Báo cáo 80/BC-TTTH tình hình thực hiện Quyết định 13/2005/QĐ-BNV báo cáo thống kê cơ sở và Quyết định 14/2005/QĐ-BNV báo cáo thống kê tổng hợp về công tác văn thư, lưu trữ từ năm 2005 đến năm 2011 do Trung tâm tin học Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước ban hành

BÁO CÁO

TÌNH HÌNH THỰC HIỆN QUYẾT ĐỊNH SỐ 13/2005/QĐ-BNV NGÀY 06/01/2005 CỦA BỘ NỘI VỤ VỀ VIỆC BÁO CÁO THỐNG KÊ CƠ SỞ VÀ QUYẾT ĐỊNH SỐ 14/2005/QĐ-BNV NGÀY 06/01/2005 CỦA BỘ NỘI VỤ VỀ VIỆC BÁO CÁO THỐNG KÊ TỔNG HỢP VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ, LƯU TRỮ TỪ NĂM 2005 ĐẾN NĂM 2011

Thực hiện Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng 4 năm 2004 của Chính phủ về công tác văn thư và Điều 13 của Nghị định số 111/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng 4 năm 2004 của Chính phủ quy định chi tiết thi hành một số điều của Pháp lệnh Lưu trữ quốc gia; Bộ Nội vụ giao cho Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước biên soạn trình Bộ Nội vụ ban hành Quyết định về chế độ báo cáo thống kê công tác văn thư, lưu trữ.

Ngày 06 tháng 01 năm 2005 Bộ Nội vụ ban hành Quyết định số 13/2005/QĐ-BNV về việc chế độ báo cáo thống kê cơ sở công tác văn thư, lưu trữ và Quyết định số 14/2005/QĐ-BNV về việc chế độ báo cáo thống kê tổng hợp công tác văn thư, lưu trữ. Thông qua số liệu báo cáo thống kê định kỳ hàng năm giúp lãnh đạo của các bộ, ngành, cơ quan trung ương và địa phương nắm được tình hình về tổ chức, số lượng và chất lượng công chức, viên chức làm công tác văn thư, lưu trữ; tình hình tài liệu, kho tàng, trang thiết bị lưu trữ của ngành và địa phương. Qua đó, có biện pháp chấn chỉnh về công tác tổ chức, tăng cường biên chế, kho tàng, trang thiết bị…cho công tác văn thư, lưu trữ ngày càng phát huy giá trị của tài liệu lưu trữ, phục vụ cho công tác chỉ đạo, điều hành của các bộ, ngành, cơ quan trung ương và địa phương.

Trên cơ sở thống kê số liệu báo cáo và thực tế kiểm tra công tác thống kê văn thư, lưu trữ tại các Bộ, ngành, địa phương trong thời gian qua, Trung tâm Tin học báo cáo đánh giá, tổng kết tình hình thực hiện chế độ báo cáo thống kê định kỳ về công tác văn thư, lưu trữ tại các bộ, cơ quan trung ương và địa phương như sau:

Phần I

KẾT QUẢ THỰC HIỆN BÁO CÁO THỐNG KÊ TỪ NĂM 2005 ĐẾN NĂM 2011

I. TỔ CHỨC THỰC HIỆN

1. Thực hiện quản lý nhà nước về thống kê văn thư lưu trữ tại Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước

Thực hiện Điều 5 tại Quyết định số 13/2005/QĐ-BNV ngày 06/01/2005 và Quyết định số 14/2005/QĐ-BNV ngày 06/01/2005 của Bộ Nội vụ về việc ban hành chế độ báo cáo thống kê cơ sở và thống kê tổng hợp công tác văn thư, lưu trữ. Để quán triệt thực hiện Quyết định một cách có hiệu quả, Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước đã tổ chức triển khai thực hiện đến các bộ, ngành và địa phương, đồng thời đã đưa nội dung tập huấn hướng dẫn thực hiện chế độ báo cáo thống kê định kỳ vào hai Hội nghị tập huấn công tác văn thư, lưu trữ các tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương tổ chức tại Lào Cai tháng 5/2005 và các bộ, ngành, cơ quan Trung ương tổ chức tại Nam Định tháng 7/2005, ngoài ra còn phổ biến và hướng dẫn các văn bản này trên Website Văn thư Lưu trữ và Tạp chí Văn thư Lưu trữ Việt Nam.

Hàng năm, Trung tâm Tin học tham mưu giúp Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước đôn đốc các bộ, cơ quan trung ương và địa phương triển khai thực hiện chế độ báo cáo thống kê định kỳ. Đồng thời cử cán bộ đi kiểm tra, hướng dẫn thực hiện chế độ báo cáo thống kê định kỳ kết hợp với kiểm tra, hướng dẫn việc ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn thư, lưu trữ tại các bộ, cơ quan trung ương và địa phương. Từ năm 2005 đến nay, Trung tâm Tin học cũng đã tổ chức và phối hợp cùng các Đoàn thanh tra, kiểm tra của Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước tiến hành kiểm tra nghiệp vụ cùng với công tác thống kê định kỳ đối với 12 bộ, ngành; 18 tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương. Việc kiểm tra thực hiện công tác văn thư, lưu trữ và chế độ báo cáo thống kê văn thư, lưu trữ và tài liệu lưu trữ trong thời gian qua đã có tác dụng thiết thực, góp phần chấn chỉnh công tác thống kế văn thư, lưu trữ tại các đơn vị cơ sở.

