Chỉ thị 22/CT-UBND năm 2020 về tăng cường công tác lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan, lịch sử do tỉnh Hưng Yên ban hành

CHỈ THỊ

VỀ TĂNG CƯỜNG CÔNG TÁC LẬP HỒ SƠ VÀ GIAO NỘP HỒ SƠ, TÀI LIỆU VÀO LƯU TRỮ CƠ QUAN, LƯU TRỮ LỊCH SỬ TỈNH HƯNG YÊN

Trong những năm qua, hệ thống các văn bản quy phạm pháp luật về văn thư, lưu trữ cơ bản được hoàn thiện, tạo cơ sở pháp lý để từng bước nâng cao chất lượng, hiệu lực, hiệu quả trong quản lý. Công tác văn thư, lưu trữ và việc lập hồ sơ, giao nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan, Lưu trữ lịch sử được các cơ quan, tổ chức trên địa bàn tỉnh quan tâm nên có nhiều chuyển biến tích cực, từng bước đi vào nề nếp. Tài liệu tại Lưu trữ lịch sử, lưu trữ các cơ quan, tổ chức từng bước được phân loại, chỉnh lý, quản lý, bảo vệ, bảo quản an toàn, đảm bảo bí mật Nhà nước, phục vụ khai thác, sử dụng có hiệu quả; đảm bảo thông tin và cung cấp thông tin, tài liệu, tư liệu, số liệu tin cậy, kịp thời cho công tác chỉ đạo, điều hành, quản lý của các cơ quan, tổ chức, góp phần quan trọng vào sự phát triển kinh tế, văn hóa - xã hội, quốc phòng - an ninh của tỉnh.

Tuy nhiên, việc lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan, Lưu trữ lịch sử vẫn còn hạn chế, bất cập; việc thực hiện quy định của pháp luật về lập hồ sơ công việc tại một số cơ quan, tổ chức trên địa bàn tỉnh chưa nghiêm túc; ý thức lập hồ sơ công việc của một số công chức, viên chức chưa cao; tài liệu lưu trữ còn phân tán ở nhiều nơi; tình trạng hồ sơ, tài liệu bó gói, tồn đọng, tích đống chưa được chỉnh lý còn nhiều; cơ sở vật chất, trang thiết bị, bố trí kinh phí phục vụ công tác văn thư, lưu trữ và việc ứng dụng công nghệ thông tin chưa đáp ứng được yêu cầu. Nguyên nhân chính là do một số cơ quan, tổ chức và một số công chức, viên chức chưa nhận thức đầy đủ, đúng đắn về vai trò, ý nghĩa, tầm quan trọng của công tác văn thư, lưu trữ trong hoạt động của cơ quan, tổ chức; chưa thường xuyên chỉ đạo, đôn đốc, kiểm tra việc thực hiện lập hồ sơ, giao nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan, Lưu trữ lịch sử; chưa có giải pháp để thu thập, chỉnh lý, thống kê, bảo quản tài liệu tồn đọng, tích đống qua nhiều năm. Một số cơ quan, tổ chức bố trí công chức, viên chức làm công tác văn thư, lưu trữ chưa đúng chuyên ngành, kỹ năng nghiệp vụ còn yếu hoặc bố trí công chức, viên chức đúng chuyên ngành nhưng thiếu tính ổn định.

Để nhanh chóng khắc phục những tồn tại, hạn chế, bất cập nêu trên, nhằm thực hiện nghiêm quy định của pháp luật về lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan, Lưu trữ lịch sử, kịp thời bảo vệ, quản lý hiệu quả, phát huy giá trị của tài liệu lưu trữ; Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh yêu cầu:

1. Thủ trưởng các sở, ban, ngành tỉnh; các đơn vị sự nghiệp công lập thuộc Ủy ban nhân dân tỉnh; các cơ quan ngành dọc Trung ương đóng trên địa bàn tỉnh; các doanh nghiệp Nhà nước thuộc tỉnh; các tổ chức chính trị - xã hội - nghề nghiệp, tổ chức xã hội - nghề nghiệp cấp tỉnh được Nhà nước hỗ trợ kinh phí hoạt động; các cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu tài liệu vào Lưu trữ lịch sử tỉnh; Chủ tịch Ủy ban nhân dân các huyện, thị xã, thành phố (sau đây gọi tắt là các cơ quan, đơn vị, địa phương) có trách nhiệm chỉ đạo và tổ chức thực hiện nghiêm túc những nội dung sau:

a) Tiếp tục phổ biến, quán triệt các quy định của pháp luật về văn thư, lưu trữ nhằm nâng cao hơn nữa nhận thức, ý thức trách nhiệm của các cơ quan, tổ chức, cán bộ, công chức, viên chức đối với công tác văn thư, lưu trữ trong hoạt động của cơ quan, tổ chức và công tác lập hồ sơ công việc, giao nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan, Lưu trữ lịch sử tỉnh.

