Công văn 1746/BHXH-QLT năm 2016 hướng dẫn nghiệp vụ sổ bảo hiểm xã hội do Bảo hiểm xã hội Thành phố Hồ Chí Minh ban hành

Thực hiện Quyết định 959/QĐ-BHXH ngày 09/09/2015 của Tổng Giám đốc Bảo hiểm xã hội Việt Nam quyết định ban hành Quy định về quản lý thu bảo hiểm xã hội (BHXH), bảo hiểm y tế (BHYT), bảo hiểm thất nghiệp (BHTN); quản lý sổ BHXH, thẻ BHYT.

Nhằm thống nhất nguyên tắc giải quyết trong quá trình thực hiện các nghiệp vụ phát sinh liên quan đến sổ bảo hiểm xã hội, Bảo hiểm xã hội Thành phố Hồ Chí Minh hướng dẫn như sau:

I. Nguyên tắc chung:

1. Mỗi người lao động (NLĐ) chỉ được cấp một sổ BHXH với mã số định danh duy nhất trong toàn bộ quá trình tham gia để theo dõi việc đóng và giải quyết chế độ BHXH, BHTN theo quy định của pháp luật.

2. Trường hợp NLĐ có nhiều sổ thì phải tiến hành gộp dữ liệu về sổ gốc.

- Sổ gốc là sổ đang hưởng các chế độ hàng tháng; hoặc sổ có quá trình tham gia BHXH sớm nhất nhưng chưa hưởng BHXH 1 lần; hoặc đã hưởng BHXH 1 lần nhưng còn quá trình BHTN.

- Sau khi gộp sổ phải thu hồi sổ và hủy các số sổ BHXH không phải là sổ gốc đã được gộp; thu hồi sổ gốc cấp lại tờ bìa và tờ rời mới.

- Trường hợp có quá trình tham gia BHXH đầu tiên được quản lý bằng số sổ tạm, hoặc sổ không đủ 10 ký tự thì lấy số sổ BHXH liền kề sau đó là sổ gốc.

3. Đối với những sổ gộp có thời gian đóng trùng quá trình BHXH, khi gộp sổ thì giữ lại sổ có thời gian đóng trùng BHXH theo thứ tự ưu tiên như sau:

- Sổ đang hưởng các chế độ hàng tháng.

- Sổ đã đóng BHXH, BHTN theo hợp đồng lao động giao kết đầu tiên.

- Sổ có thời gian đóng BHXH ở tỉnh, thành phố khác, nếu NLĐ muốn giữ thời gian đóng tại thành phố, thì yêu cầu NLĐ liên hệ BHXH tỉnh, thành phố đó để giảm trùng và chốt lại sổ.

Lưu ý: Nếu quá trình đóng trùng nhau thì thực hiện giảm trùng trên số sổ xác định phải hủy do gộp, không thực hiện giảm xen kẽ quá trình trùng của các sổ khác nhau.

II. Nguyên tắc xử lý khi giải quyết các nội dung liên quan sổ BHXH

1. Cấp số sổ BHXH (số định danh) mới

Khi có yêu cầu cấp mới số sổ BHXH, Bộ phận giải quyết phải căn cứ số chứng minh nhân dân (hoặc số căn cước) rà soát trong phần mềm quản lý thu và chỉ cấp số sổ mới khi không phát hiện được NLĐ có bất kỳ số sổ nào.

a. Trường hợp phát hiện NLĐ đã có 1 số sổ hợp lệ (trừ các số sổ tạm, số sổ không đủ 10 ký tự...) thì ghi nhận tăng mới BHXH theo số sổ đó.

b. Trường hợp phát hiện NLĐ có nhiều số sổ, thì sử dụng tiện ích tra cứu kiểm tra những sổ đó đã hưởng chế độ hay chưa:

+ Nếu tất cả sổ đều đã hưởng BHXH 1 lần và trợ cấp thất nghiệp thì giữ số sổ do BHXH Thành phố cấp sau cùng để cấp cho người lao động, đồng thời tiến hành cắt dữ liệu và lập biên bản hủy các sổ còn lại. Trường hợp có sổ còn quá trình đóng BHTN chưa hưởng thì lấy số sổ này để cấp cho người lao động tiếp tục tham gia.

