|
ỦY BAN NHÂN DÂN
TỈNH QUẢNG BÌNH
-------
|
CỘNG HÒA XÃ HỘI
CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
---------------
|
|
Số: 736/QĐ-UBND
|
Quảng Bình, ngày 28 tháng 03 năm 2014
|
QUYẾT ĐỊNH
VỀ VIỆC BAN HÀNH DANH MỤC THÀNH PHẦN HỒ SƠ, TÀI LIỆU CỦA CÁC
CƠ QUAN, TỔ CHỨC THUỘC NGUỒN NỘP LƯU TÀI LIỆU VÀO CHI CỤC VĂN THƯ - LƯU TRỮ
TỈNH QUẢNG BÌNH
CHỦ TỊCH ỦY BAN NHÂN DÂN TỈNH QUẢNG BÌNH
Căn cứ Luật Tổ chức Hội
đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân ngày 26 tháng 11 năm 2003;
Căn cứ Luật Lưu trữ
năm 2011;
Căn cứ Thông tư số
09/2011/TT-BNV ngày 03 tháng 6 năm 2011 của Bộ Nội vụ quy định về thời hạn bảo
quản hồ sơ, tài liệu hình thành phố biến
trong hoạt động của các cơ quan, tổ chức và Thông tư số 13/2011/TT-BNV ngày 24
tháng 10 năm 2011 của Bộ Nội vụ quy định thời hạn bảo quản tài liệu hình thành
trong hoạt động của Ủy ban nhân dân tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương;
Căn cứ Thông tư số
04/2006/TT-BNV ngày 11 tháng 4 năm 2006 của Bộ Nội vụ về việc hướng dẫn xác
định cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu tài liệu vào Lưu trữ lịch sử các cấp;
Căn cứ Công văn số
316/LTNN-NVĐP ngày 24 tháng 6 năm 1999 của Cục Lưu trữ Nhà nước về việc ban
hành Danh mục mẫu thành phần tài liệu nộp lưu vào Trung tâm Lưu trữ tỉnh;
Xét đề nghị của Sở Nội
vụ tỉnh Quảng Bình tại Tờ trình số 235/TTr-SNV ngày 14 tháng 3 năm 2014,
QUYẾT ĐỊNH:
Điều
1. Ban hành kèm
theo Quyết định này Danh mục thành phần hồ sơ, tài liệu của các cơ quan, tổ
chức nộp lưu tài liệu vào Chi cục Văn thư - Lưu trữ tỉnh trực thuộc Sở Nội vụ
Quảng Bình.
Điều
2. Quyết định có
hiệu lực kể từ ngày ký. Các quy định trước đây trái với quy định của Quyết định
này đều bãi bỏ.
Điều
3. Chánh Văn
phòng Ủy ban nhân dân tỉnh, Giám đốc Sở Nội vụ, Thủ trưởng các sở, ban, ngành
cấp tỉnh; đơn vị vũ trang nhân dân; các cơ quan Trung ương được tổ chức theo
ngành dọc tại tỉnh; các đơn vị sự nghiệp, các hội, doanh nghiệp Nhà nước thuộc
tỉnh; Chủ tịch Ủy ban nhân dân các huyện, thành phố, thị xã; Chi cục trưởng Chi
cục Văn thư - Lưu trữ tỉnh và các tổ chức, cá nhân liên quan có trách nhiệm thi
hành Quyết định này./.
DANH MỤC
THÀNH
PHẦN HỒ SƠ, TÀI LIỆU CỦA CÁC CƠ QUAN, TỔ CHỨC THUỘC NGUỒN NỘP LƯU TÀI LIỆU VÀO
CHI CỤC VĂN THƯ - LƯU TRỮ TỈNH QUẢNG BÌNH
(ban hành kèm theo Quyết định số 736/QĐ-UBND ngày 28
tháng 3 năm 2014 của Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh Quảng Bình)
Phần I
HƯỚNG DẪN VẬN DỤNG BẢN
DANH MỤC
I. MỤC ĐÍCH, PHẠM VI, ĐỐI TƯỢNG
ÁP DỤNG
1. Mục đích
Bản Danh mục này dùng để làm căn cứ cho công tác thu
thập, hệ thống hóa, phân loại tài liệu trong giai đoạn chỉnh lý, đồng thời làm
cơ sở đánh giá và xác định giá trị, hồ sơ, tài liệu có giá trị lưu trữ vĩnh viễn
để nộp vào Chi cục Văn thư - Lưu trữ tỉnh theo quy định của pháp luật.
