19/5/2004 của Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước về việc ban hành bảng hướng dẫn chỉnh lý tài liệu hành chính;

Căn cứ Thông tư số 03/2010/TT-BNV ngày 29/4/2010 của Bộ Nội vụ quy định định mức kinh tế kỹ thuật chỉnh lý tài liệu giấy;

Căn cứ Thông tư số 12/2010/TT-BNV ngày 26/11/2010 của Bộ Nội vụ về việc hướng dẫn phương pháp xác định đơn giá chỉnh lý tài liệu giấy;

Căn cứ Hướng dẫn liên ngành số 1238/HDLN-STC-SNV ngày 09/12/2011 của liên ngành Sở Tài chính - Sở Nội vụ về việc hướng dẫn đơn giá chỉnh lý tài liệu giấy;

Căn cứ Công văn số 944/STC-HCSN ngày 08/10/2014 của Sở Tài chính về việc thẩm định Đề án Giải quyết tài liệu tích đống của cơ quan, tổ chức trên địa bàn tỉnh Vĩnh Long giai đoạn 2015 - 2019;

Xét Tờ trình số 354/TTr-SNV-VTLT ngày 03 tháng 11 năm 2014 của Sở Nội vụ tỉnh Vĩnh Long,

QUYẾT ĐỊNH:

Điều 1. Phê duyệt Đề án Giải quyết tài liệu tích đống của các cơ quan, tổ chức trên địa bàn tỉnh Vĩnh Long giai đoạn 2015 - 2019 (Kèm theo Đề án số 284/ĐA-SNV, ngày 03/11/2014 của Giám đốc Sở Nội vụ).

Điều 2. Trách nhiệm phối hợp triển khai thực hiện Đề án:

1. Giám đốc Sở Nội vụ triển khai các cơ quan cấp tỉnh, cấp huyện, cấp xã có tài liệu tích đống tổ chức thực hiện Đề án nêu ở Điều 01 Quyết định này; chỉ đạo Chi cục trưởng Chi cục Văn thư - Lưu trữ tỉnh kiểm tra đôn đốc, hướng dẫn về chuyên môn nghiệp vụ để chỉnh lý hoàn chỉnh và lựa chọn những hồ sơ, tài liệu có giá trị bảo quản vĩnh viễn giao nộp vào lưu trữ lịch sử tỉnh theo quy định của pháp luật về lưu trữ.

2. Theo nội dung danh mục Đề án được duyệt, thủ trưởng các cơ quan lập dự toán kế hoạch kinh phí hàng năm theo phân kỳ của Đề án để cơ quan tài chính xem xét trình cấp có thẩm quyền phê duyệt triển khai thực hiện.

3. Giám đốc Sở Tài chính bố trí kinh phí từ nguồn ngân sách tỉnh cho các cơ quan cấp tỉnh (nêu trong Đề án) theo kế hoạch dự toán kinh phí hàng năm để xử lý khối tài liệu tích đống từng giai đoạn ghi trong Đề án đã được duyệt.

4. Chủ tịch UBND các huyện, thị xã, thành phố có kế hoạch phân bổ kinh phí hàng năm cho các cơ quan, tổ chức cấp mình và Uỷ ban nhân dân cấp xã để chỉnh lý, sắp xếp tài liệu tích đống của địa phương mình.

Điều 3. Chánh Văn phòng UBND tỉnh, Giám đốc Sở Nội vụ, Sở Tài chính, thủ trưởng các cơ quan, tổ chức có tên trong đề án, Chủ tịch Uỷ ban nhân dân các huyện, thị xã, thành phố chịu trách nhiệm thi hành Quyết định này.

Quyết định có hiệu lực kể từ ngày ký./.

ĐỀ ÁN

"GIẢI QUYẾT TÀI LIỆU TÍCH ĐỐNG'' CỦA CƠ QUAN, TỔ CHỨC TRÊN ĐỊA BÀN TỈNH VĨNH LONG GIAI ĐOẠN 2015 - 2019
(Ban hành kèm theo Quyết định số 1785/QĐ-UBND, ngày 01/12/2014 của Chủ tịch UBND tỉnh Vĩnh Long)

Công tác lưu trữ ra đời do sự đòi hỏi khách quan đối với việc bảo quản và tổ chức sử dụng tài liệu. Đảng, Nhà nước ta rất quan tâm đến công tác lưu trữ, luôn coi công tác lưu trữ là một mắc xích không thể thiếu trong bộ máy quản lý nhà nước, đồng thời là một trong những mặt hoạt động rất quan trọng của Nhà nước nói chung. Ngày nay, những yêu cầu mới của công tác quản lý nhà nước, quản lý xã hội, công tác lưu trữ ngày càng có vai trò đặc biệt quan trọng đối với các lĩnh vực của đời sống xã hội và kiến thiết quốc gia.

Tài liệu lưu trữ chứa đựng thông tin quá khứ, có tính lịch sử, phản ánh toàn bộ lịch sử hình thành, phát triển cũng như đời sống chính trị, kinh tế, văn hoá, xã hội an ninh quốc phòng…của địa phương, khối tài liệu này đã, đang và sẽ góp phần quan trọng trong sự nghiệp xây dựng và bảo vệ Tổ quốc nói chung, cũng như việc phát triển về mọi mặt kinh tế xã hội của tỉnh nhà. Tài liệu lưu trữ không chỉ là bằng chứng không gì thay thế đã ghi lại quá trình hoạt động của cơ quan, tổ chức và cá nhân, phản ánh trung thực từng thời khắc lịch sử quan trọng trong bảo vệ và xây dựng chính quyền. Tài liệu lưu trữ có tính chính xác cao, là thông tin cấp I, do Nhà nước thống nhất quản lý, được Nhà nước đăng ký, bảo quản, khai thác, sử dụng theo quy định của pháp luật về lưu trữ.

