Chỉ thị 12/CT-UBND năm 2015 giải quyết tài liệu tồn đọng, tích đống của cơ quan, tổ chức, địa phương tỉnh Thừa Thiên Huế

CHỈ THỊ

VỀ VIỆC GIẢI QUYẾT TÀI LIỆU TỒN ĐỌNG, TÍCH ĐỐNG CỦA CÁC CƠ QUAN, TỔ CHỨC, ĐỊA PHƯƠNG TRÊN ĐỊA BÀN TỈNH THỪA THIÊN HUẾ

Thực hiện Chỉ thị số 41/2013/CT-UBND ngày 30 tháng 10 năm 2013 của Ủy ban nhân dân tỉnh về việc tăng cường công tác quản lý, lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ lưu trữ; Ủy ban nhân dân tỉnh đã phê duyệt Đề án chỉnh lý và số hóa mẫu tài liệu lưu trữ góp phần giải quyết tình trạng tài liệu tích đống, bó gói hiện nay tại một số cơ quan, tổ chức, địa phương.

Tuy nhiên, qua kiểm tra, khối lượng tài liệu tồn đọng tại các cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu tài liệu vào Lưu trữ lịch sử tỉnh vẫn còn rất lớn, chưa được sắp xếp, bảo quản đúng theo quy định của Nhà nước; tình trạng tài liệu bị thất thoát, mất mát, hư hỏng vẫn còn xảy ra ở các cơ quan, tổ chức, địa phương.

Để giải quyết dứt điểm tình trạng tài liệu còn tồn đọng của các cơ quan, tổ chức, địa phương trên địa bàn tỉnh; thực hiện nghiêm các quy định của Luật Lưu trữ và các văn bản pháp luật khác có liên quan; đưa công tác lập hồ sơ, giao nộp hồ sơ, công tác chỉnh lý tài liệu trở thành nền nếp trong hoạt động của các cơ quan, tổ chức và trở thành trách nhiệm hàng ngày của mỗi một cán bộ, công chức, viên chức, Ủy ban nhân dân tỉnh yêu cầu:

1. Thủ trưởng các cơ quan chuyên môn, đơn vị sự nghiệp thuộc Ủy ban nhân dân tỉnh; Chủ tịch Ủy ban nhân dân các huyện, thị xã và thành phố Huế; các cơ quan, đơn vị thuộc nguồn nộp lưu vào lưu trữ lịch sử tỉnh:

a) Tăng cường công tác tuyên truyền, phổ biến pháp luật về lưu trữ và các văn bản pháp luật có liên quan cho đội ngũ cán bộ, công chức, viên chức để nâng cao nhận thức và thực hiện tốt công tác lưu trữ, cụ thể:

- Tổ chức triển khai và thực hiện nghiêm Luật Lưu trữ, Nghị định số 01/2013/NĐ-CP ngày 03 tháng 01 năm 2013 của Chính phủ quy định chi tiết thi hành một số điều của Luật Lưu trữ; Chỉ thị số 15/CT-TTg ngày 22 tháng 5 năm 2012 của Thủ tướng Chính phủ về việc tăng cường sử dụng văn bản điện tử trong hoạt động của cơ quan nhà nước; bảo đảm tất cả hồ sơ, tài liệu lưu trữ đều có có cơ sở dữ liệu điện tử và đưa vào lưu trữ theo đúng quy định của Nhà nước.

- Thực hiện nghiêm túc Chỉ thị số 41/2013/CT-UBND ngày 30 tháng 10 năm 2013 của Ủy ban nhân dân tỉnh về việc tăng cường công tác quản lý lập hồ sơ và nộp hồ sơ lưu trữ; bảo đảm tất cả cán bộ, công chức, viên chức của các cơ quan, tổ chức khi thực hiện nhiệm vụ được giao phải biết lập hồ sơ, chỉnh lý và giao nộp tài liệu vào lưu trữ cơ quan đúng quy định và không để phát sinh tài liệu tồn đọng chưa được chỉnh lý.