2. Phạm vi và đối tượng áp dụng
- Bản Danh mục hồ sơ, tài liệu này được áp dụng đối
với các cơ quan Nhà nước; các đơn vị sự nghiệp; các cơ quan Trung ương được tổ chức
theo ngành dọc tại tỉnh; các doanh nghiệp Nhà nước, tổ chức xã hội; tổ chức xã
hội - nghề nghiệp; đơn vị vũ trang nhân dân (gọi tắt là cơ quan, tổ chức) cấp
tỉnh và cấp huyện thuộc nguồn nộp lưu.
- Các cơ quan, tổ chức vận
dụng bản Danh mục hồ sơ, tài liệu này để làm căn cứ xem xét, lựa chọn hồ sơ,
tài liệu quản lý hành chính có giá trị lưu trữ vĩnh viễn để nộp lưu vào Chi cục
Văn thư - Lưu trữ tỉnh.
- Thành phần hồ sơ, tài liệu
quản lý chuyên ngành của các cơ quan, tổ chức sẽ thực hiện như sau:
Các cơ quan, tổ chức mà bộ,
ngành chủ quản đã ban hành Bảng thời hạn bảo quản tài liệu thì cơ quan, tổ chức
cần căn cứ vào Bảng thời hạn bảo quản của bộ, ngành chủ quản để xác định hồ sơ,
tài liệu chuyên ngành của cơ quan, tổ chức nộp lưu vào Chi cục Văn thư - Lưu
trữ tỉnh Quảng Bình.
Các cơ quan, tổ chức mà bộ,
ngành chủ quản chưa ban hành Bảng thời hạn bảo quản tài liệu thì cơ quan, tổ
chức cần vận dụng quy định tại Thông tư số 09/2011/TT-BNV ngày 03 tháng 6 năm
2011 của Bộ Nội vụ quy định về thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu hình thành phố biến trong hoạt động của các cơ quan,
tổ chức; Thông tư số 13/2011/TT-BNV ngày 24 tháng 10 năm 2011 của Bộ Nội vụ quy
định thời hạn bảo quản tài liệu hình thành trong hoạt động của Ủy ban nhân dân
tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương và
các văn bản có liên quan để xác định hồ sơ, tài liệu chuyên ngành của cơ quan,
tổ chức nộp lưu vào Chi cục Văn thư - Lưu trữ tỉnh (sau khi có ý kiến thẩm định
bằng văn bản của Sở Nội vụ).
II.
CẤU TẠO CỦA BẢN DANH MỤC
1. Hồ sơ, tài liệu phổ biến
được thống kê trong Danh mục này được chia thành 10 nhóm, trong từng nhóm, tài
liệu được chia theo từng vấn đề và cụ thể.
- Nhóm 1: Tài liệu tổng hợp:
Bao gồm những hồ sơ, tài liệu mang tính tổng hợp chung cho tất cả các mặt hoạt
động của cơ quan, tổ chức không thuộc các lĩnh vực hoạt động cụ thể nào trong
các nhóm còn lại.
- Nhóm 2: Tài liệu hành chính
văn thư - lưu trữ.
- Nhóm 3: Tài liệu tổ chức - cán bộ.
- Nhóm 4: Tài liệu
về quy hoạch - kế hoạch - thống kê.
- Nhóm 5: Tài liệu
tài chính - kế toán.
- Nhóm 6: Tài liệu
về thi đua - khen thưởng.
- Nhóm 7: Tài liệu
về công tác Đảng - đoàn thể trong cơ quan.
- Nhóm 8: Tài liệu
xây dựng cơ bản.
- Nhóm 9: Tài liệu
khoa học công nghệ.
- Nhóm 10: Tài liệu
thanh tra và giải quyết khiếu nại, tố cáo.
2. Trong quá trình
tiến hành xây dựng Danh mục hồ sơ, tài liệu thuộc nguồn nộp lưu vào Chi cục Văn
thư - Lưu trữ, các cơ quan, tổ chức cần lưu ý một số điểm sau đây:
- Việc phân nhóm tài
liệu trong Danh mục này chỉ mang tính tương đối; các cơ quan, tổ chức cần căn
cứ vào chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức và tình hình thực tế tài liệu của cơ
quan hình thành trong quá trình hoạt động để xây dựng Danh mục tài liệu của cơ
quan, tổ chức mình.
