Quyết định 736/QĐ-UBND năm 2014 về Danh mục thành phần hồ sơ, tài liệu của các cơ quan, tổ chức nộp lưu tài liệu vào Chi cục Văn thư - Lưu trữ tỉnh trực thuộc Sở Nội vụ Quảng Bình

QUYẾT ĐỊNH

VỀ VIỆC BAN HÀNH DANH MỤC THÀNH PHẦN HỒ SƠ, TÀI LIỆU CỦA CÁC CƠ QUAN, TỔ CHỨC THUỘC NGUỒN NỘP LƯU TÀI LIỆU VÀO CHI CỤC VĂN THƯ - LƯU TRỮ
TỈNH QUẢNG BÌNH

CHỦ TỊCH ỦY BAN NHÂN DÂN TỈNH QUẢNG BÌNH

Căn cứ Luật Tổ chức Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân ngày 26 tháng 11 năm 2003;

Căn cứ Luật Lưu trữ năm 2011;

Căn cứ Thông tư số 09/2011/TT-BNV ngày 03 tháng 6 năm 2011 của Bộ Nội vụ quy định về thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu hình thành phố biến trong hoạt động của các cơ quan, tổ chức và Thông tư số 13/2011/TT-BNV ngày 24 tháng 10 năm 2011 của Bộ Nội vụ quy định thời hạn bảo quản tài liệu hình thành trong hoạt động của Ủy ban nhân dân tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương;

Căn cứ Thông tư số 04/2006/TT-BNV ngày 11 tháng 4 năm 2006 của Bộ Nội vụ về việc hướng dẫn xác định cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu tài liệu vào Lưu trữ lịch sử các cấp;

Căn cứ Công văn số 316/LTNN-NVĐP ngày 24 tháng 6 năm 1999 của Cục Lưu trữ Nhà nước về việc ban hành Danh mục mẫu thành phần tài liệu nộp lưu vào Trung tâm Lưu trữ tỉnh;

Xét đề nghị của Sở Nội vụ tỉnh Quảng Bình tại Tờ trình số 235/TTr-SNV ngày 14 tháng 3 năm 2014,

QUYẾT ĐỊNH:

Điều 1. Ban hành kèm theo Quyết định này Danh mục thành phần hồ sơ, tài liệu của các cơ quan, tổ chức nộp lưu tài liệu vào Chi cục Văn thư - Lưu trữ tỉnh trực thuộc Sở Nội vụ Quảng Bình.

Điều 2. Quyết định có hiệu lực kể từ ngày ký. Các quy định trước đây trái với quy định của Quyết định này đều bãi bỏ.

Điều 3. Chánh Văn phòng Ủy ban nhân dân tỉnh, Giám đốc Sở Nội vụ, Thủ trưởng các sở, ban, ngành cấp tỉnh; đơn vị vũ trang nhân dân; các cơ quan Trung ương được tổ chức theo ngành dọc tại tỉnh; các đơn vị sự nghiệp, các hội, doanh nghiệp Nhà nước thuộc tỉnh; Chủ tịch Ủy ban nhân dân các huyện, thành phố, thị xã; Chi cục trưởng Chi cục Văn thư - Lưu trữ tỉnh và các tổ chức, cá nhân liên quan có trách nhiệm thi hành Quyết định này./. 

DANH MỤC

THÀNH PHẦN HỒ SƠ, TÀI LIỆU CỦA CÁC CƠ QUAN, TỔ CHỨC THUỘC NGUỒN NỘP LƯU TÀI LIỆU VÀO CHI CỤC VĂN THƯ - LƯU TRỮ TỈNH QUẢNG BÌNH
(ban hành kèm theo Quyết định số 736/QĐ-UBND ngày 28 tháng 3 năm 2014 của Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh Quảng Bình)

Phần I

HƯỚNG DẪN VẬN DỤNG BẢN DANH MỤC

I. MỤC ĐÍCH, PHẠM VI, ĐỐI TƯỢNG ÁP DỤNG

1. Mục đích

Bản Danh mục này dùng để làm căn cứ cho công tác thu thập, hệ thống hóa, phân loại tài liệu trong giai đoạn chỉnh lý, đồng thời làm cơ sở đánh giá và xác định giá trị, hồ sơ, tài liệu có giá trị lưu trữ vĩnh viễn để nộp vào Chi cục Văn thư - Lưu trữ tỉnh theo quy định của pháp luật.