2. Thực hiện quản lý nhà nước về thống kê văn thư lưu trữ tại các bộ, ngành và địa phương

Sau khi nhận được Quyết định số 13/2005/QĐ-BNV ngày 06/01/2005 của Bộ Nội vụ về việc ban hành chế độ báo cáo chế độ thống kê cơ sở và Quyết định số 14/2005/QĐ-BNV ngày 06/01/2005 của Bộ Nội vụ về việc ban hành chế độ báo cáo thống kê tổng hợp công tác văn thư, lưu trữ, các bộ, ngành, cơ quan trung ương và địa phương đã phổ biến văn bản tới các đơn vị trực thuộc thông qua các hình thức: sao gửi văn bản, lồng ghép nội dung tập huấn hướng dẫn thực hiện chế độ báo cáo thống kê vào các lớp tập huấn, bồi dưỡng nghiệp vụ văn thư, lưu trữ nhằm nâng cao trách nhiệm của các cấp lãnh đạo, các công chức, viên chức đối với công tác thống kê văn thư, lưu trữ và tài liệu lưu trữ.

Công tác kiểm tra, hướng dẫn đối với việc thực hiện báo cáo thống kê định kỳ hàng năm của các đơn vị thuộc quyền quản lý cũng đã được các cấp quan tâm nhưng chưa được duy trì thường xuyên, trong khi đó công chức, viên chức làm lưu trữ thì đa phần là kiêm nhiệm và đang dần được tăng cường hoàn thiện do vậy việc lập báo cáo số liệu thống kê văn thư, lưu trữ hàng năm còn gặp nhiều hạn chế.

Mặc dù vậy, trong thời gian qua việc báo cáo thống kê định kỳ về văn thư, lưu trữ đã được các Bộ, ngành, địa phương thực hiện ngày càng nghiêm túc. Năm 2005: có 40/53 Bộ, ngành và 41/64 tỉnh thực hiện báo cáo thống kê tổng hợp công tác văn thư, lưu trữ; Năm 2006: có 33/53 Bộ, ngành và 48/64 tỉnh thực hiện báo cáo thống kê tổng hợp công tác văn thư, lưu trữ; Năm 2007: có 34/53 Bộ, ngành và 52/64 tỉnh thực hiện báo cáo thống kê tổng hợp công tác văn thư, lưu trữ; Năm 2008: có 41/53 Bộ, ngành; 58/64 tỉnh gửi báo cáo thống kê; Năm 2009: có 40/53 Bộ, ngành; 36/63 tỉnh gửi báo cáo thống kê; Năm 2010: có 41/53 Bộ, ngành; 51/63 tỉnh gửi báo cáo thống kê; Năm 2011: có 41/53 Bộ, ngành; 60/63 tỉnh gửi báo cáo thống kê. Như vậy, vẫn còn một số Bộ, ngành, địa phương chưa thực hiện nghiêm túc chế độ báo cáo thống kê định kỳ về văn thư, lưu trữ theo quy định; chất lượng báo cáo còn hạn chế và thời gian thực hiện còn chậm so với yêu cầu.

II. TÌNH HÌNH THỰC HIỆN

1. Số lượng các bộ, cơ quan trung ương và địa phương gửi báo cáo thống kê văn thư, lưu trữ về Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước

a) Các cơ quan thường xuyên gửi báo cáo thống kê định kỳ về Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước:

Cơ quan Trung ương: Bộ Ngoại giao; Bộ Kế hoạch và Đầu tư; Bộ Quốc phòng; Bộ Văn hoá Thể thao và Du lịch; Bộ Tài chính; Bộ Công thương; Bộ Tư pháp; Bộ Y tế; Văn phòng Quốc hội; Văn phòng Chủ tịch nước; Uỷ ban Dân tộc; Thông tấn xã Việt Nam; Ngân hàng Nhà nước Việt Nam; Toà án Nhân dân Tối cao; Đài Truyền hình Việt Nam; Viện Khoa học và Công nghệ Việt Nam; Viện Khoa học xã hội Việt Nam; Tập đoàn Bưu chính viễn thông Việt Nam; Tập đoàn Dầu khí Việt Nam; Tổng Công ty Thép Việt Nam; Tổng Công ty Đường sắt Việt Nam; Tổng Công ty Giấy Việt Nam; Tổng Công ty Thuốc lá Việt Nam,…