Với ý nghĩa và vai trò quan trọng của tài liệu lưu trữ và đặc biệt là tiềm năng về thông tin quá khứ và thông tin dự báo của chúng mà việc tổ chức tốt công tác lưu trữ sẽ cung cấp kịp thời các thông tin cần thiết trong hoạt động quản lý xây dựng nên một nền công vụ hoạt động mang tính hiện đại, thông suốt có hệ thống, nâng cao năng suất, chất lượng, hiệu quả và đây cũng là những mục tiêu, yêu cầu của cải cách nền hành chính nhà nước ở nước ta hiện nay. Với tầm quan trọng và giá trị đặc biệt đó, tài liệu lưu trữ phải được lựa chọn, sắp xếp và bảo quản theo quy định của pháp luật.

Để đưa công tác lưu trữ của tỉnh đi vào nền nếp, góp phần bảo quản an toàn, phát huy giá trị tài liệu lưu trữ. Sở Nội vụ xây dựng Đề án Giải quyết tài liệu tích đống của cơ quan, tổ chức trên địa bàn tỉnh Vĩnh Long giai đoạn từ 2015 - 2019 để trình Chủ tịch Uỷ ban nhân dân tỉnh phê duyệt.

Phần I

THỰC TRẠNG CÔNG TÁC LƯU TRỮ VÀ CƠ SỞ XÂY DỰNG ĐỀ ÁN

I. THỰC TRẠNG CÔNG TÁC LƯU TRỮ TÀI LIỆU CỦA TỈNH HIỆN NAY:

1. Về thực trạng:

Thực trạng công tác văn thư, lưu trữ trên địa bàn tỉnh Vĩnh Long nhiều năm qua tuy đã có chuyển biến tích cực đặc biệt là Uỷ ban nhân dân tỉnh đã phê duyệt Đề án giải quyết tài liệu tích đống giai đoạn từ 2007-2010, thực hiện Chỉ thị số 05/2007/CT-TTg ngày 02/3/2007 về việc tăng cường bảo vệ và phát huy giá trị tài liệu lưu trữ, Chỉ thị số 06/CT-UBND ngày 07/5/2012 của Uỷ ban nhân dân tỉnh về việc tăng cường chỉ đạo, quản lý và tổ chức thực hiện công tác văn thư, lưu trữ tỉnh Vĩnh Long và nhiều văn bản khác hướng dẫn về hoạt động nghiệp vụ lưu trữ, từ đó công tác văn thư, lưu trữ trên địa bàn tỉnh Vĩnh Long đã có những chuyển biến tích cực và đạt được nhiều kết quả đáng ghi nhận.

Công tác quản lý Nhà nước đã được tập trung thống nhất với việc thực hiện Nghị định số 13/2008/NĐ-CP ngày 04/02/2008 của Chính phủ quy định tổ chức các cơ quan chuyên môn thuộc Uỷ ban nhân dân tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương; Nghị định số 14/2008/NĐ-CP ngày 04/02/2008 của Chính phủ quy định tổ chức các cơ quan chuyên môn thuộc Uỷ ban nhân dân quận, huyện, thành phố thuộc tỉnh; chức năng quản lý nhà nước về văn thư, lưu trữ được giao về Sở Nội vụ và Phòng Nội vụ các huyện, thị xã, thành phố chuyển Trung tâm Lưu trữ tỉnh từ trực thuộc Văn phòng Uỷ ban nhân dân tỉnh về Sở Nội vụ quản lý và tiếp tục thực hiện nhiệm vụ theo Nghị định số 24/2014/NĐ-CP ngày 04/4/2014 của Chính phủ quy định tổ chức các cơ quan chuyên môn thuộc Uỷ ban nhân dân tỉnh thành phố trực thuộc Trung ương. Thông tư số 02/2010/TT-BNV ngày 28/4/2010 của Bộ Nội vụ về việc hướng dẫn chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và tổ chức của tổ chức văn thư, lưu trữ Bộ, cơ quan ngang Bộ, cơ quan thuộc Chính phủ và Uỷ ban nhân dân các cấp. Trong 5 năm qua Chi cục Văn thư - Lưu trữ đã giúp Sở Nội vụ tham mưu cho Uỷ ban nhân dân tỉnh và Sở Nội vụ ban hành các văn bản chỉ đạo, hướng dẫn nhằm quản lý thống nhất về mặt chuyên môn, nghiệp vụ công tác văn thư, lưu trữ trên địa bàn tỉnh. Cho thấy công tác nghiệp vụ lưu trữ có nhiều chuyển biến như: Các cơ quan, tổ chức trên địa bàn tỉnh đã quan tâm đến việc bố trí cán bộ đúng chuyên môn nghiệp vụ làm công tác văn thư, lưu trữ, bước đầu đầu tư kinh phí mua sắm trang thiết bị phục vụ công tác lưu trữ; chủ động bố trí phòng, kho lưu trữ cơ bản đáp ứng được yêu cầu bảo quản tài liệu lưu trữ; hàng năm nhiều cơ quan, tổ chức đã có kế hoạch triển khai việc thu thập, bổ sung, phân loại, xác định giá trị tài liệu, chỉnh lý khoa học tài liệu lưu trữ, phục vụ tốt nhu cầu khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ của các tổ chức và cá nhân khi có yêu cầu.

