Quyết định 1445/QĐ-TCT năm 2015 về Quy trình thí điểm Quản lý hoá đơn điện tử có mã xác thực của cơ quan thuế do Tổng cục trưởng Tổng cục Thuế ban hành

QUYẾT ĐỊNH

VỀ VIỆC BAN HÀNH QUY TRÌNH THÍ ĐIỂM QUẢN LÝ HÓA ĐƠN ĐIỆN TỬ CÓ MÃ XÁC THỰC CỦA CƠ QUAN THUẾ

TỔNG CỤC TRƯỞNG TỔNG CỤC THUẾ

Căn cứ Luật Quản lý thuế, Luật sửa đổi bổ sung một số điều của Luật Quản lý thuế, Luật thuế và các văn bản hướng dẫn thi hành;

Căn cứ Quyết định số 115/2009/QĐ-TTg ngày 28/9/2009 của Thủ tướng Chính phủ quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Tổng cục Thuế trực thuộc Bộ Tài chính;

Căn cứ Quyết định số 106/QĐ-BTC ngày 14/01/2010 của Bộ trưởng Bộ Tài chính quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của các Vụ, Văn phòng thuộc Tổng cục Thuế;

Căn cứ Quyết định số 108/QĐ-BTC ngày 14/01/2010 của Bộ trưởng Bộ Tài chính quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Cục Thuế trực thuộc Tổng cục Thuế;

Căn cứ Quyết định số 503/QĐ-TCT ngày 29/3/2010 của Tổng cục trưởng Tổng cục Thuế quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Chi cục Thuế trực thuộc Cục Thuế và chức năng, nhiệm vụ của các Đội thuế thuộc Chi cục Thuế;

Căn cứ Quyết định số 1209/QĐ-BTC ngày 23/06/2015 của Bộ trưởng Bộ Tài chính về việc thí điểm sử dụng hóa đơn điện tử có mã xác thực của cơ quan thuế;

Theo đề nghị của Vụ trưởng Vụ Quản lý thuế Doanh nghiệp lớn, Cục trưởng Cục Công nghệ Thông tin thuộc Tổng cục Thuế,

QUYẾT ĐỊNH:

Điều 1. Ban hành kèm theo Quyết định này Quy trình thí điểm Quản lý hóa đơn điện tử có mã xác thực của cơ quan thuế.

Điều 2. Quyết định này có hiệu lực thi hành kể từ ngày ký. Thủ trưởng các Vụ, Đơn vị tương đương thuộc và trực thuộc Tổng cục Thuế; Cục trưởng Cục Thuế thành phố Hà Nội và thành phố Hồ Chí Minh chịu trách nhiệm thi hành quyết định này./.

QUY TRÌNH

THÍ ĐIỂM QUẢN LÝ HÓA ĐƠN ĐIỆN TỬ CÓ MÃ XÁC THỰC CỦA CƠ QUAN THUẾ
(Ban hành kèm theo Quyết định số 1445/QĐ-TCT ngày 06/8/2015 của Tổng cục trưởng Tổng cục Thuế)

Phần I

QUY ĐỊNH CHUNG

I. MỤC ĐÍCH

Quy trình thí điểm Quản lý hóa đơn điện tử có mã xác thực của cơ quan thuế nhằm đảm bảo theo dõi, quản lý doanh nghiệp thực hiện các thủ tục đăng ký, tạo, phát hành và sử dụng hóa đơn điện tử có mã xác thực của cơ quan thuế theo đúng quy định; đồng thời hướng dẫn, hỗ trợ công chức thuế, cơ quan thuế trong việc thực hiện nhiệm vụ quản lý thuế theo quy định của Luật Quản lý thuế, Luật Giao dịch điện tử và các văn bản hướng dẫn thi hành Luật.

II. PHẠM VI ÁP DỤNG VÀ CÁC BỘ PHẬN THAM GIA THỰC HIỆN QUY TRÌNH

- Quy trình này áp dụng cho cơ quan thuế các cấp: Tổng cục Thuế, Cục Thuế TP Hà Nội và Cục Thuế TP Hồ Chí Minh trong việc quản lý hóa đơn điện tử có mã xác thực của cơ quan thuế trong giai đoạn thí điểm.

- Bộ phận tuyên truyền hỗ trợ: Phòng Tuyên truyền - Hỗ trợ người nộp thuế thuộc Cục Thuế; Đội Tuyên truyền và Hỗ trợ người nộp thuế thuộc Chi cục Thuế.

- Bộ phận kiểm tra thuế: Phòng Kiểm tra thuế thuộc Cục Thuế; Đội Kiểm tra thuế thuộc Chi cục Thuế.

- Bộ phận tin học: Phòng Tin học thuộc Cục Thuế; Bộ phận tin học thuộc Đội Kê khai - Kế toán thuế và tin học thuộc Chi cục Thuế.