Cơ quan địa phương: Chi cục Văn thư - Lưu trữ thành phố Hồ Chí Minh; Chi cục Văn thư - Lưu trữ tỉnh Cần Thơ; Chi cục Văn thư - Lưu trữ tỉnh Bình Dương; Chi cục Văn thư - Lưu trữ tỉnh Bình Phước; Chi cục Văn thư - Lưu trữ tỉnh Bến Tre; Chi cục Văn thư - Lưu trữ tỉnh Trà Vinh; Chi cục Văn thư - Lưu trữ tỉnh Tây Ninh; Chi cục Văn thư - Lưu trữ tỉnh Kiên Giang; Chi cục Văn thư - Lưu trữ tỉnh Đồng Tháp; Chi cục Văn thư - Lưu trữ tỉnh Đồng Nai; Chi cục Văn thư - Lưu trữ tỉnh Bà Rịa - Vũng Tàu; Chi cục Văn thư - Lưu trữ tỉnh Tiền Giang; Chi cục Văn thư - Lưu trữ tỉnh Sóc Trăng; Chi cục Văn thư - Lưu trữ tỉnh Vĩnh Long; Chi cục Văn thư - Lưu trữ tỉnh Khánh Hoà; Chi cục Văn thư - Lưu trữ tỉnh Gia Lai; Chi cục Văn thư - Lưu trữ tỉnh Bình Định; Sở Nội vụ thành phố Đà Nẵng; Chi cục Văn thư - Lưu trữ tỉnh Quảng Nam; Chi cục Văn thư - Lưu trữ tỉnh Quảng Ngãi; Chi cục Văn thư - Lưu trữ tỉnh Quảng Trị; Chi cục Văn thư - Lưu trữ tỉnh Quảng Bình; Chi cục Văn thư - Lưu trữ tỉnh Hưng Yên; Chi cục Văn thư - Lưu trữ tỉnh Bắc Ninh; Chi cục Văn thư - Lưu trữ tỉnh Cao Bằng; Chi cục Văn thư - Lưu trữ tỉnh Thái Bình; Chi cục Văn thư - Lưu trữ tỉnh Thanh Hoá; Chi cục Văn thư - Lưu trữ tỉnh Tuyên Quang; Chi cục Văn thư - Lưu trữ tỉnh Hà Giang; Chi cục Văn thư - Lưu trữ tỉnh Sơn La,…

b) Các cơ quan thường xuyên không gửi báo cáo thống kê định kỳ về Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước:

Bộ Xây dựng;Tập đoàn Cao su Việt Nam; Tổng Công ty Xi măng Việt Nam; Tập đoàn Dệt may Việt Nam; Tổng Công ty Hàng hải Việt Nam; Tổng Công ty Cà phê; Chi cục văn thư – Lưu trữ thành phố Hà Nội; Chi cục văn thư – Lưu trữ tỉnh Bạc Liêu; Chi cục văn thư – Lưu trữ tỉnh Phú Thọ; Chi cục văn thư – Lưu trữ tỉnh Thái Nguyên; Chi cục văn thư – Lưu trữ tỉnh Đắc Nông; Chi cục văn thư – Lưu trữ tỉnh Hải Dương; Chi cục văn thư – Lưu trữ tỉnh Hà Nam,…

2. Số liệu thống kê tổng hợp (có biểu đính kèm)

III. NHẬN XÉT, ĐÁNH GIÁ

Qua 7 năm thực hiện chế độ báo cáo thống kê cơ sở và thống kê tổng hợp công tác văn thư, lưu trữ trong phạm vi cả nước có những điểm cần lưu ý:

- Số liệu báo cáo thống kê định kỳ phải được tổng hợp từ các loại sổ sách thống kê, trong công tác thống kê thường gọi là chứng từ, sổ sách ghi chép ban đầu. Tuy nhiên, trên thực tế cho thấy các bộ, cơ quan trung ương và địa phương chưa thực hiện đúng nguyên tắc thống kê công tác văn thư, lưu trữ và tài liệu lưu trữ theo quy định;

- Số liệu báo cáo thống kê tổng hợp không đầy đủ, độ chính xác không cao nên không phản ánh đúng tình hình thực tế công tác văn thư, lưu trữ và tài liệu lưu trữ của các bộ, cơ quan trung ương và địa phương;

BÁO CÁO

TÌNH HÌNH THỰC HIỆN QUYẾT ĐỊNH SỐ 13/2005/QĐ-BNV NGÀY 06/01/2005 CỦA BỘ NỘI VỤ VỀ VIỆC BÁO CÁO THỐNG KÊ CƠ SỞ VÀ QUYẾT ĐỊNH SỐ 14/2005/QĐ-BNV NGÀY 06/01/2005 CỦA BỘ NỘI VỤ VỀ VIỆC BÁO CÁO THỐNG KÊ TỔNG HỢP VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ, LƯU TRỮ TỪ NĂM 2005 ĐẾN NĂM 2011

Thực hiện Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng 4 năm 2004 của Chính phủ về công tác văn thư và Điều 13 của Nghị định số 111/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng 4 năm 2004 của Chính phủ quy định chi tiết thi hành một số điều của Pháp lệnh Lưu trữ quốc gia; Bộ Nội vụ giao cho Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước biên soạn trình Bộ Nội vụ ban hành Quyết định về chế độ báo cáo thống kê công tác văn thư, lưu trữ.

Ngày 06 tháng 01 năm 2005 Bộ Nội vụ ban hành Quyết định số 13/2005/QĐ-BNV về việc chế độ báo cáo thống kê cơ sở công tác văn thư, lưu trữ và Quyết định số 14/2005/QĐ-BNV về việc chế độ báo cáo thống kê tổng hợp công tác văn thư, lưu trữ. Thông qua số liệu báo cáo thống kê định kỳ hàng năm giúp lãnh đạo của các bộ, ngành, cơ quan trung ương và địa phương nắm được tình hình về tổ chức, số lượng và chất lượng công chức, viên chức làm công tác văn thư, lưu trữ; tình hình tài liệu, kho tàng, trang thiết bị lưu trữ của ngành và địa phương. Qua đó, có biện pháp chấn chỉnh về công tác tổ chức, tăng cường biên chế, kho tàng, trang thiết bị…cho công tác văn thư, lưu trữ ngày càng phát huy giá trị của tài liệu lưu trữ, phục vụ cho công tác chỉ đạo, điều hành của các bộ, ngành, cơ quan trung ương và địa phương.