Tuy nhiên, việc thực hiện nhiệm vụ quản lý nhà nước về công tác văn thư, lưu trữ từ tỉnh đến huyện, xã còn hạn chế. Một số lãnh đạo cơ quan, tổ chức chưa nhận thức đầy đủ tầm quan trọng của công tác lưu trữ vì vậy tài liệu ở cơ quan, tổ chức chưa được lập thành hồ sơ công việc, chỉnh lý, sắp xếp khoa học, dẫn đến số lượng tài liệu tồn đọng ngày càng lớn nhất là tài liệu cấp huyện, cấp xã đang có nguy cơ xuống cấp, hư hỏng nghiêm trọng. Nhiều tài liệu đóng bao, bó gói bị mối mọt, côn trùng làm hư hại, không có khả năng khôi phục, không có phòng kho để bảo quản mà để rải rác tại các phòng chuyên môn không tập trung vào lưu trữ cơ quan để quản lý có những đơn vị tài liệu được để nơi cầu thang và bị thấm nước khi có mưa, nước ngập... công tác lưu trữ ở nhiều cơ quan, đơn vị chưa được quan tâm đúng mức, dẫn đến khối lượng tài liệu tồn đọng ngày càng lớn, nguy cơ tài liệu lưu trữ bị hư hỏng, thất lạc, mất mát ngày càng cao.

Trong những năm qua việc bố trí cán bộ làm công tác văn thư, lưu trữ ở hầu hết các ngành, các cấp tuy có quan tâm nhưng vẫn còn thiếu về số lượng, yếu về chuyên môn, đặc biệt là lưu trữ chuyên trách; công tác đào tạo bồi dưỡng nghiệp vụ cũng hạn chế, phần lớn cán bộ chuyên môn chưa lập được hồ sơ công việc do mình theo dõi phụ trách. Từ đó công tác lưu trữ chưa được thực hiện theo quy định và tài liệu lưu trữ ngày càng tích đống thêm. Tài liệu lưu trữ của tỉnh Vĩnh Long chủ yếu được hình thành từ sau ngày giải phóng thống nhất đất nước năm 1975, tài liệu tại thời điểm này tình trạng vật lý rất kém, chất lượng giấy thấp, chữ mờ, tài liệu ngày càng bị hư hỏng theo thời gian. Khối tài liệu từ khi tách tỉnh năm 1992 trở lại đây cũng đang có nguy cơ bị hư hỏng, có rất nhiều nguyên nhân nhưng nguyên nhân chính vẫn là do chưa được phân loại sắp xếp và điều kiện bảo quản tài liệu lưu trữ không đảm bảo nhất là tài liệu cấp huyện và cấp xã.

Tại các nguồn nộp lưu vào Lưu trữ lịch sử, công tác bảo quản còn rất nhiều hạn chế, chỉ có một số lượng tài liệu được chỉnh lý theo Đề án giải quyết tài liệu tích đống giai đoạn 2007 - 2010 đã được lập hồ sơ hoàn chỉnh và bảo quản tốt tại Chi cục Văn thư - Lưu trữ, còn lại một số lượng lớn đang được lưu giữ tại cơ quan, tổ chức cấp tỉnh và cấp huyện, cấp xã phần lớn tài liệu còn rời lẻ, tích đống, đóng bao và để trong các tủ, kho tạm, không được bảo quản đúng theo quy định. Theo số liệu khảo sát tại các nguồn nộp lưu cấp tỉnh, cấp huyện và cấp xã thì khối lượng tài liệu tồn đọng chưa được chỉnh lý còn rất nhiều hiện đã có 4.048 mét. Trong đó có 1.526 mét tài liệu cấp tỉnh, 1.623 mét tài liệu cấp huyện và 899 mét tài liệu cấp xã theo thống kê của các đơn vị.

Tài liệu lưu trữ nói trên chủ yếu là tài liệu trên nền giấy, các loại tài liệu khác như phim, ảnh, băng đĩa và các chất liệu khác là rất ít và được bảo quản tại các cơ quan, đơn vị có đặc thù riêng như Đài Phát thanh và Truyền hình, Bảo hiểm xã hội ...

Trong nhiều năm qua, tài liệu phải bảo quản ở những kho tạm, chật hẹp, ẩm thấp, không có đủ các trang thiết bị bảo quản tối thiểu theo quy định hiện hành của Nhà nước. Cùng với những nguyên nhân như môi trường, khí hậu, điều kiện bảo quản không đáp ứng yêu cầu. Phần lớn tài liệu còn tồn đọng hiện nay đã bị xuống cấp, một bộ phận đáng kể đã bị hư hỏng hoặc đang bị hư hỏng ở mức độ khác nhau. Ngoài những nguyên nhân khách quan, còn do khó khăn về kinh phí, nguồn nhân lực nên các công việc xử lý nghiệp vụ lưu trữ mới chỉ thực hiện ở mức độ rất hạn chế, một số ít tài liệu được phân loại, sắp xếp sơ bộ và công cụ tra cứu chủ yếu là sổ đăng ký văn bản đi, đến.