2. Phạm vi và đối tượng áp dụng

- Bản Danh mục hồ sơ, tài liệu này được áp dụng đối với các cơ quan Nhà nước; các đơn vị sự nghiệp; các cơ quan Trung ương được tổ chức theo ngành dọc tại tỉnh; các doanh nghiệp Nhà nước, tổ chức xã hội; tổ chức xã hội - nghề nghiệp; đơn vị vũ trang nhân dân (gọi tắt là cơ quan, tổ chức) cấp tỉnh và cấp huyện thuộc nguồn nộp lưu.

- Các cơ quan, tổ chức vận dụng bản Danh mục hồ sơ, tài liệu này để làm căn cứ xem xét, lựa chọn hồ sơ, tài liệu quản lý hành chính có giá trị lưu trữ vĩnh viễn để nộp lưu vào Chi cục Văn thư - Lưu trữ tỉnh.

- Thành phần hồ sơ, tài liệu quản lý chuyên ngành của các cơ quan, tổ chức sẽ thực hiện như sau:

Các cơ quan, tổ chức mà bộ, ngành chủ quản đã ban hành Bảng thời hạn bảo quản tài liệu thì cơ quan, tổ chức cần căn cứ vào Bảng thời hạn bảo quản của bộ, ngành chủ quản để xác định hồ sơ, tài liệu chuyên ngành của cơ quan, tổ chức nộp lưu vào Chi cục Văn thư - Lưu trữ tỉnh Quảng Bình.

Các cơ quan, tổ chức mà bộ, ngành chủ quản chưa ban hành Bảng thời hạn bảo quản tài liệu thì cơ quan, tổ chức cần vận dụng quy định tại Thông tư số 09/2011/TT-BNV ngày 03 tháng 6 năm 2011 của Bộ Nội vụ quy định về thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu hình thành phố biến trong hoạt động của các cơ quan, tổ chức; Thông tư số 13/2011/TT-BNV ngày 24 tháng 10 năm 2011 của Bộ Nội vụ quy định thời hạn bảo quản tài liệu hình thành trong hoạt động của Ủy ban nhân dân tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương và các văn bản có liên quan để xác định hồ sơ, tài liệu chuyên ngành của cơ quan, tổ chức nộp lưu vào Chi cục Văn thư - Lưu trữ tỉnh (sau khi có ý kiến thẩm định bằng văn bản của Sở Nội vụ).

II. CẤU TẠO CỦA BẢN DANH MỤC

1. Hồ sơ, tài liệu phổ biến được thống kê trong Danh mục này được chia thành 10 nhóm, trong từng nhóm, tài liệu được chia theo từng vấn đề và cụ thể.

- Nhóm 1: Tài liệu tổng hợp: Bao gồm những hồ sơ, tài liệu mang tính tổng hợp chung cho tất cả các mặt hoạt động của cơ quan, tổ chức không thuộc các lĩnh vực hoạt động cụ thể nào trong các nhóm còn lại.

- Nhóm 2: Tài liệu hành chính văn thư - lưu trữ.

- Nhóm 3: Tài liệu tổ chức - cán bộ.

- Nhóm 4: Tài liệu về quy hoạch - kế hoạch - thống kê.

- Nhóm 5: Tài liệu tài chính - kế toán.

- Nhóm 6: Tài liệu về thi đua - khen thưởng.

- Nhóm 7: Tài liệu về công tác Đảng - đoàn thể trong cơ quan.

- Nhóm 8: Tài liệu xây dựng cơ bản.

- Nhóm 9: Tài liệu khoa học công nghệ.

- Nhóm 10: Tài liệu thanh tra và giải quyết khiếu nại, tố cáo.

2. Trong quá trình tiến hành xây dựng Danh mục hồ sơ, tài liệu thuộc nguồn nộp lưu vào Chi cục Văn thư - Lưu trữ, các cơ quan, tổ chức cần lưu ý một số điểm sau đây:

- Việc phân nhóm tài liệu trong Danh mục này chỉ mang tính tương đối; các cơ quan, tổ chức cần căn cứ vào chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức và tình hình thực tế tài liệu của cơ quan hình thành trong quá trình hoạt động để xây dựng Danh mục tài liệu của cơ quan, tổ chức mình.