Trên cơ sở thống kê số liệu báo cáo và thực tế kiểm tra công tác thống kê văn thư, lưu trữ tại các Bộ, ngành, địa phương trong thời gian qua, Trung tâm Tin học báo cáo đánh giá, tổng kết tình hình thực hiện chế độ báo cáo thống kê định kỳ về công tác văn thư, lưu trữ tại các bộ, cơ quan trung ương và địa phương như sau:

Phần I

KẾT QUẢ THỰC HIỆN BÁO CÁO THỐNG KÊ TỪ NĂM 2005 ĐẾN NĂM 2011

I. TỔ CHỨC THỰC HIỆN

1. Thực hiện quản lý nhà nước về thống kê văn thư lưu trữ tại Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước

Thực hiện Điều 5 tại Quyết định số 13/2005/QĐ-BNV ngày 06/01/2005 và Quyết định số 14/2005/QĐ-BNV ngày 06/01/2005 của Bộ Nội vụ về việc ban hành chế độ báo cáo thống kê cơ sở và thống kê tổng hợp công tác văn thư, lưu trữ. Để quán triệt thực hiện Quyết định một cách có hiệu quả, Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước đã tổ chức triển khai thực hiện đến các bộ, ngành và địa phương, đồng thời đã đưa nội dung tập huấn hướng dẫn thực hiện chế độ báo cáo thống kê định kỳ vào hai Hội nghị tập huấn công tác văn thư, lưu trữ các tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương tổ chức tại Lào Cai tháng 5/2005 và các bộ, ngành, cơ quan Trung ương tổ chức tại Nam Định tháng 7/2005, ngoài ra còn phổ biến và hướng dẫn các văn bản này trên Website Văn thư Lưu trữ và Tạp chí Văn thư Lưu trữ Việt Nam.

Hàng năm, Trung tâm Tin học tham mưu giúp Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước đôn đốc các bộ, cơ quan trung ương và địa phương triển khai thực hiện chế độ báo cáo thống kê định kỳ. Đồng thời cử cán bộ đi kiểm tra, hướng dẫn thực hiện chế độ báo cáo thống kê định kỳ kết hợp với kiểm tra, hướng dẫn việc ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn thư, lưu trữ tại các bộ, cơ quan trung ương và địa phương. Từ năm 2005 đến nay, Trung tâm Tin học cũng đã tổ chức và phối hợp cùng các Đoàn thanh tra, kiểm tra của Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước tiến hành kiểm tra nghiệp vụ cùng với công tác thống kê định kỳ đối với 12 bộ, ngành; 18 tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương. Việc kiểm tra thực hiện công tác văn thư, lưu trữ và chế độ báo cáo thống kê văn thư, lưu trữ và tài liệu lưu trữ trong thời gian qua đã có tác dụng thiết thực, góp phần chấn chỉnh công tác thống kế văn thư, lưu trữ tại các đơn vị cơ sở.

2. Thực hiện quản lý nhà nước về thống kê văn thư lưu trữ tại các bộ, ngành và địa phương

Sau khi nhận được Quyết định số 13/2005/QĐ-BNV ngày 06/01/2005 của Bộ Nội vụ về việc ban hành chế độ báo cáo chế độ thống kê cơ sở và Quyết định số 14/2005/QĐ-BNV ngày 06/01/2005 của Bộ Nội vụ về việc ban hành chế độ báo cáo thống kê tổng hợp công tác văn thư, lưu trữ, các bộ, ngành, cơ quan trung ương và địa phương đã phổ biến văn bản tới các đơn vị trực thuộc thông qua các hình thức: sao gửi văn bản, lồng ghép nội dung tập huấn hướng dẫn thực hiện chế độ báo cáo thống kê vào các lớp tập huấn, bồi dưỡng nghiệp vụ văn thư, lưu trữ nhằm nâng cao trách nhiệm của các cấp lãnh đạo, các công chức, viên chức đối với công tác thống kê văn thư, lưu trữ và tài liệu lưu trữ.

Công tác kiểm tra, hướng dẫn đối với việc thực hiện báo cáo thống kê định kỳ hàng năm của các đơn vị thuộc quyền quản lý cũng đã được các cấp quan tâm nhưng chưa được duy trì thường xuyên, trong khi đó công chức, viên chức làm lưu trữ thì đa phần là kiêm nhiệm và đang dần được tăng cường hoàn thiện do vậy việc lập báo cáo số liệu thống kê văn thư, lưu trữ hàng năm còn gặp nhiều hạn chế.