Nhìn chung tình trạng vật lý cũng như tình trạng xử lý nghiệp vụ của phần lớn tài liệu hiện bảo quản tại các cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu tài liệu vào Lưu trữ lịch sử chưa đạt yêu cầu. Thực trạng đó đã gây không ít khó khăn lớn đối với công tác quản lý và phục vụ yêu cầu khai thác, sử dụng tài liệu của xã hội mà còn dẫn tới nguy cơ tiềm tàng là nhiều tài liệu có giá trị cao sẽ bị hư hỏng theo thời gian. Trước thực trạng này nếu không được sự quan tâm đầu tư kịp thời, đúng mức thì chỉ trong một thời gian không xa nữa, tài liệu lưu trữ của tỉnh sẽ bị hư hỏng, không thể khôi phục được.

2. Về nguyên nhân:

Tài liệu hình thành với thời gian tồn tại khá dài, những nguyên nhân trực tiếp ảnh hưởng như: Môi trường khí hậu, các loại côn trùng phá hoại, điều kiện bảo quản không đáp ứng yêu cầu, phần lớn tài liệu đã bị xuống cấp, một bộ phận đáng kể đã và đang bị hư hỏng ở mức độ khác nhau như bản viết tay, đánh máy chữ, in Ronéo, hình ảnh, ghi âm, với các chất liệu ghi tin như mực viết, chì, giấy, mực in và lưu trữ trên các vật mang tin khác nhau như giấy, phim ảnh và băng đĩa từ. Trong đó giấy là phương tiện chủ yếu. Đồng thời giấy được sử dụng để làm tài liệu cũng rất đa dạng, phong phú về chủng loại như giấy làm từ rơm rạ, bã mía, giấy pơ-luya, giấy can...và rất khác nhau về chất lượng.

Ngoài những nguyên nhân khách quan do lịch sử để lại, trong nhiều năm qua, phần lớn các cơ quan xây dựng mới không quan tâm bố trí xây dựng kho bảo quản tài liệu lưu trữ bảo quản ở những kho tạm hoặc phòng làm việc chật hẹp, ẩm thấp, không có đầy đủ các trang thiết bị bảo quản tối thiểu (cặp, hộp, kệ…)

Để củng cố công tác lưu trữ của tỉnh đi vào nền nếp cần phải chỉnh lý khoa học tài liệu lưu trữ nhằm loại bỏ những tài liệu không có giá trị hoặc hết giá trị; đồng thời đưa vào bảo quản và lưu trữ những tài liệu có giá trị vĩnh viễn để phục vụ công tác thực tiễn của các cơ quan, tổ chức góp phần xây dựng phát triển kinh tế - xã hội, an ninh - quốc phòng và nhiều lĩnh vực khoa học khác của tỉnh. Đáp ứng kịp thời nhu cầu nghiên cứu lịch sử của xã hội và theo Luật Lưu trữ hiện hành thì việc ban hành Đề án "Giải quyết tài liệu tích đống'' của cơ quan, tổ chức trên địa bàn tỉnh Vĩnh Long giai đoạn năm 2015 - 2019 là hết sức cần thiết.

II. CƠ SỞ PHÁP LÝ XÂY DỰNG ĐỀ ÁN:

- Luật Lưu trữ số 01/2011/QH13 ngày 11 tháng 11 năm 2011;

- Nghị định số 01/2013/NĐ-CP ngày 03/01/2013 của Chính phủ quy định chi tiết thi hành một số điều của Luật Lưu trữ;

- Chỉ thị số 05/2007/CT-TTg ngày 02 tháng 3 năm 2007 của Thủ tướng Chính phủ về việc tăng cường bảo vệ và phát huy giá trị tài liệu lưu trữ;

- Quyết định số 579/QĐ-BNV ngày 27/6/2012 của Bộ Nội vụ phê duyệt quy hoạch ngành Văn thư - Lưu trữ đến năm 2020 tầm nhìn đến năm 2030;

- Thông tư số 09/2011/TT-BNV ngày 03/6/2011 của Bộ Nội vụ quy định thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu hình thành phổ biến trong hoạt động của các cơ quan, tổ chức;

- Thông tư số 13/2011/TT-BNV ngày 24/10/2011 của Bộ Nội vụ quy định thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu hình thành trong hoạt động của Uỷ ban nhân dân các tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương;

- Thông tư số 14/2011/TT-BNV ngày 08/11/2011 của Bộ Nội vụ quy định quản lý hồ sơ, tài liệu hình thành trong hoạt động của Hội đồng nhân dân và Uỷ ban nhân dân xã phường, thị trấn;

- Công văn số 283/VTLTNN-NVTW ngày 19/5/2004 của Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước về việc ban hành bảng hướng dẫn chỉnh lý tài liệu hành chính;

- Thông tư số 03/2010/TT-BNV ngày 29/4/2010 của Bộ Nội vụ quy định định mức kinh tế kỹ thuật chỉnh lý tài liệu giấy;

- Chỉ thị số 06/CT-UBND ngày 07/5/2012 của Chủ tịch Uỷ ban nhân dân tỉnh về việc tăng cường chỉ đạo và tổ chức thực hiện công tác văn thư, lưu trữ tỉnh Vĩnh Long;

- Thông tư số 12/2010/TT-BNV ngày 26/11/2010 của Bộ Nội vụ về việc hướng dẫn phương pháp xác định đơn giá chỉnh lý tài liệu giấy;

- Hướng dẫn Liên ngành số 1238/HDLN-STC-SNV ngày 09/12/2011 của Sở Tài chính - Sở Nội vụ tỉnh Vĩnh Long Hướng dẫn về việc đơn giá chỉnh lý tài liệu giấy.