- Khi xây dựng Danh
mục, ngoài những hồ sơ, tài liệu đã được lập trong Danh mục ban hành kèm theo
Quyết định này, quá trình triển khai thu thập, chỉnh lý sẽ phát hiện, phát sinh
một số hồ sơ, tài liệu khác có giá trị lịch sử, lưu trữ vĩnh viễn mà chưa được
đề cập ở trong Danh mục này, đề nghị cơ quan, tổ chức tiếp tục bổ sung vào Phông
hoặc Khối tài liệu của cơ quan theo quy định và nộp lưu vào Chi cục Văn thư -
Lưu trữ tỉnh.
- Ngoài ra, trong
quá trình hệ thống hóa Phông lưu trữ của cơ quan, tổ chức, có thể sẽ phát hiện một
nhóm hồ sơ hoặc khối tài liệu không thuộc phạm vi, chức năng, nhiệm vụ của cơ
quan, tổ chức, cũng phải lập thành Danh mục hồ sơ, tài liệu và báo cáo với cơ
quan quản lý Nhà nước về lưu trữ cùng cấp hoặc lưu trữ cấp trên để phối hợp
giải quyết.
- Những văn bản của
các cơ quan Trung ương gửi cho tỉnh, tỉnh sao gửi cho các ngành, địa phương và
các văn bản chỉ đạo, hướng dẫn của tỉnh gửi cho các ngành, địa phương thực
hiện, phối hợp giải quyết công việc đều phải lập thành hồ sơ nguyên tắc và được
lưu giữ tại cơ quan, tổ chức không phải nộp vào Chi cục Văn thư - Lưu trữ tỉnh.
Phần II
DANH MỤC HỒ SƠ,
TÀI LIỆU NỘP LƯU VÀO CHI CỤC VĂN THƯ - LƯU TRỮ TỈNH QUẢNG BÌNH
I. TÀI LIỆU TỔNG HỢP
1. Chương trình, kế
hoạch, báo cáo công tác năm, nhiều năm của cơ quan
- Chương trình, kế
hoạch công tác năm của cơ quan
- Báo cáo công tác
năm của cơ quan
2. Hồ sơ hội nghị
tổng kết, hội nghị chuyên đề hàng năm, nhiều năm do cơ quan tổ chức
- Văn bản chỉ đạo
về tổ chức hội nghị (nếu có).
- Kế hoạch tổ chức
hội nghị được cấp có thẩm quyền phê duyệt.
- Bài phát biểu của
lãnh đạo tại hội nghị (nếu có).
- Báo cáo tổng kết
hoặc báo cáo chuyên đề hàng năm, nhiều năm.
- Các báo cáo tham luận.
- Biên bản, (nghị quyết) hội
nghị.
- Những tài liệu liên quan
trực tiếp đến hội nghị.
- Phim, ảnh, băng ghi âm,
ghi hình về hội nghị (nếu có).
- Thông báo kết luận hội
nghị.
3. Hồ sơ thực hiện
chế độ/quy định/hướng dẫn những vấn đề chung của cơ quan
- Văn bản chỉ đạo,
hướng dẫn trực tiếp của cơ quan cấp trên.
- Đề cương dự thảo.
- Các dự thảo văn
bản.
- Văn bản góp ý của
các đơn vị cơ sở.
- Biên bản các cuộc
họp góp ý (nếu có).
- Bản chính văn
bản được phát hành.
II. TÀI LIỆU HÀNH CHÍNH - VĂN THƯ, LƯU TRỮ
1. Hồ sơ xây dựng,
ban hành quy định, hướng dẫn công tác hành chính, văn thư, lưu trữ của cơ quan
- Văn bản chỉ đạo,
hướng dẫn (nếu có).
- Đề cương văn bản.
- Các dự thảo văn
bản.
- Văn bản góp ý của
các đơn vị chức năng và sự nghiệp.
- Biên bản các cuộc
họp góp ý (nếu có).
- Bản chính văn bản
được phát hành.
2. Kế hoạch, báo cáo năm,
nhiều năm công tác hành chính, văn thư, lưu trữ
- Văn bản chỉ đạo trực tiếp
của cấp trên (nếu có).
- Kế hoạch, báo cáo năm,
nhiều năm của các đơn vị trực thuộc gửi cho cơ quan.