+ Nếu các sổ đều không xác định được thì tạm thời lấy số sổ do BHXH Thành phố cấp sau cùng và kèm theo Phiếu yêu cầu gộp sổ (P01-ĐV) chuyển đơn vị.

c. Trường hợp không phát hiện số sổ nào, nhưng trong phần khai báo tăng mới BHXH, đơn vị có ghi số sổ cũ (kể cả số sổ do tỉnh, thành phố khác cấp), thì dùng số sổ của đơn vị khai báo.

2. Xử lý khi phát hiện nhiều sổ:

Khi có yêu cầu chốt sổ BHXH hoặc cấp lại sổ; giải quyết hồ sơ hưu trí, BHXH 1 lần, tử tuất, tai nạn lao động - bệnh nghề nghiệp, thai sản cá nhân... thì căn cứ số CMND (hoặc số căn cước) rà soát trong phần mềm quản lý thu và chỉ thực hiện khi NLĐ chỉ có một số sổ. Nếu phát hiện nhiều số sổ thực hiện như sau:

a. Trường hợp các sổ này đã nhận BHXH 1 lần và trợ cấp thất nghiệp hoặc có thời gian tham gia BHXH, BHTN dưới 12 tháng nhưng người lao động không cung cấp sổ hoặc đơn không thừa nhận thì thực hiện khóa dữ liệu và hủy các sổ này đồng thời chốt sổ, cấp lại sổ.

b. Trường hợp vẫn còn các sổ chưa hưởng BHXH 1 lần và trợ cấp thất nghiệp và có thời gian tham gia BHXH, BHTN từ 12 tháng trở lên nhưng người lao động không cung cấp sổ hoặc đơn không thừa nhận thì trả lại hồ sơ lập Phiếu yêu cầu gộp sổ (P01-ĐV).

III. Nguyên tắc xử lý khi có quá trình đóng BHXH trùng

1. Người lao động chưa hưởng chế độ ngắn hạn hoặc đã hưởng chế độ ngắn hạn nhưng quá trình cần giảm trùng có mức lương thấp hơn hoặc bằng mức lương của quá trình giữ lại thì thực hiện giảm trùng.

2. Người lao động đã hưởng chế độ ngắn hạn cả 2 sổ hoặc hưởng chế độ ngắn hạn 1 sổ nhưng quá trình cần giảm trùng có mức lương cao hơn mức lương của quá trình giữ lại thì ra quyết định thu hồi số tiền chênh lệch đã giải quyết chế độ, sau khi thu hồi được tiền thì thực hiện giảm trùng.

Ví dụ 1: Người lao động có sổ A là sổ gốc có mức tiền lương là 5.000.000 và sổ B có mức tiền lương là 7.000.000, cả 2 sổ cùng được giải quyết chế độ ốm đau ngày 15/12/2015 (giải quyết trùng 2 lần). Trường hợp này phải thu hồi số tiền đã giải quyết tại sổ B với mức lương là 7.000.000, sau đó mới tiến hành giảm trùng và gộp sổ.

Ví dụ 2: Người lao động có sổ A là sổ gốc có mức tiền lương là 5.000.000 và sổ B có mức tiền lương là 7.000.000, chỉ sổ B được giải quyết chế độ ốm đau ngày 15/12/2015 (giải quyết 1 lần). Trường hợp này phải thu hồi số tiền chênh lệch 2.000.000 đã giải quyết giữa sổ B và sổ A, sau đó mới tiến hành giảm trùng và gộp sổ.