- Bộ phận ấn chỉ: Phòng quản lý Ấn chỉ và Phòng Quản trị Tài vụ thuộc Cục Thuế; Đội Hành chính - Nhân sự - Tài vụ - Ấn chỉ thuộc Chi cục Thuế.

QUYẾT ĐỊNH

VỀ VIỆC BAN HÀNH QUY TRÌNH THÍ ĐIỂM QUẢN LÝ HÓA ĐƠN ĐIỆN TỬ CÓ MÃ XÁC THỰC CỦA CƠ QUAN THUẾ

TỔNG CỤC TRƯỞNG TỔNG CỤC THUẾ

Căn cứ Luật Quản lý thuế, Luật sửa đổi bổ sung một số điều của Luật Quản lý thuế, Luật thuế và các văn bản hướng dẫn thi hành;

Căn cứ Quyết định số 115/2009/QĐ-TTg ngày 28/9/2009 của Thủ tướng Chính phủ quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Tổng cục Thuế trực thuộc Bộ Tài chính;

Căn cứ Quyết định số 106/QĐ-BTC ngày 14/01/2010 của Bộ trưởng Bộ Tài chính quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của các Vụ, Văn phòng thuộc Tổng cục Thuế;

Căn cứ Quyết định số 108/QĐ-BTC ngày 14/01/2010 của Bộ trưởng Bộ Tài chính quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Cục Thuế trực thuộc Tổng cục Thuế;

Căn cứ Quyết định số 503/QĐ-TCT ngày 29/3/2010 của Tổng cục trưởng Tổng cục Thuế quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Chi cục Thuế trực thuộc Cục Thuế và chức năng, nhiệm vụ của các Đội thuế thuộc Chi cục Thuế;

Căn cứ Quyết định số 1209/QĐ-BTC ngày 23/06/2015 của Bộ trưởng Bộ Tài chính về việc thí điểm sử dụng hóa đơn điện tử có mã xác thực của cơ quan thuế;

Theo đề nghị của Vụ trưởng Vụ Quản lý thuế Doanh nghiệp lớn, Cục trưởng Cục Công nghệ Thông tin thuộc Tổng cục Thuế,

QUYẾT ĐỊNH:

Điều 1. Ban hành kèm theo Quyết định này Quy trình thí điểm Quản lý hóa đơn điện tử có mã xác thực của cơ quan thuế.

Điều 2. Quyết định này có hiệu lực thi hành kể từ ngày ký. Thủ trưởng các Vụ, Đơn vị tương đương thuộc và trực thuộc Tổng cục Thuế; Cục trưởng Cục Thuế thành phố Hà Nội và thành phố Hồ Chí Minh chịu trách nhiệm thi hành quyết định này./.

QUY TRÌNH

THÍ ĐIỂM QUẢN LÝ HÓA ĐƠN ĐIỆN TỬ CÓ MÃ XÁC THỰC CỦA CƠ QUAN THUẾ
(Ban hành kèm theo Quyết định số 1445/QĐ-TCT ngày 06/8/2015 của Tổng cục trưởng Tổng cục Thuế)

Phần I

QUY ĐỊNH CHUNG

I. MỤC ĐÍCH

Quy trình thí điểm Quản lý hóa đơn điện tử có mã xác thực của cơ quan thuế nhằm đảm bảo theo dõi, quản lý doanh nghiệp thực hiện các thủ tục đăng ký, tạo, phát hành và sử dụng hóa đơn điện tử có mã xác thực của cơ quan thuế theo đúng quy định; đồng thời hướng dẫn, hỗ trợ công chức thuế, cơ quan thuế trong việc thực hiện nhiệm vụ quản lý thuế theo quy định của Luật Quản lý thuế, Luật Giao dịch điện tử và các văn bản hướng dẫn thi hành Luật.

II. PHẠM VI ÁP DỤNG VÀ CÁC BỘ PHẬN THAM GIA THỰC HIỆN QUY TRÌNH

- Quy trình này áp dụng cho cơ quan thuế các cấp: Tổng cục Thuế, Cục Thuế TP Hà Nội và Cục Thuế TP Hồ Chí Minh trong việc quản lý hóa đơn điện tử có mã xác thực của cơ quan thuế trong giai đoạn thí điểm.

- Bộ phận tuyên truyền hỗ trợ: Phòng Tuyên truyền - Hỗ trợ người nộp thuế thuộc Cục Thuế; Đội Tuyên truyền và Hỗ trợ người nộp thuế thuộc Chi cục Thuế.

- Bộ phận kiểm tra thuế: Phòng Kiểm tra thuế thuộc Cục Thuế; Đội Kiểm tra thuế thuộc Chi cục Thuế.

- Bộ phận tin học: Phòng Tin học thuộc Cục Thuế; Bộ phận tin học thuộc Đội Kê khai - Kế toán thuế và tin học thuộc Chi cục Thuế.

- Bộ phận ấn chỉ: Phòng quản lý Ấn chỉ và Phòng Quản trị Tài vụ thuộc Cục Thuế; Đội Hành chính - Nhân sự - Tài vụ - Ấn chỉ thuộc Chi cục Thuế.