- Bản tổng hợp kế hoạch, báo
cáo năm, nhiều năm của cơ quan.
- Văn bản phê duyệt của cơ
quan có thẩm quyền về kế hoạch hàng năm của cơ quan.
3. Tập lưu và sổ đăng ký văn
bản quy phạm pháp luật (nếu có)
4. Tập lưu và sổ đăng ký chỉ
thị (nếu có), quyết định, quy định, quy chế, hướng dẫn
5. Hồ sơ xây dựng, ban hành
các quy định, quy chế về công tác quản trị công sở
- Đề cương văn bản.
- Các bản dự thảo văn bản.
- Văn bản góp ý của các đơn
vị.
- Biên bản các cuộc họp góp
ý (nếu có).
- Bản chính văn bản phát
hành.
6. Hồ sơ, tài liệu về các
đoàn cán bộ của cơ quan và các đơn vị trực thuộc đi công tác học tập, tham quan
khảo sát ở nước ngoài
- Những văn bản của cơ quan,
tổ chức nước ngoài có liên quan (nếu có).
- Tờ trình của cơ quan về
đoàn đi.
- Quyết định cử đoàn đi của
cơ quan có thẩm quyền.
- Báo cáo kết quả chuyến đi
của đoàn công tác.
- Những văn bản khác có
liên quan.
7. Hồ sơ về các đoàn của cơ
quan, tổ chức nước ngoài đến làm việc tại cơ quan, đơn vị trực thuộc
- Văn bản của cơ quan, tổ
chức nước ngoài có liên quan đến đoàn vào (nếu có).
- Chương trình, kế hoạch làm
việc của cơ quan, đơn vị với đoàn vào.
- Biên bản ghi chép các buổi
làm việc của cơ quan, đơn vị với đoàn.
- Biên bản ghi nhớ hoặc văn
bản ký kết hợp tác (nếu có).
- Báo cáo kết quả làm việc
với đoàn nước ngoài của cơ quan, đơn vị.
- Những văn bản khác có
liên quan.
8. Thư, điện, thiếp chúc mừng
quan trọng của các cơ quan, tổ chức nước ngoài
9. Hồ sơ xây dựng, ban hành
quy định, hướng dẫn về công tác pháp chế của cơ quan
- Văn bản chỉ đạo của cơ quan
cấp trên.
- Các dự thảo văn bản.
- Văn bản góp ý của
các đơn vị.
- Biên bản các cuộc
họp góp ý (nếu có).
- Văn bản quy định, hướng
dẫn về công tác pháp chế của cơ quan.
10. Kế hoạch, báo cáo hàng
năm, nhiều năm công tác pháp chế của cơ quan
- Văn bản chỉ đạo trực tiếp
của cơ quan cấp trên (nếu có).
- Báo cáo hàng năm, nhiều
năm của các đơn vị.
- Bản tổng hợp của cơ
quan.
- Báo cáo hàng năm, nhiều
năm công tác pháp chế của cơ quan.
III.
TÀI LIỆU TỔ CHỨC - CÁN BỘ
1. Hồ sơ về việc thành lập,
đổi tên, chia tách, sáp nhập, giải thể, hợp nhất của cơ quan
- Văn bản của cơ quan cấp
trên về vấn đề liên quan.
- Dự thảo văn bản.
- Văn bản góp ý của các cơ
quan, đơn vị có liên quan.
- Tờ trình của cơ quan.
- Quyết định của cơ quan có
thẩm quyền về việc thành lập, đổi tên, chia tách, sáp nhập, giải thể, hợp nhất
của cơ quan.
- Biên bản bàn giao của các
đơn vị có liên quan.
2. Hồ sơ về việc xây dựng
quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn; quy chế hoạt động của cơ quan
- Quyết định do cơ quan có
thẩm quyền ban hành.
- Các dự thảo văn bản.
- Văn bản góp ý của
các đơn vị.
- Biên bản các cuộc
họp góp ý (nếu có).
- Quyết định kèm theo quy
định, quy chế của cơ quan.
- Bản phân công nhiệm vụ cụ
thể (nếu có).
3. Hồ sơ về thực hiện
đề án tổ chức bộ máy, đề án nhân sự của cơ quan
- Đề án tổ chức bộ
máy, đề án nhân sự cơ quan.
- Quyết định thành
lập cơ quan.
- Báo cáo biên chế
công chức, viên chức, lao động của cơ quan.