- Khi xây dựng Danh mục, ngoài những hồ sơ, tài liệu đã được lập trong Danh mục ban hành kèm theo Quyết định này, quá trình triển khai thu thập, chỉnh lý sẽ phát hiện, phát sinh một số hồ sơ, tài liệu khác có giá trị lịch sử, lưu trữ vĩnh viễn mà chưa được đề cập ở trong Danh mục này, đề nghị cơ quan, tổ chức tiếp tục bổ sung vào Phông hoặc Khối tài liệu của cơ quan theo quy định và nộp lưu vào Chi cục Văn thư - Lưu trữ tỉnh.

- Ngoài ra, trong quá trình hệ thống hóa Phông lưu trữ của cơ quan, tổ chức, có thể sẽ phát hiện một nhóm hồ sơ hoặc khối tài liệu không thuộc phạm vi, chức năng, nhiệm vụ của cơ quan, tổ chức, cũng phải lập thành Danh mục hồ sơ, tài liệu và báo cáo với cơ quan quản lý Nhà nước về lưu trữ cùng cấp hoặc lưu trữ cấp trên để phối hợp giải quyết.

- Những văn bản của các cơ quan Trung ương gửi cho tỉnh, tỉnh sao gửi cho các ngành, địa phương và các văn bản chỉ đạo, hướng dẫn của tỉnh gửi cho các ngành, địa phương thực hiện, phối hợp giải quyết công việc đều phải lập thành hồ sơ nguyên tắc và được lưu giữ tại cơ quan, tổ chức không phải nộp vào Chi cục Văn thư - Lưu trữ tỉnh.

Phần II

DANH MỤC HỒ SƠ, TÀI LIỆU NỘP LƯU VÀO CHI CỤC VĂN THƯ - LƯU TRỮ TỈNH QUẢNG BÌNH

I. TÀI LIỆU TỔNG HỢP

1. Chương trình, kế hoạch, báo cáo công tác năm, nhiều năm của cơ quan

- Chương trình, kế hoạch công tác năm của cơ quan

- Báo cáo công tác năm của cơ quan

2. Hồ sơ hội nghị tổng kết, hội nghị chuyên đề hàng năm, nhiều năm do cơ quan tổ chức

- Văn bản chỉ đạo về tổ chức hội nghị (nếu có).

- Kế hoạch tổ chức hội nghị được cấp có thẩm quyền phê duyệt.

- Bài phát biểu của lãnh đạo tại hội nghị (nếu có).

- Báo cáo tổng kết hoặc báo cáo chuyên đề hàng năm, nhiều năm.

- Các báo cáo tham luận.

- Biên bản, (nghị quyết) hội nghị.

- Những tài liệu liên quan trực tiếp đến hội nghị.

- Phim, ảnh, băng ghi âm, ghi hình về hội nghị (nếu có).

- Thông báo kết luận hội nghị.

3. Hồ sơ thực hiện chế độ/quy định/hướng dẫn những vấn đề chung của cơ quan

- Văn bản chỉ đạo, hướng dẫn trực tiếp của cơ quan cấp trên.

- Đề cương dự thảo.

- Các dự thảo văn bản.

- Văn bản góp ý của các đơn vị cơ sở.

- Biên bản các cuộc họp góp ý (nếu có).

- Bản chính văn bản được phát hành.

II. TÀI LIỆU HÀNH CHÍNH - VĂN THƯ, LƯU TRỮ

1. Hồ sơ xây dựng, ban hành quy định, hướng dẫn công tác hành chính, văn thư, lưu trữ của cơ quan

- Văn bản chỉ đạo, hướng dẫn (nếu có).

- Đề cương văn bản.

- Các dự thảo văn bản.

- Văn bản góp ý của các đơn vị chức năng và sự nghiệp.

- Biên bản các cuộc họp góp ý (nếu có).

- Bản chính văn bản được phát hành.

2. Kế hoạch, báo cáo năm, nhiều năm công tác hành chính, văn thư, lưu trữ

- Văn bản chỉ đạo trực tiếp của cấp trên (nếu có).

- Kế hoạch, báo cáo năm, nhiều năm của các đơn vị trực thuộc gửi cho cơ quan.