III. GIẢI THÍCH TỪ NGỮ

- Hóa đơn điện tử có mã xác thực của cơ quan thuế (sau đây được gọi là hóa đơn xác thực) là hóa đơn điện tử được cơ quan thuế cấp mã xác thực và số hóa đơn xác thực qua hệ thống cấp mã xác thực hóa đơn của Tổng cục Thuế.

- ICA: Phần mềm lập hóa đơn cho doanh nghiệp.

- LHD: Phần mềm lập hóa đơn riêng của doanh nghiệp.

- VAN: Phần mềm xử lý hóa đơn của Tổng cục Thuế.

- ICC: Phần mềm cấp mã xác thực hóa đơn của Tổng cục Thuế.

- ICE: Phần mềm khai thác hóa đơn xác thực.

- ICS: Hệ thống cấp mã xác thực hóa đơn của Tổng cục Thuế. Hệ thống ICS bao gồm: Phần mềm lập hóa đơn cho doanh nghiệp (ICA), Phần mềm xử lý hóa đơn của Tổng cục Thuế (VAN), Phần mềm khai thác hóa đơn xác thực (ICE), Phần mềm cấp mã xác thực hóa đơn của Tổng cục Thuế (ICC).

Phần II

NỘI DUNG QUY TRÌNH

I. QUẢN LÝ ĐĂNG KÝ SỬ DỤNG HÓA ĐƠN XÁC THỰC CỦA DOANH NGHIỆP

1. Lựa chọn doanh nghiệp tham gia thí điểm

Bộ phận tuyên truyền, hỗ trợ người nộp thuế chủ trì, phối hợp với các bộ phận tuyên truyền, quảng bá lợi ích của việc sử dụng hóa đơn xác thực cho doanh nghiệp; vận động doanh nghiệp đăng ký tham gia sử dụng hóa đơn xác thực.

Bộ phận kiểm tra tại cơ quan thuế thực hiện:

- Tập hợp danh sách các doanh nghiệp tự nguyện tham gia thí điểm.

- Tập hợp danh sách các doanh nghiệp rủi ro về thuế.

- Rà soát các doanh nghiệp theo điều kiện quy định tại Điều 4, Điều 10 và Điều 16 Quyết định số 1209/QĐ-BTC ngày 23/06/2015 của Bộ Tài chính về việc thí điểm sử dụng hóa đơn điện tử có mã xác thực của cơ quan Thuế.

- Lựa chọn doanh nghiệp có đủ điều kiện theo tiêu chí lựa chọn của Tổng cục Thuế, chuyển Bộ phận kiểm tra được giao nhiệm vụ làm đầu mối trình Cục trưởng Cục Thuế phê duyệt danh sách doanh nghiệp tham gia triển khai thí điểm.

- Thông báo cho doanh nghiệp đã được lựa chọn.

- Chủ trì, phối hợp với Bộ phận ấn chỉ hướng dẫn, đôn đốc doanh nghiệp được lựa chọn thực hiện đăng ký sử dụng hóa đơn xác thực.

2. Tiếp nhận, xử lý đăng ký sử dụng hóa đơn xác thực của doanh nghiệp

2.1. Tiếp nhận đăng ký sử dụng hóa đơn xác thực của doanh nghiệp

Phần mềm Xử lý hóa đơn của Tổng cục Thuế (VAN) cho phép doanh nghiệp truy cập để đăng ký sử dụng hóa đơn xác thực theo Mẫu số 01/ĐK-HĐXT ban hành kèm theo Quyết định số 1209/QĐ-BTC ngày 23/06/2015 của Bộ Tài chính về việc thí điểm sử dụng hóa đơn điện tử có mã xác thực của cơ quan thuế.

Phần mềm xử lý hóa đơn của Tổng cục Thuế thực hiện:

- Nhận, lưu thông tin đăng ký sử dụng hóa đơn xác thực của doanh nghiệp.

- Kiểm tra các thông tin đăng ký của doanh nghiệp như: tình trạng mã số thuế, chứng thư số, cơ quan thuế quản lý trực tiếp, thông tin về đăng ký phát hành hóa đơn của doanh nghiệp đảm bảo tính hợp lệ các thông tin đăng ký.

2.2. Xét duyệt đăng ký sử dụng hóa đơn xác thực

2.2.1. Bộ phận ấn chỉ tại cơ quan thuế thực hiện:

- Truy cập Phần mềm xử lý hóa đơn của Tổng cục Thuế (VAN) để kiểm tra thông tin đăng ký mới và thực hiện xét duyệt theo danh sách các doanh nghiệp đã lựa chọn: “Chấp nhận” hoặc “Không chấp nhận” yêu cầu đăng ký sử dụng hóa đơn xác thực của doanh nghiệp.