Mặc dù vậy, trong thời gian qua việc báo cáo thống kê định kỳ về văn thư, lưu trữ đã được các Bộ, ngành, địa phương thực hiện ngày càng nghiêm túc. Năm 2005: có 40/53 Bộ, ngành và 41/64 tỉnh thực hiện báo cáo thống kê tổng hợp công tác văn thư, lưu trữ; Năm 2006: có 33/53 Bộ, ngành và 48/64 tỉnh thực hiện báo cáo thống kê tổng hợp công tác văn thư, lưu trữ; Năm 2007: có 34/53 Bộ, ngành và 52/64 tỉnh thực hiện báo cáo thống kê tổng hợp công tác văn thư, lưu trữ; Năm 2008: có 41/53 Bộ, ngành; 58/64 tỉnh gửi báo cáo thống kê; Năm 2009: có 40/53 Bộ, ngành; 36/63 tỉnh gửi báo cáo thống kê; Năm 2010: có 41/53 Bộ, ngành; 51/63 tỉnh gửi báo cáo thống kê; Năm 2011: có 41/53 Bộ, ngành; 60/63 tỉnh gửi báo cáo thống kê. Như vậy, vẫn còn một số Bộ, ngành, địa phương chưa thực hiện nghiêm túc chế độ báo cáo thống kê định kỳ về văn thư, lưu trữ theo quy định; chất lượng báo cáo còn hạn chế và thời gian thực hiện còn chậm so với yêu cầu.

II. TÌNH HÌNH THỰC HIỆN

1. Số lượng các bộ, cơ quan trung ương và địa phương gửi báo cáo thống kê văn thư, lưu trữ về Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước

a) Các cơ quan thường xuyên gửi báo cáo thống kê định kỳ về Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước:

Cơ quan Trung ương: Bộ Ngoại giao; Bộ Kế hoạch và Đầu tư; Bộ Quốc phòng; Bộ Văn hoá Thể thao và Du lịch; Bộ Tài chính; Bộ Công thương; Bộ Tư pháp; Bộ Y tế; Văn phòng Quốc hội; Văn phòng Chủ tịch nước; Uỷ ban Dân tộc; Thông tấn xã Việt Nam; Ngân hàng Nhà nước Việt Nam; Toà án Nhân dân Tối cao; Đài Truyền hình Việt Nam; Viện Khoa học và Công nghệ Việt Nam; Viện Khoa học xã hội Việt Nam; Tập đoàn Bưu chính viễn thông Việt Nam; Tập đoàn Dầu khí Việt Nam; Tổng Công ty Thép Việt Nam; Tổng Công ty Đường sắt Việt Nam; Tổng Công ty Giấy Việt Nam; Tổng Công ty Thuốc lá Việt Nam,…

Cơ quan địa phương: Chi cục Văn thư - Lưu trữ thành phố Hồ Chí Minh; Chi cục Văn thư - Lưu trữ tỉnh Cần Thơ; Chi cục Văn thư - Lưu trữ tỉnh Bình Dương; Chi cục Văn thư - Lưu trữ tỉnh Bình Phước; Chi cục Văn thư - Lưu trữ tỉnh Bến Tre; Chi cục Văn thư - Lưu trữ tỉnh Trà Vinh; Chi cục Văn thư - Lưu trữ tỉnh Tây Ninh; Chi cục Văn thư - Lưu trữ tỉnh Kiên Giang; Chi cục Văn thư - Lưu trữ tỉnh Đồng Tháp; Chi cục Văn thư - Lưu trữ tỉnh Đồng Nai; Chi cục Văn thư - Lưu trữ tỉnh Bà Rịa - Vũng Tàu; Chi cục Văn thư - Lưu trữ tỉnh Tiền Giang; Chi cục Văn thư - Lưu trữ tỉnh Sóc Trăng; Chi cục Văn thư - Lưu trữ tỉnh Vĩnh Long; Chi cục Văn thư - Lưu trữ tỉnh Khánh Hoà; Chi cục Văn thư - Lưu trữ tỉnh Gia Lai; Chi cục Văn thư - Lưu trữ tỉnh Bình Định; Sở Nội vụ thành phố Đà Nẵng; Chi cục Văn thư - Lưu trữ tỉnh Quảng Nam; Chi cục Văn thư - Lưu trữ tỉnh Quảng Ngãi; Chi cục Văn thư - Lưu trữ tỉnh Quảng Trị; Chi cục Văn thư - Lưu trữ tỉnh Quảng Bình; Chi cục Văn thư - Lưu trữ tỉnh Hưng Yên; Chi cục Văn thư - Lưu trữ tỉnh Bắc Ninh; Chi cục Văn thư - Lưu trữ tỉnh Cao Bằng; Chi cục Văn thư - Lưu trữ tỉnh Thái Bình; Chi cục Văn thư - Lưu trữ tỉnh Thanh Hoá; Chi cục Văn thư - Lưu trữ tỉnh Tuyên Quang; Chi cục Văn thư - Lưu trữ tỉnh Hà Giang; Chi cục Văn thư - Lưu trữ tỉnh Sơn La,…

b) Các cơ quan thường xuyên không gửi báo cáo thống kê định kỳ về Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước:

