Khi lưu giữ hồ sơ công chức, viên chức tại phòng Nông nghiệp, cần đảm bảo các yêu cầu gì theo pháp luật hiện hành?

Nội dung chính

Khi lưu giữ hồ sơ công chức, viên chức tại phòng Nông nghiệp, cần đảm bảo các yêu cầu gì theo pháp luật hiện hành?

Căn cứ theo quy định tại Khoản 2 Điều 9 Quyết định 2693/QĐ-BNN-TCCB năm 2013 về Quy chế Quản lý hồ sơ cán bộ, công chức, viên chức và người lao động của Bộ Nông nghiệp và Phát triển nông thôn, ưu giữ hồ sơ phải đảm bảo các yêu cầu sau:

+ Sắp xếp hồ sơ một cách khoa học theo vần tên A, B, C hoặc theo đầu mối đơn vị trực thuộc, bảo đảm nguyên tắc dễ tìm, dễ thấy, dễ lấy, dễ bảo quản;

+  Tài liệu trong mỗi hồ sơ phải được xếp riêng thành từng nhóm và theo thứ tự thời gian để dễ tra cứu, kèm theo danh mục liệt kê tài liệu; trong mỗi hồ sơ phải có phiếu kiểm soát hồ sơ;

+ Ngoài bì hồ sơ ghi các thông tin của công chức, viên chức để phục vụ cho công tác tìm kiếm, lưu giữ như: họ và tên; các bí danh; quê quán và số hồ sơ;

+ Việc lưu giữ hồ sơ cần tiến hành song song với việc lưu giữ hồ sơ giấy và hồ sơ sao chụp (scan), hồ sơ điện tử và lưu dưới dạng tập tin trên máy tính để tiện tra cứu và báo cáo nhanh về công tác quản lý hồ sơ, đảm bảo an toàn và chính xác;

+ Nghiêm cấm mọi hành vi tiết lộ, cung cấp hồ sơ công chức, viên chức sai quy định của Nhà nước và Quy chế này.