+ Trường hợp “Chấp nhận”, hệ thống tự động cấp tài khoản truy cập (Tài khoản cấp 1 của doanh nghiệp), đồng thời gửi thư điện tử thông báo về tài khoản và mật khẩu cho doanh nghiệp theo Mẫu số 03/TB-HĐXT ban hành kèm theo Quyết định số 1209/QĐ-BTC ngày 23/06/2015 của Bộ Tài chính về việc thí điểm sử dụng hóa đơn điện tử có mã xác thực của cơ quan thuế.

+ Trường hợp “Không chấp nhận”, hệ thống tự động gửi thư điện tử thông báo không chấp nhận cho doanh nghiệp theo Mẫu số 03/TB-HĐXT ban hành kèm theo Quyết định số 1209/QĐ-BTC ngày 23/06/2015 của Bộ Tài chính về việc thí điểm sử dụng hóa đơn điện tử có mã xác thực của cơ quan thuế.

- Trong thời hạn 03 ngày làm việc, kể từ khi nhận được đăng ký sử dụng hóa đơn xác thực của doanh nghiệp, cơ quan thuế phải hoàn tất việc phê duyệt.

2.2.2. Trường hợp doanh nghiệp có nhu cầu đăng ký tài khoản cấp 2 thì truy cập Phần mềm xử lý hóa đơn của Tổng cục Thuế (VAN) hoặc Phần mềm lập hóa đơn cho doanh nghiệp (ICA) thực hiện đăng ký tên các tài khoản người sử dụng khác của doanh nghiệp. Hệ thống ghi nhận, kiểm tra và lưu thông tin.

3. Quản lý phát hành và sử dụng hóa đơn xác thực

3.1. Quản lý thông tin đăng ký phát hành hóa đơn xác thực của doanh nghiệp.

Phần mềm xử lý hóa đơn của Tổng cục Thuế (VAN) cho phép doanh nghiệp truy cập để nhập thông tin đăng ký phát hành hóa đơn xác thực cho các mô hình xác thực, thực hiện nhận, kiểm tra và lưu thông tin vào hệ thống. Phần mềm xử lý hóa đơn của Tổng cục Thuế tự động đăng tải thông tin đăng ký phát hành hóa đơn xác thực lên trang thông tin điện tử của Tổng cục Thuế.

- Trường hợp doanh nghiệp sử dụng phần mềm lập hóa đơn cho doanh nghiệp (ICA) phải kết nối mạng và đồng bộ thông tin đăng ký phát hành hóa đơn xác thực đã thực hiện tại phần mềm VAN để lập hóa đơn xác thực.

- Trường hợp doanh nghiệp sử dụng phần mềm lập hóa đơn riêng của doanh nghiệp (LHD), phải đảm bảo số hóa đơn cấp tại phần mềm LHD nằm trong khoảng đã đăng ký phát hành hóa đơn xác thực tại phần mềm VAN.

3.2. Quản lý đăng ký thay đổi thông tin hoặc ngừng sử dụng hóa đơn xác thực

- Doanh nghiệp truy cập Phần mềm xử lý hóa đơn của Tổng cục Thuế (VAN) nhập thông tin thay đổi hoặc ngừng sử dụng hóa đơn xác thực.

- Phần mềm xử lý hóa đơn của Tổng cục Thuế (VAN) thực hiện:

+ Tiếp nhận và kiểm tra thông tin thay đổi hoặc ngừng sử dụng hóa đơn xác thực, lưu thông tin vào hệ thống.

+ Trường hợp doanh nghiệp đã khai báo ngừng sử dụng hóa đơn xác thực: Phần mềm xử lý hóa đơn của Tổng cục Thuế cho phép tạo danh sách doanh nghiệp đã ngừng sử dụng hóa đơn xác thực.

II. QUẢN LÝ TIẾP NHẬN VÀ CẤP MÃ XÁC THỰC HÓA ĐƠN CỦA DOANH NGHIỆP THEO MÔ HÌNH TẬP TRUNG

1. Tiếp nhận hóa đơn của doanh nghiệp

Sau khi doanh nghiệp lập, ký điện tử trên hóa đơn bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ và gửi đi cấp mã xác thực, Phần mềm xử lý hóa đơn của Tổng cục Thuế (VAN) tự động thực hiện:

- Nhận dữ liệu và kiểm tra các thông tin trên hóa đơn, gồm:

+ Thông tin về tình trạng mã số thuế, chứng thư số của người bán;

+ Thông tin về tình trạng mã số thuế của người mua (nếu có);

+ Thông tin hóa đơn đã đăng ký phát hành của doanh nghiệp.

- Ký điện tử và gửi dữ liệu hóa đơn cho Phần mềm cấp mã xác thực hóa đơn của Tổng cục Thuế (ICC).

2. Cấp mã xác thực hóa đơn tại Tổng cục Thuế

- Phần mềm cấp mã xác thực hóa đơn của Tổng cục Thuế (ICC) tự động tiếp nhận, kiểm tra dữ liệu hóa đơn và gửi các thông tin cần cấp mã xác thực của hóa đơn cho thiết bị cấp mã xác thực đặt tại Tổng cục Thuế.