3. Khi giảm trùng có số tiền phải hoàn trả cho người lao động thì thực hiện qua đơn vị nơi người lao động đang tham gia, trường hợp đã thôi việc hoặc thời gian giảm trùng đã được bảo lưu thì ra quyết định hoàn trả trực tiếp cho người lao động.

4. Trường hợp người lao động có yêu cầu cấn trừ số tiền phải thu hồi và số tiền giảm trùng (hoàn trả) thì các bộ phận liên quan phối hợp tổ chức thực hiện theo yêu cầu của người lao động. Trường hợp số tiền thu hồi lớn hơn số tiền hoàn trả thì sau khi thu hồi xong số tiền chênh lệch mới hoàn chỉnh sổ và trả cho người lao động.

5. Nếu giảm quá trình đóng BHTN giữa các sổ làm giảm hoặc tăng mức hưởng hoặc số tháng hưởng trợ cấp thất nghiệp thì sau khi gộp sổ, bộ phận quản lý thu thực hiện chuyển Phòng Chế độ BHXH có văn bản đề nghị Trung tâm Dịch vụ Việc làm Thành phố điều chỉnh quyết định hưởng.

IV. Một số lưu ý khi xử lý nghiệp vụ liên quan đến gộp sổ BHXH:

1. Những trường hợp sổ bị hủy theo những quy định trên khi người lao động có đơn yêu cầu và cung cấp được những sổ này thì phục hồi quá trình và chuyển dữ liệu về số sổ gốc đồng thời thực hiện chốt lại sổ gốc. Khi phục hồi quá trình thì người lao động chỉ được bảo lưu thời gian tham gia BHXH, BHTN và chỉ dùng để giải quyết chế độ cho lần sau không xem xét giải quyết lại các chế độ đã hưởng trước đó.

2. Trường hợp đơn vị hoặc người lao động nộp hồ sơ gộp và chốt sổ nhưng quá trình tham gia tại đơn vị trước đó chưa được chốt sổ do đơn vị nợ không có khả năng thanh toán, phá sản, giải thể, chủ bỏ trốn... và người lao động có đơn yêu cầu chốt sổ với quá trình đóng BHXH, BHTN tương ứng với thời gian đơn vị đóng đủ thì vẫn thực hiện gộp sổ đồng thời khóa dữ liệu quá trình BHXH, BHTN còn nợ. Khi đơn vị thực hiện nộp đủ tiền thì phục hồi lại thời gian tham gia này và chỉ dùng để giải quyết chế độ cho lần sau không xem xét giải quyết lại các chế độ đã hưởng trước đó.

3. Đơn vị gộp sổ không nhất thiết phải là đơn vị sau cùng. Tuy nhiên, cán bộ xử lý nghiệp vụ phải đảm bảo quá trình tham gia của những đơn vị trước đó đã được chốt bảo lưu. Trường hợp chưa chốt bảo lưu thì bộ phận quản lý thu lập C02-TS gửi qua FTP để phối hợp với cơ quan BHXH nơi phải thực hiện chốt dữ liệu, thời gian xử lý C02-TS không quá 1 ngày, sau đó chuyển quá trình về sổ gốc cho NLĐ. Trường hợp bất khả kháng mới trả lại sổ cho người lao động.

4. Trường hợp sổ không phải là sổ gốc đã hưởng BHXH 1 lần nhưng vẫn còn quá trình BHTN chưa hưởng thì cắt dữ liệu BHXH đã hưởng, chuyển quá trình BHTN còn lại về sổ gốc và thực hiện nghiệp vụ hủy sổ.

5. Người lao động có nhiều số sổ BHXH nhưng chỉ cung cấp được sổ thuộc tỉnh, thành phố khác, các sổ còn lại tham gia tại BHXH Thành phố Hồ Chí Minh mà người lao động không thừa nhận hoặc đã hưởng hết các chế độ, thực hiện khóa dữ liệu và hủy sổ theo quy định.