Phần II

MỤC TIÊU, PHẠM VI NHIỆM VỤ, GIẢI PHÁP THỰC HIỆN

I. MỤC TIÊU:

1. Mục tiêu chung:

Giải quyết dứt điểm số lượng tài liệu tích đống giai đoạn từ năm 2010 trở về trước của các sở, ban ngành và các cơ quan đơn vị trong tỉnh (riêng cấp xã từ khi hình thành đến năm 2010) là việc làm hết sức cần thiết nhằm bảo vệ an toàn và sử dụng có hiệu quả tài liệu lưu trữ, nhằm nâng cao vai trò trách nhiệm của cơ quan nhà nước, các tổ chức chính trị xã hội, tổ chức kinh tế và mọi công dân phải chấp hành nghiêm Luật Lưu trữ đối với việc bảo vệ, quản lý và sử dụng tài liệu lưu trữ quốc gia phục vụ cho công tác xây dựng, phát triển kinh tế - xã hội, an ninh - quốc phòng, nghiên cứu lịch sử trên địa bàn tỉnh.

2. Mục tiêu cụ thể:

- Tổ chức phân loại khoa học, xác định giá trị, lựa chọn, bảo quản an toàn để nâng tuổi thọ tài liệu, phục vụ việc khai thác, sử dụng tài liệu tại các cơ quan, đơn vị trên địa bàn tỉnh.

- Hình thành nguyên tắc trong việc quản lý tài liệu lưu trữ một cách nghiêm túc, bắt buộc cán bộ, công chức, viên chức phải lập hồ sơ công việc và nộp lưu hồ sơ vào Lưu trữ cơ quan hàng năm.

- Xây dựng hoàn thiện hệ thống công cụ thống kê tra cứu truyền thống và hệ thống cơ sở dữ liệu thông tin cấp II để quản lý và phục vụ khai thác, sử dụng tài liệu.

- Cải thiện trang thiết bị và phương tiện kỹ thuật phục vụ cho các hoạt động nghiệp vụ về lưu trữ nhất là phương tiện bảo quản tài liệu lưu trữ.

II. PHẠM VI CỦA ĐỀ ÁN:

1. Đối tượng:

Các cơ quan, tổ chức cấp tỉnh, cấp huyện thuộc nguồn nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ lịch sử và cấp xã.

2. Thời gian:

- Thời gian thực hiện Đề án: Từ năm 2015 - 2019;

- Thời gian của tài liệu: Từ năm 2010 trở về trước.

3. Cơ quan thực hiện:

- Cơ quan chủ trì: Chi cục Văn thư - Lưu trữ tỉnh.

- Cơ quan phối hợp: Các cơ quan, đơn vị thuộc nguồn nộp lưu hồ sơ, tài liệu lưu trữ vào Lưu trữ lịch sử tỉnh và Phòng Nội vụ cấp huyện, Uỷ ban nhân dân cấp xã.

III. GIẢI PHÁP THỰC HIỆN:

Để thực hiện tốt công tác lưu trữ và giải quyết số lượng tài liệu tích đống như đã nêu tại Đề án trong thời gian tới các cơ quan, tổ chức cần phải tổ chức các công việc cụ thể như sau:

1. Giải pháp trước mắt:

- Thủ trưởng các cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu tài liệu vào Lưu trữ lịch sử tỉnh tập trung chỉ đạo việc thống kê số lượng, thành phần tài liệu lưu trữ của cơ quan, tổ chức mình để chỉnh lý hoàn chỉnh dứt điểm số lượng tài liệu tích đống chưa được sắp xếp chỉnh lý trong các năm qua.

- Chủ tịch Uỷ ban nhân dân cấp huyện chỉ đạo Phòng Nội vụ, Văn phòng thống kê (đối với cấp xã), thu thập tài liệu từ các nguồn nộp lưu cấp huyện và cấp xã để chuẩn bị cho chỉnh lý hết khối lượng tài liệu tích đống theo thời gian quy định của Đề án này.

- Thời gian thực hiện từ năm 2015 - 2019.

- Kinh phí để giải quyết khối tài liệu tồn đọng của tỉnh do ngân sách tỉnh cấp cụ thể như sau:

+ Đối với cơ quan, tổ chức cấp tỉnh lập dự trù kinh phí trình cấp có thẩm quyền quyết định;

+ Đối với các cơ quan, tổ chức cấp huyện và cấp xã Chủ tịch Uỷ ban nhân dân cấp huyện, phải phân bổ kinh phí hàng năm để giải quyết tài liệu tích đống của địa phương mình theo Đề án.

+ Đối với các cơ quan, tổ chức không hưởng ngân sách của tỉnh phải dành khoản kinh phí hợp lý để giải quyết tài liệu tích đống của cơ quan, tổ chức mình và chọn lọc những hồ sơ tài liệu có giá trị bảo quản vĩnh viễn đã đến và quá hạn nộp lưu nộp vào Lưu trữ lịch sử tỉnh theo quy định của Luật Lưu trữ.