- Thiết bị cấp mã xác thực thực hiện cấp mã xác thực, số hóa đơn xác thực cho hóa đơn và trả kết quả cho phần mềm ICC.

3. Trả kết quả cấp mã xác thực hóa đơn cho doanh nghiệp

- Phần mềm cấp mã xác thực hóa đơn của Tổng cục Thuế (ICC) thực hiện:

+ Nhận và ký điện tử trên kết quả xác thực đã nhận được.

+ Gửi kết quả xác thực hóa đơn cho Phần mềm xử lý hóa đơn của Tổng cục Thuế (VAN). Kết quả xác thực bao gồm:

● Các thông tin hóa đơn đã được cấp mã xác thực, nếu cấp mã xác thực thành công;

● Các trạng thái lỗi (do doanh nghiệp hoặc do hệ thống) nếu cấp mã xác thực không thành công.

- Phần mềm xử lý hóa đơn của Tổng cục Thuế (VAN) thực hiện tự động nhận, lưu các thông tin kết quả cấp mã xác thực của doanh nghiệp và trả kết quả cấp mã xác thực cho doanh nghiệp qua phần mềm Lập hóa đơn cho doanh nghiệp (ICA) hoặc Phần mềm xử lý hóa đơn của Tổng cục Thuế (VAN) hoặc Phần mềm lập hóa đơn riêng của doanh nghiệp (LHD).

- Phần mềm Lập hóa đơn cho doanh nghiệp (ICA); Phần mềm xử lý hóa đơn của Tổng cục Thuế (VAN); Phần mềm lập hóa đơn riêng của doanh nghiệp (LHD) tự động nhận kết quả xác thực và chuyển vào tài khoản của doanh nghiệp.

- Các doanh nghiệp truy cập vào các phần mềm ICA hoặc VAN hoặc LHD để xem hoặc nhận kết quả cấp mã xác thực hóa đơn.

III. QUẢN LÝ CẤP MÃ XÁC THỰC HÓA ĐƠN THEO MÔ HÌNH PHÂN TÁN TẠI DOANH NGHIỆP

1. Nhận hóa đơn bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ của doanh nghiệp để cấp mã xác thực

Doanh nghiệp truy cập phần mềm lập hóa đơn riêng của doanh nghiệp (LHD) để thực hiện:

- Lập hóa đơn bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ và ký điện tử trên hóa đơn.

- Phần mềm LHD tự động gửi dữ liệu hóa đơn tới thiết bị cấp mã xác thực hóa đơn của Tổng cục Thuế đặt tại doanh nghiệp.

2. Cấp mã xác thực hóa đơn tại doanh nghiệp

Thiết bị cấp mã xác thực hóa đơn của Tổng cục Thuế đặt tại doanh nghiệp tự động thực hiện:

- Cấp mã xác thực và số hóa đơn xác thực cho hóa đơn.

- Trả kết quả cấp mã xác thực hóa đơn (mã xác thực, số hóa đơn xác thực) cho phần mềm lập hóa đơn riêng của doanh nghiệp (LHD).

- Doanh nghiệp nhận kết quả hóa đơn xác thực tại phần mềm LHD.

3. Đồng bộ dữ liệu từ thiết bị cấp mã xác thực hóa đơn của Tổng cục Thuế đặt tại doanh nghiệp

Định kỳ theo quy định (cuối ngày hoặc khi số lượng hóa đơn xác thực đạt ngưỡng 50.000 số hóa đơn), doanh nghiệp kết nối mạng để thực hiện chuyển dữ liệu hóa đơn xác thực từ thiết bị đặt tại doanh nghiệp về hệ thống cấp mã xác thực hóa đơn của Tổng cục Thuế.

Phần mềm cấp mã xác thực hóa đơn của Tổng cục Thuế (ICC) thực hiện nhận dữ liệu hóa đơn xác thực từ thiết bị cấp mã xác thực hóa đơn của Tổng cục Thuế đặt tại doanh nghiệp vào hệ thống.

4. Kết xuất báo cáo rà soát hóa đơn cho doanh nghiệp

Hàng ngày (cuối ngày) hệ thống rà soát các hóa đơn đã được đồng bộ từ thiết bị cấp mã xác thực hóa đơn của Tổng cục Thuế đặt tại doanh nghiệp. Ngày làm việc tiếp theo Bộ phận Ấn chỉ thực hiện kết xuất báo cáo các hóa đơn xác thực cần rà soát của doanh nghiệp theo Mẫu số 07/BCHĐ ban hành kèm theo quy trình này và gửi thông báo qua địa chỉ thư điện tử cho doanh nghiệp. Báo cáo này được tổng hợp theo các chỉ tiêu: Thông tin về trạng thái mã số thuế, số hóa đơn không hợp lệ, Chứng thư số hết hạn sử dụng hoặc không trùng khớp với Chứng thư số đã đăng ký với Tổng cục Thuế.