6. Người lao động cam kết sổ đã hưởng BHXH 1 lần và trợ cấp thất nghiệp, nhưng dữ liệu tra cứu của cơ quan BHXH không thể hiện thì vẫn thực hiện khóa dữ liệu như nội dung cam kết của NLĐ và giải quyết hồ sơ.

7. Đối với các sổ BHXH có quá trình đóng trùng nhau, trong đó có sổ đã hưởng BHXH 1 lần (kể cả thời gian đóng BHTN trùng chưa hưởng) thì khóa dữ liệu của sổ đã hưởng đó đồng thời hủy sổ, không thực hiện giảm trùng trên số sổ còn lại.

8. Các trường hợp phục hồi lại quá trình BHTN trước đây của người lao động do đã hưởng sai quy định và bị thu hồi tiền trợ cấp thất nghiệp, sổ này đã bị hủy khi gộp. Khi có quyết định thu hồi của Sở Lao động - Thương binh và Xã hội nhưng quá trình tham gia BHTN cần phục hồi bị khóa thì cơ quan BHXH nơi xử lý hồ sơ lập C02-TS (kèm phiếu thu và Quyết định thu hồi trợ cấp thất nghiệp) gửi qua FTP đến cơ quan BHXH nơi khóa để mở khóa, thời gian xử lý C02-TS không quá 1 ngày. Nếu dữ liệu chốt sổ có quá trình BHTN tại tỉnh không có dữ liệu trên trang thông tin điện tử của BHXH Việt Nam thì bộ phận quản lý thu liên hệ Trung tâm Dịch vụ Việc làm Thành phố đề nghị cung cấp bản sao sổ BHXH đang lưu trữ tại trung tâm để phục hồi quá trình BHTN.

9. Khi giải quyết các nghiệp vụ BHXH, phát hiện sổ BHXH đã được cấp lại do mất nhưng NLĐ nộp sổ không phải là sổ cấp lại do mất thì lập biên bản thu hồi sổ, đồng thời có phiếu yêu cầu trả về và không giải quyết hồ sơ.

10. Trường hợp khi gộp sổ phát hiện các sổ có quá trình tham gia trùng khớp nhau trong cùng 1 đơn vị về thời gian đóng, mức lương do trước đây đã được gộp sổ nhưng chưa hủy hoặc chưa chuyển quá trình về sổ gốc thì không thực hiện cấp lại sổ hoặc giảm thu đối với sổ đóng trùng.

Yêu cầu BHXH quận, huyện và các phòng nghiệp vụ có liên quan thực hiện đúng nội dung hướng dẫn trên các nội dung hướng dẫn trước đây trái văn bản đều bị bãi bỏ. Trong quá trình thực hiện nếu có vướng mắc thì phản ánh về BHXH Thành phố (các phòng nghiệp vụ liên quan) để được giải quyết./.

P01-ĐV

PHIẾU YÊU CẦU

V/v yêu cầu người lao động gộp sổ BHXH

Bảo hiểm xã hội .......................................................................................... thông báo đến

Đơn vị: .............................................................................................................................

các trường hợp người lao động đã được cấp nhiều sổ BHXH như sau:

Đề nghị ông (bà) nộp lại toàn bộ các sổ BHXH nói trên cho đơn vị để lập hồ sơ gộp sổ theo quy định.

Trường hợp người lao động không cung cấp được sổ BHXH thì phải có đơn trình bày cụ thể lý do và cam kết chịu trách nhiệm đối với nội dung trình bày.

Trân trọng./.

Số sổ ………… đã được giải quyết chốt sổ/ Cấp lại sổ do NLĐ có nhiều sổ không in tờ rời, tờ bìa. Căn cứ xác nhận này để thực hiện gộp sổ.

P02-CN

PHIẾU YÊU CẦU

V/v yêu cầu người lao động gộp sổ BHXH

Bảo hiểm xã hội .......................................................................................... thông báo đến

Ông (bà): ..........................................................................................................................

về việc đã được cấp nhiều sổ BHXH như sau:

Đề nghị ông (bà) nộp lại toàn bộ các sổ BHXH nói trên cho đơn vị để lập hồ sơ gộp sổ theo quy định.