- Bản tổng hợp kế hoạch, báo cáo năm, nhiều năm của cơ quan.

- Văn bản phê duyệt của cơ quan có thẩm quyền về kế hoạch hàng năm của cơ quan.

3. Tập lưu và sổ đăng ký văn bản quy phạm pháp luật (nếu có)

4. Tập lưu và sổ đăng ký chỉ thị (nếu có), quyết định, quy định, quy chế, hướng dẫn

5. Hồ sơ xây dựng, ban hành các quy định, quy chế về công tác quản trị công sở

- Đề cương văn bản.

- Các bản dự thảo văn bản.

- Văn bản góp ý của các đơn vị.

- Biên bản các cuộc họp góp ý (nếu có).

- Bản chính văn bản phát hành.

6. Hồ sơ, tài liệu về các đoàn cán bộ của cơ quan và các đơn vị trực thuộc đi công tác học tập, tham quan khảo sát ở nước ngoài

- Những văn bản của cơ quan, tổ chức nước ngoài có liên quan (nếu có).

- Tờ trình của cơ quan về đoàn đi.

- Quyết định cử đoàn đi của cơ quan có thẩm quyền.

- Báo cáo kết quả chuyến đi của đoàn công tác.

- Những văn bản khác có liên quan.

7. Hồ sơ về các đoàn của cơ quan, tổ chức nước ngoài đến làm việc tại cơ quan, đơn vị trực thuộc

- Văn bản của cơ quan, tổ chức nước ngoài có liên quan đến đoàn vào (nếu có).

- Chương trình, kế hoạch làm việc của cơ quan, đơn vị với đoàn vào.

- Biên bản ghi chép các buổi làm việc của cơ quan, đơn vị với đoàn.

- Biên bản ghi nhớ hoặc văn bản ký kết hợp tác (nếu có).

- Báo cáo kết quả làm việc với đoàn nước ngoài của cơ quan, đơn vị.

- Những văn bản khác có liên quan.

8. Thư, điện, thiếp chúc mừng quan trọng của các cơ quan, tổ chức nước ngoài

9. Hồ sơ xây dựng, ban hành quy định, hướng dẫn về công tác pháp chế của cơ quan

- Văn bản chỉ đạo của cơ quan cấp trên.

- Các dự thảo văn bản.

- Văn bản góp ý của các đơn vị.

- Biên bản các cuộc họp góp ý (nếu có).

- Văn bản quy định, hướng dẫn về công tác pháp chế của cơ quan.

10. Kế hoạch, báo cáo hàng năm, nhiều năm công tác pháp chế của cơ quan

- Văn bản chỉ đạo trực tiếp của cơ quan cấp trên (nếu có).

- Báo cáo hàng năm, nhiều năm của các đơn vị.

- Bản tổng hợp của cơ quan.

- Báo cáo hàng năm, nhiều năm công tác pháp chế của cơ quan.

III. TÀI LIỆU TỔ CHỨC - CÁN BỘ

1. Hồ sơ về việc thành lập, đổi tên, chia tách, sáp nhập, giải thể, hợp nhất của cơ quan

- Văn bản của cơ quan cấp trên về vấn đề liên quan.

- Dự thảo văn bản.

- Văn bản góp ý của các cơ quan, đơn vị có liên quan.

- Tờ trình của cơ quan.

- Quyết định của cơ quan có thẩm quyền về việc thành lập, đổi tên, chia tách, sáp nhập, giải thể, hợp nhất của cơ quan.

- Biên bản bàn giao của các đơn vị có liên quan.

2. Hồ sơ về việc xây dựng quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn; quy chế hoạt động của cơ quan

- Quyết định do cơ quan có thẩm quyền ban hành.

- Các dự thảo văn bản.

- Văn bản góp ý của các đơn vị.

- Biên bản các cuộc họp góp ý (nếu có).

- Quyết định kèm theo quy định, quy chế của cơ quan.

- Bản phân công nhiệm vụ cụ thể (nếu có).

3. Hồ sơ về thực hiện đề án tổ chức bộ máy, đề án nhân sự của cơ quan

- Đề án tổ chức bộ máy, đề án nhân sự cơ quan.

- Quyết định thành lập cơ quan.

- Báo cáo biên chế công chức, viên chức, lao động của cơ quan.