IV. KHAI THÁC THÔNG TIN HÓA ĐƠN XÁC THỰC

Phần mềm khai thác hóa đơn xác thực (ICE) của Tổng cục Thuế cung cấp các báo cáo, gồm:

- Báo cáo về tình hình hoạt động của hệ thống VAN (Mẫu số 01/BCHĐ ban hành kèm theo quy trình này). Báo cáo này tổng hợp tình hình hoạt động của hệ thống VAN theo các chỉ tiêu như: số lượng hóa đơn yêu cầu xác thực, kết quả xác thực hóa đơn (số lượng hóa đơn đã được cấp mã xác thực, số lượng hóa đơn không được cấp mã xác thực do lỗi của doanh nghiệp, số lượng hóa đơn không được xác thực do lỗi của hệ thống cấp mã xác thực) trong kỳ của từng doanh nghiệp theo từng loại hóa đơn.

- Báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn xác thực của VAN (Mẫu số 02/BCHĐ ban hành kèm theo quy trình này). Báo cáo này tổng hợp tình hình sử dụng hóa đơn xác thực của VAN theo các chỉ tiêu như: số lượng hóa đơn đã sử dụng, số lượng hóa đơn xóa bỏ, số lượng hóa đơn hủy trong kỳ của từng doanh nghiệp theo từng loại hóa đơn.

- Báo cáo về tình hình cấp mã hóa đơn của ICC (Mẫu số 03/BCHĐ ban hành kèm theo quy trình này). Báo cáo này tổng hợp kết quả cấp mã xác thực hóa đơn của ICC theo chỉ tiêu số lượng hóa đơn đã cấp mã xác thực.

- Báo cáo đối chiếu số lượng hóa đơn với VAN (Mẫu số 04A/BCHĐ và 04B/BCHĐ ban hành kèm theo quy trình này). Báo cáo này tổng hợp kết quả đối chiếu dữ liệu hóa đơn xác thực giữa VAN và ICC theo các chỉ tiêu như: số lượng hóa đơn chưa cấp mã xác thực, số lượng hóa đơn cấp mã xác thực lỗi, số lượng hóa đơn đã cấp mã xác thực VAN nhận được; số lượng hóa đơn ICC đã cấp mã xác thực; chênh lệch giữa số lượng hóa đơn đã cấp mã xác thực VAN nhận được với số lượng hóa đơn ICC đã cấp mã xác thực trong kỳ của từng doanh nghiệp.

- Báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn xác thực (Mẫu số 05/BCHĐ ban hành kèm theo quy trình này). Báo cáo này tổng hợp tình hình sử dụng hóa đơn xác thực của các doanh nghiệp theo từng cơ quan thuế theo các chỉ tiêu như: số lượng hóa đơn đã sử dụng, số lượng hóa đơn xóa bỏ, số lượng hóa đơn hủy trong kỳ theo từng loại hóa đơn.

- Báo cáo thống kê dữ liệu hóa đơn theo địa bàn (Mẫu số 06/BCHĐ ban hành kèm theo quy trình này). Báo cáo này tổng hợp tình hình sử dụng hóa đơn xác thực của các doanh nghiệp trên địa bàn của từng cơ quan thuế theo theo các chỉ tiêu như: số lượng doanh nghiệp sử dụng hóa đơn xác thực, doanh số bán chưa có thuế, tổng số thuế giá trị gia tăng theo từng loại hóa đơn.

- Thống kê hóa đơn xác thực phân tán cần rà soát (Mẫu số 07/BCHĐ ban hành kèm theo quy trình này). Báo cáo này thống kê các lỗi hệ thống phát hiện sau khi doanh nghiệp thực hiện cấp mã xác thực hóa đơn theo mô hình phân tán đã đồng bộ dữ liệu về hệ thống cấp mã xác thực của Tổng cục Thuế theo các chỉ tiêu: thông tin về trạng thái mã số thuế (người bán và người mua), hóa đơn bị trùng số, chứng thư số đã hết hạn sử dụng hoặc không trùng khớp với Chứng thư số đã đăng ký với Tổng cục Thuế của từng doanh nghiệp.

- Thống kê danh sách doanh nghiệp ngừng sử dụng hóa đơn xác thực (Mẫu số 08/BCHĐ ban hành kèm theo quy trình này).

- Bảng kê hóa đơn đã sử dụng theo người bán (Mẫu số 09/BCHĐ ban hành kèm theo quy trình này). Báo cáo này tổng hợp chi tiết danh sách các hóa đơn đã được cấp mã xác thực thành công của từng người bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ trong kỳ, theo các chỉ tiêu như: số hóa đơn, mã số thuế người mua, tổng tiền chưa có thuế, tổng số thuế giá trị gia tăng.

- Bảng kê hóa đơn đã sử dụng theo người mua (Mẫu số 10/BCHĐ ban hành kèm theo quy trình này). Báo cáo này tổng hợp chi tiết danh sách các hóa đơn đã được cấp mã xác thực thành công của từng người mua hàng hóa, dịch vụ trong kỳ, theo các chỉ tiêu như: số hóa đơn, mã số thuế người bán, tổng tiền chưa có thuế, tổng số thuế giá trị gia tăng.