- Quyết định bổ nhiệm
cán bộ.
- Quyết định thành
lập các phòng chuyên môn.
- Quyết định thành
lập các tổ, bộ phận (nếu có).
4. Kế hoạch, báo cáo công
tác tổ chức, cán bộ, lao động, tiền lương hàng năm của cơ quan
- Phân bổ chỉ tiêu biên chế,
lao động tiền lương của cơ quan.
- Báo cáo thực hiện công tác
tổ chức, cán bộ, lao động tiền lương hàng năm của cơ quan.
5. Hồ sơ về việc xây dựng
quy hoạch, kế hoạch về đào tạo phát triển nguồn nhân lực của cơ quan
- Đề án quy hoạch cán bộ (danh
sách cán bộ nguồn).
- Văn bản về chỉ tiêu kế
hoạch đào tạo cán bộ của cơ quan hàng năm do cấp trên giao.
- Quy hoạch, kế hoạch đào
tạo hàng năm, nhiều năm cán bộ của cơ quan.
- Báo cáo hàng năm, nhiều
năm công tác đào tạo cán bộ của cơ quan.
6. Kế hoạch, báo cáo công
tác đào tạo, bồi dưỡng cán bộ của cơ quan
- Văn bản chỉ đạo trực tiếp
của cơ quan cấp trên (nếu có).
- Kết quả đào tạo, bồi dưỡng
của các cán bộ.
- Báo cáo công tác đào tạo,
bồi dưỡng cán bộ của cơ quan.
7. Báo cáo thống kê danh
sách, số lượng, chất lượng cán bộ
- Văn bản chỉ đạo trực
tiếp của cơ quan cấp trên.
- Báo cáo thống kê danh sách,
số lượng, chất lượng cán bộ của các đơn vị cơ sở.
- Báo cáo thống kê tổng hợp
danh sách, số lượng, chất lượng cán bộ của cơ quan.
8. Hồ sơ về thực hiện công
tác quốc phòng, an ninh của cơ quan
- Văn bản chỉ đạo, hướng dẫn
trực tiếp của cơ quan cấp trên.
- Chương trình, kế hoạch,
thông báo, báo cáo về công tác quốc phòng, an ninh.
9. Hồ sơ về xây dựng và thực
hiện chỉ tiêu biên chế
- Đề án, kế hoạch, tờ
trình.
- Văn bản giao chỉ tiêu biên
chế của cơ quan có thẩm quyền.
- Báo cáo thực hiện chỉ tiêu
biên chế của cơ quan.
10. Hồ sơ gốc cán bộ, công
chức, viên chức
IV.
TÀI LIỆU QUY HOẠCH - KẾ HOẠCH - THỐNG KÊ
1. Kế hoạch, báo cáo hàng
năm, dài hạn công tác quy hoạch, kế hoạch, thống kê
- Văn bản chỉ đạo của cơ quan
cấp trên (nếu có).
- Kế hoạch, báo cáo do các
đơn vị gửi cho cơ quan.
- Bản tổng hợp kế hoạch, báo
cáo của cơ quan.
- Văn bản phê duyệt kế hoạch,
báo cáo của cơ quan.
2. Hồ sơ về việc xây dựng
phương án, đề án phát triển cơ quan
- Văn bản chỉ đạo cấp
trên.
- Xây dựng Phương án, đề án
của cơ quan.
- Các ý kiến góp ý của các
đơn vị (nếu có).
- Quyết định phương án, đề
án phát triển cơ quan.
3. Hồ sơ về thực hiện các
đề án, dự án, chương trình mục tiêu của cơ quan đã được cấp có thẩm quyền phê
duyệt (mỗi đề án, dự án, chương trình là một hồ sơ)
- Đề án.
- Tờ trình.
- Phê duyệt đề án, dự án,
chương trình của cơ quan có thẩm quyền.
- Chương trình, kế hoạch triển khai thực hiện.
- Những văn bản khác hình
thành trong quá trình triển khai thực hiện dự án.
- Báo cáo kết quả thực hiện.
4. Các loại biểu, báo cáo
thống kê định kỳ hằng năm, nhiều năm hoặc đột xuất của cơ quan
V. TÀI
LIỆU TÀI CHÍNH - KẾ TOÁN
1. Hồ sơ, tài liệu về ngân
sách hàng năm của cơ quan và các đơn vị trực thuộc
- Dự toán ngân sách hàng năm
do cơ quan lập.
