Quy chế quản lý, khai thác và sử dụng phần mềm Họp không giấy được Kiểm toán nhà nước ban hành ngày 17/10/2024

Nội dung chính

Ban hành Quy chế quản lý, khai thác và sử dụng phần mềm Họp không giấy

Ngày 17 tháng 10 năm 2024, Kiểm toán nhà nước ban hành Quyết định 1724/QĐ-KTNN năm 2024 ban hành Quy chế quản lý, khai thác và sử dụng phần mềm họp không giấy

Quy chế này quy định về việc quản lý, khai thác và sử dụng phần mềm Họp không giấy của Kiểm toán nhà nước; trách nhiệm, quyền hạn và trình tự, thủ tục trong việc quản lý, khai thác, sử dụng phần mềm của các đơn vị trực thuộc Kiểm toán nhà nước và các tổ chức, cá nhân có liên quan.

Quy chế này áp dụng với các đơn vị trực thuộc Kiểm toán nhà nước; cán bộ, công chức, viên chức và người lao động (gọi tắt là công chức) của Kiểm toán nhà nước và các cơ quan, tổ chức, cá nhân có liên quan trong việc quản lý, khai thác và sử dụng phần mềm Họp không giấy của Kiểm toán nhà nước.

Quy chế quản lý, khai thác và sử dụng phần mềm Họp không giấy được Kiểm toán nhà nước ban hành ngày 17/10/2024 (Ảnh từ Internet)

Phần mềm Họp không giấy của Kiểm toán nhà nước là gì?

Căn cứ khoản 1 Điều 2 Quy chế quản lý, khai thác và sử dụng phần mềm họp không giấy ban hành kèm theo Quyết định 1724/QĐ-KTNN năm 2024, phần mềm Họp không giấy của Kiểm toán nhà nước (sau đây gọi tắt là phần mềm): là phần mềm do Kiểm toán nhà nước xây dựng nhằm hỗ trợ việc ban hành lịch công tác, hỗ trợ tổ chức các cuộc họp tập trung, các cuộc họp từ xa theo yêu cầu của Kiểm toán nhà nước và các đơn vị trực thuộc Kiểm toán nhà nước. Phần mềm gồm 2 phiên bản: phiên bản trình duyệt dành cho máy tính và phiên bản ứng dụng dành cho thiết bị di động là E-Cabinet (sau đây gọi tắt là ứng dụng E-cabinet).

Quản lý thông tin cuộc họp trên phần mềm Họp không giấy của Kiểm toán nhà nước như thế nào?

Tại Điều 10 Quy chế quản lý, khai thác và sử dụng phần mềm họp không giấy ban hành kèm theo Quyết định 1724/QĐ-KTNN năm 2024, việc quản lý thông tin cuộc họp trên phần mềm quy định như sau:

(1) Đăng tải tài liệu của cuộc họp

Chậm nhất 02 ngày trước ngày tổ chức cuộc họp, đơn vị được giao chuẩn bị nội dung (hoặc tổ chức cuộc họp) có trách nhiệm đăng tải tài liệu của cuộc họp trên phần mềm (trừ các tài liệu mật hoặc tài liệu chứa thông tin mật). Tài liệu cuộc họp phải được người chủ trì cuộc họp phê duyệt trước khi đăng tải trên phần mềm và thay cho tài liệu giấy. Đối với cuộc họp đột xuất (thời gian thông báo họp dưới 24 giờ), nếu không kịp đăng tải tài liệu trên phần mềm, đơn vị được giao chuẩn bị nội dung (hoặc tổ chức cuộc họp) gửi trực tiếp tại cuộc họp.

(2) Xác nhận tham dự cuộc họp

Chậm nhất 01 ngày trước thời gian diễn ra cuộc họp (đối với cuộc họp đã có trong lịch công tác tuần) và sau khi nhận thông báo họp (đối với cuộc họp đột xuất), người thuộc thành phần tham dự họp có trách nhiệm xác nhận tham dự trên phần mềm (xác nhận tham dự, ủy quyền dự thay hoặc từ chối tham dự cuộc họp).

(3) Ghi âm cuộc họp

Tất cả các cuộc họp đều ghi âm (khuyến khích ghi hình nếu điều kiện cho phép), các nội dung "Mật" do người chủ trì quyết định. Đơn vị chủ trì tổ chức cuộc họp cử công chức thực hiện ghi âm diễn biến cuộc họp trên phần mềm. Hệ thống có chức năng chuyển đổi giọng nói thành văn bản hỗ trợ cho việc biên tập biên bản cuộc họp. File ghi âm, ghi hình, file chuyển đổi văn bản được lưu trữ trên hệ thống máy chủ của Kiểm toán nhà nước, do Cục Công nghệ thông tin quản lý và chỉ được cung cấp khi có yêu cầu của Tổng Kiểm toán nhà nước hoặc người chủ trì cuộc họp

Tổ chức cuộc họp trực tuyến trên phần mềm Họp không giấy của Kiểm toán nhà nước như thế nào?

Tại Điều 11 Quy chế quản lý, khai thác và sử dụng phần mềm họp không giấy ban hành kèm theo Quyết định 1724/QĐ-KTNN năm 2024, việc tổ chức cuộc họp trực tuyến trên phần mềm như sau:

- Cuộc họp trực tuyến trên phần mềm do Lãnh đạo Kiểm toán nhà nước chủ trì: đơn vị được giao chuẩn bị nội dung hoặc tổ chức cuộc họp có trách nhiệm thiết lập cuộc họp trực tuyến trên phần mềm trước 30 phút diễn ra cuộc họp và cử công chức tham gia để điều phối diễn biến cuộc họp trên phần mềm.

- Cuộc họp tổ chức theo hình thức trực tuyến giữa các đơn vị: các đơn vị thực hiện tổ chức cuộc họp trực tuyến trên phần mềm khi có nhu cầu hoặc theo chỉ đạo của Lãnh đạo Kiểm toán nhà nước.

Khai thác thông tin lịch công tác, thông tin cuộc họp trên phần mềm Họp không giấy của Kiểm toán nhà nước như thế nào?

Tại Điều 12 Quy chế quản lý, khai thác và sử dụng phần mềm họp không giấy ban hành kèm theo Quyết định 1724/QĐ-KTNN năm 2024, việc khai thác thông tin lịch công tác, thông tin cuộc họp như sau:

- Công chức được quyền khai thác thông tin lịch công tác tháng, lịch công tác tuần của Lãnh đạo Kiểm toán nhà nước; lịch công tác của các đơn vị; lịch nội bộ của đơn vị mình.

- Công chức thuộc thành phần tham gia cuộc họp được nhận thông báo lịch họp và được quyền xác nhận/ủy quyền/từ chối tham gia cuộc họp, xem tài liệu cuộc họp, điểm danh, biểu quyết và đưa ý kiến đối với nội dung cuộc họp trên phần mềm.