Cán bộ thuế có thể truy cập vào hệ thống để tra cứu thông tin hóa đơn xác thực, kết xuất các báo cáo theo dõi tình hình xác thực và sử dụng hóa đơn.

Phần III

TỔ CHỨC THỰC HIỆN

I. TỔNG CỤC THUẾ

1. Vụ Quản lý thuế Doanh nghiệp lớn có trách nhiệm.

- Là đầu mối tiếp nhận các yêu cầu hỗ trợ và vướng mắc về nghiệp vụ của doanh nghiệp trong việc sử dụng hóa đơn xác thực theo báo cáo của các Cục Thuế.

- Phối hợp với các Vụ Tuyên truyền Hỗ trợ NNT, Vụ Tài vụ Quản trị, Vụ Chính sách và Cục Công nghệ thông tin: Cung cấp thông tin, tài liệu, hướng dẫn, hỗ trợ và xử lý các vấn đề vướng mắc về nghiệp vụ của doanh nghiệp.

2. Vụ Tuyên truyền Hỗ trợ NNT có trách nhiệm.

- Là đầu mối tiếp nhận và thực hiện các nội dung tuyên truyền, quảng bá việc sử dụng hóa đơn xác thực cho doanh nghiệp và cơ quan thuế như: chịu trách nhiệm về nội dung và hình thức tuyên truyền; kế hoạch tuyên truyền...

- Phối hợp với Vụ Quản lý Doanh nghiệp lớn: Cung cấp thông tin, tài liệu, hướng dẫn doanh nghiệp thực hiện tốt việc sử dụng hóa đơn xác thực.

3. Vụ Tài vụ Quản trị có trách nhiệm

- Kết xuất các báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn xác thực trên phạm vi toàn quốc theo Mẫu số 05/BCHĐ, Mẫu số 07/BCHĐ và Mẫu số 08/BCHĐ ban hành kèm theo quy trình này, báo cáo Tổng cục Thuế khi có yêu cầu.

- Phối hợp với Vụ Quản lý thuế doanh nghiệp lớn: hướng dẫn, hỗ trợ và xử lý các vấn đề vướng mắc về nghiệp vụ của doanh nghiệp.

- Phối hợp với Cục Công nghệ Thông tin trong quá trình giao nhận thiết bị cấp mã xác thực hóa đơn đặt tại doanh nghiệp cho Cục Thuế.

4. Cục Công nghệ Thông tin có trách nhiệm

- Đảm bảo các vấn đề về kỹ thuật, hướng dẫn thực hiện cài đặt, theo dõi, vận hành hệ thống.

- Lưu trữ dữ liệu hóa đơn xác thực theo quy định của Luật kế toán.

- Xử lý các sự cố vướng mắc về kỹ thuật trong việc thực hiện đăng ký, sử dụng hóa đơn xác thực cho các đơn vị trong ngành thuế và doanh nghiệp.

- Kết xuất báo cáo tình hình hoạt động của hệ thống cấp mã xác thực hóa đơn trên phạm vi toàn quốc theo Mẫu số 01/BCHĐ, Mẫu số 02/BCHĐ, Mẫu số 03/BCHĐ và Mẫu số 04/BCHĐ ban hành kèm theo quy trình này khi có yêu cầu.

- Báo cáo kết quả triển khai thực hiện thí điểm hóa đơn xác thực, báo cáo Tổng cục Thuế và Bộ Tài chính.

- Là đầu mối giao nhận thiết bị cấp mã xác thực hóa đơn đặt tại doanh nghiệp cho Cục Thuế theo quy định.

II. CỤC THUẾ, CHI CỤC THUẾ

1. Bộ phận Kiểm tra thuế có trách nhiệm

- Lựa chọn, đôn đốc doanh nghiệp tham gia thí điểm.

- Tổng hợp danh sách doanh nghiệp được lựa chọn tham gia thí điểm trình thủ trưởng cơ quan thuế quản lý trực tiếp phê duyệt.

- Phối hợp với các bộ phận liên quan tuyên truyền, hướng dẫn doanh nghiệp sử dụng hóa đơn xác thực.

- Hỗ trợ các vướng mắc liên quan đến nghiệp vụ.

- Phối hợp với các bộ phận liên quan theo dõi và quản lý thiết bị cấp mã xác thực hóa đơn đặt tại doanh nghiệp.

2. Bộ phận Hỗ trợ NNT có trách nhiệm

- Tuyên truyền, hướng dẫn doanh nghiệp thực hiện đăng ký, sử dụng hóa đơn xác thực;

- Tiếp nhận thông tin và phối hợp với các đơn vị liên quan giải đáp vướng mắc về nghiệp vụ của doanh nghiệp.

3. Bộ phận Quản lý Ấn chỉ có trách nhiệm

- Kiểm tra thông tin đăng ký, thực hiện xét duyệt yêu cầu đăng ký sử dụng hóa đơn xác thực của doanh nghiệp.