2. Giải pháp lâu dài:

- Thủ trưởng các cơ quan, tổ chức các cấp kiên quyết chỉ đạo, kiểm tra việc lập hồ sơ công việc của cán bộ công chức, hàng năm phải thực hiện việc giao nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan theo quy định của pháp luật về lưu trữ và đưa vào tiêu chuẩn xét thi đua hoàn thành công việc hàng năm. Tuyệt đối không để tồn đọng tài liệu không được sắp xếp chỉnh lý ở cơ quan, tổ chức mình, chấp hành nghiêm Luật Lưu trữ và các văn bản chỉ đạo hướng dẫn của Trung ương, của tỉnh về chuyên môn nghiệp vụ lưu trữ.

- Lãnh đạo phải quan tâm đúng mức việc bố trí kinh phí để phục vụ cho công tác lưu trữ, mua sắm trang thiết bị, sửa chữa, nâng cấp phòng, kho để bảo quản, bảo vệ an toàn tài liệu lưu trữ.

- Phân công công chức, viên chức đảm bảo tiêu chuẩn chuyên môn nghiệp vụ theo dõi phụ trách công tác văn thư, lưu trữ, có kế hoạch đào tạo nâng cao trình độ đáp ứng tốt nhiệm vụ được giao.

- Hàng năm chỉ đạo việc kiểm tra chọn lọc những tài liệu có giá trị giao nộp vào Lưu trữ lịch sử theo quy định và thực hiện việc tiêu huỷ tài liệu hết giá trị theo hướng dẫn của Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước và của Lưu trữ lịch sử tỉnh.

3. Những công việc cụ thể:

Việc phân loại, chỉnh lý xác định giá trị tài liệu, thống kê, bảo quản an toàn và phục vụ sử dụng có hiệu quả tài liệu lưu trữ triển khai thực hiện còn rất hạn chế. Lý do cơ bản là phần lớn các tài liệu mà các cơ quan, tổ chức đang quản lý ở dưới dạng bó gói, vừa nhiều về khối lượng, vừa phong phú về nội dung, vừa đa dạng về thể loại. Muốn quản lý được chặt chẽ tài liệu và sử dụng có hiệu quả thì khối tài liệu đó phải được phân loại, chỉnh lý, xác định giá trị tài liệu, thống kê và sắp xếp khoa học. Công việc này đòi hỏi phải đầu tư rất nhiều công sức, thời gian và kinh phí, phải có đội ngũ công chức, viên chức lưu trữ có chuyên môn nghiệp vụ vững vàng và có kinh nghiệm trong công tác chỉnh lý tài liệu.

Nội dung cụ thể các bước chỉnh lý được quy định tại Công văn số 283/VTLTNN-NVTW ngày 19/5/2004 của Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước về việc ban hành bảng hướng dẫn chỉnh lý tài liệu hành chính; Quyết định số 128/QĐ-VTLTNN ngày 01/6/2009 của Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước về ban hành quy trình "Chỉnh lý tài liệu giấy" theo tiêu chuẩn TCVN 9001-2000, bao gồm:

Bước 1. Giao nhận tài liệu (Biên bản giao nhận tài liệu).

Bước 2. Vận chuyển tài liệu đến địa điểm chỉnh lý.

Bước 3. Vệ sinh sơ bộ đến từng tập tài liệu.

Bước 4. Khảo sát và biên soạn các văn bản hướng dẫn chỉnh lý.

- Kế hoạch chỉnh lý

- Nghiên cứu chọn phương án chỉnh lý và hệ thống hoá tài liệu

- Viết Lịch sử đơn vị hình thành phông và Lịch sử phông

- Hướng dẫn xác định giá trị tài liệu

- Hướng dẫn phân loại, lập hồ sơ

Bước 5. Phân loại tài liệu theo hướng dẫn

Bước 6. Lập hồ sơ hoặc chỉnh sửa, hoàn thiện hồ sơ, kết hợp với xác định giá trị tài liệu theo hướng dẫn lập hồ sơ.

a) Lập hồ sơ đối với tài liệu chưa được lập hồ sơ

- Tập hợp tài liệu theo đặc trưng chủ yếu thành hồ sơ;

- Viết tiêu đề hồ sơ;

- Sắp xếp các văn bản bên trong hồ sơ, loại ra những văn bản trùng thừa và hết giá trị về mọi phương diện;

- Xác định thời hạn bảo quản cho hồ sơ.

b) Chỉnh sửa, hoàn thiện hồ sơ đối với tài liệu đã được lập hồ sơ nhưng chưa đạt yêu cầu.

Kiểm tra việc lập hồ sơ theo những nội dung công việc quy định tại Điểm a và tiến hành chỉnh sửa, hoàn thiện đối với những hồ sơ chưa đạt yêu cầu.

* Đối với các hồ sơ được giữ lại bảo quản có thời hạn:

Bước 7. Biên mục phiếu tin.

Bước 8. Kiểm tra, chỉnh sửa việc lập hồ sơ và việc biên mục phiếu tin.

Bước 9. Hệ thống hoá phiếu tin theo phương án phân loại.

Bước 10. Hệ thống hoá hồ sơ theo phiếu tin.

Bước 11. Biên mục hồ sơ:

a) Đánh số tờ cho tài liệu có thời hạn bảo quản từ 20 năm trở lên.

b) Viết mục lục văn bản đối với hồ sơ có thời hạn bảo quản vĩnh viễn.

c) Viết bìa hồ sơ và chứng từ kết thúc.

Bước 12. Kiểm tra và chỉnh sửa việc biên mục hồ sơ.

Bước 13. Đánh số chính thức cho hồ sơ vào trường số 3 của phiếu tin và lên bìa hồ sơ.