- Quyết định giao ngân sách
của cơ quan có thẩm quyền.
- Quyết định phân bổ ngân
sách (kế hoạch phân bổ).
- Kế hoạch triển khai thực
hiện.
- Báo cáo quyết toán năm của
cơ quan đã được cơ quan phê duyệt.
2. Hồ sơ về việc thanh tra,
kiểm tra, kiểm toán tài chính tại cơ quan theo chế độ thường xuyên hoặc đột xuất
- Đơn, thư của tập thể, cá
nhân (nếu có).
- Văn bản chỉ đạo trực tiếp
của cơ quan cấp trên.
- Báo cáo về thực hiện tài
chính của cơ quan.
- Chương trình, kế hoạch kiểm
tra.
- Biên bản kiểm tra, thanh
tra, kiểm toán.
- Báo cáo kết luận của đoàn
kiểm tra, thanh tra, kiểm toán.
3. Kế hoạch, báo cáo công
tác tài chính, kế toán
- Sổ kế toán tổng hợp (sổ
cái, sổ nhật ký) của cơ quan.
- Báo cáo về thực hiện công
tác tài chính, kế toán của cơ quan.
4. Hồ sơ thanh lý, biên bản
bàn giao tài sản cố định của cơ quan
- Hồ sơ về tài sản cố định.
- Văn bản chỉ đạo trực tiếp
của cơ quan cấp trên.
- Biên bản đánh giá tài sản.
- Quyết định của cơ quan có
thẩm quyền.
- Biên bản bàn giao tài sản.
VI.
TÀI LIỆU THI ĐUA - KHEN THƯỞNG
1. Hồ sơ quy định, quy chế
của cơ quan về công tác thi đua, khen thưởng
- Đề cương văn bản.
- Các bản dự thảo văn bản.
- Văn bản góp ý của các đơn
vị.
- Biên bản các cuộc họp góp
ý (nếu có).
- Bản chính văn bản phát
hành.
2. Hồ sơ hội nghị về công
tác thi đua khen thưởng do cơ quan tổ chức
- Văn bản chỉ đạo
về tổ chức hội nghị (nếu có).
- Kế hoạch tổ chức
hội nghị được cấp có thẩm quyền phê duyệt.
- Bài phát biểu của
lãnh đạo tại hội nghị.
- Báo cáo tình hình
thực hiện công tác thi đua khen thưởng.
- Các báo cáo tham luận.
- Biên bản, (nghị quyết) hội
nghị.
- Những tài liệu liên quan
trực tiếp đến hội nghị.
- Phim, ảnh, băng ghi âm,
ghi hình (nếu có).
3. Hồ sơ khen thưởng cho các
tập thể và cá nhân trong cơ quan và các đơn vị trực thuộc (từ cấp tỉnh trở lên)
- Bản khai thành tích của
tập thể, cá nhân.
- Danh sách đề nghị của cơ
quan, đơn vị.
- Biên bản xét thi đua khen
thưởng của hội đồng thi đua, khen thưởng của cơ quan và các đơn vị.
- Quyết định khen thưởng của
cấp có thẩm quyền.
4. Kế hoạch, báo cáo công
tác thi đua, khen thưởng hàng năm, nhiều năm của cơ quan và các đơn vị trực thuộc
- Văn bản chỉ đạo của cơ quan
cấp trên (nếu có).
- Kế hoạch, báo cáo công tác
thi đua, khen thưởng hàng năm, nhiều năm do các đơn vị gửi cho cơ quan.
- Bản tổng hợp kế hoạch, báo
cáo của cơ quan.
- Văn bản phê duyệt kế hoạch,
báo cáo của cơ quan.
VII.
TÀI LIỆU VỀ CÔNG TÁC ĐẢNG - ĐOÀN THỂ
1. Hồ sơ đại hội đảng bộ,
chi bộ các nhiệm kỳ
- Văn bản chỉ đạo
về tổ chức đại hội (nếu có).
- Báo cáo chính trị;
báo cáo kiểm điểm của cấp ủy nhiệm kỳ vừa qua.
- Bài phát biểu của
lãnh đạo cơ quan (nếu có).
- Tờ trình chuẩn y
ban chấp hành, bí thư, phó bí thư nhiệm kỳ tới.
- Biên bản bầu ban
chấp hành, bí thư, phó bí thư (các phiếu bầu).