b) Tiến hành việc rà soát, thu thập, thống kê số lượng hồ sơ, tài liệu của cơ quan, tổ chức, nhằm có cơ sở để xây dựng kế hoạch cụ thể đối với công tác chỉnh lý và bảo quản tài liệu lưu trữ. Dự toán kinh phí và lập báo cáo, đề xuất kiến nghị đối với cơ quan cấp trên xem xét, hỗ trợ. Giải quyết triệt để khối lượng tài liệu tồn đọng đang được bảo quản tại các cơ quan, tổ chức.

c) Bố trí cán bộ chuyên trách làm công tác văn thư, lưu trữ phải có trình độ chuyên môn nghiệp vụ theo đúng quy định của Nhà nước và ổn định lâu dài.

d) Bố trí kho lưu trữ có diện tích phù hợp; trang bị đầy đủ các phương tiện, bảo đảm cho công tác bảo quản tài liệu và công tác phòng cháy, chữa cháy theo đúng quy định của Nhà nước.

đ) Lãnh đạo các cơ quan, tổ chức có trách nhiệm quản lý công tác lưu trữ của cơ quan nhằm nâng cao hiệu quả việc thu thập, quản lý, bảo quản và sử dụng tài liệu lưu trữ, ban hành quy chế về công tác lưu trữ của cơ quan, tổ chức.

e) Tăng cường kiểm tra công tác văn thư, lưu trữ tại các cơ quan, tổ chức, Ủy ban nhân dân các xã, phường, thị trấn trên địa bàn.

2. Sở Nội vụ:

a) Tiếp tục nghiên cứu, tham mưu đề xuất Ủy ban nhân dân tỉnh ban hành các văn bản hướng dẫn; tổ chức tập huấn, bồi dưỡng nghiệp vụ văn thư, lưu trữ tại các cơ quan, tổ chức, địa phương. Hướng dẫn giúp đỡ các cơ quan trong việc thu thập và chỉnh lý, bảo quản những tài liệu có giá trị; tổng hợp khối lượng hồ sơ, tài liệu còn tồn đọng tại các cơ quan, tổ chức, địa phương.

b) Thường xuyên tổ chức các đợt thanh tra, kiểm tra để phát hiện và hướng dẫn các cơ quan, tổ chức, địa phương trong việc xử lý tài liệu tích đống, bó gói; phối hợp khảo sát và tổng hợp số liệu cụ thể tài liệu chưa sắp xếp, chỉnh lý hiện nay tại các cơ quan, tổ chức, địa phương.

c) Thực hiện chế độ báo cáo định kỳ kết quả thực hiện Chỉ thị cho Ủy ban nhân dân tỉnh để sớm có biện pháp xử lý.

3. Sở Tài chính:

a) Tiếp tục thẩm định dự án và bố trí kinh phí cho các đơn vị còn lại trong Đề án chỉnh lý và số hóa mẫu tài liệu lưu trữ đã được UBND tỉnh phê duyệt.

b) Xem xét bố trí kinh phí trong dự toán ngân sách hàng năm cho các cơ quan, tổ chức để thực hiện tốt công tác văn thư, lưu trữ; đầu tư kho lưu trữ và trang thiết bị trong việc sử dụng, số hóa văn bản và lưu trữ tài liệu của cơ quan.

4. Sở Thông tin và Truyền thông:

a) Tham mưu cho Ủy ban nhân dân tỉnh ban hành các văn bản quy phạm pháp luật về hướng dẫn nghiệp vụ quản lý, sử dụng văn bản điện tử; số hóa và lưu trữ văn bản điện tử; xây dựng phần mềm ứng dụng trong công tác văn thư, lưu trữ và sử dụng thống nhất trong hoạt động của các cơ quan, tổ chức.

b) Phối hợp với Sở Nội vụ tổ chức tập huấn nghiệp vụ và kiểm tra việc thực hiện ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác lưu trữ tại các cơ quan, tổ chức, báo cáo kết quả thực hiện về Ủy ban nhân dân tỉnh.

Nhận được Chỉ thị này, Ủy ban nhân dân tỉnh yêu cầu Thủ trưởng các cơ quan chuyên môn, đơn vị sự nghiệp thuộc UBND tỉnh; các cơ quan, đơn vị thuộc nguồn nộp lưu vào lưu trữ lịch sử tỉnh; Chủ tịch UBND các huyện, thị xã và thành phố thực hiện nghiêm túc và báo cáo UBND tỉnh kết quả theo quy định./.