Bước 14. Vệ sinh tài liệu, tháo bỏ ghim kẹp, làm phẳng và đưa tài liệu vào bìa hồ sơ.

Bước 15. Đưa hồ sơ vào hộp (cặp).

Bước 16. Viết và dán nhãn hộp (cặp).

Bước 17. Vận chuyển tài liệu vào kho, xếp lên giá, kệ.

Bước 18. Giao nhận tài liệu sau chỉnh lý (Biên bản giao, nhận tài liệu).

Bước 19. Nhập phiếu tin vào cơ sở dữ liệu.

Bước 20. Kiểm tra, chỉnh sửa việc nhập phiếu tin.

Bước  21. Lập mục lục hồ sơ:

a) Viết lời nói đầu

b) Lập các bản tra cứu bổ trợ

c) Tập hợp dữ liệu và in mục lục hồ sơ từ cơ sở dữ liệu (03 bộ)

Đóng quyển mục lục hồ sơ (03 bộ)

Bước 22. Xử lý tài liệu loại:

a) Sắp xếp, bó gói, thống kê, lập danh mục tài liệu loại

b) Viết thuyết minh tài liệu loại

Bước 23. Kết thúc chỉnh lý:

a) Hoàn chỉnh và bàn giao hồ sơ Phông

b) Viết báo cáo tổng kết chỉnh lý

c) Tổ chức họp rút kinh nghiệm

Phần III

KINH PHÍ VÀ LỘ TRÌNH THỰC HIỆN

I. KINH PHÍ:

Đơn giá chỉnh lý tài liệu thực hiện theo Hướng dẫn Liên ngành số 1238/HDLN.STC-SNV ngày 09/12/2011 của liên ngành Sở Tài chính - Sở Nội vụ "Về việc hướng dẫn đơn giá chỉnh lý tài liệu giấy" cụ thể:

- Tổng dự toán kinh phí để chỉnh lý cho 4.048 mét tài liệu với tổng số tiền là:

13.803.680.000 đồng (mười ba tỷ, tám trăm lẻ ba triệu sáu trăm tám mươi ngàn đồng) * Cấp tỉnh: 1.526 mét x 3.410.000đ/1mét = 5.203.660.000 đồng (năm tỷ, hai trăm lẻ ba triệu, sáu trăm sáu mươi ngàn đồng)

* Cấp huyện: 1.623 mét x 3.410.000đ/1mét = 5.534.430.000 đồng (năm tỷ, năm trăm ba mươi bốn triệu, bốn trăm ba mươi ngàn đồng)

* Cấp xã: 899 mét x 3.410.000đ/1mét = 3.065.590.000 đồng (ba tỷ, không trăm sáu mươi lăm triệu, năm trăm chín mươi ngàn đồng)

Riêng các cơ quan, đơn vị không hưởng ngân sách tỉnh phải sử dụng kinh phí của đơn vị để chỉnh lý tài liệu tồn đọng là 951mét x 3.410.000đ/1mét = 3.242.910.000 đồng (Ba tỷ, hai trăm bốn mươi hai triệu, chín trăm mười ngàn đồng).

II. LỘ TRÌNH THỰC HIỆN:

Đề án được thực hiện trong các năm từ 2015 - 2019

Tổng số mét tài liệu là: 4.999 mét chia cho 5 năm = 999,8 mét/ 1 năm

Trong đó: 6 cơ quan, đơn vị không thuộc ngân sách tỉnh cấp có 951 mét tài liệu thì Lãnh đạo các cơ quan tự sắp xếp thời gian hợp lý và bố trí kinh phí để chỉnh lý sắp xếp hồ sơ tài liệu của cơ quan mình, kịp thời chọn lọc những tài liệu có giá trị giao nộp vào Lưu trữ lịch sử tỉnh theo quy định cụ thể:

Dự kiến thời gian thực hiện chỉnh lý tài liệu từ năm 2015 đến năm 2019 với khối lượng tài liệu và kinh phí từng năm của cấp tỉnh cụ thể như sau:

Dự kiến thời gian thực hiện chỉnh lý tài liệu từ năm 2015 đến năm 2019 với khối lượng tài liệu và kinh phí từng năm của cấp huyện, cấp xã cụ thể như sau:

Phần IV

TỔ CHỨC THỰC HIỆN

1. Trách nhiệm của các cơ quan, đơn vị:

a) Thủ trưởng các cơ quan cấp tỉnh thuộc nguồn nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ lịch sử tập trung chỉ đạo việc thống kê số lượng, thành phần tài liệu của cơ quan, đơn vị mình; tổ chức triển khai thực hiện phối hợp với Chi cục Văn thư - Lưu trữ lập kế hoạch chỉnh lý hoàn chỉnh dứt điểm số lượng tài liệu tích đống chưa được sắp xếp, chỉnh lý trong các năm qua.

b) Chi cục Văn thư - Lưu trữ chịu trách nhiệm hướng dẫn về chuyên môn nghiệp vụ và có trách nhiệm quản lý, giám sát chất lượng chỉnh lý tài liệu tại các cơ quan, đơn vị bảo đảm thống nhất, đúng quy định về chuyên môn kỹ thuật chỉnh lý khoa học tài liệu lưu trữ.