Bộ Xây dựng;Tập đoàn Cao su Việt Nam; Tổng Công ty Xi măng Việt Nam; Tập đoàn Dệt may Việt Nam; Tổng Công ty Hàng hải Việt Nam; Tổng Công ty Cà phê; Chi cục văn thư – Lưu trữ thành phố Hà Nội; Chi cục văn thư – Lưu trữ tỉnh Bạc Liêu; Chi cục văn thư – Lưu trữ tỉnh Phú Thọ; Chi cục văn thư – Lưu trữ tỉnh Thái Nguyên; Chi cục văn thư – Lưu trữ tỉnh Đắc Nông; Chi cục văn thư – Lưu trữ tỉnh Hải Dương; Chi cục văn thư – Lưu trữ tỉnh Hà Nam,…

2. Số liệu thống kê tổng hợp (có biểu đính kèm)

III. NHẬN XÉT, ĐÁNH GIÁ

Qua 7 năm thực hiện chế độ báo cáo thống kê cơ sở và thống kê tổng hợp công tác văn thư, lưu trữ trong phạm vi cả nước có những điểm cần lưu ý:

- Số liệu báo cáo thống kê định kỳ phải được tổng hợp từ các loại sổ sách thống kê, trong công tác thống kê thường gọi là chứng từ, sổ sách ghi chép ban đầu. Tuy nhiên, trên thực tế cho thấy các bộ, cơ quan trung ương và địa phương chưa thực hiện đúng nguyên tắc thống kê công tác văn thư, lưu trữ và tài liệu lưu trữ theo quy định;

- Số liệu báo cáo thống kê tổng hợp không đầy đủ, độ chính xác không cao nên không phản ánh đúng tình hình thực tế công tác văn thư, lưu trữ và tài liệu lưu trữ của các bộ, cơ quan trung ương và địa phương;

- Số liệu báo cáo trong một năm hoặc giữa các năm mâu thuẫn nhau;

- Nhiều chỉ tiêu báo cáo không có số liệu;

- Về chất lượng số liệu báo cáo thống kê: Số liệu phản ánh tình hình công tác văn thư, lưu trữ của khối Văn phòng bộ, cơ quan trung ương và các tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương nhìn chung tương đối chính xác, đầy đủ về số lượng và bảo đảm về chất lượng. Riêng số liệu báo cáo thống kê tổng hợp do Lưu trữ các bộ, cơ quan Trung ương và Chi cục Văn thư - Lưu trữ tỉnh (theo Thông tư 02/2010/TT-BNV ngày 28 tháng 4 năm 2010 là Chi Cục Văn thư - Lưu trữ) tổng hợp từ báo cáo của các đơn vị gửi đến thường không đầy đủ, không đúng mẫu, độ chính xác không cao như: Chi cục Văn thư - Lưu trữ tỉnh Vĩnh Phúc, Chi cục Văn thư - Lưu trữ tỉnh Cà Mau, Bộ Tài nguyên và Môi trường, Bộ Y tế, Đài truyền hình Việt Nam,... Một số Chi cục Văn thư - Lưu trữ chưa tổng hợp số liệu của các đơn vị trực thuộc mà gửi toàn bộ các số liệu đó về Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước như Chi cục Văn thư lưu trữ tỉnh Tiền Giang, Chi cục Văn thư - Lưu trữ tỉnh Quảng Ngãi, Chi cục Văn thư - Lưu trữ tỉnh Hậu Giang, Chi cục Văn thư - Lưu trữ tỉnh Gia Lai, Chi cục Văn thư - Lưu trữ tỉnh Quảng Trị, Chi cục Văn thư - Lưu trữ tỉnh Lâm Đồng, Chi cục Văn thư - Lưu trữ tỉnh Ninh Thuận,… Một số cơ quan, đơn vị do không mở các loại sổ sách thống kê, nên số liệu thống kê không được kế thừa để tổng hợp vào báo cáo. Thậm chí có cơ quan ví dụ như Văn phòng Bộ Công an không có Mục lục hồ sơ, nhưng không tiến hành đo đếm thực tế trên giá, tủ nên số liệu báo cáo gửi về Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước mang tính đối phó, không phản ánh đúng thực tế tình hình.

Nguyên nhân: Do một số bộ, cơ quan Trung ương và địa phương không có tổ chức văn thư, lưu trữ; số lượng biên chế bố trí không đủ theo quy định, vì vậy chỉ đảm đương được công tác văn thư, lưu trữ tại cơ quan bộ và Chi cục Văn thư - Lưu trữ, hàng năm không tổ chức kiểm tra, hướng dẫn nghiệp vụ đối với các đơn vị cấp dưới về công tác thống kê văn thư lưu trữ và tài liệu lưu trữ.

Dưới đây là một số lỗi mà các cơ quan đơn vị hay mắc phải :

- Tổng số đơn vị trực thuộc và Tổng số đơn vị báo cáo trong biểu Tổ chức văn thư, lưu trữ, chỉ báo cáo “Tổng số đơn vị báo cáo” mà không báo cáo “Tổng số đơn vị trực thuộc”, có những cơ quan đơn vị còn không báo cáo các chỉ tiêu này;

- Có những cơ quan, tổ chức báo cáo số mét giá tài liệu không có tính chính xác cao, số liệu báo cáo mang tính chất đối phó,

Ví dụ 1:

Bộ Ngoại Giao, tại Mục II biểu tổng hợp Lưu trữ, phần tài liệu lưu trữ: Năm 2006 báo cáo 1.649 mét, năm 2007 báo cáo có 796,8 mét; năm 2008 báo cáo có: 1.508,71 mét tài liệu; năm 2009 báo cáo có: 701,66 mét; năm 2010 báo cáo có 618,55 mét; năm 2011 báo cáo có 514,53 mét.

