Công văn 6733/TCHQ-VP sử dụng văn bản số hóa trên mạng nội bộ của Ngành và trang tin điện tử của Chính phủ, các Bộ, Ngành do Tổng cục Hải quan ban hành

Kính gửi: Cục Hải quan các tỉnh, thành phố.

Tổng cục Hải quan nhận được công văn số 6903/HQHP-VP ngày 02/11/2012 của Cục Hải quan TP Hải Phòng về việc đề nghị Tổng cục Hải quan cho phép sử dụng văn bản trên mạng nội bộ của Ngành và các trang tin điện tử của Chính phủ, các Bộ, Ngành để triển khai mà không cần chờ văn bản có dấu đỏ gửi qua văn thư. Để đảm bảo thực hiện thống nhất trong toàn Ngành, Tổng cục Hải quan hướng dẫn như sau:

1. Về vấn đề sử dụng văn bản được số hóa trên mạng nội bộ của Ngành:

Khoản 3 Điều 13 Luật Lưu trữ năm 2011 quy định: "Tài liệu được số hóa từ tài liệu lưu trữ trên các vật mang tin khác không có giá trị thay thế tài liệu đã được số hóa", nghĩa là tài liệu số hóa chưa được công nhận là có giá trị tương đương với tài liệu giấy.

Đối với ngành Hải quan, từ năm 2005, Tổng cục đưa vào sử dụng phần mềm quản lý văn bản Net Office phiên bản 1.0 (đang nâng cấp lên phiên bản 5.0) đã phục vụ hiệu quả cho công tác quản lý, điều hành và xử lý công việc ở khối cơ quan Tổng cục. Trong quá trình vận hành, Tổng cục đã cấp tài khoản cho Cục Hải quan các tỉnh, thành phố để đăng nhập vào mạng Net Office nhằm kịp thời cập nhật các văn bản chỉ đạo của Tổng cục có liên quan.

Về đề nghị của Cục Hải quan TP. Hải Phòng, đề nghị kịp thời nghiên cứu, xử lý công việc, Tổng cục hướng dẫn như sau:

Đối với những văn bản do Tổng cục Hải quan phát hành (bao gồm cả các văn bản của các Bộ, Ngành, cơ quan được Tổng cục Hải quan ký sao gửi), Cục Hải quan các tỉnh, thành phố có thể sử dụng văn bản trên mạng nội bộ của Ngành để xử lý công việc. Khi nhận được văn bản giấy có dấu đỏ phải sao chuyển ngay cho đơn vị đang xử lý để làm căn cứ đối chiếu và lập hồ sơ công việc.

2. Về việc sử dụng các văn bản pháp quy và văn bản hành chính trên các trang điện tử của Chính phủ, các Bộ, Ngành:

2.1. Đối với các văn bản quy phạm pháp luật:

Căn cứ khoản 1, 2 Điều 78 Luật ban hành văn bản quy phạm pháp luật năm 2008 quy định:

"… Trường hợp văn bản quy phạm pháp luật quy định các biện pháp thi hành trong tình trạng khẩn cấp, văn bản được ban hành để kịp thời đáp ứng yêu cầu phòng, chống thiên tai, dịch bệnh thì có thể có hiệu lực kể từ ngày công bố hoặc ký ban hành nhưng phải được đăng ngay trên Trang thông tin điện tử của cơ quan ban hành và phải được đưa tin trên phương tiện thông tin đại chúng; đăng Công báo nước Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam (sau đây gọi chung là Công báo) chậm nhất sau hai ngày làm việc, kể từ ngày công bố hoặc ký ban hành".

"Văn bản quy phạm pháp luật đăng trên Công báo là văn bản chính thức và có giá trị như văn bản gốc".

Tại Điều 3, Điều 7 Nghị định số 100/2010/NĐ-CP ngày 28/9/2010 về Công báo quy định có hai hình thức công báo là: "Công báo được xuất bản dưới hình thức Công báo in và Công báo điện tử". "Các văn bản pháp luật đăng trên Công báo là văn bản chính thức và có giá trị như bản gốc. Trong trường hợp có sự khác nhau giữa Công báo in và Công báo điện tử thì sử dụng Công báo in làm căn cứ chính thức".

Như vậy, đối với những văn bản quy phạm pháp luật sau khi đã được đăng Công báo (Công báo in và công báo điện tử) thì các đơn vị có thể sử dụng để làm căn cứ xử lý công việc trong phạm vi điều chỉnh của các văn bản quy phạm pháp luật này.

2.2. Đối với các văn bản hành chính thông thường:

Đối với những văn bản hành chính thông thường của các Bộ, Ngành đã được công bố trên website của Bộ, Ngành đó thì các đơn vị có thể khai thác để tham khảo, chỉ khi nhận được văn bản có giấy có dấu đỏ do Bộ, Ngành đó gửi hoặc văn bản hướng dẫn triển khai của Tổng cục Hải quan mới chính thức được áp dụng.

3. Về thiết kế đường truyền kết nối mạng tự động 3 cấp: Tổng cục - Cục - Chi cục như đề xuất của Cục Hải quan TP Hải Phòng:

Hiện nay, các Cục Hải quan địa phương đã được cấp tài khoản nên có thể chủ động tra tìm văn bản trên mạng nội bộ của Tổng cục. Trong quá trình hoàn thiện hệ thống mạng nội bộ Net Office 5.0, Tổng cục sẽ nghiên cứu để có phương án tối ưu nhất.

Tổng cục Hải quan thông báo để các Cục Hải quan tỉnh, thành phố được biết và thực hiện./.