2. Tổ chức quản lý nguồn kinh phí:

a) Hàng năm căn cứ Đề án này các cơ quan, đơn vị căn cứ kế hoạch được duyệt chủ động lập kế hoạch ngân sách cho công tác chỉnh lý tài liệu vào chi phí nghiệp vụ chuyên môn của ngành, để Sở Tài chính cấp kinh phí chỉnh lý tài liệu tích đống và kinh phí mua sắm trang thiết bị để bảo quản tài liệu sau chỉnh lý.

b) Riêng đối với các cơ quan không hưởng ngân sách tỉnh đóng trên địa bàn tỉnh, đề nghị cơ quan hàng năm lập kế hoạch, dự trù kinh phí chỉnh lý tài liệu tích đống của cơ quan mình để tiến hành chỉnh lý; đảm bảo xử lý hết khối lượng tài liệu tích đống. Đồng thời quan tâm hơn nữa đến công tác bảo quản, bảo vệ an toàn tài liệu để phát huy giá trị của tài liệu lưu trữ.

c) Đối với Uỷ ban nhân dân cấp huyện, cấp xã, Chủ tịch Uỷ ban nhân dân cấp huyện phân bổ kinh phí và chỉ đạo việc thu thập tài liệu của cấp huyện và tài liệu cấp xã, để tổ chức chỉnh lý dứt điểm khối lượng tài liệu tích đống theo Đề án này.

d) Việc quyết toán chỉ được thực hiện sau khi có thẩm định của Chi cục Văn thư - Lưu trữ về chất lượng và kỹ thuật chỉnh lý tài liệu đạt yêu cầu theo quy định của pháp luật về nghiệp vụ lưu trữ.

Phần V

GIẢI PHÁP THỰC HIỆN VÀ KIẾN NGHỊ

1. Uỷ ban nhân dân tỉnh chỉ đạo các sở, ban ngành và địa phương cần kiên quyết quán triệt, kiểm tra việc thực hiện lập hồ sơ công việc của cán bộ, công chức, viên chức; hàng năm phải thực hiện giao nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan theo quy định và đưa tiêu chí hoàn thành việc lập hồ sơ công việc thành tiêu chuẩn xét thi đua hoàn thành nhiệm vụ hàng năm.

2. Uỷ ban nhân dân tỉnh chỉ đạo các cơ quan, đơn vị phải thực hiện việc bố trí kinh phí chỉnh lý tài liệu, mua sắm trang thiết bị, sửa chữa nâng cấp phòng, kho lưu trữ để bảo quản, bảo vệ an toàn tài liệu lưu trữ.

3. Tuyển dụng mới hoặc đào tạo, bồi dưỡng, nâng cao chuyên môn nghiệp vụ cho công chức, viên chức làm công tác văn thư, lưu trữ, chuẩn hoá nghiệp vụ để đáp ứng tốt yêu cầu của công việc.

4. Các cơ quan, đơn vị trên địa bàn tỉnh phải bố trí công chức, viên chức có chuyên môn nghiệp vụ làm công tác văn thư, lưu trữ; thực hiện nghiêm túc việc chỉnh lý tài liệu lưu trữ hàng năm tại cơ quan theo đúng quy định, xem đó là nhiệm vụ chuyên môn thường xuyên của đơn vị. Từ sau năm kết thúc Đề án, Uỷ ban nhân dân tỉnh không bổ sung kinh phí hỗ trợ các đơn vị đã được phê duyệt trong Đề án Thực hiện công tác chỉnh lý tài liệu tích đống.

5. Lưu trữ lịch sử tỉnh, Lưu trữ cấp huyện, Lưu trữ của các cơ quan, tổ chức cấp tỉnh cần xây dựng Quy chế khai thác sử dụng tài liệu; xây dựng công cụ tra cứu khoa học phục vụ công tác tra tìm tài liệu. Mặt khác cần tích cực có biện pháp tuyên truyền, giới thiệu về công tác lưu trữ cũng như vai trò của tài liệu lưu trữ đối với hoạt động quản lý nhà nước và phục vụ xã hội.

6. Các cơ quan, đơn vị và địa phương cần thực hiện nghiêm Luật Lưu trữ, Chỉ thị số 05/2007/CT-TTg ngày 02/3/2007 của Thủ tướng Chính phủ về việc tăng cường bảo vệ và phát huy giá trị tài liệu lưu trữ và Chỉ thị số 06/CT-UBND ngày 07/5/2012 của Uỷ ban nhân dân tỉnh về việc tăng cường chỉ đạo, quản lý và tổ chức thực hiện công tác văn thư, lưu trữ tỉnh Vĩnh Long.

7. Các cơ quan, đơn vị sau khi được cấp kinh phí có trách nhiệm sử dụng kinh phí được cấp đúng mục đích.

Tóm lại Đề án "Giải quyết tài liệu tích đống'' của cơ quan, tổ chức trên địa bàn tỉnh Vĩnh Long giai đoạn 2015 - 2019 có ý nghĩa thiết thực góp phần quan trọng trong việc quản lý, bảo quản an toàn và tổ chức sử dụng có hiệu quả tài liệu lưu trữ quốc gia, phục vụ sự nghiệp xây dựng và bảo vệ Tổ quốc, chấm dứt tình trạng tài liệu lưu trữ không được quản lý bị mục nát theo thời gian, là động lực thúc đẩy phát triển sự nghiệp lưu trữ theo hướng hiện đại hoá, đáp ứng ngày càng tốt hơn nhu cầu nghiên cứu tài liệu lưu trữ của tổ chức, cá nhân và của toàn xã hội./.