- Quyết định bổ nhiệm cán bộ.

- Quyết định thành lập các phòng chuyên môn.

- Quyết định thành lập các tổ, bộ phận (nếu có).

4. Kế hoạch, báo cáo công tác tổ chức, cán bộ, lao động, tiền lương hàng năm của cơ quan

- Phân bổ chỉ tiêu biên chế, lao động tiền lương của cơ quan.

- Báo cáo thực hiện công tác tổ chức, cán bộ, lao động tiền lương hàng năm của cơ quan.

5. Hồ sơ về việc xây dựng quy hoạch, kế hoạch về đào tạo phát triển nguồn nhân lực của cơ quan

- Đề án quy hoạch cán bộ (danh sách cán bộ nguồn).

- Văn bản về chỉ tiêu kế hoạch đào tạo cán bộ của cơ quan hàng năm do cấp trên giao.

- Quy hoạch, kế hoạch đào tạo hàng năm, nhiều năm cán bộ của cơ quan.

- Báo cáo hàng năm, nhiều năm công tác đào tạo cán bộ của cơ quan.

6. Kế hoạch, báo cáo công tác đào tạo, bồi dưỡng cán bộ của cơ quan

- Văn bản chỉ đạo trực tiếp của cơ quan cấp trên (nếu có).

- Kết quả đào tạo, bồi dưỡng của các cán bộ.

- Báo cáo công tác đào tạo, bồi dưỡng cán bộ của cơ quan.

7. Báo cáo thống kê danh sách, số lượng, chất lượng cán bộ

- Văn bản chỉ đạo trực tiếp của cơ quan cấp trên.

- Báo cáo thống kê danh sách, số lượng, chất lượng cán bộ của các đơn vị cơ sở.

- Báo cáo thống kê tổng hợp danh sách, số lượng, chất lượng cán bộ của cơ quan.

8. Hồ sơ về thực hiện công tác quốc phòng, an ninh của cơ quan

- Văn bản chỉ đạo, hướng dẫn trực tiếp của cơ quan cấp trên.

- Chương trình, kế hoạch, thông báo, báo cáo về công tác quốc phòng, an ninh.

9. Hồ sơ về xây dựng và thực hiện chỉ tiêu biên chế

- Đề án, kế hoạch, tờ trình.

- Văn bản giao chỉ tiêu biên chế của cơ quan có thẩm quyền.

- Báo cáo thực hiện chỉ tiêu biên chế của cơ quan.

10. Hồ sơ gốc cán bộ, công chức, viên chức

IV. TÀI LIỆU QUY HOẠCH - KẾ HOẠCH - THỐNG KÊ

1. Kế hoạch, báo cáo hàng năm, dài hạn công tác quy hoạch, kế hoạch, thống kê

- Văn bản chỉ đạo của cơ quan cấp trên (nếu có).

- Kế hoạch, báo cáo do các đơn vị gửi cho cơ quan.

- Bản tổng hợp kế hoạch, báo cáo của cơ quan.

- Văn bản phê duyệt kế hoạch, báo cáo của cơ quan.

2. Hồ sơ về việc xây dựng phương án, đề án phát triển cơ quan

- Văn bản chỉ đạo cấp trên.

- Xây dựng Phương án, đề án của cơ quan.

- Các ý kiến góp ý của các đơn vị (nếu có).

- Quyết định phương án, đề án phát triển cơ quan.

3. Hồ sơ về thực hiện các đề án, dự án, chương trình mục tiêu của cơ quan đã được cấp có thẩm quyền phê duyệt (mỗi đề án, dự án, chương trình là một hồ sơ)

- Đề án.

- Tờ trình.

- Phê duyệt đề án, dự án, chương trình của cơ quan có thẩm quyền.

- Chương trình, kế hoạch triển khai thực hiện.

- Những văn bản khác hình thành trong quá trình triển khai thực hiện dự án.

- Báo cáo kết quả thực hiện.

4. Các loại biểu, báo cáo thống kê định kỳ hằng năm, nhiều năm hoặc đột xuất của cơ quan

V. TÀI LIỆU TÀI CHÍNH - KẾ TOÁN

1. Hồ sơ, tài liệu về ngân sách hàng năm của cơ quan và các đơn vị trực thuộc

- Dự toán ngân sách hàng năm do cơ quan lập.