Trường hợp ông (bà) không cung cấp được sổ BHXH thì phải trình bày cụ thể lý do và cam kết chịu trách nhiệm đối với nội dung trình bày.

Trân trọng./.

Số sổ ………… đã được giải quyết chốt sổ/ Cấp lại sổ do NLĐ có nhiều sổ không in tờ rời, tờ bìa. Căn cứ xác nhận này để thực hiện gộp sổ.

G01-NB

Kính gửi: Bảo hiểm xã hội ………………………..

Căn cứ Quyết định số 959/QĐ-BHXH ngày 09/09/2015 của Bảo hiểm xã hội Việt Nam, Bảo hiểm xã hội………………………..đề nghị Bảo hiểm xã hội…………………..thực hiện điều chỉnh hồ sơ của người tham gia BHXH như sau:

Trân trọng./.

G02-NT

Kính gửi: Bảo hiểm xã hội ………………………..

Căn cứ Quyết định số 959/QĐ-BHXH ngày 09/09/2015 của Bảo hiểm xã hội Việt Nam, Bảo hiểm xã hội………………………..đề nghị Bảo hiểm xã hội…………………..thực hiện điều chỉnh hồ sơ của người tham gia BHXH như sau:

Trân trọng./.

Ghi chú: Nếu có thời gian đóng trùng cần thoái thu ở ngoài tỉnh thì ghi thêm lý do “có thời gian đóng trùng tại Bảo hiểm xã hội thành phố Hồ Chí Minh từ ......./......../........ đến ……./……../…….; đề nghị thoái trả cho người lao động”.

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
-------------------

ĐƠN ĐỀ NGHỊ XÁC MINH SỐ CHỨNG MINH NHÂN DÂN GỐC

Kính gửi: Phòng Cảnh sát QLHC về TTXH tỉnh, (TP) …..………………..

Tôi tên là: ………………………….……..………. ; Giới tính:...............................................

Sinh ngày: ………………..; Nguyên quán:.........................................................................

CMND số: …………….. ; Cấp ngày: …………….; Cấp tại:...............................................

Nơi ĐKHK thường trú: ......................................................................................................

.........................................................................................................................................

Địa chỉ liên lạc:..................................................................................................................

.........................................................................................................................................

Số điện thoại liên lạc:........................................................................................................

Nay tôi viết đơn này, đề nghị quý cơ quan xác minh số chứng minh nhân dân (CMND) gốc, để tôi bổ túc hồ sơ tham gia và giải quyết chế độ bảo hiểm xã hội.

Lý do: Số CMND của tôi bị trùng với một người khác, cụ thể:

Họ tên người trùng: ………………………………….; Giới tính:.........................................

Sinh ngày: ………………..; Nguyên quán:........................................................................

CMND số: …………….. ; Cấp ngày: …………….; Cấp tại:..............................................

Nơi ĐKHK thường trú: .....................................................................................................

.........................................................................................................................................

Hồ sơ gửi kèm:

- CMND (photo) mang tên:...............................................................................................

- CMND (photo) mang tên:...............................................................................................

.........................................................................................................................................

.........................................................................................................................................

Tôi xin thành thật cám ơn./.

PHIẾU THÔNG TIN

V/v yêu cầu đơn vị chuyển trả số tiền thoái thu cho người lao động

Trong Thông báo kết quả đóng BHXH, BHYT, BHTN tháng …../20... của đơn vị: ...........

Bảo hiểm xã hội ………………. đã điều chỉnh giảm ……………… đồng, là số tiền thoái thu cho:

Ông (Bà): …………………………………………; Số sổ......................................................

…

…

khi thực hiện gộp sổ BHXH do đóng trùng nhiều nơi.

Đề nghị đơn vị hoàn trả lại cho người lao động số tiền nói trên, (Đính kèm 01 bản D02-TS).

Trân trọng./.