b) Tổ chức thực hiện nghiêm túc, hiệu quả việc lập hồ sơ công việc và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan, Lưu trữ lịch sử tỉnh theo đúng quy định của Luật Lưu trữ năm 2011; các văn bản quy phạm pháp luật về văn thư, lưu trữ; Chỉ thị số 35/CT-TTg ngày 07/9/2017 của Thủ tướng Chính phủ về tăng cường công tác lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan, Lưu trữ lịch sử; Quyết định số 16/2016/QĐ-UBND ngày 05/9/2016 của Ủy ban nhân dân tỉnh ban hành Quy chế công tác văn thư, lưu trữ trên địa bàn tỉnh Hưng Yên; Kế hoạch số 326/KH-UBND ngày 31/10/2017 của Ủy ban nhân dân tỉnh thực hiện Chỉ thị số 35/CT-TTg ngày 07/9/2017 của Thủ tướng Chính phủ; Kế hoạch số 08/KH-UBND ngày 10/01/2019 của Ủy ban nhân dân tỉnh chỉnh lý tài liệu tồn đọng, tích đống tại các sở, ban, ngành tỉnh, Ủy ban nhân dân các huyện, thị xã, thành phố và Quyết định số 3219/QĐ-UBND ngày 18/12/2017 của Ủy ban nhân dân tỉnh về Danh mục các cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu tài liệu vào Lưu trữ lịch sử tỉnh.

c) Chậm nhất đến hết ngày 31/12/2021, các cơ quan, đơn vị, địa phương giải quyết dứt điểm tài liệu được hình thành từ năm 2015 trở về trước hiện đang bó gói, tồn đọng tại cơ quan, đơn vị mình. Chủ trì, phối hợp với Sở Nội vụ, Sở Tài chính rà soát, thống kê, lập kế hoạch và dự toán kinh phí chỉnh lý hồ sơ, tài liệu tại cơ quan, đơn vị hiện đang còn bó gói, tồn đọng theo quy định, trình cấp có thẩm quyền xem xét, quyết định.

d) Ban hành các văn bản chỉ đạo, hướng dẫn, kiểm tra về lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan, Lưu trữ lịch sử tỉnh theo trách nhiệm quy định tại Điều 9 và Điều 19 Luật Lưu trữ, các văn bản quy phạm pháp luật có liên quan và theo kế hoạch, văn bản chỉ đạo, hướng dẫn của Trung ương, của tỉnh về văn thư, lưu trữ.

đ) Đối với tài liệu có giá trị bảo quản vĩnh viễn theo quy định của pháp luật lưu trữ và quy định, hướng dẫn của cơ quan có thẩm quyền, trong thời hạn 10 năm kể từ năm công việc kết thúc, các cơ quan, tổ chức thuộc Danh mục nguồn nộp lưu tài liệu vào Lưu trữ lịch sử tỉnh quy định tại Quyết định số 3219/QĐ-UBND có trách nhiệm chỉnh lý tài liệu, lập Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu, lập Danh mục tài liệu có đóng dấu chỉ các mức độ mật và giao nộp tài liệu kèm theo công cụ tra cứu vào Lưu trữ lịch sử tỉnh.

e) Bố trí đủ phòng, kho lưu trữ đáp ứng yêu cầu bảo vệ, bảo quản an toàn hồ sơ, tài liệu lưu trữ theo quy định của pháp luật; mua sắm trang thiết bị, phương tiện bảo quản phục vụ công tác lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan, Lưu trữ lịch sử tỉnh theo đúng quy định; tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ có hiệu quả.

g) Bố trí công chức, viên chức chuyên trách làm công tác văn thư, lưu trữ trong tổng biên chế hành chính, biên chế sự nghiệp của cơ quan, đơn vị được giao, bảo đảm đủ tiêu chuẩn nghiệp vụ chuyên môn các ngạch công chức chuyên ngành văn thư quy định tại Thông tư số 14/2014/TT-BNV ngày 31/10/2014 của Bộ trưởng Bộ Nội vụ; tiêu chuẩn chức danh nghề nghiệp viên chức chuyên ngành lưu trữ quy định tại Thông tư số 13/2014/TT-BNV ngày 31/10/2014 của Bộ trưởng Bộ Nội vụ. Đối với công chức, viên chức được giao kiêm nhiệm công tác văn thư, lưu trữ của cơ quan, tổ chức phải được đào tạo, bồi dưỡng chuyên môn, nghiệp vụ văn thư, lưu trữ và những kiến thức cần thiết khác phù hợp với công việc được giao.

h) Trường hợp cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp nhà nước chia tách, sáp nhập, giải thể, chuyển đổi hình thức sở hữu hoặc phá sản thì người đứng đầu cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp phải có trách nhiệm chỉ đạo, tổ chức quản lý và giao nộp hồ sơ, tài liệu theo đúng quy định tại Điều 24 Luật Lưu trữ và các quy định của pháp luật có liên quan về văn thư, lưu trữ.