Ví dụ: 2

Trong biểu Tổng hợp lưu trữ cũng vậy: một số cơ quan đơn vị báo cáo tổng hợp về “Tổ chức lưu trữ: như ở Bộ tài nguyên và Môi trường năm 2011 báo cáo.

- Tổng số đơn vị trực thuộc: 42

- Tống số đơn vị báo cáo: 37

- Tống số Trung tâm Lưu trữ: 02

- Tổng số Trung tâm Thông tin – Lưu trữ: 1

- Tổng số Phòng lưu trữ: 1

- Tổng số Tổ Lưu trữ: 3

- Tổng số Bộ phận lưu trữ: 35

Như vậy báo cáo này không hợp lý với số đơn vị đã nộp báo cáo.

Ví dụ 3: Mục Nhân sự làm công tác văn thư lưu trữ: Nhiều cơ quan đơn vị báo cáo không chính xác mà chỉ mang tính đối phó như ở Mục tổng số người có :150 người nhưng bên dưới mục độ tuổi lại không bằng 150 người mà là 170 người hoặc có nơi lại ít hơn số 150 người,

Cụ thể ở trong báo cáo của Ngân hàng Nhà nước Việt Nam:

Mục nhân sự làm công tác văn thư:

-Tổng số: 51

+ Trong đó : Nữ : 49

+ Kiêm nghiệm : 10

+ Dưới 25 tuổi : 09

+ Từ 25-35 tuổi : 33

+ Từ 36- 45 tuổi : 09

+ Từ 46 – 55 tuổi : 09

+ Trên 55 tuổi : 01

- Tổng cộng số tuổi thì bằng 61 người như vậy là báo cáo ở đây không khớp với tổng số người ở trên.

Ví dụ 4:

Năm 2010 ở Bộ Công Thương ; Mục IV- Công tác sử dụng tài liệu, tổng số yêu cầu của độc giả và yêu cầu được trả lời hầu như là không báo cáo; Mục V - Nghiên cứu khoa học “ Tổng số đề tài NCKH đã nghiệm thu 565 đề tài” chưa chính xác ở đây chỉ tính các đề tài NCKH đã nghiệm thu và những đề tài đã nghiệm thu đưa vào ứng dụng phục vụ công tác quản lý và tra tìm tài liệu lưu trữ.

Ví dụ 5:

Bộ Lao động và Thương binh và Xã hội báo cáo năm 2010 báo cáo: Hình thức đăng ký, quản lý văn bản đi đến phải điền dấu “X” vào mục số lượng của ứng dụng bằng sổ hay ứng dụng CNTT chứ không điền vào mục đơn vị tính. Trong Báo cáo thống kê cơ sở lưu trữ ở Mục I. Tổ chức, nhân sự làm công tác lưu trữ phải ghi tên tổ chức lưu trữ cơ quan theo Quyết định thành lập mới nhất vào cột “Đơn vị tính” không phải ghi là “ Phòng Hành chính”. Phần II. Tài liệu lưu trữ, Mục 2.Tài liệu khoa học kỹ thuật ở đây có “67 Công trình đã chỉnh lý hoàn chỉnh” thì ở Mục “Công cụ tra cứu” phải là “67 Công trình” chứ không thể là “70 công trình” như đơn vị đã báo cáo.

Ví dụ 6:

Năm 2010 Tại Văn phòng Chủ tịch nước

Văn phòng đã gửi đầy đủ báo cáo thống kê nhưng trong quá trình báo cáo thì Biểu mẫu báo cáo chưa đúng quy định (đã gửi báo cáo tổng hợp). Văn phòng Chủ tịch nước không có đơn vị trực thuộc, chỉ gửi báo cáo thống kê cơ sở theo Quyết định số 13/2005/QĐ-BNV ngày 06/01/2005 và ở một số trường chưa kê khai đúng theo mẫu như:

- Hình thức quản lý văn bản đi đến thì điền số liệu đối với cơ quan, đơn vị đã ứng dụng CNTT trong công tác văn thư, điền dấu “ X” vào cột “số lượng” ở mục “Ứng dụng CNTT” còn cơ quan chưa ứng dụng CNTT thì điền dấu “X” vào cột “ số lượng” ở mục “ Bằng sổ” thì Văn phòng lại điền bằng số “01” ;

- Mục kho bảo quản tài liệu cần ghi rõ là diện tích kho chuyên dụng hay diện tích kho không chuyên dụng hoặc diện tích kho tạm, Văn phòng chỉ ghi là “Kho bảo quản tài liệu”…

Phần II

KIẾN NGHỊ

I. ĐỐI VỚI CÁC BỘ, CƠ QUAN TRUNG ƯƠNG VÀ ĐỊA PHƯƠNG

Các bộ, cơ quan trung ương và địa phương cần bố trí biên chế có trình độ chuyên môn nghiệp vụ về văn thư, lưu trữ nói chung và thống kê nói riêng. Thực tế, hiện nay có nơi do bố trí công chức, viên chức không có chuyên môn nghiệp vụ nên có trường hợp không hiểu đúng các chỉ tiêu báo cáo thống kê, nhất là đối với các chỉ tiêu báo cáo thống kê lưu trữ.