- Quyết định giao ngân sách của cơ quan có thẩm quyền.

- Quyết định phân bổ ngân sách (kế hoạch phân bổ).

- Kế hoạch triển khai thực hiện.

- Báo cáo quyết toán năm của cơ quan đã được cơ quan phê duyệt.

2. Hồ sơ về việc thanh tra, kiểm tra, kiểm toán tài chính tại cơ quan theo chế độ thường xuyên hoặc đột xuất

- Đơn, thư của tập thể, cá nhân (nếu có).

- Văn bản chỉ đạo trực tiếp của cơ quan cấp trên.

- Báo cáo về thực hiện tài chính của cơ quan.

- Chương trình, kế hoạch kiểm tra.

- Biên bản kiểm tra, thanh tra, kiểm toán.

- Báo cáo kết luận của đoàn kiểm tra, thanh tra, kiểm toán.

3. Kế hoạch, báo cáo công tác tài chính, kế toán

- Sổ kế toán tổng hợp (sổ cái, sổ nhật ký) của cơ quan.

- Báo cáo về thực hiện công tác tài chính, kế toán của cơ quan.

4. Hồ sơ thanh lý, biên bản bàn giao tài sản cố định của cơ quan

- Hồ sơ về tài sản cố định.

- Văn bản chỉ đạo trực tiếp của cơ quan cấp trên.

- Biên bản đánh giá tài sản.

- Quyết định của cơ quan có thẩm quyền.

- Biên bản bàn giao tài sản.

VI. TÀI LIỆU THI ĐUA - KHEN THƯỞNG

1. Hồ sơ quy định, quy chế của cơ quan về công tác thi đua, khen thưởng

- Đề cương văn bản.

- Các bản dự thảo văn bản.

- Văn bản góp ý của các đơn vị.

- Biên bản các cuộc họp góp ý (nếu có).

- Bản chính văn bản phát hành.

2. Hồ sơ hội nghị về công tác thi đua khen thưởng do cơ quan tổ chức

- Văn bản chỉ đạo về tổ chức hội nghị (nếu có).

- Kế hoạch tổ chức hội nghị được cấp có thẩm quyền phê duyệt.

- Bài phát biểu của lãnh đạo tại hội nghị.

- Báo cáo tình hình thực hiện công tác thi đua khen thưởng.

- Các báo cáo tham luận.

- Biên bản, (nghị quyết) hội nghị.

- Những tài liệu liên quan trực tiếp đến hội nghị.

- Phim, ảnh, băng ghi âm, ghi hình (nếu có).

3. Hồ sơ khen thưởng cho các tập thể và cá nhân trong cơ quan và các đơn vị trực thuộc (từ cấp tỉnh trở lên)

- Bản khai thành tích của tập thể, cá nhân.

- Danh sách đề nghị của cơ quan, đơn vị.

- Biên bản xét thi đua khen thưởng của hội đồng thi đua, khen thưởng của cơ quan và các đơn vị.

- Quyết định khen thưởng của cấp có thẩm quyền.

4. Kế hoạch, báo cáo công tác thi đua, khen thưởng hàng năm, nhiều năm của cơ quan và các đơn vị trực thuộc

- Văn bản chỉ đạo của cơ quan cấp trên (nếu có).

- Kế hoạch, báo cáo công tác thi đua, khen thưởng hàng năm, nhiều năm do các đơn vị gửi cho cơ quan.

- Bản tổng hợp kế hoạch, báo cáo của cơ quan.

- Văn bản phê duyệt kế hoạch, báo cáo của cơ quan.

VII. TÀI LIỆU VỀ CÔNG TÁC ĐẢNG - ĐOÀN THỂ

1. Hồ sơ đại hội đảng bộ, chi bộ các nhiệm kỳ

- Văn bản chỉ đạo về tổ chức đại hội (nếu có).

- Báo cáo chính trị; báo cáo kiểm điểm của cấp ủy nhiệm kỳ vừa qua.

- Bài phát biểu của lãnh đạo cơ quan (nếu có).

- Tờ trình chuẩn y ban chấp hành, bí thư, phó bí thư nhiệm kỳ tới.

- Biên bản bầu ban chấp hành, bí thư, phó bí thư (các phiếu bầu).

- Phim, ảnh, băng ghi âm, ghi hình về đại hội.