i) Tích cực ứng dụng công nghệ thông tin trong việc quản lý văn bản, giải quyết công việc, lập hồ sơ điện tử về văn thư, lưu trữ và lưu trữ tài liệu điện tử, đáp ứng yêu cầu xây dựng Chính phủ điện tử; tăng cường công tác đào tạo, bồi dưỡng, tập huấn, hướng dẫn, kiểm tra việc lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan, Lưu trữ lịch sử tỉnh.

k) Nâng cao trách nhiệm của người đứng đầu cơ quan, tổ chức và công chức, viên chức đối với việc lập hồ sơ công việc; đưa việc chấp hành pháp luật về công tác văn thư, lưu trữ thành một trong các tiêu chí để đánh giá mức độ hoàn thành nhiệm vụ được giao hàng năm.

2. Giám đốc Sở Nội vụ có trách nhiệm:

a) Tham mưu Ủy ban nhân dân tỉnh rà soát, xem xét, quyết định sửa đổi, bổ sung hoặc ban hành mới quy định về văn thư, lưu trữ và công tác lập hồ sơ, giao nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan, Lưu trữ lịch sử cho phù hợp với các quy định hiện hành của pháp luật; chỉ đạo, hướng dẫn biện pháp xử lý kỹ thuật bảo quản tài liệu nhằm hạn chế sự hư hỏng, xuống cấp của tài liệu lưu trữ.

b) Tham mưu Ủy ban nhân dân tỉnh chỉ đạo các cơ quan, tổ chức tăng cường phổ biến, quán triệt các văn bản quy phạm pháp luật, văn bản chỉ đạo, hướng dẫn thực hiện công tác văn thư, lưu trữ; chỉ đạo công tác lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan, Lưu trữ lịch sử tỉnh. Tổ chức thanh tra, kiểm tra việc chấp hành các quy định của pháp luật về lập hồ sơ công việc và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan, Lưu trữ lịch sử tỉnh; việc đáp ứng các điều kiện, tiêu chuẩn và bố trí công chức, viên chức làm công tác văn thư, lưu trữ theo quy định.

c) Phổ biến, hướng dẫn kỹ năng, nghiệp vụ công tác văn thư, lưu trữ, đặc biệt là việc lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan, Lưu trữ lịch sử trên Trang thông tin điện tử của Sở Nội vụ; thường xuyên tổ chức tập huấn, bồi dưỡng nghiệp vụ công tác văn thư, lưu trữ cho công chức, viên chức làm công tác văn thư, lưu trữ của các cơ quan, đơn vị trên địa bàn tỉnh.

d) Hướng dẫn các cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp nhà nước trên địa bàn tỉnh thuộc diện chia tách, sáp nhập, giải thể, chuyển đổi hình thức sở hữu hoặc phá sản có trách nhiệm tổ chức quản lý, thống kê, thu thập, chỉnh lý và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan, Lưu trữ lịch sử tỉnh theo quy định.

đ) Đôn đốc, kiểm tra và báo cáo Ủy ban nhân dân tỉnh về tình hình, kết quả thực hiện Chỉ thị này; đồng thời đề xuất Ủy ban nhân dân tỉnh khen thưởng kịp thời tập thể, cá nhân có thành tích xuất sắc trong công tác văn thư, lưu trữ; xử lý trách nhiệm của các cơ quan, đơn vị, cá nhân vi phạm trong việc thực hiện các quy định của pháp luật về văn thư, lưu trữ.

3. Giám đốc Sở Tài chính, Giám đốc Sở Kế hoạch và Đầu tư có trách nhiệm:

a) Phối hợp với Giám đốc Sở Nội vụ tham mưu Ủy ban nhân dân tỉnh xem xét, bố trí kinh phí hoàn thiện Kho Lưu trữ lịch sử tỉnh đưa vào sử dụng để bảo quản, bảo vệ, khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ hiệu quả.

b) Chủ trì, phối hợp với Giám đốc Sở Nội vụ hướng dẫn các cơ quan, tổ chức lập kế hoạch, dự toán kinh phí trong dự toán ngân sách hàng năm để thực hiện chỉnh lý hồ sơ, tài liệu; cải tạo, nâng cấp phòng, kho, mua sắm trang thiết bị bảo quản, bảo vệ, khai thác, sử dụng, sưu tầm, tu bổ hồ sơ, tài liệu lưu trữ và những hoạt động khác phục vụ việc bảo vệ và phát huy giá trị tài liệu lưu trữ theo quy định của Luật Lưu trữ, Luật Ngân sách nhà nước và các quy định của pháp luật có liên quan, trình cấp có thẩm quyền xem xét, quyết định.

Yêu cầu Thủ trưởng các cơ quan, đơn vị, địa phương tổ chức thực hiện nghiêm túc Chỉ thị này./.