Áp dụng đầy đủ các loại sổ sách thống kê theo đúng quy định của Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước đã quy định. Các kho lưu trữ phải có đầy đủ các loại sổ sách thống kê chủ yếu như: Sổ nhập tài liệu, Sổ xuất tài liệu, Biên bản bàn giao tài liệu, Mục lục hồ sơ… Vì đây là những công cụ thống kê chủ yếu, ngoài chức năng cung cấp thông tin còn có chức năng cung cấp số liệu, phục vụ tra tìm sử dụng tài liệu và cung cấp nguồn số liệu chủ yếu để đưa vào Báo cáo thống kê định kỳ.

Nâng cao tinh thần trách nhiệm đối với người làm báo cáo thống kê và người duyệt số liệu thống kê, tránh tình trạng báo cáo không đầy đủ, không phản ánh đúng thực trạng tình hình, số liệu mâu thuẫn. Cần chấm dứt tình trạng làm báo cáo chỉ mang tính chất đối phó, gây khó khăn cho các cơ quan tổng hợp, sử dụng số liệu.

II. ĐỐI VỚI CỤC VĂN THƯ VÀ LƯU TRỮ NHÀ NƯỚC

Tài liệu lưu trữ chứa đựng những thông tin phong phú, là nguồn sử liệu quý giá, có ý nghĩa to lớn đối với việc nghiên cứu khoa học, xây dựng kinh tế, quản lý nhà nước và quản lý xã hội. Trong những năm gần đây, công tác lưu trữ trong toàn ngành đã có nhiều chuyển biến, từng bước đi vào nền nếp. Tài liệu lưu trữ đã thực sự đóng góp vai trò tích cực trong sự nghiệp xây dựng và bảo vệ đất nước, đặc biệt trong công cuộc đổi mới hiện nay. Tuy nhiên, các lĩnh vực công tác của ngành vẫn còn nhiều tồn tại, chưa có điều kiện tổ chức điều tra cơ bản số liệu trong toàn ngành lưu trữ. Vì vậy, không nắm được đầy đủ, chính xác nguồn số liệu cơ bản về thành phần, số lượng và chất lượng phông lưu trữ nhà nước; tình hình thu thập, bổ sung, nộp lưu, xác định giá trị tài liệu; tình hình khai thác, sử dụng, công bố, giới thiệu tài liệu lưu trữ; tổ chức, biên chế; kho tàng, trang thiết bị…Nguồn số liệu trên rất cần thiết đối với công tác quản lý nhà nước, chỉ đạo nghiệp vụ của ngành, nhất là đối với công tác xây dựng quy hoạch, kế hoạch phát triển ngành lưu trữ qua nhiều giai đoạn, Nguồn số liệu thu thập được qua công tác điều tra cơ bản sẽ là căn cứ để phân tích, đánh giá đúng thực trạng của ngành lưu trữ và đề xuất, kiến nghị với Nhà nước về cơ chế, chính sách, giải pháp đối với ngành lưu trữ.

Tăng cường công tác kiểm tra, hướng dẫn các bộ, cơ quan Trung ương và địa phương đối với việc thực hiện chế độ báo cáo thống kê lưu trữ, trong đó thực hiện chế độ báo cáo thống kê định kỳ hàng năm là một trong những nội dung cần kiểm tra, hướng dẫn.

Trong khi đó một số văn bản quy phạm pháp luật đã được sửa đổi, bổ sung như Luật Lưu trữ số 01/2011/QH13 có hiệu lực từ ngày 01 tháng 7 năm 2012 thay thế Pháp lệnh lưu trữ quốc gia năm 2001; Thông tư số 04/2008/TT-BNV ngày 04/6/2008 đã được thay bằng Thông tư số 02/2010/TT-BNV ngày 28/4/2010 của Bộ Nội vụ hướng dẫn chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và tổ chức của tổ chức Văn thư, Lưu trữ Bộ, cơ quan ngang Bộ, cơ quan thuộc Chính phủ và Uỷ ban nhân dân các cấp. Do vậy, cơ cấu tổ chức của các Phòng chuyên môn nghiệp vụ về văn thư lưu trữ của các cơ quan trung ương và địa phương đã có sự thay đổi, nên trong quá trình tổng hợp số liệu theo các chỉ tiêu trong Quyết định số 13/2005/QĐ-BNV ngày 06/01/2005 và Quyết định số 14/2005/QĐ-BNV ngày 06 tháng 01 năm 2005 của Bộ Nội vụ không còn phù hợp với tình hình thực tế hiện nay của các cơ quan đơn vị.

Vì vậy, đề nghị Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước xem xét đề nghị Bộ Nội vụ giao cho Cục xây dựng Thông tư quy định chế độ báo cáo công tác văn thư, lưu trữ và tài liệu lưu trữ, trình Bộ Nội vụ ban hành thay thế Quyết định số 13/2005/QĐ-BNV về việc chế độ báo cáo thống kê cơ sở công tác văn thư, lưu trữ và Quyết định số 14/2005/QĐ-BNV về việc chế độ báo cáo thống kê tổng hợp công tác văn thư, lưu trữ./.