- Biên bản đại hội.

- Nghị quyết đại hội.

2. Chương trình, kế hoạch, báo cáo hoạt động của đảng bộ, chi bộ hàng năm, nhiệm kỳ

- Văn bản chỉ đạo trực tiếp của cơ quan cấp trên.

- Chương trình, kế hoạch, báo cáo hàng tháng, quý, hàng năm hoạt động của đảng bộ, chi bộ.

- Báo cáo hoạt động của đảng bộ, chi bộ hàng năm, nhiệm kỳ.

3. Hồ sơ tổ chức thực hiện các cuộc vận động lớn, chỉ thị, nghị quyết của Trung ương và các cấp ủy Đảng

- Văn bản chỉ đạo của cấp trên.

- Văn bản hướng dẫn triển khai cho các chi bộ trực thuộc.

- Các văn bản triển khai cụ thể của các chi bộ trực thuộc.

- Báo cáo kết quả thực hiện.

4. Sổ ghi biên bản họp đảng bộ, chi bộ

5. Nghị quyết kỳ họp của đảng bộ, chi bộ

6. Quyết định và hồ sơ liên quan đến công tác đảng

7. Hồ sơ đại hội công đoàn, đoàn thanh niên

- Văn bản chỉ đạo về tổ chức đại hội (nếu có).

- Báo cáo tổng kết; báo cáo kiểm điểm của ban chấp hành nhiệm kỳ vừa qua.

- Bài phát biểu của đảng ủy, lãnh đạo cơ quan (nếu có).

- Đề án ban chấp hành, bí thư, phó bí thư nhiệm kỳ tới.

- Biên bản bầu ban chấp hành, bí thư, phó bí thư (kèm theo các phiếu bầu).

- Phim, ảnh, băng ghi âm, ghi hình về đại hội.

- Biên bản đại hội.

- Nghị quyết đại hội.

8. Văn bản chỉ đạo, tổ chức các hoạt động, phong trào do cơ quan và các đoàn thể cấp trên tổ chức

9. Chương trình, kế hoạch, báo cáo hoạt động hàng năm của các tổ chức Công đoàn và Đoàn Thanh niên

VIII. TÀI LIỆU XÂY DỰNG CƠ BẢN

1. Kế hoạch, báo cáo hàng năm, nhiều năm công tác đầu tư xây dựng cơ bản

- Văn bản chỉ đạo của cơ quan cấp trên (nếu có).

- Kế hoạch, báo cáo các công trình.

- Bản tổng hợp kế hoạch, báo cáo của cơ quan.

- Văn bản phê duyệt kế hoạch, báo cáo của cơ quan.

2. Hồ sơ xây dựng các công trình thuộc phạm vi quản lý của cơ quan do Ủy ban nhân dân tỉnh quyết định đầu tư

- Kế hoạch đầu tư xây dựng cơ bản (danh mục các công trình đầu tư).

- Quyết định bố trí vốn.

- Thiết kế công trình.

- Lập dự án, báo cáo kinh tế kỹ thuật công trình.

- Quyết định phê duyệt dự án, báo cáo kinh tế kỹ thuật.

- Kế hoạch triển khai thực hiện (lựa chọn nhà thầu, ký hợp đồng thi công,…).

- Báo cáo quyết toán đầu tư.

3. Hồ sơ thanh tra, kiểm tra công tác xây dựng cơ bản của cơ quan cấp trên tại cơ quan

- Kế hoạch thanh tra, kiểm tra công tác xây dựng cơ bản của cơ quan cấp trên.

- Chương trình thanh tra, kiểm tra (nếu có).

- Quyết định thành lập đoàn thanh tra, kiểm tra.

- Tài liệu chuẩn bị cho đoàn thanh tra, kiểm tra (báo cáo công tác xây dựng cơ bản của cơ quan).

- Biên bản ghi chép về thanh tra, kiểm tra.

- Báo cáo, kết luận của đoàn thanh tra, kiểm tra.

IX. TÀI LIỆU KHOA HỌC CÔNG NGHỆ

1. Kế hoạch, báo cáo hàng năm, nhiều năm công tác khoa học, công nghệ của cơ quan, đơn vị trực thuộc

- Văn bản chỉ đạo trực tiếp của cơ quan cấp trên.