- Phim, ảnh, băng ghi âm, ghi hình về đại hội.
- Biên bản đại hội.
- Nghị quyết đại hội.
2. Chương trình, kế hoạch,
báo cáo hoạt động của đảng bộ, chi bộ hàng năm, nhiệm kỳ
- Văn bản chỉ đạo trực tiếp
của cơ quan cấp trên.
- Chương trình, kế hoạch,
báo cáo hàng tháng, quý, hàng năm hoạt động của đảng bộ, chi bộ.
- Báo cáo hoạt động của đảng
bộ, chi bộ hàng năm, nhiệm kỳ.
3. Hồ sơ tổ chức thực hiện
các cuộc vận động lớn, chỉ thị, nghị quyết của Trung ương và các cấp ủy Đảng
- Văn bản chỉ đạo của cấp
trên.
- Văn bản hướng dẫn triển
khai cho các chi bộ trực thuộc.
- Các văn bản triển khai cụ
thể của các chi bộ trực thuộc.
- Báo cáo kết quả thực hiện.
4. Sổ ghi biên bản họp đảng
bộ, chi bộ
5. Nghị quyết kỳ họp của đảng
bộ, chi bộ
6. Quyết định và hồ sơ liên
quan đến công tác đảng
7. Hồ sơ đại hội công
đoàn, đoàn thanh niên
- Văn bản chỉ đạo
về tổ chức đại hội (nếu có).
- Báo cáo tổng kết;
báo cáo kiểm điểm của ban chấp hành nhiệm kỳ vừa qua.
- Bài phát biểu của
đảng ủy, lãnh đạo cơ quan (nếu có).
- Đề án ban chấp hành,
bí thư, phó bí thư nhiệm kỳ tới.
- Biên bản bầu ban
chấp hành, bí thư, phó bí thư (kèm theo các phiếu bầu).
- Phim, ảnh, băng ghi âm, ghi hình về đại hội.
- Biên bản đại hội.
- Nghị quyết đại hội.
8. Văn bản chỉ đạo, tổ chức
các hoạt động, phong trào do cơ quan và các đoàn thể cấp trên tổ chức
9. Chương trình, kế hoạch,
báo cáo hoạt động hàng năm của các tổ chức Công đoàn và Đoàn Thanh niên
VIII.
TÀI LIỆU XÂY DỰNG CƠ BẢN
1. Kế hoạch, báo cáo hàng
năm, nhiều năm công tác đầu tư xây dựng cơ bản
- Văn bản chỉ đạo của cơ quan
cấp trên (nếu có).
- Kế hoạch, báo cáo các công
trình.
- Bản tổng hợp kế hoạch, báo
cáo của cơ quan.
- Văn bản phê duyệt kế hoạch,
báo cáo của cơ quan.
2. Hồ sơ xây dựng các công
trình thuộc phạm vi quản lý của cơ quan do Ủy ban nhân dân tỉnh quyết định đầu
tư
- Kế hoạch đầu tư xây dựng
cơ bản (danh mục các công trình đầu tư).
- Quyết định bố trí vốn.
- Thiết kế công trình.
- Lập dự án, báo cáo kinh
tế kỹ thuật công trình.
- Quyết định phê duyệt dự
án, báo cáo kinh tế kỹ thuật.
- Kế hoạch triển khai thực
hiện (lựa chọn nhà thầu, ký hợp đồng thi công,…).
- Báo cáo quyết toán đầu
tư.
3. Hồ sơ thanh tra, kiểm tra
công tác xây dựng cơ bản của cơ quan cấp trên tại cơ quan
- Kế hoạch thanh tra,
kiểm tra công tác xây dựng cơ bản của cơ quan cấp trên.
- Chương trình thanh tra,
kiểm tra (nếu có).
- Quyết định thành lập đoàn
thanh tra, kiểm tra.
- Tài liệu chuẩn bị cho đoàn
thanh tra, kiểm tra (báo cáo công tác xây dựng cơ bản của cơ quan).
- Biên bản ghi chép về thanh
tra, kiểm tra.
- Báo cáo, kết luận của đoàn
thanh tra, kiểm tra.
IX.
TÀI LIỆU KHOA HỌC CÔNG NGHỆ
1. Kế hoạch, báo cáo hàng
năm, nhiều năm công tác khoa học, công nghệ của cơ quan, đơn vị trực thuộc
- Văn bản chỉ đạo trực tiếp
của cơ quan cấp trên.