- Quản lý việc đăng ký sử dụng hóa đơn xác thực của doanh nghiệp: theo dõi thông tin đăng ký phát hành hóa đơn xác thực của doanh nghiệp.

- Theo dõi và tổng hợp báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn xác thực của doanh nghiệp. Hàng tháng (vào ngày 5 tháng sau hoặc khi có yêu cầu) kết xuất báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn xác thực trên địa bàn theo Mẫu số 05/BCHĐ, Mẫu số 06/BCHĐ, Mẫu số 07/BCHĐ và Mẫu số 08/BCHĐ ban hành kèm theo quy trình này, báo cáo thủ trưởng cơ quan thuế quản lý trực tiếp.

- Phối hợp với các bộ phận liên quan giải đáp vướng mắc về nghiệp vụ của doanh nghiệp; quá trình nhận, giao thiết bị cấp mã xác thực hóa đơn đặt tại doanh nghiệp từ Tổng cục Thuế cho doanh nghiệp.

4. Bộ phận Tin học có trách nhiệm

- Hỗ trợ cài đặt, hướng dẫn sử dụng hệ thống cho cán bộ thuế và doanh nghiệp.

- Theo dõi, vận hành hệ thống thiết bị cấp mã xác thực đặt tại doanh nghiệp.

- Hỗ trợ xử lý các sự cố liên quan đến thiết bị cấp mã xác thực đặt tại doanh nghiệp.

- Tổng hợp các vướng mắc kỹ thuật, ứng dụng để gửi cơ quan cấp trên.

- Phối hợp cùng bộ phận liên quan bàn giao thiết bị cấp mã xác thực cho doanh nghiệp.

5. Phòng Quản trị Tài vụ:

- Thực hiện việc quản lý tài sản theo quy định.

- Là đơn vị chủ trì bàn giao thiết bị cấp mã xác thực cho doanh nghiệp theo quy định./.

BÁO CÁO

Về tình hình hoạt động của hệ thống VAN

Từ ngày... ... ... ... ... ..Đến ngày... ... ... ...

Mã số Thuế (VAN):......................................................................................................

Tên tổ chức:.................................................................................................................

Địa chỉ:..........................................................................................................................

BÁO CÁO

Tình hình sử dụng hóa đơn xác thực của VAN

Từ ngày……...............Đến ngày... ... ... ...

Mã số Thuế (VAN):...................................................................................................

Tên tổ chức:.............................................................................................................

Địa chỉ:.......................................................................................................................

BÁO CÁO

Về tình hình cấp mã hóa đơn của ICC

Từ ngày...............Đến ngày... ... ...

Mã số Thuế (VAN):...................................................................................................

Tên tổ chức:.............................................................................................................

Địa chỉ:.......................................................................................................................

Mã số Thuế (VAN):......
Tên tổ chức:......
Địa chỉ:....

BÁO CÁO

Đối chiếu số lượng hóa đơn với VAN

Cơ quan thuế:...................................................................................................

Từ ngày ... ... ... ... ... .. ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ...

Đến ngày ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... .

Mã số Thuế (VAN):......
Tên tổ chức:......
Địa chỉ:....

BÁO CÁO

Đối chiếu số lượng hóa đơn với VAN

Cơ quan thuế:...................................................................................................

Từ ngày ... ... ... ... ... .. ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ...

Đến ngày ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... .

Cơ quan thuế (TCT,CT,CCT):………………………………………………......

BÁO CÁO

Tình hình sử dụng hóa đơn xác thực

Từ ngày……………..Đến ngày … … ….

Cơ quan thuế (TCT,CT,CCT):…………………………………………….

BÁO CÁO

Thống kê dữ liệu hóa đơn theo địa bàn

Từ ngày … … … … …Đến ngày … … …. …

ĐVT: 1000 VND

Cơ quan thuế (TCT,CT,CCT):…………………………………………….

THỐNG KÊ HÓA ĐƠN XÁC THỰC PHÂN TÁN CẦN RÀ SOÁT

Từ ngày … … … … …Đến ngày … … …. …

Tên người bán:……………………………………………………

Cơ quan thuế (TCT,CT,CCT):…………………………………………….

THỐNG KÊ DANH SÁCH DOANH NGHIỆP NGỪNG SỬ DỤNG HÓA ĐƠN XÁC THỰC

Từ ngày … … … … …Đến ngày … … …. … …

BẢNG KÊ HÓA ĐƠN ĐÃ SỬ DỤNG THEO NGƯỜI BÁN

Từ ngày … … … … …Đến ngày … … ….

Mã số thuế người bán:……………………………………………………………

Tên người bán:…………………………………………………………

BẢNG KÊ HÓA ĐƠN ĐÃ SỬ DỤNG THEO NGƯỜI MUA

Từ ngày … … … … …Đến ngày … … ….

Mã số thuế người mua:……………………………………………………………

Tên người mua:…………………………………………………………