- Kế hoạch, báo cáo hàng năm, nhiều năm của các đơn vị trực thuộc gửi cho cơ quan.

- Bản tổng hợp báo cáo kế hoạch, báo cáo hàng năm, nhiều năm công tác khoa học, công nghệ của cơ quan.

- Văn bản phê duyệt kế hoạch, báo cáo hàng năm, nhiều năm công tác khoa học, công nghệ của cơ quan.

2. Hồ sơ chương trình, đề tài nghiên cứu khoa học được cấp Trung ương, tỉnh, huyện công nhận

- Đơn đăng ký chủ trì thực hiện đề tài dự án (trong đó gồm: Thuyết minh đề tài, dự toán kinh phí,…).

- Hội đồng thẩm tra đề tài dự án.

- Quyết định phê duyệt đề tài.

- Kế hoạch triển khai thực hiện.

- Phiếu đánh giá đề tài.

- Quyết định thành lập nghiệm thu cấp tỉnh, huyện.

- Biên bản duyệt kinh phí.

- Kết quả nghiên cứu đề tài.

- Báo cáo đề tài nghiên cứu.

- Những văn bản khác có liên quan.

3. Hồ sơ cải tiến kỹ thuật, quy trình công nghệ hoặc giải pháp hữu ích được cấp Trung ương, tỉnh, huyện công nhận (thành phần tài liệu cụ thể cần lựa chọn tham khảo phần hồ sơ chương trình, đề tài nghiên cứu khoa học đã nêu trên).

X. TÀI LIỆU THANH TRA VÀ GIẢI QUYẾT KHIẾU NẠI, TỐ CÁO

1. Chương trình, kế hoạch, báo cáo hàng năm, nhiều năm công tác thanh tra và giải quyết khiếu nại, tố cáo

- Văn bản chỉ đạo trực tiếp của cơ quan cấp trên (nếu có).

- Kế hoạch, báo cáo tháng, quý, năm.

- Văn bản phê duyệt kế hoạch, báo cáo hàng năm, nhiều năm công tác thanh tra và giải quyết khiếu nại, tố cáo.

2. Hồ sơ thanh tra, giải quyết khiếu nại, tố cáo các vụ việc nghiêm trọng do cơ quan tổ chức ở các đơn vị trực thuộc

- Đơn, thư khiếu nại của tập thể, cá nhân (nếu có).

- Kế hoạch, chương trình thanh tra.

- Quyết định thành lập đoàn thanh tra.

- Tài liệu liên quan đến vụ việc vi phạm.

- Báo cáo kết quả thanh tra.

- Kết luận của cơ quan có thẩm quyền.

3. Báo cáo năm về hoạt động của tổ chức thanh tra nhân dân.

Phần III

TỔ CHỨC THỰC HIỆN

1. Các cơ quan, tổ chức căn cứ bản Danh mục hồ sơ, tài liệu này để xác định hồ sơ, tài liệu nộp lưu vào Chi cục Văn thư - Lưu trữ tỉnh theo quy định của pháp luật.

2. Sở Nội vụ có trách nhiệm

Hàng năm xây dựng kế hoạch và kiểm tra, chỉ đạo, theo dõi việc thu hồ sơ, tài liệu và lập Danh mục hồ sơ, tài liệu có giá trị lưu trữ vĩnh viễn của các cơ quan, tổ chức đến hạn nộp lưu vào Chi cục Văn thư - Lưu trữ tỉnh đúng thời gian, thủ tục quy định và báo cáo về Ủy ban nhân dân tỉnh.

3. Chi cục Văn thư - Lưu trữ tỉnh có trách nhiệm phối hợp với các cơ quan, tổ chức hướng dẫn việc phân loại, xác định giá trị, hồ sơ, tài liệu có giá trị lưu trữ vĩnh viễn để nộp lưu vào Chi cục Văn thư - Lưu trữ tỉnh theo quy định; bố trí kho tàng, trang thiết bị bảo quản, bảo vệ an toàn tài liệu, tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ có hiệu quả theo đúng quy định hiện hành.

Trong quá trình thực hiện nếu có vướng mắc, Thủ trưởng các cơ quan, tổ chức phản ánh bằng văn bản về Ủy ban nhân dân tỉnh (qua Sở Nội vụ) để được giải quyết./.