- Kế hoạch, báo cáo hàng năm,
nhiều năm của các đơn vị trực thuộc gửi cho cơ quan.
- Bản tổng hợp báo cáo kế
hoạch, báo cáo hàng năm, nhiều năm công tác khoa học, công nghệ của cơ quan.
- Văn bản phê duyệt kế hoạch,
báo cáo hàng năm, nhiều năm công tác khoa học, công nghệ của cơ quan.
2. Hồ sơ chương trình, đề
tài nghiên cứu khoa học được cấp Trung ương, tỉnh, huyện công nhận
- Đơn đăng ký chủ trì thực
hiện đề tài dự án (trong đó gồm: Thuyết minh đề tài, dự toán kinh phí,…).
- Hội đồng thẩm tra đề tài
dự án.
- Quyết định phê duyệt đề
tài.
- Kế hoạch triển khai thực
hiện.
- Phiếu đánh giá đề tài.
- Quyết định thành lập nghiệm
thu cấp tỉnh, huyện.
- Biên bản duyệt kinh phí.
- Kết quả nghiên cứu đề
tài.
- Báo cáo đề tài nghiên cứu.
- Những văn bản khác có
liên quan.
3. Hồ sơ cải tiến kỹ thuật,
quy trình công nghệ hoặc giải pháp hữu ích được cấp Trung ương, tỉnh, huyện
công nhận (thành phần tài liệu cụ thể cần lựa chọn tham khảo phần hồ sơ chương
trình, đề tài nghiên cứu khoa học đã nêu trên).
X.
TÀI LIỆU THANH TRA VÀ GIẢI QUYẾT KHIẾU NẠI, TỐ CÁO
1. Chương trình, kế hoạch,
báo cáo hàng năm, nhiều năm công tác thanh tra và giải quyết khiếu nại, tố cáo
- Văn bản chỉ đạo trực tiếp
của cơ quan cấp trên (nếu có).
- Kế hoạch, báo cáo
tháng, quý, năm.
- Văn bản phê duyệt kế hoạch,
báo cáo hàng năm, nhiều năm công tác thanh tra và giải quyết khiếu nại, tố cáo.
2. Hồ sơ thanh tra, giải
quyết khiếu nại, tố cáo các vụ việc nghiêm trọng do cơ quan tổ chức ở các đơn
vị trực thuộc
- Đơn, thư khiếu nại của tập
thể, cá nhân (nếu có).
- Kế hoạch, chương trình
thanh tra.
- Quyết định thành lập
đoàn thanh tra.
- Tài liệu liên quan đến vụ
việc vi phạm.
- Báo cáo kết quả thanh
tra.
- Kết luận của cơ quan có
thẩm quyền.
3. Báo cáo năm về hoạt động
của tổ chức thanh tra nhân dân.
Phần
III
TỔ CHỨC THỰC
HIỆN
1. Các cơ quan, tổ chức căn
cứ bản Danh mục hồ sơ, tài liệu này để xác định hồ sơ, tài liệu nộp lưu vào Chi
cục Văn thư - Lưu trữ tỉnh theo quy định của pháp luật.
2. Sở Nội vụ có trách nhiệm
Hàng năm xây dựng kế hoạch
và kiểm tra, chỉ đạo, theo dõi việc thu hồ sơ, tài liệu và lập Danh mục hồ sơ,
tài liệu có giá trị lưu trữ vĩnh viễn của các cơ quan, tổ chức đến hạn nộp lưu
vào Chi cục Văn thư - Lưu trữ tỉnh đúng thời gian, thủ tục quy định và báo
cáo về Ủy ban nhân dân tỉnh.
3. Chi cục Văn thư - Lưu trữ
tỉnh có trách nhiệm phối hợp với các cơ quan, tổ chức hướng dẫn việc phân loại,
xác định giá trị, hồ sơ, tài liệu có giá trị lưu trữ vĩnh viễn để nộp lưu vào
Chi cục Văn thư - Lưu trữ tỉnh theo quy định; bố trí kho tàng, trang thiết bị
bảo quản, bảo vệ an toàn tài liệu, tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ
có hiệu quả theo đúng quy định hiện hành.
Trong quá trình thực
hiện nếu có vướng mắc, Thủ trưởng các cơ quan, tổ chức phản ánh bằng văn bản về
Ủy ban nhân dân tỉnh (qua Sở Nội vụ) để được giải quyết./.